Business Letters / Ділове листування / Драб Н. Л.

Money spent on the brain is never spent in vain.

ДІЛОВЕ ЛИСТУВАННЯ ДІЛОВЕ ЛИСТУВАННЯ BUSINESS LETTERS

BUSINESS LETTERS GESCHÄFTSBRIEFE

GESCHÄFTSBRIEFE

N. Drab

N. Drab Business Letters Geschäftsbriefe

Vinnytsia Nova Knyha 2018

УДК 811.112.2(075.8) ББК 81.432.4-212 Д72

Д72

Драб Н. Л. Ділове листування = Business Letters : навчальний посібник : Geschäftsbriefe / Н. Драб. – Вінниця : Нова Книга, 2018. – 240 с.

ISBN 978-966-382-676-9 Пропонований навчальний посібник має практичну спрямованість і націлений на формування вмінь написання ділового листа. Перша частина навчального посібника ознайомить студентів та менеджерів зі структурою ділового листа англійською та німецькою мовою. Наступні частини познайомлять з різними видами ділових листів. Цей навчальний посібник розроблено для широкого кола осіб, які навчаються або працюють у сфері бізнесу, менеджменту та маркетингу, і може бути рекомендований для використання на 3–4 курсах економічних ВНЗ та на професійних курсах з вивчення англійської та німецької мов. УДК 811.112.2(075.8) ББК 81.432.4-212

ISBN 978-966-382-676-9

© Драб Н. Л., 2018 © Нова Книга, 2018

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Contents Вступ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Unit 1 / Lektion 1. Business Letter / Geschäftsbrief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Unit 2 / Lektion 2. Enquiry / Anfrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Unit 3 / Lektion 3. Reply to enquiry / Antwort auf Anfrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Unit 4 / Lektion 4. Order / Auftrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Unit 5 / Lektion 5. Transportation letters / Frachtbriefe und Lieferscheine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Unit 6 / Lektion 6. Payment letters / Zahlungsmodalitäten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Unit 7 / Lektion 7. Reminders / Mahnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 Unit 8 / Lektion 8. Complaints / Beschwerden und Reklamationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Unit 9 / Lektion 9. Job Application/ Stellenbewerbung Covering letter / Anschreiben für eine Bewerbung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Unit 10 / Lektion 10. Appointment arrangement letter / Terminbrief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 Unit 11 / Lektion 11. Reservation / Reservierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Unit 12 / Lektion 12. Private letters / Private Korrespondenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

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Вступ Цей навчальний посібник розроблено для широкого кола осіб, які навчаються або працюють у сфері бізнесу, менеджменту та маркетингу, і може бути рекомендований для використання на 3–4 курсах економічних ВНЗ та на професійних курсах з вивчення англійської та німецької мов. Представлений нами навчальний посібник має практичну спрямованість і націлений на формування вмінь написання ділового листа. Перша частина навчального посібника озна­йомить студентів та менеджерів зі структурою ділового листа англійською та німецькою мовою. Наступні частини познайомлять з різними видами ділових листів. Студенти повинні вивчити базову лексику та кліше, притаманні різним видам ділової кореспонденції, перекладати листи з української на англійську чи німецьку мову і писати власні ділові листи на задані теми. Ми сподіваємося, що даний навчальний посібник стане Вам у нагоді і допоможе швидко й ефективно писати ділові листи англійською та німецькою мовами.

Unit 1 Lektion 1 Business Letter / Geschäftsbrief How to write a business letter A business letter is a formal means of communication between two people, a person and a corporation, or two corporations. Business letters differ from personal letters because they follow very strictly set rules for composition. Many people are intimidated by the prospect of writing to strict guidelines, however business letters are nothing to be afraid of. They are too useful a tool to be stigmatized by the public.

Before you begin writing, answer the following questions: 1. What is my purpose in writing this letter/memo/report?

2. What does my reader want or need to know to understand my message?

3. Have I answered important questions and provided the necessary information for the reader?

4. Did I accomplish my purpose?

5. Have I included boring, confusing, or distracting information?

6. What do I want the reader to do when he or she is done reading this?

7. Is that clear to the reader?

8. Have I included all the information necessary for the reader to take this action?

Definition of a business letter A business letter serves the main purpose of communication between two companies, or it is a method to talk to different people within a business.

Purpose of a business letter The purpose for business writings is to inform readers of information you want to get across or possibly persuade the readers to do something.

Unit 1 / Lektion 1

Business Letter / Geschäftsbrief

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Unit 1 / Lektion 1

Standards for formatting a business letter There are certain standards for formatting a business letter, though some variations are acceptable.

Here are some basic guidelines: Use A4 (European) paper or letterhead.

Use 2.5 cm margins on all four sides.

Use a simple font such as Times New Roman or Arial.

Use 10 to 12 point font.

Use a comma after the salutation (Dear Mr Bond).

Lay out the letter so that it fits the paper appropriately.

Single space within paragraphs.

Double space between paragraphs.

Double space between last sentence and closing (Sincerely, Best wishes).

Leave three to fives spaces for a handwritten signature. cc: (meaning copies to) comes after the typed name (if necessary). enc: (meaning enclosure) comes next (if necessary).

Fold in three (horizontally) before placing in the envelope.

What to put in the heading of a business letter This is your name and address. You can use your fancy letterhead or just type up your business name and address.

The letterhead address can be positioned anywhere on the top of the page: centred, left side or right side.

However, if you’re typing the business address, it should be located in the top left-hand corner.

How to write the date in a business letter The date is very important, since it can be useful in determining priorities, for filing and it also can have legal ramifications.

In a typed address letter, the date goes immediately under your address.

Write101.com 32 MacDonnell Road MARGATE BEACH 4019 1 January 2020 Note that the suburb name is in capitals and that there is NO punctuation in the address.

The method of writing the date shown here is the easiest and least likely to lead to confusion. It looks neat and is clear and concise.

Always write the name of the month; if you are dealing with overseas clients or markets, or even with people who were born overseas, you can run into all sorts of problems if you only use numbers: 11-3-2020 could be 11 March 2020 OR 3 November 2020, depending on where you come from!

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Business Letter / Geschäftsbrief

How to write the opening of a business letter This is the: name; title (if any Manager, Principal etc); address of the person to whom you are writing and the greeting or salutation.

You write to

How to begin the letter

an unknown firm/person (BE) (AE)

Dear Sir/Madam (BE) (AE) Dear Sir or Madam (BE) (AE) To whom it may concern (AE)

a woman whose name you don’t know

Dear Madam (BE) (AE)

a man whose name you don’t know

Dear Sir (BE) (AE)

a person whose name you know

Dear Mr/Mrs/Ms Fisher (BE) (AE)

a person you know personally

Dear Ann/John (BE) (AE)

State a reference reason for your letter (i.e. “With reference to our telephone conversation...”)

21 January 2020

Write101.com 32 MacDonnell Road MARGATE BEACH Q 4019

Mr. Garth Hopper Manager Country Publications PO Box 123 SYDNEY Dear Garth, or Write101.com 32 MacDonnell Road MARGATE BEACH 4019 21 January 2020 Mr. Garth Hopper Manager Country Publications PO Box 123 SYDNEY With reference to our telephone conversation...

Dear Garth,

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Unit 1 / Lektion 1

How to write the body of the business letter The 7 C’s of business writing Most problems with business letters are they are either hard to understand or very long and drawn out.

One solution that many writers use to correct this problem is to double check the writing to make sure it follows the seven C’s of business writing. The seven C’s are: clear; concise; correct; courteous; conversational; convincing; complete.

If you as a writer are able to effectively do all or part of these seven guidelines, then your paper will be on its way to being a good business letter.

Keeping your letter to the point The first thing you need to make sure of when writing a business plan is to make sure that you are not wasting the reader’s time. There are two questions to make sure that you are not wasting their time and they are, why am I writing and what do I want to achieve?

It is a good thing that your letter is short because that way you are getting straight to the point of what you want you readers to know.

Layout A business letter has five main parts: 1. The heading: your company name and address.

2. The date.

3. The opening: the addressee’s name, title, company name and address; the salutation (dear so-andso); the topic of the letter (re: whatever).

4. The body.

5. The closing: the sign off (“Yours whatever”), your own name and title.

How to write the closing of a business letter and sign off This includes the final words to your reader – the bit that tells him or her what action will follow or thanks him or her for any help given. It also includes the ‘signing off’ and name of the writer.

It is customary to sign off, “Yours faithfully” if it is a formal business letter or if you don’t know the name of the person; you sign “Yours sincerely” when you do know the name of the person.

It is acceptable to use less formal closings – “Kind regards”, “Regards” – if the whole tone of your letter has been the same, but don’t end a very formal letter in this way.

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Business Letter / Geschäftsbrief

You write to

How to end the letter

an unknown firm/person (BE) (AE)

Yours faithfully (BE) Yours truly (AE) Truly yours (AE)

a woman whose name you don’t know

Yours faithfully (BE) Yours truly (AE) Truly yours (AE)

a man whose name you don’t know

Yours faithfully (BE) Yours truly (AE) Truly yours (AE)

a person whose name you know

Yours sincerely (BE) Very truly yours (AE) Sincerely (yours) (AE)

a person you know personally

(With) Best wishes (BE) (AE)

Your closing signature can be placed on the left-hand side of the letter (which makes it easier on the typist) or on the right-hand side – in line with the address (if the address has been typed in the right-hand corner and/or with the date (if it has been placed in the right-hand corner).

Abbreviations in business letters a/c

account

Corp.

Corporation

attn.

(for the) attention (of)

cpt

carriage paid to

B/E

bill of exchange

cwo

cash with order

B/L

bill of lading

D/A

documents against acceptance

cc

copy to, copies

ddp

delivery duty paid

cf.

compare

ddu

delivery duty unpaid

cfr.

cost and freight

des

delivered ex ship

cif

cost, insurance, freight

DN

debit note

cip

carriage and insurance paid to

D/P

documents against payment

C/N

credit note

enc(s)

enclosure(s)

c/o

care of

EXW

ex works

cod

cash on delivery

fob

free on board

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Unit 1 / Lektion 1

for

free on rail

pto

please turn over

Inc

Incorporated (US)

re

with reference to, regarding

L/C

letter of credit

RRP

recommended retail price

Ltd

limited

SAE

stamped addresses envelope

p&p

postage and packing

VAT

Value Added Tax

p.p. *

on behalf of

ZIP (code)

zone of improved delivery (US)

Geschäftsbrief Wie schreibt man einen Geschäftsbrief Bei der Geschäftskorrespondenz ist es besonders wichtig, gültige Regeln einzuhalten und den richtigen Stil zu wählen.

Kurz und prägnant formulieren Viele überflüssige Formulierungen gehören zum gängigen Inventar von Geschäftsbriefen. Sie erscheinen zunächst gar nicht so störend, weil man sich an sie gewöhnt hat. Es lohnt sich, genau hinzusehen und zu überlegen, ob die übermittelten Informationen wirklich wichtig sind. Wenn Sie unnötige Floskeln streichen, lassen sich leicht genauere und unverbrauchtere Formulierungen finden, die viel besser ausdrücken, was Sie sagen wollen.

Negative Nachrichten positiv übermitteln Ein positiver, freundlicher Ton in Geschäftsbriefen transportiert eine freundliche Einstellung zum Empfänger und kann dessen Stimmung zum Guten beeinflussen. Vermeiden Sie deshalb verneinende Satzkonstruktionen und bestimmte negative Wörter wie „kein“, „nicht“, „leider“ und Ausdrücke des Bedauerns oder Ähnliches.

Positive Formulierungen sind besser verständlich, eingängiger und verursachen weniger Missverständnisse. Verzichten Sie bei unangenehmen Mitteilungen, zum Beispiel bei Preiserhöhungen, untauglichen Terminvorschlägen oder Absagen auf die Ausdrücke, wie „leider müssen wir“ oder „zu unserem Bedauern“. Der Empfänger wird über den negativen Inhalt ohnehin nicht erfreut sein. Dann brauchen Sie ihn nicht noch mit negativen Signalwörtern darauf hinzuweisen.

Damit unangenehme Nachrichten für den Empfänger besser verdaulich sind, helfen positive Formulierungen.

„Sie“-Anrede wählen Die Perspektive, aus der ein Geschäftsbrief geschrieben ist, ist ein wichtiges Stilelement, egal ob bewusst oder unbewusst angewendet. Sie steht für die Haltung des Absenders zum Empfänger.

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Business Letter / Geschäftsbrief

Wenn Sie Satzkonstruktionen mit der direkten Anrede „Sie“ einsetzen, bringen Sie zum Ausdruck, dass der Briefempfänger (Kunde, potenzieller Kunde oder Geschäftspartner) im Mittelpunkt Ihres Interesses steht. Eine direkte Anrede vermittelt Problemlösungen und Antworten auf Fragen ohne Umwege. Das ist einprägsamer und oft auch ein wirksames Hilfsmittel, um unüberschaubare Satzkonstruktionen zu vermeiden.

Besser die Aktiv-Form nutzen Sie sollten versuchen, möglichst oft die Aktiv-Form zu gebrauchen, denn indirekte Satzkonstruktionen im Passiv wirken so, als wollten Sie sich verstecken oder aus der Verantwortung stehlen. Passivsätze lassen den Verfasser als Handelnden verschwinden und vermeiden die kommunikative Verbindung zum Empfänger.

Die Passiv-Form bietet höchstens einen Ausweg, wenn Sie eine direkte Schuldzuweisung umgehen möchten: „Ihre Anfrage konnte noch nicht bearbeitet werden“.

Sinnvoll kann der Einsatz des Passivs auch dann sein, wenn die handelnde Person unwichtig oder auch unbekannt ist: „Die Bewerbung wurde uns gestern zugestellt“.

Auf altmodische Formulierungen verzichten Guter Stil bei Geschäftsbriefen ist, wie viele andere Dinge auch, Trends unterworfen. So war es früher durchaus üblich, sich hinter unpersönlichen Formulierungen zu verstecken. Heute geht der Trend zur direkten Ansprache mit einfacheren Sätzen. Es tauchen jedoch noch des Öfteren altmodische Wendungen auf.

Einige der schlimmsten sind: anlässlich; baldmöglichst; In Beantwortung Ihres Schreibens; Ihrer Antwort mit Interesse entgegensehend; Bezug nehmend auf; Bitte ich Sie höflichst; Ich erlaube mir.

Der Aufbau nach DIN Die Richtlinien für Briefe sind in Deutschland in der Norm DIN 5008 festgehalten. Hier sind Schreib – und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung festgelegt. Hier eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Regeln.

Briefkopf Der Briefkopf des Absenders muss den Namen und die vollständige Anschrift der absendenden Person oder Firma enthalten. Das Logo, die Telefon – und Faxnummer, E-Mail-Adresse und Website sind sinnvolle Ergänzungen.

Anschrift Die Empfängeradresse im Anschriftfeld wird ohne Leerzeilen geschrieben. Die Leerzeile zwischen Straße und Ort ist seit 2005 weggefallen. Durch diese Änderung wurde das Anschriftfeld dem internationalen

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Unit 1 / Lektion 1

Erscheinungsbild angepasst und ist von der Post besser maschinell lesbar. Das Wort „Firma“ wird nicht geschrieben, wenn aus dem Firmennamen klar hervorgeht, dass es sich um eine solche handelt (zum Beispiel GmbH).

Schreiben Sie zuerst den Namen der Firma, darunter den Namen des Ansprechpartners. Bei umgekehrter Reihenfolge könnte der Brief für einen persönlichen Brief gehalten werden, der bei Abwesenheit des genannten Empfängers ungeöffnet bleibt.

Ist der Brief für einen bestimmten Ansprechpartner bestimmt, wird der Name ohne den Zusatz „z. Hd.“ (zu Händen) genannt. Dieser Zusatz wird in der modernen Korrespondenz nicht mehr verwendet. Stattdessen: „Herrn Carsten Mustermann“.

Eine einheitliche, gut lesbare Standardschrift ist Pflicht, auf Leerzeilen, Linien, Sonderzeichen und jegliche Hervorhebungen sollten Sie verzichten.

1. Firma.

2. Anrede Vorname Name (optional).

3. Zusätze, zum Beispiel Gebäude und Abteilung (optional).

4. Straße und Hausnummer oder Postfach.

5. PLZ und Ort. 6. Für Sendungen ins Ausland: Bestimmungsland in Großbuchstaben in deutscher Sprache.

Beispiele Mustermann GmbH Frau Erika Schmidt Abteilung CC4 Postfach 12 34 83334 München Bruno Bertoni Via Italia 45 20100 MILANO ITALIEN

Datum Das Datum steht unterhalb der Empfängeradresse am rechten Seitenrand.

Bezugszeichenblock Der Bezugszeichen – oder Informationsblock befindet sich meistens im rechten, oberen Drittel der Seite, kann aber auch in Zeilenform angeordnet sein. Übliche Bestandteile sind: Datum, Unser/Mein Zeichen, Ansprechperson, Telefon-Durchwahl, E-Mail.

Betreff Im Betreff sollte der Leser sofort erkennen können, worum es geht. Er besteht aus einem Stichwort oder mehreren Wörtern. Das Wort Betreff oder Betrifft wird nicht mehr geschrieben. Damit der Betreff optisch hervortritt, werden jeweils zwei bis drei Zeilen darüber und darunter freigelassen. Sie können auch die Schrift größer oder fett machen.

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Business Letter / Geschäftsbrief

Anrede Am besten den Namen bei der Begrüßung verwenden und vor allem richtig schreiben. Kennen Sie den Namen des Empfängers nicht, verwenden „Sehr geehrte Damen und Herren“. Ein Komma am Ende ist üblich, aber auch ein Rufzeichen ist möglich. Führt die Person einen akademischen Grad, steht die entsprechende Abkürzung – bei mehreren nur der höchste – vor dem Nachnamen.

Brieftext Sie sollten eine gut lesbare Schrift mit 11 oder 12 Punkt Schriftgröße und regulärem oder leicht erhöhtem Zeilenabstand verwenden. Geschrieben wird grundsätzlich linksbündig.

Grußformel Die Grußformel steht links an der Fluchtlinie. Überleitungen zur Grußformel wie „und verbleiben mit freundlichen Grüßen“ sind nicht mehr zeitgemäß. „Freundliche Grüße“ ist besser. Abkürzungen wie „mfg“ und distanzierte Formeln wie „Hochachtungsvoll“ sollten Sie nicht verwenden. In Einzelfällen kann man sich auch mit persönlicheren Worten, zum Beispiel „Herzliche Grüße“, verabschieden.

Unterschrift und Name Unter der Grußformel steht der vollständige Name der unterzeichnenden Person. Darunter kann die jeweilige Funktion oder Abteilung genannt werden. Unterschrieben wird zwischen Gruß und Name. Wer im Auftrag oder in Vertretung von jemandem unterzeichnet, setzt das Kürzel i. A. oder i. V. vor den eigenen Namen.

Anlagen Am Ende des Briefes sollten alle Anlagen angeführt werden. Der Beilagenvermerk kann linksbündig oder am rechten unteren Seitenrand stehen. Das Wort Anlage oder Beilagen ist dabei nicht nötig. Mehrere Positionen werden bündig untereinander gesetzt.

Postskriptum (PS) Unter dem Namen kann ein Postskriptum mit ein paar Worten stehen. Sie können darin zum Beispiel eine Werbebotschaft verstecken.

PS: Vom Geschäftsbrief zum Werbebrief. http://www.business-wissen.de/artikel/geschaeftsbriefe-geschaeftliche-briefe-und-e-mails-gut-formulieren/

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Unit 1 / Lektion 1

Abkürzungen Abs.

Absender, Absatz

gem.

gemäß

Abschn.

Abschnitt

h. c.

honoris causa (ehrenhalber)

Abt.

Abteilung

i. Allg.

im Allgemeinen

a. d.

außer Dienst

i. R.

im Ruhestand

Adr.

Adresse

Jg./Jgg.

Jahrgang/Jahrgänge

allg.

allgemein

lfd.

laufend

Anh.

Anhang

Kap.

Kapitel

Anm.

Anmerkung

Nr.

Nummer

ao./a. o.

außerordentlich

o. Ä.

oder Ähnliches

Art.

Artikel

p. A.

per Adresse

Bd.

Band

pp./ppa.

per procura

Bez.

Bezirk

prov.

provisorisch

bez.

bezüglich

tfxu.

(Tele)Fax

bzw.

beziehungsweise

a./u. a. m.

und andere(s)/und andere(s) mehr

dgl.

dergleichen

u. Ä./u. d. Ä.

und Ähnliches/und dem Ähnlichen

d. h.

das heißt

u. A. w. g.

um Antwort wird gebeten

d. J./d. M.

dieses Jahres/dieses Monats

u. dgl./u. desgl.

und dergleichen (mehr)/und des gleichen (mehr)

Dion

Direktion

usf./usw.

und so fort/und so weiter

DVR

Datenverarbeitungsregister

v. H./v. T.

von Hundert/von Tausend

dz.

derzeit

Z.

Zahl

ev./röm-kath.

evangelisch/römisch-katholisch

z. H./veraltet: z. Hd.

zu Händen

evtl.

eventuell

z. T.

zum Teil

f./ff.

folgende Seite/folgende Seiten

zz.

zurzeit