Digitaal vergaderen, lekker efficiënt, maar pas nog even op

Weg met de misère van het Corona-tijdperk. Weet jij nog hoe het was? Niet echt fijn, maar ik ben ook al snel weer kwijt hoe het ging. Soms ervaar ik nog het ongemakkelijke van het geven van een boks, een hand of een diepe buiging met brede glimlach als ik mijn cliënten op kantoor verwelkom. Heb jij dat ook? Tijdens de afgelopen nieuwjaarsrecepties hoorde je: "toch zo gek nog niet dat ik het de afgelopen twee niet kon bezoeken, maar nu ik weer mag vind ik het ook wel weer gezellig." Sommigen zien dit soort recepties als een "moetje" anderen als een "magje". Je zou zeggen: digitaal vergaderen scheelt tijd en CO2-uitstoot; dat gaat nooit meer weg. Maar pas op; de werkelijkheid is anders.

Afschaffing tijdelijke wet digitaal vergaderen

Veel rechtspersonen (zoals B.V's, coöperaties, stichtingen, verenigingen) hebben de afgelopen periode gebruik gemaakt van de mogelijkheid om digitaal te vergaderen. Dit, op grond van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid. In de praktijk is het online vergaderen eerder regel dan uitzondering geweest. Het heeft duidelijk in een behoefte voorzien. De formaliteiten rondom het vaststellen van jaarstukken, begrotingen, benoemingen van bestuurders en het nemen van allerlei andere besluiten kon tot 1 februari jongstleden op die manier plaatsvinden. Nu kan dat niet meer!

Digitaal vergaderen is nu voor rechtspersonen alleen nog mogelijk als dit nadrukkelijk in de statuten staat vermeld. Staat dit niet in de statuten, dan moet er weer op de ouderwetse manier op een fysieke bijeenkomst vergaderd worden. Wel weer zo gezellig, maar het levert geen tijdswinst op en het wordt vaak als niet efficiënt ervaren. Anderzijds kan fysieke aanwezigheid wel betere input van eenieder betekenen, wat weer tot een beter besluit kan leiden. Wil men echter toch de mogelijkheid houden om digitaal te vergaderen en de statuten staan dit niet toe, dan moet je wel even langs de notaris voor een statutenwijziging.

Een mogelijk nieuw wetje

Omdat online vergaderen tegenwoordig niet meer valt weg te denken, komt er waarschijnlijk een nieuwe wet: de ‘Wet digitale vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen’. B.V's, N.V's, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen (verzekeraars) kunnen in hun statuten op grond van deze wet bepalen dat vergaderingen volledig digitaal, fysiek of hybride kunnen worden gehouden. Een gang naar de notaris blijft dan nog steeds nodig.

Verenigingen en Verenigingen van Eigenaars van appartementen hoeven op grond van de nieuwe wet niet meer hun statuten aan te passen om digitaal te mogen vergaderen. Zij hoeven dus niet naar de notaris. De algemene ledenvergadering kan - na de inwerkingtreding - een machtiging verlenen aan het bestuur om een hybride of volledig digitale vergadering te houden. Er zal dan voldoende draagvlak onder de leden moeten heersen om helemaal of gedeeltelijk online te mogen vergaderen.

Kortom: voorkom dat na 1 februari 2023 digitaal genomen besluiten vernietigd kunnen worden en informeer even bij de notaris hoe het zit met de B.V., vereniging of andere rechtspersoon waarin jij deelneemt.

Karin Rientjes is notaris en mediator bij Rientjes Notariaat te Sneek. Meer weten: info@rientjesnotariaat.nl 0515-435.600