Документалист-массовик

text: Сергей Грицачук

Xerox Duplex Combo Scanner

  Двухсторонний сканирующий модуль   Высокая производительность   ПО для сканирования в комплекте   Неинформативная индикаторная панель

Офисы заполонили МФУ — многофункциональные устройства, сочетающие в себе функции сканера, принтера и копира. Удобно? Бесспорно. В большинстве ситуаций их возможностей более чем достаточно для организации полноценного рабочего цикла, в котором к сканированию документов не предъявляются особые требования. Но если речь заходит о частой оцифровке большого количества бумажных оригиналов, распознавании текстового наполнения, загрузке цифрового контента в облачные среды — возникают сложности.

Так, многие туристические агентства, частные клиники и даже банковские, аудиторские, нотариальные либо адвокатские подразделения ежедневно сталкиваются с необходимостью обрабатывать огромное количество документов. Причем не только деловых, но и, например, пластиковых карт, визиток, фотоснимков, удостоверений личности и т. д. Нередко требуется восстановить поврежденные документы, оцифровать библиографическую и справочную информацию, в том числе объемные публикации. Очевидно, что для решения подобных задач необходим мощный аппаратно-программный комплекс, сканирующий модуль которого рассчитан на высокие нагрузки при длительной непрерывной работе. Причем важна высокая скорость не только сканирования, но и обработки — конвертирования, распознавания и коррекции текстов. Всем этим задачам отвечает Xerox Duplex Combo Scanner, специально разработанный для SOHO и SMB-сегментов. Компактный (402×330×127 мм, вес 2,7 кг) и недорогой, подсоединяемый посредством интерфейса USB 2.0 к настольному компьютеру или ноутбуку, он способен сканировать до 25 страниц или 50 изображений в минуту при использовании механизма автоподачи (ADF). Допустимая нагрузка — 1500 полноформатных страниц в день, таким образом, отсканировать кипу банковских счетов силами одного сотрудника можно буквально за пару часов. Разумеется, устройство работает не только с материалами формата А4 (210×297 мм) — к использованию допускаются и книги, и журналы, и конверты, визитки и прочие документы. О механизме автоподачи: помимо впечатляющей емкости (единовременно вмещает до 35 листов А4), он поддерживает нестандартные размеры листа (от 76×150 мм до 216×2997 мм), а самое главное — он однопроходной, то есть сканирует оригинал сразу с обеих сторон. Вообще говоря, двухпроходная схема в устройствах такого класса считается устаревшей, тем не менее схожие модели не менее солидных вендоров по-прежнему вынуждают пользователя переворачивать исходник и повторно проводить сканирование, что вдвое увеличивает время и нагрузку на механические узлы сканера. Дабы не усложнять жизнь оператору, для управления Xerox Duplex Combo Scanner предусмотрено всего четыре кнопки (не считая питания): две — для выбора одной из девяти программ сканирования и две — для запуска сканирования в одностороннем- или двухстороннем-режиме. Выбор про

НОВЫЕ ПРОДУКТЫ

граммы отображается цифрами от 1 до 9 на 7‑сегментном индикаторе, который сам пользователь может дополнить отдельной распечаткой с указанием номера, выполняющего соответствующие настройкам действия. Последнее, кстати, определяется опять же самим оператором посредством поставляемого в комплекте ПО Visioneer OneTouch. Как видим, сканер действительно предельно простой и быстрый. Но в большей степени, чем аппаратная часть, удобство работы обеспечивается специальными программами. Так, Visioneer OneTouch сохраняет отсканированные изображения в облаке или перенаправляет в указанные приложения. Поддерживаются не только Photoshop и PowerPoint, но и любые другие, совместимые с драйверами TWAIN, EMC, Captiva, ISIS и Microsoft Windows Image Acquisition (WIA). Выбор форматов файлов для сохранения также широк: текстовые — txt, rtf, doc, xls, csv, searchable PDF (PDF с поиском), и графические, в том числе bmp, jpg, tiff, gif, png. Для распознавания текстов используется ABBYY FineReader

Sprint; интеллектуальная технология улучшения изображения Visioneer Acuity интегрирована в систему Visioneer OneTouch (обеспечивает создание документов в формате PDF с возможностью поиска) для отправки по электронной почте, печати, а также для использования в облачных, корпоративных или веб-приложениях. При необходимости можно установить с веб-сайта Visioneer Connect (https://www.visioneer.com/) бесплатные дополнения (плагины), позволяющие, например, добавить поддержку Google Drive, Dropbox или Evernote. Кроме того, в комплекте присутствуют утилиты Visioneer Acuity и ПО ABBYY Business Card Reader (с его помощью очень удобно работать с визитками, например добавлять контакты в адресную книгу). В сравнении с конкурирующими решениями Xerox Duplex Combo Scanner явно выигрывает: и габаритами, и скоростью работы, и набором ПО в комплекте, и простотой управления, гибкостью настройки, и упомянутым режимом сканирования двухсторонних оригиналов. А в сочетании с впечатляющей способностью выдерживать интенсивные нагрузки все это безоговорочно обеспечивает устройству Xerox заслуженный титул «Выбор эксперта».

Выбор поставщика удаленной поддержки: на что обратить внимание

Пандемия и режим самоизоляции диктуют новые правила ведения бизнеса: компании переходят на рельсы удаленной работы, стремясь перевести максимально возможное число функций в дистанционный формат. Это относится и к провайдерам услуг поддержки ИТ-инфраструктуры, которые продолжают активно помогать своим клиентам. Однако к переводу на удаленный формат оказались готовы не все поставщики — многие не смогли сохранить высокий уровень качества поддержки, что добавило бизнесу проблем в кризисный период. Компаниям, поставщики которых не справились с работой в новых условиях, приходится искать новых партнеров, и сегодня это становится еще более непростой задачей.

text: Станислав Парфенов, директор по сервисной поддержке, аутсорсинговым решениям и ИТ Konica Minolta Business Solutions Russia Анализируем поставщика

Первым шагом при анализе может стать оценка ситуации в самой компании. Как поставщик смог переориентироваться — создать условия для удаленной работы и справиться с новыми вызовами? Насколько продуктивно работают сотрудники в дистанционном формате? Ответы на эти вопросы могут помочь определить потенциальный уровень безопасности и качество будущего взаимодействия с поставщиком. Хотя переход на режим удаленной работы (с on-site на off-site) и кажется простым на первый взгляд, способность быстро адаптироваться под новые условия выступает в роли важного показателя. Чтобы удаленно предоставлять

УДАЛЕННО ОБСЛУЖИВАТЬ ИТ-ИНФРАСТРУКТУРУ, СОХРАНЯЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ И КАЧЕСТВО РАБОТЫ, МОЖЕТ ТОЛЬКО ПОСТАВЩИК, КОТОРЫЙ ПРЕДОСТАВЛЯЕТ ПОДДЕРЖКУ ПОЛНОГО ЦИКЛА. ПОЛНЫЙ ЦИКЛ СОСТОИТ ИЗ ТРЕХ ЛИНИЙ: ПРИЕМА И ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ ОБ ИНЦИДЕНТАХ, КОНСУЛЬТАЦИЙ ПО ТЕЛЕФОНУ И УДАЛЕННОЙ ПОМОЩИ ИНЖЕНЕРОВ, А ТАКЖЕ РЕКОМЕНДАЦИЙ ИНЖЕНЕРА И ПОДДЕРЖКИ НА КЛИЕНТСКОМ ПОРТАЛЕ

ИТ-сервис, поставщику необходимо обладать гибкой структурой — это позволит направить ресурсы на удаленную работу без приобретения дополнительных мощностей.

Еще один аспект — нагрузка на ИТ-службу. Сейчас поставщики поддержки ИТ-инфраструктуры сталкиваются с пиковой нагрузкой, и для стабильной работы им приходится соблюдать ряд требований: переводить серверы с режима on-site на remote (с офисной на удаленную работу), обеспечивать готовность оборудования и сетей к нагрузкам, а также соответствие всем требованиям информационной безопасности — в том числе в области персональных данных.

При этом удаленно обслуживать ИТ-инфраструктуру, сохраняя эффективность и качество работы, может только поставщик, который предоставляет поддержку полного цикла. Полный цикл состоит из трех линий: приема и обработки информации об инцидентах, консультаций по телефону и удаленной помощи инженеров (в том числе по видеосвязи, что заметно сокращает время работы), а также рекомендаций инженера и поддержки на клиентском портале. И ключевая цель усиления всех трех линий — не оставить заказчика один на один с проблемами в условиях кризиса.

Трансформация поддержки, или принцип Shift left

Перевод большинства обращений в удаленный формат соответствует принципу Shift left, что переводится как «сдвиг влево». В основе концепции заключена идея разделения поддержки на четыре уровня, представленных слева направо по возрастанию сложности обслуживания. Уровни в левой части предполагают самообслуживание или поддержку формата «многок‑одному» — например, общение в чате. А уровни в правой части — более серьезные случаи, которые требуют индивидуального подхода. Сегодня любой выезд инженера относится к сложному обслуживанию: ведь, если инцидент настолько серьезен, что требует присутствия специалиста, компания должна обеспечить его максимальную безопасность — предоставить маски, перчатки, средства для дезинфекции.

Согласно концепции, основная задача поставщика — переместить обращения на более простые уровни в левой части схемы. Для этого провайдеру необходимо предоставить заказчикувсе необходимые инструменты. Например, обеспечить обмен знаниями: создать FAQ на клиентском портале, подготавливать статьи и обучающие материалы, чтобы клиенты могли сами найти решение для части вопросов и задач. Или развернуть мини-склад расходных материалов и запчастей на территории заказчика, чтобы он мог самостоятельно устранить неисправность после консультации с оператором.

Разбираясь в вопросе, сотрудники со стороны заказчика начинают понимать, что приводит к типичным поломкам. Таким образом, «сдвиг влево» позволяет не только переводить большое количество работ в удаленный формат, но и усиливать экспертизу заказчика. Поэтому провайдеру услуг важно проводить обучение — это позволяет снижать число инцидентов и обеспечивать непрерывность работы.

Так, наша компания выступает в роли глобального поставщика сервиса, стремясь максимально поддерживать удовлетворенность заказчиков и передавать им свои знания в области установки, настройки и обслуживания оборудования. И мы обеспечиваем работу в режиме uptime, чтобы минимизировать число инцидентов.

Расстояния — не преграда: удаленное подключение

Принципу shift left соответствует возможность удаленного подключения и мониторинга: инженер можетдистанционно проводить анализ технического состояния устройства так же, как если бы он проводил его на территории заказчика. Однако функция доступна только для устройств со встроенными GPRSмодемами или подключением к httpsсети, и именно на широкий спектр инструментов подключения стоит обратить внимание при выборе решения. Это позволит при необходимости сбросить ошибку или перенастроить устройство.

При этом подключение по стандартному интернет-каналу https является максимально безопасным. Инженеры могут наблюдать за состоянием

РАЗБИРАЯСЬ В ВОПРОСЕ, СОТРУДНИКИ СО СТОРОНЫ ЗАКАЗЧИКА НАЧИНАЮТ ПОНИМАТЬ, ЧТО ПРИВОДИТ К ТИПИЧНЫМ ПОЛОМКАМ. ТАКИМ ОБРАЗОМ, «СДВИГ ВЛЕВО» ПОЗВОЛЯЕТ НЕ ТОЛЬКО ПЕРЕВОДИТЬ БОЛЬШОЕ КОЛИЧЕСТВО РАБОТ В УДАЛЕННЫЙ ФОРМАТ, НО И УСИЛИВАТЬ ЭКСПЕРТИЗУ ЗАКАЗЧИКА

оборудования и предотвращать проблемы еще до момента их появления. И доступ к технической части есть только у инженера или специалиста поддержки.

Также при выборе решения важно обратить внимание на защиту цифровых пространств. Предлагаемый программно-аппаратный комплекс должен отвечать требованиям отказоустойчивости, для чего необходимо проводить кластеризацию основных серверов и создавать бэкапы. Это позволит быстро и удаленно устранить ошибки и восстановить работоспособность, даже если один из серверов выйдет из строя. В таком случае большую часть вопросов специалист на стороне заказчика сможет решить без личного присутствия инженера со стороны поставщика. И важным дополнением этого процесса становится поддержка. Перспективы удаленной поддержки

Сегодня удаленная поддержка становится все более распространена, однако она вряд ли полностью вытеснит традиционный подход: визуальный осмотр минимизирует ошибки и остается неизбежным для большого числа инцидентов, связанных с печатной техникой. Помимо этого, оборудованию все равно необходимы профилактика и чистка.

Уже сейчас становится понятно, что лучше всего с вызовами удаленной поддержки справятся компании, которые работали в данном направлении еще до начала режима самоизоляции: предлагали заказчикам новые инструменты, пополняли базу знаний и расширяли клиентский портал. И именно эти поставщики позже смогут вернуться в офисы с наименьшими потерями — и это по достоинству оценят их клиенты.

Таким образом, при выборе поставщика стоит ориентироваться на предлагаемые им инструменты — в области коммуникаций, связи, подключения. А также на готовность компании делиться актуальными знаниями — например, своевре - менно пополнять базу знаний кли ентского портала. Это н е только позволит заказчику самостоятельно справляться с рядом проблем, но и заметно укрепит отношения между партнерами. Еще один фактор — работа без остановок: непрерывность бизнеса выступает в качестве залога успеха.

В целом ИТ-инфраструктура изначально была создана для того, чтобы перестроиться с офлайн-формата на онлайн — а значит, и переход на удаленную поддержку сегодня может стать вполне выполнимой задачей.