HIỆN THỰC HÓA TƯƠNG LAI CÔNG SỞ

THE FUTURE OF WORK

2021 đánh dấu sự thay đổi toàn diện về định nghĩa công việc chốn văn phòng. Theo các chuyên gia dự đoán, mô hình công sở tương lai nay đã trở thành hiện thực ở nhiều quốc gia dưới tác động toàn cầu của đại dịch Covid-19.

THEO BEN HAMLEY

Ở bối cảnh đại dịch toàn cầu, mô hình công sở tương lai nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn mới. Dưới tác động của Covid-19, các văn phòng đóng cửa, nhân viên chuyển sang sắp xếp làm việc từ xa và công nghệ cho phép kết nối ở mức độ không tưởng. Nhân viên ở khối Châu Á Thái Bình Dương đã thích nghi với chuyện làm việc tại nhà, nhưng tại sao làm việc từ xa lại thành công? Vì hiển nhiên trong thời đại Covid-19, phương án này là lựa chọn khả thi nhất.

Vào đỉnh điểm của đại dịch khắp Châu Á Thái Bình Dương, trung bình 68% nhân viên được khảo sát đã làm việc tại nhà. Theo JLL, 61% những người được hỏi làm việc từ xa cho biết sẽ ủng hộ mô hình này kết hợp với các phương pháp sắp xếp công việc linh hoạt hơn trong tương lai.

Nhìn từ góc độ của người sử dụng lao động và nhân viên, chủ nhà và người thuê nhà, những hoạt động này là điều tất yếu, nhưng liệu đây có trở thành mô hình làm việc mới hậu Covid-19? Ủy ban Phát triển Kinh tế Singapore (EDB) gần đây đã hội ý một hội đồng gồm các chuyên gia bất động sản, văn hóa công sở và lĩnh vực nhân sự về tính bền vững của mô hình làm việc tương lai và mức độ sẵn sàng thích ứng của Singapore với mô hình này tạm thời ở thời điểm này.

Trong khi có rất nhiều lý thuyết về những yếu tố tạo nên mô hình làm việc kiểu mới, mẫu số chung vẫn là tư duy của nhân viên đã thay đổi như thế nào và tính liên tục trong kinh doanh được đảm bảo ra sao trong thời gian tới.

MỘT HÌNH THỨC MỚI?

Đã có nhiều cuộc tranh luận về tương lai công sở diễn ra trước năm 2020, nhưng cuộc đối thoại nay đã có mục đích và thiết thực hơn. Công nghệ và toàn cầu hóa đã làm thay đổi thị trường lao động, cho phép công việc diễn ra suôn sẻ trong cả thời gian thuận lợi và thử thách. Với tư duy cởi mở và được hỗ trợ bởi các công cụ kỹ thuật số, văn phòng đã chuyển đổi từ xa trước đại dịch, linh hoạt hơn dưới tầm ảnh hưởng của Covid-19 và theo đó, các công ty đang sắp xếp lại tài nguyên của mình.

Các quy định về khoảng cách xã hội, an toàn sức khỏe, và sự đồng thuận làm việc linh hoạt ngày càng tăng trong vài năm qua đã tác động đến cách sử dụng không gian. Đối với thiết kế văn phòng vật lý, theo các chuyên gia, sự suy thoái đã và đang diễn ra và sẽ trở thành một vấn đề lớn trong tương lai. Lý do là vì hiện các công ty cũng đã có những chính sách làm việc từ xa, nhân viên không nhất thiết phải đến văn phòng. Mặc dù văn phòng gần nhà, nhiều công ty bắt buộc phải làm việc từ xa gần như 100%. Mặt khác, các công ty cho phép làm việc linh hoạt trước đại dịch có xu hướng thích nghi tốt hơn với thay đổi này.

Nếu mô hình công sở tương lai đã trở thành hiện thực, hình thức làm việc, môi trường và văn hóa rõ ràng gắn liền với công nghệ, tạo điều kiện cho sự đa dạng nhân sự ở Singapore. Nhưng trước hết vì Covid-19 có tác động khôn lường, công sở ngày nay hướng về mục đích chung thay vì địa điểm và đều được công nghệ hỗ trợ.

Bất kể nâng cấp về tổ chức, thiết kế hay công nghệ, làm việc từ xa là khái niệm còn xa lạ với nhiều cư dân Singapore. Điều này phụ thuộc nhiều vào khả năng phục hồi của văn hóa công ty đối với việc phân chia không gian và mặt bằng hoạt động.

MỐI LIÊN KẾT VỚI TRỤ SỞ CHÍNH

Trong thời đại làm việc từ xa, nhiều người đã đặt vấn đề về việc duy trì trụ sở khu vực ở Singapore hoặc các quốc gia khác. Trong khi về lý thuyết, thẩm quyền xét xử có thể được thực hiện linh hoạt tùy theo phân khu của vùng, và trụ sở chính khu vực gặp nhiều quy định về vấn đề duy trì hoạt động, ít nhất là vào thời điểm hiện nay.

Khi nói đến khu vực hóa và khả năng di chuyển nhân sự trong thời Covid-19, rất nhiều yếu tố đã được thể hiện. Các chính phủ như Singapore cần phải di chuyển nhanh chóng, cho phép linh động làm việc nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục. Tuy nhiên, mặc dù rất khó xác định các chính sách này sẽ tồn tại trong bao lâu, các chính sách làm việc từ xa sẽ không duy trì vô thời hạn như hiện tại.

Theo các tham luận viên, phần lớn các tổ chức có giới hạn về công việc từ xa do có những vấn đề cần cân nhắc kỹ lương. Nói cách khác, thuế, nhập cư, an sinh xã hội, lương thưởng, sức khỏe và phúc lợi là những cân nhắc chính của bất kỳ sự di chuyển xuyên biên giới nào, và những yếu tố này ảnh hưởng đến cả mức độ và phạm vi của bất kỳ chính sách làm việc từ xa nào trong khả năng của trụ sở chính.

Mặc dù hình thức bên ngoài của trụ sở trung tâm có thể thay đổi, mô hình này đã ăn sâu và về cơ bản sẽ không thay đổi trong tương lai gần. Hơn nữa, kế hoạch chi tiết về trụ sở khu vực sẽ tiếp tục ưu tiên các thị trường như Singapore - vốn các công ty toàn cầu chấp thuận từ lâu - và sẽ tăng cường chuỗi cung ứng hiện có. Vì chính phủ Singapore đã đi đầu trong các xu hướng đột phá, chủ động nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân lực và triển khai các công nghệ hỗ trợ làm việc từ xa, nhiều công ty đã tận dụng phương pháp này trước Covid-19. Tuy nhiên, câu hỏi lớn vẫn được đặt ra là liệu các trụ sở khu vực sẽ tăng hay giảm? Chỉ có thời gian mới trả lời được.

ĐỊA ĐIỂM NGOÀI VĂN PHÒNG

Một câu hỏi kịp thời được đặt ra trong phiên họp này là liệu tương lai của trụ sở khu vực có giống với một trụ sở bên ngoài, tức là như một địa điểm làm việc tại chỗ hay không.

Mặc dù có một yếu tố số hóa công việc vượt qua giai đoạn cách ly xã hội, văn phòng trong tương lai sẽ không chỉ là nơi để bạn ngồi với máy tính xách tay. Mô hình và thiết kế của văn phòng chắc chắn sẽ thay đổi nhanh hơn để đáp ứng những kỳ vọng mới đặt lên hàng đầu dưới tác động của Covid-19. Trước hết, sẽ có nhiều đầu tư hơn vào không gian cộng tác và các tiện nghi chăm sóc sức khỏe.

Tại các địa điểm được quan tâm trên toàn cầu như Singapore, có nhiều lập luận cho rằng rằng ngày càng có nhiều trụ sở khu vực được coi là khoản đầu tư vào văn hóa, con người và lựa chọn phong cách làm việc phù hợp. Theo hội thảo đa dạng do EDB tổ chức, sẽ có nhiều trung tâm và không gian sử dụng hỗn hợp hơn các khu trung tâm phi truyền thống như Paya Lebar.

Trong bối cảnh cân bằng giữa công việc và cuộc sống mới và cuộc tranh luận về văn hóa doanh nghiệp được Covid-19 thúc đẩy, ý tưởng về ‘15 -Minute City’ sẽ sớm được phổ biến hơn ở Singapore. Nói một cách dễ hiểu, khái niệm này tiên phong ở các trung tâm đô thị như Paris, mang đến cho người dân khả năng tiếp cận cao hơn với các dịch vụ như nơi làm việc, trường học, bán lẻ, thực phẩm ăn uống, chăm sóc sức khỏe và các tiện ích ngoài trời trong bán kính 15 phút đi bộ.

Chính vì thế, sẽ có nhiều câu hỏi được đặt ra về điều gì làm cho một địa điểm trở nên phù hợp và dần dần sẽ bàn về tính linh hoạt của địa điểm đó, đồng thời liệu trụ sở chính có dần chuyển hướng về không gian hợp tác hay không. Để cho phép mô hình làm việc tương lai tồn tại và phát triển trong hiện tại, các công ty hiển nhiên sẽ cần phải quản lý các chính sách và trải nghiệm gắn bó với nhân viên của họ. Những câu hỏi như ‘Làm thế nào để chúng tôi đảm bảo công việc vẫn có ý nghĩa’ và ‘Chúng tôi có thể làm việc từ xa vĩnh viễn không’ sẽ không biến mất, nhưng với sự tương tác nhiều hơn với người dùng cuối, có lý do để nghĩ rằng mô hình công việc tương lai đã hiện hữu ở đây và bây giờ, ngay tại Singapore.