Dossier numérisation

Les programmes informatiques peuvent-ils simplifier votre travail ?

Il y a quelques années, Nelectra a interrogé ses membres sur les systèmes ERP qu’ils utilisaient. Toutefois, les résultats de l’enquête n’étaient pas concluants : il y avait trop de systèmes différents, et les membres n’avaient pas d’avis tranché en la matière. Les principaux problèmes portaient sur le rapport qualité/prix, des soucis techniques et les tarifs élevés des contrats de maintenance. Faisons abstraction des fournisseurs d’ERP, pour nous pencher sur une question essentielle : à quelles fins nos membres utilisent-ils les ERP ? Et pourraient-ils s’en passer, aujourd’hui ? De quoi doit disposer un bon système ERP ? Nous avons interrogé certains de nos membres…

Un système d’ERP, ou Enterprise resource planning, est un programme informatique/logiciel utilisé pour soutenir tous les processus d’une entreprise. Un programme ERP se compose généralement de petits programmes (modules) qui soutiennent tous une tâche spécifique. Pensez par exemple aux programmes informatiques utilisés pour la comptabilité ou le suivi des stocks.

« Pratique pour les offres de prix »

Dirk Coene et Martine Vandommele d’Elektriciteit Coene Hooglede travaillent depuis plus de 20 ans avec un programme ERP. Ils en sont très contents. « Je préfère préciser tout de suite que nous n’utilisons pas toutes les fonctionnalités, » explique Martine. « Nous nous en servons essentiellement pour la gestion des articles et des prix ainsi que pour la facturation. Et le logiciel est aussi extrêmement pratique pour établir des offres de prix. » « Les applications mobiles liées au programme ne sont pas encore opérationnelles chez nous, » ajoute Dirk. « Nous encodons manuellement les ordres de mission, mais nous envisageons de passer à une opération automatique (sur le chantier, par exemple). Dans notre secteur, nous utilisons une quantité impressionnante d’articles. Arriver à un fonctionnement efficace n’est donc pas chose aisée. »

« Automatiser les tâches fastidieuses »

Un autre membre de Nelectra, Freddy Verbeke, d’Ardooie, a récemment pris la décision de passer à un système ERP, lui aussi. Il voulait réduire sa charge administrative : « Pour chaque chantier, je devais noter les numéros de commande des produits sur l’ordre de mission, sur le bon de commande, sur la facture… Après chaque livraison, l’établissement d’une facture représentait encore un sacré boulot. J’étais donc à la recherche d’une manière d’automatiser ces tâches fastidieuses. Et ça fonctionne : avec notre package ERP actuel, j’associe un produit avec un numéro de commande à un chantier et ces informations se répercutent à travers tous les documents, sans que je doive les introduire à chaque fois ! »

Je voulais automatiser les tâches pour réduire ma charge administrative.

Les mises à jour de prix étaient une autre de ces tâches particulièrement frustrantes. Le portefeuille de Freddy Verbeke compte quelque 800 produits - l’adaptation manuelle des prix représentait un travail titanesque. « Vous pouvez aussi le faire par offre de prix, mais cela reste une corvée interminable, » explique Freddy Verbeke. « Je peux désormais lier ma liste de produits à mes fournisseurs, de manière à ce que les mises à jour de prix se fassent automatiquement, sans mon intervention. » Puisqu’il vient d’adopter ce nouveau système, Freddy Verbeke ne pouvait nous faire part de son expérience approfondie : « J’ai choisi de suivre une formation avant de me lancer. Et cela va me prendre du temps. À l’achat, un ERP n’est rien de plus qu’une boîte vide, dans laquelle il

faut enregistrer toutes les informations des produits et de l’entreprise. Le gros avantage, c’est que je n’aurais à le faire qu’une seule fois. »

« Facturation plus fluide »

Filip Verscheure, membre du conseil d’administration, s’est mis à l’ERP il y a deux ans. Son principal besoin ? Une facturation plus fluide : « Auparavant, mes travailleurs notaient leurs heures et les matériaux qu’ils avaient utilisés dans un carnet. Je devais ensuite convertir toutes ces données en factures : un travail long et fastidieux. Désormais, mes travailleurs consultent sur leur app le matin pour savoir sur quel chantier ils doivent se rendre, ils appuient sur le bouton « start » quand ils commencent leur journée et sur « stop » quand ils la terminent. Cette app renferme aussi une bibliothèque avec tous les matériaux dont nous nous servons. Mes hommes peuvent y sélectionner les produits installés et les

Le logiciel est extrêmement pratique pour les offres de prix.

quantités utilisées. Une fois le chantier terminé, je reçois immédiatement la notification du nombre d’heures de travail et des matériaux utilisés. Je n’ai plus qu’à vérifier qu’aucune erreur n’a été commise et la facture est prête immédiatement. » Le package ERP que Filip Verscheure a acheté offre bien d’autres fonctionnalités, comme les horaires de travail : « Cette grille horaire en heures/semaine me permet de planifier correctement mes chantiers. Et mes travailleurs reçoivent leur horaire sur leur app, c’est extrêmement pratique. » Filip Verscheure se sert aussi de son package ERP pour établir de petites offres de prix. « Pour des offres plus importantes, je préfère mon propre système, » explique-t-il. « Cela fait plus de 20 ans que je l’utilise et il est beaucoup plus pratique pour moi. » Pour le reste, Filip Verscheure a encore beaucoup de fonctionnalités à explorer : « Je sais que ce package offre aussi la possibilité de suivre l’évolution des stocks et il y a certainement encore d’autres applications, mais je suis extrêmement satisfait de celles que j’utilise actuellement. » Un bémol toutefois : « Mon package ERP n’a pas de solution standard pour se connecter directement à mes fournisseurs/grossistes, pour obtenir les prix et le stock actuels. Un autre logiciel ERP offre cette option, mais ne me permettait pas de gérer automatiquement mes ordres de mission. Pour bénéficier des deux options pratiques, je devrais donc souscrire à deux packages ERP, mais cela va un peu trop loin pour moi. Je paie 18 euros par mois par compte (sans compter les coûts de back office) et ça me convient. »

« L’ERP peut aussi rapporter de l’argent »

« L’ERP a été l’un de mes premiers investissements, » se rappelle Pieter Feys, président de notre groupe de travail de Flandre orientale. Il voulait - surtout au début - travailler le plus efficacement possible : « Le stock d’articles en électro est gigantesque, surtout dans le domaine de la domotique. Le suivi manuel de toutes les modifications et des évolutions de prix représente donc un travail énorme et les erreurs sont fréquentes. Avec l’ERP, j’avais immédiatement toutes les données de mes clients, fournisseurs et produits rassemblées en un seul endroit. » Au début, Pieter Feys utilisait son package ERP pour la gestion des clients, les offres de prix et la facturation. Depuis, le logiciel a évolué et les listes de fournisseurs sont automatiquement associées à son système - les modifications de prix s’enregistrent automatiquement. Il en va de même pour la gestion des stocks. En outre, Pieter Feys reçoit des rappels pour effectuer la facturation et la politique d’achat est contrôlée. « Grâce à cette dernière option, j’ai déjà économisé beaucoup d’argent, » souligne Pieter Feys. « Il y a souvent des différences entre l’offre de prix et ce qui est finalement facturé : le programme détecte les anomalies qui seraient passées entre les mailles du filet. L’ERP n’est donc pas toujours un coût, ce système peut aussi rapporter de l’argent. »