CONTROL
Emhy Oliva
Administración I
CONTROL 1.
GENERALIDADES DE CONTROL
1.1
Definición
La función administrativa de control es la medición y la corrección del desempeño en las actividades de los subordinados para asegurarse de que todos los niveles de objetivos y los planes diseñados para alcanzarlos se están llevando a cabo. Consiste en la medición del nivel de alcance de los planes, su propósito es que los objetivos establecidos en la planeación se logren de la mejor manera. El control es importante porque representa el eslabón final en la cadena funcional de la administración: verificar las actividades para asegurar que van conforme a lo planeado y cuando había desviaciones significativas, tomar las medidas necesarias para corregir la desviación 1.2
Principios
Los principios de control se pueden agrupar en tres categorías, que reflejan su propósito y naturaleza, su estructura y su proceso. A. PROPÓSITO Y NATURALEZA DEL CONTROL 1. Principio del propósito del control. La tarea del control es asegurar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos y proporcionar una base para llevar a cabo la acción necesaria para corregir las desviaciones indeseables, reales o potenciales.
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2. Principio de los controles dirigidos hacia el futuro. Debido a las diferencias de tiempo en el sistema total del control, cuanto más se base un sistema de control en la corrección anticipante más que en la simple retroalimentación de información, mayores oportunidades tendrán los administradores de percibir las desviaciones indeseables de los planes antes de que ocurran y tomar medidas oportunas para prevenirlas. 3. Principio de la responsabilidad del control. La responsabilidad esencial para el ejercicio del control recae sobre el administrador que tiene a su cargo el desempeño de los planes. Puesto que la delegación de autoridad, la asignación de tareas y la responsabilidad de ciertos objetivos recae en determinados administradores, se desprende que cada uno de ellos debe ejercer el control sobre su trabajo. Un administrador no puede renunciar a su responsabilidad individual o cancelar sin modificar la estructura de la organización. 4. Principio de la eficiencia de los controles. Las técnicas y sistemas de control son eficientes si detectan y ponen en evidencia la naturaleza y las causas de las desviaciones de los planes con un mínimo de costos u otras consecuencias indeseables. Las técnicas de control tienen a tornarse costosas, complejas y engorrosas. Los administradores pueden llegar a encontrarse tan absortos en el control que pasaran más tiempo del que es recompensable en detectar una desviación. Los controles detallados de los presupuestos que paralizan a un subordinado, los controles matemáticos complejos que impiden la innovación y los controles de compras que demoran las entregas y que cuestan más que el articulo comprado son ejemplos de controles ineficientes. 5. Principio del control preventivo. Cuanto mayor sea la calidad de los ejecutivos de un sistema administrativo, menor será la necesidad de ejercer controles directos. 3
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B. ESTRUCTURA DEL CONTROL 6. Principio de reflexión de los planes. Cuanto más claros, completos e integrados sean los planes y cuanto mejor se diseñen los controles para reflejar esos planes, más eficazmente responderán a las necesidades administrativas. 7. Principio de la adecuación o conveniencia organizacional. Cuanto más clara, completa sea e integrada sea la estructura organizacional y cuanto mejor se diseñen los controles que señalen el lugar de la estructura organizacional donde recae la responsabilidad por la acción, mas fácil será la tarea de corrección de las desviaciones de los planes. 8. Principio de la especificad (individualidad) de los controles. Cuanto más comprensibles sean las técnicas y la información de control para los administradores que deben utilizarlas, mas se emplearan y mayor será la posibilidad de que produzcan un control eficaz. C. EL PROCESO DEL CONTROL 9. Principio de los estándares. El control eficaz requiere de estándares objetivos, exactos y apropiados. 10. Principio del control en el punto critico. El control eficaz requiere de una atención especial a los factores críticos para evaluar el desempeño con los planes. Normalmente seria antieconómico e innecesario seguir cada detalle de la ejecución del plan. 11. Principio de excepción. Cuanto más concentren los administradores sus esfuerzos de control en las excepciones importantes, más eficientes serán los resultados de su control. Este principio sostiene que los 4
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administradores deben preocuparse por las desviaciones importantes: las situaciones especialmente buenas o especialmente malas. 12. Principio de la flexibilidad de los controles. Para que los controles sean eficaces a pesar de los fracasos o cambios imprevistos de los planes, se requiere flexibilidad en su diseño. De acuerdo con este principio los planes no deben de estar tan inexorablemente vinculados con un plan como para que resulten inútiles si dicho plan fracasa o es imprevistamente modificado. 13. Principio de la acción. El control solo se justifica si las desviaciones
señaladas o experimentadas en los planes se corrigen mediante la planeación, organización, integración de personal y dirección apropiados. 1.3
Proceso de Control
Establecer Estándares
Corrección de Anomalias
Medición
1) Establecimiento de estándares: Los estándares son criterios de desempeño, son los puntos elegidos en un programa total de planeación en los que se realizan mediciones del desempeño que proporcionan a los administradores indicadores respecto a cómo funcionan las actividades, sin que observen toda la ejecución de los planes.
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2) Medición del desempeño: esta etapa es medir o evaluar el desempeño en comparación con los estándares. La medición del desempeño debe basarse en una observación hacia delante, para permitir detectar las desviaciones antes de su ocurrencia real y para poder evitarlas emprendiendo acciones apropiadas. En ausencia de esa habilidad es necesario identificar las desviaciones tan pronto como sea posible. 3) Corrección de las desviaciones: Sí los estándares se elaboran para reflejar la estructura de organización y se mide el desempeño en estos términos, se vuelve expedita la corrección de desviaciones negativas puesto que, el administrador sabe en donde deben aplicarse las medidas correctivas en la asignación de actividades individuales o grupales. La corrección de anomalías o desviaciones es punto cíclico donde el control se entrelaza con las otras funciones administrativas. 1.4
Tipos de Estándares
Físicos Monetarios Tiempo
•Incluye cantidades de productos, servicios, insumos, materias primas. •Se expresan en dinero, miden costos. •Mediciones en relación a duración, rapídez, fechas críticas.
Estándares físicos. Mediciones no monetarias comunes en el nivel operativo, donde se usan materiales, se emplea mano de obra, se prestan servicios y se producen bienes.
Estándares de Costos. Mediciones monetarias, se emplean en el área operativo y le imputan valor a los aspectos específicos de las operaciones.
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Estándares de Capital: Surgen para aplicar mediciones monetarias a unidades físicas, mide el capital invertido en la empresa (balance general, estado de resultados).
Estándares de ingresos: son el resultado de asignar valores monetarios a las ventas, eje. Ingreso per cápita, promedio de ventas por cliente.
Estándares intangibles: No se expresan con medias físicas, ni monetarias.
1.5
Tipos de Control
Control preliminar o preventivo: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización.
Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.
Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuales son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.
Control Burocrático: El control burocrático es el uso de las reglas, políticas, jerarquía de la autoridad, escrita la documentación, sistemas de la 7
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recompensa, y otros mecanismos formales de influenciar comportamiento del empleado y de determinar funcionamiento. El control burocrático puede ser utilizado cuando el comportamiento se puede controlar con los mecanismos del mercado o del precio.
El control del clan casi representa valores culturales el contrario del control burocrático. El control del clan confía en valores, creencia, cultura corporativa, normas compartidas, y relaciones informales para regular comportamientos del empleado y para facilitar alcanzar de metas de organización. La organización que utiliza control del clan requiere confianza entre sus empleados. La dirección y los estándares mínimos dados, empleados se asumen para realizarse bien - de hecho, participan en fijar estándares y diseñar los sistemas de control.
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