TEKSTI DIGIMAG/HETA JYRÄLÄ KUVAT BREATHER/UNSPLASH, KOKOUSPAIKAT
JÄRJESTÄ ONNISTUNEET KOKOUKSET & PALAVERIT Onnistunut kokous tukee yrityksen imagoa. Kokousten, palavereiden ja muiden tapahtumien järjestäminen kannattaa suunnitella huolella. Sujuva kokous ja hyvät päätökset rakentuvat oikeanlaisesta tilasta, tarjoiluista sekä oheisaktiviteeteista. Kokosimme tähän kokoustajan muistilistan sekä parhaita kuopiolaisia kokoustiloja.
1
Tavoite
Mikä on tapaamisen tarkoitus ja luonne? Vapaa-aika vai työ, virallinen vai rento? Tämä määrittää millaisen tilan tarvitset.
2
Ajankohta
Mieti tilaisuuden päivämäärä, kellonaika sekä mahdolliset “varapäivät”, jotta mahdollisimman moni pääsee osallistumaan.
3
Tapahtumakutsut
4
Varattava tila
Lähetä kutsut tarpeeksi ajoissa ja pyydä ilmoittautumaan etukäteen. Pyydä samalla tiedot erityisruokavalioista.
Haluatko perinteisen kokoustilan vai ren-
nomman paikan, kuten sviitin tai saunakabinetin. Mieti myös, miten paikalle pääsee parhaiten.
5
Kokoustilan pöytämuoto
Miten haluat osallistujien istuvan? Luokkamallisesti, diplomaatti- tai U-pöydän ääressä vai kokonaan ilman pöytiä?
6
Kokoustarvikkeet
7
Tarjoilut ja erikoisruokavaliot
Tarvitsetko ehkä jotain erityistä vaikkapa innovatiiviseen kokoukseen? Papereita, kyniä tai äänentoistoa?
Millaista tarjoilua olit ajatellut? Pientä ja terveellistä, kahvia ja kahvileipää, kolmen ruokalajin illallista?
www.digimag.fi
68
Bisnes 2018
8
Majoitustarpeet
9
Tutustuminen paikkaan
Kysy majoitustarjousta ja -tarpeita jo kokousvarauksen yhteydessä.
Käy tutustumassa ennakkoon hotellin tai muun kokouspaikan tiloihin ja tarkasta, että niissä on kaikki tarpeellinen.
10
Aikataulutus
11
Oheisohjelmaa
Luo tilaisuudelle yksityiskohtainen aikataulu, jossa on kuitenkin liikkumavaraa. Muista varata tarpeeksi taukoja ja aikaa ruokailuille. Tiedota aikataulusta etukäteen myös kokouspaikalle.
Sopisiko kokouksen päätteeksi saunailta tai vaikka keilaus? Tai huippuartistin esitys hotellin ravintolassa, teatterissa käynti tai herkullinen ravintola-ateria?
