PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DEL PORTAL DE OSINERGMIN Elaborado por:
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Julio Salvador Jacome Gerente General
Firmado Digitalmente por: SALVADOR JACOME Leoncio Julio (FAU20376082114) Fecha: 21/01/2015 14:56:06
Ana María Fox Gerente de Planeamiento y Control de Gestión Rosario Neyra Gerente de Comunicaciones(e)
1. OBJETIVO Establecer los lineamientos que permitan mantener actualizado el Portal de Osinergmin con el fin de brindar a los ciudadanos información clara, completa, oportuna, veraz y actualizada sobre los sectores de energía y minería. 2. ALCANCE Para todas las gerencias y oficinas, así como para los demás órganos de nivel jerárquico similar, responsables de actualizar y proporcionar información pública que debe difundirse a través del Portal de Osinergmin. 3. DEFINICIONES Información pública Publicar (Informática) Portal Contenido
Cualquier tipo de información que haya sido producida por Osinergmin o que se encuentre en su poder. Consiste en difundir, dar al público, divulgar o poner en circulación, por medio de una página o portal web, determinada información y/o datos. Es una aplicación en Internet que enlaza páginas web, bases de datos y/o sistemas informáticos, con el objetivo de permitir al ciudadano conocer y realizar los servicios que brinda la Institución. Cualquier dato o información que un usuario pueda leer, ver o escuchar como parte de la experiencia en un portal web. Un contenido web puede incluir texto, imágenes, fotografías, sonidos, videos, publicaciones, reportes, mapas y animaciones. Composición fotográfica que consiste en colocar varias imágenes unas sobre otras. Oficina de Comunicaciones Oficina de sistemas Gestiona la actualización de los contenidos del Portal institucional, personas y empresas
Collage OC OS Administrador de Contenidos(AC) Coordinador de Gestiona la actualización de los contenidos de su dependencia en el Portal Contenidos (CC) Servicio TIC Servicio tercero encargado de administrar el Portal, en materia de tecnología de información y (STIC) comunicaciones (TIC) URL Dirección electrónica de contenido de una página
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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Reglamento de la Ley N° 27806 “Ley de Transparencia y Acceso de Información Pública”. Aprobado mediante DS N° 070-2013-PCM. Directiva Nº 001-2010-PCM/SGP “Lineamientos para la implementación del Portal de Transparencia Estándar en las entidades de la Administración Pública”. Aprobada mediante la RM Nº 252-2013PCM. Reglamento de la Ley N° 29733 – Ley de Protección de Datos personales. 5. DESARROLLO 5.1. Elaboración y/o Actualización de Contenidos: a.
Los gerentes de cada área propone mediante correo electrónico dirigido a OC, al CC responsable para la actualización y administración de la información bajo su responsabilidad. La gerente de OC canaliza la aprobación de memorando respectivo para la firma del gerente general.
b.
El CC elabora y/o actualiza los contenidos según el acceso asignado bajo su responsabilidad en la sección Empresas según sector que corresponda del Portal; considerando los lineamientos del anexo 1.
c.
El AC revisa los contenidos cargados por el CC, en un plazo máximo de tres (03) días hábiles. Se exceptúan los siguientes documentos:
d.
Resoluciones y sus documentos sustentatorios Precios de referencia Tarifas Procesos regulatorios Subastas y licitaciones Normas relacionadas con la regulación Otras publicaciones relacionadas con tarifas (precios del gas, factores de ajuste tarifario, etc.)
En caso de no conformidades el AC observa los contenidos cargados, a fin de que se apliquen las acciones pertinentes. Caso contrario, dispone su publicación.
5.2. Monitoreo y Revisión de Contenidos: a.
Los CC monitorean y revisan periódicamente los contenidos publicados en el Portal pertenecientes a la Gerencia que representan, garantizando que la información publicada sea clara, completa, oportuna, veraz y actualizada.
b.
La frecuencia mínima del monitoreo y revisión de contenidos es mensual. El AC verifica que esta actividad se realice, comunicando vía correo electrónico las desviaciones encontradas al CC para sus acciones respectivas.
c.
El CC en un plazo máximo de tres (03) días hábiles realiza las acciones respectivas en el contenido bajo su responsabilidad.
d.
En caso de observaciones o sugerencias por parte de los usuarios internos/ externos recibidos mediantes los canales disponibles, son derivadas al AC para las acciones correspondientes. En caso de requerir de respuesta lo propone a la coordinadora SIG-OC.
6. ANEXOS Anexo 1 lineamientos para la carga de contenidos del portal
PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIร N DEL PORTAL DE OSINERGMIN
7. REGISTROS: No aplica 8. CONTROL DE CAMBIOS Se ha realizado una revisiรณn integral del Procedimiento.
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ANEXO 1 LINEAMIENTOS PARA LA CARGA DE CONTENIDOS DEL PORTAL 1. Lineamientos sobre estilo de escritura y ortografía de textos: a.
Simplicidad: En los contenidos utilizan una terminología sencilla, de fácil comprensión para el público en general. Asimismo, según corresponda, se recomienda resumir la información en videos, diagramas, presentaciones, gráficos y/o tablas que permitan una mejor organización de los contenidos y faciliten la búsqueda y consulta de la información para los visitantes del Portal.
b.
Enlaces: Está permitido el uso de enlaces a páginas web, dominios, directorios concretos y/o sistemas de información, afines al objetivo institucional. Es responsabilidad del Coordinador de Contenidos la verificación del estado y seguridad de dichos enlaces.
c.
Veracidad: La información contenida en el Portal es veraz y real. En tal sentido, el Coordinador de Contenidos es responsable de garantizar la veracidad y exactitud de los contenidos para la Gerencia que representa.
d.
Legalidad: La información debe respetar el marco legal sobre la materia; así como, los derechos de autor y afines.
e.
Estandarización: Los contenidos del Portal deben respetar los elementos de identidad institucional y formatos estándar establecidos por el Administrador de Contenidos.
f.
Publicidad: Está prohibida toda publicidad informativa cuyo texto, figuras o contenidos sean contrarios a los fines institucionales.
Además, debe tener en cuenta los siguientes lineamientos específicos: 1.- No deben olvidar que “Osinergmin” no es una sigla sino un acrónimo. Por tanto, debe escribirse con la primera letra en mayúscula (por ser nombre propio) y el resto en minúscula. En ningún caso se puede escribir en mayúscula (si quieren resaltarlo, usen negritas). Siglas como JARU, STOR, GART sí pueden ir en mayúscula por tener menos de cuatro letras (según norma de la Real Academia). Así mismo, las gerencias (GFHL, GFE, etc.) deben ir en mayúsculas por ser siglas, no acrónimos (no pueden leerse como una palabra castellana). Finalmente, nunca debe aumentarse el artículo antes del nombre. “El Osinergmin estableció…” es un error. 2.- El estilo para la redacción, en la mayoría de los casos, debe estar en pasado, y tener verbos en activo y no pasivo (debe evitarse las auxiliares). Es preferible usar la forma “Se redujo la cantidad de…” antes que la forma “Se ha reducido la cantidad de…”. 3.- Cuando se citen cifras, deben escribirse en letras las que contengan solo una palabra: uno, dos, tres, diez, cien, mil. Asimismo, en caso de que sean números, deben agruparse en grupos de tres y eliminarse cualquier signo distintivo (coma, puntos), salvo que se trate de decimales. Así, debe escribirse: 1350, 10 000; 100 000; 1 000 000; 10 000 000; 100 000 000. Es posible la mezcla de números y letras con «millón», «decena» y otros sustantivos que van seguidos de «de», pero no con «mil» ni otros similares (como 2 cientos). Se puede decir 5 millones de… pero no 5 mil galones de… 4.- A la hora de corregir el texto, tenga muy en cuenta la concordancia del género y del número. Errores comunes: “La audiencia se realizaron los días…” (singular/ plural) o “Las inspecciones se realizaron… estos arrojaron las siguientes cifras…” (femenino/masculino).
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5.- En cualquier redacción para un público externo, incluso si este será leído por personal técnico mayoritariamente, debe seguirse la recomendación de un lenguaje simple y natural en castellano: sujeto-verbo-predicado. Ejemplo: “Osinergmin declaró fundado” y no “Se declaró fundado por Osinergmin”. 6.- Evite las palabras complicadas, tanto en escritura como en estilo. No use: “septiembre” ni “psicólogo” ni “problemática” ni “recepcionar” ni “absolver”. Prefiera: setiembre, sicólogo, problema, recibir, responder. También es importante saber que los cargos y títulos van en minúscula: ingeniero, presidente del Consejo Directivo, gerente general, gerente de GFE, supervisor general de GFHL. Y que si utiliza palabras en inglés o en otro idioma, estas deben ir en cursivas: “El call center atendió este año…” 7.- Recuerde que los pronombres: este, ese, esta, etc., aunque presenten ambigüedad, por recomendación de la Real Academia, ya no deben tildarse. 8.- Recuerde que el párrafo es la unidad más significativa de un documento. Cada párrafo puede estar formado por varias oraciones y subordinadas. Es preferible que los párrafos sean breves (o, en todo caso, seguir el orden interno del texto). Los párrafos deben ser autónomos y contener solo una idea central (y varias periféricas o de ejemplificación). Ubique la idea central del párrafo y colóquela en el lugar privilegiado. Finalmente, todos los párrafos deben concluir con un punto aparte. 9.- Es muy importante para el orden de un texto tener divisiones, que aligeran la lectura y ayudan a la búsqueda de los ítems importantes. Debe colocarse un título general, que no va numerado, y luego sub títulos, que van numerados en arábigos 1,2,3,4… si cada uno de esos sub títulos incluyen, a su vez, apartados, estos deben responder al orden 1.1, 1.2, 1.3, 1.4… Recuerde que solo puede haber dos apartados (no puede haber 1.1 sin 1.2). Aunque no es aconsejable, podría incluirse también un nivel más bajo: 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, etc. El uso de letras debe restringirse para las enumeraciones dentro del párrafo a), b), c), d)… 10.- Si introduce cuadros estadísticos, siempre debe colocarle títulos. Si utiliza fotografías, estas siempre deberán llevar un pie de foto. 11.- En caso de que necesite hacer citas, es recomendable seguir las reglas de la American Psychological Association (APA). Las puede encontrar en el siguiente PDF: http://www.magisteriolalinea.com/home/carpeta/pdf/MANUAL_APA_ULACIT_actualizado_2012.pdf 12.- El texto debe insertarse y/o escribirse en formato limpio, es decir, no se debe copiar/pegar directamente desde Word o cualquier otro programa de edición de textos. Sugerimos limpiar el formato pegando el contenido en el “Bloc de Notas” de Windows y finalmente a los campos de textos del portal. 13.- Utilizar las plantillas de contenido reutilizables para dar formato a al texto. Indicar al AC si se requiere crear una nueva plantilla de contenido reutilizable. 2. Lineamientos sobre SEO ( posicionamiento web )
No se permite la creación de Pop-Ups puesto algunos navegadores los bloquean y las urls de estos no pueden ser compartidas.
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En la creación de páginas nuevas y/o llenado de las secciones: noticias, eventos, entre otros; se debe considerar la inclusión y el llenado de las siguientes campos: título, descripción, url y palabras claves. Debe haber coincidencia de palabras entre el título, la descripción, el url y palabras claves de las páginas. Se recomienda no destacar más de tres palabras claves. Ejemplo: Título de la noticia: Reducción de tarifas eléctricas a partir del 4 de noviembre URL de la noticia: tarifas-noviembre-4 Descripción: A partir del 4 de noviembre de 2014 las tarifas del servicio público de electricidad experimentarán una variación. En el Sistema Eléctrico Interconectado Nacional (SEIN), las tarifas de los usuarios residenciales se reducirán en promedio en -0.8%; mientras que las tarifas de los usuarios comerciales e industriales experimentarán una reducción promedio de -0.7%. Palabras claves: tarifas, electricidad, noviembre
Sobre URLs:
Mantener las direcciones relativamente cortas. No intentar introducir en la URL más palabras claves que las puramente lógicas e importantes para el artículo. Todas las letras que las componen deben estar en minúsculas. Separar las palabras, idealmente con guiones altos, nunca con espacios (pues se convierten al enlazar la web en signos como %20), y recomendablemente no con guiones bajos (al no verse tradicionalmente en los enlaces al coincidir con el subrayado del enlace, los buscadores decidieron no interpretarlo como un separador de palabras válido). No utilizar tampoco el signo “+” para separar palabras. Evitar las mayúsculas y acentos, suelen dar problemas al copiarlos de forma errónea en URLs. Evitar los puntos cerca del final de la dirección, que puedan generar ficheros como .com, .exe, que puedan malinterpretarse por el navegador. Eliminar los artículos, preposiciones y palabras que no aporten valor.
Sobre las imágenes:
Los archivos de imágenes, fotografías, iconos, etc. deben estar correctamente nombradas, es decir deben tener un nombre relacionado al contenido de la misma. No puede subirse imágenes con nombres genéricos o números, como por ejemplo: foto345.gif, imagen0023.jpg, imagenfinal2.jpeg, etc. Considerar que las imágenes deben tener la etiqueta ALT con el nombre de la fotografía.
3. Lineamientos sobre colores y tipografía: Utilizar la siguiente paleta de colores establecida para el portal:
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No utilizar tipografías ni colores particulares para los textos. Se debe respetar la tipografía que viene por defecto en las platillas y campos de la plataforma. 4. Lineamientos sobre imágenes, ilustraciones e iconografía: Las imágenes e ilustraciones deben respetar las recomendaciones y lineamientos gráficos de la Oficina de Comunicaciones, utilizando los formatos y colores establecidos por Osinergmin.
Formato, peso y tamaño: Formato JPEG para imágenes e ilustraciones con un peso entre 72 -100 KB, y tamaño dependiendo de la sección (máximo 600 ancho por el alto de la imagen o ilustración). Formato PNG para íconos con un peso no menos de 5 KB. Modo de color: RGB. Para íconos, se recomienda utilizar la lista de iconografías creada para la página web. No se recomienda utilizar imágenes ni íconos descargados de internet. Indicar al AC si se requiere crear nuevos iconos que no están en la lista.
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5. Lineamientos sobre Fotografías: A continuación se indica una lista de criterios que deben tenerse en cuenta a la hora de producir, fotografías para el portal de Osinergmin. Formato, peso y tamaño: JPEG para fotografías, Modo de color: RGB con un peso entre 72 -100 KB, y tamaño dependiendo de la sección:
Sección Noticias: Sección Banners: Sección Eventos:
380 x 320 px 618 x 348 px 665 x 319 px
Estilo fotográfico: Fotografías con un nivel medio de saturación y/o contraste.
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Tomas y encuadres:
No utilizar fotos de internet. Incluir un pie de foto con el nombre y el crédito de la fotografía Espontaneidad en la composición Brillo sobre las personas y objetos. Encontrar la luz indicada para cada situación.
Fotografías que se deben evitar:
No mostrar fotografías de “personal de servicios de terceros”. No utilizar fotografías superpuestas tipo “collage”. No utilizar fotografías en blanco y negro Ejemplos:
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6. Lineamientos sobre publicaciones digitales: El diseño de las publicaciones deben estar alineadas al manual de identidad visual de Osinergmin. La Oficina de Comunicaciones está a cargo de la administración de la plataforma Issuu*, en la cual se publicaran artículos digitales como son folletos, libros, reportes, entre otros.
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*Issuu: es una plataforma de publicaciones digitales que permite leer publicaciones de manera fรกcil y accesible en todas las plataformas digitales.
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Para poder subir la publicación a Issuu*, debe estar en formato pdf y correctamente diagramado; es decir, cada página de la publicación debe estar separada/cortada y no junto.