4 Conoscenze avanzate sulla posta elettronica
Obiettivo del capitolo Nel seguente capitolo verranno descritte tutte le funzionalità offerte dal programma Outlook 2003, appartenente al pacchetto Office 2003. Oltre a tutti gli strumenti per inviare, ricevere, archiviare le e-mail, Outlook offre funzioni molto potenti per la gestione dei contatti, delle attività, del calendario, delle riunioni e molto altro. Non è quindi solo un programma per la gestione della posta elettronica, ma una vera e propria agenda elettronica, molto utile nel mondo del lavoro, ma anche per la organizzazione degli appuntamenti e delle attività personali.
Nuove abilità Alla fine del capitolo sarai capace di:
Modificare le impostazioni di un messaggio e le opzioni di recapito;
Gestire il calendario; in particolare pianificare appuntamenti ed eventi, modificare l'aspetto del calendario e stampare un calendario pianificato;
Pianificare e gestire riunioni ed usare gli strumenti offerti per rispondere alla convocazione di una riunione;
Fase Quattro ◊ 2 Diventare esperti
Creare, modificare, stampare e comunicare con un elenco di contatti;
Creare, organizzare e aggiornare attività;
Creare, modificare e gestire le note.
Nuove parole Alla fine di questo capitolo conoscerai i seguenti termini:
Riquadro spostamento;
Business Contact Manager.
Conoscenze avanzate sulla Posta elettronica 3 ◊ Fase quattro Outlook è il programma appartenente al pacchetto Office 2003, studiato per la gestione non solo della posta elettronica, ma anche del calendario, degli appuntamenti, delle riunioni e delle attività. È molto usato in vari settori, soprattutto nel lavoro di ufficio, in tutti quei casi in cui è necessario pianificazione appuntamenti, attività e collaborazioni, tenendo sempre presente la possibilità di sfruttare anche gli strumenti della posta elettronica per inviare comunicazioni e convocazioni per riunioni o incontri. Quindi possiamo dire che Outlook 2003 non è un semplice programma per la gestione della posta elettronica; ha alla base la gestione delle e-mail, ma offre molti strumenti per la collaborazione e per la pianificazione del lavoro e degli appuntamenti personali. In questo capitolo verrà dato spazio agli strumenti "aggiuntivi" offerti dal programma, tralasciando la descrizione di tutti i comandi per la gestione della posta elettronica, già affrontati nel capitolo 2.3 con Outlook Express. Nonostante il programma sia più complesso della versione Express, i comandi da utilizzare per la gestione delle e-mail sono i medesimi. All'avvio del programma, viene visualizzata la finestra (Figura 4.4.1) suddivisa in più sezioni personalizzabili.
Figura 4.4.1 - Schermata principale dell'applicativo Outlook 2003. Personalizzazione della finestra La personalizzazione della disposizione degli elementi nella finestra può essere effettuata selezionando opportunamente le voci all'interno del menu Visualizza (Figura 4.4.2).
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Figura 4.4.2 - Personalizzazione della visualizzazione della finestra. In particolare il Riquadro spostamento è quello che viene visualizzato sulla parte sinistra della finestra (Figura 4.4.1); nella parte inferiore di tale riquadro sono presenti i pulsanti relativi agli oggetti che possono essere gestiti con il programma (Posta elettronica, Calendario, Contatti, Attività e altro), in corrispondenza del pulsante attivato vengono visualizzati i relativi comandi nella parte superiore del riquadro stesso.
4.4.0 Personalizzare e organizzare messaggi di posta elettronica
In Figura 4.4.1 vediamo la finestra corrispondente alla gestione della posta elettronica. Facendo clic su una delle cartelle presenti nella parte superiore del Riquadro spostamento vengono elencati nella sezione superiore della parte principale della finestra tutti i messaggi appartenenti a essa. Selezionando la riga corrispondente al messaggio da leggere, ne viene visualizzata l'anteprima nella parte principale della finestra. Spesso, per cercare un messaggio, dobbiamo modificare il criterio con cui essi sono visualizzati, selezionando la voce opportuna dal menu Visualizza → Disponi per; al clic su una delle voci viene impostato il nuovo ordinamento. Un messaggio viene creato selezionando la voce Messaggio dal menu a discesa associato al pulsante Nuovo sulla barra degli strumenti Standard e viene inserito all'interno di una nuova finestra (Figura 4.4.3).
Conoscenze avanzate sulla Posta elettronica 5 ◊ Fase quattro
Figura 4.4.3 – Finestra contenente il nuovo messaggio. Possiamo notare che quella creata è una finestra le cui funzioni sono del tutto simili a quelle di Word 2003, che abbiamo analizzato nella fase 1.6 e nella 4.1. Possono dunque essere utilizzati tutti gli strumenti propri di Word per comporre e formattare il messaggio come desiderato.
Figura 4.4.4 - Barra degli strumenti per la gestione di un messaggio. Se il messaggio deve essere inviato in Copia nascosta a uno o più destinatari, dobbiamo inserirne l'indirizzo nella casella relativa a Ccn che viene attivata solo selezionando la voce Ccn dal menu a discesa associato al pulsante Opzioni.
4.4.0.1 Cambiare le impostazioni del messaggio e le opzioni di recapito Per personalizzare il messaggio attivo apriamo la finestra Opzioni messaggio (Figura 4.4.5) selezionando la voce Opzioni dal menu a discesa associato al pulsante omonimo nella barra degli strumenti per la gestione del messaggio (Figura 4.4.4). Può essere impostata la Priorità selezionando quella desiderata tra le possibili voci (Bassa, Normale e Alta) contenute nel menu a discesa associato alla relativa casella e la Riservatezza impostando la voce opportuna tra quelle appartenenti alla casella omonima (Normale, Personale, Privato e Riservato).
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Figura 4.4.5 – Finestra per l’impostazioni delle opzioni del messaggio. Opzioni di recapito Nella sezione Opzioni di recapito possiamo personalizzare il modo in cui il messaggio viene consegnato al destinatario (Figura 4.4.6). In particolare può essere stabilito il destinatario delle risposte al messaggio; opzione da attivarsi in tutti quei casi in cui desideriamo che la risposta del messaggio venga inviata a una terza persona e non al mittente del messaggio. Il nuovo indirizzo deve essere inserito nella casella Invia risposte a.
Figura 4.4.6 - Impostazione delle opzioni di recapito. Se necessario, non essendo sempre semplice ricordare gli indirizzi, possiamo consultare della rubrica che viene visualizzata facendo clic sul pulsante Seleziona nomi (Figura 4.4.7).
Conoscenze avanzate sulla Posta elettronica 7 ◊ Fase quattro
Figura 4.4.7 - Finestra contenente gli indirizzi della rubrica. Possiamo anche impostare la cartella in cui salvare il messaggio inviato, per fare ordine tra i messaggi. È buona abitudine, infatti, memorizzare i messaggi in cartelle distinte, create logicamente in base a criteri che variano da situazione in situazione. Se non viene modificata la cartella di salvataggio, il messaggio viene salvato nella cartella Posta inviata come impostazione predefinita. Facendo clic sul pulsante Sfoglia viene aperta una finestra con l'elenco delle cartelle già create. È anche possibile crearne una nuova facendo clic sul pulsante Nuova e definendone il nome e la posizione nella finestra di dialogo che viene aperta. Nell'esempio di Figura 4.4.8 è stata creata la cartella "Loredana" all'interno della cartella Posta inviata.
Figura 4.4.8 - Creazione della cartella di nome "Loredana" all'interno della Posta in arrivo. Possiamo definire anche l'intervallo di tempo in cui deve essere inviato il messaggio: se desideriamo, come nell'esempio, che il messaggio non venga inviato immediatamente, ma
Fase Quattro ◊ 8 Diventare esperti nella fascia oraria compresa tra le ore 16 e le 17 del giorno 02/02/06, dobbiamo definire le due date, comprensive di orario, nelle due caselle.
4.4.1 Gestire il calendario
Il calendario ci permette di tenere facilmente sotto controllo tutti gli appuntamenti e gli eventi per pianificare le nostre giornate lavorative e non. Il calendario pianificato, può essere stampato, come comodo promemoria. Viene attivato selezionando la voce Calendario nella parte inferiore del Riquadro di spostamento, o selezionando la stessa voce dal menu Vai (Figura 4.4.9).
Figura 4.4.9 - Finestra contenente il calendario. La barra degli strumenti per la gestione del calendario contiene i pulsanti per richiamare le funzioni principali. In particolare contiene i pulsanti per modificare la visualizzazione del calendario (che approfondiremo nella sezione 4.4.1.3) e per stamparlo (sezione 4.4.1.4).
4.4.1.1 Pianificare appuntamenti ed eventi
In Outlook un appuntamento è un attività con durata variabile che può essere impostata durante la sua memorizzazione all'interno del calendario; un evento è un'attività, anche non lavorativa, che in genere dura almeno per l'intera giornata, per esempio la festa patronale, una vacanza, un seminario, un corso di aggiornamento o altro. Può trattarsi anche di un semplice promemoria, per esempio un compleanno o un anniversario. Come vedremo, la pianificazione di un evento avviene tramite una procedura molto simile a quella di un appuntamento, con la differenza che nel primo caso lo stato dell'utente è libero, nel secondo è occupato, a indicare l'impossibilità di pianificare un altro appuntamento in quella determinata fascia oraria. Lo stato dell'utente è una delle informazioni che vengono
Conoscenze avanzate sulla Posta elettronica 9 â—Š Fase quattro memorizzate durante la pianificazione degli appuntamenti e degli eventi, precisamente nella casella Mostra periodo come. Definizione di un appuntamento Un appuntamento viene definito all'interno della finestra (Figura 4.4.10) che viene aperta in seguito all'attivazione della relativa voce nel menu a discesa associato al pulsante Nuovo nella barra degli strumenti Standard, oppure selezionando la voce Nuovo appuntamento dal menu Azioni.
Figura 4.4.10 - Definizione di un appuntamento. Nella finestra devono essere definite le informazioni relative all'appuntamento: l'Oggetto, il Luogo di incontro, un'Etichetta che indica il carattere dell'appuntamento (personale, di lavoro, importante o altro), la fascia oraria in cui avviene l'incontro, la necessità di visualizzare un promemoria o meno e un testo libero opzionale in cui possono essere inserite alcune note. Possiamo impostare il programma in modo che ci ricordi il nostro appuntamento tramite un promemoria; selezionando l'opzione Promemoria nella finestra per la definizione dell'appuntamento, apparirà una finestra (Figura 4.4.11) contenente il messaggio che ci ricorda l’impegno preso.
Figura 4.4.11 - Promemoria di un appuntamento. Nella parte principale della finestra ci viene indicato anche tra quanto tempo scadrĂ l'appuntamento (un minuto nell'esempio). Possiamo anche posporre la visualizzazione del promemoria selezionando il numero di minuti nella casella nella parte inferiore della
Fase Quattro ◊ 10 Diventare esperti finestra e facendo clic sul pulsante Posponi. Se si tratta di un impegno che si ripete nel tempo, possiamo richiamare la finestra (Figura 4.4.12) per la definizione della periodicità della ricorrenza dell'appuntamento, facendo clic sul pulsante Ricorrenza nella barra degli strumenti della finestra per la definizione dell'appuntamento.
Figura 4.4.12 - Impostazione della ricorrenza dell'appuntamento. All'interno di tale finestra, vengono riportati l'orario e la durata dell'appuntamento, i criteri temporali (a scadenza giornaliera, settimanale, mensile o annuale con i relativi affinamenti della scelta fatta) e l'intervallo. La definizione della ricorrenza è molto utile in tutti quei casi in cui devono essere pianificati appuntamenti fissi per un certo periodo di tempo. Si pensi, per esempio nel caso di un insegnante, ai colloqui con i genitori degli alunni che, a meno di casi particolari, si ripetono per periodi precisi durante l'anno scolastico. Facendo clic sul pulsante Invita partecipanti viene attivata, nella parte superiore della finestra stessa, la casella di testo in cui può essere inserito l'indirizzo della persona a cui vogliamo comunicare l'appuntamento; se necessario, possiamo aprire la lista dei contatti facendo clic sul pulsante A: e scegliere l'indirizzo. Le impostazioni stabilite nella finestra vengono considerate come definitive facendo clic sul pulsante Salva e chiudi nella barra degli strumenti della finestra stessa. L'appuntamento viene così inserito come casella di testo colorata all'interno del calendario. Definizione di un evento Un evento viene gestito all'interno della finestra che viene aperta selezionando Nuova giornata intera dal menu Azioni, che è molto simile a quella per la definizione dell'appuntamento. Quella riportata in Figura 4.4.13 è la finestra per definire l'evento della festa patronale di Pisa, il 17 di giugno.
Conoscenze avanzate sulla Posta elettronica 11 ◊ Fase quattro
Figura 4.4.13 - Definizione di un evento. Ovviamente, in questo caso, deve esserne definita la ricorrenza annuale, aprendo la finestra Ricorrenza evento, simile a quella analizzata per gli appuntamenti. La conferma dell'evento e il conseguente inserimento della relativa casella all'interno del calendario, avviene facendo clic sul pulsante Salva e chiudi nella barra degli strumenti della finestra per la gestione dell'evento stesso. Accorgimenti La definizione di un appuntamento o di un evento ricorrenti può essere richiamata anche dal menu di scelta rapida associato a un punto generico del calendario. Il programma rileva se il giorno in cui stiamo attivando l'appuntamento è già passato; in tal caso visualizza nella parte superiore della finestra il testo "L'appuntamento occorre nel passato" in una riga con sfondo grigio. Nella scheda Pianificazione (Figura 4.4.14) ci sono molte opzioni che aiutano nella organizzazione degli appuntamenti nei vari giorni; possiamo scegliere la quantità di informazioni visualizzate in una schermata.
Figura 4.4.14 - Pianificazione degli appuntamenti.
Fase Quattro ◊ 12 Diventare esperti Nella sezione Tutti i partecipanti possiamo inserire una riga per ogni persona che parteciperà all'incontro. Possiamo aiutarci anche con la lista dei contatti, la cui finestra viene aperta selezionando la voce Aggiungi da rubrica nel menu a discesa associato al pulsante Aggiungi altri. Questo è uno strumento molto utile, in quanto, nei casi in cui a un appuntamento devono essere convocate varie persone, possiamo gestire facilmente la comunicazione per gli accordi inviando a tutti una e-mail. Rimandiamo alla sezione 4.4.2.1 per approfondimenti sulla gestione delle e-mail automatiche, nel caso in cui deve essere pianificata una riunione. La finestra per la pianificazione dell'appuntamento può essere personalizzata, impostando opportunamente le voci contenute nel menu a discesa associato al pulsante Opzioni.
4.4.1.2 Gestire e organizzare gli appuntamenti La gestione degli appuntamenti avviene richiamando comandi molto simili a quelli degli eventi. Un appuntamento viene identificato con una casella di testo colorata all'interno della casella relativa al giorno o all'orario, a seconda del tipo di visualizzazione impostata per il calendario. La larghezza della casella rappresenta la durata dell'appuntamento. Un appuntamento viene modificato lavorando con le opzioni nella finestra che viene aperta facendo doppio clic sulla casella relativa all'appuntamento stesso; la finestra è la stessa che abbiamo analizzato per la definizione dell'appuntamento. Se desideriamo modificare l’orario di un appuntamento possiamo trascinare la casella a esso relativa all’interno dell’area con il nuovo orario. Un appuntamento viene eliminato facendo clic sul pulsante Elimina nella barra degli strumenti della finestra contenente l'appuntamento, selezionando la stessa voce dal menu File o dal menu di scelta rapida associato alla casella relativa all'appuntamento stesso.
4.4.1.3 Modificare l’aspetto del Calendario La visualizzazione del calendario può essere modificata a seconda delle esigenze: giorno per giorno, settimana per settimana, con tutti i giorni o solo quelli lavorativi, oppure mese per mese. Il tipo di visualizzazione viene impostato facendo clic sull'opportuno pulsante nella barra degli strumenti per la gestione del calendario. Indipendentemente dal tipo di visualizzazione impostata la gestione degli appuntamenti e degli eventi avviene come descritto nelle sezioni precedenti.
Organizzazione del calendario Oltre ai quattro tipi di visualizzazione appena menzionati, possiamo affinare la personalizzazione del calendario selezionando la voce Organizza dal menu Strumenti. L’area Organizza Calendario viene visualizzata nella parte superiore destra della finestra contenente il calendario; al suo interno possiamo scegliere l'organizzazione per categorie o per visualizzazioni. Quella riportata in Figura 4.4.15 è la sezione relativa all'organizzazione per visualizzazioni; nella casella Cambia visualizzazione possiamo scegliere l'elemento in base al quale vogliamo impostare la visualizzazione del nostro calendario.
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Figura 4.4.15 - Organizzazione del calendario. Tramite la voce Personalizza visualizzazione corrente possiamo modificare ulteriormente il tipo di visualizzazione impostata. Quella riportata in Figura 4.4.16 è la finestra per la personalizzare la visualizzazione di tipo Giorno/Settimana/Mese.
Figura 4.4.16 - Personalizzazione della visualizzazione del calendario. A ciascun pulsante è associata un'ulteriore finestra da cui possono essere personalizzate le varie voci. Vediamo un esempio: tramite il pulsante Altre impostazioni (Figura 4.4.17) possiamo definire il tipo di carattere delle voci relative al giorno, alla settimana e al mese.
Figura 4.4.17 - Personalizzazione del formato di giorno, settimana e mese. La stessa finestra viene aperta selezionando la voce Altre impostazioni dal menu di scelta rapida associato a un punto generico del calendario.
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4.4.1.4 Stampare il Calendario
Il nostro calendario stampato, con tutti gli eventi e gli appuntamenti pianificati, ci offre la comodità di trasportarlo facilmente e funge da vera e propria agenda, da utilizzare anche quando non abbiamo il computer a disposizione. Selezionando la voce di menu File → Stampa effettuiamo l'impostazione del formato e delle caratteristiche della stampa (Figura 4.4.18).
Figura 4.4.18 - Impostazione della stampa del calendario. Nella sezione Stili di stampa deve essere scelto il modo in cui deve essere impaginato il calendario: Stile settimanale, Stile mensile, Stile mensile, Stile tre parti, Stile dettagli. Facendo clic sul pulsante Imposta pagina possiamo personalizzare l’aspetto della pagina stampata (Figura 4.4.19).
Figura 4.4.19 - Personalizzazione della stampa del calendario.
Conoscenze avanzate sulla Posta elettronica 15 ◊ Fase quattro Facendo clic sul pulsante Definisci stili viene aperta la finestra di dialogo (Figura 4.4.20) da cui possono essere modificati gli stili proposti.
Figura 4.4.20 - Modifica degli stili per la stampa del calendario.
4.4.2 Pianificare e gestire riunioni
Gli strumenti presenti in Outlook permettono di pianificare con facilità una riunione, con la definizione dell'oggetto, della data e del luogo, e di comunicare via e-mail con i vari partecipanti. Questo è un comodo strumento che evita l'impostazione manuale delle e-mail, con l'inevitabile perdita di tempo dovuta alla ricerca degli indirizzi dei partecipanti, dell'impostazione del contenuto della e-mail e tutto ciò che comporta l'invio di un messaggio a un certo numero di destinatari.
4.4.2.1 Pianificare le riunioni Una riunione viene definita selezionando la voce Azione → Nuova convocazione riunione oppure la voce Convocazione riunione dal menu a discesa associato al pulsante Nuovo nella barra degli strumenti Standard. Nella finestra di dialogo che viene aperta (Figura 4.4.21) devono essere impostate le voci relative agli elementi per la definizione della riunione, l'oggetto, il luogo, l'orario.
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Figura 4.4.21 - Pianificazione di una riunione. Nella casella di testo relativa al pulsante A…possiamo inserire l'indirizzo di posta elettronica delle persone che verranno convocate per la riunione; facendo clic sul pulsante A… visualizziamo tutti gli indirizzi memorizzati nell’area contatti. Il clic sul pulsante Invia manda a tutti i convocati una e-mail con tutte le informazioni relative alla riunione stessa Il messaggio viene creato sulla base delle informazioni digitate all'interno della finestra per la definizione della riunione (Figura 4.4.22).
Figura 4.4.22 - E-mail ricevuta da ciascun convocato.
4.4.2.2 Rispondere a una convocazione di riunione.
Com'è possibile notare nell'esempio di Figura 4.4.22, nella parte superiore della finestra stessa sono presenti i pulsanti relativi alla gestione della riposta alla convocazione. Facendo clic sul pulsante corrispondente alla risposta da dare, viene inviata a chi ha progettato la riunione, una e-mail preimpostata, contenente tutte le informazioni relative alla scelta fatta. Oltre alla riposta affermativa (pulsante Accetta) o negativa (pulsante Rifiuta), possiamo proporre una soluzione alternativa (pulsante Suggerisci pianificazione alternativa) selezionando un diverso intervallo di tempo. Per la ricerca di tale intervallo, possiamo fare clic su Selez. Automatica succ. Anche la proposta alternativa verrà inviata via e-mail con un messaggio predefinito. Per vedere il proprio calendario, dobbiamo fare clic sul pulsante Calendario; possiamo notare che la convocazione della riunione è già stata segnata, come provvisoria, al suo interno.
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4.4.3 Creare e organizzare un elenco di contatti
In alcuni passaggi precedenti abbiamo già avuto modo di vedere qualche funzione che sfrutta la finestra dei contatti per gestire più facilmente gli indirizzi di posta elettronica archiviati. Nell’area Contatti vengono memorizzate anche informazioni personali come nomi, numeri di telefono e indirizzi delle persone con cui siamo in relazione: è una vera e propria rubrica. La sezione dei contatti viene aperta facendo clic sul pulsante Contatti nella parte inferiore del Riquadro spostamento. La modalità di visualizzazione può essere variata selezionando una delle opzioni nella parte superiore del Riquadro spostamento (Figura 4.4.23). Sulla parte destra della finestra sono presenti i pulsanti relativi alle lettere dell'alfabeto che aiutano a scorrere più velocemente i vari contatti in base all'iniziale del cognome.
Figura 4.4.23 - Finestra contenente i contatti.
4.4.3.1 Creare e modificare le informazioni sui contatti
Facendo doppio clic sulla voce relativa a un contatto viene aperta la scheda con le informazioni che vi abbiamo inserito (Figura 4.4.24). I dati che possono essere memorizzati sono molti e di vario genere, suddivisi in cinque schede distinte: Generale, Dettagli, Attività, Certificati e Altri campi. Nella scheda Generale (Figura 4.4.24) possiamo vedere che, tra le varie informazioni, può essere inserita anche una foto che ci aiuta a identificare la persona. Le modifiche apportate nella finestra vengono salvate facendo clic sul pulsante Salva e chiudi.
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Figura 4.4.24 - Finestra contenente le informazioni relative a un contatto. Creazione di un nuovo contatto Possiamo inserire i dati relativi a un nuovo contatto selezionando la voce Contatto dal menu a discesa Nuovo sulla barra degli strumenti di Outlook, oppure selezionando la voce File →Nuovo dalla finestra contenente i contatti. La finestra che verrà visualizzata contiene gli stessi campi di quella analizzata per la modifica (Figura 4.4.24). In particolare, da tale menu, può essere richiamata la funzione per pianificare un appuntamento, una riunione o un'attività con la persona relativa al contatto.
4.4.3.2 Gestire e organizzare le informazioni sui contatti
I comandi più importanti tra quelli che possono essere attivati su un contatto sono contenuti nel menu di scelta rapida (Figura 4.4.25) associato alla casella corrispondente al contatto stesso.
Figura 4.4.25 - Menu di scelta rapida associato a un contatto. Ordinamento dei contatti A seconda del tipo di visualizzazione impostato possiamo ordinare i contatti in base a uno dei campi contenenti i dati memorizzati. Se i contatti sono
Conoscenze avanzate sulla Posta elettronica 19 ◊ Fase quattro visualizzati come Elenco telefonico, Per categoria, Per località, Per società o Per contrassegno di completamento viene attivata una barra sulla parte superiore della lista, contenente un pulsante per ogni informazione memorizzata. Facendo clic sul pulsante relativo all'informazione in base alla quale deve essere effettuato l'ordinamento, viene modificato l'ordine dei contatti; possiamo dunque strutturarli in ordine alfabetico per cognome, per società ecc.
Ricerca dei contatti Se, nonostante l'ordinamento, non è semplice il reperimento di un contatto, possiamo usare la funzione di ricerca per parola chiave che viene attivata facendo clic sul pulsante Trova sulla barra degli strumenti della finestra contenente la lista dei contatti. Nella parte superiore dell'elenco dei contatti viene attivata la barra contenente i pulsanti per l'impostazione della ricerca (Figura 4.4.26).
Figura 4.4.26 - Barra per la ricerca dei contatti. Per approfondire ulteriormente la ricerca dobbiamo lavorare nella finestra di dialogo (Figura 4.4.27) che viene aperta selezionando la voce Ricerca avanzata dal menu a discesa associato al pulsante Opzioni nella barra per la ricerca dei contatti.
Figura 4.4.27 - Approfondimento della ricerca.
4.4.3.3 Tenere traccia delle relazioni d’affari con i contatti
La possibilità di gestire in maniera centralizzata i dati relativi ai propri clienti e alle opportunità commerciali che rappresentano per l'azienda comporta grandi vantaggi. Outlook 2003, tramite il componente aggiuntivo Business Contact Manager, permette la gestione delle informazioni relative ai clienti e alle aziende con cui ci troviamo a interagire. Esso viene installato in Outlook inserendo il CD di istallazione di Office 2003. Business Contact Manager costituisce un vero e proprio centro di informazioni relative ai contatti e
Fase Quattro â—Š 20 Diventare esperti agli account commerciali, che vengono gestiti in modo indipendente dal resto dei contatti. Infatti, i dati vengono memorizzati all'interno di una cartella distinta, di nome Business Contact Manager, appositamente creata allo scopo. Essa contiene varie sottocartelle in cui possono essere organizzate le varie informazioni memorizzate (Figura 4.4.28).
Figura 4.4.28 - Cartella contenente le informazioni relative ai contatti commerciali. L'accesso alle informazioni contenuti nella cartella, oltre che facendo clic sulla cartella stessa, avviene anche selezionando la voce opportuna dal menu Strumenti commerciali che è stato inserito dopo l'installazione del componente aggiuntivo. Per approfondimenti rimandiamo al sito della Microsoft.
4.4.3.4 Inviare e ricevere informazioni sui contatti con la posta elettronica
Le informazioni relative a un contatto possono essere inviate a una persona che ne ha fatta richiesta, semplicemente selezionando la voce Inoltra dal menu di scelta rapida associato al contatto in questione. Viene creato automaticamente un messaggio di posta elettronica che ha come allegato la scheda con i dati alla persona di interesse. Ăˆ sufficiente procedere con il completamento dell'e-mail e con l'invio della stessa.
4.4.3.5 Stampare i contatti
Per tenere traccia di tutti i contatti che abbiamo memorizzato senza dover accedere al computer possiamo effettuare una stampa, selezionando la voce di menu File → Stampa o facendo clic sul pulsante Stampa nella barra degli strumenti della finestra contenente la lista dei contatti. Nella finestra che viene aperta devono essere selezionate le opzioni per la personalizzazione dell'aspetto della stampa (Figura 4.4.29).
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Figura 4.4.29 - Impostazione della stampa dei contatti. L'aspetto della pagina può essere ulteriormente personalizzato tramite la finestra visualizzabile facendo clic sul pulsante Imposta pagina, molto simile a quella che abbiamo analizzato in Figura 4.4.19 per la personalizzazione della stampa del calendario.
4.4.4 Creare e organizzare attività
Un'attività è un compito che può essere svolto personalmente oppure affidato a un'altra persona e di cui può essere impostato l'andamento fino al completamento. Come per gli eventi e gli appuntamenti, un'attività può essere ricorrente nel tempo o avere una scadenza. Tutte le attività definite vengono elencate nella finestra visualizzabile facendo clic sul pulsante Attività nella parte inferiore del Riquadro spostamento. È possibile fare doppio clic su un'attività per aggiungere ulteriori informazioni come stato, priorità, percentuale completata, promemoria e note o collegamenti ai file. Solo il responsabile dell'attività può apportarvi modifiche. Quando si supera la scadenza impostata l'attività viene colorata in rosso ed è possibile selezionare la casella per contrassegnarla come completata
4.4.4.1 Creare e aggiornare attività
Un'attività viene definita selezionando la voce Attività dal menu a discesa associato al pulsante Nuovo della finestra principale di Outlook oppure selezionando la voce di menu File → Nuovo della finestra per la pianificazione di un'attività (Figura 4.4.30).
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Figura 4.4.30 - Preparazione di un'attività. La definizione dell’attività che si ripete a intervalli regolari di tempo avviene facendo clic sul pulsante Ricorrenza: viene visualizzata una finestra del tutto simile a quella analizzata per impostare la ricorrenza degli appuntamenti (Figura 4.4.12). Per modificare un'attività è sufficiente cambiare i valori nelle caselle visualizzate selezionando la voce Apri dal menu di scelta rapida associato all'attività stessa.
4.4.4.2 Organizzare attività
Un’attività può essere assegnata a una persona inserendone il nome all'interno della casella di testo attivata facendo clic sul pulsante Assegna attività nella parte superiore della finestra. La suddetta casella ha, sulla sua sinistra, il pulsante A: che permette di aprire la finestra contenente i contatti, dalla quale deve essere selezionato quello relativo alla persona a cui stiamo reindirizzando l'attività. La scheda Dettagli (Figura 4.4.31) raccoglie molte informazioni che definiscono nei particolari un’attività: la durata del lavoro prevista e la durata effettiva, la data in cui è stata portata a termine e dati di natura economica (indennità, fatturazione).
Figura 4.4.31 - Scheda Dettagli della finestra per la definizione di un'attività.
Conoscenze avanzate sulla Posta elettronica 23 ◊ Fase quattro Ogni singola attività viene gestita selezionando la voce opportuna dal menu di scelta rapida a essa associato. In particolare viene data la possibilità di assegnare l'attività, di segnarla come completata o di eliminarla.
Figura 4.4.32 - Menu di scelta rapida associato a un'attività. Lo stato di avanzamento del lavoro viene indicato dal numero impostato manualmente nella casella % completamento nella finestra relativa all'attività (Figura 4.4.30). Un'attività completata viene gestita in modo diverso da quelle ancora in corso, come vedremo nella sezione successiva.
4.4.4.3 Gestire le attività
La parte superiore del Riquadro spostamento contiene le opzioni relative ai vari tipi di visualizzazione che possono essere impostati per le attività (Figura 4.4.33).
Figura 4.4.33 - Opzioni per l'impostazione della visualizzazione delle attività. Come possiamo vedere nella figura, tra le varie visualizzazioni, abbiamo la possibilità di vedere solo le attività in corso, solo le scadute, solo le completate, oppure possiamo visualizzarle in base al responsabile o altro. A seconda del tipo di lavoro che deve essere fatto sulle attività, la scelta della visualizzazione più adatta facilita notevolmente le operazioni da compiere.
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4.4.5 Creare e organizzare note
Le note in Outlook, simili ai commenti in Word (analizzati nella sezione 4.1.15), hanno la funzione di promemoria. Sono dei riquadri che contengono brevi testi e possono essere distinti gli uni dagli altri per il colore di sfondo, secondo un nostro preciso criterio: per esempio possiamo impostare in giallo le note di lavoro e in verde quelle personali. Ogni modifica apportata viene salvata automaticamente. La nota può essere lasciata aperta durante il lavoro al computer. La sezione contenente le note viene attivata facendo clic sul pulsante Note nella parte inferiore del Riquadro spostamento. 4.4.5.1 Creare e modificare note Il testo contenuto in una nota deve essere digitato all'interno della casella che viene attivata selezionando la voce di menu Nuovo → Nota (Figura 4.4.34).
Figura 4.4.34 - Un esempio di nota. Per modificare il contenuto di una nota esistente è necessario digitare il nuovo testo dopo aver selezionato la voce Apri dal menu di scelta rapida (Figura 4.4.35) associato alla nota stessa.
Figura 4.4.35 - Menu di scelta rapida associato a una nota. Per modificare il colore di sfondo dobbiamo selezionare quello desiderato dalla gamma disponibile sotto la voce Colore. Selezionando la voce Elimina, la nota viene cancellata. Una nota viene modificata in ogni suo aspetto anche selezionando la voce opportuna dal menu a discesa associato all'icona presente nella parte superiore sinistra della casella della nota stessa (Figura 4.4.36). Per modificare le impostazioni predefinite dobbiamo selezionare la voce di menu Strumenti → Opzioni, fare clic sul pulsante Opzioni note e impostare opportunamente le opzioni all'interno della finestra di dialogo a essa associata.
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Figura 4.4.36 - Menu a discesa associato a una nota.
4.4.5.2 Organizzare e gestire le note
Nella parte superiore del Riquadro spostamento (Figura 4.4.36) sono contenute tutte le opzioni relative ai vari tipi di visualizzazione.
Figura 4.4.37 - Visualizzazioni delle note. Come per tutti gli altri oggetti analizzati nelle sezioni precedenti, la scelta della visualizzazione aiuta nello svolgimento dell'operazione da svolgere. Possiamo visualizzare le note come elenco di tutte quelle create o di quelle create nell’ultima settimana, per colore e per categoria. Ăˆ importante conoscere le caratteristiche di ciascun tipo di visualizzazione per poter scegliere di volta in volta quello migliore.