18 D O S S I E R
D I G I TA L I S E R I N G
Kunnen computerprogramma’s uw werk vereenvoudigen? Een paar jaar geleden deed Nelectra een enquête onder haar leden met als doel een beeld te krijgen met welke ERPsystemen zij werken. Maar dat was geen eenduidig beeld: er circuleren een pak verschillende merken en per merk waren de meningen behoorlijk verdeeld. De voornaamste klachten betroffen de prijs/ kwaliteit, er waren meldingen over fouten in de software en ook de hoge tarieven voor onderhoudscontracten werden aangeklaagd. Maar los van de merken: waarvoor gebruiken onze leden ERP? En kan het vandaag nog zonder? Waarover moèt een goed ERP-systeem beschikken? Wij trokken naar een aantal leden en polsten naar hun ervaringen…
ERP staat voor Enterprise resource planning (ERP) oftewel een computerprogramma/software die gebruikt wordt ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf. Een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan computerprogramma’s die worden gebruikt om de financiële administratie te voeren of de voorraden bij te houden.
“Handig voor het maken van offertes” Installateur Dirk Coene en Martine Vandommele van Elektriciteit Coene Hooglede, werken al meer dan 20 jaar met een ERP-programma. Daar zijn zij zeer tevreden over. “Al moet ik direct vermelden dat wij niet alle mogelijkheden gebruiken,” vertelt Martine. “Wij passen het voornamelijk toe voor artikelen prijsbeheer en facturatie. Ook voor het maken van offertes is de software uitermate handig.” “De mobiele apps gelinkt aan het programma zijn bij ons nog niet operationeel,” vult Dirk aan. “De werkbonnen brengen wij zelf manueel in, maar de mogelijkheid om dit automatisch te laten verlopen (bijvoorbeeld op de werf) wordt wel overwogen. De diversiteit van
de artikelen in onze branche is namelijk enorm en het is daardoor niet eenvoudig om dit efficiënt te laten verlopen.”
“Vervelende werkjes automatiseren” Een tijdje geleden nam Nelectralid Freddy Verbeke uit Ardooie de beslissing om over te schakelen op ERP. Voornamelijk omdat hij zijn administratieve last wou verminderen: “Bij elke werf diende ik de bestelnummers van de producten te noteren op de werkbon, op de bestelbon, op de factuur… Na elke oplevering was het maken van een factuur nog een behoorlijke klus. Ik zocht dus in eerste instantie naar een manier om dit vervelende werkje te automatiseren. En dat is gelukt: met ons huidige ERP-pakket koppel ik een product met bestelnummer aan een werf en dat loopt dan mee over alle documenten, zonder dat ik het elke keer opnieuw moet ingeven.”
Ik wou automatiseren om mijn administratieve last te verminderen. Nog vervelender waren de prijsupdates! Freddy Verbeke heeft globaal zo’n 800 producten in portefeuille, zodat het manueel aanpassen van de prijzen een heus titanenwerk was. “Je kan dat ook per offerte doen, maar het blijft een ellendige klus,” aldus Freddy Verbeke. “Nu kan ik mijn productenlijst linken aan mijn leveranciers, waardoor de prijsupdates automatisch, zonder mijn tussenkomst, gebeuren.” Aangezien hij net gestart is, kon hij ons nog niet vertellen wat zijn ervaringen zijn: “Ik heb ervoor gekozen om eerst een opleiding te volgen en dan pas kan ik opstarten. Dat wordt nog een serieus werkje, want eigenlijk koop je een lege doos, waarin je alle product- en bedrijfsinformatie zelf nog moet invoeren. Het grote voordeel is wel dat ik dit nu slechts 1x moet doen.”
