Plan Anticorrupcion y Atencion al Ciudadano by Luis Alberto Valderrama Gil

PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P.

abril 30 ESTRATEGIAS PARA LA IMPLENENTACIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

2013

La herramienta “Estrategias diseñadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de EPN E.S.P.“ es un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestión de la empresa, éste, incluye cuatro componentes autónomos e independientes; el primero de ellos hace énfasis en la metodología del mapa de riesgos de corrupción y las medidas para controlarlos y evitarlos, el segundo las medidas anti trámites, el tercero la rendición de cuentas y el cuarto los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. Adicionalmente, se incluye la resolución de adopción del presente manual acorde con la estructura organizacional de las Empresas Públicas de Neiva.

Cumplimiento del artículo 73 de la Ley 1474 de 2011.

Tabla de contenido PRESENTACIÓN............................................................................................................................................................................... 3 IDENTIFICACIÓN DE EPN E.S.P ................................................................................................................................................. 4 DESCRIPCIÓN ................................................................................................................................................................................. 5 DEFINICIÓN ...................................................................................................................................................................................... 8 OBJETIVOS DEL PLAN ................................................................................................................................................................... 9 COMPONENTE ESTRATÉGICO DE EPN.............................................................................................................................. 10 Misión................................................................................................................................................................................................. 10 Visión ................................................................................................................................................................................................. 10 Objetivos Institucionales............................................................................................................................................................... 10 Política de Calidad .......................................................................................................................................................................... 11 Principios éticos .............................................................................................................................................................................. 11 Valores............................................................................................................................................................................................... 12 Decálogo de los empleados de EPN .......................................................................................................................................... 13 Fines de EPN .................................................................................................................................................................................... 13 Marco Legal del Plan anticorrupción y atención al ciudadano ............................................................................................ 14 Estructura Organizacional de EPN ............................................................................................................................................. 15 Mapa de Procesos de EPN ........................................................................................................................................................... 15 Estructura del comité ................................................................................................................................................................... 16 Competencias del comité ............................................................................................................................................................. 16 Funciones del Comité .................................................................................................................................................................... 19 Gestión del Comité........................................................................................................................................................................ 20 Seguimiento a las acciones del Comité ..................................................................................................................................... 20 Acciones de Control de áreas de Coordinación del Comité ............................................................................................. 21 1° COMPONENTE DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO....................................... 22 Metodología para la identificación de riesgo de Corrupción .............................................................................................. 22 Inventario de trámites ................................................................................................................................................................... 22 Análisis del riesgo de Corrupción .............................................................................................................................................. 22 Valoración del riesgo de Corrupción ........................................................................................................................................ 28 Política de administración del riesgo de Corrupción ............................................................................................................ 29 Seguimiento a los riesgos de Corrupción................................................................................................................................. 30 Mapa de riesgos de Corrupción.................................................................................................................................................. 30 2° PROCEDIMIENTO COMPONENTE ANTI TRÁMITES ................................................................................................ 31 Definición.......................................................................................................................................................................................... 31 Objetivos........................................................................................................................................................................................... 31 Alcance .............................................................................................................................................................................................. 31 Responsable...................................................................................................................................................................................... 31 Normas que regulan el procedimiento del componente Anti Trámite ............................................................................ 31 Actividades ....................................................................................................................................................................................... 32 Flujograma ........................................................................................................................................................................................ 34 Documentos y Registros .............................................................................................................................................................. 34 Cronograma, Prevención de los Eventos de Corrupción .................................................................................................... 35 Cronograma Anti Trámites.......................................................................................................................................................... 36 3° PROCEDIMIENTO COMPONENTE DE RENDICIÓN DE CUENTAS.................................................................... 37 Definición de Rendición de Cuentas con enfoque Social ..................................................................................................... 37 VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Objetivos del Procedimiento de Rendición de Cuentas con Enfoque Social .................................................................. 37 Alcance .............................................................................................................................................................................................. 37 Responsable del Procedimiento de Rendición de Cuentas.................................................................................................. 37 Normas que regulan el Procedimiento de Rendición de Cuentas ..................................................................................... 37 Actividades del procedimiento de Rendición de Cuentas ................................................................................................... 40 Flujograma del Procedimiento de Rendición de Cuentas a los ciudadanos..................................................................... 41 Documentos y Registros del Procedimiento de Rendición de Cuentas .......................................................................... 41 Cronograma de Rendición de Cuentas ................................................................................................................................... 42 4° PROCEDIMIENTO COMPONENTE “MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO” ............................................................................................................................................................................................................. 43 Definición ......................................................................................................................................................................................... 43 Objetivos ......................................................................................................................................................................................... 43 Alcance ............................................................................................................................................................................................. 43 Responsable .................................................................................................................................................................................... 43 Normas ............................................................................................................................................................................................ 43 Actividades ...................................................................................................................................................................................... 44 Documentos y Registros ............................................................................................................................................................. 45 Cronograma de Atención al Ciudadano.................................................................................................................................. 46 GLOSARIO ...................................................................................................................................................................................... 47 ANEXO N° 1 RESOLUCIÓN DE ADOPCIÓN .................................................................................................................... 49

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PRESENTACIÓN

Las malas prácticas administrativas que se evidencian en el campo de la administración pública en la relación de servidores públicos y ciudadanos (corrupción); están identificadas como una cultura que afecta negativamente el desarrollo empresarial e incide en los niveles de crecimiento económico y limita la capacidad del municipio para atender las obligaciones frente a los neivanos en la prestación de los servicios públicos domiciliarios y así cumplir con la propuesta de gobierno presentada por el Alcalde PEDRO HERNAN SUAREZ TRUJILLO para el periodo 2012 - 2015. Es así, que en el contexto del Plan de Desarrollo del Municipio de Neiva “Unidos Para Mejorar 2012 2015”, Diseñar un (1) plan de certificación de calidad para la administración municipal durante el cuatrienio, es un soporte fundamental para afianzar la gobernabilidad basada en la participación de todos los neivanos y hacer de Neiva un eje piloto de oportunidades. El presente documento tiene como insumos cuatro componentes para el diseño de la estrategia; Mapa de riesgos de corrupción y las medidas para controlarlos y evitarlos, Medidas Anti trámites, Redición de Cuentas y Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano; que buscan un control participativo y una administración generadora de confianza en la ciudadanía, que redundará para contribuir a mejorar la calidad de vida de los neivanos y neivanas y la competitividad del sector público. Mediante la implementación de la cultura de las buenas prácticas la Gerencia de EPN E.S.P, como todo su componente humano (funcionarios públicos, trabajadores oficiales y proveedores) le garantizaremos a todos los neivanos, al Huila y a Colombia el respeto sagrado por los recursos públicos y sólo así, recuperaremos la “JOYA DE LA CORONA” a la que se comprometió el Alcalde Pedro Hernán Suárez Trujillo el 1° de enero de 2012 en el discurso de su posesión ante los neivanos y neivanas, en el camino del logro de la visión del plan de desarrollo “unidos para Mejorar 2012 – 2015”; Neiva se convertirá en una ciudad de oportunidades, bien gobernada y participativa, donde la cultura ciudadana sea factor de convivencia y bienestar; con ciudadanos felices, con niños y niñas gozando de sus derechos, con una infraestructura orientada al desarrollo humano y económico, y sin ningún tipo de discriminación social. “Que lo piensen dos veces o tres veces o cuatro los corruptos antes de insistir en sus malas prácticas en la administración pública, porque ahora los neivanos, somos 335.490 vigilando, y estamos listos para denunciarlos” AURELIO NAVARRO CUELLAR Gerente VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DE EPN 4 FECHA ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN RUPS

15/03/2012

TOTAL SERVICIOS PRESTADOS

AAA

CLASIFICACIÓN

GRAN PRESTADOR MAS 2.500

RAZÓN SOCIAL

EPN E.S.P.

CREADA

7/11/1959 Acuerdo del Concejo

INICIO DE LABORES

01/01/1960

ESTADO DEL PRESTADOR

OPERATIVA

GERENTE REPRESENTANTE LEGAL

AURELIO NAVARRO CUELLAR

FECHA DE POSESIÓN REPRESENTANTE LEGAL 01/01/2012 DIRECCIÓN PRINCIPAL

CALLE 6 N°. 6-02

TELÉFONO

8712192

NÚMERO DE FAX

8712130

TELÉFONO MOVIL

317 500 64 78

CORREO ELECTRÓNICO OFICIAL

info@epneiva.gov.co

WEB

www.epneiva.gov.co

CLAVE INTERNET EPN SEDE CENTRO

112233eeff

8712217

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCION 1. Recurso Humano 1.1. Estabilidad del Personal Directivo 1.1.1 N° de funcionarios del nivel directivo de libre nombramiento y remoción que permanecieron en su cargo durante la vigencia 2012.

1 AÑO 7

2. Recurso Físico 2.1 ¿En qué estado se encuentran los siguientes recursos físicos de la administración central? Calificar de 0 a 5, asignando 0 cuando no cuentan con el recurso y 5 cuando el recurso se encuentre en excelente estado 2.1.1Muebles de Oficina 3 2.1.2 Papelería y útiles de oficina 4 2.1.3 Instalaciones físicas (bienes inmuebles) para su funcionamiento 2 2.1.4 Prestación de servicios públicos 4 3. Recurso Técnico 3.1. Disponibilidad de Computador 3.1.1 N° de funcionarios de planta de los niveles directivo, asesor, profesional y técnico que cuentan 110 con computador (de escritorio y/o portátil), 3.1.2 Con base en la anterior pregunta, digite el N° de computadores que cumplen con las siguientes especificaciones técnicas establecidas: 3.1.2.1 Hardware 110 3.1.2.1.1 Procesador mayor o igual a 800 Mega hertz 110 3.1.2.1.2 Disco duro mayor o igual a 40 GB 110 3.1.2.1.3 Memoria Ram de 256 MB 110 3.1.2.1.4 Conectividad USB 110 3.1.2.1.5 Unidad lectora de CD y DVD 110 3.1.2.2 Software 110 3.1.2.2.1 Sistema Operativo mayor o igual a 1998 SI 3.1.2.2.2 Paquete con aplicaciones para la Oficina versión mayor o igual a 1998 (tales como: Editor de texto ej. Word; Hojas de cálculo ej. Excel; etc.) 110 3.2 Telecomunicaciones 3.2.1 Total de computadores de la administración 3.2.1.1 Con base en la respuesta de la pregunta anterior responda: N° de computadores de la administración que están conectados a Internet 3.2.2 ¿La EPN cuenta con medios de comunicación para mejorar la atención a la ciudadanía? 3.2.2.1 Si su respuesta fue positiva, seleccione que medio de comunicación que utiliza el municipio: 3.2.2.1.1 Programas de radio 3.2.2.1.2 Canal de televisión institucional 3.2.2.1.3 Otra ¿cuál? 3.2.3 Total áreas de la administración 3.2.3.1 Con base en la respuesta anterior, responda el N° de áreas que tienen Intranet 3.3 Automatización de Procesos: implementación de software, diferente de Excel, que agilicen y/o faciliten el desarrollo del proceso. 3.3.1 ¿Está automatizado el proceso de Contratación? 3.3.2 ¿Está automatizada la Nómina? 3.3.3 ¿Está automatizado el Presupuesto? 3.3.6 ¿Está automatizado el Servicio de Acueducto? 3.3.7 ¿Está automatizado el Servicio de Alcantarillado? 3.3.8 ¿Está automatizado el Servicio de Aseo? 3.3.9 ¿Está automatizado el Servicio de atención al usuario? VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

110 110

Si NO NO WEB 6 6 NO SI SI NO NO NO SI

3.3.10 ¿Está automatizado la Tesorería? 3.3.11 ¿Está automatizado la Contabilidad? 3.3.12 ¿Está automatizado el Control Interno? 3.3.13 ¿Está automatizado los Pasivos Pensiónales? 3.3.14 ¿Está automatizada la Tabla de Retención Documental?

SI SI NO NO NO

3.4 ¿Cuál es la principal dificultad en la automatización de los anteriores procesos? 3.4.1 Falta de un software integrado financiero, comercial y administrativo 3.4.2 Falta de la implementación del sistema integrado de Calidad y MECI

SI SI

4. Contratación 4.1 Total de recursos de inversión ejecutados bajos las siguientes modalidades de contratación ND 4.1.1 Total de recursos de inversión ejecutados bajo la modalidad de licitación pública (miles de 0 pesos) 4.1.4 Total de recursos de inversión ejecutados bajo la modalidad de contratación directa (pesos) 20.855.903.407 5. Servicio al Ciudadano 5.1 ¿EPN cuenta con una línea de atención al ciudadano? 5.2 ¿EPN dispone de página Web con información actualizada de la EPN? 5.3 ¿La página Web de la EPN ofrece el servicio de quejas y reclamos? 5.4 ¿La administración dispone de conexión a la Internet? 5.5 ¿En EPN existe una oficina de quejas y reclamos o de atención al cliente? 5.6 ¿EPN ha destinado algún día de la semana para atender solicitudes y/o consultas de la comunidad? 5.7 ¿Se han realizado encuestas para medir la satisfacción de la comunidad frente a los servicios prestados por EPN? 5.8 ¿EPN dispone de un manual de trámites de servicios públicos o guías de usuario?

SI NO

6. Calidad 6.1 ¿La administración de la EPN ha obtenido premios a la calidad?

7. Asistencia técnica 7.1¿EPN se ha beneficiado de un programa o convenio suscrito de asistencia técnica de Municipio 7.1 ¿EPN se ha beneficiado de un programa o de un convenio suscrito de asistencia técnica del Dpto. 7.2 ¿Qué funciones misionales y administrativas se presta mediante terceros (outsourcing) 7.2.1 Obras públicas 7.2.2 Servicios profesionales, estas actividades especializadas se contratan directamente 7.2.3 Asesorías 7.2.4 Capacitación 7.2.5 Recaudo de contribuciones, no es una actividad a través de Bancos 7.2.6 Proceso de Facturación 8. Gobernabilidad 8.1. Visión Estratégica Compartida 8.1.1 ¿EPN ha adelantado procesos participativos para concertar una visión de desarrollo? 8.1.2 ¿Conoce el contenido de la propuesta de Visión Colombia II Centenario 2019? 8.1.3 ¿EPN ha articulado objetivos y metas del P.D. Nal 2010 - 2014 con la Visión 2019? 8.1.4 ¿EPN ha adelantado acciones para promover específicamente el desarrollo económico local? 8.1.5 ¿La visión con que cuenta la EPN ha sido incorporada en los siguientes instrumentos de planeación?: 8.1.5.1 Plan de Desarrollo 2010 - 2014 8.1.5. 3 Plan Operativo Anual de Inversiones 8.2.1 ¿EPN tiene un área de Planeación? VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

SI SI SI SI SI SI

N0 N0 NO NO NO NO NO SI

SI NO NO SI NO SI SI SI

8.2.6 ¿EPN tiene Vocales de Control de los Servicios Públicos? 8.2.7 ¿EPN participa en el Consejo Municipal Ambiental? 8.2.7.1 Indique la periodicidad con que se reúne el Consejo Municipal Ambiental 8.2.8 ¿EPN tiene Comité institucional de Prevención de Desastres? 8.2.8.1 Indique la periodicidad con que se reúne el Comité institucional de Prevención de Desastres 8.2.20 ¿EPN pertenece a alguna asociación? ANDESCO 8.2.22 ¿EPN pertenece a alguna Agencia de Desarrollo Económico Local? 8.3 ¿EPN ha logrado cofinanciación de programas y/o proyectos con entidades del orden Dptal? 8.4 ¿EPN ha logrado cofinanciación de programas y/o proyectos con entidades del orden Nal?

SI NO NO ND ND SI ND SI SI

3. AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO 3.1. Tipo de prestador del Servicio Acueducto zona urbana (Prestación directa; EICE. Vigencia 2012 3.2. ¿Tiene aprobado el estudio de costos y tarifas? Año 2005 3.3. ¿Está constituido y en funcionamiento el Fondo de Solidaridad y Redistribución del Ingreso? 3.4. N° de viviendas existentes en el municipio zona urbana. Vigencia 2012 3.6. N° de viviendas con conexión domiciliaria al servicio de acueducto zona urbana. Vigencia 2012

SI 110.963 90.069

3.8. N° de viviendas con agua potable zona urbana (Decreto 1575 /07 y Res.2115/07). Vigencia 2012

90.069

EICE SI

3.9. M3 de agua producida (a la salida de la planta de tratamiento) al año (zona urbana). Vigencia 37.327.274 M3 2012. 3.10. N° de usuarios directos del servicio (consumidores) del servicio de acueducto (zona urbana). 335.490 Vigencia 2012. 3.11. N° de suscriptores de acueducto. Vigencia 2012 90.069 3.12. Promedio mensual del N°. De horas de prestación del servicio de acueducto (Zona urbana). 716 Vigencia 2012. Nota: tener en cuenta que el máximo posible de horas es 720. 3.13. Índice de Riesgo de Calidad del Agua (IRCA promedio), de acuerdo con Decreto 1575/07 y 0.00 Res.2115/07. Vigencia 2012. Nota: Validar con fuente Nal. 3.14. N° máximo de parámetros evaluados de pruebas organolépticas, físicas y químicas del agua IRCA,IRABA COLIFORMES PH (Decreto 1575/07 y Res.2115/07). Vigencia 2012. Nota: validar con fuente Nal 3.15. N° de parámetros admisibles de pruebas organolépticas, físicas y químicas del agua (Decreto 6 1575/07 y Res.2115/07). Vigencia 2012. Nota: validar con fuente Nal. 3.16. Costo total de la prestación del servicio de acueducto (incluye gastos de admón., operación, $ 13.320.803.256 mantenimiento y costos de energía vinculados a la prestación del servicio). Vigencia 2012 3.17. N° de viviendas con conexión domiciliaria al servicio de alcantarillado. Vigencia 2012 90.069 3.18. Costo total de la prestación del servicio de alcantarillado (incluye gastos de admón., operación $ 6.620.719.448 y mantenimiento). Vigencia 2012 3.19. N° de viviendas con servicio de aseo. Vigencia 2012 89.467 3.20. Costo total de la prestación del servicio de aseo. Vigencia 2012 $ 12.262.456.881 3.21. N° de pruebas realizadas de Riesgo de Calidad del Agua. Vigencia 2012 2.924

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. DEFINICIÓN El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” de EPN, E.S.P, es un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestión administrativa focalizado hacia el logro del desempeño integral acorde con los estándares en el marco de la gestión de la calidad.

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. OBJETIVOS DEL PLAN. 3.1 GENERAL.

Adoptar mediante acto administrativo el plan anticorrupción y atención al ciudadano de EPN E.S.P, el cual contempla la implementación, seguimiento y control acorde con la estrategia señalada en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 y dar cumplimiento al Decreto 2641 de 17/12/2012 3.2 ESPECÍFICOS. 

Desarrollar los procesos y procedimientos estandarizados y adoptados con el compromiso del alta Dirección, afianzando la cultura del autocontrol y l del control interno.



Afianzar la relación Empresa y usuarios de los Servicios públicos Domiciliarios, mediante acciones orientadas a involucrarlos en la toma de decisiones y en la rendición de cuentas en el marco del cumplimiento del principio de la transparencia.



Contribuir a que EPN E.S.P, sea una empresa eficaz, eficiente y participativa.



Identificar y prevenir los riesgos de los procesos que conllevan a las malas prácticas administrativas (corrupción) que se puedan presentar de acuerdo al mapa de procesos EPN E.S.P.

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. COMPONENTE ESTRATÉGICO 4.1 MISIÓN

Somos una empresa de servicios públicos creada para satisfacer las necesidades básicas de acueducto, alcantarillado y aseo con un grupo humano responsable, capacitado y gran vocación al servicio. Hacemos del usuario nuestro mayor patrimonio, ofreciendo calidad y eficiencia en el manejo adecuado de los recursos que conlleven a elevar la calidad de vida de nuestros empleados como de la sociedad en general. 4.2 VISIÓN En el año 2019, seremos la empresa líder en la prestación de servicios públicos domiciliarios del sector de agua potable, saneamiento básico y actividades complementarias; desarrollando proyectos en los sectores de agua potable, saneamiento básico, energía, gas natural y otras actividades conexas al objeto social, contribuyendo con la investigación de nuevas tecnologías que permitan el mejoramiento de la calidad de vida de nuestros usuarios, clientes y población en general; fortaleciendo y aprovechando la disponibilidad de los recursos naturales obtenidos en armonía con el ambiente, la legislación y las nuevas expectativas del mercado. 4.3 OBJETIVOS INSTIITUCIONALES 

Desarrollar su objeto social cual es la comercialización de los servicios públicos domiciliarios acorde con la normatividad existente para las empresas industriales y comerciales del estado.



Garantizar la prestación de los servicios públicos básicos de forma eficiente y con calidad a la totalidad de la población.



Garantizar una estructura financiera sana y sostenible



Implementar un sistema de comunicación (Radio, Prensa, Audiovisuales y Redes Sociales) que permitan acercar y mantener informada a la comunidad sobre la dinámica de la administración Pública y la inversión de sus recursos en procura del cumplimiento de los principios constitucionales, de eficiencia, eficacia, economía transparencia y rendición de cuentas



Articular acciones que propicie el mejor desempeño de la administración de las EPN en cumplimiento de los objetivos de desarrollo.



Realizar una actualización catastral de suscriptores



Proporcionar los implementos básicos para permitir el acceso a TIC



Definir e implementar la estructura administrativa apropiada a la EPN



Desarrollar programa de fortalecimiento de capacidades para la gestión de la EPN.



Mejorar la Gestión Integral de Residuos Sólidos con el fin de minimizar los riesgos del medio ambiente y salud VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



Garantizar el servicio de agua potable las 24 horas del día



Incrementar los mecanismos participativos para el control social, usando las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC.



Brindar un (1) acceso eficiente a los servicios públicos básicos en pro de las mejora de las condiciones de vida de la población.



Renovar y/o mantener la maquinaria, equipos y herramientas de las EPN.



Prestar el servicio de saneamiento básico.

4.4 POLITICA DE CALIDAD LAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA es una entidad industrial y comercial del estado, del orden municipal que ofrece y asegura la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado de manera oportuna y en condiciones apropiadas, con el apoyo del talento humano, recursos técnicos, físicos y económicos, contribuyendo al aumento de la calidad de vida de sus usuarios y satisfaciendo sus necesidades con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos del sistema de Gestión de la calidad y en coordinación con el sistema de Control Interno, enmarcados en los programas de saneamiento básico y agua potable establecidos en el plan de desarrollo municipal y armonía con el medio ambiente. 4.5 PRINCIPIOS ÉTICOS La EPN somos una unidad social, organizada, coordinada, consciente, compuesta por personas que funcionamos con constancia a efecto de alcanzar una serie de metas comunes; con un propósito como organización, coadyuvar al logro de los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organizacional en el marco de los principios a seguir. 

UNIDAD: La dinámica de la estructura organizacional de la EPN, se focaliza mediante la planeación por objetivos de la empresa.



LIDERAZGO: Los trabajadores y servidores públicos nos caracterizamos por el liderazgo en un ambiente laboral propicio para el trabajo en equipo reflejado en el entusiasmo en el logro de metas y objetivos.



PARTICIPACIÓN: Promovemos la participación ciudadana, en el desarrollo local y la democracia participativa a través de la integración de la comunidad, mediante la rendición de cuentas y la consolidación de las veedurías.



TRABAJO EN EQUIPO: El amiente laboral influye psicológicamente de forma positiva en el fortalecimiento del compañerismo y trabajo en equipo reflejado en buenos resultados y satisfacción en las tareas encomendadas.

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



CAPACIDAD DE GESTION: El liderazgo del componente humano se aprecia en la habilidad gestionar las tareas y procesos en forma rápida y confiable; haciendo uso de la recursividad y dinamismo que requiere el hacer que las cosas resulten



CONOCIMIENTO DE LA REALIDAD (INVESTIGACIÓN): El componente humano se destaca por la investigación de la realidad y, por esta vía, ocasionalmente dar solución a problemas o interrogantes de carácter científico, en forma sistemática, Organizada y Objetiva.



CONTACTO CON LA COMUNIDAD Y SECTORES SOCIALES: Contribuimos a la consolidación de los sectores sociales populares como sujetos autónomos, fortaleciendo los canales de una comunicación efectiva para que asuman una participación activa en la consolidación de la transparencia y la gobernabilidad.



LUCHA FRONTAL CONTRA LA CORRUPCIÓN: como servidores públicos desarrollamos las capacidades de comunicación, interlocución y concertación con la sociedad y los medios de comunicación para publicar el resultado de la gestión en tiempo real a trasvés de la implementación de la estrategia del Gobierno en línea territorial.



SINTONÍA CON LA OPINIÓN PÚBLICA: interpretamos las expectativas, necesidades y requisitos de las comunidades en pro del cumplimiento de nuestra misión como servidores de la comunidad, a quienes identificamos como nuestros verdaderos patrones; el cual genera desarrollo y crecimiento empresarial.



PROFESIONALISMO: Contamos con un equipo de trabajo capacitado y comprometido en la consecución de estos logros, cumplidora con los plazos pactados, nos distinguimos por la pulcritud en lo personal y en el escenario laboral, donde la calidad es inherente al quehacer diario, por cuanto satisfacemos las necesidades, expectativas y requisitos de los usuarios, donde la disposición al cambio es clave, además de contar con una buena imagen visual.



CONVIVENCIA: El componente humano de la EPN, es conviviente el exige la realización práctica de ciertos compromisos en cuanto a respeto mutuo, a cooperación voluntaria y a compartir responsabilidades.

4.6 VALORES 

HONESTIDAD: Es una virtud que se releja en la dignidad, transparencia y pulcritud en el pensar y en el obrar, está ligada al honor que es una cualidad moral que conlleva al cumplimiento de los deberes, obligaciones y respeto por los demás; debe ser practicada en la diversidad del quehacer diario, por cuanto se goza de gran satisfacción cuando cumplimos con el tiempo, los recursos y la información bajo nuestra responsabilidad. Exige coraje para decir siempre la verdad y obrar en forma recta y clara; significa ser honrados, honorables, auténticos, íntegros, transparentes, sinceros y francos.



EL RESPETO: El respeto es la base fundamental para una convivencia sana y pacífica. Exige aceptar al otro como es, con generosa tolerancia y nos permite convivir con armonía; nos lleva a tolerar al otro, como el legítimo otro, conservando la unidad en la diversidad, conlleva a un acto de dominio personal, de auto control y comprensión, permitiendo mejorar el ambiente de trabajo VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

y el cumplimiento de los objetivos institucionales, dentro del marco de las leyes y normas sociales; significa ser sencillos, atentos, considerados, cordiales, responsables y solidarios. 

VOCACIÓN DE SERVICIO: somos promovedores de una concepción de liderazgo social del servicio al ciudadano que responda al empoderamiento democrático.



TRANSPARENCIA: Contamos con una plataforma informativa de acceso libre que permite a cualquier ciudadano disponer, en tiempo real, de la más completa información económica que haya podido centralizar las Empresas Públicas de Neiva.



SOLIDARIDAD: Implica generosidad, conlleva a trabajar juntos y a colaborar mutuamente para conseguir el fin común, es sentir y compartir de manera conjunta o en equipo tanto los éxitos como los fracasos, como un valor de gran trascendencia para el género humano, exige una total comunión de intereses y responsabilidades; significa ser altruistas colaboradores.



TOLERANCIA. Interpretamos nuestra disposición a admitir en los demás una manera de ser, obrar o pensar distinta de la propia, capacidad de para resistir en condiciones adversas.



EQUIDAD. La EPN proveerá gradualmente los servicios públicos de todos los Neivanos , independientemente de su nivel de estratificación.

4.7 DECÁLOGO DE LOS EMPLEADOS DE LAS EPN          

Lo ético como principio básico El orden y la limpieza La integridad La puntualidad La responsabilidad El deseo de superación El respeto a las personas, Leyes, Reglamentos y Manuales El respeto por el derecho a los demás Su amor al trabajo Su esfuerzo por la economía y desarrollo de las EPN

4.8 FINES De conformidad con los Art. 334, 335, 336 y 370 de la C.P y el Art. 2º de la Ley 142/94, se establecen algunos de los FINES de la intervención del Estado en los servicios públicos: • • • •

Garantizar la calidad de los servicios públicos domiciliarios para asegurar el mejoramiento de la calidad de vida de los neivanos Prestar de forma continua y eficiente, los servicios públicos domiciliarios , salvo cuando existan razones de fuerza mayor o caso fortuito o de orden técnico o económico que así lo exijan Ampliar permanentemente la cobertura de los servicios de agua potable y saneamiento básico Atender prioritariamente las necesidades básicas insatisfechas en materia de agua potable y saneamiento básico VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.9 MARCO LEGAL. Decreto N° 2150/1995. Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Ley N° 489/1998. Artículo 35, literal a. Concordancia con la Ley 850 de 2003. Ibídem, Literal b. Ley 594/2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Ley 734/ 2002. Artículo 76. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Toda entidad u organismo del Estado, con excepción de las competencias de los Consejos superior y seccionales de la Judicatura, deberá organizar una unidad u oficina del más alto nivel, cuya estructura jerárquica permita preservar la garantía de la doble instancia, encargada de conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra sus servidores. Ley N° 962/2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos Documento CONPES N° 3654/2010. Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los ciudadanos. Ley N° 1474/2011, mediante la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Artículo 73 Ley N°1474/2011, el cual establece que “Cada entidad del orden Nacional, Departamental y Municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano”. Artículo 76 Ley N°1474/2011, el cual establece que “en toda Entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad”. Decreto N° 2482/2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión. Decreto N° 019/2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Decreto N° 2641/17/12/2012 por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474/11. Modelo Integrado de Planeación y Gestión, instrumento metodológico que articula el quehacer de las entidades, mediante los lineamientos de cinco políticas de desarrollo administrativo y el monitoreo y evaluación de los avances en la gestión institucional y sectorial. VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.10 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE EPN E.S.P. 15

De acuerdo a lo establecido en los estatutos adoptados mediante el Decreto con fuerza de Acuerdo N° 0935 del 18 de Octubre de 2012, Para el desarrollo de su objeto, funciones y procesos EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P. tendrá la siguiente estructura interna: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 7.1

Junta Directiva Gerencia General Oficina Asesora Jurídica y de Asuntos Disciplinarios Oficina Asesora de Planeación y Análisis Financiero Subgerencia Administrativa y Financiera Subgerencia Comercial Subgerencia Técnica y Operativa Dirección Técnica de Acueducto y Alcantarillado

4.11 MAPA DE PROCESOS

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.12 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL COMITÉ 16

        

El representante de la alta dirección El asesor de comunicaciones TIC El jefe de la oficina asesora de planeación y análisis financiero El Sub gerente Comercial - PQRS El funcionario responsable de administrar la información de los trámites en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT El sub Gerente Técnico y Operativo El sub Gerente Administrativo y Financiero El Jefe de la oficina asesora jurídica Invitados de acuerdo al tema a tratar

4.13 COMPETENCIAS DEL COMITE 

Responsable del diseño e implementación de la estrategia de racionalización de trámites.



Racionalizar los trámites de EPN de acuerdo a las estrategias de simplificación, estandarización, eliminación, automatización, y, optimización Reducción de costos operativos en la entidad Reducción de costos para el usuario Reducción de documentos Reducción de pasos al usuario y del proceso interno Reducción de requisitos Reducción del tiempo de duración del trámite



Establecer mecanismos que permitan interconectar las bases de datos de las diferentes áreas de EPN que generan los documentos para la realización del trámite facilitándose la eliminación requisitos innecesarios al ciudadano.

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



Actualizar la información registrada en el SUIT de acuerdo a las disposiciones del Decreto 0019 (ejemplo: eliminación de autenticaciones de firmas, huella dactilar, reconocimientos, cobro de formularios…).



Velar por la permanente estandarización de los trámites y su cumplimiento se verificará con el registro de los trámites en el Sistema Único de Información de Trámites y procedimientos –SUIT. (Artículo 41 Decreto Ley 019 de 2012).



Suprimir del ámbito de acción los trámites que no cuenten con sustento jurídico o carecen de pertinencia administrativa.



Optimizar entendido como el conjunto de actividades o iniciativas que permiten mejorar la satisfacción del usuario. Modernización en las comunicaciones Relaciones entre entidades Consultas entre áreas EPN y/o o dependencias del Municipio Aumento de puntos de atención Reducción del tiempo en los puntos de atención Estrategias de seguimiento del estado en que se encuentra el trámite por diferentes canales tales como internet y teléfonos móviles.



Desarrollar un ciclo de mejorar las etapas requeridas para un proceso de mejoramiento se pueden aplicar para cualquier fase o nivel de intervención, en la medida que las etapas de identificación, priorización y acción sobre las oportunidades de mejora son homogéneas en su efectividad a cualquier tipo de acción de mejoramiento de procesos, procedimientos y trámites.



Frente a las Entidades: Viabilidad económica y financiera, y su correspondiente impacto (economía de escala – reducción de costos). Voluntad política. Nivel de automatización, sistematización y telemática al interior de la empresa, es decir los trámites y/o servicios de EPN.



Frente al Ciudadano Reducción de costo y tiempo, por desplazamientos. Calidad de la información y oportunidad de la respuesta. Eficiencia, eficacia y comodidad, en la prestación de los servicios (espera y atención). Homogenización de estándares de servicio



Automatización Es el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación -TIC, para apoyar y optimizar los procesos que soportan los trámites. Así mismo, permite la modernización interna de la empresa mediante la adopción de herramientas tecnológicas (Hardware, Software y comunicaciones), que conllevan a la agilización de los procesos.

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.14 FUNCIONES DEL COMITÉ 

Realizar el inventario de los trámites y servicios de la entidad.



Definir el plan de acción para el levantamiento o revisión de la información detallada de trámites y servicios existentes en la empresa, para el diligenciamiento de los formatos “Hoja de Vida de Trámites” o de “Hoja de Vida de Servicios”, suministrados por el DAFP. Estos formatos son el insumo principal para la inscripción de los trámites y servicios en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT, el cual opera a través del Portal del Estado Colombiano www.gobiernoenlinea.gov.co.



Analizar y autorizar el reporte de los trámites y servicios que entrega el Administrador de Trámites y Servicios para su respectiva aprobación e inscripción en el SUIT.



Analizar los trámites de la empresa, dentro de los cuales se deben identificar aquellos que son transversales (en los que participen otras entidades) y proponer acciones integrales de racionalización, simplificación o automatización, contemplando los principios señalados en la Ley 489 de 2005 y la Ley 962 de 2005.



Elaborar el plan de acción de Racionalización de Trámites de la empresa.



Efectuar seguimiento al plan de acción de la estrategia Anti trámites, liderar la expedición del acto administrativo respectivo, o en su defecto, dejar constancia en acta del Comité de la racionalización efectuada.



Analizar los proyectos de creación de nuevos trámites en la entidad, con el fin de verificar que se cumpla con los requisitos exigidos por la Ley 962 de 2005 y su Decreto Reglamentario 4669 de 2005 o aquel que lo sustituya, adicione o modifique. En materia de Gobierno en Línea:



Ser la instancia responsable del liderazgo, planeación e impulso de la Estrategia de Gobierno En Línea en la empresa y canal de comunicación con el área responsable de coordinar la Estrategia de Gobierno En Línea apoyados en el aprovechamiento de la tecnología.



Liderar, bajo los lineamientos de la Estrategia de Gobierno En Línea, la elaboración del diagnóstico y la elaboración y seguimiento al plan de acción de Gobierno En Línea de la empresa.



Incorporar el aprovechamiento de las TIC en las acciones de racionalización de trámites, atención efectiva al ciudadano y acompañar a las demás áreas al interior de la empresa, tales como calidad y control interno.



Identificar las barreras normativas para la provisión de trámites y servicios en línea y propender por levantar dichos obstáculos, de manera que puedan ser prestados por medios electrónicos.



Definir los lineamientos para la implementación efectiva de políticas y estándares asociados, como la política de actualización del sitio Web (donde deberán estar involucradas las diversas áreas, y/o programas de la empresa), política de uso aceptable de los servicios de Red y de Internet, política VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

de servicio por medios electrónicos, política de privacidad y condiciones de uso y política de seguridad del sitio Web, entre otros. 

Definir e implementar el esquema de vinculación de la empresa a la Intranet y cada uno de sus componentes.



Definir y generar incentivos y/o estímulos para el uso de los servicios de Gobierno En Línea por parte de los ciudadanos y la entidad misma.



Garantizar la participación de funcionarios de la empresa en procesos de generación de capacidades (sensibilización, capacitación y formación) que se desarrollen bajo el liderazgo del área responsable de coordinar la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea.



El Comité Anti trámites y de Gobierno En Línea se reunirá por convocatoria que realice el representante de la Gerencia, por lo menos una vez, cada dos meses o cuando se requiera de acuerdo a los requerimientos de la entidad. De sus sesiones se dejará constancia en actas en las que consten los temas tratados.



A las sesiones del Comité se podrá invitar a funcionarios de la empresa, de otras entidades y a particulares, cuya presencia sea necesaria para la mejor ilustración de los diferentes temas de competencia del mismo.



El comité deberá informar, al Gerente el avance y resultados de su gestión.

4.15 GESTIÓN DEL COMITE: 

Recepción: Con el fin de asegurar la existencia de un registro y número de radicado único de las comunicaciones, se debe facilitar el control y el seguimiento de los documentos. Las actividades de recepción, radicación y registro de documentos las deben realizar únicamente el área de correspondencia.



La empresa deberá disponer de un enlace de fácil acceso, en su página web, para la recepción de peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias.



Diseñar formatos electrónicos que faciliten la presentación de peticiones, quejas, reclamos y denuncias por parte de los ciudadanos.



Construir un sistema de registro ordenado de las peticiones, quejas, reclamos y denuncias.



Informar a la ciudadanía sobre los medios de atención con los que cuenta la empresa para recepción de peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias de actos de corrupción.

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



La Sub Gerencia Comercial cuenta con un profesional encargado de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen en relación con el cumplimiento de la misión de la empresa.



La Sub Gerencia Comercial a través del Funcionario de PQRS es el encargado de la gestión de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos, deberá cumplir con los términos legales: Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. Mediante este, entre otras actuaciones, se podrá solicitar el reconocimiento de un derecho o que se resuelva una situación jurídica, que se le preste un servicio, que se le entregue información, se le permita consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos.



Conforme al artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, los términos para resolver son: Para cualquier petición Para la petición de documentos Consultas de materias a su cargo Peticiones entre autoridades

: 15 días siguientes a la recepción. : 10 días siguientes a la recepción. : 30 días siguientes a la recepción. : 10 días siguientes a la recepción



El servidor público que conozca de la comisión de una conducta punible que deba investigarse de oficio, iniciará la investigación, si tuviere competencia, de lo contrario, pondrá el hecho en conocimiento de la autoridad competente.



Las denuncias por actos de corrupción que se reciban deben ser trasladadas al competente. Al ciudadano se le informará del trasladado, sin perjuicio de las reservas de ley.



Conocimiento de la Información: El Comité deberá verificar el cumplimiento de las acciones establecidas en el Plan de Acción.



Esta consulta puede hacerse en las siguientes fuentes: Sitios Web de EPN, Informes Actas de Reunión, Listas de chequeo…



Validación de información: Cada miembro del Comité desde cada una de sus áreas, deberá validar la información con los criterios establecidos en el presente manual para la implementación, es su responsabilidad llevar opiniones, propuestas e ideas de sus grupos de trabajo al Comité.



Informes de Resultados: Informes que se entregaran al Gerente para tenerlo en conocimiento del avance estos mismos serán retroalimentados en las reuniones del comité para dejar tareas.



Direccionar Tareas: Definir estrategias y/o decisiones que garanticen el mejoramiento de la eficiencia, eficacia y efectividad

4.16 ACCIONES DE SEGUIMIENTO DEL COMITE. 

Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 – Título V Gestión de Documentos, implementando un Programa de Gestión Documental que permita hacer seguimiento a la oportuna respuesta de los requerimientos de los ciudadanos y a la trazabilidad del documento al interior de EPN. VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



Crear mecanismos de seguimiento a la respuesta oportuna de las solicitudes presentadas por los ciudadanos.



Disponer de un registro público sobre los derechos de petición



Identificar y analizar los derechos de petición de solicitud de información y los relacionados con informes de rendición de cuentas.



Integrar los sistemas de peticiones, quejas, reclamos y denuncias con los organismos de control.



Elaborar trimestralmente informes sobre las quejas y reclamos, con el fin de mejorar el servicio que presta la entidad y racionalizar el uso de los recursos.

4.17 ACCIONES DE CONTROL DE AREAS DE COORDINACIÓN: 

Oficina de Control Disciplinario Interno: La empresa tiene designado a un profesional del derecho que se encarga de adelantar los proceso disciplinarios en contra sus servidores públicos.



El profesional de responsable del control disciplinario deberá adelantar las investigaciones en caso de incumplimiento a la respuesta de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos en los términos contemplados en la ley y quejas contra los servidores públicos de la empresa.



Oficina de Control Interno: vigilará que la atención se preste de acuerdo con las normas y los parámetros establecidos por EPN. Sobre este aspecto, rendirán un informe semestral a la Gerencia.



“La verificación de la elaboración, de su visibilizarían, el seguimiento y el control a las acciones contempladas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” le corresponde al asesor de Control Interno de gestión.



Publicar en un medio de fácil accesibilidad al ciudadano las acciones adelantadas, en las siguientes fechas, 31 de enero, abril 30, agosto 31 y diciembre 31. Veedurías ciudadanas: Llevar un registro sistemático de las observaciones presentadas por las veedurías ciudadanas.



Evaluar los correctivos que surjan de las recomendaciones formuladas por las veedurías ciudadanas.



Facilitar y permitir a las veedurías ciudadanas el acceso a la información para la vigilancia de su gestión y que no constituyan materia de reserva judicial o legal.

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. COMPONENTES DEL PLAN El presente Plan está conformado por cuatro componentes:    

Mapa de riesgos de corrupción y medidas para controlarlos y evitarlos Medidas Anti trámites Rendición de Cuentas Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano

5.1 Metodología para la identificación de riesgos de corrupción 

Identificación de riesgos de corrupción. El asesor del control interno de gestión en el contexto de la misión de EPN y el cumplimiento del plan de auditorías a los procesos y procedimientos, manuales, y protocolos que ha diseñado, se pretende fortalecer la cultura del auto control. El objetivo es identificar los procesos, procedimientos, manuales, protocolos… conocerlos que deben ser implementados de acuerdo a las circunstancias. El control interno de EPN, reviste de importancia, en la su administración, permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de la empresa con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones, ayuda a que los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos.

5.2 Inventario de trámites Con el fin de facilitar el inventario de trámites se propone el uso de la tabla el cual debe ser diligenciado por cada Sub Gerente y Jefe de Oficina Asesora.

INVENTARIO DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES NOMBRE DEL N°

PROCESOS/SUBPROCESO/PROCEDIMIENT O MISIONAL

NOMBRE DEL

NORMATIVIDAD QUE

TRÁMITE

APLICA

5.3 Análisis del riesgo: Probabilidad de materialización de los riesgos de corrupción a nivel de desarrollo de este ítem, se pretende a nivel de un perfil plantear el análisis del riesgo, que sirva de guía para que cada Sub Gerente y Jefe de Oficina Asesora determine los riesgos de los procesos y procedimientos.

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Dimensión Área Problema Efectos

: Dirección estratégica y de gestión : Gerencia : Inexistencia de una base estadística y el responsable de administrarla : Incoherencia de la información

Causas / agentes generadores del riesgo:           

No se encuentran estandarizado el procedimientos de manejo de la información. No hay separación de competencias, las áreas son de ejecutoras, planificadoras, y supervisoras al mismo tiempo. La administración se ha volcado hacia este programa operativo dejando de lado la planeación Desconocimiento de las normas, Procedimientos y cumplimiento de reglamentos. No se cuenta con una copia controlada del nomograma por áreas No se conoce de reglamentos para el proceso No se mide la Efectividad (Logro de metas). No tiene conocimiento de las metas del Plan de Desarrollo Institucional No existe medición de la Eficiencia administrativa (Buen uso de los recursos). Desarticulación de las metas y proyección de los recursos con el presupuesto de cada vigencia No se conoce el monto del presupuesto destinado a este proceso

Dimensión Área Problema Efectos

: Dirección estratégica y de gestión : Planeación : Planeación inapropiada de los presupuestos de ingresos, gastos e inversión : Necesidades no contempladas, sobre o sub estimadas en los presupuestos elaborados y aprobados en cada vigencia

Causas / agentes generadores del riesgo:          

Falta de revisión de los informes de gestión acorde con la resolución de la contraloría general de la república Información incompleta, inoportuna o no sustentada técnicamente remitida por las diferentes áreas Falta de definición oportuna y clara de las necesidades operacionales y administrativas por parte de las áreas que afectan los montos de presupuesto Inexistencia de las tarifas para la prestación de servicios de mantenimiento diferentes a AAA Falta de oportunidad en el reconocimiento de obligaciones o ingresos Imprevistos (Ejecuciones) Demandas Asignación generalizada de los montos de inversión Falta de consistencia de la información histórica o estadística (plan maestro de Acueducto y alcantarillado) No contar con un sistema de información financiera apropiado Inflexibilidad en los parámetros de planeación presupuestal VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Área Problema Efecto

: Control Interno de Gestión : No poder valorar la efectividad del control interno institucional y desconocer la situación real de la gestión. : Imposibilidad para determinar cuáles son las oportunidades de mejora a recomendar frente a las desviaciones que se presenten en la ejecución de los procesos.

Causas / agentes generadores del riesgo:         

No existen actividades de autoevaluación en cada proceso Inadecuada definición o ejecución de los programas de auditorías Dificultad en la comunicación del alcance e incidencia de los hallazgos de auditorías Inconvenientes para realizar mesas de trabajo en las áreas como herramienta para la identificar y comunicar hallazgos Deficiencia o inexistencia de controles Falta de medición y análisis de indicadores Falta de recursos para el equipo auditor (monetarios, personal, conocimiento, formación) Falta de independencia del equipo auditor Incumplimiento de las normas

Área Problema Efecto

: De apoyo a la Gestión - Oficina Asesora Jurídica : Ocurrencia de daño antijurídico : Cualquier conducta en la que pueda incurrir la administración, catalogada como contraria a la normatividad vigente o que implique a EPN asumir costos o gastos no contemplados dentro del presupuesto

Causas / agentes generadores del riesgo:        

Desatención a los términos de Ley Inadecuada vigilancia en las actuaciones procesales Ausencia de mecanismos de control en la correspondencia que deba ser atendida por la Oficina Jurídica Promulgación de respuestas o conceptos sin la revisión del Jefe de la oficina Asesora Jurídica Requerimientos imprevistos masivos Falta de análisis previo de los posibles riesgos derivados de la venta de servicios Falta o inadecuada valoración del riesgo de las demandas Utilización indebida en los activos intangibles de EPN por parte de terceros

Área Problema Efecto

: De apoyo a la Gestión - Oficina Asesora Jurídica : Control Interno Disciplinario :

Causas / agentes generadores del riesgo: 

Fallos amañados. VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

     

Dilatación de los procesos con el propósito de obtener el vencimiento de términos o la prescripción del mismo. Desconocimiento de la ley, mediante interpretaciones subjetivas de las normas vigentes para evitar o postergar su aplicación. Exceder las facultades legales en los fallos. Soborno (Cohecho). Decisiones ajustadas a intereses particulares. Tráfico de influencias, (amiguismo, persona influyente).

Dimensión Área Problema Efecto

: Gestión de prestación de servicios de AAA : Misional Subgerencia Técnica y operativa -Construcción y mantenimiento Gestión de Pruebas y Operaciones : Pérdida de información durante el proceso de construcción : El procedimiento puede ser divulgado durante el proceso de construcción

Causas / agentes generadores del riesgo:   

Protocolos de seguridad insuficientes o desactualizados para proceso de construcción. No aplicación de los protocolos de seguridad establecidos para el proceso de construcción. Falta de compromiso por parte de los actores del proceso de construcción.

Dimensión Área Problema Efecto

: Gestión de prestación de servicios de AAA : Misional - Subgerencia Técnica y operativa –Construcción Información estadística de la gestión de Pruebas y Operaciones : Pérdida de información estadística o de instrumentos de evaluación durante el proceso. : La información desactualizada y/o inexistente (documentada) para la toma de decisiones.

Causas / agentes generadores del riesgo:     

Inexistencia de procesos documentados y/o socializados, construidos por la unidad ejecutora Protocolos de seguridad insuficientes o desactualizados para el manejo de la información y Archivo de Pruebas. No aplicación de los protocolos de seguridad establecidos. Falta de compromiso por parte de los participantes del proceso. Cambios en los procedimientos establecidos por fuera de los protocolos de seguridad vigentes.

Dimensión Área Problema

: Administrativa - Talento Humano : De apoyo a la Gestión - Sub Gerencia Administrativa y Financiera : Verificación o control inapropiado de los criterios establecidos para la selección del personal para las labores de apoyo a la gestión y el cumplimiento misional. VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Efecto

: Inconvenientes para asegurar el recurso humano necesario y apropiado para el desarrollo óptimo de las competencias que requiere EPN para el logro de los objetivos y metas del plan de desarrollo Institucional

Causas / agentes generadores del riesgo:        

Cálculo incorrecto del número del personal de apoyo requerido para el logro de los objetivos Revisión o definición, inapropiada o nula de los perfiles y requisitos que debe cumplir (compromiso, habilidades, competencias, etc.) el personal de apoyo seleccionado Información desactualizada de las hojas de vida. No tener en cuenta las evaluaciones realizadas al personal de apoyo que ha participado en la aplicación de las pruebas Inadecuada inducción a EPN y al Cargo dentro los límites establecidos Capacitaciones poco efectivas Inexistencia de seguimiento y evaluaciones de las competencias Inexistencia de cumplimiento de metas (Plan de acción)

Dimensión Área Problema Efecto

: Administrativa – Gestión Documental : De apoyo a la gestión - Sub Gerencia Administrativa y Financiera : Gestión de Tecnología e información debilitada : Pérdida de la Información

Causas / agentes generadores del riesgo:             

Modificaciones o extracciones no autorizadas de la información contenida en los diferentes medios informáticos de EPN o pérdida definitiva de la misma. Desconocimiento de las tablas de retención documental y desarticulación con el área de responsable del proceso de archivo. Desconocimiento de lo que significa el archivo de gestión, General e Histórico de EPN Ausencia de definición y documentación de las funciones y responsabilidades del equipo de trabajo perteneciente al proceso en cada una de las áreas de EPN. Falta de mecanismos de auditoría encaminados a detectar modificaciones no autorizadas en las bases de datos. Políticas de seguridad de la información, inexistente o inapropiada. Falta de control a la gestión documental. Comunicación inadecuada entre los actores del proceso en las diferentes áreas de EPN. Virus en el hardware y el software. Falta de procedimientos documentados para el respaldo, recuperación, restauración y custodia de la información. Ausencia de políticas para asegurar la integridad de las bases de datos. Pérdida de información confidencial. Desastres.

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Dimensión Área Problema Efecto

: Administrativa y Financiera : De apoyo a la Gestión - Sub Gerencia Administrativa y Financiera : Inexistencia del proceso de planeación financiera : Incertidumbre financiera y presupuestal

Causas / agentes generadores del riesgo:      

Inclusión de gastos no autorizados. Inversiones de dineros públicos en entidades de dudosa solidez financiera, a cambio de beneficios indebidos para servidores públicos encargados de su administración. Inexistencia de registros auxiliares que permitan identificar y controlar los rubros de Inversión. Archivos contables con vacíos de información. Afectar rubros que no corresponden con el objeto del gasto en beneficio propio o a cambio de una retribución económica.

Dimensión Área Problema Efecto

: Administrativa y Financiera : De apoyo a la gestión - Sub Gerencia Administrativa y Financiera : Contratación :

Causas / agentes generadores del riesgo:           

Estudios previos o de factibilidad superficiales. Estudios previos o de factibilidad manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratación. (Estableciendo necesidades inexistentes o aspectos que benefician a una firma en particular). Pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular. Disposiciones establecidas en los pliegos de condiciones que permiten a los participantes direccionar los procesos hacia un grupo en particular, como la media geométrica. Restricción de la participación a través de visitas obligatorias innecesarias, establecidas en el pliego de condiciones. Adendas que cambian condiciones generales del proceso para favorecer a grupos determinados. Urgencia manifiesta inexistente. Designar supervisores que no cuentan con conocimientos suficientes para desempeñar la función. Concentrar las labores de supervisión de múltiples contratos en poco personal. Contratar con compañías de papel, las cuales son especialmente creadas para participar procesos específicos, que no cuentan con experiencia, pero si con músculo financiero.

Dimensión Área Problema Efecto

: Administrativa y Financiera : De apoyo a la Gestión - Sub Gerencia Administrativa y Financiera : Gestión Documental : VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Causas / agentes generadores del riesgo:    

Concentración de información de determinadas actividades o procesos en una persona. Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración. Ocultar a la ciudadanía la información considerada pública. Deficiencias en el manejo documental y de archivo.

Dimensión Área Problema Efecto

: Administrativa y Financiera : De apoyo a la Gestión - Sub Gerencia Comercial : Deficiente recaudo oportuno de facturación de servicios de AAA : Débil musculo financiero para adelantar proyectos de inversión con recursos propios

Causas / agentes generadores del riesgo:  No existe seguimiento al proceso del cobro persuasivo y coactivo  Acciones ineficaces del equipo de corte y reconexión  Incremento de la cartera en población de estratos uno y dos  Desconocimiento del IANC  Inexistencia de un plan y seguimiento al proceso de reposición de micromedición  Desarticulación en el sistema de información  Desactualización del catastro de redes 5.4 Valoración del riesgo de corrupción El Asesor de Control Interno es el encargado de verificar y evaluar la elaboración, visibilizar, el seguimiento y control del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, donde el plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano está contemplado en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, que articula el quehacer de EPN E.S.P. previamente debe asumirlo el dueño del proceso; una vez haya diligenciado el siguiente formato. VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN CONTROLES DESCRIPCIÓN

PREVENTIVO

CRITERIOS CORRECTIVO

CRITERIO DE MEDICIÓN Existen herramientas de control Existen manuales y/o procedimientos que expliquen el manejo de la herramienta En el tiempo que lleva la herramienta ha demostrado ser efectiva

CUMPLIMIENTO SI

Los controles preventivos, conllevan a disminuir la probabilidad de ocurrencia o materialización del riesgo. Los Controles correctivos, que buscan combatir o eliminar las causas que lo generaron, en caso de materializarse.

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5.5 Política de administración de riesgos de corrupción. La política de administración de riesgos es el conjunto de “actividades coordinadas para dirigir y controlar a EPN E.S.P, con respecto al riesgo, Se implementa a través de los lineamientos cinco (5) políticas:     

Articulación vertical con la planeación estratégica de EPN, establecida en la resolución N° 065 de 2012 que adoptó el plan de desarrollo institucional 2012 – 2015, para lograr el cumplimiento de las metas (Eficacia) Monitoreo y Evaluación de los avances Gestión institucional, que se consolida a través de informes de gestión de cada área de acuerdo a la estructura organizacional Seguimiento al cumplimiento de los planes de acción cada mes. Socialización de los resultados mes a mes en los medios masivos y alternativos de comunicación de la empresa, GELT

Dentro del mapa institucional y de la política de administración del riesgo de EPN E.S.P, se contemplan los riesgos de posibles, malas prácticas administrativas (actos de corrupción), para que a partir de estas se realice un monitoreo por los Jefes de áreas y Control Interno de Gestión a los controles establecidos para los mismos; esto con el fin de garantizar la toma de decisiones oportunas desde la Gerencia General mediante la coordinación de actividades tendientes a al cumplimiento de los objetivos institucionales. POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN INICIO

FASE 1 IDENTIFICACIÓN DE TRÁMITES

FASE 2. PRIORIZACIÓN DE TRÁMITES

FASE 3. RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

FASE 4. INTEROPERABILIDAD

REVISIÓN DE PROCESOS

DIAGNÓSTICO DE TRÁMITES A INTERVENIR

SINPLIFICACIÓN

MODIFICACIÓN DE ESCENARIOS Y APLICACIÓN DEL MARCO DE INTEROPERABILIDAD DEL GEL

ESTANDARIZACIÓN ANÁLISIS NORMATIVO ELIMINACIÓN

INVENTARIO DE TRÁMITES

TRÁMITES EN EL SISTEMA

PLAN DE ACCIÓN

AUTOMATIZACIÓN

TRÁMITES OPTIMIZADOS

CADENAS DE TRÁMITES Y VENTANILLAS ÚNICAS

FIN

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PLAN DE ACCIÓN DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P AREA: N° DE ORDEN

NIVEL NOMBRE

TIPO DE

NIVEL DE

VIGENCIA

TIPO DE

DESCRIPCI

TRAMITE/PROCEDIMIENTO O PROCEDIMI INTERVENC RACIONALI REGULACIÓN

ENTO

IÓN

ZACIÓN

FECHA ÁREA

ÓN DE

PRODUCTO

RESPONSA

MEJORA

BLE

AVANCE

INICIO

FIN

00/00/0000

SEMAFORO SEMAFORO A 30/06

A 31/12

30 %

JEFE DE L OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y AN´LISIS FINANCIERO FECHA DE PUBLICACIÓN 00/00/0000:

Forma: plan de acción de racionalización de trámites

Procedimiento para el diligenciamiento de la forma       

Registrar los datos básicos de EPN Discriminar que regulaciones , procedimientos de cara al ciudadano (servicios) y/o trámites van a ser objeto de mejoramiento De cada tipo de procedimiento se debe establecer qué tipo de acción van a desarrollar tanto a nivel jurídico, como de simplificación administrativa y/o fortalecimiento tecnológico de automatización (parcial o integral). Para facilitar el registro del tipo de acción, solo se debe seleccionar de la tabla de los niveles de intervención y tipo de racionalización, los ítems más cercanos al tipo de mejora a desarrollar. En cada acción de mejora se debe describir en términos comprensibles a la ciudadanía, el carácter del proyecto, sus productos o metas, el responsable y la fecha de cumplimiento. Para el seguimiento solo se debe indicar los avances de cada acción de mejora en junio 30 y diciembre 15 y señalar en una escala de 1 a 100%, los logros alcanzados. Finalmente señalar el responsable del plan y los datos básicos de contacto.

5.6 Seguimiento de los riesgos de corrupción. Se recurre al manual de y plan de auditoría del asesor de control interno de gestión en cual se hace énfasis en la cultura del autocontrol y con el apoyo del control interno disciplinario, hacer cuatro (4) seguimientos anuales al Mapa de Riesgos con corte al 30 de Marzo, 30 de Junio, 30 de Septiembre y 31 de Diciembre. 5.7 Mapa de riesgos de corrupción. MAPA DE RIESGOS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P MISIÓN: IDENTIFICACIÓN PROCESO Y OBJETIVO

CAUSAS

ANÁLISIS

N°

MEDIDAS DE MITIGACIÓN

RIESGO

VALORACIÓN

PROBABILIDAD DE

DESCRIPCIÓN

MATERIALIZACIÓN TIPO DE CONTROL

ADMINISTRACIÓN

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEL RIESGO

SEGUIMIENTO ACCIONES RESPONSABLE INDICADOR

6. SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTITRÁMITES. 6.1 DEFINICIÓN

Facilitar el acceso a los servicios que brinda EPN al simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes, para acercar al ciudadano a los servicios que se prestan mediante la modernización y el aumento de la eficiencia de sus procedimientos. El eliminar factores generadores de acciones tendientes a la corrupción, materializados en exigencias absurdas e innecesarias, cobros, demoras injustificadas… Así las cosas, ésta estrategia de lucha contra la corrupción incluye mecanismos encaminados a la racionalización de trámites, que permitan el respeto y trato digno al ciudadano, generador de confianza en la administración de EPN E.S.P, con implementación de herramientas que conlleven a la presunción de la buena fe, en pro de facilitar la gestión de los servidores públicos, mejorar la competitividad, para hacer una empresa moderna y amable con el ciudadano. 6.2 OBJETIVOS 

Cumplir con los principios axiológicos de EPN E.S.P.



Facilitar el acceso a los servicios que brinda la EPN E.S.P, al diseñar, implementar y evaluar los procesos y procedimientos, manuales, protocolos… simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes en busca de la eficiencia, eficacia y transparencia de la administración de las EPN, así como acercar al usuario al disfrute de los servicios acueducto, alcantarillado y aseo.



Eliminar factores generadores de acciones tendientes a las malas prácticas administrativas (corrupción), materializados en exigencias absurdas e innecesarias, cobros, demoras injustificadas…



Identificar los trámites y procedimientos administrativos para registrarlos en el SUIT



Identificar aquellos que requieran mejora para garantizar la efectividad institucional y la satisfacción del usuario.

6.3 ALCANCE Gestión Directiva y estratégica, Gestión Misional, Gestión de Apoyo y Gestión de Control Interno de Gestión, Proveedores, y Ciudadanos 6.4 RESPONSABLE Gerente General, Subgerentes y Jefes de Oficinas Asesoras 6.5 NORMAS El artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012 dispone que sin perjuicio de las exigencias Generales de publicidad de los actos administrativos, para que un trámite o requisito sea oponible y exigible al particular, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de trámites – SUIT, al VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, le corresponde verificar que el trámite cuente con el respectivo soporte legal. Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. Artículo 1: (…)“Para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, únicamente podrán exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estén previstos taxativamente en la ley o se encuentren autorizados expresamente por esta.” (…). Decreto - Ley 019 de 2012. Artículo 41. 6.6 ACTIVIDADES

N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTRO

Identificar el portafolio de procedimientos

Interiorizar la razón de ser de la empresa y su visión en el marco del desarrollo de los principios axiológicos de la planeación estratégica

Comité

Acta

Determinar los procedimientos misionales

Socializarlos en una reunión con el equipo de trabajo

Sub Gerente Técnico y Operativo

Copia Controlada

Determinar los procedimientos estratégicos

Socializarlos en una reunión con el equipo de trabajo

Gerente

Copia Controlada

Socializarlos en una reunión con el equipo de trabajo

Sub Gerentes Administrativo y financiero - Comercial - Jefes de la oficina asesora jurídica y de planeación y análisis financiero

Copia Controlada

Determinar los procedimientos de apoyo a la gestión

El funcionario responsable del registra los procedimientos en el SUIT de la empresa Asesor de Comunicaciones Acta y la página web teniendo como base el acto TIC de EPN administrativo que soporta su adopción Priorizar los procesos y Revisión de los Procesos y procedimientos que requieren Gerente - Sub Gerentes Certificación procedimientos una intervención y actualizarlos Jefes de Oficinas asesoras mediante acto administrativo Desarrollar la matriz de Racionalización de implementación de la política Comité Acta Trámites Proyecta acto administrativo para simplificar el proceso Registro de los procedimientos en el Sistema único de información Trámites de la Empresa

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Sustentar en reunión del comité de calidad la Reunión del Comité de sustentación de la nueva Calidad versión de ´los procesos y procedimientos para su aprobación El comité de calidad proyecta Adoptar mediante acto el acto administrativo que administrativo la nueva formaliza la adopción de la versión del proceso y nueva versión del proceso y procedimiento procedimiento el cual debe ser firmado por el Gerente Socializar ante el componente Socializar los procesos y humano de su área los procedimientos procesos y procedimientos simplificados simplificados y adoptados mediante resolución Gerencial Socializar a proveedores y contratistas, además de Socializar los procesos y publicar en la página web los procedimientos procesos y procedimientos simplificados simplificados y adoptados mediante resolución Gerencial Implementar los procesos Fortalecer la cultura del y procedimientos autocontrol y Auditorías de simplificados acuerdo al manual Una vez identificados los hallazgos por parte del Asesor de Control Interno de Gestión en el desarrollo de los procesos se solicita el diseño Planes de Mejoramiento de los planes de Mejoramiento, de acuerdo al formato estandarizado, el cual debe ser firmado por el dueño del proceso y el Gerente El gerente remite copia del plan de mejoramiento al Asesor de Control Interno de Comunicación, Gestión para su seguimiento. El Seguimiento e informes dueño del proceso presenta un informe sobre el avance de éste.

RESPONSABLE

REGISTRO

Representante de la Gerencia ante el Comité

Documento

Comité de Calidad Gerente

Resolución

Los Sub Gerentes y Jefes de Oficina

Acta

Asesor de Comunicaciones Acta y Registro en la TIC web Dueño del Proceso Asesor de Control Interno de Gestión

Actas

Dueño del Proceso y el Gerente

Documento

Gerente - Asesor de Control Interno de Gestión y el dueño del proceso

Informes

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6.7 FLUJOGRAMA PARA IMPLEMENTAR LA POLITICA DE RACIONALIZACIÓN FUNCIONARIO /TRABAJADOR

CIUDADANO

GERENTE - SUB GERENTE/JEFE OFICINA ASESORA

ASESOR DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

COMITÉ ANTITRÁMITE

REPRESENTANTE DE LA GERENCIA ANTE EL COMITÉ

ASESOR DE COMUNICACIONES TIC

COMITÉ DE CALIDAD

Identifica el Portafolio de Procesos y Procedimientos

inicio

Determina los procesos y procedimientos de su área de acurerdo con lo de la competencia

Conocen los procesos de parte del GERENTE , Sub Gerente o Jefe de Oficina Asesora

Implementa los procesos y procedimientos convalida y sugiere ajustes

Revisa y proyecta ajustes a los Procesos y procedimientos del área respectiva

Desarrolla la matriz de racionalización de trámites procesos y procedimientos

Sustenta la modificación al proceso y Procedimiento ante el comité de calidad

Analiza los ajustes al proceso y procedimiento sustentado y aprueba o imprueba - proyecta resolución para la nueva versión

Gerente Firma la resolución que modifica el proceso y Procedimiento

Registra los procesos y Procedimientos en el SUIT

Conocen la nueva versión de los procesos de parte del Gerente, Sub Gerente o Jefe de Oficina Asesora

Socializa la nueva versión del proceso y procedimiento

Socializa la nueva versión de los procesos a los proveedores y contratistas y publica en la web de EPN

Implementa la nueva versión de los procesos y Procedimientos

Solicita al dueño del proceso planes de mejoramiento, lo recepciona firma y da copia al Asesor de Control Interno de Presenta Informes al Gerente, Sub Gerente o al jefe de la Oficina Asesora

Realiza auditorias a los procesos y procedimientos acorde con el manual respectivo y el plan de

Identifica hallazgos y comunica a la Gerencia

Determina el % de cumplimiento de los objetivos y/o Plan de acción del área

inicio

6.8 DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO

RESPONSABLE

COMO CONSERVARLO

TIEMPO DE CONSERVACIÓN

EA OO1

Asesor de comunicaciones TIC

Medio físico y Magnético

Vigencia Fiscal

N° 001

QUÉ SE HACE DESPUÉS Archivo General

RIESGO

PUNTO DE CONTROL

RESPONSABLE

QUÉ SE HACE DESPUÉS

Insatisfacción en la prestación del servicio

Comité Anti trámite

Representante de la Gerencia

Archivo General

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6.9 CRONOGRAMA PARA LA PREVENCIÓN DE EVENTOS DE CORRUPCCIÓN 35 COMPONENTE: PREVENCION DE LOS EVENTOS DE CORRUPCION TIEMPO

MESES

ESTRATEGIA

INDICADOR ACTIVIDAD

I II III IV V VI VII VIII IX

RECURSOS

RESPONSABLE

X XI XII

Realizar una socialización por cada una de las áreas de EPN ( Gerencia, Sub Gerencia Administrativa y Financiera, Sub Gerenci Comercial, Sub Gerencia Técnica y Operativa, Oficina Asesora de Planeación y Oficina Asesora de Planeación) los principios axiológicos del Plan de desarrollo Institucional con el enfoque en el buen gobierno Publicar el 100% de los actos contractuales de EPN E.S.P. en la página web de EPN al igual los informes de interventoría, gestión Administrativa y fianciera Socializar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano a la totalidad del componente humano de EPN Rediseñar el mapa de procesos acorde con la misión de EPN PREVENCION Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCION PRESERVANDO EL SUBSISTEMA DEL CONTROL ESTRATEGICO DURANTE LA VIGENCIA 2013

realizadas Mapa de procesos rediseñado procedimientos rediseñados Plan anticorrupción

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Y el resultado del

ty atención al ciudado

seguimiento

publicado en la web Plan de Desarrollo

ciudadano. Identificar las debilidades (factores internos) y las amenazas (factores externos) que influyen en la implementación de los procesos y procedimientos. Estructurar el plan estratégico que responda a la racionalización de los tramites en el marco de la eficiencia administrativa Implementar el plan anticorrupción y atención al ciudafano y realizar el monitoreo de acuerdo con el manual de auditorias y programación del Control interno

institucional publicado en la web

Asesor de Talento Humano

Asesor de Contratación

Asesor de Talento Humano Oficina Asesora de Planeación y Análisis Financiero Subgerentes y Jefes de Oficinas Asesoras Asesor de Comunicaciones y las Tic Asesor de Comunicaciones y las Tic

Mapa de riesgos por

Proceso gestión de calidad-

áreas construido

proceso de planeación estratégica-

DOFA realizado por

Oficina Asesora de Planeación y

áreas Plan antitrámite N° de áreas auditadas acorde con el plan anticorrupción y atención al ciudadano

Análisis Financiero Oficina Asesora de Planeación y Análisis Financiero Oficina Asesora de Planeación y Análisis Financiero - Asesor de Control Interno

Fortalecer la estrategia de al GELT en todos sus componenetes y hacer

GELT con

Asesor de Comunicaciones y las

un seguimiento diario

seguimiento diario

Tic

PREVENCION Y LUCHA

Formalizar el Manual de contratación y socializarlo al cliente interno y

CONTRA LA CORRUPCION

externo de EPN

Manual de contratación

Asesor de Contratación

socializado

Elaborar, adoptar y socializar el plan de medios interno y externo de

Plan de medios

Asesor de Comunicaciones y las

EPN

socializado

Tic

PRESERVANDO EL

VIGENCIA 2013

N° de socializaciones

19 de octubre de 2013 Publicar en la página web de EPN en un link independiente el plan de

instrumento doiseñado en el manual de anticorrupción y atención al

SUBSISTEMA DEL CONTROL

publicados

estructura organizacional de EPN, adoptada mediante el Decreto 934 del

Construir colectivamente y por áreas el mapa de riesgos acorde con el

ESTRATEGICO DURANTE LA

N° de contratos

N° de procesos y

resultado de seguimiento al plan de acción.

CIUDADANO

realizadas

Rediseñar los procesos y procedimientos acorde con la nueva

Publicar en la página web de EPN el plan de desarrollo institucional y el

Y ATENCION AL

N° de socializaciones

Procesos de Implementar el proceso y procedimientos (formatos) de la comunicación

comunicación interna

Subgerentes y Jefes de Oficinas

interna y externa de EPN.

y externa

Asesoras

implementado Realizar dos (2) rendición de cuentas a la comunidad Realizar dos (2) rendición de cuentas a los trabajadores de EPN

N° de rendición de

Planeación

N° de rendición de

Gerencia y Oficina Asesora de

cuentas realizadas N° de informes de

Realizar informes de gestión cada dos meses a la Junta Directiva

Gerencia y Oficina Asesora de

cuentas realizadas

gestión presentados a la Junta Directiva

CONVENCIONES PLANEADO AJUSTE EJECUTADO

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Planeación Gerencia y Oficina Asesora de Planeación

6.10 CRONOGRAMA PARA DESARROLLAR EL COMPONENTE ANTI TRÁMITE. 36

COMPONENTE ANTITRAMITES TIEMPO

MECANISMOS

ACTIVIDADES

MESES I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII

INDICADOR

RECURSOS RESPONSABLE Subgerentes, Jefes

Garantizar la actualización de la información

Información actualizada

Mantener informada a la ciudadanía sobre la

N° de boletines de

de Oficinas Asesoras

gestión administrativa y operativa de EPN

prensa emitidos

- Asesor de

de Oficinas Asesoras Subgerentes, Jefes

comunicaciones TIC

Publicar información veraz, transparente y oportuna

Cumplir con los parámetros de veracidad,

N° de boletines de

Asesor de

oportunidad y calidad de la información

prensa oportunos

comunicaciones TIC Asesor Oficina de

Validar inventario de trámites y servicios de

N° de trámites y

EPN

servicios inventariados

planeación y análsis financiero - Asesor de Control Interno de Gestión

Racionalizar los trámites y procedimientos administrativos que las personas jurídicas y naturales deben hacer ante EPN Implementar y ejecutar la ley anti trámites 962 de 2005 y decreto 019 de 2012 Apropiar y comunicar: sostenibilidad y socialización

Adelantar acciones para el cumplimiento de todas los

Proveer en línea un tramite y un servicio de cada Sub Gerencia y Oficina Asesora Realizar capacitaciones en Ciudadanía Digital a los Servidores Públicos de la Administración municipal de Neiva

N° de trámites

Subgerentes, Jefes

rediseñados

de Oficinas Asesoras

N° de tramites y servicios de cada área en línea

Subgerentes, Jefes de Oficinas Asesoras - Asesor de

N° de capacitaciones

comunicaciones TIC Asesor de

realizadas - N° de

comunicaciones TIC

trabajadores

- Comité de

capacitados

capacitación

Cumplir con los criterios definidos en cada

N° de componentes

Subgerentes, Jefes

uno de los componentes:

cumplidos

de Oficinas Asesoras

componentes de la estrategia de Transverzalizar la información, interacción, gobierno en línea transacción, transformación de EPN

N° de boletines

Asesor de

socializados

comunicaciones TIC

CONVENCIONES PLANEADO AJUSTADO EJECUTADO

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7. TERCER COMPONENTE RENDICIÓN DE CUENTAS SOCIAL 7.1 DEFINICIÓN

La rendición de cuentas es una expresión de control social que se responde anualmente ante la junta Directiva, el Concejo Municipal y a la comunidad y comprende acciones de petición de información y de explicaciones, la evaluación de la gestión en busca de la transparencia en los actos administrativos generados en el cumplimiento de la misión de EPN con base en la implementación de los principios axiológicos dentro de la concepción del Buen Gobierno. Lo anterior fortalece, la transparencia del sector público, el concepto de responsabilidad del Gerente y servidores y el acceso a la información como requisitos básicos. Adicionalmente, la rendición de cuentas es una expresión del control social, por cuanto éste último comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión y la incidencia de la ciudadanía para que esta se ajuste a sus requerimientos. 7.2 OBJETIVOS 

Consolidar la rendición de cuentas como un proceso permanente adoptado e implementado que le permita al funcionario y al ciudadano conocer los resultados de la gestión Gerencial.



Dar a conocer el funcionamiento y los resultados de la gestión de EPN; y que se tenga la oportunidad de evaluar, corregir y ajustar las políticas y proyectos de acuerdo con las opiniones y al diálogo directo con la población.



Afianzar la relación de EPN – ciudadano, donde el funcionario tiene la obligación de informar y el ciudadano tiene el derecho de ser informado, de los resultados en la gestión Gerencial, en un proceso permanente en esta relación de doble vía.



Contribuir a mejorar la competitividad de EPN, pues la claridad en cuanto a los procedimientos, las condiciones y la seguridad jurídica mejoran el ambiente de confianza en la gestión de recursos para la inversión.

7.3 ALCANCE Inicia con la planeación del evento y termina con la evaluación 7.4 RESPONSABLE Gerente, y el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación 7.5 NORMAS • CPC, Artículos 1, 2, 3, • CPC, Articulo 20 derecho a acceder a la información. • CPC, Articulo 23 establece el derecho de toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

• CPC, Articulo 40 participar en “el control del poder político” 38

• CPC, Articulo 86 la tutela. • CPC, Artículo 87 acción de cumplimiento • CPC, Articulo 88 la acción popular. • CPC, Articulo 74 establece el derecho a acceder a los documentos públicos oficiales salvo en los casos que establezca la ley. • CPC, Títulos V al XI Esto garantiza la información para la rendición de cuentas. • CPC, Articulo 133 efectividad del principio de responsabilidad política. • CPC, Articulo 209 materialización del principio de publicidad que rige la función administrativa (Corte Constitucional 2002). • Código Contencioso Administrativo (Decreto 1 de 1984): regula el derecho de petición en interés general, en interés particular y de petición de informaciones. • Ley 57 de 1985: contiene las principales disposiciones en materia de publicidad y acceso a los documentos públicos. Es la única norma que recopila de alguna manera estos temas. • Ley 152 de 1994: Ley orgánica del Plan Nacional de Desarrollo. Establece obligaciones de producción y presentación de información de la rama ejecutiva, especialmente para fines de rendición de cuentas interna, planeación y seguimiento y regula el Consejo Nacional de Planeación, que incluye participantes de organizaciones sociales. • Ley 190 de 1995: el estatuto anticorrupción regula aspectos de publicidad de la información pública, atención al ciudadano, difusión y sanciones para quienes nieguen la información al público. • Ley 489 de 1998: sobre estructura de la administración pública, incluye la obligación de fortalecer los sistemas de información del sector público, divulgar la información y apoyar el control social. • Ley 617 de 2000: establece el “Control social a la gestión pública territorial. El Departamento Nacional de Planeación publicará en medios de amplia circulación nacional con la periodicidad que señale el reglamento y por lo menos una vez al año, los resultados de la evaluación de la gestión de todas las entidades territoriales, incluidos sus organismos de control, según la metodología que se establezca para tal efecto” (art. 79). • Ley 734 de 2002: código disciplinario, en el cual se establecen los deberes de los servidores públicos. En particular, respecto de la información se precisan las siguientes obligaciones: custodia, uso de los sistemas de información disponibles, publicación mensual de los informes que se generen sobre la gestión y respuesta a los requerimientos de los ciudadanos.

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

• Ley 850 de 2003: ley estatutaria de veedurías ciudadanas, la cual contiene disposiciones sobre su funcionamiento y su derecho a la información. Así mismo, establece que las autoridades deben apoyar a estos mecanismos de control social. • Ley 962 de 2005 (anti trámites): Articulo 8, establece que “todos los organismos y entidades de la Administración Pública deberán tener a disposición del público, a través de medios impresos o electrónicos de que dispongan, o por medio telefónico o por correo, información actualizada sobre normas básicas que determinan su competencia, funciones y servicios; trámites y actuaciones para que el ciudadano adelante su labor de evaluación de la gestión pública y así intervenir en forma argumentada en los procesos de rendición de cuentas.” • Decreto 3622 de 2005: en desarrollo de la ley 489 de 1998, se regula la política de Democratización de la Administración Pública (SISTEDA), “Dirigida a consolidar la cultura de la participación social en la gestión pública, con el fin de facilitar la integración de los ciudadanos y servidores públicos en el logro de las metas económicas y sociales del país y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendición social de cuentas y propicien la atención oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad”. • Decreto 3851 de 2006: sobre información oficial básica: define la información oficial básica, promueve su generación, adecuada administración y establece la creación de un portal de difusión. • Decreto 1151 de 2008: establece y regula el programa Gobierno en línea. • CONPES N° 3654 de 12/04/2010 política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los ciudadanos • Ley 1474 de 12/07/2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7.6 ACTIVIDADES N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTRO

De acuerdo con el objetico y una vez definido en indicador y la meta esperada se realiza un registro del evento en sus componentes de pre evento, evento y pos evento Se identifican los Voceros de EPN y se caracteriza la población objeto de recepción del informe de rendición de Cuentas Se consolida una agenda temática sobre la base del registro de PQRS que se registran en EPN, los registros periodísticos, principios axiológicos (Misión, Visión, Principios, Valores, Objetivos, Políticas, Programas, Presupuesto…)

Gerente - Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Análisis Financiero

Documento

Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

Documento

Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

Documento

Diagnóstico proceso anterior de rendición de cuentas

Mapa de actores y caracterización ciudadanos

Necesidades de información

Capacidad operativa y disponibilidad

Se determina el apoyo logístico y de operación para la rendición de cuentas

Elección y cronograma acciones de información Elección y Cronograma acciones de diálogo

Se define la Fecha, Hora, Lugar, la agenda, se selecciona la información y se establece el reglamento de la jornada de rendición de cuentas

Elección y cronograma acciones de incentivos

Se define las facilidades de transporte, refrigerios, protocolos…

Sub Gerente Administrativo y Financiero Gerente - Sub Gerentes, - Jefes de oficinas Asesoras y el Asesor de Comunicaciones TIC Gerente, Sub Gerente Administrativo y Financiero

Insumos

Acta

Presupuesto

Teniendo como base las metas del plan de acción, y sus respectivos indicadores el responsable debe auto evaluarse y establecer el % de cumplimiento Si la información fue adecuada - Baja calidad del dialogo - limitados incentivos Se consolida la evaluación con base en la información anterior, Teniendo como base las metas del plan de acción, y sus respectivos indicadores establecer el % de cumplimiento

Cada Actor activo

Formato

Gerente - Sub Gerentes, - Jefes de oficinas Asesoras y el Asesor de Comunicaciones TIC

Formato

Evaluación de cada acción

Evaluación estrategia en conjunto

Informe de Rendición de cuentas general

Realización del evento

Gerente

Acta - Video

Evaluación Externa

Aplicación de un Instrumento de Evaluación sobre satisfacción de las expectativas del auditorio asistente

Asesor de Control Interno de Gestión

Formato

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7.7 FLUJOGRAMA PARA LA PREPARACIÓN DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS

CIUDADANO

SUB GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

JEFE O.A. DE PLANEACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO

GERENTE - SUB GERENTE JEFES OFICINAS ASESORAS ASESOR DE COMUNICACIONES TIC

ASESOR DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

GERENTE

Diagnotico del Proceso anterior de Rendición de Cuentas

inicio

Realiza el Mapa de actores y Caracteriza los ciudadanos a convocar

Determina la capacidad Operativa y Disponibilidad para la Rención de Cuentas

Identifica las necesidades de información

Elección y cronograma acciones de información Elección y Cronograma acciones de diálogo

Elección y cronograma acciones de incentivos

Evaluación de cada acción

Evaluación estrategia en conjunto

Informe de Rendición de cuentas general

Evaluación Externa

inicio

7.8 DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO

RESPONSABLE

COMO CONSERVARLO

TIEMPO DE CONSERVACIÓN

EA OO2

Gerente

Medio físico – Magnético Video

Vigencia Fiscal

N° 002

RIESGO

PUNTO DE CONTROL Plan de Auditoria Del Asesor de Control Interno

QUÉ SE HACE DESPUÉS Archivo General

RESPONSABLE

QUÉ SE HACE DESPUÉS

Gerente

Archivo General

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7.9 CRONOGRAMA COMPONENTE RENDICIÓN DE CUENTAS

COMPONENTE RENDICIÓN DE CUENTAS MECANISMOS

INFORMACIÓN

DIÁLOGO

TIEMPO ACTIVIDADES

MESES I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII

INDICADOR RECURSOS RESPONSABLE

Construir y publicar dos (2) informes

N° de publicaciones

Jefe oficina

de rendición de cuentas

de informes de

Asesora de

Planear dos (2) procesos de

N° de procesos de

Jefe oficina

Divulgar y convocar los actores

N° de asistentes

Asesor de

identificados para que participen en

participantes en las

comunicaciones

las Audiencias Públicas de rendición

udiciencias de

TIC Gerente . Jefe

Realizar dos (2) procesos de Audiencias Públicas

N° de rendiciones de cuentas realizadas

oficina Asesora de Planeación y Análisis Financiero

N° de valuaciones a

Gerente . Jefe

INCENTIVOS O

Evaluación y seguimiento a las

audiencias de

oficina Asesora de

SANCIONES

audiencias Públicas

rendición de

Planeación y

cuentas

Análisis Financiero

CONVENCIONES PLANEADO AJUSTADO EJECUTADO

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

8. CUARTO COMPONENTE MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO En el Plan de Desarrollo Municipal 2012-2015, se definen los programas hacia una Neiva se convertirá en una ciudad de oportunidades, bien gobernada y participativa, donde la cultura ciudadana sea factor de convivencia y bienestar; con ciudadanos felices, con niños y niñas gozando de sus derechos, con una infraestructura orientada al desarrollo humano y económico, y sin ningún tipo de discriminación social. Así, con este referente las EPN E.S.P, articula su plan de desarrollo institucional para coadyuvar el logro del horizonte deseado, y dentro de este componente ofrece atención al ciudadano todos los días de lunes a viernes en el horario de 7:00 AM a 12:00 M y de 2:00 PM a 5:30 PM, la disposición de un escenario para la atención del ciudadano, convenios con entidades bancarias para facilitar el recaudo del pago de servicios domiciliarios, un call center las 24 horas del día, servicio de operación de acueducto, alcantarillado y aseo las 24 horas del día, la página web de la entidad. Mecanismos debidamente socializados y divulgados a través de los medios masivos y alternativos de comunicación local. 8.1 DEFINICIÓN Conjunto de herramienta (Procesos y Procedimiento, Protocolos, Manuales, Reglamentos… diseñadas e implementadas en la Gerencia del Servicio acorde con el objeto social de EPN E.S.P, que han sido adoptadas formalmente por la administración en el contexto del respecto de los derechos de los usuarios frente a la prestación de los servicios públicos domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo.. 8.2 OBJETIVOS Mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la Administración Pública y satisfacer las necesidades de la comunidad con el propósito de contribuir a la generación de confianza en la prestación de los servicios públicos domiciliarios y en la administración de los recursos públicos. 8.3 ALCANCE Inicia con un ciudadano con necesidades, expectativas y requisitos y finaliza con un ciudadano plenamente satisfecho. 8.4 RESPONSABLE Sub Gerente Comercial, y compromete a la totalidad de los funcionarios y trabajadores de EPN. E.S.P. 8.5 NORMAS 

Acuerdo Municipal N° 08 del 31/05/2012, Por el cual se aprueba el Plan de Desarrollo “Unidos para mejorar 2012 – 2015” VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



Resolución de EPN N° 062 de 2012, Por el cual se aprueba y adopta el Plan de Desarrollo Institucional 2012 – 2015.



Decreto con fuerza de Acuerdo Municipal N° 0935/18/10/2012 por el cual se moderniza la estructura administrativa de EPN



Resolución de EPN N° 020/2012 por el cual se establece el manual de Funciones y Competencias para los funcionarios y trabajadores de EPN.



Acuerdo de la Junta Directiva de EPN N° 01/09/12/2012, por el cual se aprueban los estatutos internos de EPN.



Resolución de EPN N° 015/08, por el cual se adoptan los procesos y procedimientos para EPN

8.6 ACTIVIDADES N° 1

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Desarrollo Diseñar, adoptar, implementar y evaluar los Subg Adtiva y Financ institucional para Procedimientos internos que soportan la entrega de el servicio al trámites y servicios al ciudadano. ciudadano Diseñar, adoptar, implementar y evaluar los Subg Comercial Procedimientos de atención de PQRS y denuncias de acuerdo con la normatividad. Definir y difundir el portafolio de servicios al O.A. Planeación y Análisis ciudadano de EPN Financiero Medir la satisfacción del ciudadano en relación con Asesor de Control los trámites y servicios que presta EPN. Interno de Gestión Identificar necesidades, expectativas e intereses del Subg Comercial ciudadano para gestionar la atención adecuada y oportuna. Poner a disposición de la ciudadanía en un lugar visible información actualizada sobre: Derechos de los usuarios y medios para Subg Adtiva y Financ garantizarlos. Descripción de los procedimientos, trámites y Subg Adtiva y Financ servicios de EPN. Tiempos de entrega de cada trámite o servicio. Subg Adtiva y Financ

REGISTRO Documento

Documento

Documento Formato Formato

Cartel Cartel Cartel

Requisitos e indicaciones necesarios para que los ciudadanos puedan cumplir con sus obligaciones o ejercer sus derechos. Horarios y puntos de atención.

Subg Adtiva y Financ

Cartel

Subg Adtiva y Financ

Cartel

Área, nombre y cargo del servidor a quien debe dirigirse en caso de un PQRS

Subg Adtiva y Financ

Cartel

Establecer procedimientos, diseñar espacios físicos y disponer de facilidades estructurales para la atención prioritaria a personas en situación de discapacidad, niños, niñas, mujeres gestantes y adultos mayores.

Subg Adtiva y Financ

Documentos Diseños

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos

Desarrollar las competencias y habilidades en los servidores públicos con el desarrollo de programas de capacitación y sensibilización en Gerencia del servicio.

Comité Capacitación

Documento 45

Generar incentivos a los servidores públicos de las áreas de atención al ciudadano. Fortalecimiento Establecer canales de atención que permitan la de los canales de participación ciudadana. atención. Diseñar e implementar protocolos de atención al ciudadano. Analizar las estadísticas del sistema de turnos que permita mejorar la atención ordenada de los requerimientos de los ciudadanos.

Subg Comercial

Plan de bienestar

Subg Adtiva y Financ

GELT

Subg Adtiva y Financ

Documento

Subg Comercial

Digiturno

Adecuar los espacios físicos de acuerdo con la normativa vigente en materia de accesibilidad y señalización.

Subg Adtiva y Financ

Espacios Físicos Adecuados

Integrar canales de atención e información para asegurar la consistencia y homogeneidad de la información que se entregue al ciudadano por cualquier medio.

Subg Adtiva y Financ

Documento

8.7 DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO

RESPONSABLE

COMO CONSERVARLO

TIEMPO DE CONSERVACIÓN

EA OO3

Gerente

Medio físico – Magnético Video

Vigencia Fiscal

N° 003

RIESGO

PUNTO DE CONTROL Plan de Auditoria Del Asesor de Control Interno

QUÉ SE HACE DESPUÉS Archivo General

RESPONSABLE

QUÉ SE HACE DESPUÉS

Gerente

Archivo General

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

8.8 CRONOGRAMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO ATENCIÓN AL CIUDADANO MECANISMOS

TIEMPO ACTIVIDADES

MESES

INDICADOR

I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII

Definir y difundir el portafolio de

Actualizar el portafolio de los servicios y trámites que se prestan en el EPN

Portafolio de servicios

servicios.

E.S.SP.

Implementar y optimizar los

Desarrollar de la Estrategia Gobierno en línea.

actualizado Estrategia GELT

procedimientos internos que soportan la entrega de trámites y servicios al ciudadano

desarrollada

Implementar planes de mejoramiento mediante la aplicación de acciones

N° de planes de

preventivas y correctivas de conformidad con el SIGC para el proceso GESTIÓN

mejoramiento de TIC

DE TECNOLOGÍAS E INFORMACIÓN TIC´S, (trámites y servicios al ciudadano).

implementados

Implementar planes de mejoramiento mediante la aplicación de acciones

N° de planes de

preventivas y correctivas de conformidad con el SIGC, para el proceso

mejoramiento de PQRS

ATENCIÓN AL CIUDADANO, (PQRS).

implementados

Implementar y optimizar el

Dar respuesta dentro de los términos de Ley a las diferentes PQRS y dar traslado

procedimiento de atención de

de las denuncias por corrupción a a la instancia competente según sea el caso.

peticiones, quejas, sugerencias,

Actualizar de acuerdo a la normatividad vigente los procedimientos de atención al

procedimiento de atención

ciudadano.

al ciudadano actualizado

Difundir dentro EPN y externamente una vez por mes, los medios de atención

N° socializaciones

reclamos y denuncias.

Medir la satisfacción del ciudadano en relación con los trámites y servicios que presta el municipio de Neiva.

N° de PQRS respondidas

con los que se cuenta el procedimiento para la recepción de PQRS y la formulación

mensuales del

de denuncias de actos de corrupción

procedimiento PQRS

Realizar dos mediciones anuales de la satisfacción del ciudadano mediante la

N° de mediciones anuales

aplicación de encuestas.

de satisfacción

RECURSOS

RESPONSABLE Sub Gerenci a Comerci a l Asesor de Comunicaciones y TIC Sub gerencias y Oficinas Asesoras

Sub Gerencia Comercial

Sub gerencias y Oficinas Asesoras Sub Gerenci a Comerci a l

Asesor de Comunicaciones y TIC

Sub Gerenci a Comerci a l

Diseñar el Manual de los derechos de los usuarios de EPN.

N° de manuales diseñados

Difundir el manual de los derechos de los usuarios a través de la página web de

N° de manuales de

Asesor de

EPN E.S.P,

derechos difundidos

Comunicaciones y TIC

Realizar jornadas de capacitación y socializaciones en los eventos que organice la EPN E.S.P.

Sub Gerenci a Comerci a l

N° de capacitaciones y/o socializaciones realizadas

Comité de Capacitación

en eventos de EPN

Formalizar la política institucional que a toda comunicación se le debe dar el tratamiento de PQRS y dar respuesta dando cumplimiento (procedimiento de la Disponibilidad de información a la

comunicación interna y externa) y a los tiempos establecidos en el artículo 14 de

comunidad.

la Ley 1437 de 2011, difundirla de los medios masivos y alternativos de

Política de tratamiento a las PQRS formalizada

Sub Gerencia Administrativa y Financiera

comunicación interna y externamente. Ofina Asesora de N° de seguimiento

Realizar seguimiento mensual al procedimiento y estadísticas de las PQRS

mensuales PQRS

Planeación y Análisis Financiero - Asesor de Control Interno de Gestión

Mantener publicados en la página Web de EPN E.S.P, los procesos y procedimientos del SIGC

Proceso y procedimiento del SIGC publicado en la web

Asesor de Comunicaciones y TIC

Establecer procedimientos, diseñar espacios físicos y disponer de facilidades estructurales para la atención prioritaria a personas en situación de discapacidad, niños, niñas,

Disponer de espacios físicos y facilidades estructurales para la atención prioritaria a personas en situación de discapacidad, niños, niñas, mujeres gestantes y adultos mayores en las diferentes áreas de EPN E.S.P.

M2 de espacios físicos sin barreras de accesibilidad

Sub Gerencia Administrativa y Financiera

mujeres gestantes y adultos mayores. Desarrollar competencias y

Incluir en el plan de capacitación de EPN E.S.P, el tema "Gerencia del servicio" para

Plan de capacitación con

habilidades para el servicio al

afianzar el desarrollo de competencias y habilidades de los funcionarios y

"Gerencia del Servicio"

ciudadano en los servidores públicos.

trabajadores de la Empresa.

incluido

Establecer canales de atención que permitan la participación ciudadana. Implementar protocolos de atención al ciudadano. Implementar un sistema de turnos que permita la atención ordenada de los requerimientos de los ciudadanos.

Disponer de canales de atención y participación ciudadana: presencial, telefónico, página Web, encuentros comunales, medios radiales, veedurías ciudadanas, buzones, carteleras institucionales y call Center.

N° de Canales de atención y participación ciudadana

Diseñar e implementar un protocolo de atención al ciudadano, que responda a

N° de protocolos de

criterios técnicos y de mercadeo enfocados al perfil y a las necesidades del

atención al ciudadano

ciudadano. Continuar con el sistema de gestión de turnos de Atención al ciudadano en la oficina de PQRS

Comité de Capacitación Sub Gerencia Administrativa y Financiera

Sub Gerenci a Comerci a l

N° de ciudadanos atendidos por turnos en la

Sub Gerenci a Comerci a l

oficina de PQRS

Adecuar los espacios físicos de

Disponer de un (1) punto de atención personalizada al ciudadano que cumpla con

N° de puntos de atención

Sub Gerencia

acuerdo con la normativa vigente en

la normatividad vigente en cuanto a accesibilidad, espacios y señalización para el

al ciudadano que cumple

Administrativa y

materia de accesibilidad y señalización.

servicio de la comunidad. Adquirir e implementar un software y hardware para manejo de archivos y gestión documental.

con la norma

Financiera

N° de software y hardware

Sub Gerencia

adquirirdo para la gestión

Administrativa y

documental

Integrar canales de atención e información para asegurar la consistencia y homogeneidad de la información que se entregue al ciudadano por cualquier medio.

M2 de barreras Eliminar barreras arquitectónicas u obstáculos físicos que limitan la movilidad de

arquitéctonicas eliminadas

las personas en los puntos de servicio al ciudadano.

y que limitaban la movilidad de personas

Implementar un plan de información a través de los canales establecidos (presencial, telefónico, página Web, encuentros comunales, medios radiales, veedurías ciudadanas, buzones, carteleras institucionales, call center)

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Financiera Sub Gerencia Administrativa y Financiera

Plan de información

Asesor de

implementado

Comunicaciones y TIC

9. GLOSARIO Plan: diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro. Corrupción: Acción o efecto de alterar o echar a perder. La Corrupción política es el Abuso del poder mediante la función pública para obtener un beneficio personal. Estrategia: Determinación de los objetivos a largo plazo y la elección de las acciones y la asignación de los recursos necesarios para conseguirlos. Mapas de riesgos: Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente, definiéndolos, haciendo la descripción de cada uno de estos y las posibles consecuencias. Riesgo de corrupción: Posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular. Causa: Son los medios, circunstancias y agentes que generan los riesgos. Control: Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos. Evaluación: Determinación sistemática del mérito, el valor y el significado de algo o alguien en función de unos criterios respecto a un conjunto de normas. Identificación de riesgos: Establecer la estructura del riesgo; fuentes o factores, internos o externos, generadores de riesgos; puede hacerse a cualquier nivel: total entidad, por áreas, por procesos, incluso, bajo el viejo paradigma, por funciones; desde el nivel estratégico hasta el más humilde operativo. Ciudadano: Persona natural o jurídica (pública y privada) que interactúa con las entidades de la Administración Pública con el fin de ejercer sus derechos y cumplir con obligaciones a través de; (i) la solicitud de acción, trámite, información, orientación o asistencia relacionada con la responsabilidad del Estado; y, (ii) el establecimiento de las condiciones de satisfacción en la provisión de dichos servicios. Servicio al Ciudadano: Procedimientos, mecanismos y estrategias que establecen las entidades de la Administración Pública para facilitar a los ciudadanos el acceso a los servicios y el cumplimiento de sus obligaciones. Trámite: Gestión o diligenciamiento que se realiza para obtener un resultado. Sistema Único de Información de trámites – SUIT: Es un sistema electrónico de administración de información de trámites y servicios de la Administración Pública Colombiana que permite integrar la información y actualización de los trámites y servicios de las entidades de la administración pública para facilitar a los ciudadanos la consulta de manera centralizada y en línea. VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Rendición de Cuentas: Expresión de control social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. Modelo Estándar de Control Interno – MECI, Metodología de Administración de Riesgos del Departamento Administrativo de la Función Pública. Es una herramienta de gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC. Son aquellas tecnologías que se necesitan para la gestión y transformación de la información, y muy en particular el uso de ordenadores y programas que permiten crear, modificar, almacenar, administrar, proteger y recuperar esa información. Gobierno en Línea – GEL. Estrategia liderada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, conformada por instrumentos técnicos, normativos y de política pública que promueven la construcción de un Estado más eficiente, transparente y participativo, y que a su vez, preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad mediante el aprovechamiento de la tecnología. Lo anterior con el fin de impulsar la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida para la prosperidad de todos los colombianos. Petición: es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución . Queja: es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones. Reclamo: es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud. Sugerencia: es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestión de la entidad. Denuncia: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigación penal, disciplinaria, fiscal, administrativa sancionatoria o ético profesional. Deber de denunciar: Es deber de toda persona denunciar a la autoridad competente las conductas punibles de que tenga conocimiento. Para los servidores públicos tiene connotación constitutiva de infracción de conformidad con los el artículo 6° de la Constitución Política.

VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ANEXO N° 1 RESOLUCIÓN CONFORMACION COMITÉ ANTITRAMITES Y DE GOBIERNO EN LINEA RESOLUCION N° 001 (30/04/2013) “Por la cual se crea el Comité Anti trámites y de Gobierno en Línea De las Empresas Públicas de Neiva E.S.P. El Gerente General En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por los estatutos de EPN E.S.P en el Artículo 22, Numerales 3, 21 y 23 CONSIDERANDO: Que la ley 489 de 1998 establece que la supresión y simplificación de trámites será objetivo permanente de la Administración Pública en desarrollo de los principios de celeridad y economía previstos en la constitución Política y la misma ley. Que la Ley 962 de 2005, establece los lineamientos de la política de racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Que el objetivo fundamental de la citada ley es el de facilitar las relaciones de los particulares con la Administración Pública, de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones se desarrollen de conformidad con los principios establecidos en los artículos 83, 84, 209 y 233. Que el Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, reglamentario de la Ley 962 de 2005, establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea en Colombia. Que en desarrollo del citado Decreto 1151 se expide el Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, en el cual es establece la obligatoriedad de conformar el Comité de Gobierno en Línea, el cual tendrá por objeto el liderazgo, la planeación e impulso de la Estrategia de Gobierno en Línea en las Empresas Públicas de Neiva. Que por su parte, el Departamento Administrativo de la Función Pública, con el fin de cumplir los objetivos señalados en las Leyes 489 de 1998 y 962 de 2005, solicita la conformación de un grupo responsable de la estrategia Anti trámites y Atención Efectiva al Ciudadano al interior de cada entidad. Que por lo anterior se hace necesario la conformación del Comité Anti trámites y de Gobierno en Línea de las Empresas Públicas de Neiva E.S.P. RESUELVE: Artículo1°. Crear el Comité Anti trámites y de Gobierno en Línea de las Empresas públicas de Neiva, para el manejo de la estrategia Anti trámites y Atención Efectiva al Ciudadano y el liderazgo, la planeación e impulso de la Estrategia de Gobierno en Línea, integrado por:  

El representante de la alta dirección, el Sub Gerente Administrativo y Financiero El asesor de comunicaciones TIC VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

     

El jefe de la oficina asesora de planeación y análisis financiero El Sub gerente Comercial - PQRS El funcionario responsable de administrar la información de los trámites en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT El sub Gerente Técnico y Operativo El Jefe de la oficina asesora jurídica Invitados de acuerdo al tema a tratar

Artículo 2°. De las funciones del Comité Anti trámites y de Gobierno en Línea, en materia de Racionalización de Trámites: a. Realizar el inventario de los trámites y servicios de la empresa. b. Definir el plan de acción para el levantamiento o revisión de la información detallada de trámites y servicios existentes en EPN, para el diligenciamiento de los formatos “Hoja de Vida de Trámites” o de “Hoja de Vida de Servicios”, suministrados por el DAFP. Estos formatos son el insumo principal para la inscripción de los trámites y servicios en el Sistema Único de Información de Trámites-SUIT, el cual opera a través del Portal del Estado Colombiano www.gobiernoenlinea.gov.co. c. Analizar y autorizar el reporte de los trámites y servicios que entrega el funcionario responsable del SUIT para su respectiva aprobación. Respecto de los trámites, se debe analizar y verificar como mínimo el soporte legal que crea o autoriza el trámite y la no inclusión de requisitos y exigencia de documentos, tales como autorizaciones o permisos que no estén previstos en la Ley. d. Analizar los trámites de EPN, dentro de los cuales se deben identificar aquellos que son transversales y proponer acciones integrales de racionalización, simplificación o automatización, contemplando los principios señalados en la Ley 489 de 2005 y la Ley 962 de 2005. e. Elaborar el plan de acción de Racionalización de Trámites de la empresa, en el que se incluyan las estrategias de interacción con otras entidades para los trámites transversales. Este plan como mínimo debe ser anual. f.

g. Analizar los proyectos de creación de nuevos trámites en la empresa, con el fin de verificar que se cumpla con los requisitos exigidos por la Ley 962 de 2005 y su Decreto Reglamentario 4669 de 2005 o aquel que lo sustituya, adicione o modifique. En materia de Gobierno en Línea: a. El asesor de comunicaciones TIC es la instancia responsable de la planeación e impulso de la Estrategia de Gobierno En Línea en la empresa y canal de comunicación con las demás áreas relacionados con la transformación y modernización de la administración de EPN apoyados en el aprovechamiento de la tecnología. VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

b. Definir los mecanismos para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con el Gobierno En Línea, como la Ley 962 de 2005, la Ley 1150 de 2007 y los Decretos 066 y 1151 de 2008, entre otros. c. El asesor de comunicaciones TIC debe elaborar el diagnóstico, el plan de acción y seguimiento a la estrategia del Gobierno En Línea de la empresa. d. Incorporar el aprovechamiento de las TIC en las acciones de racionalización de trámites, atención efectiva al ciudadano y acompañar a los asesores de calidad y control interno. e. Identificar las barreras normativas para la provisión de trámites y servicios en línea y propender por levantar dichos obstáculos, de manera que puedan ser prestados por medios electrónicos. f.

Definir los lineamientos para la implementación efectiva de políticas y estándares asociados, como la política de actualización del sitio Web (donde deberán estar involucradas las diversas áreas, y/o programas de EPN), política de uso aceptable de los servicios de Red y de Internet.

g. Definir e implementar el esquema de vinculación EPN a la Intranet Gubernamental y cada uno de sus componentes. h. Definir y generar incentivos y/o estímulos para el uso de los servicios de Gobierno En Línea por parte de los ciudadanos, las empresas y la empresa misma. i.

Adelantar investigaciones, de tipo cualitativo y cuantitativo, que permitan identificar necesidades, expectativas, uso, calidad e impacto de los servicios y trámites de Gobierno En Línea EPN. Garantizar la participación de funcionarios de la empresa en procesos de generación de capacidades (sensibilización, capacitación y formación) que se desarrollen bajo el liderazgo del asesor de comunicaciones TIC.

Artículo 3º. El Comité Anti trámites y de Gobierno En Línea se reunirá por convocatoria que realice el representante de la Dirección, por lo menos una vez, cada dos meses o cuando se requiera de acuerdo a los requerimientos de la empresa. De sus sesiones se dejará constancia en actas en las que consten los temas tratados. A las sesiones del Comité se podrá invitar a funcionarios de la empresa, o de otras entidades estatales y a particulares, cuya presencia sea necesaria para la mejor ilustración de los diferentes temas de competencia del mismo. El comité deberá informar, al Representante legal el avance y resultados de su gestión teniendo en cuenta los parámetros del plan. Artículo 4°. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición. Comuníquese y cúmplase. Dada en Ciudad de Neiva, día 30 de abril de 2013. AURELIO NAVARRO CUELLAR Gerente VISION DE FUTURO UNA EPN ¡BIEN GERENCIADA Y PARTICIPATIVA! BASADA EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS