Создание и оформление таблиц в Microsoft Word Общие сведения о таблицах Таблицы в документах Microsoft Word используют, большей частью, для упорядочивания и представления данных. В таблицах можно производить вычисления, таблицы можно использовать для создания бланков документов. Табличные данные удобно применять для создания диаграмм. Для работы с таблицами используют команды меню Таблица, элементы панелей инструментов Стандартная, Форматирование, Таблицы и границы и Базы данных (рис. 1), а также команды контекстных меню.
рис. 1. Панели инструментов, используемые для работы с таблицами Для отображения панели инструментов Таблицы и границы можно выбрать команду Вид/Панели инструментов/Таблицы и границы, но проще воспользоваться кнопкой Панель границ панели инструментов Стандартная. При отображении панели инструментов Таблицы и границы в ней первоначально может быть уже нажата кнопка Создать таблицу. Если это так, то для удобства дальнейшей работы лучше ее отключить, один раз щелкнув по ней мышью.
Вставка таблицы Для быстрой вставки таблицы в документ достаточно нажать кнопку Вставить таблицу панели инструментов Стандартная и в появившемся табло при нажатой левой кнопке выделить необходимое число столбцов и строк (рис. 2).
рис. 2. Вставка таблицы В результате в документ будет вставлена таблица на всю ширину страницы. Несмотря на то что первоначально в табло отображаются только четыре строки и пять столбцов, для вставки таблицы большей размерности можно перемещать курсор вправо и вниз. Размеры табло при этом будут увеличиваться. Если требуется создать таблицу со столбцами определенной ширины, то можно нажать кнопку Вставить таблицу панели инструментов Таблицы и границы (рис. 3) или выбрать команду Таблица/Вставить/Таблица.
рис. 3. Вставка таблицы В диалоговом окне Вставка таблицы (рис. 4) в счетчиках Число столбцов и Число строк можно установить требуемые значения. В разделе окна Автоподбор ширины столбцов можно выбрать один их трех вариантов установки ширины столбцов. При выборе переключателя постоянная в счетчике можно указать требуемую ширину столбца. При выборе переключателя по содержимому будет вставлена таблица с очень узкими столбцами, ширина которых, впрочем, будет затем увеличиваться или уменьшаться в зависимости от количества текста в ячейках столбца. При выборе переключателя по ширине окна вставляемая таблица займет всю ширину страницы.
рис. 4. Выбор числа столбцов и строк вставляемой таблицы в диалоговом окне Вставка таблицы
Добавление элементов таблиц Добавление столбцов Имеется много способов добавления столбцов к таблице. Если требуется вставить столбец слева от какого-то столбца, то нужно выделить этот столбец и нажать кнопку Вставить таблицу панели инструментов Стандартная (рис. 5), или щелкнуть по выделенному столбцу правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Добавить столбцы (рис. 6). При этом если было выделено несколько столбцов, то ровно столько же столбцов и добавится.
рис. 5. Добавление столбца (начало)
рис. 6. Добавление столбца (продолжение) Для добавления столбца в произвольном месте таблицы достаточно поставить курсор в любую ячейку столбца, щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Добавить таблицу панели инструментов Таблицы и границы (рис. 7) и в появившемся меню выбрать команду Добавить столбцы слева или Добавить столбцы справа.
рис. 7. Добавление столбцов Если же требуется добавить несколько новых столбцов, то следует выделить несколько столбцов или хотя бы несколько ячеек нескольких столбцов, а затем щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Вставить таблицу панели инструментов Таблицы и границы (рис. 7) и в появившемся меню выбрать команду Добавить столбцы слева или Добавить столбцы справа.
Добавление строк Если требуется вставить строку выше какой-либо строки таблицы, то необходимо выделить эту строку и нажать кнопку Вставить таблицу панели инструментов Стандартная (рис. 8), или щелкнуть по выделенной строке правой кнопкой мыши и
выбрать команду контекстного меню Добавить строки (рис. 9). При этом если будет выделено несколько строк, то ровно столько же строк и добавится.
рис. 8. Добавление строки (начало)
рис. 9. Добавление строки (продолжение) Для добавления строк в произвольном месте таблицы достаточно поставить курсор в любую ячейку строки, щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Вставить таблицу панели инструментов Таблицы и границы (рис. 10) и в появившемся меню выбрать команду Добавить строки выше или Добавить строки ниже.
рис. 10. Добавление строк Если же требуется добавить сразу несколько строк, то можно выделить несколько строк или хотя бы несколько ячеек нескольких строк, а затем щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Вставить таблицу панели инструментов Таблицы и границы (рис. 10) и в появившемся меню выбрать команду Добавить строки выше или Добавить строки ниже. Для добавления строк снизу таблицы достаточно поставить курсор под таблицу и нажать кнопку Добавить строки панели инструментов Стандартная. В диалоговом окне Добавление строк (рис. 11) в счетчике следует указать число добавляемых строк и нажать кнопку ОК.
рис. 11. Выбор числа добавляемых строк в диалоговом окне Добавление строк
Удаление элементов таблиц Удаление столбцов Удалять удобнее всего выделенный столбец или выделенные столбцы. Для этого достаточно нажать клавишу клавиатуры BackSpace. Можно также по выделенным столбцам щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Удалить столбцы. Если же не хочется пользовать клавиатурой и правой кнопкой мыши, то выделенные столбцы можно удалить, нажав кнопку Вырезать панели инструментов Стандартная. Правда, это будет не просто удаление. Удаленные столбцы попадут в буфер обмена. Наконец, можно поставить курсор в удаляемый столбец или выделить ячейки нескольких удаляемых столбцов и выбрать команду Таблица/Удалить/Столбцы. Следует всегда иметь в виду, что клавиша клавиатуры Delete удаляет только содержимое столбца.
Удаление строк Строки удаляются практически так же, как и столбцы. Нужно выделить строку или несколько строк и нажать клавишу клавиатуры BackSpace. Можно также по выделенным строкам щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Удалить строки. Опять-таки для выделенных строк можно воспользоваться кнопкой Вырезать панели инструментов Стандартная. И опять это будет не просто удаление: удаленные строки попадут в буфер обмена. Наконец, как и в случае со столбцами, можно поставить курсор в удаляемую строку или выделить ячейки нескольких удаляемых строк и выбрать команду Таблица/Удалить/Строки. Использование клавиши клавиатуры Delete при работе со строками отличается от работы со столбцами. Если выделить только строки таблицы, то клавиша клавиатуры Delete удаляет лишь содержимое строк. А если одновременно выделить строку текста над таблицей и строку (строки) таблицы и нажать Delete, то удалится и строка текста, и выделенная часть таблицы. То же самое будет при выделении части таблицы и текста ниже таблицы.
Редактирование таблиц Изменение размеров элементов таблиц Изменение ширины столбцов Изменить ширину сразу всех столбцов таблицы можно перетаскиванием маркера изменения размера, расположенного рядом с правым нижним углом таблицы (рис. 12).
Маркер изменения размеров таблицы рис. 12. Маркер изменения размеров таблицы Ширину отдельного столбца можно изменить перетаскиванием границы между столбцами. Для этого нужно подвести курсор к границе, дождаться, пока он превратится в вертикальную черту со стрелками вправо и влево, нажать на левую кнопку мыши и переместить границу (рис. 13). Если при этом держать нажатой клавишу клавиатуры Alt, то на горизонтальной линейке будет указана ширина каждого столбца таблицы без учета левого и правого полей ячеек.
Указатель мыши рис. 13. Изменение ширины столбца перетаскиванием границы между столбцами Для более точной установки ширины следует щелкнуть по любой ячейке столбца правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Свойства таблицы или поставить курсор в любую ячейку и выбрать команду Таблица/Свойства таблицы. Во вкладке Столбец диалогового окна Свойства таблицы (рис. 14) при необходимости следует поставить флажок ширина, в раскрывающемся списке единицы указать, как будет устанавливаться ширина столбца: в сантиметрах или в процентах от общей ширины таблицы. Наконец, в счетчике ширина следует установить требуемое значение ширины столбца. Если требуется установить ширину и других столбцов, то можно воспользоваться кнопками Предыдущий столбец и Следующий столбец. Установив ширину всех необходимых столбцов, следует нажать кнопку ОК.
рис. 14. Изменение ширины столбца во вкладке Столбец диалогового окна Свойства таблицы Если точная установка ширины столбцов не требуется, но необходимо, чтобы в таблице все столбцы имели одинаковую ширину, то надо поставить курсор в любую
ячейку и нажать кнопку Выровнять ширину столбцов панели инструментов Таблицы и границы (рис. 15). А если необходимо выровнять ширину только некоторых смежных столбцов, то сначала их надо выделить, а затем нажать кнопку Выровнять ширину столбцов панели инструментов Таблицы и границы (рис. 15) или щелкнуть по ним правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Выровнять ширину столбцов.
рис. 15. Выравнивание ширины столбцов Можно подобрать ширину столбцов в зависимости от количества текста в ячейках. Для этого надо щелкнуть по таблице правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Автоподбор/По содержимому или щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Вставить таблицу панели инструментов Таблицы и границы (рис. 16) и в появившемся меню выбрать команду Автоподбор по содержимому. Ширина каждого столбца будет установлена по ячейке с максимальным количеством текста. В дальнейшем, при работе с такой таблицей, ширина столбцов будет автоматически изменяться (увеличиваться или уменьшаться) при изменении количества текста в ячейках.
рис. 16. Установка автоподбора ширины столбцов Если таблица занимает не всю ширину страницы, можно щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Автоподбор/По ширине окна или щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Вставить таблицу панели инструментов
Таблицы и границы (см. рис. 16) и в появившемся меню выбрать команду Автоподбор по ширине окна. Ширина каждого столбца при этом будет пропорционально увеличена так, чтобы в целом таблица занимала всю ширину от левого до правого поля страницы. В дальнейшем, при работе с такой таблицей, ширина столбцов будет автоматически увеличиваться при увеличении количества текста в ячейках, и уменьшаться – при уменьшении количества текста, но только так, чтобы суммарная ширина столбцов не изменялась. Для прекращения любого режима автоподбора ширины столбцов следует щелкнуть по таблице правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Автоподбор/Фиксированная ширина столбца или щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Вставить таблицу панели инструментов Таблицы и границы (см. рис. 16) и в появившемся меню выбрать команду Фиксированная ширина столбца. Изменение высоты строк Изменить высоту сразу всех строк таблицы можно перетаскиванием маркера изменения размера таблицы, расположенного рядом с правым нижним углом (см. рис. 12). Высоту отдельной строки можно изменить перетаскиванием ее нижней границы. Для этого надо подвести курсор к границе, дождаться, пока он превратится в горизонтальную черту со стрелками вниз и вверх, нажать на левую кнопку мыши и переместить границу (рис. 17). Если при этом держать нажатой клавишу клавиатуры Alt, то на вертикальной линейке будет указана высота каждой строки таблицы без учета верхнего и нижнего полей ячеек, а также расстояние от верхнего края страницы до верхней границы таблицы.
Указатель мыши
рис. 17. Изменение высоты строки перетаскиванием границы Для более точной установки высоты строки надо щелкнуть по любой ячейке строки правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Свойства таблицы или поставить курсор в любую ячейку и выбрать команду Таблица/Свойства таблицы. Во вкладке Строка диалогового окна Свойства таблицы (рис. 18) при необходимости поставьте флажок высота, в счетчике установите требуемую высоту, а в раскрывающемся списке режим укажите, потребуется ли в дальнейшем автоподбор высоты строки. Если будет выбрано Точно, то высота строки автоматически изменяться не будет независимо от количества текста в ее ячейках. Если же будет выбрано Минимум, то высота строки при изменении количества текста в ее ячейках будет автоматически изменяться (увеличиваться или уменьшаться), начиная с того значения, которое установлено в счетчике. Если необходимо установить высоту и других строк, то можно воспользоваться кнопками Предыдущая строка и Следующая строка. Установив высоту всех необходимых строк, нажмите кнопку ОК.
рис. 18. Изменение высоты строки во вкладке Строка диалогового окна Свойства таблицы Если точная установка высоты строк не требуется, но необходимо, чтобы в таблице все строки имели одинаковую высоту, надо поставить курсор в любую ячейку и нажать кнопку Выровнять высоту строк панели инструментов Таблицы и границы (рис. 19). А если необходимо выровнять высоту только некоторых смежных строк, то сначала их надо выделить, а затем нажать кнопку Выровнять высоту строк панели инструментов Таблицы и границы (рис. 19) или щелкнуть по ним правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Выровнять высоту строк.
рис. 19. Выравнивание высоты строк
Разделение и объединение ячеек Одну ячейку почти всегда можно разделить по вертикали и горизонтали на любое число частей (столбцов и строк). Для этого надо щелкнуть по ячейке правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Разбить ячейки или поставить курсор в ячейку и нажать кнопку Разбить ячейки панели инструментов Таблицы и границы (рис. 20).
рис. 20. Разделение ячейки Что бы ни было сделано, появится диалоговое окно Разбиение ячеек (рис. 21). Укажите в нем количество частей по вертикали (счетчик Число столбцов) и по горизонтали (счетчик Число строк) и нажмите кнопку ОК.
рис. 21. Выбор числа столбцов и строк, на которое разделяется ячейка, в диалоговом окне Разбиение ячеек Если необходимо разделить несколько ячеек на несколько частей, то следует выделить их и нажать кнопку Разбить ячейки панели инструментов Таблицы и границы (рис. 20). В диалоговом окне Разбиение ячеек (см. рис. 21) укажите количество частей по вертикали (счетчик Число столбцов) и по горизонтали (счетчик Число строк). Если требуется, чтобы вся выделенная область таблицы разделилась на установленное число частей, то поставьте флажок Объединить перед разбиением. А если необходимо, чтобы на установленное число частей разделилась каждая ячейка, то флажок Объединить перед разбиением не устанавливайте. Объединять ячейки очень несложно. Только всегда надо иметь в виду, что объединить можно только ячейки, образующие в таблице прямоугольную область. Достаточно выделить несколько ячеек и нажать кнопку Объединить ячейки панели
инструментов Таблицы и границы (рис. 22), или щелкнуть по выделенным ячейкам правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Объединить ячейки.
рис. 22. Объединение ячеек Для разделения и объединения ячеек можно использовать средства рисования таблиц Microsoft Word. Для разделения ячейки нажмите кнопку Создать таблицу панели инструментов Таблицы и границы, после чего переведите курсор в страницу документа – при этом он примет вид карандаша. Проведите линию в ячейке при нажатой левой кнопке мыши. Для объединения ячеек нажмите кнопку Ластик, после чего переведите курсор в страницу документа – при этом он примет вид ластика. Чтобы объединить ячейки, удалите границу между ними, проведя по ней курсором-ластиком при нажатой левой кнопке мыши.
Оформление таблиц Обрамление таблиц Таблицы обрамляют с использованием панели инструментов Таблицы и границы (рис. 23). Прежде всего необходимо выделить таблицу или обрамляемый элемент таблицы (строка, столбец, ячейки). В раскрывающемся списке Тип линии следует выбрать тип линии, в раскрывающемся списке Толщина линии – толщину (ширину) линии, затем необходимо щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Цвет границы и в палитре цветов выбрать требуемый цвет линии. Наконец, следует щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Внешняя граница (точно такая же раскрывающаяся кнопка расположена в панели инструментов Форматирование), и в появившемся табло нажимая соответствующие кнопки, выбрать один из вариантов расположения линий обрамления.
Тип линии
Внешняя граница
Толщина линии
Цвет заливки
Цвет границы
Автоформат
рис. 23. Элементы панели инструментов Таблицы и границы, применяемые для оформления таблицы Можно также использовать вкладку Граница диалогового окна Границы и заливка (рис. 24), и точно так же выбрать тип, цвет и ширину (толщину) линии. Для установки произвольного обрамления с разных сторон можно воспользоваться кнопками, расположенными в разделе Образец. Однократное нажатие кнопки устанавливает или снимает границу. Вместо использования кнопок можно просто щелкать левой кнопкой мыши по границам в разделе вкладки Образец. Для вывода диалогового окна Границы и заливка можно щелкнуть по кнопке Цвет границы панели инструментов Таблицы и границы или выбрать команду Формат/Границы и заливка.
рис. 24 Установка границ таблицы во вкладке Граница диалогового окна Границы и заливка Независимо от способа установки границ, для их снятия достаточно выделить таблицу или ее фрагмент, щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Внешняя граница панели инструментов Форматирование или панели инструментов Таблицы и границы (см.) и в появившемся табло нажать кнопку Нет границы. После снятия границ на экране
обычно остается отображение бледно-серой сетки таблицы. Отображение сетки управляется командой Таблица/Скрыть сетку/Отобразить сетку. Отображаемая сетка не печатается.
Заливка таблиц При заливке удобно воспользоваться панелью инструментов Таблицы и границы (см. рис. 23). Вывести эту панель в окно Microsoft Word можно командой Вид/Панели инструментов/Таблицы и границы, но проще всего кнопкой Панель границ панели инструментов Стандартная (см. рис. 1). Для установки заливки выделите таблицу или заливаемый элемент таблицы (строка, столбец, ячейки), щелкните по стрелке в правой части кнопки Цвет заливки (см. рис. 23) и в появившейся палитре выберите нужный цвет. Следует иметь в виду, что такая же кнопка, расположенная в панели инструментов Рисование, для заливки таблиц использована быть не может. Для заливки фрагментов документа рекомендуются оттенки серого цвета от 5 % до 35 %. На фоне более темных цветов текст становится трудночитаемым. Если установлен цвет шрифта Авто, то можно использовать и темные заливки: от серого 80 % до черного, при этом цвет шрифта автоматически изменится на белый. Для снятия заливки достаточно выделить таблицу или ее фрагмент, щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Цвет заливки панели инструментов Таблицы и границы (см. рис. 23) в появившемся табло нажать кнопку Нет заливки.
Автоформатирование таблиц Для применения к таблице одного из типовых вариантов оформления можно использовать средства автоформатирования Microsoft Word. Поставьте курсор в любую ячейку таблицы и нажмите кнопку Автоформат таблицы панели инструментов Таблицы и границы (см. рис. 23). В диалоговом окне Автоформат таблицы (рис. 25) в списке Стили таблиц выберите один из предлагаемых вариантов оформления таблицы, при этом в разделе Образец диалогового окна можно посмотреть, как будет выглядеть такая таблица. В разделе Изменить оформление укажите, должно ли отличаться оформление строк заголовка и последней строки, первого и последнего столбца от оформления остальной части таблицы.
рис. 25. Выбор стиля оформления таблицы в диалоговом окне Автоформат таблицы
Оформление текста таблиц Преобразование текста в таблицу Для преобразования текста в таблицу необходимо выделить текст и выбрать команду Таблица/Преобразовать/Преобразовать в таблицу. При преобразовании текста Microsoft Word разделяет текст на фрагменты, каждый из которых помещается в отдельную ячейку. Поэтому в диалоговом окне Преобразовать в таблицу (рис. 26) в первую очередь необходимо выбрать символ, разделяющий фрагменты текста. Это может быть один из типовых символов (знак абзаца, знак табуляции или точка с запятой) или любой символ по вашему усмотрению, например, точка, пробел, запятая и т. п. В этом случае необходимо установить переключатель другой, поставить курсор в рядом расположенное поле и с клавиатуры ввести символ разделителя. Все создаваемые ячейки Microsoft Word стремится оформить как отдельные столбцы таблицы, поэтому счетчик Число строк обычно недоступен. В счетчике Число столбцов можно изменять предложенное число. При увеличении числа столбцов будет уменьшаться число строк создаваемой таблицы, но самостоятельно число строк все равно указать нельзя. В разделе Автоподбор ширины столбцов можно выбрать один их трех вариантов установки ширины столбцов.
рис. 26. Выбор параметров преобразования текста в таблицу в диалоговом окне Преобразовать в таблицу Качество преобразования текста в таблицу во многом зависит от вида текста и правильности выбора разделителя текста. Наиболее удобно преобразовывать в таблицу различные списки, когда каждый абзац или текст, разделенный табуляцией, преобразуется в отдельную ячейку.
Преобразование таблицы в текст В текст можно преобразовать всю таблицу или ее фрагмент. Для преобразования всей таблицы поставьте курсор в любую ее ячейку, а для преобразования фрагмента выделите его и выберите команду Таблица/Преобразовать/Преобразовать в текст. В диалоговом окне Преобразование в текст (рис. 27) укажите символ, который будет разделять фрагменты текста, сформированные из отдельных ячеек таблицы. Это может быть один из типовых символов (знак абзаца, знак табуляции или точка с запятой) или любой символ по вашему усмотрению, например, точка, пробел, запятая и т. п. В этом случае установите переключатель другой, поставьте курсор в рядом расположенное поле и с клавиатуры введите символ разделителя. Кроме того, следует решить, требуется ли преобразовывать в текст вложенные таблицы (флажок вложенные таблицы).
рис. 27. Выбор параметров преобразования таблицы в текст в диалоговом окне Преобразование в текст
Поворот текста Текст в таблице можно расположить не только горизонтально, но и под углом 90 сверху вниз или снизу вверх. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту таблицы и выберите команду контекстного меню Направление текста или выберите команду Формат/Направление текста. В диалоговом окне Направление текста Ячейка таблицы (рис. 28) в разделе Ориентация дважды щелкните по требуемому варианту направления текста. Можно также выделить нужный вариант и нажать кнопку ОК.
рис. 28. Выбор направления текста в ячейках таблицы в диалоговом окне Направление текста - Ячейка таблицы Для изменения направления текста можно также пользоваться кнопкой Изменить направление текста панели инструментов Таблицы и границы (рис. 29). Если текст располагался горизонтально, то один щелчок по кнопке расположит текст сверху вниз. Следующий щелчок повернет текст снизу вверх. Следующий щелчок расположит текст горизонтально.
рис. 29. Изменение направления текста в ячейке
Горизонтальное выравнивание Для выравнивания содержимого ячеек по краям можно воспользоваться кнопками По левому краю, По центру, По правому краю панели инструментов Форматирование (см. рис. 1).
Вертикальное выравнивание Текст и иное содержимое ячейки по умолчанию размещается с выравниванием по левой границе в верхней части ячейки. Если высота ячейки позволяет, можно изменить вертикальное выравнивание. Для этого нужно выделить фрагмент таблицы и щелкнуть по нему правой кнопкой мыши. В контекстном меню есть пункт Выравнивание в ячейке, вызывающий подчиненное меню (табло), в котором можно установить любое, не только вертикальное, но и горизонтальное, выравнивание. Для вертикального и горизонтального выравнивания можно также использовать кнопку Выравнивание панели инструментов Таблицы и границы. Достаточно щелкнуть по стрелке в правой части кнопки и в появившемся табло выбрать нужный вариант выравнивания (рис. 30).
рис. 30. Вертикально выравнивание текста в ячейках