JELD-WEN Cafe
Moderationsfibel Leitfaden für Moderatoren der JELD-WEN Mitarbeiter-Cafe‘s
Leitfaden für Moderatoren und Moderatorinnen der JELD-WEN Cafe’s und ein Informationsheft für alle Beteiligten rund um die Cafe‘s
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Inhaltsverzeichnis Mitarbeiter-Cafe bei JELD-WEN – Was ist das?
5
Was bezweckt das Unternehmen mit dem Cafe?
8
Was ist das regelmäßige Gruppengespräch?
10
Der Moderator und seine Tätigkeit
13
Visualisieren und Hilfsmittel dafür
17
Ein wenig Gruppenpsychologie
21
Die Durchführung der Cafe’s
27
1 Was muss im Vorfeld des 1. Cafe’s geklärt werden?
31
2 Was muss für die Einbindung der Teilnehmer getan werden?
32
Seite | 3
3 Die erste Cafe-Runde - wie Themen gesammelt werden
33
4 Das zweite Cafe - Präzisieren der Themen und erste Problemlösung
40
5 Das dritte Cafe - konkrete Umsetzung der Problemlösung
47
Ein Werkzeugkoffer mit Methoden
54
1 5 x Warum – Methode – den Problemen richtig auf den Grund gehen
56
2 Die Ishikawa-Analyse – japanische Methode Probleme zu lösen
59
3 Brainstorming – das Gehirn stürmen
63
4 Methode 6-3-5 – schriftliches Brainstorming
66
Raum für Bemerkungen
Seite | 4
69
Mitarbeiter-Cafe bei JELD-WEN Was ist das? Seite | 5
Das Mitarbeiter-Cafe bei JELD-WEN, eine unternehmensweite Initiative der Geschäftsführung, wurde aufgelegt, um in allen Standorten, Bereichen und Ebenen eine Verbesserung der Unternehmenskultur und des Arbeitsklimas, der aktiveren Beteiligung der Mitarbeiter an eigenen Arbeitsprozessen und der wirksameren Führung und Zusammenarbeit zu erzielen.
Aus: Präsentation für Moderatoren
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Die Chancen der Führungskräfte, sich selbst aktiv als Moderator zu agieren und die eigenen Führungsqualitäten auszubauen steht genauso im Fokus, wie die Einbeziehung und Mitwirkung des gesamten Führungssystems. Die Führungskräfte werden als Moderatoren ausgebildet und in die Lage versetzt, ihre Gruppe zu führen und produktiv arbeiten zu lassen. Sie lernen dabei mit Kritik umzugehen und Lösungsansätze in Zusammenarbeit mit der Gruppe zu erstellen. Aus: Präsentation für Moderatoren
Diese Fibel soll den Moderatoren und weiteren Beteiligte Informationen, Anregungen, Methoden und eine zielgeleitete Vorgehensweise rund um die Moderation der Cafe’s geben, damit einem effektiven Prozess nichts mehr im Wege stehen kann. Seite | 7
Was bezweckt das Unternehmen mit dem Cafe? Seite | 8
Die Ziele der JELD-WEN Cafes
o
Sorgen und Anliegen der Mitarbeiter ernsthaft aufnehmen
o
Reibungsstellen im betrieblichen Zusammensein gemeinsam anpacken
o
Notwendiger Veränderungen rasch und präzise umsetzen
o
Mitarbeiter aktiv am Verbesserungsprozess ihres Bereiches beteiligen
o
Führung wirksam und wertvoll erkennen
o
Nutzen einer guten Führungs-Beziehung erkennen
o
Zusammenarbeit über Abteilungen, Bereiche und Ebenen ermöglichen
o
Die Ergebnissituation des Unternehmens positiver entwickeln
o
Führungsleitlinien und Werte aktiv umsetzen
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Was ist das regelmäßige Gruppengespräch? Seite | 10
Regelmäßige Gruppengespräche in der Gruppen- oder Teamarbeit dienen dazu, die betroffenen Mitarbeiter an Problemlösungen und Zielvereinbarungen teilhaben zulassen. Im Gruppengespräch, in denen etwa acht bis zwölf Personen aktiv beteiligt sein sollten, werden Bewertungen des Arbeitsplatzes, des Arbeitsprozesses und daraus entstehende Probleme (z.B. Produktion, Umgangston, Zusammenarbeit) benannt und vom Team bearbeitet. Die Teilnehmer – durchaus auch ergänzt durch Mitarbeiter aus anderen betroffenen Bereichen - haben die Möglichkeit, Lösungsvorschläge zu erarbeiten und diese umzusetzen, oder dem jeweiligen Vorgesetzten z.B. dem Meister, Abteilungs- oder Werksleiter oder einem Entscheiderkreis (Führungskreis der Cafe‘s, ESA Steuerkreis) zur Bewertung vorzutragen. Diese Cafe’s, oder auch Gruppengespräche genannt, werden von einem Moderator geleitet. Die Moderatorenrolle übt in der Regel die Führungskraft und/oder dessen Stellvertreter aus.
Diese Fibel
gibt
Informationen, Ideenanstöße und Anregungen für Moderatoren, um ihre Gruppe erfolgreich anleiten und gemeinsam Lösungen erarbeiten zu können.
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Problemlösung durch die Gruppengespräche im CAFE
Seite | 12
Der Moderator und seine T채tigkeit Seite | 13
Aufgaben des Moderators 1 Vorbereitung des Cafes Termine festsetzen - Abstimmung mit Chef
Ankündigung - Benachrichtigen der Teilnehmer
Bereitstellen von Unterlagen (Moderation)
2 Durchführung des Cafes Gruppen leiten mit Betonung auf Zusammenarbeit
Leitung des PAULEGespräches in der Cafe-Gruppe
Zusammenfassen und strukturieren von Beiträgen
Visualisieren und Protokollieren der Gruppenarbeit
Lösungsorientierte Diskussionsleitung PAULE
Rückmeldung zur Gruppenarbeit geben
3 Nachbereitung des Cafes Veröffentlichung von Protokollen und Maßnahmen
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Führen Aufgabendokumentation / PAULE-Tabelle
Präsentation der Vorschläge vor Entscheidungsbefugten
Was ein Moderator können sollte! →
Organisieren:
das Ansetzen und Durchführen von Cafes
→
Moderieren:
Umgang mit Gruppen, Gruppenregeln beherrschen
→
Visualisieren:
Festhalten von Gruppenprozessen und Entscheidungen
→
Probleme lösen:
systematische, lösungsorientierte Vorgehensweise
→
Präsentieren:
das Darstellen von Gruppenarbeitsergebnissen
→
Dokumentieren:
den Problemlösungskatalog PAULE führen
→
Feedback:
Rückmeldung geben und Erfolge bewusst machen
Regel:
Das kann man alles lernen, sodass man auf die zukünftige Moderatorenrolle vorbereitet ist!
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Elemente guter Moderation
o
Punkten: jeder Teilnehmer bekommt Klebepunkte und verteilt diese. Die gesamte Gruppe bringt ihre Punkte zur gleichen Zeit an (Anonymität ist wichtig). Themen: Abfrage vom Stimmungsbild oder Setzen von Präferenzen, Erfassung von Gewichtungen usw. Wenn mehrere Punkte verwendet werden, können diese gleichmäßig (jeweils ein Punkt auf eine Karte) oder stark gewichtet (alle Punkte auf eine Karte)verteilt werden.
o
Kartenabfrage: zum Beispiel zur Themenfindung / Problemsammlung. Teilnehmer sammeln alle Ideen und schreiben diese auf Karten. Im Anschluss präsentiert Moderator die Ergebnisse.
o
Themenfindung in Kleingruppen: sollte es Schwierigkeiten bei der Problemsammlung geben, kann man die Teilnehmenden in kleinere Gruppen aufteilen und diskutieren lassen. Im Anschluss präsentieren sie ihre Ergebnisse.
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Visualisieren und Hilfsmittel daf端r Seite | 17
Visualisieren ist Sichtbarmachen!
→ → → → → →
Ein Bild ist dauerhafter und einprägsamer als „nur“ Gesagtes Ein Bild schafft durch seine Erstellung Gedankenordnung Ein Bild kann von allen Gruppenmitgliedern gestaltet und verändert werden Ein Bild von Gesagtem zu machen, heißt „Durchblick zu schaffen“ und Wichtiges von Unwichtigem zu trennen Ein Bild von einem Prozess zu machen heißt, an der Sache zu bleiben Das Bild von einem Gruppenprozess verbindet die Teilnehmer
Regel:
visuelle Moderation ist eine unabdingbare Methode gruppenbezogen und effizient Probleme zu lösen
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Visualisieren ist gar nicht so schwer. Der Moderator braucht dafür einige Hilfsmittel. Zunächst sind Stellwände- oder Pinnwände wichtig. Auf diesen heftet der Moderator mit Nadeln das Packpapier. Auf dieses Papier kann man mit Filzschreiber verschiedener Stärke schreiben, auch die beschrifteten Kärtchen pinnen, oder einen Prozess der Gruppe visualisieren. Auf den folgenden Seiten kann man ansehen, wie man die verschiedenen Kärtchen nutzt. Visualisieren soll keine bunten Bilder erzeugen, sondern Gesagtes sinnvoll geordnet darstellen.
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Die
rechteckigen
festzuhalten,
was
Karten
dienen dazu, möglichst viel von dem in Kurzform
die
Gruppenmitglieder an Themen und Problemen in
die Cafe-Sitzung mit einbringen wollen. Diese Karten dienen auch dazu das aufzuschreiben, was in der Gruppensitzung im Cafe gesagt wurde und für die Problembearbeitung von Bedeutung sein kann. Im Cafe werden die roten Karten verwendet um veränderungsnotwendige Themen oder Problemstellungen hervorzuheben. Auf grünen Karten stehen lobende, positive Aspekte. Es sollten auch nie mehr als drei bis vier Zeilen auf eine rechteckige Karte geschrieben werden. Auf eine Karte gehört auch nur ein Thema oder Aspekt. Das hilft sich auf das wichtigste zu beschränken und deutlich zu bleiben. Die
runden Karten sind gut für Kennzeichnungen oder Ziffern. Manchmal können
Sie
auch für Hervorhebungen verwendet werden.
Auf einer ovalen Karte werden Begriffe oder ganze Inhalte von mehreren rechteckigen Karten zusammengefasst. Seite | 20
Ein wenig Gruppenpsychologie Seite | 21
Wozu überhaupt Cafe’s?
o
Probleme können von denen erörtert und bearbeitet werden, die davon betroffen sind
o
Mehr Beteiligte können auch mehr Ideen zur Ursachen- und Lösungsfindung beitragen
o
Jeder Mitarbeiter verfügt über spezielles Wissen und „Know how“, das allen nützen kann
o
In der Gruppe erfährt der Einzelne mehr über sich, die eigene Arbeit und auch die Arbeit der anderen
o
Je mehr Personen die Entscheidung tragen, desto mehr tragen auch die daraus entstehende Lösung Regel:
Eine Gruppe ist immer dann stärker als der Einzelne, wenn es um Aufgaben des „Suchens und Sammelns“ geht! (das gilt sowohl fürs Pilze sammeln, als auch für die Lösungssuche)!
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Bedeutung für die Bearbeitung der Themen
o Die Sache, das Problem, das Thema muss klar und genau definiert sein (was, wann, wo, wer, wie) o Jedem in der Gruppe muss das Problem deutlich sein o Alle Teilnehmer am Cafe müssen ihre Sichtweise des Problems einbringen o Jeder sollte sein Wissen und seine Erfahrung für Lösungen zur Verfügung stellen o Es ist wichtig, dass unterschiedliche Meinungen und Sichtweisen zum Tragen kommen o Man muss miteinander reden und sich gegenseitig zuhören o Nur wenn man weiß wie und was der andere denkt, kann man ihn verstehen Seite | 24
Ratschläge für den Moderator
o
Nicht zu viel selber reden (sich selbst zurücknehmen)
o
Teilnehmer zum Gespräch auffordern (auch Einzelne direkt ansprechen)
o
Ab und zu die Wortbeiträge zusammenfassen (zur Klärung)
o
Darauf achten, dass visualisiert wird („mitschreiben“ auf Karten, FlipChart…)
o
Auch mal „dazwischen gehen“, wenn vom Thema abgekommen wird
o
Methoden wie Kartenabfrage, Punkten u.a. anwenden
o
Am Schluss nochmal zusammenfassen und zukünftige Schritte aufzeigen
Regel:
Der Moderator ist nicht der Problemlöser, er ist Helfer zur Problemlösung in der Gruppe! Seite | 25
Verhaltensregeln in der Gruppe
o
Niemand darf seine Meinung oder seine Entscheidung anderen aufdrücken
o
Jeder sollte jedem aufmerksam zuhören
o
Es sollte möglichst immer nur eine Person zur selben Zeit sprechen (Redezeit begrenzen)
o
Auch abweichende Meinungen sollten als nützliche Beiträge angesehen werden
o
Argumente und Wortbeiträge müssen klar und verständlich sein
o
Alle wichtigen Beiträge und Vorgehensweisen sollten sichtbar visualisiert werden
o
Entscheidungen müssen in Übereinstimmung aller getroffen werden
o
Grüppchen und Cliquen schaden der Gruppenarbeit
o
Emotionen, persönliche Streitigkeiten und Prestigeverhalten gilt es einzudämmen
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Die Durchführung der Cafe‘s Seite | 27
PAULE – Herzstück der Cafe‘s
„PAULE“ ist sowohl das methodische Herzstück der Cafe’s, als auch der innere Leitfaden für die erfolgreiche Durchführung des Cafe’s. PAULE gibt dem Moderator einen Fahrplan an die Hand und leitet die Gruppe Schritt für Schritt durch den Prozess der Cafe‘s – von der Klärung des Problems bis hin zu gemeinsamen Lösung des Themas. Die Gruppengespräche erhalten durch PAULE eine Struktur / Agenda und sorgen gleichzeitig für die Vergleichbarkeit des Cafe’s im Unternehmen. PAULE steht für:
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Die PAULE – Tabelle der JELD-WEN Cafes
Nr
Priorität
Problem erfassen
Auswirkungen
Ursachen
erkennen
erkunden
Lösungen finden Entscheidungen treffen
Wer
bis wann
Ergebnisse
1
3
4
5
6
2. …kommt das nächste Thema dran
2
1. Erst wird ein Thema vollständig bearbeitet, dann…
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Seite | 30
1
Was muss im Vorfeld des ersten Cafe‘s geklärt sein?
1
Ist ein Raum, ein Platz für das Cafe vorhanden, reserviert?
2
Wer moderiert, wer assistiert und unterstützt den Moderator?
3
Wie lange darf Cafe dauern, gibt es Erfahrungswerte, was sagen Moderatoren dazu?
4
Welcher Zeitabstand ist für die Cafes machbar?
5
Wie sind die Cafes in die Schichten, den Schichtplan, die Arbeitszeiten eingebunden o Cafe-Arbeit ist Arbeitszeit o Zeitlicher Aufwand für Arbeit in und für die Cafe’s auf Kostenstelle buchen
6
Ist das nötige Material vorhanden (Papier, Karten, Schreiber, Stellwände)
7
Sind alle Chefs abgeholt, eingewiesen?
8
Ist die Rolle des Chefs im ersten Cafe geklärt, welchen Part übernimmt der Chef?
9
Weitere Fragen….. Seite | 31
2
Was muss für die Einbindung der Teilnehmer getan werden?
1
Welche Personen außerhalb der Teilnehmergruppe sollten noch einbezogen werden?
2
Sollten schon im Vorfeld des Cafe’s bestimmte Mitarbeiter angesprochen werden?
3
Wie werden die Teilnehmer des Cafes eingeladen?
4
o
Schriftlich. Die Einladung den Teilnehmern persönlich übergeben
o
Den Teilnehmern die Grundidee des JELD-WEN Cafe’s erklären
o
Ausgeben der roten und grünen Karten
Wer übernimmt welche Rollen mit welchen Aufgaben? o
Rolle und Aufgabe der Moderatoren, der Teilnehmer, der Chefs
5
Wer sind die Ansprechpartner für die erarbeiteten Maßnahmen?
6
Weitere Fragen ……
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3
Die erste Cafe Runde: Sammlung der Themen
A BEVOR ES LOSGEHT: EINSTIMMUNG DER TEILNEHMER AUF DAS CAFE
Es ist wichtig die Teilnehmer mit der Methode der Moderation im Cafe vertraut zu machen, quasi „anzuwärmen“. Denn die Teilnehmer lernten schon im Vorfeld ein wesentliches Element der Moderation kennen: „die Moderationskarten“. Die Teilnehmer fragen sich sicherlich was das denn wäre! (Die Moderations-Methode ist eine lösungsorientierte Besprechungsform, die jeden einzelnen Teilnehmer einbezieht und Raum für Mitwirkung bietet). Für diesen ersten Schritt im Cafe sollte sich der Moderator richtig Zeit nehmen.
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1
Begrüßen, Danken für das Kommen
2
Fahrplan, Zeitplan Cafe vorstellen
3
Erwartungen abfragen: „Welche Erwartungen haben Sie / habt ihr an unser Cafe?“ Antworten auf Flipchart für alle sichtbar notieren. Alternativ: Stimmungsbild mit Barometer erheben. Frage: „Wenn ich an unser
Cafe denke geht es mir …? Fragestellung und Barometer ist auf FlipChart gezeichnet. Teilnehmer punkten lassen. Moderator erfragt die Meinung zum Bild und notiert die Aussagen daneben. 4
Präsentation „Cafe“ vorstellen.
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B JETZT GEHT ES LOS: PROBLEMSAMMLUNG MIT GRÜNEN UND ROTEN KARTEN
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Eine Problemsammlung sollte am Anfang jeder Kleingruppenarbeit stehen. Sie gibt einen Überblick über das, „was knirscht und reibt“ und ermöglicht Prioritäten zu setzen. Sie macht es auch möglich, später den Erfolg der Cafe-Arbeit zu kontrollieren. Es sollten dabei alle Probleme aufgenommen werden die genannt werden, auch die Themen, die die Teilnehmer zum Cafe mitbringen, wobei es egal ist, von wem sie kommen. Über die Bearbeitungsauswahl sollte die Gruppe entscheiden. Hierbei eignet sich die zuvor genannte Methode der Kartenabfrage. Nach dem Sammeln sollten die Beiträge thematisch geordnet werden. Zusammengehörige Inhalte werden zu sinnvollen Kategorien zusammengefasst und mit Überschriften versehen. Daraus entsteht Übersichtlichkeit und das Bewerten fällt leichter. Daraufhin können die Teilnehmenden entscheiden, welche Themenblöcke für sie relevant sind und welche zuerst bearbeitet werden sollten. Hierfür eignet sich die Methode des Punktens („Welche Themen sollten wir als erstes anpacken“).
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1
„Was läuft gut“ – Karten einsammeln. Zeit lassen, sollten noch Karten geschrieben werden. Die Karten laut vorlesen und würdigen. Gleichlautende Karten auf der Pinnwand in Gruppen zusammenhängen.
Nachdem
alle
Karten
eingesammelt
und
angepinnt
wurden,
Kartengruppen vorlesen. Mit Stift umranden. Gemeinsam mit den Teilnehmern eine Überschrift finden, die diese Kartengruppe repräsentiert.
2
„Was läuft nicht gut“ – Karten
einsammeln. Vorgehensweise wie oben. Nach ähnlichen
Themen / Problemen sortiert an die entsprechende Pinnwand heften. Eventuell die Teilnehmer fragen, ob die Karten so richtig hängen, Kartengruppen umranden.
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3
Priorisieren der Themen, die aus der Sicht der
Gruppe
werden.
am
wichtigsten
gesehen
Das „Punkten“ ist die schnellste
und einfachste
Methode, Gewichtungen
herzustellen. Die Teilnehmer bekommen je 5 Klebepunkte und verteilen diese nach persönlicher Einschätzung – offen oder auch verdeckt. Kriterium kann die Wichtigkeit, die Aktualität oder anderes sein. Die Verteilung kann gleichmäßig (ein Punkt auf eine Karte) bis stark gewichtet (alle Punkte auf eine Karte) vorgenommen werden.
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C DAS WAR ES FÜRS ERSTE: ABSCHLUSS ERSTES CAFE
1
Zusammenfassen des Ablaufes und des Ergebnisses des Cafes,
2
Appell an die gemeinsame Verantwortung und Verpflichtung
3
Dokumentation der Ergebnisse in PAULE (Moderator überträgt die Ergebnisse der ersten Cafe-Runde in die Arbeitstabelle) und Aushang des Aktionsplanes (Wo klären)
4
Festlegung der 2. Cafe-Runde (Wann, Wo)
5
Stimmungsbarometer erheben: o Frage: „Wenn Sie an unser Cafe denken, wie zufrieden sind Sie damit?“ o Barometer auf Flipchart gemalt. Punktbewertung durch Mitarbeiter o Kurze Meinungssammlung zum Barometer. Auf Flipchart notieren
Seite | 39
4
Das 2. Cafe - Präzisieren der Themen und erste Problemlösung
A BEVOR ES LOSGEHT… EINSTIEG MIT BEDACHT
Der Start und das Ende des 2. Cafe’s könnten wie anlässlich des 1. Cafe‘s ablaufen. Der Moderator kann im weiteren Verlauf mutig variieren! Tipp: In diesem Cafe geht es um die Bearbeitung und Lösung von Themen. Wenn die Teilnehmer noch wenige Erfahrungen mit Gruppenarbeit gesammelt haben, kann der Moderator mit einem Thema oder Problem „zum Üben“ zu starten. Erst wenn die einzelnen Schritte der Gruppe vertraut sind wagt man sich an die Themen mit hoher Priorität. (Nur keine überzogene Eile, immer ein Thema nach dem anderen angehen. Erst wenn ein Thema gelöst ist, das nächste angehen!). Seite | 40
B AUSWIRKUNGEN ERGRÜNDEN - „DENN OHNE AUSWIRKUNG KEIN PROBLEM“
Seite | 41
1
Thema für die Bearbeitung und für die Problemlösung auswählen (Thema zum erstmaligem Übung, oder Thema mit Priorität wählen. Immer ein Thema bearbeiten!).
2
Themabearbeitung: Problemstellung besprechen und beschreiben, damit alle Teilnehmer im Cafe vom gleichen Sachverhalt ausgehen (und nicht Äpfel mit Birnen vergleichen):
3
4
o
„Was und Wo ist das Problem, Wann tritt das Problem auf?“
o
„Wer ist betroffen und muss gehört werden?“
Frage/n bearbeiten „Wie wirkt sich das Problem aus auf: o
Personen, Team, Abteilung, Standort, Unternehmen,
o
Prozesse, Kultur, Führung, Zusammenarbeit?“
o
„Wenn wir das Problem nicht in den Griff bekommen, was würde passieren?“
Ergebnisse der Diskussion auf FlipChart mitschreiben
Seite | 42
C URSACHEN AUFKLÄREN – DEM PROBLEM AUF DEN GRUND GEHEN!
Seite | 43
1
Nachdem
die
Problembeschreibung
so
präzise
wie
möglich
vorliegt
und
die
Auswirkungen des Problems bekannt sind, erfolgt die Analyse der Problemursachen. Dies ist wichtig, um keinen vordergründigen „Scheinlösungen“ auf den Leim zu gehen. Hierbei geht es (noch) nicht um die Bewertung des Problems, sondern um die tiefe Ergründung der Ursachen. 2
Fragestellungen im Cafe könnten sein: o
Wenn wir uns das beschriebene Problem ansehen, was liegt diesem Problem zugrunde, was ist die Ursache dafür?
o
Was steckt dahinter, warum ist das Problem da?
3
Offene Fragen stellen (W-Fragen): Was noch, Warum, Wieso, Weshalb, Wann
4
Ergebnisse der Diskussion auf FlipChart mitschreiben
Seite | 44
D PROBLEM LÖSEN – WELCHE LÖSUNGSIDEEN GIBT ES?
Seite | 45
So schwer es dem einen oder anderem Teilnehmer auch anfänglich fallen kann, es gibt kaum unlösbare Themen. Der Moderator kann die Gruppe direkt nach Ideen, Lösungen, Chancen der Behebung des Problems, ansprechen. Sinnvoll ist es auf jeden Fall den Vorgesetzten in die Entwicklung der Problemlösung einbeziehen, oder interne Experten in der kommenden CafeRunde einladen und befragen, oder auch erste eigene Ansätze vorstellen. Für diese Phase sollte sich der Moderator Zeit nehmen. Ist keine Lösung in Sicht, dann kann der Moderator die Suche „vertagen“. Die Teilnehmer werden gebeten, Ideen und Lösungsvorschläge als „Hausaufgabe“ bis zum nächsten Cafe zu sammeln. Der Moderator kann die Teilnehmer auch anregen, in kleineren Gruppen die Lösungsvorschläge zu erarbeiten und im Folge-Cafe zu präsentieren. Sollte jedoch bei der Lösung eines bestimmten Themas der Moderator mit seinem Team an Grenzen stoßen, so können andere Methoden aus dem Werkzeugkoffer ausprobiert werden.
Seite | 46
5
Das 3. Cafe mit konkreter Umsetzung der Problemlösung
A DER START IN DAS CAFE – RÜCKSCHAU UND AUSBLICK
Der Start und das Ende des 3. Cafe’s könnten wie anlässlich des vorhergehenden Cafe‘s ablaufen. Der Moderator kann jedoch im weiteren Verlauf mutig variieren! Es ist empfehlenswert in der Gruppe den bisherigen Prozess anzusehen und zu würdigen. Dazu eignet sich ein Meinungsbild („welchen Eindruck haben Sie vom bisherigen Verlauf unseres Cafe’s?“) oder Stimmungsbild („Wenn ich an den bisherigen Verlauf meines Cafe’s denke, geht es mir…“). Auch die Frage, „Was müssen wir tun, damit wir uns verbessern?“ bringt Energie in die Gruppe. Seite | 47
B DIE UMSETZUNG VON LÖSUNGEN – ODER „DAMIT AUCH WAS PASSIERT“
Seite | 48
Die Maßnahmenliste ist eine Möglichkeit, Lösungsvorschläge kontrolliert umzusetzen. Sie sollte immer am Ende des Problemlöseprozesses stehen, am besten in aktueller Form auf einem PAULE-Plakat. Inhalt ist immer: Problembeschreibung (mit den jeweiligen Ursachen und Auswirkungen), die von der Gruppe und den Experten verabschiedete Maßnahme, der Verantwortliche und der nächste Rückmeldetermin. Als Verantwortlicher gilt immer der, der den nächsten Schritt unternehmen muss, oder aber auch derjenige Teilnehmer der Gruppe, der die Patenschaft für das gesamte Thema übernommen hat. Rückmeldung bedeutet nicht, dass das Problem gelöst sein muss. Es reicht, wenn über den jeweiligen Stand berichtet wird. Darum gibt es Rückmeldetermine, bis die Maßnahme umgesetzt ist. Notwendig ist es, die Maßnahmenliste zu erstellen mit dem Inhalt: WER macht WAS bis WANN? Diese wird kontinuierlich in PAULE geführt.
Seite | 49
Anmerkungen: Es könnte durchaus sein, dass es anfänglich schwer fällt, Teilnehmer des Cafe’s für aktive Mitarbeit, die Verantwortung für den Prozessschritt, oder für die Patenschaft des gesamten Themas zu bewegen. Das ist bei Teams, die mit Arbeitsweise im Cafe noch unerfahren sind, durchaus natürlich. Ein erfahrender Moderator kennt die möglichen Hinderungsgründe für eine „Verweigerung“ wie: Angst vor Misserfolg, in Ungnade zu fallen, vor sozialem Druck, zusätzliche Arbeit, Mehrbelastung, kein entsprechendes Entgelt, Haltung: Lieber stabil als eine zukünftige Ungewissheit, und kann darauf mit folgenden Fragen eingehen: o „Wer nimmt sich diesem Thema an, wer von Euch will daran arbeiten?“ o „Wer könnte mit Wem am Thema arbeiten?“ o „Wer könnte uns hier am Standort unterstützen und helfen?“ Sollte sich niemand finden, bleibt diese Spalten offen. Alternative Frage könnte sein: o „Wer sich dieses Themas annimmt, kann sich bei mir melden - Danke“. o Spalte „Bis Wann“ angehen (zur Bearbeitung Luft lassen, Hauptsache es bewegt sich was)
Seite | 50
C DIE ERGEBNISSE – WORAN ERKENNEN WIR DASS DAS PROBLEM GELÖST IST?
Seite | 51
D DIE NACHBEREITUNG DES CAFE’S – ORGANISATORISCHES FÜR DEN MODERATOR Dokumentation des Cafes: o
Ergebnisse des Cafe’s in die PAULE - Excel-Tabelle übertragen, ausdrucken und an der vereinbarter Stelle (wie zum Beispiel die Info-Wand der Endfertigung) veröffentlichen
o
Fotodokumentation erstellen und Teilnehmer zustellen (gilt jeweils zu klären)
o
Dokumentation im Laufwerk „JELD-WEN - CAFE“ hinterlegen. Dadurch können sich alle Mitarbeiter / Moderatoren über den Status der Cafes informieren und austauschen
o
Persönliche Erfahrungen in der Durchführung des eigenen Cafes durchdenken und in die Spalte „Bemerkungen“ dieses Leitfadens eintragen.
Informationsrunde: o
Vorgesetzte über Inhalt, Ablauf und Ergebnisse informieren
o
Klären, wer beim Folge-Cafe einbezogen, informiert werden müsste
o
Das Folge-Cafe gemeinsam durchdenken und einplanen.
Seite | 52
Erfahrungsaustausch: o
Durchführen regelmäßiger Erfahrungsrunden im Moderatorenkreis
o
Die moderierenden Kollegen über die eigenen Ergebnisse, Erfahrungen und Erkenntnisse des Cafe’s informieren und gemeinsam den Prozess reflektieren.
o
Erarbeitung von „Lessons Learned“ (Was war richtig Klasse, was kann beim nächsten Mal vermieden werden). Im jeweiligen Laufwerkordner hinterlegen.
Seite | 53
Ein Werkzeugkoffer mit Methoden für die Durchführung der Cafe’s Seite | 54
Der Inhalt des Werkzeugkoffers
o
5 x Warum – Methode – den Problemen zu richtig auf den Grund gehen
o
Die Ishikawa-Analyse – japanische Methode Probleme zu lösen
o
Brainstorming – das Gehirn stürmen
o
Methode 6 - 3 - 5
o
… weitere folgen ….
Seite | 55
wer nicht fragt ‌ 5 x Warum - Methode Seite | 56
Fünf-Warum ist eine Methode, um Problemen so richtig auf den Grund zu gehen. Ziel dieser fünf „Warum?“ - Fragen ist es, eine Ursache für ein Problem zu bestimmen. Die Anzahl der Nachfragen ist nicht auf fünf begrenzt, diese Zahl ist symbolisch zu verstehen. Wichtig ist, dass so lange nachgehakt wird, bis der Aspekt, der den Fehler oder das Problem verursacht hat ganz eindeutig identifiziert ist.
Beispiel einer Problemstellung: Das Fahrzeug startet nicht. 1. Warum startet das Fahrzeug nicht? Die Starterbatterie ist leer. 2. Warum ist die Starterbatterie leer? Die Lichtmaschine funktioniert nicht. 3. Warum funktioniert die Lichtmaschine nicht? Der Treibriemen ist gerissen. 4. Warum ist der Treibriemen gerissen? Der Treibriemen wurde nie ausgewechselt. 5. Warum wurde der Treibriemen nie ausgewechselt? Das Fahrzeug wurde nie gewartet.
Seite | 57
Die 5 X Warum Tabelle
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eine japanische Art, Problemlรถsungen zu finden Seite | 59
Die Ishikawa-Analyse (Ursache-Wirkungs-Diagramm) ist eine ganzheitliche Methode, Probleme zu bearbeiten. Die Schritte Ursachen- und Lösungsfindung liegen hier eng zusammen. Das Problem wird genau definiert, auf der rechten Seite eingetragen und nach vier Gesichtspunkten Mensch, Maschine, Material und Methode auf seine Ursachen untersucht. Der Moderator sammelt die Ursachen auf weißen rechteckigen Karten und steckt sie an die Linie der jeweiligen Kategorie (Kartenabfrage s.o.). Lösungsvorschläge können schon jetzt auf ovalen Karten hinzugefügt werden. Nach Abschluss der Ursachensammlung werden die Hauptursachen bestimmt zu den dann gezielt Lösungsideen gesucht werden (Brainstorming). Nach Abschluss entscheidet die Gruppe über die beste Lösungskombination. Jetzt kann der Moderator die weiteren Schritte zur Umsetzung einleiten.
Seite | 60
Seite | 61
Beispiel für eine Ishikawa-Analyse Problem: überhöhter Benzinverbrauch beim PKW
Seite | 62
wie man das „Gehirn stürmt“ und dabei Ideen und Vorschläge findet Seite | 63
Das Brainstorming ist eine Methode zur Ideenfindung. Bei der Durchführung sollte der Moderator besonders auf die Einhaltung der vier Regeln achten. Die Teilnehmer werden aufgefordert, alles auf Karten zu schreiben, was ihnen an Ideen zu einer bestimmten Fragestellung einfällt (Bsp. „Jeder schreibt 5 Ideen zum Problem XY auf“). Während die Teilnehmer noch schreiben sollte der Moderator schon fertige Beiträge sammeln und schon geordnet auf die Pinnwand stecken. Diese sichtbaren Vorschläge regen zur „Produktion“ weiterer Ideen an. Erst wenn dieser Sammel- und Denkprozess abgeschlossen ist, sollte die Diskussion über die Brauchbarkeit der Vorschläge oder Idee-Verknüpfungen stattfinden. Die beste Idee wird dann weiterverfolgt.
Seite | 64
Seite | 65
Methode 6 – 3 – 5 das schriftliche Brainstorming Seite | 66
1
6 Personen schreiben (jeder für sich alleine) zu einem bestimmten Problem je 3 Lösungsvorschläge auf ein Blatt Papier
2
Diese Blätter werden dann nacheinander an die übrigen
5 Teilnehmer weitergereicht, so
dass am Ende des Rundlaufes jeder die Vorschläge aller anderen in der Hand hat
3
Den Vorschlägen der anderen soll jeder möglichst 3 weitere Ideen hinzufügen
4
Es müssen also schließlich auf jedem Bogen 18 Ideen stehen
Damit ist der Rundlauf beendet. Man hat jetzt 108 Ideen zur Lösung des Problems! Seite | 67
Bemerkungen, Notizen, Wissenswertes‌
Seite | 68
JELD-WEN Deutschland GmbH & Co. KG Human Resources, Andreas Steiner August-Moralt-Straße 1-3, D-86732 Oettingen Telefon: +49 (0) 90 82/71 – 195 Juni 2015
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