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Director Víctor S. Feingold, Arquitecto vfeingold@fmworkplaces.com
Introducción
Coordinación Editorial Marisa Gisbert, Arquitecta mgisbert@fmworkplaces.com Diseño Estudio Enero Romina Pavia y Marisa Rulli Fotografía e ilustración Producción FM Corrección Patricia Odriozola Publicidad publicidad@fmworkplaces.com Impresión Mundial Impresos Cortejarena 1862 | CABA. República Argentina. Facility Magazine es una publicación de CONTRACT RENT S.A. Manuel Ugarte 1665/67, 5° piso - Buenos Aires, Argentina. Teléfono: +54 (11) 3220-3500 prensa@fmworkplaces.com ISSN 1666-3446 Registro de la Propiedad Intelectual en trámite. Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial. Si bien los editores seleccionan el material presentado, las notas firmadas reflejan de cualquier manera la opinión de los autores sobre los temas tratados, por lo que su publicación no significa aceptación plena por parte de la revista de todo o parte de lo expuesto. La responsabilidad por el contenido de los avisos publicitarios corre por cuenta de los respectivos anunciantes. prensa@fmworkplaces.com www.fmworkplaces.com
La ciencia ficción ha sido una gran cantera de inspiración para muchas de las ideas y desarrollos tecnológicos de hoy. En 1993, Vernor Vinge –matemático, profesor de Ciencias de la Computación y prolífico escritor de ciencia ficción– acuñó el término “Singularidad” para referirse a un momento de cambio tecnológico enormemente acelerado en el que la Inteligencia Artificial alcanzará un punto tal que superará a la inteligencia humana. Para algunos investigadores tales como Ray Kurzweill, ese momento ya está muy próximo. Según este ingeniero de Google y cofundador de Singularity University, las máquinas alcanzarán el mismo nivel de desarrollo que la inteligencia humana hacia 2029 y la Singularidad ocurrirá en algún momento de 2045; otros la ubican hacia el año 2100. Sin embargo, a pesar de estas sutiles diferencias, la mayor parte de los futuristas coinciden en que la humanidad se está acercando aceleradamente hacia un nuevo paradigma gracias a la innovación tecnológica. Sea como fuere el futuro, lo cierto es que hoy ya vivimos en una era de cambios constantes que se están incrementando exponencialmente a medida que transitamos por la revolución tecnológica, social, económica y política más profunda, amplia y rápida que jamás haya ocurrido en la historia de la civilización. Estos cambios están transformando radicalmente el comportamiento y las costumbres sociales, las características de los mercados y las formas de trabajar. ¿Cómo deben adaptarse las empresas para mantener el ritmo de la evolución tecnológica en este escenario tan incierto? Según la Ley de Martec enunciada por Scott Brinker, una organización no puede cambiar más rápido que la tecnología. Y este es el gran dilema para la mayor parte de las empresas del siglo XXI: la tecnología está evolucionando tan rápido que las organizaciones no la pueden absorber. Para evitar ser devoradas por la velocidad de los cambios, aquellas empresas que quieran sobrevivir en este nuevo escenario tecnológico deberán evolucionar, aprender y adaptarse a los nuevos modelos que están surgiendo. De esta forma ampliarán sus oportunidades, mejorarán sus procesos y satisfarán las necesidades y expectativas de una nueva generación de clientes y empleados digitales cada vez más conectados y exigentes. Víctor Feingold Arquitecto, Chairman de Contract Workplaces
/FMworkplaces @FMWorkplaces Foto de tapa Oficinas de Geometry en Bogotá, Colombia. Impreso en la Argentina
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Sumario #90
Tecnología
en el espacio de trabajo
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El motor de la tecnología
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El espacio inteligente
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Los nuevos recursos tecnológicos
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Sociometría en la oficina
Oficinas de Equivida en Quito, Ecuador.
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El motor de la tecnología
A diferencia del resto de los animales, los humanos somos seres tecnológicos. Las distintas innovaciones que se han sucedido a lo largo de la historia nos modificaron y han ido modelando nuestra cultura, nuestras creencias y nuestro estilo de vida. Hoy, la tecnología ha convertido el mundo en una experiencia globalizada y se ha transformado en uno de los principales motores para el desarrollo de las nuevas modalidades de trabajo móviles, flexibles, colaborativas, y de nuevas tendencias en espacios de oficinas. Foto: Roger Schederin.
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Solemos asociar la noción de tecnología con la vanguardia y el futuro –viajes espaciales, ingeniería genética, computación cuántica– pero la actividad tecnológica, esa acumulación de experiencias, conocimiento y técnicas utilizadas para lograr algún objetivo valioso, es tan antigua como la humanidad. La mayor parte de los objetos cotidianos son productos tecnológicos: los libros, la ropa o los cubiertos no han existido siempre; surgieron a partir de una invención que en su momento fue tecnología de punta.
Hasta hace unos 200 años, el desarrollo tecnológico progresó de manera lineal y local. Sin embargo, en los últimos tiempos esta evolución se ha vuelto global y exponencial. Hoy el mundo se redujo a una experiencia interconectada y nunca antes el ritmo de la innovación se aceleró tanto, inundando nuestras vidas con nuevas tecnologías y nuevos estilos de vivir, relacionarnos y trabajar.
La innovación tecnológica no nace de la nada sino que suele tener una enorme deuda con nuestros predecesores: se apoya en sus logros, y la transmisión de estos conocimientos a la siguiente generación, hace que la cultura humana pueda seguir evolucionando sin empezar cada vez desde cero. De esta forma, a medida que pasa el tiempo, el proceso se acelera¹. Esto requiere la capacidad de transmitir el conocimiento de un individuo a otro o de una generación a la siguiente, hasta que alguien introduce una nueva idea para mejorarlo.
La historia de la tecnología comienza sin prisa pero sin pausa hace 2,5 millones de años, cuando los primeros cazadores recolectores crearon hachas afilando piedras para cazar o cortar. Más tarde utilizaron madera y huesos para construir herramientas para pescar y pieles para abrigarse. Recién dos millones de años después aprendieron a manejar el fuego, lo cual significó una enorme mejora en las condiciones de vida: calor, luz y la posibilidad de ampliar la dieta.
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Una historia de 2,5 millones de años
Muchísimo tiempo después, hace tan solo 10.000 años, la Revolución Neolítica introdujo una transformación radical en la historia de la humanidad: la agricultura y la domesticación de
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animales, las que a su vez dieron origen a los primeros asentamientos permanentes. La rueda hizo su aparición en la historia alrededor del año 3.500 a.C. favoreciendo, unos miles de años más tarde, el surgimiento de los primeros transportes tirados por animales. La escritura, una de las grandes innovaciones tecnológicas de la humanidad, surge en Mesopotamia hace alrededor de 3.000 años. No solo marcó la frontera entre la prehistoria y la historia; también hizo posible la recopilación y la transmisión del conocimiento. La invención de la imprenta a mediados del siglo XV –el siglo de las innovaciones– permitió la divulgación de ese conocimiento antes reservado solo a grupos selectos y sentó las bases de la sociedad de la información. Con la Primera Revolución Industrial en el siglo XVIII, llega la máquina a vapor y la curva de la innovación tecnológica se empieza a acelerar. La sociedad experimenta una gran transformación, la más importante desde el Neolítico. Los campesinos abandonan el campo y se trasladan a las ciudades para trabajar en las fábricas transformando un
Hasta hace unos 200 años el desarrollo tecnológico progresó de manera lineal y local. Sin embargo, en los últimos tiempos esta evolución se ha vuelto global y exponencial.
mundo que era esencialmente rural en una sociedad urbana. Durante la Segunda Revolución Industrial, comprendida entre la segunda mitad del siglo XIX y principios del XX, la velocidad de los cambios tecnológicos sufre una notoria aceleración. La electricidad cataliza la llegada de nuevas tecnologías y cambia profundamente tanto la producción de bienes como la estructura social. El uso intensivo del petróleo dará un enorme impulso a la evolución de los medios de transporte: el automóvil, el ferrocarril, los barcos, el metro y el avión.
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Con la llegada a escena de los transistores a mediados del siglo XX se sientan las bases de la Tercera Revolución Industrial, la cual marcó el comienzo de la era digital y la tecnología de la información, dando nacimiento a la computadora personal junto a una variedad de dispositivos electrónicos. El nacimiento de Internet, la telefonía móvil, las redes inalámbricas y toda una colección de herramientas destinadas al tratamiento y el acceso a la información impulsaron el desarrollo global y el avance de la automatización produciendo grandes cambios en la estructura económica, social y cultural de todo el planeta. Pero mientras que hasta hace una década la automatización se limitaba a las tareas repetitivas, hoy existen sistemas capaces de sustituir el trabajo de las personas dentro de una amplia gama de ocupaciones no rutinarias. En poco tiempo, grandes áreas de la actividad humana aprovecharán los recursos que brindan Internet, las tecnologías digitales y las ciencias cuánticas para avanzar aún más hacia la autonomía de los sistemas inteligentes.
La llegada de las TIC impulsó el desarrollo global y el avance de la automatización produciendo grandes cambios en la estructura económica, social y cultural de todo el planeta.
Internet de las cosas, La Nube y Big Data El crecimiento explosivo de la conectividad con la que actualmente cuentan todos nuestros dispositivos nos está llevando a una nueva era de comunicación ubicua que ha cambiado la forma en la que vivimos y trabajamos. Dentro de poco, cada una de las cosas con las que habitualmente interactuamos –desde la indumentaria, los electrodomésticos, la infraestructura urbana y el equipamiento médico hasta los sensores de temperatura de la oficina y el teléfono móvil–, todo estará enviando y recibiendo datos dentro de una inmensa red, “Internet de las Cosas”, los cuales se procesarán en “La Nube” para generar mejores capacidades, comportamientos y experiencias. Ni los edificios ni los entornos de trabajo estarán ajenos a esta nueva realidad. Pero este revolucionario concepto no solo apunta a la recolección de datos sino también al análisis y uso de esos datos. Y hoy, nuestro mundo está colmado de información. Actualmente hay más de 19.000 millones de dispositivos conectados a Internet², más de 5.000 millones de usuarios móviles³ y alrededor de 2 zettabytes de tráfico global anual. El resultado es lo que se conoce como la “era de los Big Data”. Con la llegada de este nuevo fenómeno al escenario tecnológico, muchas empresas han visto una oportunidad en el conocimiento de la valiosa información que permanece oculta entre la enorme cantidad de datos que se recolectan a cada instante.
2 https://iot-analytics.com/state-of-the-iot-update-q1-q2-2018-number-of-iot-devices-now-7b/ 3 https://wearesocial.com/blog/2018/07/internet-growth-accelerates-but-facebook-ad-engagement-tumbles 22
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Oficinas de Geometry en Bogotá, Colombia. Foto: Llano Fotografía.
Las empresas pueden crear valor con el análisis de Big Data4 . Esto puede incluir una mejor utilización de los activos (desde el uso de los equipos informáticos hasta la disponibilidad de una sala de reuniones o de un puesto de trabajo), controlar el entorno físico (obtener información en tiempo real sobre la temperatura, la humedad y la concentración de gases, gestionar los sistemas de climatización e iluminación, etc.) y generar una gran cantidad de información, la cual se puede transmitir a un centro de datos en La Nube para su posterior análisis. Dado que el análisis de Big Data requiere gran cantidad de espacio de almacenamiento, La Nube se está transformando en un nuevo paradigma que permite utilizar la infraestructura proporcionada por un proveedor como un servicio a través de la red desde cualquier lugar. Es una herramienta indispensable cuando se recogen gran cantidad de datos o se trabaja desde dispositivos móviles que no tienen capacidad de almacenamiento, al mismo tiempo que brinda acceso a servicios informáticos en forma eficiente, independientemente de los dispositivos que se utilizan o de su ubicación, siempre y cuando se disponga de un acceso a Internet. El modelo en La Nube abarca servicios y aplicaciones muy variados, algunos ampliamente 4 http://www.gartner.com/newsroom/id/2699017
extendidos tales como el correo electrónico y el almacenamiento de información. Además, ofrece a las empresas la posibilidad de delegar parte de las tareas de la gestión de los sistemas informáticos; el menor costo por el uso de estos sistemas junto con la posibilidad de ampliación o reducción de los recursos, permite una mayor flexibilidad frente a las necesidades variables del mercado.
Tecnología, cultura y trabajo La evolución de la tecnología impactó en todos los ámbitos de la vida y la oficina no es la excepción. La posibilidad de acceder a Internet desde una amplia gama de dispositivos móviles, actualmente nos permite trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esta posibilidad de contar con aplicaciones, datos y servicios corporativos en La Nube desde cualquier ubicación con conectividad a Internet está redefiniendo el trabajo como una actividad móvil y flexible. Hoy el trabajo va hacia donde estamos y ya no es necesario “atarse“ a un escritorio para desarrollar las tareas cotidianas. La idea de oficina como el lugar donde nos sentamos 8 horas al día está transformándose en un concepto adaptable y dinámico que proporciona una variedad de opciones orientadas a facilitar el encuentro y la colaboración entre las personas. fm | 2019
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Estos nuevos ambientes de trabajo cuentan con un equipamiento tecnológico que permite que las personas tengan cada vez más control sobre sus tareas dondequiera que estén: desde consultar el correo electrónico y editar documentos hasta recibir información en tiempo real sobre la ocupación del espacio de trabajo y la disponibilidad de las salas de reuniones. Y cuando están en la oficina pueden regular la temperatura, la calidad de la iluminación y los sistemas de videoconferencias, proyectores, equipos de audio, etc. Pero a medida que se masifica la producción y la tecnología se hace cada vez más accesible ha comenzado a evidenciarse una nueva tendencia: la consumerización de la tecnología. Se trata de un fenómeno que se ha convertido en rutina en la mayor parte de las oficinas: las nuevas tecnologías surgen primero en el mercado del consumidor y luego se propagan hacia las organizaciones, lo que provoca que el empleado promedio de hoy tenga mejor tecnología en su casa que en el trabajo. El contraste ha crecido todavía más con la llegada de las primeras generaciones de nativos digitales al mercado laboral. Así, surge una tendencia que está ganando terreno rápidamente: Bring Your Own Device (BYOD por su sigla en inglés), que consiste en alentar a los empleados a utilizar sus propias computadoras portátiles, teléfonos móviles o tabletas personales en el lugar de trabajo. Con esta estrategia las empresas esperan que los trabajadores se sientan más cómodos y sean más productivos. Pero el camino no es fácil. Frente a este crecimiento exponencial de la tecnología que permea a todas las organizaciones se hace imprescindible el desarrollo de una cultura en la que la aceleración del cambio tecnológico sea el nuevo paradigma. Y para alcanzar el éxito será imprescindible entrenar, educar y formar a la gente que va a utilizarla.
LAS NUEVAS GENERACIONES
Se estima que para 2020 la llamada Generación Y (o Millennial), junto con la recién llegada Generación Z (o Centennial), constituirán el 60% de la fuerza laboral global. Alentados por el desarrollo tecnológico y la llegada de estas nuevas generaciones, muchos paradigmas han comenzado a cambiar en la oficina y, a medida que los Millennials comiencen a alcanzar posiciones de liderazgo, ese cambio se profundizará. Con una vida cotidiana marcada desde el nacimiento por las nuevas tecnologías, estos jóvenes tienen una serie de demandas y aspiraciones muy diferentes de las de sus predecesores, por lo que las empresas deberán adoptar un nuevo enfoque para gestionar su talento. El espacio de trabajo, las políticas de Recursos Humanos y el estilo de liderazgo deberán adaptarse para coincidir con las expectativas de unas generaciones que, en muy poco tiempo, representarán más de la mitad de la población activa mundial. En los nuevos entornos de trabajo, el uso de la tecnología –uno de los factores que definen a los Millennials y los Centennials– será la clave para impulsar la eficiencia y facilitar las actividades, mantener los proyectos en progreso, favorecer una comunicación rápida y permitir que los empleados socialicen. Así, las empresas pueden usar la tecnología para adaptarse a las expectativas de las nuevas generaciones, encontrar formas innovadoras para realizar sus operaciones diarias y mantener en contacto a la nueva fuerza laboral.
La transformación digital A medida que la tecnología se convierte en una parte de la vida cotidiana, las organizaciones se ven obligadas a actualizar sus estrategias de negocios para no quedar en el camino. La respuesta para adaptarse a este nuevo escenario –que está cambiando no solo la forma en que las personas se conectan, se comunican y buscan información sino también la manera en que las 24
Fuentes: BANK OF AMERICA MERRILL LYNCH (2016): “Thematic Investing: New Kids On The Block - Millennials & Centennials Primer”. | CDW (2015): “The App Roadmap: Mobile App Strategy for the Workplace”.
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empresas llegan a clientes y empleados– es la transformación digital. Las investigaciones muestran que existen algunos factores que están acelerando esta transformación. Se trata de varias tecnologías disruptivas que convergen para conformar lo que Fred Wilson llama el “Triángulo de oro de la disrupción”5: las aplicaciones en tiempo real, los medios de comunicación social y las tecnologías móviles. Soluciones en tiempo real Con el acceso a soluciones de análisis de Big Data cada vez más asequibles, actualmente existen herramientas que permiten responder a las demandas de clientes y empleados en tiempo real. Foto: Steelcase.
En los espacios de trabajo, por ejemplo, una red de sensores ubicados en el entorno físico permite recopilar información acerca del grado de ocupación, iluminación, temperatura, humedad y otros factores relevantes. A medida que se recibe la información, un sistema inteligente la evalúa y ajusta los parámetros en tiempo real ayudando a mantener el ambiente en niveles confortables y eficientes, a mejorar la utilización del espacio y a disminuir los costos de operación y mantenimiento. Redes sociales Desde la llegada de Facebook al escenario tecnológico, las redes sociales han alcanzado una popularidad sin precedentes. Esto ha concitado el interés de las empresas que han visto en ellas una oportunidad para la construcción de marca y para mejorar la comunicación con sus clientes y empleados. Según Jody Nimetz6, hay cinco acciones importantes que las empresas pueden desarrollar dentro de los medios de comunicación social: crear conciencia de marca, gestionar la reputación en línea, reclutar a los mejores talentos, aprender acerca de las nuevas tecnologías y de los competidores, y generar oportunidades de negocios. Además, a fin de promover la colaboración dentro de la organización y proporcionar apoyo a las redes informales existentes, se han establecido las llamadas “redes sociales corporativas”, de gran ayuda para estimular la comunicación entre los usuarios.
Frente al crecimiento exponencial de la tecnología se hace imprescindible una cultura organizacional en la que la aceleración del cambio sea el nuevo paradigma.
Movilidad Actualmente, los dispositivos móviles permiten realizar una enorme cantidad de actividades gracias a su conectividad a Internet. Un smartphone de hoy tiene más potencia de cálculo que un mainframe de los 70 que tenía el tamaño de una habitación7. Esto favoreció la consolidación de nuevos estilos de trabajo móvil transformando el concepto de la oficina tradicional; hoy, el trabajo se lleva a cabo donde sea que las personas estén. Esto hace imprescindible que las empresas aumenten la inversión en infraestructura tecnológica y en herramientas de colaboración a fin de facilitar el acceso a los recursos corporativos de esta nueva fuerza laboral móvil, al mismo tiempo que la superficie de las oficinas disminuye.
5 SOLIS, B., LI, C. & SZYMANSKI, J. (2013): “Digital Transformation”. 6 NIMETZ, J. (2007): "Jody Nimetz on Emerging Trends in B2B Social Networking". Marketing Jive.
7 ACCOUNTANCY FUTURES ACADEMY (2013): “Digital Darwinism: thriving in the face of technology change”. fm | 2019
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DE LA INNOVACIÓN DISRUPTIVA AL DARWINISMO DIGITAL
Foto: Buro Millennial | Pexels.
Referencias: ACCOUNTANCY FUTURES ACADEMY (2013): “Digital Darwinism: thriving in the face of technology change”. DOWNES, L. (2009): “The Laws of Disruption: Harnessing the New Forces that Govern Life and Business in the Digital Age”. EVANS, D. (2011). “L’Internet des objets: Comment l’évolution actuelle d’Internet transforme-t-elle le monde?”. Cisco. GRASSIE, W. (2007): “Human Creativity: Expanding Complexity and Evolutionary Discontinuities”. HWANG, J. S. (2016): "The Fourth Industrial Revolution (Industry 4.0): Intelligent Manufacturing". SMT Magazine. KELLY, J. E. (2015): "Computing, cognition and the future of knowing". IBM Corporation. MCKINSEY GLOBAL INSTITUTE (2013): “Disruptive Technologies: Advances that Will Transform Life, Business, and the Global Economy”. NIMETZ, J. (2007): "Jody Nimetz on Emerging Trends in B2B Social Networking". Marketing Jive. SOLIS, B., LI, C. & SZYMANSKI, J. (2013): “Digital Transformation”. https://iot-analytics.com/state-of-the-iot-update-q1-q2-2018-numberof-iot-devices-now-7b/ https://wearesocial.com/blog/2018/07/internet-growth-acceleratesbut-facebook-ad-engagement-tumbles http://www.gartner.com/newsroom/id/2699017
Las transformaciones que hoy afrontan las organizaciones están ocurriendo mucho más rápidamente que nunca debido al acelerado desarrollo de la tecnología digital y a su íntima relación con los modelos de negocios. Los smartphones, la computación en La Nube, las redes sociales, Internet de las Cosas y el análisis de Big Data se están imponiendo a un ritmo mucho más acelerado de lo que las organizaciones pueden seguir. Este conjunto de cambios, también denominado “innovación disruptiva”, ha sido ampliamente estudiado y se ha observado que sigue ciertos patrones o leyes tecnológicas: • La Ley de Moore8 expresa que la capacidad de los microprocesadores se duplica cada 18 meses. Su consecuencia directa es que los precios bajan al mismo tiempo que aumentan las prestaciones. • La Ley de los rendimientos acelerados. En el año 2001, Ray Kurzweil9 extiende la Ley de Moore para incluir las tecnologías futuras y establece que, siempre que una tecnología alcance cierto tipo de barrera, se inventará otra nueva que permitirá cruzar esa barrera. Como consecuencia de esto se estima que, desde el punto de vista tecnológico, en los próximos 10 años progresaremos más que en los últimos 100. • La Ley de Gilder¹0 predice que el ancho de banda se triplicará cada año y su ritmo de crecimiento se está acelerando. • La Ley de Metcalfe¹¹ establece que el valor de una red aumenta en relación al cuadrado del número de usuarios del sistema. Esta ley aplica a cualquier sistema que intercambie información.
8 Gordon Moore es el cofundador de Intel, el mayor fabricante de circuitos integrados del mundo. 9 Raymond Kurzweil es empresario, escritor y científico especializado en Ciencias de la Computación e Inteligencia Artificial. Desde 2012 es Director de Ingeniería en Google. 10 George Gilder es el Director del Media Lab en Massachusetts, un referente de Internet. 11 Robert Metcalfe es uno de los inventores de la tecnología Ethernet, un estándar para conectar dispositivos dentro de una red local. 12 La Ley de Martec toma su nombre del weblog del experto en Marketing Scott Brinker. 26
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• La Ley de Martec¹² es otro de los fenómenos interesantes que se están observando. Enuncia que, a diferencia de las tecnologías de la información que crecen exponencialmente, las organizaciones (empresariales y políticas) lo hacen de forma logarítmica. Del análisis de estas leyes se desprende que, si las organizaciones no se adaptan al ritmo del cambio la extinción será, eventualmente, inevitable. Es lo que algunos están dando en llamar un proceso de “darwinismo digital”.
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El rápido desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación junto con el crecimiento de los sistemas inteligentes atraviesan hoy todas las áreas de la vida modificando profundamente no solo la forma de trabajar sino también la manera en que se diseñan y operan los modernos espacios de trabajo. Al aprovechar estas tecnologías, las oficinas inteligentes mejoran la experiencia y el rendimiento de sus ocupantes y crean lugares de trabajo más atractivos al mismo tiempo que se optimizan los costos de operación.
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La inteligencia artificial y la automatización hoy son parte de la vida cotidiana. Muchos de los productos y servicios que utilizamos a diario, desde la publicidad personalizada de los motores de búsqueda y los traductores automáticos hasta el reconocimiento facial en las redes sociales y los teléfonos inteligentes, todos están empezando a incorporar este tipo de tecnología para ayudarnos en determinadas tareas o para mejorar nuestra experiencia como consumidores. Google, Amazon, Facebook y Netflix, por nombrar solo los servicios más populares, lo implementan en nuestra interacción con sus productos. También la podemos encontrar en otras áreas de la actividad económica tales como los servicios bancarios, el marketing, el comercio electrónico, la seguridad, los Call Centers, etc. Pero no es solo en nuestra vida personal donde estas nuevas tecnologías está apareciendo cada vez con más fuerza. En el ámbito laboral también están comenzando a estar presentes en una cantidad de aplicaciones y servicios que nos ayudan con nuestras tareas y nos brindan un entorno más confortable, seguro y personalizado. Tal como ha sucedido históricamente con todas las tecnologías emergentes, los sistemas inteligentes también van a cambiar tanto la naturaleza del trabajo como el espacio de trabajo. Estos nuevos entornos utilizarán miles de sensores para reaccionar de manera inteligente y controlar una amplia gama de variables con el foco puesto en mejorar la experiencia del usuario.
Los nuevos entornos de trabajo utilizarán miles de sensores para controlar de manera inteligente una amplia gama de variables con el foco puesto en la experiencia del usuario.
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Estas nuevas tecnologías también nos ayudarán a realizar algunas tareas más rápido y con mayor precisión, lo que redundará en procesos más baratos y eficientes. Muchos trabajos se automatizarán liberando a los empleados de las tareas rutinarias (por ejemplo, reserva de salas de reuniones y taxis, chatbots para atención al público, etc.) para que puedan concentrarse en realizar un trabajo más creativo y transformador. Pero también, como en otras épocas, esto dará lugar a la necesidad de nuevas habilidades y nos obligará a adaptarnos y evolucionar.
Inteligencia Artificial y automatización Aunque se suelen utilizar indistintamente, los conceptos de Inteligencia Artificial (IA) y automatización tienen algunas diferencias importantes. La IA es un algoritmo o sistema que puede programarse para buscar patrones y desarrollar autoaprendizaje a través de la experiencia. Trata de emular la capacidad humana de pensar, tomar decisiones o realizar actos, y abarca una gran variedad de áreas. Por otro lado, la automatización consiste en un software que sigue una cadena de reglas preprogramadas destinadas a ejecutar procesos y que generalmente se aplica a tareas monótonas y repetitivas tales como las líneas de fabricación o algunos procedimientos administrativos (envío de facturas, por ejemplo). Sin embargo, la frontera entre la IA y la automatización es borrosa. Los avances actuales en la capacidad de procesamiento, el crecimiento del almacenamiento de datos en La Nube y el diseño de potentes algoritmos hacen que la distinción entre tareas rutinarias (las que las personas pueden delegar fácilmente) y tareas no rutinarias (aquellas que requieren intervención humana) se esté difuminando. La IA puede procesar y dar sentido a los datos con mucha mayor rapidez que el cerebro humano, además de ser menos propensa a cometer errores. Al aprender por sí misma puede resolver algunas tareas de las que antes nos ocupábamos nosotros y esto nos permitirá dedicarnos a aquellas actividades para las que estamos mejor preparados y que mejor sabemos hacer: la creatividad, la estrategia y la interacción con otras personas.
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Oficinas de Dupont Argentina en Buenos Aires. Foto: Carlos Alfano.
Gracias a estas nuevas herramientas junto con otras tecnologías emergentes, el lugar de trabajo evolucionará y se reestructurará para adaptarse a esta nueva revolución.
El espacio inteligente Ya en la década del 90, Mark Weiser, el ideólogo de la computación ubicua, afirmaba: “Las tecnologías más profundas son las que desaparecen. Se entretejen en la trama de la vida cotidiana hasta hacerse indistinguibles de ella. Consideremos la escritura, tal vez la primera tecnología de la información. Su capacidad para capturar la lengua oral mediante una representación simbólica y para almacenar esa información a largo plazo ha ampliado los límites de la memoria individual. Hoy en día, esta tecnología es omnipresente en los países industrializados. No solo los libros, las revistas y los periódicos transmiten información por escrito sino también las señales de tránsito, los carteles, los letreros e incluso los graffiti. La presencia constante y cotidiana de estos productos de la "tecnología de la alfabetización" no requieren una atención activa; la información que transmiten está lista para ser usada de un solo vistazo. Es difícil imaginar la vida moderna de otro modo.”. ¹
1 WEISER, M. (1991). “The Computer for the 21st Century”.
Weiser afirmaba que una vez que las personas aprenden algo lo suficientemente bien dejan de ser conscientes de ello para poder enfocar sus objetivos más allá. Los chips en los interruptores de luz, los termostatos, los equipos de música y los hornos ayudarán a impulsar el mundo. Estas máquinas estarán cada vez más interconectadas en una red ubicua, sostenía. Algo parecido está sucediendo hoy con la tecnología aplicada al espacio construido, lo que está dando origen a la llamada “Inteligencia Ambiental”, un entorno digital sensible, adaptable y que responde a la presencia de las personas. Este nuevo paradigma tiene como finalidad mejorar la calidad de vida y la experiencia de la gente creando la atmósfera y la funcionalidad deseadas a través de sistemas y servicios inteligentes, personalizados e interconectados². Así, una serie de dispositivos electrónicos integrados en el entorno (actuadores y sensores) operan colectivamente recogiendo información en tiempo real. La iluminación, los dispositivos de audio y video, los smartphones, las notebooks, los wearables y los servicios distribuidos cooperan entre sí para alcanzar este objetivo. En este sentido, la Inteligencia Ambiental va un paso más allá de la automatización haciendo posibles entornos sensibles y receptivos a la presencia de las personas. 2 AARTS, E. et al (2002): "Ambient Intelligence". The invisible future.
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Pero para que todo esto pueda suceder hace falta la presencia de tres condiciones básicas³: • Un entorno consciente del contexto provisto de sensores integrados capaces de determinar la identidad de las personas, su posición y la interpretación de consultas. • Acceso inalámbrico ubicuo de tal manera que la información pueda transmitirse hacia y desde cualquier dispositivo presente en el entorno. • La posibilidad de que los usuarios pueden interactuar con el entorno en forma natural a través del habla, los gestos y los movimientos táctiles. Sin embargo, junto con los beneficios que se pueden derivar de la Inteligencia Ambiental también existen riesgos que hay que considerar. Uno de los que tiene mayor peso es la aceptación de las personas para adaptarse a la sensación de que el entorno monitorea cada uno de sus movimientos, pendiente del momento adecuado
3 KING, O. (2017): “Smart Working: los edificios inteligentes y el futuro del trabajo”. Schneider Electric – Unwork.
para intervenir. Esta aceptación dependerá, eventualmente, del beneficio percibido de tales entornos y de su capacidad para interactuar con las personas de una manera natural. Además, existe la preocupación real de que gran cantidad de información personal pueda circular libremente sin la protección adecuada junto con el hecho de que el sistema pueda tomar decisiones autónomas sin el debido control.
Hacia la Smart Office Una Smart Office es un entorno altamente tecnológico, dotado de Inteligencia Ambiental y orientado a mejorar la experiencia de los trabajadores. Consiste en un ecosistema inteligente compuesto por una serie de dispositivos conectados en red que monitorean, controlan y administran diversas operaciones y condiciones dentro del espacio de trabajo. Así, las oficinas inteligentes son capaces de tomar decisiones basándose en la forma en que los usuarios utilizan los espacios, de mejorar las tareas
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La IA puede resolver algunas tareas de las que antes nos ocupábamos nosotros y esto nos permitirá dedicarnos a aquellas actividades para las que estamos mejor preparados.
cotidianas, la comunicación, la productividad y el bienestar, de hacer un uso eficiente de los recursos mejorando los costos de operación y de optimizar la experiencia laboral en su conjunto. Para ello es necesario abordar aspectos tales como el diseño y la tecnología los que, junto con una variedad de dispositivos inteligentes, ayudarán a los empleados en sus actividades diarias anticipando proactivamente sus necesidades para hacer su tarea más eficiente; todo dentro de un contexto de seguridad, confort y bienestar. Una oficina inteligente también se beneficiará con un diseño de layout flexible y basado en las actividades de las personas, con un incremento de las áreas compartidas (60%) en detrimento de las privadas (30%), salas de reuniones (10%) y una gran versatilidad para la reconfiguración y adaptación a los distintos requerimientos. Algunas de sus características incluyen: Control ambiental Los factores que intervienen en el confort ambiental tales como el confort térmico, lumínico, visual y acústico junto con la calidad del aire interior son monitoreados constantemente teniendo en cuenta el momento del día, las variaciones del clima exterior, el factor de ocupación, la actividad y las preferencias personales. Gestión de la identidad La tecnología de una oficina inteligente se centra en la gestión de la identidad. Esto incluye el control de accesos y la ubicación y localización de las personas dentro del edificio. También juega un rol importante a la hora de reconocer los ajustes o preferencias personales que se hayan fijado
con anterioridad para adaptar el entorno a esas preferencias, el contexto y la agenda personal de cada usuario. Utilización del espacio La tecnología de una oficina inteligente permite recoger los datos de ocupación del espacio en tiempo real para optimizar su uso. Gracias a un sistema de software altamente dinámico y sensible al contexto, los usuarios pueden encontrar fácilmente una sala vacía para sus reuniones o un espacio para trabajar según sus necesidades. Ocupación en tiempo real Los sensores ubicados en los puestos de trabajo junto con dispositivos personales tales como los wearables o los smartphones se usan para medir la ocupación de los puestos de trabajo en tiempo real y observar el movimiento de las personas dentro de la oficina. Personalización En el contexto de las oficinas inteligentes, las preferencias personales incluyen diferentes tipos de información tales como la temperatura y la intensidad de la iluminación para adaptarse a los ajustes previos extraídos del historial de cada uno. La personalización puede incluir el calendario para considerar la agenda y las actividades diarias. Comunicación Las nuevas tecnologías permiten una comunicación fluida entre los colaboradores. Los sensores permiten saber si una persona está en el edificio y dónde se encuentra exactamente en un momento dado. Y los sistemas de videoconferencias o telepresencia también hacen posibles las reuniones entre equipos geográficamente distantes. Al mismo tiempo, la conectividad ubicua garantiza el flujo de información en distintos formatos y dispositivos, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Seguridad Los sistemas de gestión de la seguridad pueden detectar cualquier siniestro a través de los sensores específicos (llama, humo, gases, etc.) y poner en marcha las acciones tendientes a controlarlo y minimizar los riesgos (cierre de válvula de gas, activación de alarmas, etc.).
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El espacio inteligente
Los beneficios de la oficina inteligente La tecnología ha ayudado a desarrollar entornos de trabajo cada vez más eficientes, flexibles e inclusivos que ayudan a las organizaciones a mejorar la productividad al mismo tiempo que incrementan el bienestar y la seguridad de los ocupantes. Es por esto que cada vez más empresas están adoptando soluciones para transformar su entorno de trabajo en un espacio inteligente, interconectado y de alta tecnología. De acuerdo con un reporte reciente, el nuevo paradigma de la Smart Office presenta una serie de beneficios que pueden satisfacer las diferentes expectativas tanto de las empresas como de los usuarios4: Una mejor experiencia para el usuario Las tecnologías inteligentes de los nuevos espacios de trabajo tienen el potencial de mejorar la experiencia laboral permitiendo que las personas se sientan seguras, cómodas y con un mayor control sobre su entorno, y que puedan encontrar los espacios, el apoyo y los compañeros adecuados cuando los necesiten. Mayor bienestar para las personas La oficina inteligente tiene la capacidad de promover y apoyar el bienestar en el trabajo. Esto ayuda al desarrollo de una fuerza laboral más saludable, productiva y comprometida con la organización. Mayor agilidad La adopción de este nuevo paradigma hace que el espacio de trabajo sea más ágil y flexible, permitiendo su reconfiguración para dar respuesta a las cambiantes necesidades de los usuarios en tiempo real. Los trabajadores pueden encontrar los espacios que necesitan de acuerdo con su estilo de trabajo, ayudando a la colaboración y la innovación. Mayor conectividad La infraestructura tecnológica de las oficinas inteligentes brinda una mayor conectividad para dar soporte a los nuevos estilos de trabajo
Foto: Siemmens.
colaborativo. Los trabajadores pueden conectarse sin problemas a las redes en cualquier espacio dentro o fuera de la organización, lo que mejora la experiencia y la productividad. Menor impacto ambiental Las oficinas inteligentes tienen un menor impacto ambiental: ocupan menos superficie gracias a la optimización del uso del espacio, reducen el gasto de energía y los costos de los viajes gracias a sus sistemas de videoconferencia y telepresencia, y permiten el trabajo a distancia. Mayor retención de empleados Las oficinas inteligentes pueden ayudar a una empresa a establecer una cultura de trabajo positiva y a motivar a su fuerza laboral. Esto promueve un mayor compromiso entre los colaboradores y mejora la retención de los empleados. Más productividad Usando las nuevas tecnologías y un número cada vez mayor de herramientas de software dotadas con IA, los colaboradores y los equipos de trabajo contarán con instrumentos más eficaces para desarrollar todo su potencial y mejorar la productividad.
4 SIEMMENS – WORKTECH ACADEMY (2018): “The Future of the Smart Office”.
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UN DÍA EN UN EDIFICIO INTELIGENTE Cuando los usuarios llegan a un edificio inteligente, el sistema de reconocimiento facial hace que no se necesite usar tarjetas de acceso para ingresar. Los sistemas de seguridad reconocen a los usuarios, abren las puertas de manera automática y les ofrecen una selección de lugares de trabajo según sea la disponibilidad. Y a medida que avanzan por el edificio, los niveles de temperatura e iluminación se ajustan automáticamente a los niveles deseados.
Gracias a las nuevas tecnologías tanto los colaboradores como los equipos contarán con instrumentos más eficaces para desarrollar todo su potencial y mejorar la productividad.
A través de una aplicación del smartphone pueden acceder a servicios tales como, por ejemplo, hacer una reserva de sala de reuniones, pedir el desayuno o encontrar a los compañeros que están trabajando en otras zonas. Gracias al análisis de las bases de datos corporativas, el edificio también sabe qué empleados están presentes, alertando a los usuarios acerca de qué compañeros o especialistas se encuentran próximos. Por su parte, los wearables y los sensores instalados en el mobiliario de la oficina también proporcionan datos sobre el bienestar y la actividad física de los empleados ayudando a mejorar la experiencia de los usuarios a través de intervenciones activas: recomendaciones para hacer ejercicio, beber agua o simplemente descansar un rato.
Referencias: AARTS, E. et al (2002): "Ambient Intelligence". The invisible future. ANGULO, N. (2015): “Smart Working Environments, possible future scenarios, and technology adoption implications”. DENNING, P. (2001): “The invisible future: the seamless integration of technology into everyday life”. KING, O. (2017): “Smart Working: los edificios inteligentes y el futuro del trabajo”. Schneider Electric – Unwork. NAKASHIMA, H. et al. (2010): “Ambient Intelligence and Smart Environments: A State of the Art”. RUSSELL, S. & NORVIG, P. (2004): “Inteligencia artificial, un enfoque moderno”. Segunda edición. SIEMMENS – WORKTECH ACADEMY (2018): “The Future of the Smart Office”. WEISER, M. (1991). “The Computer for the 21st Century”.
Fuente: KING, O. (2017): “Smart Working: los edificios inteligentes y el futuro del trabajo”. Schneider Electric – Unwork.
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Los nuevos recursos tecnológicos Desde las máquinas de escribir manuales, las calculadoras, los enormes archivos de papel y el teléfono fijo que modelaron el paisaje laboral del siglo pasado, hasta las computadoras personales, las notebooks y los actuales smartphones provistos con la más variada gama de aplicaciones móviles, la tecnología ha cambiado por completo la geografía de la oficina. Y aunque algunas novedades parecen dignas de la mejor ciencia ficción, ya están aquí algunas de estas tecnologías emergentes que parecen estar listas para transformar, una vez más, nuestra forma de trabajar.
Desde la Revolución Industrial y hasta hace algunas décadas, la mayor parte del trabajo en la oficina era repetitivo y rutinario. Sin embargo, la evolución tecnológica cambió este panorama por completo: a partir de su irrupción, las máquinas comenzaron a reemplazar a las personas en muchos ámbitos de la producción de bienes y servicios. El pasaje entre los siglos XX y XXI también ha estado marcado por enormes transformaciones, no solo tecnológicas sino también culturales. A medida que las nuevas generaciones van accediendo al mundo laboral y se aceleran los cambios sociales, la forma en la que concebimos el trabajo también ha comenzado a transformarse aceleradamente. Y lo que una vez fue una fantasía hoy se está convirtiendo rápidamente en realidad. Actualmente, una nueva generación de máquinas está aprendiendo a realizar algunos procesos humanos para resolver problemas complejos permitiendo que las personas puedan abocarse a tareas más exigentes y que requieren habilidades tales como la colaboración, la creatividad, la empatía y la construcción de relaciones.
Oficinas de Geometry en Bogotá, Colombia. Foto: Llano Fotografía. 36
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Oficinas de BMI en Cuenca, Ecuador. Foto: Chris Falcony.
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Foto: CoWomen | Pexels.
La utilización del espacio El enfoque tradicional para organizar el espacio de trabajo ha sido la asignación de un puesto por persona y el agrupamiento de la gente por sector. Este esquema –que refleja la jerarquía y el estatus de los trabajadores por encima de su función– resulta redundante y poco eficiente ya que, gracias a los nuevos estilos de trabajo, la mayor parte de las personas ya no se sientan todo el día detrás de un escritorio realizando tareas repetitivas. De hecho, las investigaciones muestran que más del 55% de los escritorios están vacíos durante la jornada laboral y que nunca se puede encontrar una sala de reuniones disponible. Esto es así porque el trabajo se ha vuelto cada vez más colaborativo y la gente pasa más tiempo trabajando con colegas tanto dentro como fuera de la oficina. Para poder gestionar adecuadamente el espacio es necesario saber cómo se usa; no se puede modificar lo que no se conoce. Afortunadamente, con la llegada de la inteligencia ambiental hoy 38
es posible obtener información en tiempo real no solo sobre el uso del espacio sino también sobre el comportamiento de las personas que lo ocupan. Una gran gama de sensores distribuidos estratégicamente junto con los datos aportados por otras herramientas (análisis de video, tarjetas, Wi-Fi, beacons, etc.) pueden informar con precisión la ocupación de los distintos lugares de trabajo, lo que permitirá saber cuán efectivamente están siendo utilizados y cómo esta utilización se puede modificar para mejorar la productividad de los empleados. Esto permite comprender cómo trabajan día a día, identificar patrones y optimizar el uso del espacio para mejorar la experiencia laboral. A través de aplicaciones móviles para smartphone, los trabajadores también pueden saber qué espacios están disponibles en la oficina para el tipo de trabajo que deben realizar ese día, si hay salas de reuniones vacantes o qué áreas están particularmente concurridas. Esto reduce el tiempo de búsqueda de espacios adecuados para trabajar, especialmente en edificios grandes.
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Pero estos sistemas inteligentes no solo miden la cantidad de personas que han usado un espacio. Junto con los datos ambientales provenientes de otros sensores pueden ser capaces de determinar si el espacio necesita ser limpiado o necesita más aire fresco, entre otras cosas.
La era del pizarrón, el Power Point y el proyector llegó a su fin. Hoy, las salas de reuniones se convirtieron en lugares interactivos para mejorar la productividad.
Salas inteligentes para reuniones más eficientes En la actual economía del conocimiento, el trabajo colaborativo es esencial y las salas de reuniones suelen ser los espacios de trabajo más requeridos. Es por eso que resulta crucial optimizar este recurso para que la experiencia sea más eficiente. La era del pizarrón, los marcadores, el PowerPoint y el proyector parece haber llegado a su fin. Hoy, los avances tecnológicos permiten que las salas de reuniones se conviertan en lugares interactivos para mejorar la productividad. Una sala de reuniones inteligente es un entorno físico o digital en el que las personas y los sistemas tecnológicos interactúan en ecosistemas cada vez más abiertos, conectados, coordinados e inteligentes. Múltiples procesos, servicios y dispositivos –incluidas las personas– se dan cita para crear una experiencia más inmersiva, interactiva y automatizada¹. Esto es lo que no puede faltar: SISTEMA DE RESERVA DE SALAS Los sistemas de reserva de espacio facilitan la administración de salas y otros recursos y, en muchos casos, ofrecen la posibilidad de utilizarlos desde cualquier ubicación geográfica. También permiten consultar la disponibilidad de un espacio para un día, una semana o un mes determinados, e informarse de cuánto tiempo estará ocupado. Un dispositivo táctil colocado en la entrada indica quién reservó la sala y en qué horario. El sistema puede reportar problemas técnicos con algún equipo audiovisual de tal forma que estos puedan resolverse a la brevedad, y también puede generar estadísticas sobre el uso del espacio y sus recursos.
PIZARRAS DIGITALES INTERACTIVAS La realización de presentaciones en una pantalla de una sola dirección donde no hay posibilidad de interacción ya no es suficiente. Hoy en día existe una variada oferta comercial de pizarras digitales táctiles en distintos formatos que cuentan con lápiz digital para facilitar la colaboración. De esta forma se pueden realizar modificaciones desde la propia pantalla o navegar por cualquier sitio web sin necesidad de una computadora auxiliar. Disponen de conectividad Wi-Fi, cámara HD y altavoces para que los usuarios puedan compartir documentos y trabajar juntos en tiempo real tanto si están en la misma sala como si se encuentran en otra locación. También se pueden gestionar videoconferencias desde el propio dispositivo. CÁMARA 360 Además de las pizarras interacivas, existen otras herramientas muy útiles para equipar una sala de reuniones. Uno de estos productos consiste en una cámara de video de 360 grados que se ubica en el centro del recinto y gira para enfocar a cada participante mientras habla. A diferencia de las cámaras de video fijas que toman una imagen del grupo completo, centrarse en cada una de las personas puede ayudar a que la reunión se sienta más real. El lenguaje corporal y las expresiones faciales también se vuelven más claros, lo que permite una experiencia más personal.
1 GARTNER (2019): “Top 10 Strategic Technology Trends for 2019: A Gartner Trend Insight Report”. fm | 2019
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SISTEMAS DE VIDEOCONFERENCIA Y TELEPRESENCIA Dado que no siempre será posible reunir a todos los miembros del grupo de trabajo en el mismo espacio físico, contar con salas para videoconferencia y telepresencia es de gran utilidad. La videoconferencia ofrece una solución a la necesidad de comunicación corporativa. Consiste en sistemas que permiten transmitir y recibir información visual y sonora en tiempo real entre diferentes locaciones. De este modo se evitan los gastos y la pérdida de tiempo que implica el traslado físico de las personas. La telepresencia es un sistema de videoconferencia más avanzado por el cual se simula la presencia física de las personas a través de imágenes y sonidos de alta resolución. Por este medio puede simularse, con un alto grado de realidad, una reunión con personas presentes simultáneamente en distintos lugares del mundo.
EL GEMELO DIGITAL Mientras que los seres humanos existimos en tres dimensiones, nuestra Web hoy es plana. A comienzos de la era de Internet, la Web 1.0 consistía en páginas Web estáticas unidireccionales. Luego, la Web 2.0 introdujo contenido multimedia, aplicaciones interactivas y redes Oficinas de Givaudan en Buenos Aires, Argentina. sociales participativas, todas ellas mediadas Foto: Carlos Alfano. por pantallas bidimensionales. Pero durante los próximos años, con la convergencia de las redes 5G de alta velocidad junto con el rápido desarrollo de la Inteligencia Artificial, la Realidad Virtual, la Realidad Aumentada y el despliegue de millones de sensores emergerá la nueva Web 3.0, que permitirá construir un gemelo virtual de la realidad física. Así se podrán mapear digitalmente nuestras oficinas físicas en el mundo real. Y esta posibilidad, que parece un argumento de ciencia ficción, en realidad ya existe. La empresa ExpRealty, una inmobiliaria tradicional radicada en Texas, utiliza un mundo virtual similar a Second Life como sus oficinas corporativas. Esto significa que sus miles de colaboradores –cada uno con su avatar– llevan a cabo sus reuniones de equipo, seminarios de capacitación y cualquier otro tipo de evento dentro de un campus de realidad virtual. Incluso los visitantes pueden acceder al campus descargando una aplicación ad hoc. Pero el gemelo digital puede ser utilizado por cualquier organización interesada en obtener información para generar más valor en menos tiempo. Por ejemplo, los sensores de ocupación instalados en la oficina pueden ser suficientes para proporcionar un gemelo digital básico que muestre el uso del espacio y las condiciones ambientales (temperatura, nivel de ruido, ventilación, etc.) para lograr una mejor experiencia para el usuario. Con el crecimiento cada vez mayor de los sensores y el desarrollo de las interfaces de Realidad Virtual y Realidad Aumentada asistidas por IA, los límites entre el entorno físico y el digital se irán desdibujando, llevando el espacio de trabajo a un nivel completamente nuevo.
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5 ADAN, A. (2012): “Cognitive Performance and Dehydration”. Journal of the American College of Nutrition. 6 WORLD HEALTH ORGANIZATION (2009): “Global health risks: mortality and burden of disease attributable to selected major risks”.
Referencias: htpps://singularityhub.com https://www.worktechacademy.com 40
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SISTEMAS DE REALIDAD VIRTUAL De acuerdo con el último reporte de Gartner sobre tendencias en tecnología2, la mezcla de los mundos físico y virtual para crear experiencias inmersivas y más naturales será una tendencia que se irá afirmando en los próximos años. El impacto que esta tecnología podría tener en las reuniones a distancia es enorme. En el futuro, la tecnología de realidad virtual mediante el uso de avatares podría ofrecer una experiencia de conferencia realista donde los asistentes se reúnan en una sala virtual para celebrar una reunión “casi” en persona. Combinado con la tecnología de reconocimiento facial, esto podría conducir a una interacción más natural entre los participantes, sin que nadie tenga que moverse de su ubicación. SISTEMAS DE COMPATIBILIDAD ENTRE DISPOSITIVOS
hagan posible la compatibilidad entre distintos dispositivos para poder colaborar y compartir contenidos de manera inalámbrica sin interferencias ni problemas técnicos. SISTEMAS DE CONTROL AMBIENTAL Y AUTOMATIZACIÓN Es imprescindible contar con un sistema de control y automatización inteligente para gestionar las distintas aplicaciones (audiovisuales, ambientales, etc.) que hacen posible una presentación o una videoconferencia. La implementación de ventanas y cerramientos inteligentes para bloquear la luz durante una presentación o para mantener las reuniones más privadas ajustando la opacidad del cristal también puede ser de gran utilidad. Cuando la sala no está en uso, la película de oscurecimiento presente entre los cristales se apaga.
En la era del BYOD (Bring Your Own Device) es imprescindible contar con asistentes que
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2 GARTNER (2019): “Top 10 Strategic Technology Trends for 2019: A Gartner Trend Insight Report”. fm | 2019
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Aplicaciones para la productividad Alentados por el desarrollo tecnológico y la llegada de las nuevas generaciones al mercado laboral, muchos paradigmas de la comunicación y del propio trabajo han comenzado a cambiar en la oficina. El uso de redes sociales tales como Facebook, Twitter, LinkedIn, Whatsapp e Instagram está empezando a ser más tolerado y, a medida que los Millennials comienzan a alcanzar posiciones de liderazgo, este cambio se profundiza. Para las nuevas generaciones, las aplicaciones móviles junto con el smartphone integran un ecosistema digital de múltiples funciones –incluyendo las productivas– que proporciona una experiencia fluida, intuitiva y accesible. Su gran ventaja es que están diseñadas para estar al alcance de todos y, junto con la eficiencia, la facilidad de uso y una buena experiencia de usuario, son altamente valoradas por los consumidores. Estas son algunas de las aplicaciones básicas con las que habrá que contar hoy en la empresa para sacar el mayor provecho posible del mundo digital:
TRABAJO REMOTO En la actualidad existe una gran cantidad de aplicaciones de oficina que van desde los editores de texto más sencillos hasta las suites más completas. Gracias a estas aplicaciones es posible trabajar en cualquier sitio desde un dispositivo móvil con todo tipo de formatos y documentos: procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc. La mayor parte de los smartphones y tabletas basados en Android cuentan con las aplicaciones nativas de Google para estas tareas básicas. Además, es posible compartir carpetas y documentos en La Nube simplificando la colaboración y el trabajo en equipo. COLABORACIÓN Y COMUNICACIÓN La herramienta más sencilla y al alcance de todos para la colaboración y la comunicación dentro de la empresa es el correo electrónico, una forma de comunicación asincrónica que puede resultar lenta tanto para compartir información como para tomar decisiones. Pero por otra parte, los servicios de chat –muchos de ellos orientados al entorno empresarial– permiten una comunicación más ágil y en tiempo real.
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Para las videoconferencias también hay aplicaciones que, en su versión gratuita, brindan un óptimo desempeño: Skype o Google Hangouts pueden mantenernos en contacto permanente con nuestros colaboradores. GESTIONAR LA INFORMACIÓN El mundo de los consumidores hace uso de soluciones de sincronización de archivos y almacenamiento en La Nube adaptadas a la poca capacidad de los dispositivos móviles. Dropbox y Google Drive son aplicaciones sumamente útiles tanto para transportar como para compartir archivos y, además, cuentan con una gran capacidad de espacio disponible. Para compartir archivos de gran tamaño también se puede contar con almacenamiento temporal en servicios gratuitos tales como WeTransfer o AnySend que permiten el alojamiento de información de gran tamaño por un período determinado de tiempo, desde unas pocas horas hasta varios días.
ENCONTRAR UN ESPACIO DE TRABAJO Actualmente, muchas personas trabajan en los lugares que eligen y donde prefieren estar para hacer su tarea. Aplicaciones tales como Liquidspace son un gran recurso para que los equipos que trabajan en forma remota encuentren lugares para reunirse fuera de la oficina. Permite realizar búsquedas basadas en las necesidades: Wi-Fi, tamaño de la mesa, la comida, el nivel de ruido, opciones de transporte, etc. Cuenta con una enorme oferta de locaciones, incluidas las capitales de Latinoamérica. CONTROLAR EL ENTORNO Los sistemas de automatización de los edificios inteligentes pueden controlar y comunicar infinidad de parámetros que permiten a los usuarios adecuar las condiciones de confort según sus necesidades desde dispositivos remotos tales como PC’s, smartphones o tablets. También se pueden controlar todas las acciones necesarias para iniciar una videoconferencia o proyectar una presentación, activar los sistemas de oscurecimiento, dimerizar las luces, cambiar la salida de audio de los parlantes, etc. Los datos sobre ocupación del espacio en tiempo real también ofrecen la posibilidad de gestionar la reserva y ocupación de las salas de reuniones, comprobar los espacios asignados mediante el sistema de hotelling, etc.
Los asistentes virtuales
Alentados por el desarrollo tecnológico y la llegada de las nuevas generaciones al mercado laboral, muchos paradigmas han comenzado a cambiar en la oficina.
Los asistentes personales tuvieron su inicio en los comandos de voz de los smartphones para solucionar el problema de tener que escribir texto en una pantalla de pequeñas dimensiones. Sin embargo, hoy ya no se limitan a sustituir el teclado, realizar búsquedas o poner en marcha programas; ahora pueden ejecutar tareas en forma autónoma.
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Con el tiempo Cortana, Siri o Alexa (por mencionar a los más conocidos) aprenden los hábitos, los gustos y las necesidades del usuario siendo capaces de anticiparse a ellos: brindan información relevante (clima, tránsito, horarios de vuelos, etc.), alarmas, recordatorios, y demás. Para llevar a cabo estas tareas es necesario que el asistente conozca los datos personales del usuario (geolocalización, agenda, historial de búsquedas, comunicaciones) y que, junto con ello, tenga acceso al correo electrónico, las redes sociales, la mensajería instantánea, etc.
Foto: Steelcase.
El uso de los asistentes virtuales en la oficina va a cambiar radicalmente la forma en que la gente interactúa con sus equipos. Usar la voz para imprimir un documento, hacer una llamada o enviar un correo es mucho más eficiente y en el futuro será la norma. Estos son algunos de los dominios que podrán mejorar: Productividad: los asistentes virtuales complementarán el trabajo de las personas asumiendo las tareas repetitivas y liberando al empleado para que se centre en proyectos de alto nivel. Algunas de ellas pueden consistir en la programación de reuniones o videoconferencias, la reserva de la sala, la coordinación de la agenda de los participantes y la preparación de la tecnología necesaria para llevarlas a cabo.
El uso de los asistentes virtuales en la oficina va a cambiar radicalmente la forma en que la gente interactúa con sus equipos.
Comunicación: a medida que evoluciona, el procesamiento del lenguaje natural que utiliza la inteligencia artificial ayudará a comunicarse y a colaborar de manera más efectiva. Recolección de datos: otra capacidad del asistente virtual que mejorará en gran medida la productividad es su capacidad para recopilar grandes cantidades de datos y encontrar la información más relevante para un proyecto determinado. Accesibilidad: para algunas personas que pueden tener dificultades motoras o sensoriales, los asistentes virtuales pueden ser de gran ayuda al facilitar las posibilidades de realizar nuevas tareas.
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Referencias: FORREST, C. (2018): “15 Ways Voice Assistants Are Going To Change The Office”. How To Optimize The Smart Office. GARTNER (2019): “Top 10 Strategic Technology Trends for 2019: A Gartner Trend Insight Report”. KRAUTH, O. (2018): “11 Products To Make Your Conference Rooms Smarter And Easier To Use”. How To Optimize The Smart Office. McLELLAN, C. (2018): “Optimising The Smart Office: A Marriage Of Technology And People”. How To Optimize The Smart Office. PLOW CONSULTING – WORKTECH ACADEMY (2018): “Guide to Utilisation Technology”.
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Los nuevos modelos laborales solo pueden ser eficientes con una adecuada integración entre las personas, la tecnología y el espacio físico. Con la rápida proliferación de las tecnologías móviles y ubicuas y el desarrollo del análisis de Big Data se ha abierto una gran oportunidad para incorporar al diseño de la oficina información basada en la experiencia del usuario. Así, la tecnología se pone al servicio de la gestión del espacio para aprovechar todo el potencial que este activo estratégico representa para la organización.
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Oficinas de Concha y Toro en Santiago de Chile. Foto: William Rojas.
En apenas un minuto de actividad en Internet se envían 188 millones de correos electrónicos, se hacen 3,8 millones de búsquedas en Google, se ven casi 700 mil horas de películas y series en Netflix, se mandan más de 41,6 millones de mensajes por WhatsApp y Facebook Messenger, se ven 4,5 millones de videos en YouTube y se gasta casi 1 millón de USD en compras on line entre muchísimas otras actividades1. Cada uno de estos movimientos deja una huella digital que, cuando son analizadas en su conjunto, ofrecen un panorama cada vez más detallado del comportamiento tanto de individuos como de grupos. Hoy, gracias a las nuevas tecnologías y al enorme crecimiento de Big Data es posible comprender lo que las personas dicen y cómo se conectan. Por un lado, los smartphones y las redes sociales ofrecen una oportunidad única para comprender el impacto de cada persona dentro de un grupo, sus gustos, sus costumbres y hasta su estado de ánimo y su salud mientras que, por el otro, los avances en el procesamiento del lenguaje natural ofrecen una mayor capacidad para organizar y analizar las grandes cantidades de texto provenientes de Internet y otras fuentes. Con el aporte de estos datos estaremos en mejores condiciones para descubrir cuáles son los comportamientos que hacen que las personas sean más productivas, felices y creativas en el lugar de trabajo. Esto nos ayudará a reconocer la relación
1 https://www.visualcapitalist.com/what-happens-in-an-internetminute-in-2019/
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que existe entre el espacio físico, la organización y sus miembros, y nos brindará valiosa información para incorporar al diseño conceptos basados en la experiencia del usuario.
La Sociometría en la era de Internet La capacidad que hoy nos brinda la tecnología de recopilar y analizar grandes cantidades de datos ha transformado enormemente una serie de campos del conocimiento humano. Esto ha dado origen a nuevas áreas de investigación dentro de las Ciencias Sociales que aprovechan los vastos recursos que ofrece Big Data para estudiar el comportamiento humano con una amplitud, profundidad y escala sin precedentes. Las grandes empresas tecnológicas tales como Google han sido pioneras en esta área. Las nuevas tecnologías tales como las redes sociales, el correo electrónico, las tarjetas de identificación y los datos de los teléfonos celulares en particular, nos brindan una idea muy detallada, segundo a segundo, de las interacciones entre las personas durante largos períodos de tiempo al mismo tiempo que proporcionan valiosa información sobre la estructura y el contenido de estas relaciones hasta ahora no detectadas2.
2 PENTLAND, A. et al. (2009): "Life in the network: the coming age of computational social science". Science.
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Todos los movimientos en Internet dejan una huella digital que, cuando son analizados, pueden ofrecer un panorama del comportamiento tanto de individuos como de grupos.
A fin de comprender mejor estas relaciones en los entornos de trabajo, la sociometría aplicada al ámbito organizacional –una disciplina que se basa en un conjunto de técnicas concebidas para investigar, medir y estudiar los vínculos que se dan en los grupos humanos– permite la reacomodación de equipos y la reformulación de liderazgos a favor de la productividad grupal. Se ha comprobado que, cuando una persona está cómoda, se siente más segura y tiene mayores posibilidades de desempeñarse mejor en cualquier tarea. Para obtener estos datos, la forma tradicional más utilizada ha sido la implementación de encuestas y cuestionarios. Pero la naturaleza humana tiene sesgos y prejuicios que pueden volver imprecisa esa información. Así, gracias a la gran cantidad de huellas que dejamos en el mundo digital, hoy es posible descubrir patrones sociales en la actividad diaria del
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usuario, inferir relaciones e identificar los lugares de importancia social junto con un modelo de los ritmos y el funcionamiento de la organización. Estos medios proporcionan buenas aproximaciones a las interacciones sociales y generan modelos de movilidad que cuentan con la gran ventaja de poder ampliarse a miles de personas. Según un artículo publicado en 2005 por Nathan Eagle y Alex Pentland3, la misma naturaleza ubicua de la tecnología móvil hace de los teléfonos un medio ideal para el estudio tanto de las personas como de las organizaciones. La información abarca la ubicación, las comunicaciones y el comportamiento de los usuarios pero excluye el contenido de las llamadas y los mensajes de texto para preservar la privacidad de los datos. Dado que para evaluar la eficacia del espacio de trabajo es necesario conocer la experiencia de los usuarios dentro de ese espacio, esta información aporta una valiosa referencia acerca de la relación entre el entorno físico y las actividades de las personas junto con datos sobre los aspectos sensoriales y emocionales que influyen en su comodidad, creatividad, desempeño y calidad de vida.
De la Física Social a People Analytics La Física Social es un campo de la ciencia conocido desde hace más de dos siglos que utiliza herramientas matemáticas inspiradas en la Física para comprender el comportamiento de las multitudes humanas. Hoy, gracias a las nuevas capacidades tecnológicas que permiten recopilar y analizar enormes cantidades de datos sobre la interacción humana, la ciencia de la Física Social se actualiza para proporcionar información sobre cómo grandes grupos de personas toman decisiones en diferentes ámbitos tales como la salud, las finanzas, la política, etc. Aunque el tamaño de los grupos que se analizan ha llegado a alcanzar el de ciudades enteras, lo que realmente importa es cómo las personas están conectadas entre sí y cómo, en su conjunto, crean un mercado financiero, un gobierno, una empresa y otras estructuras sociales. 3 EAGLE, N. & PENTLAND, A. (2005): “Reality mining: sensing complex social systems”. Springer-Verlag London.
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Sociometría en la oficina
Hoy se puede recolectar una enorme cantidad de información que puede ayudar a las organizaciones a medir la eficiencia del diseño del espacio de trabajo.
Cuando se reúnen los conceptos de la Física Social, la Inteligencia de Negocios y Big Data para optimizar los resultados de una organización, estamos frente a lo que se ha dado en llamar “People Analytics”. Los expertos en este campo –fundamentalmente Ben Waber y Alex Pentland–, sostienen que sus herramientas de análisis se pueden aplicar de manera efectiva a todas las partes de la empresa con el fin de transformar las operaciones y la eficiencia de los trabajadores.
ENDOR, EL "GOOGLE" DEL ANÁLISIS PREDICTIVO
Ben Waber4 aclara, sin embargo, que conocer quién se comunica con quién, cómo se usan las herramientas informáticas relacionadas con la productividad o si hay estilos que no están bien soportados por la tecnología de trabajo actual, puede proporcionar a las empresas un gran panorama de situación, pero restringido solo al aspecto digital de la cuestión.
Las empresas a menudo emplean a científicos de datos para recopilar información relevante para la marcha de su negocio. Sin embargo, el análisis de los datos para responder a una o dos de esas consultas puede llevar semanas o incluso meses. Ahora, Endor permite a cualquier persona con o sin conocimientos de tecnología, cargar datos en bruto e ingresar cualquier pregunta de negocios en una interfaz similar a la de un motor de búsqueda on line y recibir respuestas precisas en solo 15 minutos.
El aporte de datos sobre el mundo físico también se está expandiendo a un ritmo vertiginoso gracias al rápido desarrollo de las tecnologías de detección inalámbrica. Desde las tarjetas de identificación de la empresa y los teléfonos celulares hasta los sensores ambientales, todos proporcionan grandes cantidades de información que puede ser aprovechada. Al combinar los datos precisos de ambos mundos –el real y el virtual– es posible entender el comportamiento de las personas a una escala inimaginable. Waber afirma que la interpretación de estos datos transformará nuestra comprensión sobre aspectos cruciales del lugar de trabajo tales como los patrones de socialización, el impacto del layout y las claves de la creatividad, entre otros. Así, este
4 BEN WABER (2013): “People Analytics: How Social Sensing Technology Will Transform Business and What It Tells Us about the Future of Work”. FT Press. 50
Se trata de una plataforma de análisis predictivo desarrollada en el MIT Media Lab por Alex Pentland –profesor de Artes y Ciencias de Toshiba– y Yaniv Altshuler –ex doctorado del MIT– que analiza Big Data para responder consultas de negocios en un lenguaje sencillo.
La plataforma se basa en los métodos de la Física Social que utiliza modelos matemáticos y aprendizaje automático para comprender y predecir los comportamientos de la multitud. Los usuarios de este nuevo servicio cargan datos relevantes para su consulta tales como registros de llamadas de teléfonos móviles, actividad en la Web o en las redes sociales, etc. Para llegar a una respuesta, la plataforma identifica patrones de comportamiento anterior entre los datos y utiliza modelos de Física Social para predecir el comportamiento futuro.
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conocimiento se podrá usar para crear nuevas formas de organizar a la gente que mejorarán la forma en que trabajamos y para diseñar espacios de trabajo que respondan al contexto social.
Cómo aplicarlo en el espacio de trabajo Actualmente existen nuevas formas de trabajo y de organización social; hasta la naturaleza misma del trabajo está cambiando radicalmente. Reconocer los insights relevantes sobre el espacio y su relación con la organización y sus miembros permite optimizar el diseño y la eficiencia. Para lograr una gestión eficiente del espacio se debe contemplar la dinámica del trabajo, los patrones dentro de los que se mueve la actividad, la comunicación interna y la cultura de la compañía, y se deben ofrecer soluciones en relación con las necesidades de las personas y la tecnología. Hoy, las empresas buscan mejorar el rendimiento y la productividad así como potenciar el desarrollo personal y la calidad de vida de los empleados. Para ello, habitualmente se utilizan varios tipos de métricas a través de las cuales es posible conocer, evaluar y diagnosticar distintos aspectos de la organización tales como la estructura, el clima, la cultura y los procesos.
interacción de las personas dentro del espacio de trabajo, representan un recurso invaluable. En el actual mundo globalizado, la agilidad desempeña un papel central para el funcionamiento exitoso de las organizaciones en las que priman las redes de equipos por sobre las jerarquías estructurales, y en las que el diseño de la oficina responde cada vez más al contexto social. Comprender cómo se relacionan las personas analizando atributos tales como la cohesión del grupo, la participación activa de cada miembro, la cantidad y calidad de sus conexiones, cómo fluye la información, dónde se producen cuellos de botella, entre muchas otras métricas, ayudará a que las empresas puedan generar cambios orientados a mejorar la productividad. Un tema importante a tener en cuenta es que esta información puede ser una amenaza para la privacidad, por lo que es importante utilizar la tecnología de recopilación de datos en forma optativa, proteger el anonimato de los participantes y garantizar que no se divulgarán los datos personales. Esta es la única forma en que esta tecnología puede obtener una amplia aceptación.
Pero con la explosiva proliferación de las tecnologías móviles y ubicuas se ha abierto una gran oportunidad para recolectar una enorme cantidad de información sobre el comportamiento de las personas, que puede ayudar a las organizaciones a medir no solo la eficiencia del espacio en términos de costo sino también a calibrar en qué medida el diseño del espacio de trabajo le da soporte a la estrategia de negocios. Gracias a la enorme cantidad de datos provenientes de una amplia variedad de fuentes es posible acceder a información muy detallada sobre cómo trabajan las personas para evaluar su eficiencia. Porque incluso pequeñas intervenciones en el diseño del espacio pueden producir cambios en el comportamiento individual o grupal que hagan a las personas más creativas y productivas.
Referencias:
Estas nuevas herramientas que permiten contar con retroalimentación en tiempo real sobre los patrones de comunicación y los estilos de
https://www.visualcapitalist.com/what-happens-in-an-internetminute-in-2019/
CHOUDHURY, T. & PENTLAND, A. (2003): “The Sociometer: A Wearable Device for Understanding Human Networks”. Human Design Group. EAGLE, N. & PENTLAND, A.(2005): “Reality mining: sensing complex social systems”. Springer-Verlag London. GIPS, J. P. (2006): “Social Motion: Mobile Networking through Sensing Human Behavior”. LEPRI, B. et al. (2013): “The SocioMetric Badges Corpus: A Multilevel Behavioral Dataset for Social Behavior in Complex Organizations”. PENTLAND, A. (2004): “Social Dynamics: Signals and Behavior”. MIT Media Laboratory Technical Note 579. PENTLAND, A. et al. (2007): “Enhancing Organizational Communication using Sociometric Badges”. PENTLAND, A. et al. (2009): "Life in the network: the coming age of computational social science". Science. WABER, B. et al. (2007): “Understanding Organizational Behavior with Wearable Sensing Technology”. WABER, B. et al. (2007): “Organizational Engineering using Sociometric Badges”. WABER, B. (2013): “People Analytics: How Social Sensing Technology Will Transform Business and What It Tells Us about the Future of Work”. FT Press.
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Sociometría en la oficina
EL SOCIÓMETRO
“Mucho antes de tener lenguaje tuvimos la habilidad para cazar, movernos y sobrevivir como grupo, tal como lo han hecho todas las especies sociales. Tiene sentido pensar que las señales de comunicación que usamos durante tanto tiempo sean tan poderosas.” Prof. Alex Pentland, MIT Media Lab. Sociometric badge (el sociómetro) es un dispositivo electrónico portable similar a las tarjetas de identificación, desarrollado por el Human Dynamics Group en el Media Lab del MIT, que mide los patrones de comportamiento individuales y colectivos en forma automática, y que predice el comportamiento humano a partir de señales sociales inconscientes. Estos patrones, afirma el experto Alex Pentland, provienen de señales sociales ancestrales no lingüísticas (por ejemplo, el tono de voz, los gestos, el lenguaje corporal), a menudo tan importantes como los contenidos lingüísticos en la predicción de la conducta. El tono de voz y el acento se encuentran entre las más poderosas de estas señales sociales aunque (y tal vez debido a ello) las personas somos generalmente inconscientes de ellas. El dispositivo es capaz de medir las interacciones cara a cara entre los usuarios, registrar el tiempo de conversación, la proximidad de otras personas y los niveles de actividad física a través de las señales sociales derivadas de las características vocales, el movimiento del cuerpo, y la ubicación relativa. Luego, los datos recogidos por los dispositivos son analizados por algoritmos propietarios. La información recogida es anónima de modo que la privacidad de los usuarios está asegurada.
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Este sociómetro puede recoger y analizar datos sobre el comportamiento de cientos de personas durante períodos prolongados de tiempo. Sus capacidades actuales incluyen5:
• Medición del movimiento corporal utilizando
un acelerómetro de 3 ejes. Esto puede detectar actividades tales como caminar, sentarse, asentir con la cabeza, mover las manos, etc.
• Extracción de las características de la voz
en tiempo real para medir señales sociales no lingüísticas. Esto no registra ningún contenido pero es capaz de identificar señales tales como el entusiasmo, el nivel de interés y la capacidad de persuasión.
• Localización del usuario en espacios interiores mediante la medición de la intensidad de la señal recibida en estaciones de base fijas.
• Captura del tiempo de interacción cara a cara
a través de un sensor infrarrojo (IR). Cuando los usuarios tienen una línea de visión directa entre sí, se recibe una señal IR.
• Captura de datos de proximidad mediante Bluetooth y transceptor de radio.
• Comunicación con Bluetooth habilitado
en dispositivos móviles para proporcionar información al usuario.
5 PENTLAND, A. et al. (2007): “Enhancing Organizational Communication using Sociometric Badges”.
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