Forma-te 14 AAUAv Painel A: À conversa com antigos dirigentes Com a presença de Pedro Almeida, Ana Duarte e Luís Lemos Quanto mais atividades temos, maior é o nosso compromisso, a atitude aumenta, e fazemos mais e melhor Delegar é importante, mas a quem delegamos tem de ter a responsabilidade de cumprir e ser autónomo
Em atividades novas, apoiar na experiencia de outros núcleos que desenvolvem atividades semelhantes
Uma liderança coesa tem de tomar uma decisão baseada na sua equipa. Reunir e debater antecipadamente é fulcral
Transparência, Motivação e Pluriedade devem ser os pilares de um associativista
Uma reunião de coordenação deve servir para: distribuir tarefas, traçar objetivos, fazer o balanço das atividades, motivar a equipa, abrir espaço a discussão
Fazer por incentivar as críticas construtivas apenas ajuda à expansão das metas e da visão do núcleo
Mais vale poucas atividades e bem alocadas, que muitas pouco participadas. Atrair professores às atividades dá-lhes maior credibilidade e adesão
Painel B: Modelo Cultural da Associação Académica Com Daniel Neiva Projetos apresentados: - Chá das 5 - Boom cultural - Arraial
-Semanas Académicas - Atividades na praia - Coma e Codj - Descida do Vouga - Noites no BE - Ciclo de cinema - Semana Cultural na Cidade
Discussão: 1) Dinâmica das noites no BE – maior variedade, abrir os 2 espaços, criar um BE como ponto de convívio, noites temáticas (dress-codes, festas de Erasmus), maior comunicação, alterar horários, festas da bolsa, cartões de finos, atividades a partir das 21h com torneios, happy hours 2) Novas ACD’s culturais – estabelecer núcleos como ponte para as ACD’s, formação de atores, fotografia, creditar as ACD’s, culinária, cinema, visitas a museus, dança do ventre, atividades de cultura científica 3) Novas atividades culturais feitas pelos núcleos – criar encontros nacionais, dia dos núcleos culturais, dias abertos, promoção de debates, exposições fotográficas sobre o curso e o núcleo 4) Novas atividades para a AAUAv – Semana cultural, conhecer a cidade (peddypaper, eventos conjuntos), debates, “Quem quer ser milionário”, continuar as conversas informais dos 35 anos, International Dinner 5) Aspetos a melhorar nas atividades – Melhor divulgação, plataforma informativa, calendário geral, criar grupos de organização das semanas académicas, apostar nas sinergias, existir registo fotográfico das atividades, abrir os eventos à comunidade
Painel C: Gestão Administrativa e Financeira da AAUAv Transparência e segurança: faturas; responsabilidade legal; liderança; conta bancaria (garantir registos, justificar registos), correta prestação de contas; comprovativos de todos os movimentos Registo e Controlo: contas; inventario; ponto da situação (global e por atividade); prestação de contas a qualquer instante Arquivo contabilístico: comprovativos de despesas e receitas armazenadas no Gabinete financeiro; fotocopias dos movimentos
Compras: AAUAv; nif: 501618970; combustível (registo de Km e matricula) Conta bancaria: alteração de titulares (formulário, entregar ao gabinete financeiro, pedir acesso online) Banco online: transferências; pagamentos; requisição de cheques Fundo Fixo de Caixa: dinheiro destinado a despesas correntes; registo mensal dos gastos (comprovativos anexados); reforço através de transferência ou cheque Entrega de Contabilidade: folha do FFC; comprovativos de despesa; talões de depósito; cópia de cheques pagos; tudo entregue até dia 8 de cada mês Cheques vs Dinheiro: facilidade de pagamento; registo na conta bancaria, maior controlo, segurança Mapa de despesas (km): despesas diversas (para valores superiores a 50% do FFC); deslocações (28 cent/ km); pagamentos por transferência Recibos ou Vendas a dinheiro: dep. Apoio aos núcleos enviar nome, nif, valor, data, atividade; requisição para atividades específicas do sistema para alocações específicas (ex. eneeg) PAO e RAC: planeamento correto e relatório; evolução; identificar pontos positivos e negativos; transmissão de informação entre coordenações Orçamentos: previsão de custos; previsão de despesas; simulação de vários cenários; alteração do planeamento Serviços disponíveis: frota; gabinete de imagem, espaços, advogado, gabinete financeiro, loja Central de compras: economia de escala; preços mais baratos mesmo com fatura Reuniões: registo de todas as reuniões; regularidade em reuniões de coordenação; modelo de ata (data, elementos, pontos pendentes, ponto discussão, próxima reunião)
Painel D: Projeto “Aveiro é Nosso” Com a presença do Quiaios Processo de faturação no núcleo através da compra de uma impressora (pode ser abatida na divida) por 150€
Obrigatório faturar 120% do valor nas compras nas semanas académicas
Semana do enterro com 8 dias
Bilhetes no recinto a 12€
Possibilidade dos bilhetes diários serem vendidos pelos núcleos
Sugerir bilhete geral por 42,5€
Possibilidade de Fundo de Solidariedade para núcleos mais pequenos
Conta conjunta, para investir fundos que os núcleos têm parados na conta, gerando liquidez
Distribuir cartões MEO, por cada cartão ativo e carregado com 25€ o núcleo recebe 5€. Os cartões têm validade de 6 meses
Possibilidade de vendas da marca “Aveiro é nosso” nas sedes dos núcleos
Possibilidade de novo merchandising
Descontos para sócios: sistema de pontos, user com conta, cada ponto equivale a 5 cêntimos, dinheiro valido em vales nos parceiros e descontos nos produtos da AAUAv e Aveiro é nosso
Painel E: Integração dos novos alunos Com André Reis e João Martins
Atual oferta: concertos
Paralelamente o CP organiza o Campus 4us
O que a AAUAv pode fazer: matriculas, campus 4us (com acompanhamento dos núcleos), integra-te e atividades continuas (IA)
Proposta: formação de uma comissão no próximo conselho de núcleos
matrículas
e
semana
de
Painel F: Desporto na UA Com o Augusto
Intra-cursos: utilizar espaços livres e tempos mortos
Taça UA: apenas e só cursos
Equipamentos: renegociações coletivas
Possibilidade de 2 equipas em grupos diferentes
ACD’S
Arbitragem
Painel G: Comunicação e Imagem
Uniformização: logos; estratégia de imagem; cartazes semelhantes; variação de templates por temas (palestras, festas); variação de fundos, cores, escrita;
Software simples e fornecido
Formação de tratamento de imagem
Candidatura não presencial à comissão
Divulgação dos dirigentes dos eventos
Comissão de imagem: propor templates de cartazes; rever imagem do face; divulgação dos eventos de toda a estrutura
Todas as páginas tem de ser de gostos
Reformular site: pouco atrativo; espaço para núcleos, possíveis custos inerentes aos núcleos
Merchandising: marcar o “Aveiro é nosso”
Aveiro é nosso: atividades grandes para a cidade levarem o cunho Aveiro é nosso; 50% da joia reverte para o núcleo que arranja parceiro, os parceiros não serão exclusivos
Painel H: Intervenção Pedagógica: desafios futuros
Qual a atual intervenção pedagógica dos núcleos:
- Atividade que complementam o ciclo de estudos dos estudantes como conferencias, workshops, visitas de estudo - Grupos de estudo - Apontamentos - Acompanhamento dos antigos alunos - Programa de estágios - Programa de tutoria - Proximidade com a comissão de curso, direção de curso e de departamento
Regulação da nomeação dos representantes de curso
Qual deveria ser o papel no futuro?
Olhar com atenção para o facto de muitos alunos abandonarem a universidade após o 1ºciclo de estudos e não prosseguirem para o segundo ciclo. Principais problemas apresentados: fraca oferta de ramos dos mestrados, os mesmos professores, iguais programas de estudo aos da licenciatura
Proposta: formação de uma comissão no próximo conselho de núcleos
Painel I: Planeamento de Atividades e PAO Planeamento estratégico: situação atual; objetivos; estratégia; pensar a organização; visão global da organização; concentração de energias e recursos; potencia o desenvolvimento de novos rumos; antecipa potenciais mudanças da organização; agiliza o cumprimento de objetivos e metas. Fases do planeamento: 1) Histórico e contexto: conhecimento do passado do núcleo; análise crítica dos planos e relatórios; benchmarking 2) Definição com objetivos e prioridades: visão, missão e valores; identificar stakeholders; analise de envolvente interna/externa; identificação de expectativas e propósitos; definição de objetivos e metas 3) Estratégias e critérios de sucesso: formulação da estratégia; definir condições de avaliação e sucesso 4) Preparação operacional e Implementação: desdobramento de projectos e operações; divisão de tarefas e atribuição de responsabilidades; estabelecer prazos médios e finais 5) Controlo e avaliação: monotorização constante de execução; relatório de atividade; feedback de participantes/organização; análise comparativa com o passado; sugestões/perspetivas futuras Orçamento: histórico: brainstorming de captação de receitas; previsão de participantes; custos fixos e variáveis Objetivos: dar a conhecer as metas traçadas para o mandato; toda a coordenação deverá ter um plano ativo na elaboração do PAO Procedimentos: reunir a equipa; definir estratégias; definir aproximadamente o número de atividades e datas; distribuir tarefas; prever o investimento necessário Valores: democracia; inclusão; representação; transparência Importância e Necessidade do PAO: aprovação; legitimidade para a ação; compromisso dos dirigentes; responsabilidade; transparência; ter noção da
distribuição das atividades ao longo do mandato; acompanhar o desenvolvimento das atividades Prejuízo/lucros: instituição sem fins lucrativos; balanço do PAO tem de ser 0€; o RAC pode dar lucro ou prejuízo Como avaliar um mandato? Enorme diversidade de critérios; critérios passiveis de níveis de importância dados aos mesmos; definir os critérios de sucesso.