Kokoustaminen

Järjestä onnistuneet kokoukset & palaverit

Onnistunut kokous tukee yrityksen imagoa. Kokousten, palavereiden ja muiden tapahtumien järjestäminen kannattaa suunnitella huolella. Sujuva kokous ja hyvät päätökset rakentuvat oikeanlaisesta tilasta, tarjoiluista sekä oheisaktiviteeteista. Kokosimme tähän kokoustajan muistilistan sekä parhaita kuopiolaisia kokoustiloja.

1 Tavoite

Mikä on tapaamisen tarkoitus ja luonne? Vapaa-aika vai työ, virallinen vai rento? Tämä määrittää millaisen tilan tarvitset.

2 Ajankohta

Mieti tilaisuuden päivämäärä, kellonaika sekä mahdolliset “varapäivät”, jotta mahdollisimman moni pääsee osallistumaan.

3 Tapahtumakutsut

Lähetä kutsut tarpeeksi ajoissa ja pyydä ilmoittautumaan etukäteen. Pyydä samalla tiedot erityisruokavalioista.

4 Varattava tila

Haluatko perinteisen kokoustilan vai rennomman paikan, kuten sviitin tai saunakabinetin. Mieti myös, miten paikalle pääsee parhaiten.5

5 Kokoustilan pöytämuoto

Miten haluat osallistujien istuvan? Luokkamallisesti, diplomaatti- tai U-pöydän ääressä vai kokonaan ilman pöytiä?

6 Kokoustarvikkeet

Tarvitsetko ehkä jotain erityistä vaikkapa innovatiiviseen kokoukseen? Papereita, kyniä tai äänentoistoa?

7 Tarjoilut ja erikoisruokavaliot

Millaista tarjoilua olit ajatellut? Pientä ja terveellistä, kahvia ja kahvileipää, kolmen ruokalajin illallista?

8 Majoitustarpeet

Kysy majoitustarjousta ja -tarpeita jo kokousvarauksen yhteydessä.

9 Tutustuminen

Käy tutustumassa ennakkoon hotellin tai muun kokouspaikan tiloihin ja tarkasta, että niissä on kaikki tarpeellinen.

10 Aikataulutus

Luo tilaisuudelle yksityiskohtainen aikataulu, jossa on kuitenkin liikkumavaraa. Muista varata tarpeeksi taukoja ja aikaa ruokailuille. Tiedota aikataulusta etukäteen myös kokouspaikalle.

11 Oheisohjelmaa

Sopisiko kokouksen päätteeksi saunailta tai vaikka keilaus? Tai huippuartistin esitys hotellin ravintolassa, teatterissa käynti tai herkullinen ravintola-ateria?