Упражнение 1-5 Подготовить информационное, сопроводительное и гарантийное письма. Тематика писем выбирается в зависимости от содержания выполняемого проекта. Письма создать и оформить в Microsoft Word. Подготовить конверты для отправки писем. Создать наклейки на конверты. Конверт создать с использованием средств Microsoft Word. Почтовые наклейки для конвертов создать с помощью мастера наклеек Microsoft Word. Подготовить журналы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организаций, создаваемых для реализации задач разрабатываемого проекта. Журналы регистрации создать в Microsoft Excel. При создании журналов использовать вставку, переименование, перемещение, копирование и удаление листов, добавление и удаление элементов таблицы, изменение ширины столбцов и высоты строк. При работе с журналом использовать поиск и замену данных, сортировки данных, отбор данных с использованием автофильтра.
Составление и оформление писем Информационное письмо Общие положения Письмо – основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо – основа управленческих коммуникаций. Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них. Оптимальный объем текста 1 – 2 страницы формата А4. Если текст не помещается на одной странице, рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа. При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:
эмблема; наименование организации; Постоянные реквизиты бланка письма справочные данные; ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП; дата; регистрационный номер; ссылка на регистрационный номер и дату документа. Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным; адресат; заголовок; текст; отметка о наличии приложения. Заполняется при необходимости; подпись; отметка об исполнителе.