Dossier digitalisering

Kunnen computerprogramma’s uw werk vereenvoudigen?

Een paar jaar geleden deed Nelectra een enquête onder haar leden met als doel een beeld te krijgen met welke ERPsystemen zij werken. Maar dat was geen eenduidig beeld: er circuleren een pak verschillende merken en per merk waren de meningen behoorlijk verdeeld. De voornaamste klachten betroffen de prijs/ kwaliteit, er waren meldingen over fouten in de software en ook de hoge tarieven voor onderhoudscontracten werden aangeklaagd. Maar los van de merken: waarvoor gebruiken onze leden ERP? En kan het vandaag nog zonder? Waarover moèt een goed ERP-systeem beschikken? Wij trokken naar een aantal leden en polsten naar hun ervaringen…

ERP staat voor Enterprise resource planning (ERP) oftewel een computerprogramma/software die gebruikt wordt ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf. Een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan computerprogramma’s die worden gebruikt om de financiële administratie te voeren of de voorraden bij te houden.

“Handig voor het maken van offertes”

Installateur Dirk Coene en Martine Vandommele van Elektriciteit Coene Hooglede, werken al meer dan 20 jaar met een ERP-programma. Daar zijn zij zeer tevreden over. “Al moet ik direct vermelden dat wij niet alle mogelijkheden gebruiken,” vertelt Martine. “Wij passen het voornamelijk toe voor artikel- en prijsbeheer en facturatie. Ook voor het maken van offertes is de software uitermate handig.” “De mobiele apps gelinkt aan het programma zijn bij ons nog niet operationeel,” vult Dirk aan. “De werkbonnen brengen wij zelf manueel in, maar de mogelijkheid om dit automatisch te laten verlopen (bijvoorbeeld op de werf) wordt wel overwogen. De diversiteit van de artikelen in onze branche is namelijk enorm en het is daardoor niet eenvoudig om dit efficiënt te laten verlopen.”

“Vervelende werkjes automatiseren”

Een tijdje geleden nam Nelectralid Freddy Verbeke uit Ardooie de beslissing om over te schakelen op ERP. Voornamelijk omdat hij zijn administratieve last wou verminderen: “Bij elke werf diende ik de bestelnummers van de producten te noteren op de werkbon, op de bestelbon, op de factuur… Na elke oplevering was het maken van een factuur nog een behoorlijke klus. Ik zocht dus in eerste instantie naar een manier om dit vervelende werkje te automatiseren. En dat is gelukt: met ons huidige ERP-pakket koppel ik een product met bestelnummer aan een werf en dat loopt dan mee over alle documenten, zonder dat ik het elke keer opnieuw moet ingeven.”

Nog vervelender waren de prijsupdates! Freddy Verbeke heeft globaal zo’n 800 producten in portefeuille, zodat het manueel aanpassen van de prijzen een heus titanenwerk was. “Je kan dat ook per offerte doen, maar het blijft een ellendige klus,” aldus Freddy Verbeke. “Nu kan ik mijn productenlijst linken aan mijn leveranciers, waardoor de prijsupdates automatisch, zonder mijn tussenkomst, gebeuren.” Aangezien hij net gestart is, kon hij ons nog niet vertellen wat zijn ervaringen zijn: “Ik heb ervoor gekozen om eerst een opleiding te volgen en dan pas kan ik opstarten. Dat wordt nog een serieus werkje, want eigenlijk koop je een lege doos, waarin je alle product- en bedrijfsinformatie zelf nog moet invoeren. Het grote voordeel is wel dat ik dit nu slechts 1x moet doen.”

Ik wou automatiseren om mijn administratieve last te verminderen.

“Vlotter factureren”

Bestuurslid Filip Verscheure ging twee jaar geleden in zee met een ERPaanbieder, voornamelijk om vlotter te kunnen factureren: “Vroeger schreven mijn werknemers hun uren en toegepaste materialen op in een boekje. Die gegevens moest ik dan allemaal omzetten naar facturen: een tijdrovend, omslachtig werk. Nu kijken mijn mensen ’s morgens gewoon op hun app en weten ze naar welke werf ze moeten, ze drukken bij vertrek op de ‘start’ knop en als ze ’s avonds stoppen klikken ze op ‘stop’. In die app zit ook een bibliotheek met alle materialen die we gebruiken en daaruit kunnen ze dan de geïnstalleerde producten en hoeveelheden selecteren. Na het beëindigen van de werf heb ik onmiddellijk het aantal gewerkte uren en de gebruikte materialen. Ik moet alleen nog even checken of er geen fouten gemaakt werden en de factuur is onmiddellijk klaar.”

Het ERP-pakket dat Filip aankocht, biedt nog veel meer mogelijkheden, waaronder handige werkschema’s: “Dit functionele uur/week rooster, stelt mij in staat om mijn werven deftig te plannen. Extra efficiënt is het feit dat mijn mensen dit rooster ook op hun app krijgen.” Ook voor het maken van kleine offertes doet hij een beroep op zijn ERP-pakket. “Voor grotere offertes gebruik ik liever mijn eigen systeem,” vertelt hij. “Daar werk ik al meer dan 20 jaar mee en is voor mij veel praktischer.” Voor de rest laat ook Filip veel zaken ongebruikt: “Ik weet dat dit pakket ook de mogelijkheid tot stockbeheer biedt en er zijn ongetwijfeld nog toepassingen, maar ik ben uiterst tevreden met wat ik nu gebruik.” Al is er toch één minpuntje: “In mijn ERP-pakket zit er geen standaard oplossing om rechtstreeks aan mijn leveranciers/groothandels gekoppeld te worden, zodat ik kan beschikken over de actuele prijzen en voorraad. Een ander ERP-merk bood die optie wel, maar daar kon ik mijn werkbonnen niet op een automatische manier beheren. Om beide handige opties te hebben, zou ik dus op twee ERP-pakketten moeten intekenen, maar dat gaat mij net iets te ver. Nu betaal ik 18 euro per maand per account (aangevuld met backofficekosten) en dat loont voor mij.”

De software is uitermate handig voor het maken van offertes.

“ERP kan ook geld opbrengen”

“ERP was één van de eerste investeringen die ik deed,” herinnert Pieter Feys, voorzitter van onze provinciale werkgroep Oost-Vlaanderen, zich. Hij wou -zeker in de beginfase- zo efficiënt mogelijk werken: “Het artikelenbestand in elektro is gigantisch, zeker op het vlak van domotica. Daarvan alle wijzigingen en prijsevoluties manueel bijhouden is zeer veel werk en je bent gedoemd om vaak fouten te maken. Via ERP had ik meteen één centraal punt met alle gegevens van mijn klanten, leveranciers en producten.” In de beginperiode gebruikte Pieter zijn ERP-pakket voor klantenbeheer, offertes en facturatie. Ondertussen is alles geëvolueerd en worden de leverancierslijsten automatisch gekoppeld aan zijn systeem, waardoor prijswijzigingen automatisch doorgevoerd worden. Verder verloopt het stockbeheer automatisch, wordt hij eraan herinnerd dat hij regelmatig moet factureren en gebeurt er een controle op het aankoopbeleid. “Dankzij die laatste optie heb ik al heel wat geld uitgespaard,” benadrukt Pieter Feys. “Vaak zijn er verschillen tussen de offerte en wat uiteindelijk gefactureerd wordt: het programma detecteert anomalieën die anders tussen de mazen van het net glippen. Zo hoeft ERP niet altijd een kost te zijn, maar kan het ook geld opbrengen.”