Estudio de caso Alimequin by Nélcar Camacho

UNIVERSIDAD YACAMBÃ&#x161; VICERECTORADO DE INVESTIGACION Y POSTGRADO DOCTORADO EN CIENCIAS GERENCIALES

ESTUDIO DE CASO EMPRESA ALIMEQUIN

Barquisimeto, Julio de 2016

INDICE

Pág. Antecedentes de la Empresa

Misión

Visión

Estructura Organizativa

Estudio del Caso

Transcripción de las preguntas de análisis

Marco Teórico

Conclusiones

Recomendaciones

Referencias

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

La compañía Alimequin, es una empresa familiar que se encuentra en la industria alimentaria, destinada a la producción, distribución y comercialización de alimentos, hasta antes del año 2015 no contaba con tecnologías de información de apoyo a sus procesos organizacionales. En ese mismo año la dirección general comenzó a analizar la posibilidad de implantar nuevas formas operativas, pues existían muchas actividades que debían realizarse varias veces debido a que cada departamento trabajaba en forma aislada, lo cual significaba que la información generada no era uniformemente distribuida en toda la organización. Los ejecutivos se percataron de esta situación y llegaron a la conclusión de que era necesario invertir en sistemas de información computarizados, con inversión tanto de software como de hardware, con la intención de incluir la tecnología en los procesos administrativos para llevar a cabo la operación cotidiana del negocio de una forma automatizada, donde los procesos administrativos del negocio incluyeran, sistemas ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) y CRM (Customer Relationship Management) visionando el mejoramiento de los procesos, entre los elementos más importantes, los siguientes: 

La forma de planear y llevar a cabo los objetivos y estrategias establecidos.



Los procedimientos que utiliza la dirección general para comunicarse con el personal, asignarle responsabilidades, evaluar y premiar o sancionar su desempeño.



Los diversos sistemas de información asociados y la forma de procesar la administración de la PYME.



Optimizar los procedimientos contables y financieros: procesos de facturación y cobro, decisiones de inversión y financiamiento.

Con el CRM se pretende, que el área encargada de la comercialización y servicio al cliente pueda desarrollar diferentes tecnologías para cada una de las siguientes actividades:



Conocer y monitorear las necesidades de los clientes.



Evaluar las formas de distribución y venta de los productos.



Conocer y monitorear la calidad en el servicio al cliente.



Comunicar al resto del negocio lo que está ocurriendo en el mercado.

MISIÓN

Producir alimentos derivados del procesamiento de todo tipo de carne, cumpliendo con los principios: -

Mantener altos estándares de calidad.

Integrar un equipo humano talentoso y motivado.

Cumplir con los requerimientos legales establecidos por las autoridades.

Fomentar una convivencia productiva con la comunidad

Evitar el impacto negativo en el medio ambiente.

Asegurar un retorno financiero atractivo.

VISIÓN -

Mantendremos niveles de desempeño superiores al promedio de la industria Nacional.

La marca será garantía de calidad.

Aprovechamiento al máximo las sinergias con los aliados de negocio.

Contar con un equipo humano con talento, motivado y orgulloso de formar parte de la empresa.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Dirección General

Recursos Humanos

Mercadotecnia

Ventas

Producción

Distribución

Envasado

Mantenimiento

Finanzas

Compras

Contabilidad

Calidad

ESTUDIO DEL CASO

A finales del año 2015, los gerentes de la empresa tomaron la decisión de implantar un sistema de información, para lo cual tuvieron que formar un comité que evaluaría la mejor alternativa de adquisición. Concluido este proceso se optó por contratar a una casa especializada en software, quien se daría a la tarea de hacer un “traje a la medida vanguardista”, acorde a las necesidades de la empresa y de la tecnología de punta del momento. El equipo de cómputo de ese entonces era subutilizado, pues por lo general sólo se lo empleaba como procesador de palabras. Para el desarrollo del proyecto hubo una completa integración y cooperación entre la casa de software y los distintos departamentos involucrados en la tarea de automatizar sus procesos. La solución que se entregó fue servicio de iCLoud con almacenamiento en la nube para todos los procesos y un ERP basado de Java Script con bases de datos Postgre. En la oferta del sistema ERP, se presenta el diseño pensado para incrementar la eficiencia en las operaciones de la PYME, y la adaptabilidad de manera tal que se aproveche al máximo para mejorar los procesos actuales de trabajo, el cual servirá de aliado para aumentar la productividad de la empresa en forma considerable.

Los módulos que se establecieron fueron: ventas, embarques, cuentas por cobrar; producción, control de calidad, compras, inventarios de materia prima, inventarios de producto terminado, inventario de refacciones, contabilidad, nómina (sueldos y jornales) y cuentas por pagar Los primeros módulos que se desarrollaron fueron los de contabilidad, nómina y ventas debido a que eran las únicas áreas semiautomatizadas aunque en forma independiente. Una vez puestas en funcionamiento esta área se prosiguió con el resto. Durante este tiempo se revisaron muchas de las actividades llevadas a cabo en los departamentos, lo cual dio como resultado la simplificación de procesos y en algunos casos la reubicación de personal. Debido a la automatización de procesos se produjo un cambio sustancial en la empresa. Por ejemplo, antes de la implantación de sistemas de información computarizados, el departamento de compras elaboraba a máquina las órdenes de compra, en las cuales registraba los datos requeridos (número de orden, nombre del proveedor, condiciones de pago, fecha de entrega, precio unitario de cada producto, subtotales, impuestos y totales). Una vez llenada la orden, era enviada al proveedor para que éste la surtiese. Almacén recibía el material, elaboraba manualmente la entrada de las mercancías en un formato preimpreso y foliado. En dicho formato el almacenista escribía el nombre del proveedor, la cantidad recibida de material, se firmaba y se enviaba a contabilidad. La sección de costos de este departamento revisaba las formas recibidas (formularios) y hacía una evaluación de los costos de cada uno de los materiales. De aquí se enviaba la relación al área de cuentas por pagar, en donde se hacía tina programación semanal para tesorería. Finalmente, ésta capturaba todos los datos de la factura en el sistema para la emisión de cheques. Recientemente se ha puesto en marcha un proyecto para evaluar la alternativa de implementar un sistema de información, a los fines de poner a la empresa a la par de la tecnología existente.

Transcripción de las preguntas de análisis ¿Si la implementación de sistemas de información ha traído consecuencias positivas a la empresa Alimequin y en donde se ven reflejadas las mismas? 1. ¿A qué nivel de la organización apoyan dichos sistemas? 2. ¿Qué ventajas han traído a la empresa los nuevos desarrollos tecnológicos?

Respuestas a cuestionamientos específicos Aquí se muestran los resultados que arrojó el cuestionario que se utilizó para la recolección de datos, el cual se le administro a un grupo de 20 personas que laboran y están vinculados directamente con el objeto de estudio. Según Balestrini (2001), expone: El análisis e interpretación de datos se convierte en la fase de la aplicación de la lógica deductiva e inductiva en el desarrollo de la investigación, para esta estrategia los datos según sus partes constitutivas se clasifican agrupándolas, dividiéndolas, subdividiéndolas atendiendo sus características y posibilidades, para posteriormente reunirlas y establecer la relación que existe entre ellos, a fin de dar respuestas a las preguntas de la investigación confrontándolas con hipótesis, bien sea para rechazarlas o aceptarlas (p. 170). ¿Existe un algún Software en la empresa que permita el registro de operaciones administrativas, contables y tributarias de manera eficaz? 0% Si No 100%

Gráfico 1. Resultado Ítem 1. Fuente: cuestionario aplicado a los trabajadores del área administrativa, contable de la empresa Alimequin. En el Gráfico 1 se puede constatar que el total de un 100% de la población encuestada manifiesta que no existe aún ningún software que permita de manera eficaz el registro de las operaciones contables y tributarias de la empresa.

¿Estaría de acuerdo en que se implemente un Sistema Contable y Tributario en la empresa? 0%

Si No

100%

Gráfico 2. Resultado Ítem 2. Fuente: cuestionario aplicado a los trabajadores del área administrativa, contable de la empresa Alimequin. En el Grafico 2 se visualiza que el total de un 100% de la población encuestada estaría de acuerdo con la implementación de un sistema contable y tributario para el mejoramiento de las actividades dentro del departamento.

¿Cuenta la organización con Talento Humano capacitado para el manejo de un software para registrar las actividades Contables?

Si 50%

50%

Gráfico 3. Resultado Ítem 3. Fuente: cuestionario aplicado a los trabajadores del área administrativa, contable de la empresa Alimequin. En el Gráfico 3 de acuerdo a los resultados obtenidos se visualiza que el total de un 100% de la población encuestada el 50 % opina que si se cuenta con talento humano capacitado para el manejo de un software mientras que el otro 50% de la población indica que no están preparados.

¿Posee la empresa un sistema que pueda determinar costos, ingresos y gastos de manera precisa y a las fechas indicadas para los cierres mensuales? 0% Si No 100%

Gráfico 4. Resultado Ítem 4. Fuente: cuestionario aplicado a los trabajadores del área administrativa, contable de la empresa Alimequin. En el Gráfico 4 de acuerdo a los resultados obtenidos se visualiza que el total de un 100% de la población encuestada el 100 % opina que le proporcionara mayor rendimiento eficacia y control si se implementa un software contable.

¿Existe en la empresa un control interno de los procesos sistémicos y contables? 25% Si

No 75%

Gráfico 5. Resultado Ítem 5. Fuente: cuestionario aplicado a los trabajadores del área administrativa, contable de la empresa Alimequin. En el Gráfico 5, de acuerdo a los resultados obtenidos se visualiza que del 100% de la población encuestada el 75% manifestó que no existe en la empresa control interno de los procesos sistémicos y contables, por otra parte, el 25% dijo que si hay dicho control.

¿Cree usted que el estudio de la base legal en materia contable-tributaria proporciona mayor estabilidad financiera a la empresa? 0% Si No 100%

Gráfico 6. Resultado Ítem 6. Fuente: cuestionario aplicado a los trabajadores del área administrativa, contable y tributaria de la empresa Alimequin. En el Gráfico 6 de acuerdo a los resultados obtenidos se visualiza que el total del 100% de la población encuestada el 100 % está de acuerdo que el estudio de las bases legales en materia de contabilidad y tributos genera estabilidad financiera a la organización.

¿El uso de un Software Contable en la empresa permitirá mayor rendimiento, eficacia y control interno en las actividades comerciales? 0% Si No 100%

Gráfico 7. Resultado Ítem 7. Fuente: cuestionario aplicado a los trabajadores del área administrativa, contable de la empresa Alimequin. En el Gráfico 7 de acuerdo a los resultados obtenidos se visualiza que el total del 100% de la población encuestada el 100 % está de acuerdo que poseer un sistema dentro de la organización permitirá con mayor facilidad y rendimiento

la emisión de reportes de costos, ingresos y gastos para la determinación de manera eficaz de los resultados financieros. Para Alimequin el ingreso al mundo digital ha provocado un cambio drástico en el modo de gestionar sus procesos, así como en su forma de relacionarse con los clientes. Por ello, la empresa tenía la necesidad de aplicar tecnologías que le permitiesen mejorar su modelo de negocio en un mercado competitivo. Son varias las ventajas que tiene dicha implementación:

1) Reducción de costos: Las innovaciones tecnológicas reportará beneficios a la empresa, en tanto gracias a ellas se reducen significativamente los costos operativos y se racionaliza el proceso de distribución y control de manera más óptima. 2) Equipos más productivos: Esta innovación a la cual se somete Alimequin implica una automatización de ciertas actividades y por tanto, los equipos de profesionales pueden centralizar todos sus esfuerzos en desarrollar las estrategias necesarias para alcanzar sus objetivos y organizarse para solucionar problemas específicos. 3) Diferenciarse de la competencia: En un mercado globalizado donde las empresas tienen que renovarse continuamente aplicando nuevas estrategias de negocio, la innovación tecnológica es un requisito imprescindible para obtener una ventaja competitiva a la vez que se agrega valor a la PYME. 4) Expansión de la empresa: La innovación tecnológica permite que también la PYME pueda competir a nivel global. Con la implantación del ERP el sistema puede verse desde múltiples dispositivos. Estamos en la era del Internet de las cosas donde las empresas deben desarrollar nuevos modelos de negocio basados en innovaciones tecnológicas para expandirse y ofrecer los mejores servicios a sus consumidores.

5) Información en tiempo real para tomar decisiones: La gestión de información es un factor decisivo para Alimequin, en tanto que permite a la dirección controlar y hacer seguimiento al cumplimiento de objetivos. El problema surge cuando la generación de indicadores de gestión requiere muchos esfuerzos y costos o simplemente no es posible de obtener sin las herramientas adecuadas, en ese caso puede ser insuficiente la información que se requiere para tomar decisiones y reaccionar a tiempo ante los constantes cambios del entorno. Además, en muchas ocasiones la información no es fiable o no está actualizada. Según el vicepresidente a nivel mundial para Pymes de H.P. John Brennan, la misión de las empresas que suministran los diferentes tipos de tecnología en este mercado sigue siendo clara: ayudar a las Pymes o obtener más resultados en sus negocios a partir de sus inversiones en tecnología. lo que quiere decir es que la Pyme se debe concentrar en lograr sus objetivos o resultados (enfocarse en su trabajo) y no tener que preocuparse de la tecnología, por eso es importante estar al día en los avances tecnológicos contando con el apoyo de una buena empresa. Así mismo, aseguró el directivo que estas soluciones optimizan la productividad, porque están enfocadas en las necesidades de las Pymes y son trabajadas junto con socios de negocios para acoplarse a los requerimientos y necesidades de estas empresas actuales y futuras. El valor agregado de estas nuevas tecnologías qué están incorporando actualmente las multinacionales y qué las hace diferente a las demás es que cuenta con una gran cantidad de recursos, productos, soluciones y servicios que están enfocados a las Pymes y que se han ido mejorando e implementando después de varios años de estar trabajando de la mano con muchas empresas de este mercado y con muchos socios de negocios que trabajan también en el sector.

Estas compañías a través de sus directivos recomiendan que las Pymes deben concentrarse en lograr sus objetivos y para esto es importante invertir en tecnología actual y acorde a sus necesidades y proyecciones de crecimiento para poder competir en este mercado. Lo mejor es dejar en mano de los especialistas y con sus socios de negocios los requerimientos de Tecnología de modo que las empresas puedan ser cada día más exitosas. A pesar de que existen tecnologías que sirven para todas las aplicaciones o se adaptan de acuerdo a las necesidades de las empresas, cada compañía cuenta con un portafolio de productos, soluciones y servicios para este mercado, y busca adaptar estas soluciones o diseñar una nueva de acuerdo a las necesidades de cada Pyme. Así mismo, las empresas que se encuentran en el mercado nacional ofreciendo este servicio de vital importancia para las empresas, coinciden en afirmar que el sector de las Pymes es un segmento muy importante y el de mayor crecimiento en los últimos años, permitiendo generar nuevos productos y mejorar cada día competitivamente a través de soluciones y aplicaciones que al alcance de mejores resultados.

MARCO TEÓRICO

Las Pymes, constituyen en cualquier país el grupo predominante, en algunos casos superan el 99% de unidades económicas, contribuyen significativamente a la creación de empleo, a la generación de riqueza y además satisfacen necesidades en ciertos mercados que son poco atractivos para las grandes empresas. En Venezuela conforman el 50% del total de las empresas. Sin embargo, son pocas las Pymes que logran superar los retos de supervivencia, quienes emprenden la creación de las empresas, lo conciben desconociendo los riesgos de estabilidad y permanencia en la sociedad de las organizaciones. Según Mauricio Lefcovich “La experiencia demuestra que el 50% de dichas empresas quiebran durante el primer año de actividad, y no menos del 90% antes de los cinco años. Según, revelan los análisis estadísticos, el 95% de estos fracasos son atribuibles a la falta de competencia y de experiencia en la dirección de empresas dedicadas a la actividad concreta de que se trate”. Entre las estrategias que deben implementar las Pymes son el desarrollo de adecuados mecanismos de gestión, pues permiten efectuar acciones que las posicionan con ventajas competitivas dentro de la industria o bien la sociedad de las organizaciones. Dichas acciones significa efectuar procesos de gestión, mismos que combinados con el talento humano, la infraestructura y relaciones, son conocidos como tecnologías de gestión, que aplicadas de manera inteligente, gestionaran el conocimiento utilizado, en el trabajo dentro de una organización, a través de metodologías, que permiten realizar actividades de planeación, ejecución, evaluación y mejoramiento, de forma secuencial, generando modelos para elaborar las acciones, en las organizaciones, buscando ser más profesionales. Para ello, primero las empresas necesitaran diagnosticar cuáles son sus necesidades, segundo analizar la funcionalidad de las tecnologías y la posibilidad de combinar varias de ellas. Posteriormente seleccionar las que considere conveniente, para finalmente empezar a construir su propia tecnología de gestión, y ser competitiva.

El mayor compromiso de las organizaciones empresariales es como lograr la competitividad, derivado de los procesos dinámicos y de cambio que han surgido con base en el movimiento de interdependencia e interrelación entre países como es la globalización, de la cual surgen los lineamientos de competitividad, que tienen que desarrollar para tener mayores oportunidades de negocio. Este

compromiso, se

deriva

gran necesidad que tienen

las micro, pequeñas y medianas empresas en el entorno, para así adaptarse e integrarse a la variedad de cambios y de necesidades dentro de la diversidad cultural, que surgen de las maneras o formas de llevar a cabo acciones que sustenten la competitividad de las empresas en la era de la información y tecnología, utilizando sistemas, métodos, herramientas, procesos de trabajo conocidos como tecnologías de gestión, que desarrolladas de manera efectiva y con base a las necesidades de cada empresa y su fundamentación estratégica, generaran la competitividad empresarial. Por otra parte, Julia Mora (2003), define la gestión como “… el conjunto de diligencias que se realizan para desarrollar un proceso o para lograr un producto determinado". Se asume como la dirección y el gobierno de las actividades necesarias para “hacer que las cosas funcionen”, con capacidad para generar procesos de transformación de la realidad. Con una connotación más actualizada o gerencial, la gestión se plantea como "una función institucional global e integradora de todas las fuerzas que conforman una organización". En ese sentido, la gestión enfatiza en la dirección y en el ejercicio del liderazgo. La gestión tecnológica surge y se desarrolla en el seno de las empresas y su objetivo fundamental es el logro de una mejor vinculación investigaciónindustria-sociedad, que debe entenderse como una relación de mercado. Esto implica comprender que este se rige fundamentalmente por leyes de oferta y demanda. La gestión tecnológica busca integrar el proceso de cambio tecnológico con los aspectos estratégicos, operativos del control y la toma de decisiones de la empresa. Así, se concibe la tecnología como un arma competitiva y como tal, debe constituir un punto esencial del planteamiento estratégico a largo plazo.

La gestión tecnológica vincula el sector productivo y de la investigacióndesarrollando el proceso de innovación tecnológica. Requiere de una preparación conceptual y ejecutiva y se realiza para apoyar los procesos de innovación tecnológica que permiten identificar las necesidades y oportunidades tecnológicas e implica una capacidad de manejo del cambio técnico. De igual forma, busca a través de la toma de decisiones responsables coordinar los recursos disponibles y lograr resultados orientados a las necesidades de los clientes, esto implica considerar las interacciones principalmente entre el entorno, la estrategia, estructura, procesos, personal, productos y servicios que deseen obtener, logrando así tener fuertes ventajas competitivas que distingan a una empresa de la competencia, implica desarrollar y transformar escenarios, dentro del contexto de la globalización. Convirtiéndose en herramientas, basadas en el conocimiento teórico práctico, desarrolladas a través de propuestas probadas, generando modelos para ejecutar los trabajos en las organizaciones, buscando ser más productivos en el día a día de sus operaciones permitiendo el crecimiento físico y financiero con menos dificultades y en un menor tiempo.

CONCLUSIONES

Corno resultado de la automatización de procesos, la empresa ha cambiado drásticamente su forma de trabajar. En la actualidad el departamento de compras recibe en forma automática las requisiciones (orden de compra) de parte del almacén, cuando el material ha llegado a un punto de reorden (debido al eficiente sistema de inventarios). En el sistema de inventarios se registra qué cuenta contable afectará cada uno de los materiales que se adquieren, lo cual ahorra trabajo a contabilidad. Compras efectúa la cotización de materiales, captura en la orden de compra el precio y las condiciones de pago, y luego la envía al proveedor que suministrará los materiales. El proveedor hace su entrega en el almacén, en donde se verifica lo que se va a entregar contra la orden que tiene en el sistema, luego de lo cual se firma de recibido y revisado y envía a contabilidad la papelería. La sección de costos de contabilidad sólo verifica que almacén haya firmado, pues los datos de control ya están en el sistema. Cuentas por pagar únicamente programa la factura para ser pagada en su fecha de vencimiento, para lo cual modifica la fecha de pago en el sistema y efectúa el asiento contable. Finalmente, tesorería únicamente imprime los cheques, de acuerdo con el programa de pagos definido por cuentas por pagar. La implantación de sistemas en eficaces y eficientes en Alimequi le ha permitido ser mucho más eficiente, ahorrar en costos de operación, pero sobre todo contar con información para toma de decisiones.

RECOMENDACIONES 

Mantenerse en vanguardia en cuanto al uso de las tecnologías para los procesos.



Asegurar que la información que se maneje sea la óptima, así como la que se ofrezca a los potenciales clientes a través de su página web.



Se recomienda además la contratación de un community manager que pueda manejar las redes sociales y posicionar la Pyme en Google Adwards, logrando con ello captar más clientes y hacerse más competitivos.



Incorporar rápidamente un CRM como herramienta para conseguir mejorar las ventas, una estrategia comercial que pone su énfasis en el cliente con el objeto de recopilar la mayor cantidad de información sobre sus requerimientos y necesidades, para de esta manera poder establecer una relación más productiva en la que puedan materializarse los objetivos marcados, mejorando la productividad de Alimequin.



Adiestramiento y capacitación del talento humano en relación al Software que se instaló con el fin del hacer un uso eficiente y eficaz del mismo.

REFERENCIAS 

http://datateca.unad.edu.co/contenidos/102608/Estudio_de_caso_de_Ch rysler.pdf [consultado el 20/07/2016].



http://www.poz.unexpo.edu.ve/postgrado/uct/descargas/XJornada/Indust rial/II07.%20ANALISIS%20COMPARATIVO%20DE%20LOS%20MODEL OS%20DE%20GESTION%20PARA%20LA%20INNOVACION.pdf [consultado el 23/07/2016].



https://tecnosoluciones.com/article/print/71/competitividad-empresarialpor-tecnologias-de-gestion [consultado el 23/07/2016].



http://pymesvenezuela.blogspot.com/2010/09/pymes-en-venezuela.html [consultado el 24/07/2016].