EL IMPACTO DEL CONTROL EN LAS ORGANIZACIONES Y LA PARTICIPACIÓN DEL CONTADOR EN ESTE PROCESO
NATALIA HERNANDEZ GUAYDIA ANGELICA MARIA LONDOÑO SABOGAL
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA NOCTURNA ARMENIA, QUINDIO 2012
EL IMPACTO DEL CONTROL EN LAS ORGANIZACIONES Y LA PARTICIPACIÓN DEL CONTADOR EN ESTE PROCESO
NATALIA HERNANDEZ GUAYDIA ANGELICA MARIA LONDOÑO SABOGAL
AREA DE ADMINISTRACION 1 DOCENTE: RUBEN DARIO ANGEL LOPEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA NOCTURNA ARMENIA, QUINDIO 2012
INTRODUCCION
El contenido de este ensayo está basado en el impacto que tiene el control en las organizaciones y la participación del contador en este proceso. La contabilidad sirve como base para controlar los recursos que tiene una organización y de acuerdo a esto se miden los resultados. El contador tiene como principal objetivo lograr que la información que presente en los estados financieros sea exacta, confiable y precisa, es decir debe ser verídica puesto que con base a esa información la gerencia toma las decisiones más acertadas para que la empresa vaya por el camino del éxito.
OBJETIVO GENERAL
Conocer la importancia del control en una organización y entender que el propósito principal es reducir la brecha que hay entre los resultados que tiene una organización y los objetivos propuestos, y como en conjunto la contabilidad y la aplicación de este proceso administrativo contribuyen al desarrollo empresarial.
OBEJTIVOS ESPECIFICOS
Tener claro que se debe manejar un sistema de control en todas las organizaciones. Evaluar los resultados de una empresa aplicando el método de control más adecuado según las necesidades de esta. Destacar el papel del contador en una organización y la importancia que tiene la información que este emite. Saber que se debe proporcionar la información necesaria y más acertada a la gerencia para que haya una buena toma de decisiones.
EL IMPACTO DEL CONTROL EN LAS ORGANIZACIONES Y LA PARTICIPACIÓN DEL CONTADOR EN ESTE PROCESO
En el mundo de los negocios, el gobierno, los estados, las ciudades, los centros educativos y en la cotidianidad de la vida se hace necesario tener un control sobre todo lo que se realiza a diario, se debe utilizar la contabilidad como base para controlar los recursos y medir logros. Para el caso de las organizaciones se utiliza un término llamado Control administrativo que es el “Proceso mediante el cual la administración se asegura de que los recursos son obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en función de los objetivos planeados por la organización”1. En todas las organizaciones se deben establecer sistemas de control de gestión puesto que estos brindan puntos de referencia para realizar las mediciones que requiere un ente económico con el fin de identificar como se encuentra la empresa, cuáles son las áreas que requieren un cambio, cuales son las estrategias que se deben implementar y principalmente debe haber plena seguridad de que las funciones y las labores que están desarrollando todos los grupos de trabajo que conforman el ente están enfocadas a los objetivos que tiene la organización; en caso de que hayan desviaciones se debe actuar inmediatamente y encaminar estas labores hacia el logro de los objetivos. El control es un aspecto de suma importancia para las organizaciones, aquí es fundamental llevar un seguimiento en todas las divisiones de la empresa y velar para que la información que reflejan los estados financieros sea verídica y este acorde con la realidad. Es aquí donde la participación del contador es indispensable y se convierte en la base para que la gerencia tome las decisiones más acertadas. Para que todo en la organización funcione de una manera correcta se necesita llevar un buen control administrativo, ya que de esta manera se puede asegurar que el capital obtenido se usa de una manera eficiente y efectivamente, en todos los objetivos planeados en la organización. La información que emite la contabilidad es muy útil en el proceso de control, ya que brinda bases para las decisiones que desea tomar la gerencia, genera seguridad a la organización para que se pueda actuar de la mejor manera para alcanzar los objetivos que se tienen planeados, da la capacidad para que se puedan analizar correctamente los resultados obtenidos ya sean a favor o en contra de la organización. 1
Ramírez Padilla, David Noel. Contabilidad Administrativa. México, 1980. Pag. 8.
Con la contabilidad se puede generar un mejor control en la organización, ya que es esta la que genera información sobre la situación financiera, la cual en su totalidad es la base de la organización. En la contabilidad se plasman registros diarios sobre las entradas y salidas de dinero, se lleva un control y se realiza un análisis con el cual se puede generar una comparación con los objetivos planeados, de esta manera la organización podrá saber si los recursos están siendo manejados con efectividad o por lo contrario si no se están manejando correctamente. El control en una organización sirve para que se pueda asegurar que todo está avanzando correctamente y de una manera satisfactoria, que si se pueden cumplir las metas y alcanzar los objetivos, ayuda a que la organización se pueda dar cuenta que sus funciones las están haciendo de la mejor manera. Hay tres sistemas que son los más utilizados para ejercer el control administrativo, el control guía o direccional, control sí o no y el control después de la acción. El control guía o direccional, es el método donde se aplican acciones correctivas antes de que finalice una operación, este se aplica cuando se pueden predecir ciertos hechos que pueden generar resultados poco favorables. El control sí o no consiste en realizar pruebas en una determinada operación para saber si esta cumple con los requisitos y decidir si se va a continuar con el proceso o no. Por último está el control después de la acción, este se utiliza una vez ha concluido la operación, allí se miden los resultados y se hace un comparativo con el plan que se tenía inicialmente; un ejemplo claro de esto son los presupuestos. “En la mayoría de los casos, los contadores han utilizado el sistema de control después de la acción, lo cual no quiere decir que sea malo, pero es recomendable tratar de ser creativos, introduciendo en la información contable el control direccional en una forma apreciable, a través del uso de análisis de sensibilidad u otra herramienta, logrando así reducir la brecha entre los resultados y los objetivos planeados y de esta forma suplir el control después de la acción por el direccional”2. Si bien es muy cierto que el método de control después de la acción es uno de los más empleados por los contadores que son los encargados de ejercer el control sobre toda la información contable y financiera que maneja un ente económico, cabe resaltar que lo primordial para todas las organizaciones en general por mas pequeña o grande que sea, es reducir la brecha que existe entre las metas y los resultados, es decir que los resultados que se obtengan en una organización sean el logro de esos propósitos que estipulo la empresa en su misión o que por lo menos vayan por el camino indicado y estén cada vez más cerca de lograrlo. Lo que se debe recalcar es que hay que pensar siempre en la mejor opción y hacer un análisis sobre las necesidades que tiene la empresa e 2
Ramírez Padilla, David Noel. Contabilidad Administrativa. México, 1980. Pag. 252.
implementar el método más adecuado, pero sin duda alguna el método de dirección es el que encamina a las organizaciones a detectar esas falencias o desvíos que se presentan en este proceso, gracias a que el contador hace un buen uso de los recursos y/o herramientas y además pone en práctica todo su conocimiento y experiencia se evitan malas decisiones y la empresa se mantiene en pro de sus objetivos. Gracias a los procesos que se llevan en una organización los gerentes pueden analizar si las funciones y los procesos que realizan los trabajadores se están realizando de la manera más correcta para que se puedan alcanzar las metas de la organización. El control es una etapa muy primordial en una empresa, ya que aunque la empresa cuente con muy buenos planes para solucionar todo tipo de problema y tenga una buena dirección, el gerente no puede verificar cual es la situación real de la organización si no cuenta con hechos reales los cuales le emite la contabilidad que se lleva en la empresa, con esta información él podrá tomar todo tipo de decisión correcta para el beneficio de la organización. El contador cumple el papel de diagnosticar, encuentra síntomas para aplicar ciertas acciones, ya sea en áreas que estén ocasionando problemas o que estén dificultando el desarrollo de las funciones o por lo contrario áreas que estén aptas para actuar y realizar cambios positivos para la empresa, que le permitan un crecimiento y reconocimiento mayor. “El control administrativo esta básicamente orientado para prevenir situaciones críticas, diagnosticar a tiempo, para evitar quiebras de empresas”3. Esto significa que la acción preventiva es mejor que la correctiva, es mejor utilizar un medio que permita prever, antes de tener que corregir apresuradamente y realizar acciones bajo presión. El éxito de una empresa depende del buen manejo y control que se tenga sobre esta, el administrador es el encargado del proceso que se debe llevar para cumplir con las metas propuestas, es quien toma decisiones y quien debe estar al tanto de la situación de la empresa, pero él no podría desempeñar su labor sin la ayuda del contador, debido a que él es el encargado de organizar toda la información y de presentarla ante la gerencia, éste se vale principalmente de presupuestos, flujos de caja y de los estados financieros para cumplir su función. El emite información confiable y precisa al momento que lo requiera la organización, es la persona que tiene el conocimiento general sobre todo el funcionamiento interno de la empresa, coopera con el diseño e implementación de los sistemas. El contador siempre emite la información de la manera más acertada posible para que con
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Ramírez Padilla, David Noel. Contabilidad Administrativa. México, 1980. Pag. 253.
base a ella la gerencia tome las decisiones más favorables y convenientes para la organización. La participación del contador en una empresa llega hasta donde la gerencia se lo permita y está enfocada en presentar informes y sus respectivos análisis, sin embargo, el contador también puede dar incentivos motivacionales al personal de trabajo siendo cumplidor con las normas legales laborales, pagando oportunamente los salarios, la seguridad social, cuando los empleados cumplen sus vacaciones inmediatamente programar su descanso, en fin; el contador no solo contribuye con los estados financieros, su papel va mucho más allá, el generar un ambiente de trabajo agradable, el tener un buen trato y comunicación con los demás, el ser un buen guía y líder, el estar actualizado y tener la disposición de estar capacitando a sus colaboradores y un aspecto que es muy importante es tener ética profesional, si desarrolla sus labores con responsabilidad, honestidad, compromiso, respeto hacia la empresa y sus integrantes va a llevar un control desde lo más relevante hasta lo más mínimo y que quizás puede parecer insignificante pero son pequeños detalles que hacen grandes diferencias y que dan un valor agregado, porque no es influyente el simple hecho de saber y de ser profesional sino que en muchas ocasiones prevalece la persona, su talento humano y en el mundo de hoy hay que ser, saber y saber hacer. Por lo tanto el control como la participación del contador son fundamentales en una organización, el control es primordial para saber si los recursos se están manejando correctamente y el apoyo que brinda el contador es fundamental para la organización y para la toma de decisiones. Para concluir la contabilidad es control porque refleja el estado de la empresa, “se considera que lo más importante al implantar cualquier sistema de control es el convencimiento del personal involucrado, de la bondad de la herramienta puesta a su servicio, ya que una vez aceptado el nuevo sistema por los empleados, su implantación es sencilla y exitosa”4. Los cambios se deben realizar pensando siempre en el beneficio que le traerá a la empresa y en una reducción de carga laboral para los empleados, si esto se cumple la empresa va a triunfar cada día más y con la asesoría e información que brinda el contador la gerencia podrá tomar las decisiones más acertadas y llevar a la organización por el camino del éxito.
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Ramírez Padilla, David Noel. Contabilidad Administrativa. México, 1980. Pag. 254.
CONCLUSIONES
Logramos entender la importancia que tiene el uso de un adecuado sistema de control en una organización de acuerdo a las necesidades de la empresa. Gracias al control administrativo la organización se asegura de que los recursos son obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en función de los objetivos planeados por la organización. La participación del contador en una organización es imprescindible y este contribuye en gran parte al control que se debe ejercer en una organización, debido a que cumple el papel de diagnostica y hace énfasis en que la acción preventiva es mejor que la correctiva. La gerencia se fundamenta en la información emitida por el contador y con base a esta toma las decisiones más acertadas para el éxito de la empresa.
BIBLIOGRAFIA
Ramírez Padilla, David Noel. Contabilidad Administrativa, I edición. Ramírez Padilla, David Noel. Contabilidad Administrativa, IV edición. http://thesmadruga2.blogspot.com/2012/04/el-control-en-laorganizacion.html.