Formularios google drive by Natalia Encina

Esp. Lic. Natalia F. Encina

GENERANDO UNA CUENTA

Paso nº 1: Para empezar a utilizar los recursos que nos ofrece google drive, debes ingresar a su sitio web: http://www.google.com.ar/ Una vez que te encuentres allí, debes hacer clic en el botón que figura en el margen superior derecho, cuyo texto dice: Iniciar sesión

Paso nº2. Si ya tienes cuenta de gmail, sólo debes ingresar la dirección de correo electrónico y tu contraseña en los campos correspondientes.

Pero, si no tienes cuenta de gmail, deberás crear tu cuenta. Para ello, completa los datos que aparecerán en el formulario, y listo!!

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Paso nº3 Una vez que ingresas mediante tu cuenta de gmail, te aparecerá tu interfaz de inicio, en ella encontrarás los siguientes recursos disponibles:

Barra superior con botones que te permitirán ingresar a los diversos recursos del gestor google. En esta oportunidad, nosotros aprenderemos a utilizar: Drive

Luego, en este sector de la interfaz, aparecerá el nombre de tu usuario, luego el ícono textual “compartir” y un ícono de imagen, el cual hace referencia a tu perfil. Si haces clic en la flecha, se desplegará el cuadro de menú que estás observando. Allí puedes configurar tu cuenta, la privacidad de la misma y ver tu perfil como el resto del público o tus contactos podrán verlo, según tu criterio para organizarlo. Adelante, organiza tu perfil !! esta parte es muy fácil, ya que la interfaz es muy intuitiva.

Paso nº4 Como te mencionamos en el paso 3, vamos a aprender a utilizar los recursos que nos ofrece Docs. Si haces clic en este botón, accederás a la ventana que te muestramos a continuación: -

En el margen izquierdo encontrarás el botón “crear” con el cual podrás acceder a los distintos documentos online que puedes crear y compartir, ya sea a modo de lectura o para trabajarlos de manera cooperativa o colaborativa. Luego te aparecerán otros íconos textuales que te permitirán acceder a tu información, según la clasificación que le hayas otorgado. Pero esto lo veremos después.

En el cuerpo central de la interfaz de trabajo de google drive, te irán apareciendo los documentos que has ido creado.

En el margen izquierdo, mediante el botón “ordenar “ puedes ir organizando tus documentos según:

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CREANDO UN FORMULARIO Pero, ¿cómo creo un documento, por ejemplo, un documento con formato word? Para ello, debes hacer clic en crear y se desplegará la siguiente barra, que contiene los distintos docuementos que puedes crear. Te invitamos a que hagas clic en el ícono: “formularios”

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De esta manera, accederás a la siguiente pantalla la cual te permitirá colocarle el título a tu formulario y elegir un fondo. Para elegir el fondo, clic sobre el que más te guste y luego “aceptar”

Aparecerá la siguiente interfaz, que contiene las siguientes barras de acceso:

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Veamos algunos accesos importantes: 1- Etiqueta “Ver” : Encontrarás dos accesos para poder “ver” cómo está quedando tu formulario en cuanto a contenido con definición de fondo. Cliquea en ambos casos para ver como se visualiza

2- Etiqueta “Archivo” Opción: Enviar formulario por correo o incrustar en página web o blog; y compartir colaborativamente Encontrarás tres accesos, al hacer clic sobre ellos accederás a las siguientes ventanas emergentes:

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Si deseas enviar el formulario por correo electrónico, te aparecerá la siguiente pantalla. Allí completa con los datos de los destinatarios ( correo electrónico u otro medio)

Si deseas incrustar el formulario en un sitio web o blog, copia este codígo e insértalo en la aplicación correspondiente.

Si deseas trabajar este formulario de manera colaborativa, es decir que varias personas desde diferentes lugares tengan acceso al mismo, te aparecerá la siguiente pantalla. Añade los colaboradores y las opciones de acceso al formulario.

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3- Respuestas: ¿De qué manera se tiene acceso a las respuestas? Veamos:

Cómo elegir un destino para las respuestas del formulario Una vez que hayas enviado el formulario, Formularios de Google empezará a recopilar las respuestas que recibas. Se te pedirá que elijas cómo almacenar estas respuestas. (Nota: puedes definir esta opción en cualquier momento durante la edición del formulario haciendo clic en el botón Seleccionar destino de las respuestas de la barra de tareas.) Puedes optar por enviar las respuestas a una hoja de cálculo o por guardarlas solo en Formularios de Google. Si las guardas en una hoja de cálculo, podrás ver las respuestas individuales a medida que se reciban. Si decides guardarlas en Formularios de Google, podrás ver un resumen de todas las respuestas que hayas recibido, y también podrás descargarlas en un archivo CSV.

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Cómo guardar las respuestas en una hoja de cálculo En el cuadro de diálogo "Seleccionar destino de las respuestas", puedes crear una nueva hoja de cálculo en la que se almacenarán las respuestas de tu formulario. Puedes dar el título que quieras a esta nueva hoja de cálculo. Si quieres que las respuestas de todos tus formularios se recopilen en una nueva hoja de cálculo en el futuro, no olvides activar la casilla junto a "Crear siempre una hoja de cálculo nueva". También puedes optar por recopilar las respuestas en una nueva hoja de una hoja de cálculo existente. Elige "Nueva hoja en una hoja de cálculo existente..." y haz clic en Seleccionar. Verás una lista con tus hojas de cálculo. Para elegir una hoja de cálculo, activa la casilla junto a la misma y haz clic en Seleccionar. Se creará una nueva hoja en esa hoja de cálculo, y las respuestas de tu formulario aparecerán allí. Cuando elijas guardar las respuestas del formulario en una hoja de cálculo, el botón Seleccionar destino de las respuestas de la barra de herramientas se convertirá en el botón Ver respuestas. Haz clic en este botón para ver tu hoja de cálculo. También encontrarás la hoja de cálculo en Drive. Ten en cuenta que las respuestas enviadas a una hoja de cálculo son básicamente una copia de tus respuestas y que se trata de un proceso unidireccional, es decir, del formulario a la hoja de cálculo, pero no de la hoja de cálculo al formulario. Dicho de otro modo, si modificas una respuesta en la hoja de cálculo, no se modifica la respuesta original, que aparecerá en la vista de resumen y en el archivo CSV descargado. Cómo guardar las respuestas solo en Formularios de Google Si no quieres que las respuestas se envíen a una hoja de cálculo, haz clic en el botón Guardar respuestas solo en formularios. Después, para acceder a las respuestas que se hayan recopilado, haz clic en el menú Archivo, selecciona Descargar como y haz clic en Valores separados por comas. Guardar las respuestas en Formularios de Google es la mejor opción si tienes previsto recibir mucho tráfico o un gran número de respuestas, ya que las hojas de cálculo aceptan valores de respuesta solo en las primeras 400.000 celdas. La vista de resumen del formulario, al igual que los resultados que descargues como archivo CSV, siempre incluirán todas las respuestas del formulario que se envíen aunque se supere dicho límite. Cómo cambiar el destino de las respuestas Si has elegido una hoja de cálculo para guardar las respuestas del formulario, puedes cambiar este destino en cualquier momento haciendo clic en el menú Respuestas en Formularios de Google y seleccionando Cambiar destino de las respuestas. Se te dirigirá de nuevo al cuadro de diálogo "Cambiar destino de las respuestas", donde puedes crear una nueva hoja de cálculo o enviar las respuestas a otra hoja de cálculo existente. Cómo desvincular una hoja de cálculo de respuestas También puedes optar por desvincular tu formulario de una hoja de cálculo en cualquier momento haciendo clic en el menú Respuestas en Formularios de Google y seleccionando Desenlazar formulario. La hoja de cálculo dejará de recibir nuevas respuestas, mientras que estas se seguirán almacenando en Formularios de Google,

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donde estarรกn disponibles como resumen en tiempo real o como archivo CSV. Puedes volver a vincular el formulario a una hoja de cรกlculo en cualquier momento sin que se pierda o elimine ninguna respuesta.

3.1-

En este caso, se selecciona :Nueva hoja de cรกlculo

Cuya interfaz es:

Y estรก sincronizada al formulario generado, teniendo acceso a los datos, desde ambos:

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Desde la Hoja de cรกlculo:

Desde el formulario:

Y en la Interfaz de acceso a los documentos generados, ambos documentos (formulario y hoja de cรกlculo) te aparecerรกn por separado, en el lugar donde los hayas guardado. Ej:

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DISEÑO DE PREGUNTAS: FORMATO POSIBLES Vuelve a esta interfaz y completa los casilleros.

En el ítem “tipo de pregunta”, al hacer clic, se desplegará las siguientes opciones:

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Elige la que esté relacionada con el tipo de pregunta y respuesta que pensaste. Y luego, clic en OK. Para desplegar otra ventana y agregar una nueva pregunta, editar la que ya generaste o eliminarla, encontrarás en cada ventana, este menú de acciones:

PARA FINALIZAR EL FORMULARIO Elige la opción que tu quieras, de acuerdo a la finalidad del formulario que generaste y la interacción que quieras que tenga el mismo con los destinatarios.

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