ADMINISTRACIÓN
EMHY UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS 2011
Administración PRIMERA UNIDAD INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN 1. GENERALIDADES DE ADMINISTRACIÓN 1.1
Definición
Koontz plantea que “La administración es el proceso de diseñar y mantener ambientes en los que los individuos que colaboran en grupos, cumplen eficientemente objetivos seleccionados”. Otras definiciones: AMA (American Association Management) define a la Administración como una actividad a través de la cual se obtienen determinados resultados mediante el esfuerzo y la cooperación de otros. Munich Galindo y García Martínez, plantean que la Administración es un proceso cuyo objeto es alcanzar la máxima eficiencia en el logro de los objetivos de un grupo social mediante la adecuada coordinación de los recursos y la colaboración del esfuerzo ajeno. James A. F. Stoner, establece que la Administración implica la obtención de “metas declaradas” de la empresa. Elementos del Concepto de Administración
PROCESO
OBJETIVO
EFICACIA
EFICIENCIA
ESFUERZO AJENO COORDINACIÓN DE RECURSOS
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Administración 1.2
Características de la Administración
a)
Universalidad: Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial, el ejercito, un hospital, una escuela y otros.
b)
Valor Instrumental: Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca obtener un resultado.
c)
Unidad Temporal: Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. Todas las partes del proceso administrativo existen simultáneamente.
d)
Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.
e)
Especificidad: Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico.
f)
Interdisciplinariedad: La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
g)
Flexibilidad: los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante
También podríamos mencionar otras características como: Es un medio para ejercer impacto en la vida humana, es decir, la administración influye en su medio ambiente. Se logra mediante los esfuerzos, para participar en la administración se requiere dejar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan mediante los esfuerzos de otros. La administración no es gente, es una actividad; las personas que administran pueden ser designadas como Directores, Gerentes de Área, Supervisores y otros. La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y práctica. La habilidad técnica es importante para cumplir con un trabajo asignado. La administración es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos.
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Administración 1.3
Habilidades Administrativas Técnicas: Comprende la posesión de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicación de métodos, procesos y procedimientos. Implica por lo tanto el diestro uso de instrumentos y técnicas específicas. Por ejemplo, los mecánicos trabajan con herramienta y sus supervisores deben poseer la capacidad de enseñarlos a usarlas. De igual modo, los contadores aplican técnicas específicas en sus labores. Humanas: Se refiere a la capacidad para tratar con las personas, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, la creación de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones. Conceptual: Es la capacidad para percibir el panorama general, manejo de terminología y conceptos generales, así como la capacidad para distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos. Diseño: Es la capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa. Para ser eficaces y particularmente en los niveles organizacionales superiores, los administradores deben ser capaces de hacer mucho más que advertir un problema. Deben poseer además la habilidad de un buen ingeniero de diseño para deducir la solución práctica de un problema. Si se limitaran a detectar problemas y a fungir como “observadores de problemas”, fracasarían. Por lo tanto, también deben poseer la valiosa habilidad de ser capaces de diseñar soluciones funciónales a los problemas en respuesta a las realidades que enfrentan.
Alta Gerencia
Capacidades Conceptuales y Diseño
Capacidades Humanas
Capacidades Técnicas
Gerencia General
Mandos Medios o Administración Media
Gerencia Operativa
Unidades
Puestos de trabajo
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Administración de Primer Nivel
Gerencia Comercial
Nivel Operativo o Administración de Línea
Administración 1.4
Productividad, Eficiencia y Eficacia
Productividad: Es la relación entre la producción obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de producto utilizado con la cantidad de producción obtenida. De acuerdo con Koontz “la productividad es la proporción de productos a insumo en cierto período, con la debida atención a la calidad. Peter F. Drucker señalo “la mayor oportunidad de aumentar la productividad se encuentra sin duda en el trabajo de conocimientos y, específicamente en la administración”. Eficiencia: Consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia. Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas Eficacia: Mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido. Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia. Diferencias entre Eficiencia y Eficacia EFICIENCIA
EFICACIA
Énfasis en los medios
Énfasis en los resultados
Hacer las cosas correctamente
Hacer las cosas correctas
Resolver problemas
Lograr objetivos
Ahorrar gastos
Aumentar creación de valores
Cumplir tareas y obligaciones
Obtener resultados
Capacitar a los subordinados
Proporcionar eficacia a subordinados
Enfoque reactivo (Del pasado al presente)
Enfoque proactivo (Del futuro al presente) Pregunta principal
¿Cómo podemos hacer mejor lo que hacemos?
¿Qué es lo que deberíamos estar haciendo?
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Administración 1.5
Orígenes de la Administración como Ciencia
Desarrollo Tecnológico e Industrial
Surgimiento de la Administración Científica
División del Trabajo por Edad y Genero
(1) EPOCA PRIMITIVA
(6) SIGLO XX
Surgimiento de los Investigadores de la Admón.
Se utiliza de forma rudimentaria la administración. Se practica la asociatividad como forma de gestionarlos recursos. (Caza, pesca, Agricultura.
Centralización de la producción Crecimiento industrial Vida Sedentaria Administración cohercitiva
Explotación del hombre por el hombre
(5) REVOLUCIÓN INDUSTRIAL
(2) PERIODO AGRICOLA
Aparición del Estado
Especialización por tarea Desarrollo de grandes civilizaciones, apoyándose en la administración empírica del trabajo colectivo y de los tributos.
Inicialmente, la Administración de los Feudos se efectúa de acuerdo al criterio del señor Feudal.
ADMINISTRACIÓN ORIGEN Y DESARROLLO
Posteriormente, los siervos se independizan apareciendo los talleres Artesanales
Aparición del Esclavismo
(3) ANTIGÜEDAD GRECOLATINA
(4) FEUDALISMO
Nuevas formas de Admón. estructuras de trabajo extensas, niveles de supervisión escasos.
Aplicación de la administración mediante una estricta supervisión del trabajo y sanciones de tipo físico
Surgen los gremios (antecesores de los sindicatos)
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Administración 1.6
Responsabilidad Social de la Empresa
La definición de la responsabilidad social de la empresa admite varias acepciones, pero todas coinciden en que se trata de un enfoque que se basa en un conjunto integral de políticas, prácticas y programas centrados en el respeto por la ética, las personas, las comunidades y el medio ambiente. Se emplea para describir una amplia variedad de iniciativas de orden económico, social y medioambiental tomadas por empresas, que no se fundan exclusivamente en requisitos jurídicos y que son en su mayoría de naturaleza voluntaria. La responsabilidad social de las empresas no es algo nuevo, sin embargo hoy en día es uno de los temas que concita, la máxima atención del sector empresarial y del resto de la sociedad. En los últimos años han surgido diferentes iniciativas mundiales que han impulsado la incorporación de la Responsabilidad Social en la estrategia empresarial. Diferentes instituciones y organizaciones han desarrollado iniciativas para promover y fomentar el comportamiento socialmente responsable de las empresas. Generalmente todas estas iniciativas o proyectos incluyen una serie de normas o recomendaciones que incorporan un compromiso por parte de los estados adheridos para fomentar su desempeño en el entramado empresarial de sus respectivos países. La empresa debe proyectarse a ser una asociación de personas que colaboran entre si con objeto de producir con su trabajo bienes y servicios. Siendo la célula básica de la estructura económica, debe la empresa someterse dentro de sus actividades al objeto esencial de la economía, que es el de satisfacer las necesidades reales de todos mediante la mejor utilización de sus medios dentro de unos planes que han sido elaborados democráticamente. Siendo una asociación de personas, y sin dejar de esforzarse por alcanzar la mayor eficacia posible, la empresa debe permitir la participación real y activa de todos sus miembros en las responsabilidades de la organización de la empresa y del conjunto de sus actividades. Esta participación debe hacer posible el que los trabajadores tengan acceso al control del funcionamiento de la empresa por virtud de su fuerza sindical dentro de ella. En efecto, la CMT no consiente que la propiedad, la gestión y el beneficio de la empresa sean acaparados por los que aportan el capital o por sus representantes.
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Administración SEGUNDA UNIDAD FUNCIONES ADMINISTRATIVAS CLÁSICAS 2. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Referirse a las funciones administrativas clásicas es referirse al proceso administrativo, el cual consiste en un proceso metodológico en que sus etapas o fases (planeación, organización, integración, dirección y control se aplican a todas las funciones y en todos los niveles de la organización.
Planeación
Control
Organización
Proceso Administrativo
Dirección
Integración
ETAPA MECANICA
ETAPA DINÁMICA
PLANEACIÓN
ORGANIZACIÓN
INTEGRACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL
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Administración 2.1 Planeación La planeación comprende la selección de misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para lograrlos, requiere de la toma de decisiones. La planeación comprende los siguientes aspectos:
Determinación y selección de objetivos útiles (Los objetivos deben ser congruentes con la realidad, su entorno y su situación) Medición de la posición inicial con respecto con los objetivos. Comparación de los resultados actuales con los resultados que se desean alcanzar. Donde estamos y a donde queremos llegar. Identificación de los de las actividades y los resultados específicos. Ejecutar o llevar a la acción las herramientas y métodos requeridos para alcanzar los objetivos. Revisión de las actividades y objetivos tomando como base los resultados intermedios.
2.2 Principios de la Planeación a)
Factibilidad: Se refiere a que las previsiones deben ser congruentes con la realidad y las condiciones en las que opera la organización. Objetividad y cuantificación Los planes deben basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos más que en opiniones subjetivas. Flexibilidad: Se deben establecer márgenes de holgura que permitan afrontar las situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción. Cambio de estrategias: Al extenderse un plan a largo plazo, es necesario cambiar las estrategias y con ella, las políticas, programas y procedimientos.
b)
Contribución a los objetivos generales (unidad) Cualquier plan y sus derivaciones deben contribuir a lograr los objetivos generales de la empresa.
c)
Eficiencia de los planes: La eficiencia de un plan está en relación al logro de los objetivos.
d)
Primacía de la planeación: La planeación es el resultado primario para las funciones administrativas.
e)
Extensión de la planeación: La planeación es actividad de todos los dirigentes de la empresa.
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Administración 2.3 Tipos de Planes Pueden llamarse tipos o elementos de planes indistintamente, porque están inmersos dentro de la planeación de una empresa.
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Propósitos o Misiones
Identifican la función básica o tarea de una empresa o dependencia de la misma. La Misión de una empresa se identifica como la finalidad, la razón de ser de una entidad o empresa. La Visión representa las aspiraciones fundamentales de empresa se proyecta hacia el futuro.
Objetivos o Metas
Son los fines hacia los cuales se encaminan las actividades. Representan el punto final de la planeación y el destino al cual se encamina la organización.
Estrategias
Determinación de los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de líneas de acción, así como la asignación de los recursos necesarios para la consecución de las metas.
Políticas
Procedimientos
Reglas
Programas
Presupuestos
Son declaraciones o ideas amplias que guían o encausan los razonamientos para la toma de decisiones. Las políticas definen el ámbito en el que se toman las decisiones y garantizan que sean congruentes y contribuyan a un objetivo. Planes que establecen un método obligatorio para el manejo de actividades, son consecuencias cronológicas de las acciones requeridas. Se consideran como guías para la acción que detallan exactamente como deben de hacerse y cumplirse determinadas actividades. Acciones específicas requeridas o la ausencia de acciones, sin permitir ninguna discreción. Son los planes más sencillos, se deben diferenciar de las políticas porque éstas son una guía para la toma de decisiones. Conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, encargos de trabajo, pasos que se deben tomar, recursos para consumir y otros elementos necesarios para realizar una actividad. Declaración de resultados esperados que se expresa en términos numéricos. Pueden estar orientados en horas de trabajo, mano de obra, manejo monetario y otras.
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Administración 2.4 Pasos de la Planeación
Estar consciente de las oportunidades • Conocer la situación de la empresa y su entorno
Establecimiento de los objetivos • Los objetivos deben fijarse de acuerdo a la realidad de la empresa
Planteamiento de premisas • Supuestos o Postulados
Determinación de alternativas • Se deben fijar las alternativas más viables que permitan concretar los planes de manera efectiva.
Evaluación de cursos alternativos • Se debe analizar los cursos de acción
Selección de líneas de acción • La planeación requiere de la toma de decisiones, en especial a las altenativas más viables para la concreción de los planes.
Formulación de planes derivados • Todo plan debe orientarse hacia los planes más importantes de la empresa.
Expresión númerica de los planes • Es importante definir la cantidad de recursos a insumir para concretar los planes.
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Administración 2.5 Planeación Estratégica La planeación estratégica consiste en el conjunto de acciones en el presente que se hace una organización con el objeto de lograr resultado a futuro, que le permitirán tomar decisiones con mayor certidumbre, y el desarrollo organizacional eficiente y eficaz. El modelo o plan que integra las principales metas, políticas y cadenas de acciones de una organización dentro de una totalidad que supone el conocimiento exacto y real de las fuerzas y debilidades propias y de los competidores, los cambios en el ambiente y los movimientos de los competidores inteligentes y de los que no lo son. James B. Quinn. Adaptaciones de los recursos y habilidades de la organización el entorno cambiante, aprovechando sus oportunidades y evaluando los riesgos en función de los objetivos. El modelo de planeación estratégica ofrece los siguientes beneficios:
Proporciona dirección y cohesión (reunirse, adherirse) a la empresa con un sentido de propósito y de misión.
Identifica sistemáticamente las oportunidades y peligros futuros que combinados con las fuerzas y debilidades proporcionan una base para la toma de decisiones ventajosas en el presente para un aprovechamiento óptimo de las oportunidades.
2.5.1 Tipología de las Estrategias Estrategias políticas: Son estrategias de ganar-perder, porque lo que una empresa gana, otra pierde. Este sistema de competición produce un fuerte desgaste en los recursos de la empresa. Estrategias proactivas: Sson aquellas de ganar-ganar, requieren habilidad para negociación y criterio de alto sentido social, porque se tiene un enfoque sistemático e incluyente en él que se aplican estrategias como la acción inmediata, el trabajo en equipo y el desarrollo de acuerdos incluso con algunos competidores para repartirse el mercado y darle un servicio de clase mundial.
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Administración PROCESO DE LA PLANEACIÓN ESTRATEGICA 1. Análisis del Ambiente (Interno y Externo)
2. Filosofía Emprerial (Misión, Visión, Valores)
3. Fijación de Objetivos (estratégicos y financieros)
4. Determinación de la Estrategía Competitiva
5. Implantación de las Estrategias
6.Evaluación de las Estrategias 2.5.2 FODA La Matriz FODA consiste en un análisis práctico de la situación empresarial, y su nombre se deriva de las iniciales de sus cuatro elementos que intervienen en su aplicación.
FORTALEZAS O PUNTOS FUERTES: Son todas aquellas características propias de la empresa que le facilitan el logro de objetivos. (Cualidades humanas, administrativas, tecnológicas y económicas que tiene la organización) OPORTUNIDADES: Comprende las situaciones que se presentan en el ambiente de la empresa y que pueden favorecer al logro de los objetivos. (Aspectos externos de la organización que puede aprovechar para crecer) DEBILIDADADES O PUNTOS DEBILES Son todas las características particulares de la empresa que constituyen obstáculos para alcanzar los objetivos. (Carencias, aspectos negativos). AMENAZAS: Representan las situaciones que se presenta en el ambiente de las empresas y pueden repercutir negativamente en el logro de los objetivos. (Fenómenos externos que ponen en peligro los planes de la organización)
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Administración El análisis FODA se aplica para determinar los factores que pueden favorecer (Fortalezas y Oportunidades) u obstaculizar (Debilidades y Amenazas) el logro de los objetivos establecidos con anterioridad para la empresa. En resumen el análisis FODA permite:
Determinar las verdaderas posibilidades que tiene la empresa para alcanzar los objetivos que se había establecido inicialmente.
Concientizar a los propietarios de las empresas sobre la dimensión de los obstáculos que deberá enfrentar.
Permite explorar más eficazmente los factores positivos y neutralizar y eliminar el efecto de los factores negativos. ESTRATEGIAS QUE PUEDEN DERIVARSE DEL ANÁLISIS FODA MEDIO INTERNO
FORTALEZAS
DEBILIDADES
(F)
(D)
Estrategia (FO)
Estrategia (DO)
Son las potencialidades que surgen al correlacionar las fortalezas con las oportunidades para buscar cuales de las primeras son relevantes a fin de aprovecha las segundas.
Son las que se utilizan para superar las debilidades que puedan existir y de esa cuenta aprovechar todas las oportunidades que puedan existir.
Estrategia (FA)
Estrategia (DA)
Son las que utilizan los puntos fuertes de una organización par contrarrestar los eventos que puedan constituirse como una amenaza. También se emplean para evitar cualquier posible amenaza.
Son las acciones que considerando las debilidades y las amenazas se deben dirigir a convertir los aspectos negativos en positivos.
MEDIO EXTERNO
OPORTUNIDADES (O)
AMENAZAS (A)
La complejidad y diversidad de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas en que se encuentra la empresa obligan a plantear una toma de decisiones más estratégica que cotidiana.
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Administración Utilizando la técnica del análisis FODA se facilita evaluar y consolidar los objetivos y metas definidos sobre situaciones reales y objetivas, pues constituyen el medio en que operarán los planes. El análisis FODA engloba todos los planes que se realizan en una organización, objetivos, políticas, planes, programas, procedimientos, etc, con la finalidad de orientar a toda la organización. VENTAJAS
Fácil de usar Ayuda a pensar de manera sistemática y constructiva Permite obtener una imagen clara de la situación de la empresa e identificar la dirección a la cual orientar sus esfuerzos y actividades.
LIMITACIONES
Subjetivo Ambigüedad en la percepción acerca de las Fortalezas y Debilidades.
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Administración CASO DE APLICACIÓN CASO FODA Desarrollo Profesional es una empresa nacional que se dedica a la capacitación de recursos humanos en las áreas de ofimática, administración, relaciones humanas brindando información actualizada y de suma importancia para el desarrollo del personal de las empresas. La empresa nació hace 3 años, inicialmente tuvo sus oficinas en el Edificio Géminis y actualmente sus instalaciones se encuentran ubicadas en el Edificio Atlantis, zona 10. El mayor anhelo para sus dirigentes es que Desarrollo Profesional sea la empresa líder en el Mercado Nacional en Capacitación y Calificación del personal de las empresas. En el área de mercadeo se tiene contemplado incrementar en 15% la cobertura actual del mercado. En operaciones se espera brindar otros cursos de capacitación en gastronomía, elaboración de productos de limpieza. El gerente de la empresa ha encontrado los siguientes factores en el ambiente interno y externo de la empresa: a)
b) c) d)
e) f)
g) h)
Cuenta con Personal altamente calificado para el desarrollo de las capacitaciones, sin embargo, no existe un contrato permanente en la empresa, si no que los consultores son contratados esporádicamente de acuerdo al requerimiento de capacitaciones. Altos costos en la renta de salones de Hoteles para llevar a cabo los eventos de capacitación, por la falta de espacio en las oficinas centrales. La empresa no es muy conocida a nivel nacional. La empresa cuenta con equipo de alta tecnología para el desarrollo de las capacitaciones y una unidad móvil con señal satelital para el desarrollo de las capacitaciones de ofimática en las instalaciones de las empresas que solicitan el servicio. Existe la oferta de una Asociación Alemana para la adquisición de otras unidades móviles con un financiamiento de 20 años. Dentro de las posibilidades de desarrollo de la empresa existe la propuesta de CONFERENCE para formar una alianza estratégica y desarrollar conferencias vía web, que reduciría grandemente los costos de la empresa y además permitiría a la empresa ofrecer un servicio adicional a sus clientes como un sistema de información intra empresarial. En el mercado existen varias empresas que ofrecen el mismo servicio de Desarrollo Profesional a un costo más bajo pero con menor calidad. Reducción de la Inversión de las Empresas en el rubro de Capacitación.
Los directivos de la empresa han decidido que los precios estén sujetos al cambio del dólar y ofrecer un 20% de descuento a las empresas que contraten los servicios de Desarrollo Profesional con programas constantes de capacitación durante un año. Así también dentro de sus estrategias empresariales tiene contemplado lanzar paquetes de capacitación orientado a Colegios para actualizar a los profesores, así también promover la cultura de capacitación en los estudiantes, especialmente los graduandos, generando paquetes de administración, ofimática, marketing, servicio al cliente según la carrera, garantizando con ello profesionales a nivel medio con una mejor preparación, brindando un 25% de descuento en grupos mayores de 50 personas. Con base a la información proporcionada se le solicita que aplique la planeación estratégica.
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Administración Solución FODA 1. Determinación de los Aspectos Internos y Externos Fortalezas
Cuenta con Personal altamente calificado para el desarrollo de las capacitaciones. La empresa cuenta con equipo de alta tecnología para el desarrollo de las capacitaciones y una unidad móvil con señal satelital para el desarrollo de las capacitaciones de ofimática en las instalaciones de las empresas que solicitan el servicio.
Debilidades
La empresa no es muy conocida a nivel nacional. La empresa no cuenta con instalaciones propias para desarrollar la capacitación. Existe la oferta de una Asociación Alemana para la adquisición de otras unidades móviles con un financiamiento de 20 años. Dentro de las posibilidades de desarrollo de la empresa existe la propuesta de CONFERENCE para formar una alianza estratégica y desarrollar conferencias vía web, que reduciría grandemente los costos de la empresa y además permitiría a la empresa ofrecer un servicio adicional a sus clientes como un sistema de información intra empresarial. En el mercado existen varias empresas que ofrecen el mismo servicio de Desarrollo Profesional a un costo más bajo pero con menor calidad. Altos costos en la renta de salones de Hoteles para llevar a cabo los eventos de capacitación. Reducción de la Inversión de las Empresas en el rubro de Capacitación.
Oportunidades
Amenazas
2. Objetivos General: Brindar el servicio de capacitación presencial y en línea. Específicos: (Funcionales) Operación: Implementar nuevos cursos de capacitación en las áreas de gastronomía e industria. Mercadeo: Incrementar la cobertura del mercado en un 15% 3. Filosofía Empresarial Misión (finalidad más importante) Desarrollo Profesional es una empresa nacional que se dedica a la capacitación de recursos humanos en las áreas de ofimática, administración, relaciones humanas brindando información actualizada y de suma importancia para el desarrollo del personal de las empresas.
Visión (aspiraciones) Ser reconocida como una empresa líder en el Mercado Nacional en Capacitación y Calificación del personal de las empresas.
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Administración
Valores (Marco de referencia para la acción) Integridad Respeto Responsabilidad Honestidad Innovación
4. Matriz FODA
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
FORTALEZAS (FO) Hacer uso de la experiencia en el manejo de tecnología y el equipo que la empresa tiene para cubrir la demanda existente en el mercado, brindando capacitación en línea con menores costos y mayor cobertura. Incrementar la flotilla de unidades móviles.
DEBILIDADES (DO) Aprovechar la oferta de la Asociación Alemana para la adquisición de otras unidades móviles y superar el problema de falta de espacio en nuestra empresa, llevando la capacitación hasta las instalaciones de nuestros clientes. Aceptar la propuesta de CONFERENCE para formar una alianza estratégica y desarrollar conferencias vía web, que reduciría grandemente los costos de la empresa y además permitiría a la empresa ofrecer un servicio adicional a sus clientes como un sistema de información intra empresarial.
(FA) Incrementar nuestra cartera de clientes a través de la alta experiencia y nuestro servicio de calidad que supera al servicio que la competencia ofrece en el mercado. Hacer uso de las tecnologías de Información y Comunicación para reducir las brechas de tiempo y espacio en la capacitación, así como reducir los costos.
(DA) Por medio de las alianzas estratégicas dar a conocer la empresa. Implementar una campaña de publicidad masiva por medio de la web. Ofrecer una serie de paquetes de capacitación para las empresas.
5. Políticas de Precios Precios sujetos al cambio de dólar Descuento del 25% a grupos mayores de 50 personas Descuento de 20% en la adquisición de paquetes empresariales de capacitación.
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Administración 2.6
Técnicas y Herramientas de la Planeación
La finalidad de las técnicas de la planeación consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe. Las técnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. En este trabajo estudiaremos las técnicas más usadas como son las siguientes:
Manuales de Objetivos y Políticas Diagrama de Proceso y de Flujo Graficas de Gantt PERT CPM (Método de Ruta Critica)
2.6.1 Manuales Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
Manuales de Objetivos y Políticas: Este manual, es una guía autorizada dentro de la estructura de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificándolos por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.
Ventajas de la disposición y Uso de Manuales
Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización.
La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a criterios personales del funcionario, sino que son regidas por normas.
Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar.
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
Ayudan a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.
Constituyen un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas. FACULTAD DE CCEE-USAC
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Administración 2.6.2 Diagrama de Proceso y de Flujo: Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificación. Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos. Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es más clara y fácil su aplicación. Pero en la actualidad, con las necesarias adaptaciones y modificaciones se emplean de manera amplia en los trabajos administrativos; y de oficina existe razón para lo anterior porque, como lo hace notar un tratadista, la diferencia fundamental radica en que "mientras que en el taller se procesan o transforman materiales en la oficina, se procesan o tramitan las formas". Los pasos esenciales en todo proceso son cinco: operación, transporte, inspección, demora y almacenamiento.
Simbolización SIMBOLO
SIGNIFICADO Operaciones como son escribir documentos, hacer cálculos, registrar sellar y otras. Transportes como llevar una carta a un departamento, pasar un reporte, llevar al archivo ciertas formas, etc. Inspecciones: como revisar cuentas, analizar un informe, revisar correspondencia antes de su firma y otros. Demoras: como cartas dejadas en "charola de salida", documentos en espera de tramite y otros. Almacenamiento o Archivo: como documentos en el archivo.
Técnica del Diagrama de Proceso: Los símbolos empleados para formular el diagrama de proceso son los ya señalados; pero existe otra forma, con la sola variante de usar otra manera de simbolizar: las iniciales O – T – I – D - A, que equivalen a Operación, Transporte, Inspección, Demora y Almacenamiento. Se usan estos símbolos para ejemplificar otro modo distinto de representar, y, desde luego, fácilmente recordable por la palabra "Otida".
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Administración Para formular el diagrama de proceso se deben seguir los siguientes pasos: a)
Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado contendrá datos de identificación del proceso, tales como el nombre del mismo, departamento, sección donde se inicia y donde se acaba, fecha de elaboración, etc.
b)
El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas: una para los símbolos, otra para descripción breve del tramite, otras dos para anotar las distancias de transporte y los minutos de demora por almacenamiento y otra para observaciones.
c)
Se anota, ante todo, la descripción de los diversos pasos que el proceso comprende, y se marcan puntos en las columnas de los símbolos Correspondientes, uniéndolos con una línea perceptible.
d)
Cuando se ha terminado de describir el proceso se obtienen los totales de operaciones, transportes, inspecciones y demoras, así como de los metros recorridos y el tiempo perdido en almacenamiento y demora.
e)
Estos totales indican ya en cierto modo el tipo de acción que conviene tomar pero existe aun la necesidad de hacer un análisis más profundo. MODELO DE UN DIAGRAMA DE PROCESO N o m b re d e l P ro c e s o : P ro c e s o p a ra la p re p a ra c ió n d e u n a P izz a P la n o # : P ie z a : D ia g ra m a # In ic ia e n : D e p to d e P ro d u c c ió n T e rm in a e n : D e p to . D e P ro d u c c ió n F e c h a : 1 3 d e M a rz o d e l 2 0 0 1 . E la b o ra d o p o r: GGru ruppoo 92
N o.
D is ta n c ia T ie m p o s e n E n M ts .
S im b o lo g ía D E S C R IP C IÓ N
S egu nd o s
1
10
2
5
C o lo c a r m a s a e n e l m o ld e
3
5
C o lo c a r s a ls a d e to m a te
4
5
A g re g a r q u e s o
5
7
A g re g a r c a rn e s o e m b u tid o s
6
5
A g re g a r v e g e ta le s
7
4
C o n d im e n ta r
8 1 m ts
5
L le v a r a l h o rn o
9
E n g ra s a r e l m o ld e p a ra h o rn e a r
900
H o rn e a r
10
5
S ac a r d e l H o rn o
1 1 1 m ts
5
T ra sla d a r a m e s a d e tra b a jo
12
4
In s p e c cio n a r c a lid a d d e l h o rn e o
13 14
D e s m o ld a r y c o lo c a r e n a z a fa te o ca ja d e c a rto n T ra s la d a r a áre a d e p ro d u c to te rm in a d o p a ra se r d e sp a c h a d o o re p a rtid o
5 1 m ts
5
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Administración 2.6.3 Grafica de Gantt Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecución o la producción total, ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado período de tiempo. Fue desarrollado por Henry L. Gantt en 1917 y es una sencilla herramienta de gráficos de tiempos, ya que son fáciles de aprender, leer y escribir. Estos resultan bastante eficaces para la planificación y la evaluación del avance de los proyectos.
Ventajas de Gantt a) Ilustran claramente el solapamiento entre tareas planificadas. b) Fácil aplicación c) Amplia divulgación
Desventajas de Gantt a) No indica como repercute en la fecha final de un proyecto, el atraso de una o más tareas. b) Dificultad para actualizar. c) No muestra bien la dependencia que existe entre tareas diferentes.
Cómo usar un gráfico de Gantt para planificación a) Se escribe la lista de actividades en la columna de la izquierda del gráfico Gantt. b) En el eje horizontal del gráfico se anotan las fechas correspondientes a la duración del proyecto. c) Se marcan las fechas de inicio y fin de cada tarea con una barra.
Uso de gráficos de Gantt a) Para planificar las actividades de un proyecto. b) Para evaluar el avance de proyecto
Simbolización Símbolo
V M R T A
Significado Inicio programado de una operación Terminación programada de una operación Tiempo no susceptible de programación Tiempo de trabajo programado Progreso real Fecha de ultimo avance Retraso causado por materiales Retraso causado por reparaciones Retraso causado por problemas con herramientas Ausencia de operario FACULTAD DE CCEE-USAC
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Administración MODELO DE UN GRAFICO DE GANTT
2.6.4 Métodos de Redes Los sistemas de redes presentan una idoneidad singular en la planificación y programación de proyectos. Estos sistemas se basan en la construcción de diagramas (redes) que representan las actividades individuales necesarias para proceder desde un acontecimiento inicial a un objetivo final. Los métodos de planificación por redes surgieron como una herramienta de dirección con el desarrollo del Camino Crítico (CPM) y la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT), ambos son métodos de planificación por redes orientados hacia el factor tiempo. Elementos de los métodos de redes
Diagrama de Red o Diagrama de flechas: Es una gráfica integrada por las flechas que representan las actividades y pro círculos que representan los eventos, unidos de forma tal que permiten indicar la relación de dependencia cronológica y de secuencia.
Actividades: Son las tareas o trabajos necesarios que deben realizarse dentro de un proyecto, que deben ejecutarse de acuerdo a un orden establecido, se representa por una flecha. Las actividades pueden ser: Actividades Reales Actividades ficticias o fantasmas Actividades en ruta crítica
Consumen tiempo y están representadas por una flecha continua Se utilizan para indicar una imposición o dependencia entre ciertos eventos de la red o diagrama, y están representadas por una flecha discontinua Es una actividad de trabajo y recursos, con la particularidad que indica la ruta crítica cuyo camino o ruta no da pauta para las holguras FACULTAD DE CCEE-USAC
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Administración
Evento: Está designado por un circulo o nodo; establece el inicio y la terminación de las actividades. No consume ninguna clase de recursos.
I
I
Métodos para la elaboración del un diagrama de red
Método de regresión: Consiste en iniciar el diagrama en forma regresiva de derecha a izquierda, es decir con el punto final del proyecto y preguntándose que actividad o actividades deben realizarse con anterioridad.
Punto medio: Consiste en seleccionar un evento central del proyecto y trabajarlo de derecha a izquierda y de izquierda a derecha.
Punto progresión: Es el más utilizado y se inicia en la primera actividad del proyecto, trabajándolo en forme ordenada todas las actividades que se han determinado con anterioridad hasta llegar al evento final.
Condiciones para elabora el diagrama de red o de flechas Toda red empieza con un evento inicial y termina con un evento final. Cada actividad va a estar representada por una sola y única flecha, es decir, dos eventos no pueden estar unido más que por una flecha. Todas las actividades que terminan en un mismo punto deben preceder a aquellas que empiezan en ese punto. Todas las actividades que se inician en un evento deberán estar precedidas por la actividad o actividades que finalizan en ese punto del diagrama. El diagrama no puede tener ningún circuito cerrado, es decir, que cuando una actividad es ejecuta ya no se pude volver a ella. Una actividad no puede iniciarse hasta que aquella o aquellas que la preceden en forma inmediata no sean realizadas. En todo proyecto existen relaciones que se hace necesario respetar, atendiendo a las diferentes restricciones de cada una de las actividades, porque existen actividades que deben realizarse antes o en forma simultanea con otras. Por medio del diagrama es posible representar gráficamente esta situación:
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Administración Ejemplos: La actividad “A” representada por la primera flecha, debe preceder a la actividad “B” 0
1
A
B
2
La actividad “A” precede a las actividad “B”, “C” y “D” 2 A 0
3
1
4
La numeración de los eventos del proyecto debe realizarse en secuencia lógica de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Dicha numeración debe hacer en forma ininterrumpida, de I (inicial) hasta N, en donde N es el número de operaciones del proyecto. Determinar el tiempo de duración de las actividades del proyecto, ya que cada una tiene un tiempo estimado de ejecución, el que debe indicarse colocando sobre la fecha que la identifica el número que represente ese tiempo (puede ser medido en horas, días, semanas u otra). Ese tiempo es conocido como DURACIÓN NORMAL y se determina en base a: Determinar el camino crítico o ruta crítica, es la cadena de actividades que consume mayor tiempo de duración, indica que es el camino que gobierna el proyecto con respecto a tiempo. Generalmente se distingue de las otras cadenas, señalándose con un color diferente, con una línea más gruesa o con doble fila. 2.6.5
CPM (Critical Path Method) MÉTODO DEL CAMINO CRITICO
El CPM es el resultado de un trabajo conjunto entre las compañías Du Pont y la División Univa del Remington Rand Corporation, que fue utilizado más ampliamente por la industria de construcción y en todos proyectos industriales de gran magnitud, mientras que el PERT era utilizado para proyectos militares. Se le conoce como el método de la ruta crítica o camino crítico, ya que todas las actividades se establecen en el orden y en el tiempo en que fueron programas, ya que el atraso de una ellas viene a afectar la duración total del proyecto. Este método se utiliza para planeación, programación y control de proyectos, y se parte del supuesto de que se conoce la duración de las actividades. FACULTAD DE CCEE-USAC
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Administración Para que el CPM sea realmente efectivo y cumpla con su propósito, sus componentes básicos deben estar bien definidos y ordenados dentro de una secuencia lógica. Es importante considerar al planificar un tiempo mínimo exigido para ejecutar el proyecto. Es necesario encontrar el camino más largo, o la secuencia de actividades conectadas a lo largo de la red que se identifica como camino crítico pro el hecho de que determina la duración del proyecto. Los tiempos acumulados de las actividades a lo largo del camino crítico darán a conocer la duración del proyecto. Procedimiento para aplicación del CPM
1. Determinación de la tabla de precedencias • Debe establecer el listado de las actividades a realizar y las actividades que las preceden o suceden con base en la información del desarrollo de las actividades. 2. Elaborar Gráfico de Gantt 3. Elaboración de Red de Frecuencias • Con base en el grafíco de gantt, establecer el diagrama respectivo utilizando la simbología correspondiente, para actividades flechas y para los eventos circulos. No olvide que todo esquema debe comenzar con un evento y terminar con un evento.
4. Determinación de los tiempos mínimos •Sume de izquierda a derecha el tiempo que consume cada actividad, considere que cuando en un mismo punto convergen 2 o más actividades deberá tomar el tiempo mayor.
5. Determinación de los tiempos máximos •Para establecer los tiempos minimos reste de derecha a izquierda, cuando en un mismo punto convergen 2 o má s actividades se debe tomar el tiempo minimo.
6. Marcar la Ruta Crítica •La ruta crítica está constituida por las actividades donde los nodos o eventos, el tiempo mínimo y máximo son iguales
7. Elaborar la tabla de Holguras
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Administración CASO DE PLICACIÓN DEL MÉTODO CPM El gerente de constructora el éxito necesita de su asesoría en la programación de un proyecto, utilizando como herramienta de programación el CPM, para lo que le proporciona la siguiente información: Orden y duración de las actividades
La Actividad A inicia el proyecto Al concluir A inician B y C D deberá comenzar al terminar B Después de C inician E y F Al concluir D y E iniciara G Cuando esté finalizad F inicia H La actividad I concluye el proyecto y podría iniciarse cuando estén terminadas Gy H Actividad
Duración (Semanas) 6 4 2 3 5 4 5 7 4
A B C D E F G H I Con la información proporcionada determine: 1. Tabla de Precedencias 2. Diagrama de Gantt 3. Red de Secuencias 4. Ruta Crítica 5. Tabla de Holguras
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Administración SOLUCIÓN 1)
Tabla de precedencias Antes A A B C C D, E F G,H
2)
Actividad A B C D E F G H I
Después B,C D E G G H I I -
Grafico de Gantt
Act.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
19
19
20
21
22
23
23
A B C D E F G H I
3)
Grafico de Redes
0
0
6
13
6
14
2
D3 B4
A6 0
G5
6
4
1
12 8
12
8 E5
H7
C2 F4 3
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28
5
I4 7
23
24
Administraci贸n 4)
Tabla de Holguras
1 Evento
0 1 1 2 3 3 4 5 6
-
1 2 3 4 4 5 6 6 7
2 Act.
A B C D E F G H I
3 Duraci贸n
6 4 2 3 5 4 5 7 4
4 Tiempo Min. Inicial 0 6 6 10 8 8 13 12 19 Copia del Diagrama
5 Tiempo Min. Final 6 10 8 11 13 12 18 19 23 3+4
6 Tiempo Max. Inicial 0 5 6 11 9 8 14 11 19 7 -3
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7 8 Tiempo Ruta Max. Critica Final 6 * 11 8 * 14 14 12 * 19 19 * 23 * Copia del diagrama
9 Holgura
0 1 0 3 1 0 1 0 0 7-5