Pidä kokous tehokkaana

Vinkit napakkaan kokoukseen

TEKSTI OODIA/HETA JYRÄLÄ KUVA PEXELS

Tehokkaassa kokouksessa osallistujien huomio pysyy käsiteltävässä asiassa ja palaverin päätteeksi jokaisella on selvä käsitys, mistä juuri päätettiin ja mitkä ovat seuraavat toimenpiteet.

Määrittele selvä tavoite

Varmista, että kokouksella on selvä agenda ja päämäärä. Jokainen palaveri keskeyttää työnteon, joten kannattaa kutsua paikalle vain ne henkilöt, joita asia koskee. Lähetä esityslista osallistujille etukäteen, jotta osallistujat voivat valmistautua omaan puheenvuoroonsa.

Kertaa aluksi pelisäännöt

Varsinkin hybridikokousten aluksi kannattaa kerrata kokouksen pelisäännöt. Miten puheenvuoro pyydetään? Voiko kommentin jättää myös kirjallisena? Yleensä kamerat kannattaa pitää auki ja mikrofoni avata vain oman puheenvuoron ajaksi. Käy osallistujat läpi kokouksen aikana ja kysy nimeltä mielipidettä, jotta jokainen pääsee varmasti ääneen.

Pidä kokous napakkana

Ole ajoissa paikalla ja varmista, että tekniikka pelittää ennen h-hetkeä. Juttele osallistujien kanssa kuulumiset alta pois ennen virallista aloitusta. Kokoustajien ajatukset pysyvät helpommin aiheessa, kun esityslistan pitää koko ajan näkyvillä. Yleensä ihmisten keskittyminen herpaantuu noin 45 minuutin kohdalla, joten kokous kannattaa mitoittaa sen mukaan. Joskus kannattaa kokeilla myös seisomakokouksia.

Valitse paikka huolella

Pienen porukan ei-niin-salaiset palaverit voi pitää kävelykokouksena. Isommalla porukalla kannatta välillä poistua kokoustamaan uusiin maisemiin. Vaihtuva ympäristö saa mielen pysymään virkeänä ja luovuuden kukkimaan. Kuopiossa on runsaasti erilaisia hyvin varusteltuja kokoustiloja, joissa on helppo järjestää ideariihi, palaveri tai virallinen kokous onnistuneesti. Tauota pidempää kokousta luonnon helmassa kävelyllä tai yhteisellä aktiviteetilla.