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N U M É R I S AT I O N
Les programmes informatiques peuvent-ils simplifier votre travail ? Il y a quelques années, Nelectra a interrogé ses membres sur les systèmes ERP qu’ils utilisaient. Toutefois, les résultats de l’enquête n’étaient pas concluants : il y avait trop de systèmes différents, et les membres n’avaient pas d’avis tranché en la matière. Les principaux problèmes portaient sur le rapport qualité/prix, des soucis techniques et les tarifs élevés des contrats de maintenance. Faisons abstraction des fournisseurs d’ERP, pour nous pencher sur une question essentielle : à quelles fins nos membres utilisent-ils les ERP ? Et pourraient-ils s’en passer, aujourd’hui ? De quoi doit disposer un bon système ERP ? Nous avons interrogé certains de nos membres…
Un système d’ERP, ou Enterprise resource planning, est un programme informatique/logiciel utilisé pour soutenir tous les processus d’une entreprise. Un programme ERP se compose généralement de petits programmes (modules) qui soutiennent tous une tâche spécifique. Pensez par exemple aux programmes informatiques utilisés pour la comptabilité ou le suivi des stocks.
« Pratique pour les offres de prix » Dirk Coene et Martine Vandommele d’Elektriciteit Coene Hooglede travaillent depuis plus de 20 ans avec un programme ERP. Ils en sont très contents. « Je préfère préciser tout de suite que nous n’utilisons pas toutes les fonctionnalités, » explique Martine. « Nous nous en servons essentiellement pour la gestion des articles et des prix ainsi que pour la facturation. Et le logiciel est aussi extrêmement pratique pour établir des offres de prix. » « Les applications mobiles liées au programme ne sont pas encore opérationnelles chez nous, » ajoute Dirk. « Nous encodons manuellement les ordres de mission, mais nous envisageons de passer à une opération automatique (sur le chantier, par exemple). Dans notre secteur, nous utilisons une quantité impressionnante d’articles. Arriver à un
fonctionnement efficace n’est donc pas chose aisée. »
« Automatiser les tâches fastidieuses » Un autre membre de Nelectra, Freddy Verbeke, d’Ardooie, a récemment pris la décision de passer à un système ERP, lui aussi. Il voulait réduire sa charge administrative : « Pour chaque chantier, je devais noter les numéros de commande des produits sur l’ordre de mission, sur le bon de commande, sur la facture… Après chaque livraison, l’établissement d’une facture représentait encore un sacré boulot. J’étais donc à la recherche d’une manière d’automatiser ces tâches fastidieuses. Et ça fonctionne : avec notre package ERP actuel, j’associe un produit avec un numéro de commande à un chantier et ces informations se répercutent à travers tous les documents, sans que je doive les introduire à chaque fois ! »
Je voulais automatiser les tâches pour réduire ma charge administrative. Les mises à jour de prix étaient une autre de ces tâches particulièrement frustrantes. Le portefeuille de Freddy Verbeke compte quelque 800 produits - l’adaptation manuelle des prix représentait un travail titanesque. « Vous pouvez aussi le faire par offre de prix, mais cela reste une corvée interminable, » explique Freddy Verbeke. « Je peux désormais lier ma liste de produits à mes fournisseurs, de manière à ce que les mises à jour de prix se fassent automatiquement, sans mon intervention. » Puisqu’il vient d’adopter ce nouveau système, Freddy Verbeke ne pouvait nous faire part de son expérience approfondie : « J’ai choisi de suivre une formation avant de me lancer. Et cela va me prendre du temps. À l’achat, un ERP n’est rien de plus qu’une boîte vide, dans laquelle il
