Manuale excel 2010 i i parte 1 by Pafal Editore

Formule e funzioni Nella prima parte del corso, abbiamo visto come inserire formule per eseguire calcoli;

abbiamo eseguito addizioni, moltiplicazioni, divisioni per risolvere problemi comuni; abbiamo utilizzato anche una funzione, SOMMA(…), per eseguire una addizione su un insieme di numeri. In Excel è possibile creare una grande varietà di formule, da quelle che eseguono semplici operazioni aritmetiche a quelle che analizzano modelli complessi di formule. È possibile che una formula contenga delle funzioni, le quali sono formule predefinite che eseguono calcoli semplici o complessi.

Funzioni del foglio di lavoro Sono disponibili molte formule predefinite (o incorporate) denominate funzioni. È possibile utilizzare le funzioni per eseguire calcoli semplici o complessi. La funzione più comune nei fogli di lavoro è la funzione SOMMA, utilizzata per sommare intervalli di celle. Benché sia possibile creare una formula per il calcolo del totale dei valori contenuti in poche celle, la funzione del foglio di lavoro SOMMA consente di includere nel calcolo diversi intervalli di celle. Excel ha moltissime funzioni, gran parte delle quali riservate ad un uso particolare (ad esempio, calcoli matematici o statistici), che non interessano questo corso e che probabilmente non vi interesseranno mai. L’importante è conoscerne alcune, quelle di utilizzo più frequente, e sapere che per problemi che vi si possono creare c’è (quasi) sempre una funzione che può essere d’aiuto. Per orientarsi tra le numerosissime funzioni che vi mette a disposizione, Excel le divide in categorie: •

Finanziarie

•

Data e ora

•

Matematiche e trigonometriche

•

Statistiche

•

Ricerca e riferimento 1

•

Database

•

Testo

•

Logiche

•

Informative

Utilizzo di funzioni per il calcolo di valori Le funzioni eseguono calcoli utilizzando valori di ingresso, che prendono il nome di argomenti, in un particolare ordine, denominato sintassi; restituiscono, infine, un valore che corrisponde al risultato che appare nella cella. Gli argomenti possono essere numeri, testo, valori logici come VERO o FALSO, matrici, valori di errore quale #N/D oppure riferimenti di cella. È necessario che l'argomento indicato fornisca un valore valido per quell'argomento. Gli argomenti possono anche essere costanti, formule o altre funzioni. La sintassi di una funzione inizia con il nome della funzione, seguito: da una parentesi aperta, dagli argomenti della funzione separati da punti e virgola e da una parentesi chiusa. Se una formula inizia con una funzione, bisogna digitare un segno di uguale (=) prima del nome della funzione. Durante la creazione di una formula contenente una funzione, Excel viene in aiuto visualizzando la Finestra della formula. Il risultato può essere un numero, un testo, un valore logico (vero / falso): il tipo di risultato è il tipo di funzione; ad esempio la funzione SOMMA è di tipo numerico perché restituisce un numero. La funzione SOMMA è tra le più utilizzate somma tutti i numeri in un intervallo selezionato. Solitamente la si inserisce alla fine di un elenco di numeri. 1. Aprire il file Entrate presente nella cartella Base Excel contenuta nella cartella Base Excel sul desktop 2. Attivate il Foglio1 3. Fate clic nella cella E72 per inserire la formula. 4. Digitate = 5. Digitate Somma(

6. Nel foglio di lavoro, selezionate con il trascinamento le celle che desiderate sommare, da E4 a E 71 7. Digitate ) 8. Premete Invio. Sebbene sia opportuno che la formula sia posizionata sotto l'elenco, potete inserirla in qualunque punto nel foglio di lavoro. La formula è completa. Se avete scritto correttamente il nome della funzione, Excel la converte in lettere maiuscole. Quando trascinate alcune celle per inserirle in una formula, in base alle impostazioni predefinite Excel usa i riferimenti relativi; se copiate questa formula in un'altra cella, il risultato cambia perché i riferimenti relativi si modificano automaticamente. Se, tuttavia, trascinate la cella per spostarla altrove nel foglio di lavoro, Excel mantiene i riferimenti originali e il risultato rimane inalterato. Se, per evitare confusione, desiderate essere sicuri che i riferimenti rimangano gli stessi, potete rendere assoluto il tipo di riferimenti. Per modificare rapidamente il tipo di riferimento della cella, fate clic su di esso e premete F4 finché non otterrete il tipo desiderata, quindi premete Invio. Un esempio vale per chiarire i concetti; nella cella E72, inseriamo la formula =SOMMA(E4:E71): la funzione utilizza un argomento, racchiuso tra parentesi, E4:E71 la sintassi è l’ordine in cui scrivo simboli, nome della funzione, argomenti: devo scrivere prima il segno =, poi il nome della funzione, poi una parentesi aperta, poi l’argomento (o più argomenti separati da punto e virgola), poi una parentesi chiusa; se altero questo ordine commetto un errore di sintassi. Anche se nella barra della formula continuo a leggere =SOMMA(E4:E71), nella cella E72 Excel scriverà il risultato (ad esempio € 2.512.866,03 ); la funzione SOMMA restituisce sempre un numero.

La funzione MIN La funzione MIN restituisce il valore minimo, vale a dire il più piccolo, in un intervallo di numeri. Naturalmente, se l’intervallo è una singola colonna di numeri, potete trovare il valore più piccolo anche ordinando o filtrando l'elenco. Se l’intervallo è una grande tabella di numeri, la funzione MIN può risultare utile. 1. Fate clic sulla cella A73 e scrivere Entrate minime 2010 posizionarsi sulla cella B73 3

9. Digitate = 10. Digitate Min( 11. Nel foglio di lavoro, selezionate con il trascinamento le celle per cui desiderate cercare il valore minimo da E4 a E71 12. Digitate ) 13. Premete Invio. Poiché il valore minimo è il risultato di una formula, questa continua a trovare il valore minimo automaticamente, anche se cambiate i numeri sul foglio. Se dovete creare un foglio di lavoro mensile, potete risparmiare tempo creando un modello e includendovi la formula MIN. Quando aprite una copia del modello, la formula è già inserita e, a mano a mano che inserite numeri, trova automaticamente il valore minimo.

La funzione MAX La funzione MAX è l'opposto di MIN: trova il valore più grande nell'intervallo selezionato di celle. Per scrivere una formula con la funzione MAX nella cella B74, potete seguire la procedura precedentemente descritta per la funzione MIN.

MEDIA La funzione MEDIA è un'altra funzione tipica e facile da usare. È semplice da scrivere come le funzioni SOMMA, MIN e MAX, pertanto nel seguente esercizio verrà scritta senza l’aiuto di finestre di dialogo. La cosa importante da sapere a proposito della funzione MEDIA è che da un risultato più corretto di quello che otterreste sommando le celle e dividendo il risultato per il numero di celle. Chi non conosce l’uso delle funzioni calcola le medie sommando le celle e quindi dividendo il risultato per il numero di celle. In questo modo, pero, si possono ottenere risultati errati, perché vengono considerate con valore zero anche le celle che non contengono nessun valore. La funzione MEDIA, invece, somma le celle dell'intervallo selezionato e divide la somma per il numero di valori; in questo modo, le celle vuote sono escluse dal calcolo. 1. Fate clic sulla cella A75 e scrivete Media delle entrate 2011 spostatevi poi nella cella B75 e inserite la formula. 14. =MEDIA(

15. Nel foglio di lavoro, selezionate con il trascinamento l’intervallo di celle da E4 a E71 (oppure digitate il nome o l'etichetta dell'intervallo). 16. Digitate ) 17. Premete Invio. 18. Salvare e chiudere il file Queste funzioni sono presenti nel menù a tendina che appare facendo clic sul triangolino a destra del pulsante Somma Esercizio 1. Aprite il file temperature presente nella cartella Base Excel sul desktop 19. Nel file temperature sono presenti le temperature registrate in un anno nelle maggiori città europee 20. Inserite nella cella N1 l’etichetta: Temperatura minima annuale 21. Inserite nella cella N2 un funzione per trovare la temperatura annuale minima copiare nelle celle sottostanti 22. Inserite nella cella O1 l’etichetta: Temperatura Media annuale 23. Inserite nella cella O2 un funzione per trovare la temperatura annuale media copiare nelle celle sottostanti 24. Inserite nella cella P1 l’etichetta: Temperatura Massima annuale 25. Inserite nella cella P2 un funzione per trovare la temperatura annuale Massima copiare nelle celle sottostanti 26. Inserite nella Cella A38 l’etichetta: temperature massime mensili 27. Inserite nella cella B38 una Funzione per trovare la temperatura massima registrata nel mese di gennaio copiare la formula 28. Inserite nella Cella A39 l’etichetta: temperature minime mensili 5

29. Inserite nella cella B39 una Funzione per trovare la temperatura minima registrata nel mese di gennaio copiare la formula 30. Utilizzare i filtri per visualizzare: 31. Le città che in gennaio hanno registrato la temperatura più bassa 32. Le città che in agosto hanno registrato la temperatura più alta 33. Le città che in marzo hanno registrato una temperatura superiore o uguale a 12 gradi 34. Le città che in settembre hanno registrato una temperatura inferiore o uguale a 18 gradi 35. Le città che in dicembre hanno la temperatura superiore alla media 36. Le città che in luglio hanno la temperatura inferiore alla media 37. Salvare e chiudere il file

Consolidare i dati Uno dei problemi maggiori che hanno gli utenti di Excel è confrontare liste di dati simili, e, eventualmente, derivare una lista unica che comprenda le liste di partenza. La funzione Consolida presente nella Scheda Dati consente di analizzare dati presenti in più fogli, e di riscriverli in un nuovo foglio utilizzando una di queste Funzioni: Somma, Media, Min, Max, Conta ecc.. 1. Aprite il file Vendite annuali presente sul Desktop nella cartella Base Excel Il file contiene 4 fogli con le vendite trimestrali di un’azienda nel 2011 suddivise per Gruppi di Vendita. Vogliamo ora utilizzando la Funzione Consolida per creare un nuovo foglio con le vendite annuali dei Gruppi di Vendita (vogliamo nel nuovo foglio la somma dei valori trimestrali dei tre Gruppi). Vedremo inoltre come sarà possibile velocemente calcolare la Media delle vendite trimestrali.

38. Inserite un nuovo foglio di lavoro facendo clic sul triangolo in basso sul pulsante Inserisci presente nella scheda Home 39. Dal menù a discesa scegliere Nuovo foglio di lavoro 40. Fate ora clic nella cella A3 del nuovo foglio di lavoro 41. Dalla scheda Dati fate clic sul pulsante Consolida presente nel gruppo pulsanti Strumenti dati Si aprirà l’omonima finestra di dialogo 42. Lasciate nella casella Funzione la funzione Somma come proposto da Excel 43. Fate ora clic nella casella Riferimento 44. Attivate ora il Foglio1 (facendo clic sulla linguetta scheda) e selezionate la tabella senza i totali: A3:D37 7

45. Fate ora clic sul pulsante Aggiungi della finestra Consolida 46. Attivate ora il Foglio2 I dati da consolidare sono già selezionati ci ha pensato Excel per noi!!!!! In effetti era l’intervallo che volevamo inserire quindi…… 47. Fate clic sul pulsante Aggiungi 48. Ripetete i passaggi facendo clic prima sul Foglio3 premendo il pulsante Aggiungi poi sul Foglio4

49.

Nell’area dedicata alle Etichette della Finestra di dialogo Consolida fate ora clic sulla casella di controllo a sinistra delle voci Riga superiore e Colonna sinistra

Se avete eseguito correttamente tutti i passaggi la vostra finestra conterrà queste voci 50. Fate clic sul pulsante OK Vediamo che nel Foglio 5 abbiamo così ottenuto rapidamente il totale delle vendite annuali dei singoli prodotti dei tre Gruppi vendita. 51. Spostatevi sulla cella F3 del Foglio5 e consolidate i dati utilizzando la Funzione Media Dovete semplicemente attivare la Cella F3 richiamare la funzione Consolida nella finestra di dialogo e scegliere Media nella casella Funzione (clic sul triangolo) e poi clic su OK

Esercizio 8

1. Aprire il file Strumenti musicali presente nella cartella con la base informativa sul desktop 52. Copiate sul Foglio1 a partire dalla cella A4 il contenuto delle celle A4:I5 del foglio Gen 53. Inserite Vendite primo semestre nelle celle B2:H2 (usate il pulsante Unisci e centra) 54. Create su di un nuovo foglio partendo dalla cella A5 il riepilogo con la somma delle unità vendute e delle vendite del primo semestre 55. Formattate le celle inserendo un Bordo inferiore 56. Inserite Vendite secondo semestre nelle celle B14:H14 (usate il pulsante Unisci e centra) 57. Copiate sul Foglio1 a partire dalla cella A17 il contenuto delle celle A4:I5 del foglio Gen 58. partendo dalla cella A19 un riepilogo delle vendite del secondo semestre 59. Formattate le celle inserendo un Bordo inferiore 60. Inserite Vendite annuali nelle celle B27:H27 (usate il pulsante Unisci e centra) 61. Copiate sul Foglio1 a partire dalla cella A29 il contenuto delle celle A4:I5 del foglio Gen 62. Partendo dalla cella A31 un riepilogo delle vendite del primo e secondo semestre 63. Formattate le celle inserendo un Bordo inferiore

Se i passaggi sono corretti il foglio sarà così

64. Rinominare il foglio 1 in Riepilogo Vendite 65. Inserire nel piè di pagina al centro la data odierna e a destra il vostro nome e cognome 66. Modificare in orizzontale l’orientamento del foglio 67. Centrare in orizzontale il contenuto del foglio nella pagina 68. Stampare 69. Salvare e chiudere il file

Le Funzioni di Testo Le funzioni di testo servono a manipolare testi contenuti in celle o immessi come costanti (tra virgolette); ad esempio: ricevono un testo come parametro e restituiscono un testo: =MAIUSC(“steluted”) restituisce STELUTED; ricevono un testo e restituiscono un numero: se la cella A1 contiene “STELUTED”, la formula =LUNGHEZZA(A1) restituisce 8 (la lunghezza della parola); ricevono un numero e restituiscono un testo: se la cella B6 contiene 280, la formula =TESTO(B6) restituisce “280” (il contenuto non è alterato ma Excel lo gestirà come un testo e non come un numero). Nell’esempio che segue faremo delle operazioni su dei nomi, manipolando quindi il contenuto di celle che contengono testo. 1. Aprire il file Nomi La colonna A contiene cognomi e la colonna B nomi, scritti entrambi in maiuscolo: vogliamo ora trasformarle in minuscolo con la sola iniziale in maiuscolo e concatenarle cioè unirle in una sola casella: per capirci alla prima riga dovremo ottenere “Claudio Pasquini”. Le funzioni che ci occorrono sono: MAIUSC.INIZ( ) per trasformare le stringhe in minuscolo con la sola iniziale in maiuscolo; CONCATENA( ) per unire più testi in una sola cella. 70. Nella cella C2, digitare =MAIUSC.INIZ(A2) 71. Copiare il contenuto di C2 in D2 72. Nella cella E2, digitare =C2&” “&D2 73. Copiare le formule delle colonne C, D, E su tutte le righe 74. Allargare le colonne in modo conveniente

L’autocomposizione delle funzioni Ora vogliamo intestare il nome con la dicitura Sig. per gli uomini e Sig.ra per le donne: alla prima riga leggeremo Sig. Claudio Pasquini, quattro righe più giù leggeremo Sig.ra Paola Riddei. Per prima cosa dobbiamo stabilire il sesso di ogni persona: per far ciò utilizzeremo l’ultima lettera del nome, attribuendo il sesso femminile se sarà una A (ciò non vale in assoluto perché ci sono uomini che si chiamano Andrea, questo accorgimento vale per esercitarsi ancora con altre funzioni) La funzione DESTRA( ) restituisce l'ultimo carattere o gli ultimi caratteri di una stringa di testo: vuole due parametri, la stringa da trattare e il numero dei caratteri da restituire.

Per aiutare l’utente nell’inserimento di una funzione, Excel mette a disposizione l’autocomposizione funzione: tramite una finestra dove inserire i parametri necessari, Excel scrive la funzione nella sintassi corretta: utilizzeremo l’autocomposizione funzione a titolo di esempio per inserire la funzione DESTRA( ) 1. Inserire due colonne vuote dopo la B (le nuove colonne saranno quindi C e D) 12

75. Fare clic nella cella C2 76. Fare clic sul pulsante Funzione presente nella scheda Formule nel gruppo comandi Libreria di funzioni 77. Scegliere Testo nella colonna Categoria e DESTRA in quella Nome funzione; fare clic su OK

78. Nella casella dove si richiede il testo scrivere B2 (oppure fare clic in B2); nella casella Num_caratt immettere 1; 79. Fare clic su OK 80. Copiare la formula per tutte le righe 81. Regolare automaticamente la larghezza della colonna C

Le funzioni logiche Le funzioni logiche trattano condizioni che possono assumere il valore VERO o FALSO. Nel nostro caso impostiamo una condizione su una cella per controllare se contiene il valore “A”: SE ciò è vero la persona è di sesso femminile e la sua intestazione è Sig.ra, ALTRIMENTI la persona è di sesso maschile e la sua intestazione è Sig. Utilizziamo quindi la funzione SE( ); vuole tre parametri: il primo è una condizione: un’espressione che Excel riconosce come VERO o FALSO (ad esempio; A2=15, C5>0, B7=’SOFTWARE’) il secondo è il valore restituito se la condizione è vera; il terzo è il valore restituito se la condizione è falsa; Nel nostro caso: la condizione è C2=’A’ il valore restituito per vero è: Sig.ra il valore restituito per falso è: Sig. 1. Fare clic nella cella D2 82. Fare clic sul tasto Logiche presente nella scheda Formule nel gruppo comandi Libreria di funzioni 83. Nella casella dove si richiede il Test scrivere C2=”A”; nella casella Se_vero immettere Sig.ra; nella casella Se_falso immettere Sig. Fare clic su OK

84. Copiare la formula per tutte le righe 85. Regolare automaticamente la larghezza della colonna C

Correggere una formula già inserita Ora siamo pronti per inserire l’intestazione davanti al nome e cognome: per fare ciò modificheremo una formula già inserita inserendo il riferimento di cella contenente la dicitura Sig./Sig.ra 1. Fare clic sulla casella G2 86. Fare clic sulla barra della formula subito dopo la parentesi aperta e digitare: D2&” “&

87. Copiare la formula per tutte le righe 88. Regolare automaticamente la larghezza della colonna G 15

89. Salvare il file nella cartella Base Excel con il nome Nomi1 90. Chiudete il file

Nidificare le funzioni È possibile utilizzare le funzioni come argomenti di altre funzioni, cioè scrivere una funzione dentro un’altra. Quando si utilizza una funzione come argomento (nidificazione), è necessario che questa restituisca lo stesso tipo di valore utilizzato dall'argomento: se l’argomento richiesto è una stringa di caratteri la funzione più interna deve restituire un valore carattere; se l’argomento richiesto è un valore numerico la funzione più interna deve restituire un numero. Se la funzione nidificata non restituisce il tipo di valore corretto, verrà visualizzato un valore di errore #VALORE!. Utilizzando questa tecnica si può risolvere l’esercizio precedente in maniera più veloce, anche se apparentemente più difficile Come primo approccio non creeremo più la colonna con l’ultima lettera del nome: la funzione DESTRA che ci restituisce questo valore sarà nidificata nella funzione SE. 1. Aprire il file Nomi (quello iniziale, e non Nomi1 quello creato da voi) 91. Nella cella C2 inserire la formula: =SE(DESTRA(B2;1)="A";"Sig.ra ";"Sig. ") Abbiamo ora titolo, nome e cognome: possiamo concatenarli insieme. Non dimentichiamo però che i nomi e i cognomi vanno scritti con la sola iniziale in maiuscolo; nell’esempio precedente abbiamo utilizzato la funzione MAIUSC.INIZ: questa volta la nidifichiamo (due volte) all’interno della funzione CONCATENA. 92. Nella cella D2 inserire la formula: =CONCATENA(C2;" ";MAIUSC.INIZ(B2);" ";MAIUSC.INIZ(A2)) Avendo scritto accuratamente le formule il risultato è questo

93. Copiate le formule e allargate opportunamente le colonne 94. Copiate la colonna D nel Foglio2, trasformando le formule in valori con il comando Incolla Valori 95. Salvate il lavoro nella cartella Base Excel assegnate al file il nome Nomi2 96. Chiudete il file

Se siete proprio bravi …. 97. Provate a rifare l’esercizio utilizzando una sola formula che contenga tutte le funzioni! 98. … Auguri!

Esercizio Il file Listino Bici presente nella cartella con la base informativa sul desktop contiene i prezzi di listino all’ingrosso di accessori per biciclette. I campi della tabella sono: CLASSE MERCEOLOGICA (cioè un codice che identifica il tipo di articolo; es: selle, freni, cerchi) CODICE ARTICOLO DESCRIZIONE PREZZO DI LISTINO Si vuole creare un altro foglio che contenga un listino di prezzi consigliati, da praticare al pubblico. Il prezzo consigliato ai rivenditori si ottiene maggiorando il prezzo di listino del: 1. 25% per gli articoli la cui classe merceologica inizia con le cifre ‘01’ (ad es. 0101, 0102, etc. etc.) 99. 30% per gli articoli che appartengono alle altre classi merceologiche (ad es. 2030, 2513, etc. etc.) Copiare il listino così ottenuto su un altro foglio rendendo costanti tutti i valori (trasformando cioè il risultato delle formule in valori costanti) Suggerimento: utilizzare le funzioni SINISTRA( ) che restituisce i primi N caratteri di una stringa

Le Funzioni E ed O Tra le funzioni logiche ci sono la funzione E e la funzione O che, associate alla funzione Se permettono di testare contemporaneamente più condizioni, fornendo quindi alla funzione SE un valido aiuto nell'esprimere tutte le sue potenzialità. La funzione E considera verificato un evento se tutte le condizioni sono soddisfatte, mentre la funzione O considera verificato un evento se almeno una condizione è soddisfatta; le sintassi sono: =E(condizione1;condizione2;…) 18

=O(condizione1;condizione2;…) 1. Aprire il file Esami presente nella cartella con la base informativa sul desktop. Nel file sono presenti 4 fogli di lavoro, uno per ogni materia si studio, con i risultati degli esami sostenuti e il numero delle assenze degli allievi. Abbiamo ora la necessità 100.

Fate clic sul foglio Fisica per renderlo attivo

101.

Inserite 2 nuove colonne a sinistra della colonna G

102.

Inserite Media nella cella G4

103. Calcolate a partire dalla cella G5 la media dei voti ottenuti nei 4 distinti esami 104.

Inserite Minimo nella cella H4

105. Calcolate a partire dalla cella H5 il voto minimo ottenuto tra i 4 esami sostenuti Per il Prof. Lancetti, docente di fisica, il requisito minimo per poter ottenere la promozione nella sua materia è che il voto medio sia uguale o più alto di 88 e che le assenze non siano maggiori di 5. In alternativa, se un allievo è stato assente a più di 5 lezioni, il voto minimo preso nei 4 esami non deve essere inferiore a 85 Andiamo per gradi: 106. Fate clic nella cella J5 e inserite: 107.

=E(G5>=88;I5<=5)

Abbiamo chiesto ad Excel di testare simultaneamente il contenuto della cella G5 e della cella J5 e di verificare che nella cella G5 quella della media, ci sia un valore più grande di 88 mentre nella cella J5, quella delle presenze, le assenze non siano più di 5 Excel effettuato il test ci ha restituito: Vero 108.

copiate la formula nelle celle sottostanti

Possiamo dedurre quindi che tutti gli allievi che hanno nella colonna J la scritta Vero saranno promossi mentre tutti gli altri saranno bocciati Ora, come specificato in precedenza, per coloro che sono mancati a più di 5 lezioni è data la possibilità di superare l’esame a patto che il voto minimo preso nei 4 esami non sia inferiore a 85

109.

Fate clic nella cella K5 e inserite

110.

=O(E(G5>=88;I5<=5);H5>=85)

Abbiamo chiesto ad Excel di testare simultaneamente il contenuto della cella G5 della cella J5 e della cella H5. Verificare che nella cella G5 quella della media, ci sia un valore più grande di 88 mentre nella cella J5, quella delle presenze, le assenze non siano più di 5 Oppure che nella cella con i valori relativi al voto minimo ci sia un valore non inferiore a 85 Excel effettuato il test ci ha restituito: Vero 111.

copiate la formula nelle celle sottostanti

Date un’occhiata al contenuto della cella K9 Excel ci ha restituito Vero mentre nella cella J9 Excel ha restituito Falso Questo allievo ha un numero di assenze superiore al numero richiesto ma il suo voto più basso è 85 quindi promosso. Controllate le altre celle ci sono altri allievi nelle stesse condizioni Siamo ormai abbastanza bravi da poter provare ad inserire una funzione che ci restituisca Promosso/a nel caso in cui siano verificate le richieste della media del voto e numero di assenze o in alternativa il voto minimo non inferiore alla soglia di promozione. 112.

Fate clic nella cella L4 e inserite: Promossi e bocciati

113.

Fate clic nella cella L5 e inserite:

114.

=SE(O(E(G5>=88;I5<=5);H5>=85);"promosso/a";"")

Dove le due funzioni annidate: O(E(G5>=88;I5<=5);H5>=85) inserite nella funzione Se, nell’argomento della funzione dedicata al Test, consentono di indicare l’alternativa, ovvero 85 come voto minimo alle le due condizioni necessarie per la promozione. Excel ci restituire la scritta Promosso/a se sono entrambe vere oppure se l’allievo ha preso nei 4 esami sostenuti voti che vanno dall’85 in su. 115.

Copiate la funzione nelle celle sottostanti 21

116. Ripetete ora i punti 2 e 7 sui fogli con i voti relativi agli esami di Chimica, Matematica e inglese 117. Calcolate i promossi sul fogli con i voti relativi agli esami di Chimica tenendo presente che per essere promossi bisogna avere una media non inferiore a 89 e non meno di 4 assenze in alternativa bisogna avere un voto minimo non inferiore a 86 118. Calcolate i promossi sul fogli con i voti relativi agli esami di Matematica tenendo presente che per essere promossi bisogna avere una media non inferiore a 87 e non meno di 6 assenze in alternativa bisogna avere un voto minimo non inferiore a 88 119. Calcolate i promossi sul fogli con i voti relativi agli esami di Inglese tenendo presente che per essere promossi bisogna avere una media non inferiore a 89 e non meno di 5 assenze in alternativa bisogna avere un voto minimo non inferiore a 84

Le funzioni Conta.se Conta.più.se Conta.vuote Conta.valori Conta.numeri La funzione Conta.se consente di contare quante volte il contenuto in un intervallo di celle si ripete. È presente nel gruppo funzioni Statistiche, l’elenco di queste funzioni, la loro descrizione, la creazione guidata sono presenti attivando la scheda Formule facendo clic sul pulsante Altre funzioni presente nel gruppo pulsanti Libreria di funzioni.

Nello stesso gruppo troviamo anche le funzioni: Conta.più.se Conta.valori Conta.vuote Conta.numeri Contiamo ora il numero degli allievi promossi 1. Attivate il foglio Fisica 120.

Fate clic nella cella D1 e inserite Numero promossi

121.

Clic nella cella E1 e inserite

122.

=CONTA.SE(L5:L36;"promosso/a")

Abbiamo ordinato ad Excel di analizzare il Range di celle compreso tra la cella L5 e L36 e contare quante di queste celle contengono il testo “promosso/a”

Vediamo insieme la sintassi: =conta.se(intervallo;criteri) nome della funzione preceduto dal segno = tra le parentesi tonde gli argomenti della funzione che sono l’intervallo di celle da prendere in considerazione e il criterio di ricerca separati con un punto e virgola 123. Ripetete dal punto 1 al punto 4 per contare il numero di allievi promossi sui fogli: Matematica, Chimica e Inglese Nella cella H1 inseriamo il numero dei non promossi utilizzando la funzione conta.vuote 124.

Fate clic nella cella G1 e inserite Numero dei non promossi

125.

Clic nella cella H1 e inserite

126.

=CONTA.VUOTE(L5:L36)

127. Ripetere i passaggi dal numero 6 al numero 8 sui fogli: Matematica, Chimica e Inglese per calcolare il numero dei non promossi nelle altre materie Nella cella K1 vogliamo contare il numero degli allievi che hanno avuto un voto uguale o superiore a 95 sia nel primo che nel terzo esame. Per fare questo conteggio useremo la funzione Conta.se.più Questa funzione consente di applicare criteri alle celle su più intervalli e conta quante volte vengono soddisfatti i criteri richiesti. =CONTA.PIÙ.SE(intervallo_criteri1; criteri1; [intervallo_criteri2; criteri2]…) Dove: intervallo_criteri1 è il primo intervallo di celle in cui valutare i criteri associati. criteri1 è il criterio di scelta del dato da valutare. Possiamo esprimere questo criterio sotto forma di numero, espressione, riferimento di cella o testo che determinano quali celle verranno contate. intervallo_criteri2; criteri2; ... Sono ulteriori intervalli e criteri associati. Questi valori sono facoltativi. Possiamo inserire fino ad un massimo di 127 coppie intervallo/criteri. È comunque importante sapere che ogni intervallo aggiuntivo deve avere lo stesso numero di righe e colonne dell'argomento: intervallo_criteri1. 24

Gli intervalli non devono essere adiacenti. 128.

Fate clic nella cella J1 e inserite:

Numero degli allievi con un voto più alto di 95 nel primo e nel terzo esame 129.

Fate clic sul pulsante Testo a capo

130.

Centrate il testo nella cella

131.

Clic nella cella K1 e inserite

132.

=CONTA.PIÙ.SE(C5:C36;">=95";E5:E36;">=95")

133. Ripetere i passaggi dal numero 6 al numero 10 sui fogli: Matematica, Chimica e Inglese per calcolare il numero degli allievi con il voto più alto di 95 nel primo e terzo esame

La funzione Conta.vuote e la funzione Righe La funzione Conta.vuote conta il numero di celle vuote in un intervallo specificato. La sintassi: =CONTA.VUOTE(intervallo) Dove Intervallo è l'intervallo a partire dal quale si desidera contare le celle vuote. Calcoliamo ora nella cella E2 quanti allievi hanno sostenuto il primo esame in H2 quanti hanno sostenuto il secondo esame, in K2 il numero dei presenti al terzo esame e in M2 quanti allievi hanno sostenuto il quarto. Per calcolare il numero degli allievi che hanno sostenuto gli esami utilizzeremo la funzione RIGHE. Questa funzione, che appartiene alla categoria Ricerca e riferimento, ci consentirà di individuare il numero di righe dell’intervallo di celle nelle quali sono riportati i voti . Al risultato ottenuto va sottratto il numero di celle nelle quali non ci sono voti perché l’allievo assente, il numero di celle vuote. 1. Rendete attiva con un clic la cella D2 134.

Inserite: Numero dei presenti Esame1 25

135.

Inserire nella cella E2 la formula:

=RIGHE(C5:C36)-CONTA.VUOTE(C5:C36) Utilizziamo la funzione RIGHE per contare tutte le celle incluse nell’intervallo C5:C36. La funzione RIGHE ci restituirà il numero di righe partendo dalla riga 5 fino alla riga 36. A questo numero Excel andrà a sottrarre il numero delle celle vuote presenti nello stesso intervallo di celle. 136.

Attivate con un clic la cella G2

137.

Inserite: Numero dei presenti Esame2

138.

Inserire nella cella H2 la formula:

=RIGHE(D5:D36)-CONTA.VUOTE(D5:D36) 139.

Attivate con un clic la cella J2

140.

Inserite: Numero dei presenti Esame3

141.

Inserire nella cella K2 la formula:

=RIGHE(E5:E36)-CONTA.VUOTE(E5:E36) 142.

Attivate con un clic la cella L2

143.

Inserite: Numero dei presenti Esame4

144.

Inserire nella cella M2 la formula:

=RIGHE(F5:F36)-CONTA.VUOTE(F5:F36) 145. Ripetete I passaggi 1 – 12 per calcolare il numero degli assenti agli esami sugli tutti gli altri fogli. 146.

Salvate il file

147. Inserite nel piè di pagina di tutti i fogli allineata a destra la data corrente e allineato a sinistra il nome del foglio 26

148.

Modificate in orizzontale l’orientamento delle pagine

149. Adattate la stampa di tutti i fogli ad una pagina di larghezza e 1 pagina di altezza 150.

Stampare e chiudere il file

Grafici Sparkline I grafici Sparkline, sono dei piccoli grafici racchiusi in una singola cella, che permettono di riepilogare visivamente le tendenze accanto ai dati. Questi grafici sono molto utili perché permettono di visualizzare le tendenze in uno spazio molto ridotto adatti quindi, in situazioni in cui è necessario mostrare un'istantanea dei valori presenti nel Foglio in un formato visivo semplice da comprendere.

Vediamo ora insieme, utilizzando il foglio di lavoro Esami, in un esempio molto semplice come inserire questi grafici nel foglio di calcolo

1. Aprite il file Esami 2. Aggiungete una colonna vuota a destra della colonna G 3. Fate clic nella cella G5 4. Attivate ora la scheda Inserisci 5. Posizionati a destra del gruppo comandi Grafici troviamo i pulsanti per inserire nella cella i Grafici sparkline

7 8

6. Fate clic sul pulsante Linee Si aprirà la finestra di dialogo Crea grafici Sparkline nella quale Excel chiederà di specificare l’intervallo di dati da analizzare e la cella in cui inserire il grafico 151.

Specificate C5:F5 come intervallo da analizzare

152. Non è necessario specificare la posizione in quanto nella casella Intervallo di posizione è già presente la cella G5 153. OK

Fate clic sul pulsante

Excel inserirà nella cella un piccolissimo grafico con l’andamento dei voti degli esami. Nella Barra multifunzione è ora presente la scheda contestuale Progettazione nella quale trovano posto i pulsanti per gestire il grafico. 154. Fate clic per attivare la casella di controllo Indicatori presente sulla scheda Progettazione nel gruppo Mostra

In questo modo evidenzieremo con dei punti la posizione dei voti sul grafico 28

155.

Scegliete uno stile a piacere

156.

Copiare nelle celle sottostanti

157. Inserire un Grafico Sparkline linee sul foglio Chimica per visualizzare l’andamento degli esami 158.

Salvare e chiudere il file

Esercizio 1. Aprire il file Entrate presente nella base informativa sul Desktop 2. Inserire nella cella F4 un Grafico Sparkline che visualizzi il confronto del totale delle vendite tra gli anni 2010 e 2011 3. Scegliere uno stile a piacere 4. Copiare nelle celle sottostanti 5. Salvare e chiudere il file

La funzione conta.numeri La funzione CONTA.NUMERI consente di contare le celle che contengono numeri in un determinato intervallo. La sintassi =conta.numeri(intervallo) Il file Listino bici presente nella cartella con la base informativa sul desktop contiene i prezzi di listino all’ingrosso di accessori per biciclette. I campi della tabella sono: CLASSE MERCEOLOGICA (cioè un codice che identifica il tipo di articolo; es: selle, freni, cerchi) CODICE ARTICOLO 29

DESCRIZIONE PREZZO DI LISTINO Il campo Classe merceologica contiene numeri inseriti con un formato testo (sono codici!) chi ha inserito i dati nelle celle ha fatto precedere l’apostrofo (l’apice ‘ )al numero, in questo modo per Excel quei valori sono testo e non numero. Abbiamo ormai imparato che se sono presenti nelle celle contemporaneamente valori alfanumerici e numeri per Excel all’interno di quelle celle non ci sono dati da utilizzare per le formule. Probabilmente, durante l’inserimento dei dati alcuni valori sono stati inseriti per errore con un formato numero e non con il formato testo. 1. Aprite il file Listino Bici presente nella cartella con la base informativa sul desktop 159.

Fare una copia del Foglio1

160.

Cambiare in Listino bici2 il nome del foglio

Vogliamo ora verificare se nell’intervallo di celle A2:A33 sono presenti celle con all’interno numeri. 161.

Inserire nella cella F2 la funzione:

=CONTA.NUMERI(A2:A33) Excel ci restituisce 6 sono quindi presenti 6 celle nelle quali la classe merceologica è stata inserita come numero e non come testo 162. Utilizzare il Trova/sostituisci per cercare nella colonna A le celle con un formato numero e sostituirle con un formato Testo 163.

Salvare e chiudere il file

La funzione Somma.se La funzione somma.se consente di sommare il contenuto di tutte le celle specificate che rispettano un criterio assegnato. Facciamo un esempio: nel file Accessori Bici sono presenti il numero pezzi venduto e l’importo di alcuni pezzi di ricambio per le biciclette. Si può utilizzare la funzione Somma.se per visualizzare in una cella a parte l’incasso ottenuto per la vendita di tutti gli articoli con una specificata classe merceologica. La sintassi: =somma.se(intervallo; criterio; celle effettivamente da sommare) 30

intervallo è Intervallo di celle da valutare in base al criterio, è un parametro obbligatorio. Le celle di ogni intervallo devono contenere numeri oppure nomi, matrici o riferimenti che includono numeri. Le celle vuote e i valori di testo verranno ignorati. Criterio Obbligatorio. E’ il criterio di selezione delle celle in base al quale effettuare la somma è anche questo un parametro obbligatorio, può essere numero, espressione, riferimento di cella, testo o funzione che definisce le celle che verranno sommate. È ad esempio possibile esprimere il criterio come 32, ">32", B5, 32, "32", "mele" oppure OGGI(). Importante Qualsiasi criterio di testo o di altro tipo comprendente simboli logici o matematici deve essere racchiuso tra virgolette doppie ("). Se il criterio è numerico, le virgolette doppie non saranno necessarie. [int_somma]. Celle effettivamente da sommare, da specificare se si desidera sommare celle diverse da quelle specificate nell'argomento intervallo. Questo argomento è facoltativo. Se l'argomento int_somma è omesso, verranno sommate le celle specificate nell'argomento intervallo, ovvero le stesse celle a cui viene applicato il criterio.

1. Aprite il file Accessori bici presente nella cartella con la base informativa 164.

Inserite nella cella H1: Somma importo classe merceologica 0101

165.

Nella cella H2 inserite la funzione: =somma.se(

166. Selezionate ora le celle A8:A38 e pigiate il tasto della tastiera punto e virgola “;” 167. Inserite “0101” le virgolette sono necessarie perché il dato è stato inserito nella cella come testo e non come numero 168.

Pigiate nuovamente il tasto della tastiera punto e virgola “;”

169. Selezionate ora le celle F8:F38 sono le celle nelle quali è presente l’importo da sommare 170.

Chiudere la parentesi tonda ) e poi pigiate il tasto invio

171.

Salvare e chiudere il file

Le Funzioni Data e ora Si vuole ad esempio calcolare l’età di alcune persone di cui si conosce la data di nascita (i dati sono riportati in allegato). Procedere seguendo i passi indicati:

1. Aprite il fil Calcolo dell’età presente nella cartella Base Excel sul desktop 172.

Inserite 3 righe vuote a partire dalla cella A1

Vogliamo ora inserire nella cella A1 la data corrente. Inserite nella cella A1 la data corrente, usando la funzione OGGI( ) 173. Fate clic sul pulsante Data e ora presente nel gruppo pulsanti Libreria di funzioni nella scheda Formule 174.

Dal menù a tendina scegliete la voce Oggi 32

175. inserire in nella cella A2 l’anno corrente, usando la funzione ANNO( ), passandogli come parametro la cella A1; Scrivete: =Anno(A1) 176. Nella C5 calcolare per ogni persona l’anno di nascita applicando la funzione ANNO( ) alla data di nascita; Scrivere: =Anno(B5) 177. calcolare l’età di ogni persona come differenza tra l’anno corrente (calcolato al punto 2) e l’anno di nascita (calcolato al punto 4); Ripetere l’esercizio nidificando tutte le funzioni in una sola cella, cioè dovete scrivere a fianco della prima data di nascita una funzione che calcoli direttamente l’età e poi copiarla alle righe successive; eseguendo ciò correttamente noterete come non è più necessario inserire le funzioni OGGI( ) e ANNO( ) rispettivamente nelle celle A1 e A2 poiché anche esse saranno nidificate nella formula risolutiva. Nota bene: la cella dove inserite la formula risolutiva deve avere il formato Numero; può succedere che Excel le attribuisca un formato data visualizzando un risultato solo apparentemente errato. 178.

Salvare e chiudere il file

Differenza tra 2 date e Funzione Gioni.lavorativi.tot Vogliamo ora calcolare il numero dei giorni di ferie godute in un anno dagli impiegati un una azienda. Nel file Piano ferie oltre al numero di matricola al cognome e al nome troviamo le date di inizio ferie e fine ferie. 1. Aprite il file Piano ferie presente nella cartella Base Excel sul desktop 179.

Inserite nella cella F5: =E5-D5

180.

Copiate la formula fino alla cella F27

Abbiamo ottenuto i giorni che intercorrono tra le due date ma in questo risultato sono calcolati anche i giorni di festa e i sabati e le domeniche. Nella colonna G calcoleremo i giorni effettivi di ferie utilizzando la Funzione Giorni.lavorativi.tot. prima di inserire la funzione dobbiamo denominare il gruppo di celle nella quali sono inserite le date delle feste nazionali. 181.

Fare clic sul foglio elenco giorni di festa

182. Assegnate il nome festività all’intervallo di celle A2:A12 (di queste date l’unica variabile di anno in anno è quella relativa al lunedì dell’Angelo altresì chiamata “Pasquetta”) 33

183.

Fate ora clic sul foglio Piano ferie per renderlo attivo

184.

Clic sulla cella G5 attivate la scheda Formule

185. Fate clic sul pulsante Data e ora presente nel gruppo Libreria di funzioni e scegliete dall’elenco la voce Giorni.lavorativi.tot

Si aprirà la finestra di dialogo Argomenti funzione 186.

Fate clic nella casella Data_iniziale e di nuovo clic sulla cella D5

187.

Fate clic nella casella Data_finale e di nuovo clic sulla cella E5

Nella casella Vacanze inserite il nome assegnato alle celle del foglio con l’elenco dei giorni di festa 188.

Inserite festività nella casella vacanze

189.

Fate clic sul pulsante OK

190.

Copiate la formula nelle celle sottostanti

Controllate con i dati calcolati in precedenza……… in effetti un po’ di differenza c’è! 191.

Eliminate la colonna F

192.

Inserite nella cella F4 l’etichetta: Giorni di ferie

193. Trasformate in Tabella l’intervallo di celle A4:F27 scegliendo il Layout a piacere 194.

Copiate il foglio di lavoro Piano ferie nel file Dipendenti.xlsx 34

195.

Salvare e chiudere il file

Le funzioni CERCA.VERT e CERCA.ORIZZ A volte ci si trova nella situazione di dovere cercare un valore presente in un'altra tabella. Per esempio, in una fattura potete fare in modo che Excel cerchi l’aliquota IVA della nazione in base all'indirizzo di destinazione; se invece siete insegnanti e avete una tabella con i voti degli studenti, potete fare in modo che Excel ricerchi i voti degli studenti corrispondenti alle medie dei voti degli esami. Una funzione utile per cercare valori in un'altra tabella è CERCA.VERT (o il suo equivalente trasposto, CERCA.ORIZZ). Queste due funzioni sono molto simili: l’unica differenza è che una opera verticalmente nella tabella (CERCA.VERT), mentre l’altra orizzontalmente (CERCA.ORIZZ). La funzione CERCA_VERT viene utilizzata nelle ricerche di valori in elenchi ordinati, dotati di etichette di riga e colonna. Essa ricerca il relativo valore dell’etichetta di riga della prima colonna dell’elenco, in un’altra colonna e lo restituisce in corrispondenza della stessa riga. A titolo di esempio, se si è in possesso di un catalogo in cui sono elencati il numero di serie, le descrizioni di alcuni prodotti in ordine crescente e i relativi prezzi; e si vuole calcolare la vendita di ciascun prodotto, osserviamo che fare un semplice calcolo di moltiplicazione non basta. Per poter effettuare l’ operazione avremmo bisogno, oltre al prezzo, di conoscere anche il totale dei pezzi che sono stati venduti per ciascun prodotto. Tale informazione infatti non è presente nel nostro catalogo ma è contenuta in un registro ordinazioni in ordine crescente di quantità. Volendo risolvere a mano l’operazione si dovrebbe riportare in una nuova colonna del catalogo, in corrispondenza della stessa riga del numero di serie, il relativo numero di pezzi, andando poi a cercarlo nel registro ordinazioni; la stessa cosa si dovrà fare poi anche per il secondo prodotto e così via per tutti gli articoli presenti nel catalogo. E’ evidente come l’operazione sia molto dispersiva e comporta una grande perdita di tempo. Un modo molto più rapido che ci consentirebbe di ottenere lo stesso risultato in tempi più brevi, è utilizzare una funzione di Excel: nel nostro caso la funzione che è in grado di darci il risultato desiderato è la funzione del CERCA_VERT. La funzione del CERCA_VERT, come tutte le funzioni di Excel, si avvia facendo un clic sul tasto Incolla funzione, presente sulla barra degli strumenti, e si utilizza la Finestra che appare per immettere le indicazioni 35

La sua sintassi risulta essere molto complessa: Valore : è il valore dell’etichetta di riga della prima colonna dell’elenco da tenere come riferimento nella ricerca; nel nostro caso il valore sarà costituito dal numero di serie relativo al primo prodotto. Tabella_matrice: è la tabella di informazioni nella quale vengono cercati i dati. Nel nostro caso è rappresentata dalla tabella ordinazioni in cui sono presenti sia i numeri di serie (nella prima colonna), sia il numero dei pezzi venduti (presenti nella seconda). Indice: è il numero di colonna in tabella_matrice nella quale dovrà essere ricercato il valore, relativo all’etichetta di riga, che poi sarà restituito in corrispondenza della stessa. Nel nostro esempio il valore è uguale a 2, per cui il CERCA_VERT effettuerà la ricerca nella seconda colonna e ci restituirà il relativo valore in corrispondenza della stessa riga dell’etichetta, nella colonna dell’elenco catalogo. Intervallo: è un valore logico che specifica il tipo di ricerca che CERCA.VERT dovrà eseguire. Se è VERO, dovrà restituire una corrispondenza esatta del valore. Se è FALSO, CERCA_VERT troverà una corrispondenza approssimativa del valore. Qualora non venga trovata alcuna corrispondenza, verrà restituito il valore di errore #N/D. Nel nostro esempio il valore logico dovrà essere VERO. Ora, volendo risolvere il nostro esempio, nella pratica si farà così: 1. Aprire il File Catalogo presente nella cartella con la Base informativa 196. Fare cli sil foglio Ordinazioni evidenziare tutta la tabella e assegnarle il nome Tabella_Ordinazioni 197.

Rendere attiva la cella D5 del Foglio 1

198. Cliccare sul pulsante Ricerca e riferimento presente nel gruppo pulsanti Libreria di funzioni nella scheda Funzioni

199.

Nel menù a discesa selezionate la voce Cerca.Vert

200. Nella casella del Valore, cliccare la cella B5 per indicare il valore che hanno in comune i due fogli di lavoro (il valore di riferimento durante la ricerca) 201. Nella casella Matrice_Tabella digitare Tabella_Ordinazioni (è il nome della tabella presente sul foglio ordinazioni a cui precedentemente abbiamo assegnato il nome per identificarlo) 202. Nella casella Indice digitare il numero 2 per indicare la colonna a cui la funzione deve far riferimento (è la colonna in cui è presente il dato da riportare) 203. Nella casella Intervallo digitare la parola Vero per indicare che il valore logico della funzione è esatto 204.

Fare clic su OK

205.

Copiare la formula da D5 a D13

206. Ora calcolare nella colonna Valore le vendite per ciascun prodotto venduto 207.

Assegnare un formato Valuta

208.

Salvare le modifiche

Esercizio 1. Aprire il file Incentivi.xlsx presente sulla cartella con i file di esempio. 209. Vogliamo elargire un bonus a ciascuno di loro in base al numero di clienti seguiti. Per comodità si può selezionare la tabella presente sul foglio 2 (da "Contatti "a "730,00 €") ed assegnarle il nome Criteri. Trascinare la formula nelle celle sottostanti.

Funzione di controllo A volte durante la creazione di una formula può accadere di veder visualizzato un messaggio d’errore al posto del risultato. Probabilmente all’interno della formula è stato inserito un riferimento ad una cella che non contiene un valore, oppure è stato indicato un riferimento di celle sbagliato. Quando il foglio di lavoro non è molto grande e la formula non è articolata, complessa, si può individuare il problema facilmente controllando la formula con attenzione. l contrario nel caso di formule complesse che attingono dati in celle non attigue o intervalli di celle molto grandi, è piuttosto difficile individuare visivamente l’origine del problema e in ogni caso trovare l’errore porterebbe via parecchio tempo. La funzione di controllo consente di individuare le celle precedenti e quelle dipendenti di una formula.

Le celle precedenti Vengono individuate come le celle a cui fa riferimento una formula contenuta in un'altra cella. Se ad esempio la cella D10 contiene la formula =B5, la cella B5 è un precedente della cella D10.

Le celle dipendenti Vengono invece individuate come quelle celle contenenti formule che fanno riferimento ad altre celle. Se ad esempio la cella D10 contiene la formula =B5, la cella D10 è una dipendente della cella B5.

Proviamo insieme 1. Aprire il File Premio di produzione presente nella cartella Base Excel sul desktop 2. Rendere attiva la cella D4 del Foglio 1 210. Fare clic sul pulsante Individua precedenti presente nel gruppo pulsanti Verifica formule nella scheda Formule

211. La formula presente nella cella D4 utilizza i valori della cella E3 e della cella C4, ora il nostro calcolo è semplicissimo ma nel caso di un calcolo più complicato questo pulsante e la conseguente visualizzazione delle frecce ci verrebbe in aiuto nel caso volessimo eliminare il contenuto di qualche cella. 212. Per rimuovere tutte le frecce scegliere il pulsante Rimuovi Frecce presente nel gruppo pulsanti Verifica formule nella scheda Formule

Individuiamo insieme celle dipendenti 1. Rendere attiva la cella E3 del Foglio 1 213. Scegliere il pulsante Individua dipendenti presente nel gruppo pulsanti Verifica formule nella scheda Formule La cella E3 fornisce, durante il calcolo, il valore a tutte le celle della colonna D nelle quali è

calcolato il premio di produzione. Di conseguenza il contenuto di queste celle Dipende dal numero contenuto nella cella E3. Al variare di questo numero varia il risultato della formula presente nelle celle della colonna D relative al Premio di produzione. 214.

Salvare le modifiche

215.

Chiudere il file

Condividere file di Excel In passato (uhm in realtà accade ancora oggi…) nel momento in cui si doveva passare il file ad altre persone, per un aggiornamento, una verifica, diciamo una revisione, lo si copiava su di un disco floppy e si consegnava il disco alla o alle persone con cui si desiderava condividere il lavoro. I colleghi che, lavorando in aziende di grosse dimensioni, potevano invece, trasferirsi il file attraverso la rete interna memorizzandolo in una cartella condivisa sul disco del Server dell’Azienda. Oggi anche le piccole Società e le persone che lavorano in proprio possono servirsi delle reti, sia locali come Intranet, sia globali come Internet, e possono quindi avvalersi dei vantaggi che esse forniscono. Queste infatti permettono di scambiare rapidamente informazioni e dati anche con i colleghi che non lavorano nello stesso ufficio. Excel mette a disposizione alcuni strumenti, per avvalersi di questa possibilità in modo funzionale e sicuro, preservando l’integrità del documento, riservando la modifica soltanto al personale autorizzato e tenendo traccia delle modifiche apportate. È possibile creare una cartella di lavoro condivisa e posizionarla in un percorso di rete nel quale più utenti possano modificarne contemporaneamente il contenuto. Se, ad esempio, ognuno dei componenti del proprio gruppo di lavoro gestisce numerosi progetti ed ha la necessità di conoscere lo stato dei progetti degli altri membri, l'utilizzo di una cartella di lavoro condivisa consentirà al gruppo di tenere traccia dello stato dei lavori. Tutti gli utenti coinvolti, potranno inserire i dati dei relativi progetti nella stessa cartella di lavoro. Abbiamo già visto che si possono ad esempio, aggiungere commenti alle celle, per fornire informazioni esplicative sui contenuti delle stesse, se più di una persona lavora alla realizzazione dello stesso foglio di lavoro è possibile condividerlo in modo da consentire ad ognuno di apportare modifiche e commenti separatamente. In un secondo momento sarà possibile accettare o rifiutare le modifiche in modo da creare una versione definitiva del documento. Il proprietario della cartella di lavoro condivisa può gestire la cartella, ad esempio può rimuovere utenti e risolvere le modifiche in conflitto oppure può interrompere la condivisione della cartella quando tutte le modifiche sono state inserite. 1. Aprire il file Entrate.xlsx presente nella cartella Base Excel sul desktop

216. Dalla scheda Revisione fate clic sul pulsante Condividi cartella di lavoro presente nel gruppo pulsanti Revisioni

217.

Excel aprirà l’omonima finestra di dialogo

218. Nella scheda Modifiche fare clic sulla casella di controllo a sinistra della scritta “Consenti modifiche contemporaneamente da più utenti e unione cartelle di lavoro” 219.

Fate clic sul pulsante OK

220.

Rispondete ora OK alla richiesta di salvataggio del file

Da questo momento Excel è pronto per la gestione di un file condiviso tra più utenti, tutte le modifiche apportate al foglio di lavoro, verranno memorizzate e, su richiesta, visualizzate dettagliatamente revisore per revisore. Sarà quindi possibile decidere se accettare o rifiutare le modifiche presenti sul foglio. Nel bordo superiore della finestra a destra del nome del file Excel ha aggiunto all’interno di parentesi quadre la parola Condiviso. Questo, appunto per indicare all’utente che sta lavorando su di un file che altri utenti leggeranno ed eventualmente modificheranno. In una cartella di lavoro condivisa non sono supportate tutte le caratteristiche. Se si desidera aggiungere una o più caratteristiche dei tipi seguenti, è consigliabile aggiungerle prima di salvare la cartella come una cartella di lavoro condivisa: ⋅

celle unite,

⋅

formati condizionali,

⋅

convalida dei dati,

⋅

grafici,

⋅

immagini,

⋅

oggetti inclusi gli oggetti disegno,

⋅

collegamenti ipertestuali,

⋅

scenari,

⋅

strutture,

⋅

subtotali,

⋅

tabelle dati,

⋅

rapporti di tabelle pivot,

⋅ protezione delle cartelle di lavoro e dei fogli di lavoro e macro. Non è possibile modificare queste caratteristiche dopo che è stata attivata la condivisione della cartella di lavoro. 1. Fate clic sull’immagine presente nel foglio di lavoro……. non si seleziona!!!!, come spiegato in precedenza, non è possibile gestire le immagini in un file condiviso Apportiamo ora qualche modifica al foglio 221.

Inserite nella cella H3 Differenza tra le entrate

222.

Allargate opportunamente la colonna

223. Inserite nella cella H4 una formula che consenta di calcolare la differenza le Entrate del 2011 e le entrate del 2010 44

224.

Copiate la formula nelle celle sottostanti

225. Selezionate ora le celle comprese nell’intervallo H4:H71 e scegliete un formato Valuta con i numeri negativi in rosso e con il segno meno visualizzato davanti al numero 226. Attivate ora la scheda Revisione e fate clic sul pulsante Revisioni presente nell’omonimo gruppo pulsanti 227.

Fate clic sul pulsante Mostra revisioni……

Si aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale sarà possibile indicare, tra le opzioni elencate nella casella a discesa Quando, se le modifiche da rivedere sono quelle effettuate in una determinata data, oppure quelle memorizzate all’ultimo salvataggio ecc.. 228.

Scegliete Tutti tra quelle elencate nella casella Quando

229. Possiamo inoltre indicare, nella casella di controllo Da chi, le modifiche di quale o quali revisori vogliamo vedere (per il momento, in questo foglio di lavoro c’è solo un revisore, voi, vedremo in dettaglio in seguito come scegliere i revisori) 230.

Lasciate Tutti nella casella Da chi: 45

La casella Percorso, invece permette di indicare l’intervallo di celle nelle quali i sono presenti le modifiche che vogliamo visualizzare. Per il momento non indichiamo alcun l’intervallo di celle 231.

Fate clic sul pulsante OK

Le celle H3:H71 sono state modificate. Ce ne accorgiamo perché (……beh a parte il fatto che siamo stati noi poco fa ad inserire la formula in queste celle) hanno tutte un bordo di colore blu scuro e sono contrassegnate da un triangolo che ne copre l’angolo superiore sinistro. Selezionando una delle celle e posizionando il cursore al suo interno, comparirà così una nota che ci segnala il nome dell’autore della modifica, la data e l’ora in cui è avvenuta e il tipo di modifica effettuata.

Accettare o rifiutare le modifiche

Dopo aver preso visione delle modifiche apportate al nostro foglio di lavoro, possiamo decidere se accettarle tutte o solo in parte oppure rifiutarle solo in parte o rifiutarle tutte. Con questa procedura automatica, Excel permette di scorrere tutte le revisioni, per ciascuna cella modificata si ha un elenco dei valori che essa ha assunto nel corso delle successive modifiche.

1. Fate clic sul pulsante Revisioni presente nell’omonimo gruppo della scheda Revisione 232.

Scegliete ora la voce Accetta/Rifiuta modifiche

233.

Fate clic sul pulsante OK alla richiesta di salvataggio del file

Si aprirà la finestra di dialogo Seleziona modifiche da accettare o rifiutare nella quale indicheremo che vogliamo visualizzate a video tutte le modifiche apportate senza specificare nessun percorso, nessun intervallo di celle in particolare, nessuna data. 234. Fate ora clic sul pulsante OK Excel aprirà una nuova finestra di dialogo nella quale partendo dalla prima cella modificata indicherà l’elenco dei valori che questa cella ha assunto di volta in volta.

Attraverso questa finestra possiamo indicare ad Excel, se accettare o rifiutare la modifica evidenziata. Se il valore della cella fosse stato più volte modificato Excel avrebbe elencato nella finestra tutte le modifiche, e posizionando il cursore sulla voce relativa alla modifica che ritenevamo opportuna, potevamo scegliere di accettare. 235.

Accettate la modifica

Excel ora visualizza la modifica effettuata nella cella H4. 236.

Fate clic sul pulsante Rifiuta

Excel ha cancellato il contenuto della cella H4 ed visualizza le modifiche effettuate nella cella h5 237.

Fate ora clic sul pulsante Rifiuta tutto

Apparirà a video una finestra di dialogo nella quale Excel chiede conferma del fatto che vogliamo eliminare tutte le modifiche effettuate al foglio di lavoro senza controllarle. 238.

Fate clic sul pulsante OK

239.

Salvate e chiudete il file

Esercizio 1. Aprire il file Catalogo libri condiviso.xls 240.

Evidenziare le modifiche apportate da tutti i revisori

241.

Accettare le modifiche apportate da Giuliana

242.

Rifiutare le modifiche apportate da Paolo

243.

Salvare e chiudere il file

Proteggere un file di Excel Lavorando in rete, salvando in cartelle condivise, possiamo correre il rischio che altri utenti possano aprire, leggere, manipolare e modificare le nostre cartelle di lavoro, i nostri file. Senza considerare il rischio che si corre lasciando incustodito il nostro posto di lavoro; chiunque può accedere alle nostre cartelle, ai nostri file. Ora è vero ci si dovrebbe fidare di tutti all’interno dell’azienda di lavoro nella quale operiamo ma alcune informazioni potrebbero essere delicate e quindi non divulgate. Possiamo proteggere un file di Excel da lettura (non permetterne quindi l’apertura), indicando una password al momento del salvataggio. 1. Aprire il file Strumenti musicali presente nella cartella con la base informativa 244.

Fate clic sulla scheda File e successivamente sulla voce Salva con nome

245.

Salvate nella cartella con la base informativa sul desktop

246.

Inserite Strumenti musicali protetto.xlxs come nome del file 48

247.

Fate clic sul pulsante Strumenti

248.

Fate clic sulla voce Opzioni generali

249. Si aprirà una piccola finestra di dialogo nella quale Excel chiede il tipo di protezione da assegnare al file: se non permettere l’apertura se non a coloro che conoscono la password se renderlo di sola lettura e quindi non permettere alcuna operazione se non la consultazione 250.

Inserite come password di Scrittura: 13nodi8ne

251.

Clic sul tasto OK

252.

Confermate la password

253.

Salvate e chiudete il file e provate ora a riaprirlo

Excel chiederà di inserire la password in alternativa il file verrebbe aperto in sola lettura quindi con un semplice copia e incolla, addirittura salvando assegnando un nuovo nome altri utenti potrebbero usufruire del nostro lavoro. Dovevamo inserire anche una password di lettura. Dovevamo impedire che il file venisse aperto in sola lettura. 1. Inserite la password 13nodi8ne 254.

Clic sul pulsante OK

255. Salvate ora nuovamente il file con il nome Strumenti musicali protetto2.xlxs 256. Inserite la password 13nodi8ne sia come password di lettura che di scrittura 257.

Confermate le password salvate e chiudete il file

258.

Riaprite ora il file

Ora Excel non permette l’apertura del file se prima non si inserisce la password 259. Inserite la password che verrà chiesta 2 volte sia per l’apertura che per effettuare eventuali modifiche. 50

260.

Chiudete il file

Protezione di elementi specifici di un foglio o di una cartella di lavoro La condivisione di un file consente ad altri utenti di modificarlo, è possibile limitare tali modifiche a elementi specifici di un foglio o di una cartella di lavoro proteggendo o bloccando alcune parti del file. Inoltre è possibile specificare una password per consentire a singoli utenti di modificare degli elementi specifici. Questo tipo di protezione non deve essere confusa con la protezione del file. Infatti non offre una maggiore sicurezza della cartella di lavoro né la preserva da utenti malintenzionati.

Protezione di elementi di un foglio di lavoro In un foglio di lavoro protetto, tutte le celle risultano bloccate per impostazione predefinita e non è possibile modificarle. Per esempio, non possiamo inserire, modificare, eliminare o formattare dati in una cella bloccata. Possiamo però specificare quali elementi sono modificabili quando si imposta la protezione del foglio di lavoro. Per proteggere un foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Proteggi foglio presente nel gruppo pulsanti Revisioni della scheda Revisione. Per controllare l'accesso a ciascun elemento del foglio di lavoro o del foglio grafico, selezionare o deselezionare le caselle di controllo riportate nella omonima finestra di dialogo.

Se occorre si possono lasciare libere ovvero non bloccate alcune celle del foglio di lavoro, si potrà ad esempio proteggere le formule di un foglio ma non le celle dalle quali e 51

formule attingono. In questo caso sarà necessario indicare ad Excel su quali celle non dovrà agire la protezione. 1. Aprire il file Premio di produzione 261.

Selezionate l’intervallo di celle C3:C28

262. Fate clic sul pulsante Formato presente nel gruppo pulsanti Celle della scheda Home 263.

Clic ora sulla voce Blocca celle

Il comando Blocca celle funziona da interruttore, per default tutte le celle del foglio di lavoro sono bloccate, avendo noi selezionato il Range C3:C28 prima di fare clic sulla voce Blocca celle, le abbiamo sbloccate. Di conseguenza quando andremo a proteggere il foglio saranno le uniche celle nelle quali potremo inserire valori. 264.

Selezionate ora l’intervallo di celle D4:D28

265.

Richiamate la finestra di dialogo Formato celle

266.

Attivate la scheda Protezione

267. Questa volta attivate la voce Nascosta facendo clic nel riquadro di sinistra in modo da far comparire il flag nella casella di controllo Questa opzione ci permette di non visualizzare le formule nella barra della formula

quando è attivata la protezione del foglio. Riassumendo nel momento in cui andremo a proteggere il foglio di lavoro, l’intervallo di celle nel quale è riportato lo stipendio annuo lordo è sbloccato, si può modificare nel caso ci sia una variazione dell’importo dello stipendio, la formula del calcolo del premio di produzione presente nelle celle D4:D28 non è visibile nella barra della formula. 1. Attivate la scheda Revisione e fate clic sul pulsante Proteggi foglio 52

268.

Inserite la password the@lle5

269.

Confermate la password

270.

Verificate la protezione inserendo 30000 nella cella C4

271. Verificate che Excel non visualizzi nella barra della formula il contenuto cella D4 272.

Provate ad inserire 10% nella cella E3

Potrebbe ritornare utile poter permettere ad alcuni colleghi di modificare il contenuto della cella E3 la cella nella quale è specificata la percentuale di premio. In poche parole lasciando il foglio protetto da password potremmo consentire a pochi dietro l’immissione di una password, la possibilità di inserire e modificare il valore presente nella cella E3 273.

Fate clic sulla cella E3

274.

Attivate ora la scheda Revisione

275. Fate clic sul pulsante Consenti agli utenti la modifica degli intervalli

276.

Dalla omonima finestra di dialogo fate clic sul pulsante Nuovo

277.

Nella successiva finestra di dialogo inserite Premio nella casella Titolo

278. Indicate la cella B3 (facendo clic con il mouse sulla cella) come cella da proteggere con la password 279.

Inserite s8un3no come password dell’intervallo

11 12

280.

Clic sul pulsante OK

281.

Confermate la password

282.

Fate ora clic sul pulsante Applica

283.

Fate clic sul pulsante Chiudi

284.

Fate clic sul pulsante OK e provate a modificare il contenuto della cella E3

Proteggere una cartella di lavoro Abbiamo appena visto come proteggere i dati presenti in un foglio di lavoro. Nella scheda Revisione gruppo pulsanti Revisioni è presente il pulsante Proteggi cartella di lavoro. Facendo clic su questo pulsante si aprirà una tendina nella quale è presente la voce Proteggi strutture e finestre 1. Dalla scheda Revisione fate clic sul pulsante Proteggi cartella di lavoro 285. Clic sulla casella di controllo Struttura 54

286.

Senza inserire la password fare clic sul pulsante OK

287.

Provate ad eliminare il Foglio2

Attivando il Flag a destra della voce Struttura possiamo proteggere, volendo con una password, l’intera cartella di lavoro, l’intero file in questo modo non sarà possibile:        

Visualizzare i fogli di lavoro nascosti. Eliminare, spostare, modificare o nascondere i nomi dei fogli di lavoro. Inserire nuovi fogli di lavoro Inserire fogli grafico. Spostare o copiare fogli di lavoro in un'altra cartella di lavoro. Nelle tabelle pivot visualizzare i dati di origine per una cella nell'area dati, oppure visualizzare campi pagina in fogli di lavoro separati. Per gli scenari, creare un rapporto di riepilogo dello scenario. Registrare nuove macro.

Attivando la voce Finestre si manterranno le finestre della stessa dimensione e posizione ogni volta che viene aperta la cartella di lavoro.

Proteggere un file condiviso Il pulsante Proteggi e condividi cartella di lavoro presente nella scheda Revisione permette di condividere il file e al tempo stesso di inserire una password che non permetta ad altri utenti di disattivare il rilevamento delle modifiche. 1. Salvate e chiudete il file

Salvataggio automatico di un file Quando si lavora tante ore al computer, c’è sempre in agguato il rischio di perdere dati. A volte capita di lavorare senza accorgersene, ore alla realizzazione di un documento importante e vedere svanire tutto il lavoro fatto per una improvvisa interruzione di corrente. Per ridurre questo rischio, Excel dispone della funzionalità di Salvataggio automatico che consente, di creare periodicamente dei file temporanei durante il lavoro su documenti 55

aperti. Questi file saranno poi utilizzati nel caso di un blocco del sistema o in caso di interruzione improvvisa di corrente. Sono chiamati file temporanei perché Excel provvede a cancellarli quando il file viene salvato dall’utente. Il salvataggio automatico non sostituisce il salvataggio di un file. È uno strumento creato per aiutare l’utente a non perdere il lavoro in caso di un blocco del computer. Nel caso di un blocco durante una sessione di lavoro, dopo il riavvio del sistema, viene visualizzato lungo il lato sinistro dello schermo, un riquadro attività denominato Ripristino documenti con l’elenco delle versioni del file recuperate. Per aprire un documento ripristinato sarà sufficiente fare clic con il mouse sulla relativa voce presente nell’elenco del riquadro attività Ripristino documenti. Passando il mouse sopra di una voce presente nell’elenco, compare un piccolo pulsante a destra della voce stessa. Questo pulsante da accesso ad un piccolo menù a discesa nel quale sono presenti comandi per salvare o eliminare il file temporaneo dall’elenco.

Quando si chiude senza salvare, un file recuperato questo viene eliminato definitivamente e non sarà più possibile ripristinarlo. Inoltre dopo aver ripristinato un documento tra quelli elencati non sarà più possibile richiamarne un altro presente nella lista a meno che non lo si sia precedentemente salvato. Si chiude il riquadro attività facendo clic sul pulsante chiudi presente nell’angolo inferiore destro del riquadro stesso.

Attivare e personalizzare il salvataggio automatico La funzionalità di salvataggio automatico è solitamente già impostata. Nel caso così non fosse: a. Si fa clic sulla scheda File. b. Si sceglie la voce Opzioni la penultima dell’elenco c. Dalla successiva finestra omonima si clicca sulla voce Salvataggio.

d c e d. Si seleziona poi la casella di controllo Salva informazioni di salvataggio automatico ogni…. inserendo nell’apposita casella i minuti Nel campo minuti possiamo specificare la frequenza con cui vogliamo che Excel salvi automaticamente i dati. La quantità di nuove informazioni contenute nel file recuperato dipende dalla frequenza con cui Excel effettua il salvataggio. Se ad esempio il file di recupero viene salvato ogni 20 minuti, il file recuperato non includerà il lavoro effettuato negli ultimi 19 minuti precedenti all'interruzione di corrente o a qualsiasi altro problema che si è verificato. e. Controllate che sia presente il segno di spunta nella casella Mantieni ultima versione salvata automaticamente se si chiude senza salvare 57

Il pulsante Gestisci versioni Attivando quindi la funzionalità di salvataggio automatico in Excel 2010, mentre si lavora vengono salvate diverse versioni del file. La frequenza con la quale Excel esegue questa operazione è come abbiamo visto impostata dall'utente. Questo garantisce il recupero del lavoro fatto se si chiude erroneamente un file senza averlo prima salvato o se va via la corrente all’improvviso. Qualora fosse necessario si ha inoltre la possibilità di scegliere di mantenere l'ultima versione del file salvata automaticamente. Nel caso in cui il file venga chiuso inavvertitamente senza salvataggio, sarà quindi possibile recuperarlo all'apertura successiva. Mentre si utilizza il file, inoltre, in Visualizzazione Microsoft Office Backstage (Scheda File) è possibile accedere all'elenco dei file salvati automaticamente. Quando attiviamo la scheda File, Excel apre la visualizzazione Backstage mostrando le informazioni del file in uso. In questo pannello è presente un’area dedicata alle versioni.

Apertura e visualizzazione di versioni precedentemente salvate del file corrente La procedura per visualizzare versioni del file corrente salvate automaticamente, è molto semplice dobbiamo: a. Fare clic sulla scheda File.

c b. Fare clic su Informazioni. Le versioni del file corrente salvate automaticamente verranno elencate in un’area denominata Versioni. c. Fare clic su una versione nell'elenco per aprirla

Ripristino di versioni precedenti del file corrente Facendo clic su di una delle versioni in elenco Excel aprirà il file in sola lettura proponendo all’utente la possibilità Ripristinare la Cartella salvata automaticamente 59

a. Fare clic sulla scheda File. b. Nell'elenco delle versioni fare clic sulla versione precedente che si desidera confrontare con il documento corrente.

c c. Sulla barra aziendale nella parte superiore del documento fare clic sul pulsante Ripristina.

Recuperare versioni non salvate di nuovi file

a Se invece si stava lavorando ad un nuovo file e lo si è chiuso senza salvarlo, per recuperare l'ultima bozza salvata automaticamente Excel mette a disposizione il pulsante Gestisci Versioni. Anche questo posizionato nell’area Versioni del pannello Informazioni della visualizzazione Backstage Un clic su questo pulsante visualizza un piccolo menù con la voce a. Recupera Cartelle di lavoro non salvati

Un clic su questa voce consente l’apertura della finestra di dialogo Apri con l’elenco dei file salvati automaticamente da Excel nella cartella Bozze 60

La selezione del file e il successivo clic sul pulsante Apri aprirà il file in sola lettura con il pulsante Salva con nome per salvare il file posizionato sulla barra “aziendale” nella parte superiore della finestra del file di Excel Un altro modo per recuperare dati da file nuovi non salvati consiste nel: a. Fare clic sulla scheda File. b. Fare clic sulla voce Recenti.

c c. Fare clic su Recupera Cartelle di lavoro non salvate La cartella delle bozze salvate verrà aperta in una nuova finestra. d. Selezionare il file e quindi fare clic su Apri.

e. Sulla barra aziendale nella parte superiore del file fare clic su Salva con nome per salvare il file.

Rimozione di informazioni personali e dati nascosti dai documenti di Office Prima di condividere un documento importante con colleghi o clienti, come misura di sicurezza è importante fare un controllo del contenuto del documento per essere sicuri che non ci siano errori o dati che non vogliamo passare ad altre persone. Nel momento in cui decidiamo di condividere un file di Microsoft Excel, ma questa cosa vale anche per tutti gli altri applicativi di Office, è consigliabile effettuare un'operazione aggiuntiva di revisione in modo da verificare l'eventuale presenza di informazioni personali o dati nascosti, noti come metadati, che potrebbero essere memorizzati nel documento stesso o nelle proprietà del documento. Queste informazioni nascoste potrebbero rivelare dettagli sulla propria organizzazione o sul documento che non si desidera rendere pubblici, potrebbe quindi essere opportuno rimuoverle prima di condividere il documento con altre persone.

Informazioni personali e dati nascosti memorizzati nei documenti di Office In un documento di Office è possibile salvare diversi tipi di informazioni personali e dati nascosti. Tali informazioni potrebbero non essere immediatamente visibili quando il documento viene aperto in un'applicazione di Office, ma è possibile che altri utenti riescano a visualizzarle o recuperarle. Le informazioni nascoste possono includere i dati aggiunti a un file mediante le applicazioni di Office allo scopo di consentire la collaborazione con altri utenti per la stesura e la modifica di un documento, nonché informazioni deliberatamente impostate come nascoste. I documenti di Office possono contenere i tipi di informazioni personali e dati nascosti seguenti: Commenti, indicatori di revisione, versioni e annotazioni a penna Se si collabora con altre persone per la creazione di un documento, quest'ultimo potrebbe contenere elementi quali indicatori di revisione, commenti, annotazioni a penna o versioni. Tali informazioni possono consentire ad altri utenti di visualizzare i nomi di coloro che hanno lavorato a un documento, i commenti dei revisori e le modifiche apportate al documento.

Proprietà del documento e informazioni personali Le proprietà del documento, anche note come metadati, includono dettagli sul documento quali nome dell'autore, argomento e titolo. Possono inoltre contenere informazioni che vengono automaticamente mantenute nelle applicazioni di Office, ad esempio il nome dell'ultima persona che ha salvato un documento e la data di creazione di un documento. Se sono state utilizzate caratteristiche specifiche, il documento potrebbe anche contenere ulteriori tipi di informazioni che consentono l'identificazione personale degli utenti, quali intestazioni di messaggi di posta elettronica, informazioni sugli invii per revisione, liste di distribuzione, percorsi di stampanti e informazioni sui percorsi file per la pubblicazione delle pagine Web. Intestazioni, piè di pagina e filigrane Le intestazioni e i piè di pagina dei documenti di Word e delle cartelle di lavoro di Excel possono contenere informazioni. Righe, colonne e fogli di lavoro nascosti In una cartella di lavoro di Excel possono essere nascosti righe, colonne e interi fogli di lavoro. Se si distribuisce una copia di un foglio di lavoro contenente righe, colonne o fogli di lavoro nascosti, altre persone potrebbero scoprire tali elementi e visualizzare i dati in essi contenuti. Dati XML personalizzati I documenti possono contenere dati XML personalizzati che non sono visibili nel documento e che è possibile individuare e rimuovere mediante Controllo documento.

Verifica documento Per trovare e rimuovere informazioni personali e dati nascosti nei documenti di Office Excel 2010, utilizziamo il comando Verifica documento, presente nella visualizzazione Backstage quando è attiva la voce Informazioni È consigliabile utilizzare tale caratteristica prima di condividere una copia elettronica del

documento di Office, ad esempio in un allegato di un messaggio di posta elettronica.

b a. Fare clic sul pulsante Verifica documento b. Dal successivo menù a discesa fare clic sulla voce Controlla documento c. Excel chiederà di salvare il documento fate clic sul pulsante Sì Si aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale è possibile indicare ad Excel il tipo di informazione cercare nella cartella di lavoro ad esempio: a. Commenti e annotazioni b. Proprietà del documento e Informazioni personali c. Intestazione e piè di pagina d. Righe e colonne nascoste

d 65

c b a e e. Fogli nascosti Un clic sul pulsante Controlla abilita Excel al controllo della Cartella di lavoro avviando la ricerca delle informazioni scelte

d d. Terminata la ricerca Excel visualizza nella stessa finestra di dialogo è visibile l’elenco degli elementi trovati nella cartella di lavoro

Esaminati i risultati del controllo nella finestra di dialogo Controllo documento possiamo fare clic su Rimuovi tutto accanto ai risultati del controllo Importante!!!!!!!! Se si rimuove contenuto nascosto dal documento, potrebbe non essere possibile ripristinarlo facendo clic su Annulla. Esercizio

288. Aprire il file Accessori Bici presente nella cartella con la base informativa sul desktop 289.

Fate clic sul pulsante Verifica documento

290.

Clic ora sulla voce Controlla documento.

291. Nella finestra di dialogo Controllo documento lasciare selezionate solo le caselle di controllo relative ai fogli nascosti ed ai commenti e le annotazioni 292.

Fare clic su Controlla.

293. Esaminare i risultati del controllo nella finestra di dialogo Controllo documento. 294. Fare clic su Rimuovi tutto accanto ai risultati del controllo relativi ai tipi di contenuto nascosto che si desidera rimuovere dal documento. 295.

Salvate e chiudete il file

Verifica accessibilità La seconda voce del menù a discesa del pulsante Verifica documento denominata Verifica accessibilità, consente un controllo dell’intero file per verificare la presenza di testo o altri oggetti, che ostacolerebbero la lettura del documento ad utenti disabili. Un clic sul pulsante avvia il controllo. Excel visualizzerà il risultato in un omonimo pannello posizionato sul margine destro della finestra principale elencando e raggruppando le voci trovate. Un clic sulle voci sposta rapidamente il cursore sull’oggetto evidenziato, nella parte bassa del pannello Excel provvederà ad indicare il tipo di disagio che quell’oggetto potrebbe apportare e suggerire l’eventuale modifica

Verifica compatibilità La terza voce presente nel piccolo menù attivato dal pulsante Verifica documento permette la verifica di compatibilità tra il documento a cui stiamo lavorando e le 67

versioni precedenti di Excel. Quando si apre in Microsoft Office Excel 2010 un documento creato in Microsoft Office Excel 2007, 2003, Excel 2002 o Excel 2000, viene attivata la modalità di compatibilità, indicata dalla visualizzazione di Modalità di compatibilità nella barra del titolo della finestra del file di Excel. Questa modalità garantisce che le caratteristiche nuove o migliorate di Office Excel 2010 non siano disponibili quando si utilizza il documento, in modo che gli utenti delle versioni precedenti di Excel possano apportare tutte le modifiche necessarie. È possibile utilizzare la modalità di compatibilità oppure aggiornare il documento al formato di file di Office Excel 2010. La conversione della Cartella di lavoro consente di accedere alle caratteristiche nuove e migliorate di Office Excel 2010. È tuttavia possibile che se si utilizzano versioni precedenti di Excel risulti problematico o non sia consentito modificare determinate parti del documento create tramite le caratteristiche nuove o migliorate di Office Excel 2010. Verifica compatibilità elenca gli elementi del documento attivo che non sono supportati o il cui comportamento sarà differente ad esempio nel formato Excel 97-2003. Alcune di queste caratteristiche verranno modificate in modo permanente e non verranno convertite in elementi di Microsoft Office Excel 2010 anche se il documento verrà successivamente convertito in formato Office Excel 2010, è possibile esaminare un riepilogo degli elementi che presentano un comportamento differente nelle versioni precedenti di Excel Excel presenterà la con il Casella con il Riepilogo In questa casella sono elencati tutti i problemi di compatibilità riscontrati da Verifica compatibilità, ad esempio l'impossibilità di supportare in una versione precedente di Excel caratteristiche e funzionalità nuove o migliorate utilizzate in una cartella di lavoro di Office 68

Excel 2010. Viene indicato inoltre il numero di volte in cui il problema si verifica nella cartella di lavoro. La voce Trova consente di individuare i problemi sul foglio di lavoro. Se disponibile, è possibile fare clic sul pulsante Correggi per risolvere problemi semplici. Per informazioni sulla risoluzione di problemi più complessi, fare clic su ?. Copia in nuovo foglio questo pulsante consente di copiare in un foglio di lavoro distinto un rapporto contenente tutti i problemi riscontrati, inclusa la posizione nella cartella di lavoro.

Impedire modifiche alla versione finale di un documento Prima di distribuire una copia elettronica di un documento Microsoft Office ad altri utenti, è possibile utilizzare il comando Segna come finale per rendere la Cartella di lavoro sola lettura e impedirne la modifica. Quando file di Excel viene segnato come finale, i comandi per la digitazione, la modifica e le correzioni vengono disattivati e diventa di sola lettura. Lo stato del file viene inoltre impostato su Finale. Il comando Segna come finale consente all'autore di indicare che la versione della Cartella di lavoro distribuita deve considerarsi definitiva e di evitare che i revisori o i lettori apportino involontariamente modifiche al documento. Importante: •

Il comando Segna come finale non è una funzione di protezione. Chiunque riceva una copia elettronica di un documento segnato come finale può modificarla rimuovendo lo stato Finale dal documento.

•

I documenti segnati come finali in un'applicazione di Microsoft Office System

2010 non saranno riconosciuti come di sola lettura se aperti in versioni precedenti di applicazioni di Microsoft Office.

Utilizzare il comando Segna come finale 1. Aprire il file produzione

Premio

296. Fate clic sulla voce Informazioni presente nella scheda File 297. Fate clic sul pulsante Proteggi cartella di lavoro e quindi Segna come finale. 69

Excel vi chiederà di salvare la Cartella di lavoro 298.

Salvare provate ad apportare qualche modifica al file

299.

Chiudere il file

Autorizzazione delle modifiche per un documento segnato come finale

Nei documenti segnati come finali pulsante Proteggi cartella di lavoro è selezionato e sono elencate le autorizzazioni applicate. I documenti segnati come finali sono facilmente distinguibili in quanto il file è aperto in sola lettura ed è inserita una barra aziendale di colore giallo nella parte superiore con in evidenza il pulsante Modifica comunque

Nei file di Excel segnati come finali il pulsante Proteggi cartella di lavoro è attivo Excel indica lo stato del documento attraverso una casella posizionata a destra del pulsanti. Inoltre nei File di Excel segnati come finali inoltre sono facilmente distinguibili dall'icona Segna come finale

presente nella barra di stato. Se si desidera modificare un documento segnato come finale, per autorizzare Excel ad eseguire modifiche al foglio di lavoro, possiamo fare clic sul pulsante Modifica comunque inserito nella barra aziendale sul bordo superiore del foglio di lavoro 1. Aprire il nuovamente il file Premio di produzione 300.

Fate clic sulla voce Informazioni presente nella scheda File

301. Fate clic sul pulsante Proteggi cartella di lavoro e quindi Segna come finale

Proteggere il documento, crittografia con password A chi non è capitato di perdere ore di lavoro perché qualcuno ha modificato i nostri documenti o per colpa di un virus! Possiamo evitare questi problemi sfruttando i comandi che Excel mette a disposizione. Per impedire ad altri utenti l’accesso ai nostri documenti 71

possiamo inserire delle password, sia per la lettura che per la modifica del file; possiamo poi adottare ulteriori accorgimenti per gestire con maggiore sicurezza il nostro lavoro. a. Per inserire una password di accesso a un documento Excel facciamo clic sul pulsante di visualizzazione Backstage

c b. Sarà attiva la voce Informazioni; nel pannello di destra fate clic sul pulsante Proteggi cartella di lavoro c. Fate clic sul pulsante Proteggi documento e dal successivo menù sulla voce Crittografia con password

Il Crittografare è un’operazione di codifica del file, lo trasforma in modo che diventi illeggibile per chi non dispone della password indispensabile per decrittarlo. d. Excel aprirà la finestra di dialogo Crittografia con password attraverso la quale chiede di inserire una password.

e 72

e. Possiamo inserire password composte da un massimo di 15 caratteri combinati tra lettere maiuscole, minuscole, numeri spazi e simboli f.

Dopo aver cliccato sul pulsante OK Excel chiederà di reinserire la password per verificare che sia identica a quella già inserita. Le caratteristiche di protezione diventeranno valide solo dopo aver fatto clic sul pulsante Ok la seconda volta.

f Dopo aver assegnato una password per l’apertura del documento, ogni qualvolta l’utente aprirà il file verrà visualizzata una piccola finestra di dialogo nella quale Excel richiederà di inserire la password corretta. Se l’utente non è a conoscenza della password corretta può fare clic sul pulsante Annulla per interrompere il comando.

Rimuovere la protezione Se in seguito non si ha più bisogno della protezione del documento è possibile cancellarla con facilità. Per rimuovere la protezione occorre prima di tutto aprire il documento inserendo la password. 1. Attivare la Visualizzazione Backstage 2. Nel pannello di destra, relativo alle Informazioni del file, fate clic sul pulsante Proteggi cartella di lavoro

Evidenziare e premere il tasto CANC

a. Si aprirà un piccolo menù nel quale sono presenti le voci per le diverse tipologie di protezione del documento b. Fate clic sulla voce Crittografia con password Excel aprirà la finestra di dialogo Crittografia documento. Dobbiamo evidenziare, cancellare la Password e fare clic sul pulsante OK in questo modo la password non verrà più utilizzata per il documento.

Inviare e condividere una Cartella di lavoro tramite il Web Il pulsante Salva e invia

c b a Presente nella Visualizzazione Backstage il pulsante Salva e invia visualizza gli strumenti la gestione e preparazione della Cartella di lavoro per l’invio sul Web. Un clic sulla voce a

consente la visualizzazione dei pulsanti disponibili e facendo clic su di essi le opportunità che questi pulsanti offrono.

Vediamole insieme: a. Invia tramite posta elettronica facendo clic su questo pulsante si aprirà sulla destra un pannello nel quale sono elencate le tipologie di invio:

1. Creando un messaggio di posta elettronica, inserendo il file come allegato, sul computer dovrà essere installato Outlook 2. Creando un messaggio di posta elettronica, inserendo nel corpo del messaggio un collegamento ad una cartella condivisa al file salvato, 3. Creando una copia del file trasformata in Formato PDF, un formato realizzato dalla Adobe Systems leggibile da tutti i sistemi anche da chi non ha Word installato sul computer, aggiungendola come allegato in un messaggio di posta elettronica 4. Creando una copia del file in Formato XPS un formato sviluppato da Microsoft che fornisce una piattaforma aperta per lo scambio di documenti tra sistemi differenti, e inserendolo come allegato in un messaggio di posta elettronica. 5. Inviando il file tramite Internet come se si stesse utilizzando un Fax. In questo caso però se non si dispone di un modem fax bisogna iscriversi ad un servizio fax Internet

b. Salva sul Web utilizza Windows Live SkyDrive per salvare il file in un’area condivisa sul Web. Possiamo ad esempio utilizzare Salva sul web quando non abbiamo la possibilità di utilizzare una cartella condivisa per passare file ai nostri colleghi o semplicemente quando il file è di grosse dimensioni e non possiamo allegarlo ad un messaggio di posta.

c. Salva su SharePoint consente di salvare il file in un sito di SharePoint; una piattaforma di collaborazione che consente ad Aziende e Scuole di gestire e velocizzare i processi aziendali e di formazione, grazie all’integrazione di tutti i programmi Microsoft. È uno strumento molto utile in quanto offre la possibilità di condividere informazioni e documenti con gli altri utenti e di potervi accedere da qualsiasi luogo. Utenti diversi come per esempio gli studenti di una stessa 76

classe, possono collaborare a distanza, ad esempio aprendo lo stesso documento per visionarlo e modificarlo.

Le macro In Excel una Macro è un programma scritto o registrato, costituito da una serie di comandi e funzioni che possono essere effettuate utilizzando un solo comando ed eseguibili in qualsiasi momento occorra svolgere una determinata attività. Le macro possono automatizzare diversi compiti ripetitivi come l’inserimento di intestazioni, la formattazione dei dati, l’impostazione del layout di una pagina oppure la stampa di un documento. La registrazione di una macro è un’operazione molto simile alla registrazione audio effettuata con un semplice registratore audio o video digitale: si avvia il processo di registrazione, si eseguono le operazioni da registrare e si arresta la registrazione. Quando si crea una Macro, Excel converte in istruzioni i comandi, i tasti e le selezioni adottando il linguaggio di programmazione Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). Chi conosce tale linguaggio può creare una macro scrivendo le istruzioni di programmazione in VBA, ma è sicuramente più semplice registrare la macro in Excel e lasciare che sia lui stesso a convertirla in programma VBA. Il registratore delle macro, una funzione facilissima da utilizzare, che consente di trasformare in una macro (o meglio, in un programmino in Vba), una qualsiasi procedura eseguita alla tastiera.

Cominciamo…… Una macro è un insieme di istruzioni che il computer interpreta una dopo l’altra e traduce in azioni operative, ne più ne meno come se fossero state impartite manualmente da noi. Il bello è che una macro può essere eseguita indefinitamente tutte volte che lo si desidera, e pertanto si rivela una ottima soluzione per automatizzare una volta per tutte l’esecuzione di procedure ricorrenti. Le applicazioni pratiche delle macro sono solo da immaginare. Si può procedere alla stampa di una tabella, alla formattazione di un documento, alla creazione di un grafico, alla interrogazione di un data base e così via. Facciamo un esempio. Immaginiamo di dover stampare settimanalmente una tabella dati accompagnandola con il relativo grafico. Grazie ad una macro i nostri interventi si possono ridurre alla semplice pressione di un pulsante. E ancora, si potrebbe sviluppare un piccolo programma per automatizzare l’interrogazione di un archivio fatture al fine di individuare i clienti morosi, e spedire loro, sempre automaticamente, una lettera di sollecito. Come è fatta una macro? Sostanzialmente, le istruzioni di cui si compone sono articolate in certo numero di righe che, nel loro insieme, costituiscono quello che nel gergo degli addetti ai lavori viene definito un listato. 78

Per il numero delle suddette righe non esiste un limite, ed altrettanto dicasi per la loro lunghezza, ma per propiziarne la leggibilità è raccomandabile non eccedere. Quaranta o cinque caratteri per riga bastano e avanzano. In ogni caso, righe troppo lunghe possono essere convenientemente spezzate. È sufficiente che l’elisione non tronchi una istruzione o una parola chiave, ed avere l’accortezza di digitare uno spazio, seguito da un underscore ( _ ) subito dopo la troncatura. Se il listato di una macro fosse troppo corposo, e quindi difficile da interpretare, lo si può suddividere in più agili sottoprogrammi che possono essere richiamati dall’interno della macro principale. A questo punto, fatta la conoscenza (in realtà superficiale) con le caratteristiche principali delle macro vediamo come crearle. Ci sono due modi. Il primo, ad uso e consumo dei programmatori smaliziati, consiste nel digitare le varie istruzioni in cui si articolano in uno speciale ambiente di Excel, meglio conosciuto dagli esperti come l’Editor del Vba

Il secondo, che è quello che ci interessa più da vicino perché non conoscendo il linguaggio di programmazione VBA ci permetterà di creare delle semplici Macro. Consiste nell’utilizzare il famoso registratore, uno strumento che se sapientemente utilizzato ci trasporterà quasi senza accorgercene nel fantastico mondo della programmazione di Excel. Basta cominciare a registrare alcune semplici macro, e analizzandone pazientemente il listato si può fare la conoscenza con le più importanti istruzioni e parole chiave, nonché scoprire poco a poco la sottile dinamica del loro utilizzo. Il bello è che un programma in 79

Vba può essere generato assemblando opportunamente fra loro macro elementari, pertanto, dopo avere fatto un po’ di esperienza possiamo arrivare a sviluppare una piccola applicazione accorpando fra loro, con banali operazioni di copia e incolla, spezzoni di macro registrate singolarmente. Vediamo subito come utilizzarlo.

Registriamo una macro Quando si registra una macro, Excel memorizza l’elenco dei comandi con il nome scelto, finché non si disattiva la registrazione. Proviamo ora a creare una macro all’interno di una cartella di lavoro: registreremo un semplice programmino che trasponga dati contenuti in una tabella, vale a dire che le righe diventano colonne e viceversa. 1. Aprire il file Trasposizione.xls presente nella cartella con la base informativa sul desktop 302. Attivate la scheda Sviluppo Se la scheda Sviluppo non è disponibile, eseguire le operazioni seguenti per visualizzarla: 303.

Clic sulla scheda File

304. Fate clic sulla voce Opzioni e quindi sulla categoria Personalizzazione barra multifunzione 305. Nell'elenco Schede principali selezionare la casella di controllo Sviluppo e quindi fare clic su OK 306. Fate ora clic sul pulsante Registra Macro presente nel gruppo pulsanti Codice Si aprirà la finestra di dialogo Registra macro nella quale andremo ad indicare il nome della macro che andremo a creare 307.

Nella casella Nome macro digitare Traponi_Tabella

Il nome della macro deve necessariamente essere scritto in modo chiaro ed esplicativo delle funzioni che il corrispondente programma andrà a svolgere. Infatti, quando si ha a 80

che fare con numerose macro, può diventare difficile riconoscerle se il nome assegnato non ci aiuta prontamente a comprendere quello che fanno. Il nome che viene digitato nella casella andrà a sovrascrivere quello che Excel propone per default (Macro1) considerando che questa è la prima macro che stiamo registrando. Sui nomi che possono essere utilizzati bisogna fare qualche considerazione. Innanzitutto, si possono utilizzare caratteri maiuscoli, minuscoli e punti, ma non sono ammessi spazi. La spazio può essere sostituito dall’underscore (il trattino per sottolineare). Sono nomi validi: Trasposizione, trasposizione, non lo sono, invece: Trasposizione tabella o Trasposizione 1 perché è presente uno spazio. Alla macro si può assegnare una combinazione di due tasti che, quando premuti ne determinano il lancio. Uno dei due tasti deve essere necessariamente il tasto Ctrl, mentre il secondo (un carattere) deve essere digitato nella casella Scelta rapida da tastiera. Possiamo memorizzare la macro in questa cartella di lavoro, il nostro file attualmente aperto: in questo caso la macro sarà utilizzabile soltanto quando questa cartella è aperta. In alternativa, possiamo memorizzarla nella cartella macro personale in questo modo la macro sarà sempre disponibile. Nella parte inferiore della maschera è presente una finestrella in cui possono essere inserite eventuali annotazioni per documentare la macro. Si consiglia di utilizzarla perché rappresenta una possibilità in più per rendersi conto delle funzioni svolte dal programma senza doverlo necessariamente eseguire. 308.

Premere il pulsante Ok.

Così facendo, si determina l’attivazione del registratore e la contemporanea visualizzazione del pulsante Interrompi registrazione al posto del pulsante Registra macro nel gruppo pulsanti Codice nella scheda Sviluppo

A questo punto non ci resta che eseguire la procedura che vogliamo registrare: nella fattispecie la trasposizione della tabella che occupa la zona B5:E9.

Evidenziare l’intervallo di celle B5:E9

309.

Dalla scheda Home fare clic sul pulsante Copia

310.

Fare clic nella B13

311. Fare clic sul triangolino con il vertice verso il basso presente nel pulsante Incolla 312.

Scegliere Trasponi

313.

Posizionare il cursore in A1 per togliere l’evidenziazione della tabella.

Si conclude così la nostra procedura, pertanto possiamo spegnere il registratore 314. Fate clic sul pulsante dedicato (Interrompi registrazione presente nel gruppo Codice scheda Sviluppo). 82

315.

Eliminate la tabella trasposta (il contenuto delle celle B13:F13)

Durante le fasi di copia e incolla ruotando la tabella di 180 gradi, Excel ha lavorato intensamente dietro le quinte per trasformare la procedura nel corrispondente programmino in Vba. Controlliamo insieme avviando la sua esecuzione, faremo così la conoscenza con la maschera per la gestione delle macro registrate.

Esecuzione della macro Per eseguire la macro appena registrata bisogna cancellare la tabella che abbiamo trasposto manualmente e posizionare il cursore in un qualunque punto del foglio di lavoro, quindi 1. Dalla scheda Sviluppo fare clic sul pulsante Macro presente nel gruppo Codice 316. Nella finestra di dialogo Macro selezionare il nome della macro da lanciare Trasponi_Tabella in realtà è l’unico che compare nell’elenco. 317.

Premere il pulsante Esegui.

Se la macro è stata correttamente registrata, sotto la tabella originale, nella stessa posizione in cui l’avevamo creata in precedenza, dovrebbe comparire la nuova tabella trasposta. Il nostro programmino, e questo è il bello delle macro, può essere eseguito indefinitamente, e puntualmente otterremo ogni volta lo stesso risultato. Provare per credere… 318. Eliminate la tabella trasposta (il contenuto delle celle B13:F13)

Adesso che la macro funziona è legittima la curiosità di dare una sbirciata a quello che c’è dietro le quinte. In altre parole, al listato che la gestisce, ospitato nell’editor del Vba. Ecco come procedere. 319. Dalla scheda Sviluppo fare clic sul pulsante Macro presente nel gruppo Codice 320. Evidenziare il nome della nostra macro Trasponi_Tabella e premere il pulsante Modifica.

Con quest’ultima operazione si accede all’ambiente Editor con cui vale la pena di fare la conoscenza dal momento che è proprio qui che daremo vita alle nostre applicazioni non appena avremo familiarizzato appena un poco con la manipolazione delle macro registrate.

L’Editor del Vba L’area di lavoro dell’Editor è suddivisa in tre sezioni. Quella a destra del video, che ospita il listato della macro, viene definita Modulo, e man mano che ne vengono creati altri viene assegnata loro una numerazione progressiva. Quello attuale è il Modulo1. In questo area verranno memorizzate le altre macro che si dovessero registrare nel corso della sezione di lavoro. Se si esce da Excel e si registra una nuova macro verrà creato un altro modulo numerato progressivamente, e così via. A sinistra ci sono due finestre sovrapposte: In quella superiore è riportata la mappa del modello che stiamo sviluppando. In particolare, si noti il riferimento ai tre fogli di lavoro in cui si articola la nostra cartella, e il riferimento alla cartella dei moduli. Farvi sopra doppio clic per visualizzare quello che è stato appena creato per ospitare la nostra prima macro. Un doppio clic sul suo nome (Modulo1) determina la visualizzazione del corrispondente listato. La finestra inferiore, invece, è la cosiddetta finestra delle proprietà, in cui sono elencare

le caratteristiche dell’oggetto evidenziato nella finestra soprastante. 85

Analisi della macro La nostra macro è decisamente semplice, La prima cosa che si nota è che è bilingue, la sua struttura è in inglese, mentre quanto viene inserito dall’utente (il nome della macro, per esempio) viene riportato così come digitato. La macro si può considerare suddivisa in quattro sezioni: apertura, documentazione, corpo della macro e chiusura. Di seguito le istruzioni della nostra macro. E’ stata aggiunta la numerazione delle righe per facilitarne la lettura 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Sub Trasponi_Tabella() ' ' Trasponi_Tabella Macro ' Range("B5:E9").Select Selection.Copy Range("B13").Select Selection.PasteSpecial Paste:=xlAll, Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False _ , Transpose:=True

10. Range("A1").Select 11. End Sub La prima sezione va da dalla riga 1 alla riga 5 ed è strutturata sempre nello stesso modo, qualunque sia la macro registrata. La prima riga inizia con la parola chiave Sub (scritta in blu, come tutte le parole chiave) seguita dal nome che abbiamo a suo tempo assegnato alla macro (Trasposizione), e da due parentesi. La prima è aperta, mentre la seconda è chiusa. La riga 3 cita ancora il nome del programma facendolo seguire dalla parola Macro. Notate le righe sono precedute da un apostrofo e sono di colore verde. La ragione è semplice sono note che non sono coinvolte nell’operatività della macro, vengono automaticamente isolate dal resto del programma. L’apostrofo ha proprio la funzione di escluderle quando il listato viene eseguito e, proprio per questo, si rivela uno strumento preziosissimo Infatti, quando si assemblano fra loro singole macro registrate per creare programmi di un certo impegno, questa particolare peculiarità dell’apostrofo risulta molto utile passi che si ritengono superflui dalle macro che si intende aggiungere.

Le righe 2, 4, e 5 sono vuote. Servono per distaccare convenientemente fra di loro le sezioni della macro. Per la verità, la riga 6 non sempre è vuota. Infatti, Excel la può utilizzare per dichiarare la sequenza di lancio che è stata eventualmente assegnata al momento della creazione della macro. Il corpo della macro che si presenta indentato rispetto al margine sinistro per distaccarlo dalle altre sezioni, occupa le righe da 6 a 10. La riga 6 consente l’evidenziazione della tabella. Ci fa conoscere una importante istruzione (Select) Questa istruzione si utilizza ogni qualvolta che è necessario portare il cursore su una cella o selezionare una zona del foglio di lavoro. La riga 7 Selection.copy, consente di copiare la tabella che abbiamo appena evidenziato. La riga 8 indica la cella dalla quale partire per incollare le celle della tabella trasposta. Se vogliamo che la nostra macro crei la tabella trasposta in D13 anziché in B13, basterà semplicemente inserire nel passo 8 la nuova coordinata. L’operazione è banale, tanto più che all’interno dell’Editor si opera ne più ne meno come nell’ambito di un tradizionale elaboratore di testi. Il passo successivo il passo 9 è responsabile della trasposizione vera e propria. La sua complessità è solo apparente dal momento che sono riportati tutti i settaggi

previsti nella maschera Incolla speciale per l’opzione Trasponi. Notate, la riga è stata spezzata in due. L’andata a capo ha avuto luogo prima del temine False e prima della virgola che lo separava dal resto della macro. Al termine dello spezzone è stato digitato uno spazio seguito dall’underscore. Nella riga 10, c’è l’istruzione che riporta il cursore in A1 per togliere l’evidenziazione alla tabella trasposta. Notate! è esattamente uguale al passo 6, cambiano solo le coordinate di cella. La macro (come tutte le macro) si conclude con la parola chiave End Sub che rappresenta la fine del nostro programma. A questo punto, ne dovremmo sapere abbastanza per cimentarci con qualche registrazione di prova. Per esempio, possiamo assegnare il grassetto e un colore ai dati ospitati nella tabella, creare un grafico utilizzando il contenuto di quest’ultima, e così via… La procedura è esattamente uguale a quella che 87

abbiamo descritta. Una volta registrata una macro raccomandiamo caldamente di accedere all’Editor e di analizzarne pazientemente i vari passi. Avremo certamente l’occasione di aumentare le nostre conoscenze.

Eseguire una macro facendo clic su un pulsante della barra di accesso rapido

3 4

Possiamo aggiungere alla barra di accesso rapido un pulsante personalizzato che consente di eseguire una macro. 1. Fate clic sulla scheda File 2. Fate clic sulla voce Opzioni e quindi su Barra di accesso rapido. 321.

Dalla casella di riepilogo Scegli comandi da fate clic sulla voce Macro

322.

Nell'elenco selezionare la macro Trasponi_Tabella

323.

Fate clic su Aggiungi

Possiamo cambiare il nome visualizzato e l’icona del pulsante della macro: 324.

Selezionate con un clic la macro nella casella a cui è stata aggiunta

325.

Fate clic sul pulsante Modifica.

326. Si aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale sono presenti alcune piccole icone e la casella Nome visualizzato 327.

Scegliere l’icona che raffigura una tabella

328. Inserire Ruota di 180 gradi la tabella corrente nella casella Nome visualizzato 329.

Fare clic sul pulsante OK

330. Fare clic sul pulsante OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni di Word 331. Sulla barra di accesso rapido fare clic sul pulsante della macro appena aggiunto.

Eliminare una Macro Possiamo eliminare dal nostro documento una o più macro in qualsiasi momento basta fare clic sul pulsante Macro posizionato sulla scheda Sviluppo per richiamare l’omonima finestra di dialogo evidenziare la macro da eliminare e fare clic sul pulsante Elimina per poi fare clic sul pulsante Si alla richiesta di conferma di Excel

Eliminare un pulsante associato ad una macro

Come tutti i pulsanti presenti nella Barra di accesso rapido, si elimina un pulsante associato ad una macro facendovi un clic destro e dal menù di scelta rapido scegliere la voce Rimuovi dalla barra di accesso rapido. In alternativa si accede attraverso la Visualizzazione Backstage alle Opzioni relative alla Barra di accesso rapido a. dal pannello di personalizzazione, si clicca sull’icona da rimuovere e successivamente si fa clic sul pulsante Rimuovi

Uso dei riferimenti relativi Vogliamo ora automatizzare una procedura che ci permetta di inserire nell’intestazione del foglio selezionato allineata a destra la data corrente, allineato a sinistra il numero della pagina e a destra del piè di pagina le nostre iniziali. 1. Aprite il file Vendite annuali 332.

Rendete attivo il Foglio 1

333.

Attivate ora la scheda Sviluppo e fate clic sul pulsante Registra macro

334. Assegnate il nome Intestazione_foglio alla Macro e memorizzatela nella Cartella macro personale In questo modo la macro sarà sempre disponibile 335. Personalizzate ora l’intestazione del foglio 1 inserendo a destra la data corrente e allineato sinistra il nome del file 336. Personalizzate il piè di pagina inserendo allineate a destra le vostre iniziali 337. Chiudete la finestra di dialogo e senza interrompere la macro fate ora clic sul pulsante Usa riferimenti relativi presente nel gruppo pulsanti Codice nella scheda Sviluppo Questo pulsante consente di prendere come riferimento di celle il numero di celle indicato durante la creazione della macro a partire dalla cella selezionata. Mi spiego meglio. Durante l’analisi del listato abbiamo visto che Excel durante la creazione della macro, prende nota delle celle sulle quali andranno ad agire i comandi. Facendo clic sul pulsante Usa riferimenti relativi Excel non memorizzerà nel listato il riferimento di cella, ad esempio A1:E15, sulle quali agiranno i comandi ma andrà a indicare il numero di righe e di colonne da evidenziare a partire dalla cella che era attiva, quando è stata lanciata la macro. 338.

Fate clic sulla cella A3

339.

Tenendo premuto il tasto CTRL pigiate il tasto * 93

Un modo rapido per evidenziare l’intera tabella 1. Modificate il verde scuro il colore del carattere 340.

Modificate in grigio chiaro lo sfondo delle celle

341.

Interrompete la registrazione

342.

Fate clic sulla cella A3 di Foglio2 ed eseguite la macro

343. Eseguite la macro sui fogli 3 e 4 facendo attenzione nel posizionarvi sempre all’interno della tabella da formattare 344.

Salvate e chiudete il file

345. Aprite ora il file Strumenti musicali protetto2.xlsx presente nella base informativa 346.

Ricordate? la password è 13nodi8ne

347. Fate clic sul primo foglio Gen e tenendo premuto il tasto Shift fate clic sul foglio Dic Tutti i fogli sono selezionati questo vuol dire che i comandi agiranno contemporaneamente su tutti i fogli 348.

Modificate in orizzontale l’orientamento di tutti i fogli

349.

Fate clic nella cella A4 di un qualsiasi foglio

350. Associate ora la macro ad un pulsante a vostra scelta nella barra di accesso rapido 351.

Decidete il nome da visualizzare per la macro

352.

Mandate in esecuzione la macro Intestazione_foglio

353. Fate un anteprima di stampa per verificare le modifiche apportate dalla macro 354.

Salvate file

355.

Chiudete il file