Упражнение 1-5 Подготовить информационное, сопроводительное и гарантийное письма. Тематика писем выбирается в зависимости от содержания выполняемого проекта. Письма создать и оформить в Microsoft Word. Подготовить конверты для отправки писем. Создать наклейки на конверты. Конверт создать с использованием средств Microsoft Word. Почтовые наклейки для конвертов создать с помощью мастера наклеек Microsoft Word. Подготовить журналы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организаций, создаваемых для реализации задач разрабатываемого проекта. Журналы регистрации создать в Microsoft Excel. При создании журналов использовать вставку, переименование, перемещение, копирование и удаление листов, добавление и удаление элементов таблицы, изменение ширины столбцов и высоты строк. При работе с журналом использовать поиск и замену данных, сортировки данных, отбор данных с использованием автофильтра.
Составление и оформление писем Информационное письмо Общие положения Письмо – основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо – основа управленческих коммуникаций. Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них. Оптимальный объем текста 1 – 2 страницы формата А4. Если текст не помещается на одной странице, рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа. При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:
эмблема; наименование организации; Постоянные реквизиты бланка письма справочные данные; ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП; дата; регистрационный номер; ссылка на регистрационный номер и дату документа. Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным; адресат; заголовок; текст; отметка о наличии приложения. Заполняется при необходимости; подпись; отметка об исполнителе.
Структура текста Элементы текста письма: обращение, благодарность или комплимент, мотивация, аргументация, позиция автора, заключение, формула вежливости. В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим. Например, изложение позиции автора может предшествовать аргументирующей информации. Текст письма начинается с обращения. В переписке негосударственных организаций составление текста письма без обращения недопустимо. Обращение рекомендуется начинать с абзаца и завершать восклицательным знаком. Может быть использован один из четырех вариантов обращения. 1. Обращение по имени и отчеству. Используется преимущественно в переписке с постоянным партнером. Например: Уважаемый Иван Иванович! 2. Обращение по фамилии придает письму более официальный характер. Инициалы адресата при обращении по фамилии не указываются. Такое обращение может использоваться и в том случае, если имя и отчество адресата не известны отправителю. Перед фамилией обязательно указывается вежливое обращение только в одном из приведенных вариантов: «г-н», «г-жа», «тов.», «т.». Например: Уважаемый г-н Иванов! 3. Обращение по должности, ученому или воинскому званию подчеркивает официальный характер переписки. Может использоваться при обращение к должностным лицам высокого ранга. Перед наименованием должности или звания обязательно указывается вежливое обращение только в одном из приведенных вариантов: «г-н», «гжа», «товарищ», «т.». Например: Уважаемый г-н директор! или: Уважаемый г-н профессор! но: Уважаемый товарищ генерал! Наименование должности или звания должно быть коротким (одно или два слова). Нельзя: «Уважаемый г-н начальник отдела развития и внедрения новой техники!» Если «президент», «директор», «профессор» или «генерал» дама, предпочтительнее использовать обращение по фамилии или по имени и отчеству.
то
4. Обобщенное обращение. Обобщенное обращение допустимо только в первом инициативном письме. Например: Уважаемые господа! или Уважаемые коллеги! С выражения благодарности начинается ответное письмо. Например: Благодарю Вас за внимание, проявленное к нашей фирме и выпускаемой нами продукции Благодарю Вас за письмо, в котором Вы любезно проинформировали о ...
Нам очень приятно, что фирма, продукция которой не нуждается в представлении, именно к нам обратилась с деловой инициативой. С комплимента можно начинать первое инициативное письмо (предложение сотрудничества, в частности). Например: Высокая репутация Вашей фирмы у партнеров и потребителей побудила нас именно к Вам обратиться с деловой инициативой. Отличное качество вашей продукции известно во многих регионах России. Наши специалисты высоко оценили новые разработки вашей лаборатории. Сотрудничая с Вашей фирмой на выставке …, мы еще раз убедились в качестве и конкурентоспособности вашей продукции. Нам известно, что на потребительском рынке ваша продукция пользуется большим спросом. Примеры речевых оборотов, использующихся в переписке коммерческих структур
Сообщения: Следует отметить ... Обращаю Ваше внимание ... Считаю необходимым проинформировать Вас о том, что ...
Просьбы: Буду Вам признателен за информацию о ... Был бы весьма благодарен, если бы Вы сообщили о ... Ваш ответ позволит нам приступить к ... (действиям, предпринимаемым в интересах взаимной выгоды) Будем признательны, если Вы найдете возможность ...
Выражения сожаления: К сожалению, вынужден сообщить ... К сожалению, вынужден констатировать ...
Претензии: Я очень огорчен данным обстоятельством и надеюсь, что Вы разъясните мне ситуацию или ... свою позицию относительно ... Полагаю, Вы согласитесь, что это не лучший способ вести дела ... Это избавит нас от досадной необходимости обращаться в соответствующие государственные инстанции (фраза следует после описания тех действий партнера, которые позволят сторонам выйти из конфликтной ситуации)
Фразы, завершающие текст письма: Буду признателен за все замечания и предложения, которые Вы сочтете необходимым высказать в ответ на наши инициативы Наша фирма открыта для любых форм сотрудничества. Готовы рассмотреть альтернативные предложения, которые последуют с вашей стороны
Формулы вежливости: С уважением, С уважением и надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,
С уважением и надеждой на продолжение диалога, С наилучшими пожеланиями, Искренне Ваш, Следует обратить особое внимание на сочетание элементов адреса, обращения и формул вежливости, используемых в письме. Необходимо также отметить, что исходя из особенностей стиля переписки негосударственных организаций, рекомендуется избегать фиксации отметки о наличии приложения. Прилагаемые документы целесообразно упоминать в тексте письма.
Нормы делового этикета при ведении переписки Ответное письмо должно быть адресовано лицу, подписавшему инициативное письмо, направленное в ваш адрес. Должностной ранг адресата должен соответствовать должностному рангу лица, подписавшего письмо. Необходимо отвечать на каждое поступившее письмо. Срок ответа – неделя. Если за этот период нельзя принять окончательное решение, необходимо в промежуточном ответе оговорить срок, за который оно будет принято. Если письмо содержит в себе отказ от предложений вашего корреспондента, то необходимо указать и обосновать его причину. Например: К сожалению, мы уже приняли на себя аналогичные договорные обязательства, нарушать которые не в традициях нашей фирмы К сожалению, мы приостановили выпуск продукции в связи с модернизацией оборудования и т.п. Отказ не должен выглядеть окончательным. Необходимо наметить варианты дальнейшего сотрудничества: определить срок, когда стороны могут вернуться к продолжению диалога; выдвинуть альтернативные предложения; запросить дополнительную (конкретную) информацию и т.д.
Сопроводительное письмо Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к нему (письму) документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:
эмблема; наименование организации; Постоянные реквизиты бланка письма справочные данные; ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП; дата; регистрационный номер; ссылка на регистрационный номер и дату документа. Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным; адресат; заголовок; текст; отметка о наличии приложения. Заполняется обязательно; подпись;
отметка об исполнителе. Заполняется в том случае, если письмо подписывает не его автор. Заголовок сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например: О материалах конференции
или
Об отзыве на статью Текст письма начинается с устойчивых языковых формул: Направляем Вам ..., Возвращаем Вам..., Высылаем Вам.... Допускается начинать текст письма фразами типа В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем)... В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем) ... Далее обязательно называются прилагаемые документы. Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя. Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например: Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются
Гарантийное письмо Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чеголибо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:
эмблема; наименование организации; Постоянные реквизиты бланка письма справочные данные; ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП; дата; регистрационный номер; ссылка на регистрационный номер и дату документа Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным; адресат. В качестве адресата в гарантийном письме указывается только руководитель организации; заголовок; текст; отметка о наличии приложения. Заполняется при необходимости; подписи лиц; имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; печать. Заполняется обязательно;
отметка об исполнителе. Заполняется обязательно. Заголовок гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например: Об аренде автомобиля
или
О вывозе мусора
или
Об обучении сотрудника
или
О размещении рекламы Текст письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас .... Далее по смыслу – «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором). Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например: Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала. В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные или нет. Возможные варианты фиксации банковских реквизитов: Оплату гарантируем с р/с ...
или
Оплату гарантируем. Наш р/с ...
или
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты ... Отметка о наличии приложения оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма. Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансовохозяйственных операций (например, директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.
Создание конвертов При создании конверта для готового документа (письма) необходимо выполнить команду Сервис/Письма и рассылки/Конверты и наклейки. Конверт создается с использованием вкладки Конверты диалогового окна Конверты и наклейки (рис. 1).
рис. 1. Создание конверта во вкладке Конверты диалогового окна Конверты и наклейки Если письмо было создано с использованием шаблона или мастера Microsoft Word, то поле Адрес получателя может быть заполнено автоматически. В противном случае это поле следует заполнить с помощью клавиатуры. Поле Обратный адрес необходимо заполнять с использованием клавиатуры. В любое поле, щелкнув в нем правой кнопкой мыши и выполнив команду контекстного меню Вставить, можно поместить содержимое буфера обмена. В этом случае соответствующий текст перед созданием конверта следует копировать в буфер обмена.
рис. 2. Заполнение полей при создании конверта
Для задания параметров конверта – размеров, положения и формата адреса получателя и обратного адреса, а также режима печати – следует нажать кнопку Параметры. Необходимые параметры можно установить во вкладках диалогового окна Параметры конверта (рис. 3).
рис. 3. Установка параметров конверта в диалоговом окне Параметры конверта Для непосредственной печати конверта во вкладке Конверты диалогового окна Конверты и наклейки (см. рис. 1) необходимо нажать кнопку Печать. Для добавления конверта в начало активного документа необходимо нажать кнопку Добавить. Это дает возможность автоматически печатать конверт для каждого документа (рис. 4). Если документ уже содержит конверт, название кнопки Добавить изменится на Изменить.
рис. 4. Конверт для письма
Создание наклеек с использованием Microsoft Word Microsoft Word содержит мастера для создания некоторых документов. Мастер – это своеобразная встроенная в Microsoft Word программа, задающая вопросы в диалоговых окнах, а затем использующая ответы для создания документов. Для создания документа с помощью мастера следует воспользоваться областью задач Создание документа (рис. 5). Если эта область не отображена в окне Microsoft Word, то можно выполнить команду Файл/Создать, после чего она появится.
рис. 5. Область задач Создание документа В области задач в разделе Шаблоны необходимо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ссылке На моем компьютере (см. рис. 5), в результате чего появится диалоговое окно Шаблоны (рис. 6).
рис. 6. Выбор шаблона для создания наклеек
Мастер почтовых наклеек расположен во вкладке Письма и факсы диалогового окна Шаблоны (см. рис. 6). Для запуска мастера необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по значку применяемого мастера. Кроме того, Мастер почтовых наклеек Сервис/Письма и рассылки/Конверты и наклейки.
можно
запустить
командой
Мастер почтовых наклеек предназначен для создания большого количества одинаковых текстов на одной странице. Это могут быть действительно наклейки с почтовым адресом, а могут быть также и визитные карточки, наклейки на дискеты, наклейки на видеокассеты и т. п. После запуска Мастера почтовых наклеек появляется диалоговое окно Конверты и наклейки, вкладка Наклейки (рис. 7).
рис. 7. Создание наклейки во вкладке Наклейки диалогового окна Конверты и наклейки В поле Адрес необходимо ввести текст, который будет напечатан на каждой наклейке. Текст вводится обычным образом. Можно изменять оформление текста. Для этого следует непосредственно в поле Адрес выделить оформляемый фрагмент, а затем щелкнуть по нему правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню можно выбрать команду Шрифт для установки параметров шрифта текста наклейки (шрифт, размер шрифта, начертание, подчеркивание и др.) или команду Абзац для установки параметров абзаца текста наклейки (отступы, интервалы и выравнивание и др.). Фрагменты текста можно выделять и оформлять независимо друг от друга (рис. 8).
рис. 8. Ввод адреса при создании наклейки Для установки параметров наклейки во вкладке Наклейки диалогового окна Конверты и наклейки (см. рис. 7) необходимо нажать кнопку Параметры. В диалоговом окне Параметры наклейки (рис. 9) в раскрывающемся списке Сорт можно выбрать сорт наклеек. Перечень наклеек указанного сорта появится в списке Тип. Тип наклейки определяет размеры наклейки и параметры страницы, на которой они будут печататься.
рис. 9. Выбор основных параметров создаваемой наклейки При необходимости можно настроить параметры стандартной наклейки. Для этого в диалоговом окне Параметры наклейки (см. рис. 9) следует нажать кнопку Настройка. В диалоговом окне Наклейка – настройка (рис. 10) можно изменить размеры наклейки, поля страницы бумаги, на которой будет печататься наклейка, и т.д.
рис. 10. Настройка параметров создаваемой наклейки При желании можно создать собственную наклейку. Для этого в диалоговом окне Параметры наклейки (см. рис. 9) следует нажать кнопку Создать. В диалоговом окне Создание наклейки (рис. 11) можно в поле Тип указать название создаваемой наклейки, установить размеры наклейки, поля страницы бумаги, на которой будет печататься наклейка и т.д.
рис. 11. Создание собственного типа наклейки После установки всех параметров наклейки во вкладке Наклейки диалогового окна Конверты и наклейки (см. рис. 7) необходимо нажать кнопку Создать, после чего будет создана страница наклеек (рис. 12). Этот документ можно сохранить как файл, а затем по мере надобности печатать. Если же нажать кнопку Печать, то страница наклеек будет сразу же напечатана.
рис. 12. Страница наклеек (фрагмент)
Регистрация документов Общие положения Регистрация – фиксация факта получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах. Регистрация документа – «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения» (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Регистрация – основа информационно-поисковой системы (ИПС) организации. Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и контроль сроков исполнения документов. Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. Если документ зарегистрирован службой документационного обеспечение управления (ДОУ), в структурном подразделении он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна. Входящие документы, исходящие документы и каждый вид (разновидность) внутренних документов образуют отдельные регистрационные массивы (т.е. регистрируются со своими порядковыми номерами).
Порядковые регистрационные номера обновляются в начале каждого года. Входящие документы регистрируются внутренние – в день подписания.
в
день
поступления,
исходящие
и
Приложения к документам отдельно не регистрируются. Существует три вида регистрационных форм: журнал регистрации, регистрационно-контрольная карточка и компьютерные системы регистрации и контроля исполнения документов («системы электронного документооборота»). Рассмотрим особенности журнальной формы регистрации документов.
Журнальная форма регистрации документов Журнал регистрации входящей корреспонденции Дата поступления и регистрационный номер
Корреспондент, дата и номер документа
Краткое содержание
Распределение и перераспределение
Ход исполнения, отметка о хранении
1
2
3
4
5
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа. Сведения в графу 2 переносятся из бланка корреспондента (реквизиты 06, 09, 10). В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются. В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.
Журнал регистрации исходящей корреспонденции Дата и регистрационный номер
Корреспондент
Краткое содержание
Отметка о хранении и исполнении
1
2
3
4
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного документа. При необходимости сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).
В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.
Журнал регистрации внутренних документов (примерная форма) Дата и регистрационный номер
Краткое содержание
Исполнители
Срок исполнения
Ход исполнения, отметка о хранении
1
2
3
4
5
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа). В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа). В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27. Заголовки граф иначе называются реквизитами регистрационной формы или поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.
Организация данных на листе Способы организации данных Существует два основных способа организации данных на листе: таблица и список. Согласно определению, таблица – это набор сведений на определенную тему, расположенный в виде записей (строк) и полей (столбцов). При организации данных в виде таблицы формируются строки и столбцы с записями, для которых в ячейку на пересечении строки и столбца помещаются данные. В виде таблиц обычно организуют данные, подлежащие вычислениям. Другой способ организации данных – список. Согласно определению, список – это набор строк листа, содержащий однородные данные; первая строка в этом списке содержит заголовки столбцов, остальные строки содержат однотипные данные в каждом столбце. Список называют также базой данных. База данных представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы – полями. В виде списка можно представлять как данные информационного характера (номера телефонов, адреса и т. п.), так и данные, подлежащие вычислениям.
Списочный способ представления данных обеспечивает большее удобство при сортировках, выборках, подведении итогов и т. п. Поскольку термин «таблица» является более традиционным, здесь и далее массив данных будет называться таблицей, кроме тех случаев, когда способ организации имеет принципиальное значение.
Размещение данных Как правило, на листе размещают одну таблицу. Размещение нескольких таблиц на листе существенно затруднит их оформление и обработку данных, а печать сделает практически невозможной. Таблицу обычно размещают в левом верхнем углу листа. Первый столбец таблицы размещается в столбце А, соответственно следующие столбцы таблицы занимают следующие столбцы листа. Первая строка таблицы размещается в строке 1, соответственно следующие строки таблицы занимают следующие строки листа. При необходимости несколько первых строк листа может быть занято названием таблицы. Иное размещение затруднит печать таблицы. При создании таблиц нельзя оставлять незаполненными пустые столбцы и строки внутри таблицы. Например, при создании списка нельзя заполнить столбец А, а затем столбец С, оставив пустым столбец В (рис. 13). Это связано с тем, что во многих случаях (автоформатирование, сортировки и др.) Microsoft Excel автоматически определяет область таблицы как область связанных (рядом расположенных) данных.
рис. 13. Недопустимо оставлять пустые столбцы и строки
Добавление элементов таблицы
Добавление столбцов Для добавления столбца можно щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца листа, на место которого вставляется новый, и выбрать команду контекстного меню Добавить ячейки. Можно также выделить любую ячейку столбца, а затем выполнить команду Вставка/Столбцы. Если требуется добавить несколько столбцов, то следует выделить несколько столбцов (не обязательно смежных), щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого выделенного столбца и выполнить команду контекстного меню Добавить ячейки. Можно также выделить ячейки в нескольких столбцах, а затем выполнить команду Вставка/Столбцы.
Вставленный столбец повторяет оформление столбца, расположенного слева. Если требуется использовать оформление столбца, расположенного справа, или не требуется никакого оформления вообще, то после добавления столбца следует щелкнуть по значку Параметры добавления (рис. 14) и выбрать соответствующую команду в меню.
рис. 14. Выбор параметров добавления столбцов
Добавление строк Для добавления строки можно щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку строки листа, на место которой вставляется новая, и выполнить команду контекстного меню Добавить ячейки. Можно также выделить любую ячейку строки, а затем выполнить команду Вставка/Строки. Если требуется добавить несколько строк, то следует выделить несколько строк (не обязательно смежных), щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любой выделенной строки и выбрать команду контекстного меню Добавить ячейки. Можно также выделить ячейки в нескольких строках, а затем выполнить команду Вставка/Строки. Вставленная строка повторяет оформление строки, расположенной сверху. Если требуется использовать оформление строки, расположенной снизу, или не требуется никакого оформления вообще, то после добавления строки следует щелкнуть по значку Параметры добавления (рис. 15) и выбрать соответствующую команду в меню.
рис. 15. Выбор параметров добавления строк
Добавление ячеек Необходимость добавления отдельны ячеек в таблицу возникает весьма редко. Однако если ячейку добавить все-таки необходимо, то следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке, на место которой вставляется новая, и выбрать команду контекстного меню Добавить ячейки. Можно также выполнить команду Вставка/Ячейки. В диалоговом окне Добавление ячеек (рис. 16) следует выбрать направления сдвига существующих ячеек и нажать кнопку ОК.
рис. 16. Выбор направления сдвига ячеек при вставке в диалоговом окне Добавление ячеек
Удаление элементов таблицы
Удаление столбцов и строк Для удаления столбца или строки таблицы можно щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца или строки и выполнить команду контекстного меню Удалить. Можно также выделить столбец или строку и выполнить команду Правка/Удалить. Если требуется удалить несколько столбцов или строк, то надо их выделить, щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого выделенного столбца или строки и выбрать команду контекстного меню Удалить. Можно также выполнить команду Правка/Удалить. Невозможно одновременно удалять столбцы и строки.
Удаление ячеек Необходимость удаления отдельных ячеек из таблицы, как и их добавления, возникает весьма редко. Однако если удалить ячейку все-таки необходимо, то следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке и выполнить команду контекстного меню Удалить. В диалоговом окне Удаление ячеек (рис. 17) следует выбрать направления сдвига существующих ячеек и нажать кнопку ОК.
рис. 17. Выбор направления сдвига ячеек при удалении в диалоговом окне Удаление ячеек
Работа с листами Вставка листа Во вновь создаваемой книге Microsoft Excel обычно по умолчанию имеется три листа. Самым простым и наиболее часто применяемым способом вставки в книгу нового листа является использование команды Вставка/Лист. После этого будет вставлен новый лист. Если при вставке было выделено несколько ярлыков листов, то и вставится точно такое же количество новых листов. Новый лист (листы) будет вставлен слева от текущего. Вставленный лист имеет имя «Лист…». После имени «Лист» стоит цифра. Если в книге нет других листов с именем «Лист», то новый лист будет иметь имя «Лист 1». Вставку листов отменить невозможно.
Переименование листа Чтобы переименовать лист, достаточно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлыку переименовываемого листа, после чего имя листа будет выделено черным фоном. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа и выбрать команду контекстного меню Переименовать. После этого необходимо ввести новое имя и для подтверждения переименования нажать клавишу клавиатуры Enter или выделить любую ячейку на листе. Если же требуется отредактировать существующее имя листа, то после двойного щелчка по ярлыку и появления черного фона следует еще раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлыку так, чтобы в поле ярлыка начал мигать текстовый курсор, и произвести необходимое редактирование. После этого также требуется нажать клавишу клавиатуры Enter или выделить любую ячейку на листе. В любом случае до подтверждения переименования листа можно нажать клавишу клавиатуры Esc для отказа от переименования. Имя листа не должно содержать более 31 символа. В именах можно использовать любые символы, кроме : (двоеточие) / \ [ ] ? *. В книге не может быть листов с одинаковыми именами. Нельзя оставлять поле имени незаполненным. Переименование листов отменить невозможно.
Перемещение листа Перемещение листа в пределах книги обычно производят перетаскиванием ярлыка листа вдоль линии ярлыков при нажатой левой кнопке мыши. При этом будет перемещаться значок листа и метка вставки (рис. 18). При доведении метки вставки до нужной позиции в книге следует отпустить левую кнопку мыши.
рис. 18. Перемещение листа Перемещать можно не только один лист, но и группу листов. Перемещение листов отменить невозможно.
Копирование листа Копирование листа в пределах книги обычно производят перетаскиванием ярлыка листа вдоль линии ярлыков при нажатой левой кнопке мыши и нажатой клавише клавиатуры Ctrl. При этом будет перемещаться значок листа со знаком + (плюс) и метка вставки (рис. 19). При доведении метки вставки до нужной позиции в книге следует отпустить левую кнопку мыши, а затем клавишу клавиатуры Ctrl.
рис. 19. Копирование листа При копировании создается новый лист, являющийся полной копией существующего. Новому листу автоматически присваивается имя копируемого листа с добавлением цифры 2 в круглых скобках. Например, при копировании листа Зарплата будет создан новый лист Зарплата (2). Копировать можно не только один лист, но и группу листов. Копирование листов отменить невозможно.
Удаление листов Для удаления листа следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа и выполнить команду контекстного меню Удалить. Можно также выполнить команду Правка/Удалить лист. Пустой (чистый) лист будет удален безоговорочно. Если же на листе имеются данные или когда-либо были какие-либо данные, при попытке удаления выйдет предупреждение (рис. 20). Необходимо нажать кнопку Удалить.
рис. 20. Предупреждения о наличии данных на удаляемых листах Удалять можно не только один лист, но и группу листов. Удаление листов отменить невозможно. Нельзя удалить лист, если он является единственным в книге. После удаления листов в книге должен остаться хотя бы один лист.
Работа с элементами листа Изменение ширины столбцов
Произвольное изменение ширины Ширина столбцов в Microsoft Excel устанавливается стандартного шрифта, помещающихся в ячейке.
количеством
знаков
Первоначальная ширина столбцов обычно равна 8,43. Максимально возможная ширина столбца 255. При установке ширины столбца, равной нулю, столбец становится скрытым. В тех случаях, когда не требуется точная установка ширины столбца, можно использовать перетаскивание правой границы между заголовками столбцов. Например, для того чтобы изменить ширину столбца В, следует перетаскивать границу между В и С (рис. 21). При этом во всплывающей подсказке отображается устанавливаемая ширина столбца (в знаках и пикселях).
рис. 21. Изменение ширины столбца перетаскиванием Перетаскиванием можно изменять ширину и сразу нескольких столбцов (не обязательно смежных). Для этого их необходимо выделить, а затем перетаскивать правую границу между заголовками для любого из выделенных столбцов. Ширина столбцов при этом будет одинаковая. Для точной установки ширины необходимо выделить любую ячейку столбца (или нескольких столбцов) и выполнить команду Формат/Столбец/Ширина. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрать команду контекстного меню Ширина столбца. В диалоговом окне Ширина столбца (рис. 22) можно установить требуемую ширину.
рис. 22. Установка ширины столбца в диалоговом окне Ширина столбца Если необходимо изменить ширину всех столбцов в чистом листе, то можно выполнить команду Формат/Столбец/Стандартная ширина и в диалоговом окне Ширина столбца (см. рис. 22) установить требуемую ширину.
Подбор ширины Для подбора ширины столбца по наибольшему содержимому какой-либо ячейки достаточно дважды щелкнуть по правой границе этого столбца между заголовками столбцов. Например, для того чтобы подобрать ширину столбца В, следует дважды щелкнуть по границе между В и С (см. рис. 21). Подбор ширины можно произвести и сразу для нескольких столбцов (не обязательно смежных). Для этого их необходимо выделить, а затем дважды щелкнуть по правой границе любого из выделенных столбцов. Можно также выделить столбец или столбцы, для которых необходимо подобрать ширину, и выполнить команду Формат/Столбец/Автоподбор ширины. Для подбора ширины столбца по содержимому конкретной ячейки следует выделить эту ячейку, а затем выполнить команду Формат/Столбец/Автоподбор ширины.
Выравнивание ширины столбцов Выровнять ширину столбцов можно копированием ширины одного столбца на другие столбцы. Для этого следует копировать в буфер обмена любую ячейку столбца, ширина которого будет устанавливаться для других столбцов. Затем необходимо выделить любые ячейки в столбцах, для которых устанавливается ширина, и выполнить команду Правка/Специальная вставка или щелкнуть правой кнопкой мыши по любой выделенной ячейке и выбрать команду Специальная вставка. В диалоговом окне Специальная вставка (рис. 23) нужно установить переключатель ширины столбцов и нажать кнопку ОК.
рис. 23. Копирование ширины столбцов в диалоговом окне Специальная вставка
Изменение высоты строк
Произвольное изменение высоты Высота строк в Microsoft Excel устанавливается в специальных единицах – пунктах. 1 пункт (пт.) равен примерно 0,35 мм. Первоначальная высота строк обычно равна 12,75. Максимально возможная высота строки 409,5 пт. При установке высоты строки, равной 0, строка становится скрытой. В тех случаях, когда не требуется точная установка высоты строки, можно использовать перетаскивание нижней границы между заголовками строк. Например, для того чтобы изменить высоту строки 1, следует перетаскивать границу между строками 1 и 2 (рис. 24). При этом во всплывающей подсказке отображается устанавливаемая высота строки.
рис. 24. Изменение высоты строки перетаскиванием Перетаскиванием можно изменять высоту сразу нескольких строк (не обязательно смежных). Для этого их необходимо выделить, а затем перетаскивать нижнюю границу между заголовками для любой из выделенных строк. Высота строк при этом будет одинаковая. Для точной установки высоты необходимо выделить любую ячейку строки (или нескольких строк) и выполнить команду Формат/Строка/Высота. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку строки и выбрать команду контекстного меню Высота строки. В диалоговом окне Высота строки (рис. 25) можно установить требуемую высоту.
рис. 25. Установка высоты строки в диалоговом окне Высота строки
Подбор высоты Для подбора высоты строки по наибольшему содержимому какой-либо ячейки достаточно дважды щелкнуть по нижней границе этой строки между заголовками строк. Например, для того чтобы подобрать высоту строки 1, следует дважды щелкнуть по границе между строками 1 и 2 (см. рис. 24). Подбор высоты можно произвести и сразу для нескольких строк (не обязательно смежных). Для этого их необходимо выделить, а затем дважды щелкнуть по нижней границе любой выделенной строки. Можно также выделить любую ячейку строки или ячейки строк, для которых необходимо подобрать высоту, и выполнить команду Формат/Строка/Автоподбор высоты.
Поиск и замена данных Поиск данных Поиск данных можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге.
Для поиска данных необходимо выполнить команду Правка/Найти и во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить (рис. 26) в поле Найти ввести искомые данные.
рис. 26. Поиск данных во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить При поиске можно использовать подстановочные знаки. * (звездочка) заменяет любое количество любых символов. Например, при поиске с*с будут найдены и сникерс, и стратос, и сосна, и насос, но не соль, кость, запас. ? (знак вопроса) заменяет один любой символ. Например, при поиске м?л будут найдены и мел, и мыло, и молоко, и помол, но не мосол. Если нажать кнопку Найти далее, то на листе будет найдена ближайшая ячейка, содержащая искомое значение. Найденная ячейка будет выделена, а ее содержимое отображено в строке формул. Если нажать кнопку Найти все, то на листе будет найдена ближайшая к началу листа ячейка, а в нижней части диалогового окна Найти и заменить (рис. 27) будет представлен список всех ячеек листа, содержащих искомое значение. Для перехода к нужной ячейке следует щелкнуть левой кнопкой мыши по ее записи в списке.
рис. 27. Результаты поиска данных во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить Для более детального поиска во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить (см. рис. 26) можно нажать кнопку Параметры. При этом появятся новые элементы диалогового окна (рис. 28).
рис. 28. Расширенный поиск данных во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить В списке Искать (см. рис. 28) можно выбрать область поиска: на листе или в книге. Во втором случае будут просматриваться данные всех листов книги (за исключением скрытых). В случае поиска всех данных (кнопка Найти все) результаты поиска будут отображены в виде списка (см. рис. 27) с указанием ячеек и листов книги. Список Просматривать определяет порядок просмотра данных на листе. Можно выбрать направление поиска: слева направо по строкам или сверху вниз по столбцам. Для поиска снизу вверх или справа налево следует нажимать кнопку Найти далее, удерживая нажатой клавишу клавиатуры Shift. В списке Область поиска устанавливают способ поиска: по исходным формулам (формулы) или по значениям ячеек (значения). Например, ячейка может показывать значение «100», но содержать формулу =А8*25. При поиске числа «100» по формулам эта ячейка найдена не будет. При поиске числа «100» по значениям эта ячейка будет найдена. Поиск также можно выполнять по примечаниям, добавленным к ячейкам. Установка флажка Учитывать прописные и строчные буквы.
регистр
позволяет при поиске различать
Установка флажка Ячейка целиком обеспечивает поиск случаев точного и полного совпадения с набором символов, заданным в поле Найти, а не всех слов, в которые искомое слово входит как составная часть. Например, при поиске слова «Град» как имени собственного, установка указанных флажков позволит избежать нахождения таких слов как: град, ограда, награда, Градосельский, градостроительство, градирня и др. С использованием вкладки Найти диалогового окна Найти и заменить можно искать не только конкретные данные, но и элементы оформления данных.
Замена данных Замену данных, так же как и поиск, можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге.
Для замены данных необходимо выполнить команду Правка/Заменить и во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить (рис. 29) в поле Найти ввести заменяемые данные, а в поле Заменить на – заменяющие данные. В эту же вкладку можно попасть и переходом из вкладки Найти (см. рис. 26) при поиске данных. При этом в поле Найти уже будут отображаться искомые данные.
рис. 29. Замена данных во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить Для замены данных на всем листе следует нажать кнопку Заменить все, после чего выйдет сообщение о количестве произведенных замен. Если же требуется заменить только некоторые из искомых данных, то нужно последовательно нажимать кнопку Найти далее и после нахождения требуемого значения нажать кнопку Заменить. Для более детального поиска и замены данных во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить (см. рис. 29) можно нажать кнопку Параметры. При этом появятся новые элементы диалогового окна (рис. 30).
рис. 30. Расширенный режим замены данных во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить В списке Искать (см. рис. 30) можно выбрать область замены: на листе или в книге. Во втором случае будут просматриваться и заменяться данные всех листов книги (за исключением скрытых). Список Просматривать определяет порядок просмотра данных на листе. Можно выбрать направление поиска и замены: слева направо по строкам или сверху вниз по столбцам. Для поиска и замены снизу вверх или справа налево следует нажимать кнопку Найти далее, удерживая нажатой клавишу клавиатуры Shift. В списке Область поиска единственным доступным вариантом области поиска являются формулы.
Установка флажка Учитывать регистр позволяет при поиске и замене различать прописные и строчные буквы. Установка флажка Ячейка целиком, обеспечивает поиск случаев точного и полного совпадения с набором символов, заданным в поле Найти, а не всех слов, в которые искомое слово входит как составная часть. Если в результате поиска ничего не будет найдено, появится сообщение (рис. 31). Следует нажать кнопку ОК и во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить (см. рис. 26 или рис. 28) уточнить параметры поиска.
рис. 31. Сообщение об отсутствии результатов поиска при замене С использованием вкладки Заменить диалогового окна Найти и заменить можно заменять не только конкретные данные, но и элементы оформления данных.
Сортировка данных Правила сортировки
Общие правила Сортировка – расположение данных на листе в определенном порядке. Чаще всего необходимо сортировать строки с данными, но при необходимости можно сортировать и столбцы. При сортировке по столбцам упорядочивается расположение строк. При сортировке по строкам упорядочивается расположение столбцов. Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки или столбцы, но можно сортировать и отдельные ячейки. Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При желании можно сортировать данные в соответствии с собственным порядком сортировки. Поскольку при сортировке Microsoft Excel автоматически определяет связанный диапазон данных, сортируемый диапазон не должен иметь пустых столбцов. Наличие пустых строк допускается, но не рекомендуется. При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков столбцов. Скрытые строки не перемещаются при сортировке строк, а скрытые столбцы не перемещаются при сортировке столбцов. Тем не менее, при сортировке строк данные скрытых столбцов также упорядочиваются, а при сортировке столбцов упорядочиваются данные скрытых строк. Прежде чем приступать к сортировке, следует сделать видимыми скрытые строки и столбцы.
Обычная сортировка
Сортировка по одному столбцу Для сортировки строк по данным одного столбца необходимо выделить одну любую ячейку столбца и нажать кнопку Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию панели инструментов Стандартная. Например, чтобы сортировать данные таблицы, показанной на рис. 32, по столбцу «Год», следует выделить любую ячейку столбца С и нажать соответствующую кнопку.
рис. 32. Простая сортировка Кроме того, для сортировки таблицы по данным одного столбца можно использовать автофильтр.
Сортировка по нескольким столбцам Для того чтобы произвести сортировку по двум или трем столбцам, следует выделить любую ячейку сортируемого диапазона и выполнить команду Данные/Сортировка. В диалоговом окне Сортировка диапазона (рис. 33) в раскрывающихся списках Сортировать по, Затем по и В последнюю очередь по нужно выбрать последовательность столбцов, по данным которых сортируется список. При необходимости можно указать направление сортировки по каждому столбцу.
рис. 33. Настройка сортировки по нескольким столбцам Например, данные в таблице на рис. 32 сортируют сначала по столбцу «Цена» по возрастанию, затем по столбцу «Год» по возрастанию, затем по столбцу «Пробег» по возрастанию. Таким образом, сначала автомобили отсортированы по цене, потом автомобили с одинаковой ценой отсортированы по году выпуска, и, наконец, автомобили с одинаковой ценой и годом выпуска отсортированы по пробегу (рис. 34).
рис. 34. Сортировка по нескольким столбцам Для сортировки по нескольким столбцам (без ограничения количества столбцов) можно воспользоваться кнопками Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию панели инструментов Стандартная. Сначала необходимо произвести сортировку по последнему столбцу, затем по предпоследнему столбцу и так далее. Например, для того чтобы отсортировать таблицу так же, как с помощью диалогового окна Сортировка диапазона (см. рис. 33), следует сортировать сначала по столбцу «Пробег», затем по столбцу «Год», затем по столбцу «Цена».
Отбор данных Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их. Кроме того, для выбора данных можно использовать возможности поиска данных, формы и некоторые функции.
Использование автофильтра
Установка и снятие автофильтра Для установки автофильтра необходимо выделить любую ячейку таблицы и выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр. После этого команда Автофильтр в подчиненном меню Данные/Фильтр будет отмечена галочкой. Это означает, что фильтр включен и работает. Автофильтр можно установить для любого диапазона, расположенного в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются. После установки автофильтра в названиях столбцов таблицы появятся значки раскрывающихся списков (ячейки A1:G1 в таблице на рис. 35).
рис. 35. Таблица с установленными фильтрами Следует иметь в виду, что фильтры могут быть установлены только для одного списка на листе. Для удаления фильтров необходимо выделить любую ячейку таблицы и выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр. Фильтры автоматически устанавливаются при оформлении автоматически удаляются при преобразовании списка в обычный диапазон.
списка
и
Работа с автофильтром Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр выборки. Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с помощью фильтра, отображаются синим цветом. Синим цветом отображаются стрелки значков раскрывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка. В строке состояния окна Microsoft Excel в течение некоторого времени отображается текст с указанием количества найденных записей и общего количества записей в таблице. Количество столбцов, по которым производится выборка, не ограничено. Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.
Для снятия фильтрации следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать параметр (Все). Для снятия фильтрации по всем столбцам сразу можно выполнить команду Данные/Фильтр/Показать все. При удалении фильтров также отображаются все строки.
Простая выборка Для выборки данных, удовлетворяющих одному значению, следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать искомое значение. Например, в таблице на рис. 35 произведена выборка по столбцу «Модель» – ВАЗ 21093, по столбцу «Год» – 1995, по столбцу «Цвет» – «черный». В результате в выборке оказалось четыре записи (рис. 36).
рис. 36. Отфильтрованная таблица
Выборка по условию Можно производить выборку не только по конкретному значению, но и по условию. Например, в таблице на рис. 35 необходимо выбрать все автомобили с годом выпуска не ранее «1997». Для применения условия следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать параметр (Условие…). В диалоговом окне Пользовательский автофильтр (рис. 37) в раскрывающемся списке с названием столбца, по которому производится отбор данных, следует выбрать вариант условия отбора, а в раскрывающемся списке справа – выбрать из списка или ввести с клавиатуры значение условия.
рис. 37. Настройка условия отбора данных Всего существует 12 вариантов условий. Для числовых значений можно использовать следующие варианты условий: равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно.
Для текстовых значений можно использовать следующие варианты условий: равно, не равно, содержит, не содержит, начинается с, не начинается с, заканчивается на, не заканчивается на. Например, для отбора всех моделей автомобиля ВАЗ в столбце «Модель» таблицы на рис. 35 следует выбрать вариант условия начинается на и ввести значение ВАЗ. Для выбора всех моделей автомобилей, за исключением моделей ВАЗ, следует выбрать вариант условия не начинается на и ввести значение ВАЗ. Для выбора всех моделей автомобиля ВАЗ 2109, включая разновидности, можно выбрать вариант условия содержит и ввести значение ВАЗ 2109. Одновременно можно применять два условия отбора, объединяя их союзом И, если требуется, чтобы данные удовлетворяли обоим условиям, или союзом ИЛИ, если требуется, чтобы данные удовлетворяли хотя бы одному из них. Например, в столбце «Год» таблицы на рис. 35 с использованием двух условий можно отобрать автомобили с годом выпуска не ранее 1997 (первое условие – больше или равно 1997) и не позднее 2000 (второе условие – меньше или равно 2000). В этом случае следует использовать союз И. Если же в столбце «Цвет» таблицы на рис. 35 требуется отобрать автомобили только белого и черного цвета, то следует использовать союз ИЛИ: первое условие – равно белый, второе условие – равно черный.
Отбор наибольших и наименьших значений Для отбора наибольших и наименьших значений следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать параметр (Первые 10…). В диалоговом окне Наложение условия по списку (рис. 38) в счетчике можно установить количество (или процент от общего числа) отбираемых элементов, в раскрывающемся списке следует выбрать принцип отбора (наибольшие или наименьшие значения). В последнем раскрывающемся списке следует выбрать режим отбора: отображение заданного числа строк с наибольшими или наименьшими значениями в данном столбце (элементов списка) или отображение заданного процента строк с набольшими или наименьшими значениями в процентном отношении (% от количества элементов).
рис. 38. Настройка отбора наибольших и наименьших значений Следует отметить, что отбор наибольших или наименьших значений можно производить только в столбцах с числовыми данными.