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Mitarbeitergespräch Mut | Kommunikation | Begeisterung | Geschwindigkeit | Veränderung | FÖRDERUNG | Stolz | Fürsorge | Respekt | Entwicklung | Qualität | Engagement | Mitarbeiter | Leidenschaft | Orientierung | Innovation | Zielorientierung | FÜHRUNG | Verantwortung
Leitfaden
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Inhaltsverzeichnis
Mitarbeiter verstehen - Entwicklung fördern und begleiten
Vorwort
Das Mitarbeitergespräch
Grundlagen
Vorwort
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zesse transparenter zu machen, die Führung noch stärker
Mitarbeitergespräches wieder. Der Dialog von Füh-
auf Vertrauen auszurichten, Mitarbeiter in Entscheidungen
rungskraft und Mitarbeiter ist als Chance zu nutzen,
einzubeziehen, zu fördern und zu entwickeln. Das Mitarbei-
Warum ist das Mitarbeitergespräch notwendig?
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Welche Ziele hat das Mitarbeitergespräch?
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die Themen gegenseitig zu verstehen und die Entwicklung
tergespräch unterstützt dabei. Es soll dazu beitragen, dass
Welche Regelungen sind für das Mitarbeitergespräch wichtig?
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im Sinne unseres Unternehmens voranzutreiben.
die Mitarbeiter sich kreativ und initiativ beteiligen und sich
vor allem beteiligt fühlen. Es ist weiterhin ein wichtiger
Die heutige Zeit hat eine Dynamik, die Führungskräfte
Baustein in der aktiven Kommunikation und damit eine
und Mitarbeiter herausfordert und hohe Ansprüche an die
Voraussetzung für die Motivation und Personalentwicklung
Kommunikationsfähigkeit stellt. Dabei gilt es Ziele und Pro-
aller Führungskräfte und Mitarbeiter.“
Konkrete Gestaltung des Mitarbeitergespräches Wie ist ein Mitarbeitergespräch strukturiert?
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Wie sieht die Vorbereitung des Mitarbeitergespräches aus?
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Wie verläuft das Mitarbeitergespräch?
Wie sieht die Nachbereitung des Mitarbeitergespräches aus?
„In diesem Motto spiegelt sich ein Grundgedanke des
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Tipps zur Gesprächsführung
11 Bernd Kressmann
Gerhard Menzel
Geschäftsführer Produktion & Logistik (Vors. der Geschäftsführung)
Geschäftsführer Vertrieb & Marketing
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Warum ist das Mitarbeitergespräch notwendig?
Welche Ziele hat das Mitarbeitergespräch?
Eine entscheidende Frage für unsere weitere Unternehmensentwicklung lautet: Wie schaffen wir es, dass wir die Ziele der Unternehmensführung transparenter machen, dass die Mitarbeiter auf den verschiedenen Hierarchieebenen ihre Aufgaben erfolgreich bewältigen können und sich damit in spürbarer Weise identifizieren?
Das Gespräch soll dem Mitarbeiter Anstoß und Gelegenheit geben, mit Abstand zum Arbeitsalltag, gemeinsam mit seiner Führungskraft das letzte Jahr Revue passieren zu lassen und Vorstellungen zum Aufgabengebiet, Fragen zur „Führung und Zusammenarbeit“, der „Arbeitssituation und Zufriedenheit“ sowie der weiteren beruflichen Tätigkeit zur Sprache zu bringen.
Die Antwort auf diese Frage klingt sehr einfach: Dialog in Form des Mitarbeitergespräches. Es sollte als ein zusätzlicher, strukturierter, offener und vertrauensvoller Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeiter geführt werden. Beide Gesprächspartner können sich beispielsweise über Aspekte der Führung, der Zusammenarbeit, der Arbeitssituation und der -aufgaben austauschen. Diese Themen haben für die Orientierung, das Engagement bei der Arbeit und die Identifikation mit JELD-WEN eine besondere Bedeutung.
Darüber hinaus ist das Mitarbeitergespräch ein „Baustein“ der Personalentwicklung. Die Unternehmensführung ist sich einig, dass das Mitarbeitergespräch nicht nur eine Maßnahme bleiben soll, die aufgrund von Policies & Procedures (P&P) eingeführt wurde. Das Mitarbeitergespräch ist viel mehr als „Führungsinstrument“ zu verankern, das nach und nach wirksam wird. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Überlegungen und Beispiele für das Vorgehen vor. Der vorliegende Leitfaden soll Sie über die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Mitarbeitergespräches informieren.
Die Führungskraft soll das Gespräch dazu nutzen, die Auffassungen, Probleme und Interessen des Mitarbeiters besser kennenzulernen und gleichzeitig seine eigenen Vorstellungen bzw. die seines Verantwortungsbereiches, seiner Abteilung und des Unternehmens zu verdeutlichen. Durch einen offenen und vertrauensvollen Rückblick und Austausch soll die Basis für eine fruchtbare Zusammenarbeit erweitert, eine gemeinsame Linie für die Bewältigung der anstehenden Aufgaben erarbeitet und bei Bedarf Maßnahmen zur Entwicklung des Mitarbeiters geplant werden.
Zusammenfassend lassen sich die Zielsetzungen des Mitarbeitergespräches wie folgt darstellen: ■
Förderung des Austausches zwischen Führungskraft und Mitarbeiter
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Verbesserung der internen Abläufe
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Minimierung von Missverständnissen
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Führungskräfte und Mitarbeiter geben und erhalten Feedback
■ Bei Bedarf gezielte Planung von Personal- entwicklungsmaßnahmen ■ Erhöhung der Arbeitszufriedenheit und Identifikation
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Welche Regelungen sind für das Mitarbeitergespräch wichtig? Beteiligte:
Regelmäßigkeit:
Das Gespräch wird grundsätzlich unter „vier Augen“ zwischen Führungskraft und dem direkt unterstellten Mitarbeiter geführt. Die Zuordnung ergibt sich aus den Organigrammen bzw. wurde im Produktionsumfeld von den Werkleitern festgelegt. Der Mitarbeiter kann einen Vertreter der Arbeitnehmervertretung zu dem Gespräch einladen.
Die Mitarbeitergespräche finden einmal im Jahr statt. Idealerweise erfolgen diese im Laufe der ersten Monate. Zu diesem Zeitpunkt kann das zurückliegende Jahr reflektiert und das kommende Jahr geplant werden.
Der Erfolg des Mitarbeitergespräches ist von einer angenehmen und störungsfreien Gesprächsatmosphäre abhängig. Es sollte aus diesem Grund ein Raum gewählt werden, in dem die Gesprächspartner ungestört sind.
Der Gesprächstermin sollte mindestens zwei Wochen vor dem Gespräch fest vereinbart und ein Zeitrahmen von ca. 45 - 90 Minuten eingeplant werden.
Engagement:
Rollen:
Die Verantwortung für die Vorbereitung des Gespräches obliegt beiden Gesprächspartnern. Beide bereiten sich unabhängig voneinander auf das Gespräch vor. Die Verantwortung für die Gesprächsführung liegt vorwiegend bei der Führungskraft. Gemeinsam können Lösungen, Verbesserungsvorschläge, Ideen und bei Bedarf Personalentwicklungsmaßnahmen erarbeitet bzw. diskutiert werden. Mitarbeitergespräche sind verbindlicher Bestandteil der Personalverantwortung aller Führungskräfte.
Räumlichkeiten: 1
Jeder Mitarbeiter ist dazu aufgerufen, sich und seine Vorstellungen aktiv in das Gespräch einzubringen und damit die Chancen zur Mitgestaltung seiner beruflichen Zukunft und der weiteren Unternehmensentwicklung zu nutzen.
Dokumentation:
Führungskraft und Mitarbeiter können natürlich auch „außerplanmäßig“, etwa bei Änderungen oder Ausweitungen des Aufgabengebietes, ein ausführliches Mitarbeitergespräch führen.
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Eine formelle schriftliche Protokollierung des Mitarbeitergespräches erfolgt nicht. Die Durchführung des Mitarbeitergespräches wird durch Unterschrift des „Protokolls Personalentwicklung“ bestätigt. Vorschläge zu Maßnahmen der Personalentwicklung (Schulungen, Seminare, Kon-
gresse etc.) werden ebenfalls in diesem Protokoll vorgenommen. Im „Protokoll Mitarbeitergespräch“ werden die wesentlichen Punkte festgehalten. Das Original verbleibt bei der Führungskraft. Der Mitarbeiter erhält eine Kopie. Dieses Protokoll kann zur Vorbereitung im Folgejahr genutzt werden.
Zufriedenheit:
Klar formulierte und verlässliche Absprachen sind Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten und die persönliche Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
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„Ein gutes Gespräch ist ein Kompromiss zwischen Reden und Zuhören.“ (Ernst Jünger)
Wie ist das Mitarbeitergespräch strukturiert?
Wie sieht die Vorbereitung des Mitarbeitergespräches aus? Wie verläuft das Gespräch?
Führungskraft | Vorbereitung
←
Im Mitarbeitergespräch wird die weitere Basis für eine verstärkte partnerschaftliche Zusammenarbeit geschaffen werden. Eine gewissenhafte Vorbereitung hat dabei erheblichen Einfluss auf das Gespräch und die Zufriedenheit mit den Ergebnissen. Die Gesprächspartner sind deshalb aufgefordert, sich Gedanken über die Themen zu machen, die angesprochen werden sollen.
Schriftliche Einladung
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(2 Wochen vorher)
←
Mitarbeiter | Vorbereitung
Mitarbeitergespräch
Führungskraft
Mitarbeiter
← Protokoll Personalentwicklung
←
Protokoll Mitarbeitergespräch
←
←
(1x jährlich, ca. 45 - 90 Minuten)
Verbleib bei Führungskraft & Mitarbeiter
Weiterleiten an die Personalentwicklung
Zur Vorbereitung des Mitarbeitergespräches können Führungskräfte und Mitarbeiter die über das Intranet zur Verfügung gestellten Vorbereitungsbögen nutzen. Mit-
arbeiter ohne PC erhalten den Vorbereitungsbogen über ihren Vorgesetzten, die Personalentwicklung oder den Betriebsrat. Der Erfolg des Mitarbeitergespräches hängt stark davon ab, dass beide Gesprächspartner möglichst offen in das Gespräch gehen, sich gegenseitig zuhören und Verständnis für die Bedürfnisse und Probleme des Gesprächspartners zeigen. Führungskraft und Mitarbeiter soll ausreichend Gelegenheit gegeben werden, Einschätzungen, Vorstellungen und Erwartungen einzubringen.
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„Wahr ist nicht was ich sage, wahr ist, was der andere hört.“ (Vera F. Birkenbihl)
Wie sieht die Nachbereitung des Mitarbeitergespräches aus? Das „Protokoll Mitarbeitergespräch“ dient als Gedächtnisstütze im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit. Das Original verbleibt bei der Führungskraft. Eine Kopie ist für den Mitarbeiter. Das „Protokoll Personalentwicklung“ wird an die Personalentwicklung weitergeleitet. Sollten Vorschläge zu Maßnahmen der Personalentwicklung abgegeben werden, werden diese mit den Führungskräften im Detail besprochen. Nach erfolgter Klärung aller eventuell noch offenen Punkte wird der richtige Bildungsanbieter gesucht oder eine Maßnahme „am Arbeitsplatz“ konzipiert. Jede seminargestützte Personalentwicklungsmaßnahme muss nach Freigabe über das Formular „Schulungsbedarf“ separat beantragt werden.
Tipps zur Gesprächsführung
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Beide Gesprächspartner sollten auf das Gespräch vorbereitet sein.
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Der Beginn sollte immer positiv gestaltet sein.
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Der Mitarbeiter steht im Mittelpunkt.
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Ein Vier-Augen-Gespräch mit dem Vorgesetzten bereitet dem Mitarbeiter oft auch Stress. Dies sollte unbedingt berücksichtigt werden.
■ Aktives Zuhören, nachfragen und wiederholen des Gesagten mit eigenen Worten ist eine Möglichkeit, Missverständnisse nicht entstehen zu lassen. ■
Geschlossene Fragen sollten möglichst vermieden werden.
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Das Sprechen in „Ich-Botschaften“ ist von Vorteil.
■ Auf eine ausgewogene Gesprächsbeteiligung sollte geachtet werden. ■
Kritik soll sich immer auf die Sache und nicht die Person beziehen.
■ Unterschiedliche Standpunkte sollen in dem Gespräch Platz haben, denn verschiedene Sichtweisen können wertvolle Anregungen sein. ■
Beide Gesprächspartner sollten am Ende des Gespräches positiv und zufrieden sein – der letzte Eindruck ist oft der Bleibende.
Bei Fragen steht Ihnen Ihre Personalentwicklung telefonisch (09082/71-195) oder persönlich gerne zur Seite.
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Werte leben. Werte schaffen.
JELD-WEN Deutschland GmbH & Co. KG Standort Oettingen: August-Moralt-Straße 1-3, D-86732 Oettingen Postfach 12 54, D-86730 Oettingen Telefon: +49 (0)90 82/71-0 Telefax: +49 (0)90 82/71-111 Architektenhotline: +49 (0)90 82/71 - 333 Standort Hamburg: Barmbeker Straße 4a, D-22303 Hamburg Postfach 60 28 08, D-22238 Hamburg Telefon: +49 (0)40/854 09-0 Telefax: +49 (0)40/854 09-500 Standort Mittweida: Altenburger Straße 38 D-09648 Mittweida Telefon: +49 (0) 37 27 / 625 - 0 Telefax: +49 (0) 37 27 / 625 - 211 www.jeld-wen.de