Manual de Protocolo Unab Universidad Aut贸noma de Bucaramanga
Manual de Protocolo Unab
Moisés Bohórquez Hernández
Universidad Autónoma de Bucaramanga Facultad de Comunicación Social Bucaramanga 2013
Índice
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Manual de Protocolo Unab
PRESENTACIÓN INTRODUCCIÓN MISIÓN Y VISIÓN ENCARGADOS PRESEDENCIAS SÍMBOLOS ETIQUETA INVITACIONES VISITAS Y REGALOS EVENTOS PRESENCIALES EVENTOS VIRTUALES LOGÍSTICA BIBLIOGRAFÍA
Manual de Protocolo Unab
Presentación A la Universidad Autónoma de Bucaramanga Unab mediante la Resolución 16515 del 14 de diciembre de 2012 , le es otorgado por el Ministerio de Educación Nacional (MEN) por un periodo de cuatro años la Acreditación Institucional de Alta Calidad, por lo que se diseña en compañía del Departamento de Marketing el Manual de Protocolo Unab, cuyo objetivo es ser una herramienta que guíe al encargado de un evento, mediante la definición de aspectos puntuales y prácticos que se deben tener en cuenta antes, durante y después del evento, en o de la Universidad, con motivo de llegar a una uniformidad en cada uno de los actos dependiendo su categoría. “Nadie puede decir que se alcanzó la excelencia, siempre se puede mejorar, aquí estamos muy bien en todos los procesos, sin embargo seguiremos mejorando; la Autoevaluación continúa, la calidad y el mejoramiento continuo son aspectos que todos los integrantes de la comunidad UNAB deben llevar siempre consigo, no podemos parar, este es el comienzo de seguir mejorando cada día más frente a la calidad”. Alberto Montoya Puyana Rector
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Introducción Manual de Protocolo Unab
De acuerdo con el nuevo status de la institución es necesaria la implementación de un Manual Protocolario en que se fijen todos los lineamientos a realizar en los eventos de la Universidad para el mejoramiento de su imágen y posicionamiento como marca. Una marca con protocolo es una marca más sólida, más fiable, más querida y mucho más duradera en el tiempo. La diferencia de la Institución no debe ser solo por su marca, servicios ofrecidos o sus precios, más aún debe destacarse el buen "hacer" de sus empleados y directivos. El protocolo ayuda a reforzar la identidad corporativa y genera una distinción de la entidad con otras. Por medio de los actos realizados por la Universidad se realiza un contacto con los diferentes públicos de interés, en la que se pretende proyectar una imagen favorable de la misma y promueve la oferta institucional. El ma tos des
Manual de Protocolo de la Universidad Autónode Bucaramanga, establece una serie de procedimieny principios para la ejecución de las distintas actividaprotocolarias que se llevan a cabo en las instalaciones.
Este documento facilitador servirá para conocer y aplicar los diferentes aspectos del protocolo como herramienta indispensable de las relaciones públicas, por lo tanto se establecería una asertiva relación comunicativa entre la Universidad y los diferentes estamentos. La dirección y control de estas normas debe ser responsabilidad del Departamento de Gestión humana.
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Misión y Visión Formamos integralmente personas respetuosas de sí mismas y de los demás, con mentalidad global y emprendedora, capaces de ejercer su autonomía en el análisis y solución de las necesidades de la sociedad, apoyados en investigación y procesos innovadores y comprometidos éticamente con el desarrollo sostenible. Participamos activamente como agente transformador en los procesos de desarrollo del país y especialmente de las regiones donde desarrollamos nuestra actividad, con un enfoque de responsabilidad social.
En el 2018 seguiremos siendo la primera Universidad privada del nororiente Colombiano. La UNAB acreditada institucionalmente, será reconocida por mantener estándares de calidad y pertinencia nacional e internacional en todos los niveles y modalidades de su oferta educativa, innovación en sus procesos académicos, calidad de los productos de investigación, aseguramiento del conocimiento e impacto en las dinámicas del entorno regional y nacional. Serán sus características distintivas, la formación integral con mentalidad global y emprendedora de estudiantes, la calidad de sus profesores, las competencias de sus colaboradores, los egresados vinculados a actividades productivas y en estrecha relación con la Institución, la articulación de la investigación con la docencia y la extensión, la incorporación de las TIC, la sostenibilidad financiera y el sentido de responsabilidad social.
Nota: La Misión y Visión de la Universidad debe ser cumplida en cada uno de los actos.
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Encargados Manual de Protocolo Unab
La preparación de cada evento no es una tarea exclusiva de la Oficina de Comunicaciones ni de la Facultad de Administración Turistica y Hotelera, puesto que de acuerdo a la importancia y temática del encuentro son sus encargados. Cada Facultad o Departamento debe cumplir con las normas protocolarias para cada uno de los eventos de acuerdo al enfoque de los mismos. Los eventos son una herramienta fundamental de comunicación, que permiten crear ambientes propicios para una mejor interacción con los diversos públicos que tiene la institución. Son los medios más adecuados para intercambiar y conocer puntos de vista sobre temas específicos, por lo cual en ellos se reúnen personas con diversidad de intereses. La organización o participación en eventos para promover la reunión de grupos, facilita el logro de objetivos de posicionamiento y promoción institucional de la organización frente a los diversos públicos. Por lo tanto es el encargado del evento quien debe realizar el cronograma, presupuesto y paso a paso de l pre-evento, evento y pos-evento. Es el cordinar de la actividad, delega las funciones a su equipo de trabajo para que se encarguen de temas como: logística, montaje, recivimiento de los invitados, catering y publicidad del evento. La Oficina de Comunicaciones es la responsable de velar porque en cada evento se cuide la imagen corporativa de la institución, saque el mejor provecho en materia de posicionamiento y divulgación de la misma. La cual estará presente en todas las etapas de organización de cada certamen.
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Presedencias
Cuando se habla de presedencias se refiere a la ubicación en una ceremonia correspondiendo a un mando y función. El ceremonial no crea jerarquías, solo las tiene en cuenta. Es la superioridad de una jerarquía mayor sobre una menor. Debe tenerse en cuenta los títulos y cargos de las personas que estarán presentes al momento de organizar una mesa de honor, una visita protocolaria, un evento social o un evento formal. Actos solemnes: Preside el Rector o su delegado Precedencia: Secretario general, Vicerrectores, decanos y personalidades invitadas. En caso de un condecorado, se situará a la derecha de quien preside. Actos Académicos: En instalaciones preside el oferente. A su derecha el invitado de honor o conferencista. Actos Sociales: Preside el oferente. Depende también de la forma de la mesa. Actos Deportivos: Preside el oferente. Actos Culturales: Preside el oferente. Orden: La naturaleza del acto: Si el acto está relacionado a una determinada Secretaría o Facultad, el Secretario o Decano de la mis-
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Criterios por los que se manejan las precedencias: 1.Rector 2.Vicerrectora Académica
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ma tendrá primacía por sobre las autoridades, aun de mayor rango que él y se le dará lugar a la derecha del Rector.
3.Vicerrector Administrativo 4.Decano Facultad De Educación 5.Decano Facultad De Ciencias Económicas y Contables 6.Decano Facultad De Ingenierías Fisiomecánicas 7.Decano Facultad De Derecho 8.Decano Facultad De Administración 9.Decano Facultad De Ciencias De La Salud 10.Decano Facultad De Ingenierías 11.Decano Facultad de Música 12.Decano Facultad De Comunicación y Artes Audiovisuales 13.Decano Facultad De Ingeniería De Sistemas 14.Decano Facultad De Estudios Técnicos y Tecnológicos 9
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Símbolos Identificar con las banderas, escudos e himnos de la Nación, Departamento y Universidad. En los actos solemnes, se debe tener cuidado en cumplir el ceremonial a cabalidad, ya que por regla, habrá símbolos patrios que deberán ser ubicados según el protocolo que corresponda. El uso de dichos símbolos patrios es imprescindible en margen de protocolo.
Marca Escudo El Escudo parte de la relación de un cuadrado como módulo universal y un círculo como figura infinita del universo, que al dividirse en partes iguales genera un sistema autómata integrado. El yelmo simboliza un cerebro y representa a la institución como formadora de conocimiento. Las hojas de laurel típicas de nuestra región nos proyectan nacional e internacionalmente.
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La UNAB se apropia de un símbolo arquitectónico y lo convierte en un icono gráfico único y especial. Se pretende transmitir fortaleza, vigilancia, guía e instrucción, es un icono moderno, versátil y flexible. Es una marca moderna, por tanto se basa en 4 colores (Azul, Verde,Morado y Blanco) vivos que expresan la flexibilidad y el concepto universal y multidisciplinario.
Se presentan en actos públicos donde asistan autoridades locales, regionales, nacionales e internacionales. Así mismos la bandera es la más alta significación, es el símbolo de nacionalidad y representación de la patria. De esta misma manera se situarán las banderas en el interior en salas de juntas, de reuniones, salones de actos y cualquier otra dependencia. Banderas oficiales y banderas privadas o de empresa, siempre separadas.
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Banderas
Las banderas oficiales pueden ondear siempre que se organice un acto público, o actos a los que asisten autoridades (bien sean locales, provinciales, autonómicas, nacionales o internacionales). Dependiendo de las autoridades que asistan así será el número de banderas a ondear. La nacional y la autonómica, no deben faltar nunca. Luego se pueden ir izando más banderas a medida que se conoce la asistencia de autoridades locales (bandera municipal), autoridades de otras autonomías (su bandera autonómica), autoridades de otros países (bandera de su país), etc. El orden de las banderas atenderá a la legislación vigente en cada país o bien a la legislación vigente de carácter internacional, cuando intervienen autoridades de otros países.
De izquierda a derecha: bandera de Santander(media), República de Colombia (alta)y la de la Unab(baja).
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Etiqueta Una de las caracteristicas de la imagen de la Institución por medio de su representante, es el porte, vestimenta y elegancia. Es una factor clave para el éxito o racaso de un acto o ceremonia dependen en gran medida de la habilidad del maestro de ceremonia, por ello la etiqueta que ellos manejen es fundamental. En este caso, si es un hombre el que modera el evento se debe ir de flus y corbata, si así prefiere. En caso de ser una mujer la moderadora, deberá ir de vestido preferiblemente largo para evitar accidentes y que este no lleve destellos.
Vestuario Masculino Chaqué Vestuario masculino que debe ser usado en el día(mañana) -Camisa manga larga -Corbata -Chaleco -Pantalon clásico -Medias -Zapatos lisos con poco brillo -Chaqueta Esmoquin Vestuario de fiesta y etiqueta para celebraciones (tarde y noche) -Chaqueta -Camisa manga larga -Pantalón clásico del color de la chaqueta
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Esmoquin
Frac
Frac Vestuario de máxima etiqueta, se viste en actos académicos, cenas, recepciones... -Chaqueta oscura -Camisa manga larga con cuello subido y puño de doble ojal -Chaleco -Pantalón clásico -Medias -Zapatos negros con cordones Se debe implementar el concepto de Media etiqueta, para hacer referencia de el vestiario que se encuentra a medio camino entre un traje de noche y un traje de formal.
ma de ella. -Zapatos de media altura o alto. Vestido de noche Vestidos con discretos escotes, tirantes sugerentes, espaldas al aire... Debe tener el largo cubriendo en su totalidad las piernas. -Zapatos deben ser altos.
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-Medias -Zapatos lisos, de cordones y de charol
Vestido de noche
Vestuario Femenino Vestido cóctel Combinación de traje de noche y vestido corto, con telas de lujo. -Zapatos de media altura o alto. Vestido corto Vestuario de día, con largo hasta la rodilla o ligeramente por enci-
Vestido de cóctel 13
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Invitaciones Las invitaciones o tarjetones deben diseñarse con detalle, ya que en ellas se plasma la imagen de la Universidad, aportando a su buen nombre y prestigio. Pueden ser enviadas en físico o virtuales, ya que gracias a correo electrónico de la institución lo permite. Si el acto es solemne se debe realizar invitación en papel, con el que se debe tener cuidado al momento de seleccionar el tipo de formato, grosor del papel, si va a color. El diseño debe estar de acuerdo al tipo de Acto. La identidad visual autónoma, es el reflejo de la imagen corporativa que ha construido la universidad a partir de una imagen mental para ser identificada por su papelería De acuerdo al Manual de Imagen de la Universidad, las características de toda tarjeta de invitación son:
•El tamaño lord 16 X 12 CMS. •Alta blancura y con letras en color negro. •Arriba, centrado, el escudo con logotipo de la Universidad Autónoma de Bucaramanga.
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•Debajo de éste, centrado: El Rector, debajo del que irá su nombre propio, en puntaje más pequeño que el cargo. •Después, el texto de invitación escrito en tercera persona del singular, con frases amables; primero el motivo central y después el acto social.
•Al final, datos adicionales de fecha, hora, lugar y traje. Se debe designar a una persona que se encargue de distribuir las invitaciones. De acuerdo a la magnitud del evento el encargado del evento deberá llevar personalmente la invitación.
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Visitas y Regalos A todas las visitas tanto gubernamentales, académicas y de entretenimiento se les debe realizar la correspondiente bienvenida a la ciudad(si se es de otra ciudad), el país(si es extranjero). La atención debe ser respetuosa, pertinente y eficaz, para consolidar las relaciones cordiales y fluidas con otras empresas, instituciones y organismos, tanto oficiales como privados, etc.
Nobel de Literatura J. M. Coetzee. Ulibro 2014.
La Universidad debe relacionarse de forma educada
El rector de la Unab, Alberto Montoya y la Nobel de Paz Rigoberta Manchú.Ulibro 2012.
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y correcta con otras personas y con otras empresas y entidades.
Visita del Ex Presidente Álvaro Uribe Vélez 2009.
Se ofrece un presente a un invitado de honor. La entrega será realizada al finalizar la ceremonia correspondiente. Si en el acto se entregará más
de un obsequio, se deben cumplir con unas normas de homogeneidad de los regalos (precio, marca, color). Sin embargo dichos presentes deben ser en la medida del reconocimiento u importancia en la fecha.
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Eventos/Presenciales Son funciones formales que se encabezan por el Consejo Directivo y Rector. En estos acontecimientos debe estar la bandera de la república de Colombia al lado derecho de la mesa principal y al lado izquierdo la de la Universidad. El procedimiento debe iniciar con el Himno Nacional, el Himno del Departamento y el Himno de la Universidad. SOLEMNES Atención de Estamentos.
versidad,
Visitas por parte de las autoridades a la Rectoría (jefes de estado, primeros ministros, reinas, embajadores, presidentes de congresos, gobernadores, alcaldes, premios Nobel y artistas de gran prestigio internacional). Posesión y dignidades
despedida de institucionales.
Arribo a cargo de Rector, rectores y directores de Bienvenida por parte Rector, vicerrectores, nos y directores de
vicerSede. del decaSede.
Celebración de aniversarios. Conmemoración de la fecha de creación de la Uni-
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facultad
o
sede.
Celebración de ceremonias de grado. Adjudicación de títulos de pregrado y posgrado con la presencia de graduandos e invitados. Organización de honras fúnebres de dignidades institucionales. Se efectuará un rito en honor al occiso de acuerdo a su creencia o no creencia religiosa. Honores póstumos para Rector, vicerrectores, directores de sedes, Secretario General y de sedes, decanos, directores académicos y administrativos en ejercicio del cargo.
Presentación e inauguración de nuevos programas académicos y proyectos. Participación para conocimiento de la comunidad estudiantil.
universitaria y comunidad en general. Firma de convenios. Misión Internacional. Delegación o admisión que se encarga de atender encuentros académicos o científicos de otros países.
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INSTITUCIONALES Son aquellos sucesos que se desarrollan en nombre de la organización para dar a conocer su responsabilidad Social.
Reconocimientos y homenajes a directivos, docentes y funcionarios de la Universidad. Apertura de obras arquitectónicas o espacios institucionales, registro histórico y participación de la comunidad universitaria. Celebración de días especiales. Conmemoración de aniversarios de la institución, facultad o sede. Presentación de revistas, libros o proyectos (internos) Socialización de nuevos productos académicos a la comunidad
Evento ´´Embajadores Unab´´ 2014.
ACADÉMICOS Son aquellos acontecimientos realizados para la capacitación y formación de directivos, docentes, estudiantes y sociedad. Es esencial la entonación del Himno Nacional, Himno de la Universidad y los símbolos patrios e institucionales. La presencia del Rector es requerida de acuerdo a la importancia del evento. Si no puede asistir
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debe reemplazarlo su delegado. Conferencia Conferencia pública sobre un asunto filosófico, científico, literario o empresarial, presidido a un público que posee conocimientos sobre el tema, con la finalidad de profundizar o difundir en temas especializados. Seminario Actividad académico-teórica que se desarrolla en funciones de trabajo grupal de un conjunto de especialistas para estudiar o indagar un tema determinado. Panel Tipo de presentación de un tema ante un público por un grupo de diversos especialistas, que lo abordan desde diferentes perspectivas, con el objetivo de suministrar información sobre él. Una vez expuesta la temática, la audiencia participa con la formulación de preguntas o ideas sobre el tema. Foro
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Diferentes especialistas plantean ante un público diverso un tema previamente definido. Cuenta con un moderador que dirige el debate del cual participa el público asistente. Se realiza un foro después de una actividad de interés colectivo observada por la audiencia: Una presentación teatral, la proyección de una película, una conferencia, experimento o clase. El fin es permitir la libre expresión de todos los integrantes de un grupo. Simposio Radica en agrupar a especialistas o expertos en un tema, para explicar a la audiencia sus ideas o conocimientos de manera consecutiva, que conforme así una perspectiva completa de la materia en cuestión. En el simposio se obtiene información reglamentada y ordenada de los diferentes aspectos de un mismo tema. Congreso Diferentes conferencias académicas sobre un tema determinado, al cual asisten especialistas invit-
Debate y Conversatorio Dos personas preparadas o invitadas conversan ante un público sobre un problema, cuestión o temática, siguiendo un bosquejo previsto. Deben ser personas expertas o especialistas en el tema que estipulan. EN AULA Los siguientes actos se efectuarán en salones con la capacidad de la audiencia asistente. No se requiere usar los himnos, símbolos patrios e institucionales para su ejecución. Se debe solicitar el salón con anticipación junto con
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ados de alta índole de exponentes u observadores. Tiene como objetivo sustentar tesis, experiencias inéditas o investigaciones, para exponerlas al juicio crítico de los participantes, para agrupar criterios, con base al tema central. Los trabajos entregados son elegidos previamente por delegaciones designadas para ello por los coordinadores del acontecimiento.
los equipos que sean requeridos.
Debates unab 2014.
Curso Grupo de sesiones pedagógicas destinadas a realizar diferentes temas sobre una materia determinada, en un periodo específico, enfocado a objetivos de enseñanza- aprendizaje definidos. Taller Práctica desarrollada por un grupo de personas con experiencia profesional en el tema, orientadas por especialistas capacitados. Su objetivo es estudiar o buscar soluciones a problemas, y la capacitación requiere de la cooperación activa de los presentes CAMPO ABIERTO O FUERA DEL CAMPUS Estos actos se pueden efectuar en
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cualquiera de los tres campus de la Institución o fuera de estos. Los gestores de la actividad serán los directivos de estas áreas. La asistencia del Rector se realizará de acuerdo a la importancia del evento, si este lo requiere procederá a tomar la palabra al comienzo o final del evento y se podrá ir cuando sea pertinente. Conciertos Es la postura musical en vivo. Los conciertos se dan en cualquier género musical dependiendo de la clase de asistentes según su género, estilo y lugar del acto. Presentaciones Proceso donde se exhiben contenidos e información sobre un tema definido a un público. Son usados generalmente como apoyo para manifestar los resultados de una investigación y se puede disponer de contenido audiovisual. Recitales Eventos musicales o poéticos en los que participa una sola perso-
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na y se representa varias obras.
Orquesta sinfónica de la Unab.
Festivales Celebración realizada por algún tipo de municipio o comunidad, que se centra en una temática determinada o cierto aspecto especifico de la comunidad. Recepción Acontecimiento que se celebra para acoger a un personaje de gran importancia. Cena Se ofrece en honor de alguien o para celebrar un acontecimiento. En estos eventos se debe entonar el Himno Nacional y de la institución anfitriona de acuerdo al sitio donde se realice se debe llevar los elementos necesari-
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os tales como: sonido, vallas, carpas, silletería, trofeos y medallas. Se
da
en
honor
de
alguien
para
celebrar
un
suceso.
Hostal Unab.
DEPORTIVOS En estos acontecimientos se debe entonar el Himno Nacional y de la institución anfitriona de acuerdo al lugar donde se desarrolle. Se debe llevar los implementos necesarios como: vallas, silletería, carpas, sonido, medallas y trofeos.
Torneo interno de: Voleibol, fútbol, ajedrez, baloncesto, fútbol sala, tenis de mesa, levantamiento de pesas y billar. Participación de selecciones en eventos y torneos interuniversitarios .
Juegos Universitarios Zonales ASCUN 2010.
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Eventos/Virtuales La probabilidad de acordar temas y discutir sobre asuntos por medio de un canal de comunicación como es una línea telefónica o una conexión vía satelital, es una opción cada día más utilizada por directivos y otros cargos que no pueden perder tiempo en largos viajes para reuniones cortas. Hay dos posibilidades: solo texto o video conferencia.
Solo charla. Existen muchos programas de charla que ponen a disposición del usuario un medio de comunicarse de forma escrita con otros usuarios. Además, alguno de ellos dispone de una pizarra común donde se pueden intercambiar esquemas, gráficos, y anotaciones. Estos programas además nos facilitan utilidades para el intercambio de documentos y archivos, pudiendo recibir o enviar fotos, cartas y cualquier otro archivo. Videoconferencia. Una llamada la debe finalizar la persona que la inició. Es el sistema más utilizado en
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la actualidad, donde se añade la imagen real en vivo (si no hay imagen, pero si sonido se le conoce como audioconferencia). Este sistema permite por medio de la internet y por línea directa conectar dos equipos y entablar una reunión totalmente conjunta o privada, con localizaciones distintas. El ahorro monetario es elevado. Y la productividad de las reuniones es similar a las presenciales. La Universidad cuenta con este servicio por medio del portal Tema.virtual.edu.co y por Unab. virtual.edu.co.
Logística
Sobre la mesa se han de disponer los siguientes elementos: -Un letrero con el nombre y cargo de los participantes, en tamaño fácilmente legible para el resto de participantes. -Una carpeta con la documentación, hojas en blanco y encima el orden del día. -A la derecha un vaso ancho y un botellín de agua con sus correspondientes posavasos, el vaso estará más cercano y el botellín un poco más alejado, en diagonal, con el fin de que al coger el vaso no tirar el botellín.
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Es importante preparar la sala de reuniones, el elemento principal es la mesa de reuniones. Si la mesa es de materiales nobles no debe cubrirse, si por el contrario nos viéramos obligados a cubrirla lo haremos con una tela de color con el escudo o logotipo de la universidad y que llegue hasta el suelo.
-Si hubiera un regalo, y sus di mensiones son pequeñas en la parte derecha paralelo a la documentación. Si es de gran tamaño se dispondrá de una mesa auxiliar en algún lugar de la sala cercano a la salida para que al final de la reunión cada uno pueda cogerlo. -Si la mesa fuera muy grande se dispondrá micrófonos. -Extensión si la mesa no dispone de conexiones para el ordenador portátil. -Si fuera necesario colocar una pantalla para medios audiovisuales, ésta se colocará en lugar visible para todos. Si se ofreciera un café es bueno preverlo al inicio de la misma para lo cual se preparará un pequeño catering en una mesa auxiliar, al mismo tiempo nos servirá como momento de espera mientras van llegando todos los invitados y con el objeto de intercambiar impresiones antes de la reunión.
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Bibliograf铆a Universidad Aut贸noma de Bucaramanga. Mi portal. http://www.unab. edu.co/portal/page/portal/UNAB Manual de protocolo, ceremonial y etiqueta. Universidad Nacional de Cuyo. PDF, disponible en http://www.uncu.edu. ar/relaciones_institucionales/upload/ manualdeceremonialyprotocolo2.pdf Manual visual de identidad. Universidad Aut贸noma de Bucaramanga. http://intranet.unab.edu.co/Imagenes/Descargas/Logos/UNABmanual.pdf www.Protocolo.org
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Agradecimientos A los Departamentos de Gesti贸n Humana y Mercadeo de la Universidad Aut贸noma de Bucaramanga.
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