Manuale excel 2010 i parte 1 by Pafal Editore

Microsoft Excel 2010 Nozioni di base Microsoft Excel è il prodotto della suite Microsoft Office, destinato alla produzione e alla gestione dei fogli elettronici. Un foglio elettronico è un software dedicato alla preparazione di prospetti che includono calcoli più o meno complessi, nei quali vengono inseriti dati in una griglia bidimensionale di celle. Le celle sono determinate dall’intersezione di colonne e di righe. In un foglio di Excel le colonne sono individuate da lettere mentre le righe da numeri. La prima cella del foglio di lavoro quella posizionata in alto a sinistra avrà quindi la coordinata A1, quella adiacente alla sua destra B1, e così via. Le celle della riga successiva avranno coordinate A2, B2 ecc.. Le lettere di colonna vanno da A a XFD. (Alla colonna Z segue la colonna AA, dopo la colonna ZZ viene la colonna AAA e così fino alla colonna XFD). I numeri di riga vanno da 1 a 1.048.576 a. La cella attiva è la cella con il bordo marcato con i rispettivi riferimenti di colonna e riga evidenziati. In questa cella entreranno i dati una volta immessi. Per inserire dati nella cella attiva è sufficiente digitarli e premere il tasto invio.

b a b. Mentre digitiamo il testo, il numero o la formula viene visualizzata contemporaneamente sia nella cella attiva che nella Barra della formula

L’area di lavoro di Excel Excel considera un proprio file alla stregua di una cartellina nella quale trovano posto i Fogli di lavoro. Una cartella può contenere fino a 255 Fogli di lavoro. La finestra della cartella di lavoro visualizza solo una piccola porzione del foglio di lavoro attivo, la possiamo paragonare ad uno oblò, attraverso il quale possiamo visualizzare solo in parte ciò che è presente nel foglio di calcolo. Le cartelle sono strumenti molto efficienti nell’organizzazione dei nostri lavori. Si possono ad esempio memorizzare in una stessa cartella tutti i documenti relativi alle entrate di uno specifico reparto suddivise per mese e per anno; quelli relativi ad uno specifico progetto.

a. Nella parte superiore della finestra di lavoro di Excel, è visibile la Barra del titolo nella quale è presente il nome del file (della cartella di lavoro) e dell’applicativo con cui stiamo lavorando. b. Sul lato destro sono presenti i pulsanti per gestire la finestra di lavoro: per ridurla ad icona, oppure per ingrandirla o per chiuderla. c. A sinistra invece, insieme troviamo la Barra di accesso rapido nella quale possiamo aggiungere a quelli già esistenti pulsanti dei comandi che usiamo più di frequente

Chiudi applicazione Ingrandisci applicazione Riduci ad icona applicazione Barra di accesso rapido

b c a

La Casella nome: è una piccola casella nella quale Excel mostra l’indirizzo della cella selezionata (o attiva) ogni cella è individuata da una lettera che corrisponde alla colonna di appartenenza e da un numero che corrisponde alla riga di appartenenza. Per esempio, la cella G5 è formata dall’intersezione della colonna G con la riga 5 La Barra della formula: è quel riquadro nel quale appare il i dato contenuto nella cella attiva

Richiama il Foglio successivo Richiama il primo Foglio Richiama il Foglio precedente 3

Richiama l’ultimo Foglio Inserisce un nuovo Foglio Nella parte inferiore della cartella di lavoro sono visibili i comandi di esplorazione che consentono di muoversi tra i Fogli di lavoro quando questi ultimi sono un numero elevato e non sono tutti visualizzati.

La Barra multifunzione I comandi per poter gestire i dati inseriti nelle celle sono presenti nella Barra multifunzione, sotto forma di pulsanti raggruppati per tipologia. La Barra multifunzione è composta da 8 schede: File – Inserisci – Layout di pagina – Formule – Dati – Revisione e Visualizza organizzate secondo scenari od oggetti specifici. I controlli di ogni scheda sono a loro volta organizzati in gruppi. A queste schede si aggiungono le schede contestuali come ad esempio i comandi per gestire un’immagine, in questi casi non appena si seleziona l’oggetto, viene aggiunta alla barra multifunzione una nuova scheda denominata Strumenti con all’interno i comandi specifici per la gestione dell’oggetto selezionato.

a. Schede sono organizzate in base alle attività. b. Gruppi presenti in ogni scheda suddividono un'attività in sotto attività. c. Pulsanti di comando in ogni gruppo eseguono un comando o visualizzano un menu di comandi.

a c ba 1. 4

La gerarchia all’interno delle schede della Barra multifunzione è stata ideata in modo che facilitasse il flusso di lavoro, con i comandi e le funzioni più utilizzate posizionate più a destra o a sinistra all’interno delle scheda. Ad esempio la scheda Home contiene i comandi necessari per creare e formattare un nuovo foglio di lavoro, più a destra troviamo la scheda Dati che contiene i comandi per ordinare e filtrare i dati contenuti nel foglio di calcolo, ancora più a destra la scheda Revisione i comandi per il controllo ortografico e la protezione del documento. •

Scheda Home in questa scheda sono disponibili i comandi necessari per la costruzione del Foglio di lavoro: i comandi per la formattazione delle celle e del contenuto delle stesse, i comandi per spostare e copiare per inserire o eliminare righe e colonne, per trovare o sostituire testo e formule

•

Scheda Inserisci contiene i comandi per inserire elementi in un documento, come

tabelle pivot, immagini, , grafici, forme e caselle di testo, collegamenti ipertestuali, intestazioni e piè di pagina, simboli. •

Scheda Layout di pagina consente di impostare l’aspetto dei documenti, scegliendo le opzioni relative all’impostazione della pagina, ai margini, ai Temi di Office (tipi di carattere, combinazione di colori e così via), lo sfondo, la stampa dei titoli di colonna e di riga.

•

Scheda Formule in questa scheda sono presenti i comandi per richiamare le funzioni presenti nella libreria. Sono organizzati in raccolte suddivise per tipologia di intervento. Troviamo inoltre nella scheda i comandi per assegnare e gestire nomi a celle e gruppi di celle, per controllare le formule inserite nel foglio di lavoro.

•

Scheda Dati la scheda Dati contiene i pulsanti per la funzionalità di Database: ordinare e

filtrare i dati nel foglio di lavoro, importare dati da database esterni, ricercare righe duplicate, effettuare dei subtotali. •

Scheda Revisione include il correttore ortografico e il servizio di ricerca. In questa scheda sono inoltre disponibili i comandi per l’inserimento di commenti e per la revisione del documento, consentendo di visualizzare, accettare o rifiutare le vostre revisioni e quelle dei colleghi.

•

Scheda Visualizza consente di passare in modo rapido a una diversa visualizzazione del documento, di attivare la visualizzazione del righello e barra della formula di disporre nella finestra tutti i documenti aperti, di modificare lo zoom.

Come per Word oltre alle schede, ai gruppi e ai comandi, in Excel sono presenti altri elementi che offrono percorsi per eseguire le attività.

Barra di accesso rapido questa barra consente di accedere rapidamente agli strumenti utilizzati più frequentemente. Sono presenti nella Barra di accesso rapido i pulsanti per Annullare o Ripristinare l’ultimo comando dato. La posizione predefinita della barra di accesso rapido è nella parte superiore della finestra di Excel. È possibile personalizzare la barra di accesso rapido aggiungendo comandi attraverso il pulsante Opzioni presente nella scheda File

Come in altri programmi della Suite Office® anche in Excel per avere a disposizione tutti i comandi inerenti all’oggetto selezionato, possiamo utilizzare il Pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo, una piccola icona presente in alcuni gruppi. Facendo clic su di essa, Excel visualizza un riquadro attività o una finestra di dialogo correlata, nella quale sono disponibili ulteriori opzioni relative a quel gruppo comandi.

Pulsante di Office Backstage o Scheda File questa scheda si differisce dalle altre in quanto non contiene gruppi di comando ma permette di aprire la visualizzazione Backstage (in italiano “dietro le quinte”) dalla quale è possibile gestire le Cartelle e i dati a esse correlate., In questa finestra sono trovano posto i comandi di base per aprire, salvare e stampare le Cartelle di lavoro, quelli per impostare autorizzazioni, preparare le Cartelle per la condivisione con altri utenti e gestire le versioni dei File è inoltre presente il pulsante Opzioni per accedere ai comandi per l'impostazione di varie caratteristiche, che consentono la personalizzazione dell’ambiente di lavoro come ad esempio le preferenze sul numero di fogli all’interno di una Cartella di lavoro, sul tipo e le dimensioni del carattere predefinito.

a a. Facendo clic sul Pulsante Office Backstage, collocato nella parte sinistra della Barra multifunzione, vedrete aprirsi la Visualizzazione Backstage. Una finestra nella quale sono elencati sul lato sinistro i comandi per la gestione dei file, rappresentati dai pulsanti Salva, Salva con nome, Apri e Chiudi facendo clic su questi pulsanti si apriranno le finestre di dialogo per la gestione dei file sulle memorie. Troviamo inoltre in elenco altre voci, vediamole in dettaglio: Informazioni, è la scheda predefinita della Visualizzazione Backstage pannello di destra numerose informazioni utili sul file aperto.

riassume nel

Recente, consente invece di visualizzare l’elenco in ordine cronologico degli ultimi file utilizzati, facilitandone così il ritrovamento e l’apertura. Nuovo, offre la possibilità di creare una nuova Cartella di lavoro partendo da un documento vuoto o da un modello. Si possono scegliere i modelli sia partendo dai modelli installati sul proprio computer sia da quelli resi disponibili attraverso il sito Web Office Online. Stampa, riassume tutte le funzionalità per la stampa del file e per la sua Anteprima di stampa. 9

Salva e invia, offre numerose modalità per condividere il documento con amici e colleghi. Guida, attraverso questa visualizzazione possiamo consultare la Guida il linea

Guida in linea di Microsoft Excel Come tutti i programmi della suite Office®, Excel mette a disposizione un sistema di “ricerca naturale”, per il recupero di informazioni all’interno del manuale elettronico del programma.

a Per fare apparire la finestra della Guida di E si può fare clic sul punto di domanda (in alto a destra sulla finestra) e scegliere l’argomento dal sommario iniziale, oppure digitando la domanda nell’apposita casella di ricerca. a. Fate clic sul punto di domanda e dalla finestra di dialogo che appare, provate a digitare una domanda nell’apposita casella

b b. Fate clic sul pulsante Cerca La Guida in linea mostrerà i risultati della sua ricerca in un’apposita pagina dei risultati Questi sono tutti collegamenti ipertestuali ad altrettante pagine della Guida di Excel 2010 ed eventualmente anche al sito Office Online se siete connessi a Internet.

Creare e gestire Cartelle di lavoro Creare un nuovo file Quando mandiamo in esecuzione Excel, il programma apre in automatico una nuova Cartella di lavoro con all’interno alcuni Fogli numerati in modo sequenziale. Questa Cartella è predisposta per l’utilizzo anche da parte di utenti poco pratici. Per default sono impostati il tipo di carattere la dimensione, Excel interpreta in automatico il tipo di dato che si andrà ad inserire, agendo di conseguenza in caso di formule e operazioni 10

matematiche. Sarà quindi sufficiente posizionarsi con un clic del mouse su di una cella per iniziare a inserire dati. Per creare invece una nuova cartella di lavoro con Excel già in esecuzione:

a b c d a. Si clicca sul Pulsante Office Backspace (Scheda File) b. Dalla schermata successiva fare clic sulla voce Nuovo c. Excel visualizzerà, nel pannello di destra della finestra di visualizzazione Backspace, un gruppo di icone che riguardano la creazione di un nuovo file. Nel gruppo sono presenti icone che consentono di creare varie tipologie di cartelle di lavoro da Modelli o Cartelle di lavoro esistenti: −

Cartella di lavoro vuota

−

Modelli

−

Nuovo da esistente 11

d. Nel pannello di destra della visualizzazione Backspace troviamo evidenziata l’icona Cartella di lavoro vuota se non abbiamo bisogno di particolari modelli, se già sappiamo come impostare il nostro foglio di lavoro possiamo fare clic sul pulsante Crea posizionato sul lato destro della finestra di dialogo immediatamente al di sotto del riquadro anteprima e. Facendo clic sull’icona Nuovo da esistente si apre l’omonima finestra di dialogo attraverso la quale sarà possibile indicare, la posizione sul disco e il nome della Cartella di lavoro (il File per intenderci) da aprire. Questa procedura consente di aprire file esistente considerandolo un modello. Ciò vuol dire che quando si andrà a salvare il file non verrà sovrascritto quello originale che rimarrà immutato.

Salvare un file La funzione più importante di qualunque applicazione è la conservazione del lavoro effettuato. Possiamo salvare la nostra cartella di lavoro in diversi modi: con i comandi Salva, Salva con nome, salva e invia, Esci presenti nella visualizzazione Backspace e con il pulsante Salva presente nella Barra di accesso rapido (quello con il dischetto). Quando si salva per la prima volta un documento, Excel chiede di indicare il dispositivo sul quale memorizzare, la posizione in eventuali cartelle e il nome da assegnare al documento. Per i documenti già salvati in precedenza ai quali sono state apportate delle modifiche non è necessario indicare nulla, il programma ha già le informazioni che occorrono. a. Fare clic sulla scheda File b. Clic ora sul pulsante Salva con nome

Excel mostrerà la finestra di dialogo che consente di salvare un nuovo documento indicandone in nome e la posizione. Possiamo utilizzare Salva con nome anche per salvare una cartella esistente alla quale si sono apportate delle modifiche; assegnando ad essa un nuovo nome si conserva la copia originale inalterata sul disco. Salva con nome permette inoltre di salvare un file esistente modificandone la posizione sul disco.

Regole per l’assegnazione di nomi ai file I nomi dei file di Excel possono contenere un massimo di 218 caratteri. Per l‘assegnazione del nome possiamo combinare caratteri alfanumerici, spazi e caratteri speciali eccetto: Barra inversa (\) Barra (/) Maiuscolo () Minuscolo () Punto interrogativo (?) Asterisco (*) Due punti (:) Punto e virgola (;) Virgolette (“) Excel non fa distinzione tra nomi di file in maiuscolo o in minuscolo quindi i file con i nomi PROSPETTO VENDITE e prospetto vendite sono identici.

Chiudere un file di Excel Per chiudere una Cartella di lavoro si utilizza Il comando Chiudi presente nella scheda File . Prima di chiudere, è necessario salvare la Cartella di lavoro sulla quale stiamo lavorando, in questo modo possiamo uscire dal programma senza perdere il lavoro fatto. Salvando la Cartella, questa viene archiviata come file nel computer sarà quindi possibile riaprirla in seguito, per modifiche e/o eventualmente per stamparla. Facendo clic sul pulsante Chiudi, se non è stato già fatto in precedenza, Excel chiederà conferma sul salvataggio del documento attraverso una piccola finestra di dialogo.

Scegliendo Salva presente nella finestra di dialogo, se il file non è stato mai salvato verrà aperta la finestra di dialogo Salva con nome. Chiuso il file, a meno che non ci siano altri file di Excel aperti sul desktop, Excel presenterà una schermata dove è attiva solo la scheda File attraverso la quale è possibile creare nuovi file o aprirne di esistenti.

Uscire da Excel Il pulsante per uscire da Excel per chiudere quindi definitivamente l’applicazione e tornare a Windows, è presente nella Visualizzazione Backstage (Scheda File). Come per il pulsante Chiudi prima di uscire da Excel, è necessario salvare la Cartella o le Cartelle sulle quali stiamo lavorando. In ogni caso, Excel chiederà di salvare i File attraverso una piccola finestra di dialogo.

Come inserire dati in un Foglio di Excel Come inserire i dati in un foglio di Excel? Questa domanda può sembrare banale ma a pensarci bene non lo è. Quando si progetta un foglio di lavoro non si può sottovalutarne la leggibilità, se il foglio è ad uso personale poco importa come sono strutturate le tabelle ma se devono essere inviati o condivisi allora bisogna stare attenti. Facciamo un esempio:

a a. Un Foglio di lavoro con le proiezioni mensili delle vendite di determinati prodotti potrebbe essere funzionale con le etichette posizionate sia verticalmente a sinistra del foglio di lavoro che orizzontalmente; in questo caso però disporre i nomi dei mesi e i totali trimestrali lungo il margine diventerebbe molto difficile visualizzare i dati nel foglio di lavoro. In questo caso disponendo i nomi dei mesi lungo le colonne il foglio diventa più compatto e diventa semplice visualizzare i dati.

a Solitamente i dati in un foglio di calcolo risultano più leggibili e facilmente gestibili se inseriti in righe dall’alto verso il basso, creando quindi una struttura stretta e lunga. Non è raro vedere fogli di calcolo corti e larghi che si sviluppano orizzontalmente, solitamente strutture di questo tipo creano problemi nella gestione degli strumenti di database.

Spostarsi tra le celle Per spostarsi da una cella all’altra si può utilizzare il mouse puntando la cella desiderata e facendo clic, con le frecce di direzione sinistra, destra, alto, basso. Un altro modo per spostarsi tra i dati presenti nelle celle è utilizzando la Casella Nome. La Casella Nome è posizionata a sinistra della Barra della formula. Inserendo in questa casella il riferimento di riga e di colonna della cella desiderata premendo il tasto Invio Excel rende attiva la cella. a. Digitare nella Casella Nome: F5 b. Premere il tasto Invio

Proviamo ora a lavorare insieme vediamo praticamente come inserire dati nelle celle Avviate Excel 18

Attualmente Excel si trova in modo di Pronto (come è visualizzato sulla Barra di stato, in basso a sinistra): è in attesa che introduciate un informazione o inviate un comando. Per prima cosa introduciamo un numero. La cella attiva è la cella A1 Per selezionare una cella è sufficiente fare un semplice clic su di essa. Quando la cella è selezionata assumerà un contorno più spesso. Fare clic sulla cella D5 Rendere ora attiva la cella A1 facendo un clic su di essa digitare: 123 Premere il tasto Invio

Mentre eseguite queste operazioni la Barra di stato indica Invio invece di Pronto mentre la Barra della Formula visualizza ciò che state introducendo.

Ora la cella attiva è A2. Premere il tasto della tastiera con la freccia rivolta verso destra 19

(Ora la cella attiva è B2.) Introdurre:

456

Premere il tasto ESC (Premendo il tasto ESC il numero scompare dalla barra della formula e dalla cella attiva) Spostare il puntatore del mouse sulla cella C3 e fare clic. La cella C3 è diventata la cella attiva. Introdurre:

445566

Premere il tasto Backspace (2 volte) Introdurre:

Premere:

Invio

Il numero 445577 è stato introdotto nella cella C3. Fare clic sulla cella A1 e renderla attiva. Introdurre:

890

Premere:

Invio

Il numero 890 ha sostituito quello originale della cella A1. Se tutto è stato eseguito correttamente il foglio si presenta ora così 20

1. Fare clic su Foglio2 (in basso nella finestra). Il foglio attivo è ora il Foglio2: tutte le celle sono vuote. La cella attiva è A1 del Foglio2 Introdurre:

Banco

Premere:

Invio

Fare clic sulla cella D2 e renderla attiva. Introdurre:

Giorgio

Premere:

Invio

Modifica di un dato immesso I dati introdotti in una cella possono, come si è visto, essere sostituiti da nuovi dati. È inoltre possibile, modificarli o cancellati. Provate a fare una modifica: 1. Fare clic sulla cella A1 e renderla attiva. Spostare il mouse sulla barra della formula: assumerà la forma di I Fare clic tra la c e la o. Digitare:

hett

Premere:

Invio

Il contenuto della cella è cambiato da Banco a Banchetto. Se tutto è stato eseguito correttamente il foglio si presenta ora così:

Spostatevi su Foglio1

Inserire una formula nel foglio di lavoro Excel è un software nato per gestire un foglio elettronico. Nelle pagine precedenti ho in più volte descritto il nostro ambiente di lavoro chiamandolo Foglio di calcolo; peculiarità del software è proprio preparare prospetti che includano calcoli più o meno complessi. A differenza di una calcolatrice che esegue calcoli su valori immessi volta per volta, il foglio elettronico effettua operazioni nelle quali si fa riferimento alle celle contenute nel foglio stesso. Il collegamento tra la cella che contiene la formula e le celle dalle quali attinge la formula stessa e un collegamento dinamico. Cosa vuol dire? Che a differenza di una calcolatrice nella quale, se abbiamo digitato un valore errato, siamo costretti a ripetere l’intero calcolo, nel foglio elettronico sarà sufficiente reinserire nella cella che partecipa alla formula, il valore corretto per vedere il risultato in tempo reale. Per inserire una formula in una cella bisogna far precedere l’operazione dal segno uguale “=” sarà poi sufficiente fare clic nella prima cella dove è presente il primo valore che partecipa alla formula, aggiungere l’operatore matematico per esempio il segno più “+” nel caso di una somma, cliccare poi sulla seconda cella nella quale è presente il valore da inserire nella formula ecc….. alla fine premere il tasto. Tutte le formule di Excel cominciano con il segno uguale. Il segno uguale india ad Excel che i caratteri successivi costituiranno una formula. Se si omette il segno uguale Excel può interpretare i caratteri che seguiranno come testo.

•

Facciamo un esempio continuando a lavorare sul nostro foglio di lavoro:

1. Inserite ora 10 nella cella A1 e poi pigiate il tasto freccia a destra 22

B1 Ă¨ ora la cella attiva Inserite 15 nella cella B1 e poi di nuovo freccia a destra in modo da spostarvi sulla cella C1 Nella cella C1 vogliamo che Excel calcoli la somma del contenuto delle celle A1 e B1 Digitate = A1+B1 e poi premete il tasto Invio invece di digitare la formula potete inserire il segno = Fate clic con il mouse sulla cella A1, digitare + e di nuovo clic sulla cella B1 e poi Invio. Per indicare ad Excel che vogliamo effettuare un calcolo e non inserire del testo abbiamo fatto precedere la formula dal segno = Nella cella C1 quindi Excel andrĂ ad inserire 25, il risultato della somma tra il contenuto della cella A1 e il contenuto della cella B1 Cliccate sulla cella A1 Modificate il valore in essa contenuto inserendo 20

Premete il tasto Invio In tempo reale Excel ha ricalcolato il risultato della formula contenuta nella cella C1.

Riempire automaticamente le celle

a Per inserire velocemente dati nelle celle possiamo impostare la ripetizione o l'inserimento automatico dei dati; è uno strumento che si occupa di riempire con dei valori le celle a partire dal valore che ha la cella di partenza. Tale riempimento, prende spunto da particolari elenchi che sono stati precedentemente dichiarati al programma.

a. Il pulsante di Excel Riempimento è presente nella scheda Home gruppo pulsanti modifica,

b b. Per inserire velocemente diversi tipi di serie di dati, è tuttavia possibile selezionare le celle e trascinare il quadratino di riempimento nero situato nell'angolo inferiore destro della selezione. Quando si posiziona il puntatore del mouse sul quadratino di riempimento, il puntatore assume la forma di una croce nera.

•

Esercitiamoci utilizzando il foglio di lavoro attivo:

1. Fate clic sulla cella A2 e inserite Gennaio e poi pigiate il tasto Invio La cella attiva è ora A3 Fate di nuovo clic sulla cella A2 Spostare il mouse nell’angolo destro in basso della cella A2 finché non assume la forma di una croce nera sottile. 24

Premere il tasto del mouse e spostare il puntatore fino alla cella L2. Lasciare il mouse. Le celle da A2 ad L2 contengono ora i nomi dei mesi

Possiamo ottenere lo stesso risultato attraverso il pulsante Riempimento presente nel gruppo Modifica della scheda Home. Apparirà un menù a tendina; scegliendo la voce Serie Excel aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale potremo indicare come riempire le celle selezionate. Rendete attiva la cella A3 e inserite 1° trimestre Evidenziate ora l’intervallo di celle A3:D3 (dovete fare un clic nella cella A3 e tenendo pigiato il tasto del mouse trascinare fino alla cella D3. Tutte le celle avranno il bordo marcato di nero) Fate clic sul pulsante Riempimento e dal menù a tendina scegliete la voce Serie Dalla finestra di dialogo Serie attivate l’opzione Riempimento automatico e poi clic sul pulsante Invio

Excel ha creato una serie modificando in automatico il numero relativo al trimestre. Potevate ottenere lo stesso risultato portando il cursore nellâ&#x20AC;&#x2122;angolo inferiore destro della cella A3 e tenendo premuto il tasto del mouse trascinando il cursore fino alla cella D3 Possiamo creare una serie con delle date: Inserite nella cella A4 la data 01/01/2011 Spostare il mouse nellâ&#x20AC;&#x2122;angolo destro in basso della cella A4 finchĂŠ non assume la forma di una croce nera sottile. Premere il tasto del mouse e spostare il puntatore fino alla cella O4. Lasciare il mouse. Non vi preoccupate se in alcune celle appariranno dei cancelletti ######### questo Ă¨ il modo in cui Excel avvisa che le celle hanno dimensioni non adeguate per contenere il dato. Selezionate tutte le colonne interessate facendo un clic sulla lettera A della prima colonna e tenendo premuto il tasto del mouse trascinando sulle altre lettere fino a raggiungere la lettera O

Formattare Righe e Colonne Nella scheda Home nel gruppo pulsanti Celle è presente il pulsante Formato Questo pulsante permette di gestire il formato delle righe, delle colonne, dell’intero foglio di lavoro. Facendo clic su questo pulsante si apre un menù nel quale trovano posto le voci che consentono di: Adattare la larghezza delle colonne e l’altezza delle righe al contenuto, di Nascondere l’intero foglio, di Cambiarne il nome, di Copiarlo o Spostarlo nella stessa cartella o in altre Cartelle di lavoro, per Cambiare il colore della linguetta del foglio. 1. Fate clic sul pulsante Formato presente nel gruppo Celle della scheda Home 2. Dal menù a tendina scegliete la voce Adatta larghezza colonne

Inserite ora nella cella A5 il numero 2 Inserite ora nella cella B5 il numero 4 Evidenziate le celle A5:B5 Spostare il mouse nell’angolo destro in basso della cella B5 finché non assume la forma di una croce nera sottile. Premere il tasto del mouse e spostare il puntatore fino alla cella O5. Lasciare il mouse. Excel ha creato una serie riempiendo le celle in modo automatico incrementando progressivamente il valore numerico con una differenza pari all’intervallo delle prime 2 celle (nel nostro esempio il numero 2) Chiudete il file senza salvare facendo clic sul pulsante con la X in alto a destra nella barra del titolo o in alternativa facendo clic sul Pulsante Microsoft Office scegliendo Chiudi

Aprire una cartella di lavoro esistente Oltre al salvataggio una delle operazioni di base è l’apertura di file esistenti. Per riprendere un file è sufficiente aprirne uno salvato in precedenza, apportarvi le modifiche del caso quindi salvare nuovamente. a. Per riaprire una Cartella esistente si richiama la visualizzazione Backstage facendo un clic con il mouse sulla scheda File b. Dalla Visualizzazione Backstage si clicca sulla voce Apri

d c. Excel aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale è possibile indicare il disco la posizione dove è presente e il file da aprire. d. Per confermare la scelta e aprire il file si dovrà poi fare clic sul pulsante Apri

Metodi particolari per aprire i file

A destra del pulsante Apri è presente una piccola freccia facendo clic su questo elemento si aprirà un piccolo menù a tendina nel quale sono elencate le tipologie di apertura dei file di Excel: −

Apri in sola lettura per aprire il file in modo che non si possano apportare modifiche senza prima cambiargli il nome

−

Apri come copia per creare un duplicato del file selezionato. Excel aggiunge al nome del file le parole Copia di all’inizio del nome lasciando intatta la Cartella originaria 29

−

Apri nel Browser è un comando che viene applicato solo ai file con formato HTML . Apre il file selezionato nel browser web predefinito

−

Apri in visualizzazione protetta molto utile quando non si conosce la provenienza dei file, consente di aprire il file limitandone le modifiche in modo da ridurre al minimo i rischi per il computer

−

Apri e ripristina è una funzione utile per cercare di aprire i file danneggiati.

Aprire uno specifico file all’avvio di Excel Quando lavoriamo quotidianamente su determinati file possiamo salvarli in una cartella di Windows denominata XLSTART. All’avvio di Excel i file contenuti in questa cartella di Windows vengono automaticamente aperti. Per individuare la cartella XLSTART sul vostro computer conviene effettuare una ricerca in ogni caso generalmente è questo il percorso: C:\Users\”nome utente”\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART Nel caso in cui si volessero aprire all’avvio di Excel file contenuti in una cartella di Windows diversa da XLSTART è possibile indicare una cartella di avvio alternativa:

a. Rendere attiva la Visualizzazione facendo clic sulla scheda File

Backstage

b. Fare clic sul pulsante Opzioni c. Dall’omonima finestra di dialogo scegliete la categoria Impostazioni avanzate d. Nella sezione Generale nella casella All’avvio i file in: digitate il nome della cartella nella quale sono presenti i file da aprire all’avvio di Excel

c d

â&#x20AC;˘

Apriamo e gestiamo insieme un File presente nella cartella con la Base informativa sul Desktop

Nellâ&#x20AC;&#x2122;esercizio seguente useremo Excel per completare un conto Profitti - perdite trimestrale e per migliorarne il formato. Per prima cosa apriamo il file con i profitti e le perdite. 1. Fate clic sulla scheda File e successivamente sulla voce Apri Scegliere il file Profitto presente nella cartella Base Excel sul Desktop Aggiungiamo il titolo nella cella A1 al nostro foglio di lavoro Introdurre:

Profitti - perdite: primo trimestre 2011

Premere:

Invio

Ora introducete i valori per il gruppo C 31

Posizionarsi sulla casella B7 con un clic del mouse all’interno della stessa Introdurre:

619,75

Posizionarsi sulla casella C7 Introdurre: 774,69 Posizionarsi sulla casella D7 Introdurre: 1136,21 Premere:

Invio

Inserire funzioni Le funzioni sono uno strumento importante e soprattutto efficace di Excel ne parleremo ampiamente più avanti. Volendo semplificare le funzioni di Excel sono delle formule predefinite, quelle usate frequentemente semplificate, memorizzate e rese disponibili all’interno di librerie.

Somma automatica

Facciamo un esempio: volendo eseguire la somma di valori inseriti in un gruppo di celle diciamo di 10 celle, abbiamo visto insieme nelle precedenti pagine, che la formula da inserire è =C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10 Sicuramente è più comodo inserire la formula scritta in questo modo: =somma(C1:C10) Bene! La formula =somma(C1:C10) è proprio una funzione di Excel. Questa funzione insieme ad altre di uso frequente è disponibile facendo clic sul pulsante Somma automatica presente sulla scheda Home nel gruppo pulsanti Modifica 32

Vediamo in pratica come inserire le funzioni nel foglio di lavoro Completato con lâ&#x20AC;&#x2122;inserimento dei valori del gruppo vendite C nel prospetto dei dati, si vuole calcolare il totale delle entrate di ciascun mese e il totale per ciascun gruppo di venditori. Dovremo quindi fare dei totali per colonna per conoscere il venduto mensile; faremo, poi, dei totali per riga per determinare il venduto di ogni gruppo. Per calcolare un totale si inserisce una formula SOMMA(â&#x20AC;Ś.)

Siamo pronti per introdurre la formula delle entrate mensili globali. Per prima cosa assegnate unâ&#x20AC;&#x2122;etichetta alla riga su cui inserirete i totali. 1. Posizionarsi sulla casella A8 Introdurre:

Entrate mensili

Premere:

Invio

Ora introducete la formula Posizionarsi sulla casella B8 Cliccare una prima volta sul pulsante Somma disponibile sulla scheda Home gruppo pulsanti Modifica

Nella cella B8 e nella barra della formula comparirà =SOMMA(B5:B7) Fare un secondo clic sul pulsante

La barra della formula mostrerà ancora la formula =SOMMA(B5:B7), mentre nella cella B8 appare il numero 2.840,72 che è il risultato cioè la somma dei numeri della colonna B.

Copiare, Tagliare e Incollare il contenuto di una o più celle

Incollare Tagliare Copiare

Sul margine sinistro della scheda Home è presente il gruppo pulsanti Appunti nel quale sono disponibili i pulsanti per gestire la copia e lo spostamento del contenuto delle celle in altre celle, in altri fogli di lavoro della stessa cartella, in altre Cartelle. Quando si copia un elemento del foglio di lavoro, Excel lo memorizza in un’area di archiviazione momentanea chiamata Appunti. Come per tutti i comandi analizzati fino ad ora, per copiare o spostare il contenuto di una o più celle è sufficiente evidenziare il dato e successivamente fare clic sul comando. Nel caso specifico però, per completare il comando dovremo indicare ad Excel anche dove (in quali celle), vogliamo che il comando sposti o copi ciò che è momentaneamente in memoria. Dovremo quindi evidenziare la o le celle di arrivo e fare clic sul pulsante corrispondente: il pulsante Incolla.

a a. Dopo aver cliccato sul pulsante Copia o sul pulsante Sposta, Excel modifica il bordo intorno alle celle, facendo comparire una linea tratteggiata. Il bordo tratteggiato indica proprio l’area copiata o tagliata L’elemento copiato può essere incollato più di una volta; fino a quando è visibile il bordo tratteggiato, sarà sufficiente fare clic nelle celle di destinazione e premere con un clic del mouse, il pulsante Incolla.

Opzioni del pulsante Incolla Il pulsante Incolla permette di incollare in modo selettivo mettendo a disposizione l’anteprima dinamica 14 pulsanti con i quali è possibile incollare verificando visivamente quale sarà l'aspetto del contenuto incollato prima di incollarlo effettivamente nel foglio di lavoro. Cliccando sul pulsante Incolla, verrà visualizzato un menu contenente elementi che cambiano in base al contesto, per adattarsi in modo ottimale al contenuto che si sta riutilizzando. Vengono inoltre visualizzate l’anteprima e le descrizioni comandi con informazioni aggiuntive, per aiutare l'utente a prendere la decisione più appropriata. Vediamo insieme in dettaglio alcune di queste voci: −

Tutto incolla tutti gli aspetti della cella selezionata

−

Formule incolla solo le formule contenute nelle celle dell’intervallo di copia nell’intervallo di destinazione

−

Tutto eccetto i bordi incolla i dati senza modificare il formato dei bordi, nel caso si dovesse copiare in una cella già formattata

−

Trasporre incolla il contenuto delle celle copiate modificandone l’orientamento, invertendo ciò che era all’interno delle righe con quello che era nelle colonne e viceversa.

−

Valori quando in una cella è presente una formula Excel incolla naturalmente la formula modificando i riferimenti di riga e colonna. Questa opzione consente di incollare il valore presente nella cella copiata ovvero il risultato della formula.

−

Il collegamento invece di incollare il contenuto delle celle tagliate o copiate incolla un riferimento alle celle di origine, ignorando la formattazione originale

Tagliare e incollare A differenza del comando Copia quando si Taglia l’operazione di incollamento inserisce una copia di ciò che è negli appunti nelle celle di destinazione rimuovendo i dati copiati dalla posizione di origine; al termine dell’operazione Excel elimina il bordo tratteggiato non è quindi giustamente possibile ripetere il comando in altre aree del foglio. Quando si esegue lo spostamento di una o più celle Excel: −

sposta sia il contenuto che il formato delle celle evidenziate; 36

−

non esegue il comando restituendo un messaggio di errore se il blocco da trasferire è composto da una selezione multipla, ovvero non è composto da un singolo blocco rettangolare di celle;

−

sovrascrive il contenuto e il formato di ogni cella esistente nell’intervallo di destinazione

Copiare e spostare utilizzando il mouse Possiamo copiare o spostare il contenuto di una o più celle velocemente utilizzando il mouse.

Per copiare una cella utilizzando il mouse:

b a. Evidenziare la cella o il gruppo di celle nelle quali è presente il dato da copiare negli appunti

c b. Comparirà nell’angolo in basso a destra della cella (nel caso di più celle nell’angolo in basso a destra della matrice) un piccolo quadratino c. Portare il puntatore del mouse sul quadratino; notate che il puntatore assume la forma di una piccola croce di colore nero

d 37

d. Tenere premuto il tasto sinistro del mouse e contemporaneamente trascinare sulle celle di destinazione e. Excel copierà il contenuto della cella di origine nelle celle di destinazione. Nel nostro caso la cella di origine contiene una formula; Excel ha copiato nelle celle di destinazione la formula adeguando il riferimento di riga e colonna al contenuto delle celle di destinazione restituendo quindi la somma del Trimestre 2, del Trimestre 3 ecc..

f f.

Facciamo clic nella cella C9 nella Barra della formula è presente la formula: =C4+C5+C6+C7

g. Facendo clic nella cella D9 la formula è =D4+D5+D6+D7 e così via

e c

Spostare una cella utilizzando il mouse a. Evidenziare la cella o il gruppo di celle nelle quali è presente il dato da copiare negli appunti 38

b. Portare il puntatore del mouse su di un punto qualsiasi del bordo inferiore della cella o della matrice (gruppo di celle evidenziate) da spostare c. Il puntatore assumerà la forma di quattro piccole frecce sovrapposte d. Tenere premuto il tasto sinistro del mouse e contemporaneamente trascinare sulla cella di destinazione e. Excel sposta il contenuto della cella lasciando inalterati i riferimenti di cela nella formula

•

Mettiamo in pratica ciò che è stato appena spiegato lavoriamo insieme sul File Profitto.xlsx

Per eseguire una copia occorre individuare: cosa copiare (cioè la cella in cui sono presenti i valori da copiare) e dove copiare (cioè la cella in cui copiare) Copiamo ora la formula presente nella cella B8 nelle celle C8 e D8 Dovrebbe essere già attiva ad ogni modo: 1. Cliccare sulla cella B8 per renderla attiva Cliccare sul pulsante Copia presente nella scheda Home gruppo pulsanti Appunti Il bordo della cella B8 diventa tratteggiato ad indicare che il contenuto è stato memorizzato negli appunti Cliccare sulla cella C8 e tenendo premuto il mouse trascinarlo sulla cella D8

Risulteranno evidenziate due celle, C8 e D8 39

Cliccare sul pulsante Incolla presente nella scheda Home gruppo pulsanti Appunti

Al termine della copia, le celle C8 e D8 riporteranno rispettivamente i valori 3.718,49 i totali calcolati per le colonne C e D.

3.615,2 e

Cliccare sulla cella C8 per renderla attiva La barra delle formule contiene la nuova formula aggiornata =SOMMA(C5:C7). Il processo di copia ha adeguato automaticamente la formula da copiare alla cella in cui la formula stessa è stata copiata. La formula originariamente inserita nella cella B8 è stata interpretata da Excel come la somma delle tre celle che si trovano più in alto della cella stessa (cioè le celle B5, B6, B7); durante la copia la formula si è trasformata in maniera tale da calcolare sempre la somma delle tre celle più in alto. Questo adeguamento automatico di una formula illustra il concetto di riferimento relativo di cella. Cliccare sulla cella D8 per renderla attiva. Controllare il contenuto della barra della formula e ripetere le considerazioni di cui sopra.

Annullare l’ultima operazione eseguita Quando si commette un errore è possibile annullare l’operazione eseguita. Quindi, prima di impartire un nuovo comando si possono eliminare gli effetti indesiderati causati dall’ultimo comando eseguito. 1

1. Cliccare sul pulsante Annulla presente nella Barra di accesso rapido sul bordo in alto a sinistra della finestra 40

Le formule appena copiate sono state eliminate. Questa operazione è stata fatta solo a titolo di esempio, non perché fosse errata. Però avremo così la possibilità di vedere un altro modo per copiare una formula

Come copiare una formula per trascinamento Utilizzando il mouse è possibile copiare formule in maniera più rapida. 1. Cliccare sulla cella B8 per renderla attiva Spostare il mouse nell’angolo destro in basso della cella B8 finché non assume la forma di una croce nera sottile. Premere il tasto del mouse e spostare il puntatore fino alla cella D8. Lasciare il mouse. Se l’operazione è stata eseguita correttamente si è copiato la formula esattamente come fatto in precedenza. Completiamo il foglio

Posizionarsi sulla cella E3 Immettere:

Totale

Posizionarsi sulla cella E5 Calcolare la somma di riga premendo due volte sul pulsante somma automatica Copiare la formula di somma fino alla cella E8, utilizzando il sistema del trascinamento Nella celle E5, E6, E7 ci sono ora i totali dei tre gruppi; nella cella E8 c’è il totale generale, cioè tutto il venduto del trimestre Si vuole ora calcolare l’incidenza percentuale delle vendite di ogni gruppo sul totale dei tre gruppi. 41

L’incidenza percentuale si ottiene dividendo il venduto di ogni gruppo per il totale generale: dovremo quindi calcolare E5 diviso E8, e così via. Per prima cosa attivate la cella in cui volete immettere la formula: F5, quindi digitate un segno di uguale (=) oppure un segno più (+) per segnalare ad Excel che si vuole immettere una formula e non inserire del testo. A questo punto è possibile digitare l’intera formula carattere per carattere, oppure comporla aiutandosi con il mouse Cliccare sulla cella F5 Digitare:

Cliccare sulla cella E5 Digitare:

Cliccare sulla cella E8 Premere:

Invio

L’incidenza percentuale è di circa il trenta percento; assegneremo più tardi un formato più idoneo alla cella Provate a copiare la formula nelle celle sottostanti! Excel ha restituito un messaggio di errore, abbiamo quindi sbagliato. Vediamo insieme perché Fate clic sul pulsante Annulla posizionato nella Barra di accesso rapido

Riferimenti di cella nelle formule Un riferimento di cella identifica in una cartella di lavoro una cella o un gruppo di celle. Quando in una formula, inseriamo riferimenti a celle presenti nel foglio di calcolo, colleghiamo la cella che contiene la formula, alle celle a cui la formula fa riferimento. Il valore della cella nella quale è presente la formula dipende dal valore delle celle alle quali la formula fa riferimento. Al variare di una di esse cambia automaticamente anche il risultato della formula. 42

Riferimenti relativi e assoluti Nelle formule e nelle funzioni che abbiamo inserito fino ad ora nel nostro foglio di esempio, abbiamo fatto sempre riferimento alle celle in base alla loro posizione nel foglio, facendo un esempio inserendo nella cella F5 la formula =E5/E8 è come se ad Excel avessimo detto: dividi il contenuto della cella posizionata 1 colonna a sinistra con il contenuto della cella posizionata 1 colonna a sinistra 3 righe sotto Scrivendo la formula in questo modo, nel momento in cui abbiamo copiato la formula nelle celle sottostanti, Excel ha modificato il riferimento di riga e colonne rispettando sempre la distanza (cella posizionata 1 colonna a sinistra diviso il contenuto della cella posizionata 1 colonna a sinistra 3 righe sotto) tra la cella in cui è scritta la formula e le celle a cui essa fa riferimento. Quindi copiando la formula nella F6 Excel invece di dividere il valore presente nella cella E6 con il valore presente nella cella E8 (il totale delle entrate mensili) ha diviso il valore presente nella cella E6con il valore presente nella cella E9. Ma, mentre la celle E6 contiene un valore valori la celle E9 è vuota; di qui il messaggio di errore. I riferimenti utilizzati nella formula si chiamano Riferimenti Relativi e sono i riferimenti usati da Excel salvo indicazioni contrarie. Volendo in una formula far riferimento ad una cella che contiene un valore che, necessariamente, deve rimanere costante durante la copia, bisogna far precedere dal simbolo del dollaro “$” l’indirizzo di colonna e di riga. Questo tipo di riferimento prende il nome di Riferimento assoluto. Continuiamo a lavorare insieme sul documento Profitto.xlsx inserendo questa volta la formula nel modo corretto

Specificare un indirizzo assoluto di cella Abbiamo visto come la percentuale corretta del gruppo di venditori A rispetto al totale si ottiene dividendo il totale del gruppo A (il contenuto della cella E5) per il totale generale (il contenuto della cella E8); la formula quindi è =E5/E8. Copiando questa formula nella cella F6, Excel la trasformerà in =E6/E9 per riflettere la nuova posizione; ciò genera, però, un errore perché la cella E9 non contiene nulla. Copiando la formula vorremmo che mentre il numeratore si aggiorna dinamicamente (cioè E5 diventa E6), il denominatore resti invariato (cioè E8 rimane costante). 43

La formula per calcolare il totale trimestrale di ogni gruppo di venditori in percentuale rispetto a quello della società, richiede l’utilizzo di un indirizzo di cella assoluto Excel considera assoluta (cioè invariante) ogni parte di un indirizzo di cella preceduto dal segno $. In questo esempio la formula corretta da inserire in F5 è la seguente: =E5/$E$8.

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In pratica si opera così:

1. Posizionarsi sulla cella F3 del foglio di lavoro Profitto.xlsx Immettere:

Totale %

Posizionarsi sulla cella F5 Immettere:

=E5/E8 (senza dare Invio!!!)

Premere:

il tasto F4

(Excel modificherà la formula aggiungendo il $ prima del riferimento di colonna e prima del riferimento di riga) Premere:

Invio

Copiare la formula nelle celle F6 e F7. Se tutte le operazioni sono state eseguite correttamente, ora il foglio di lavoro si presenterà così:

Dopo aver completato i dati del conto profitti e perdite, ne possiamo migliorare la grafica apportando delle modifiche al formato delle celle ed al loro contenuto.

Formattazione del Foglio di lavoro La formattazione agisce sull’aspetto di un foglio di lavoro di Excel migliorandone la leggibilità dei dati in esso contenuti. Con la formattazione è possibile trasformare dettagli molto complicati di un Foglio, in informazioni evidenziando dati importanti e aggiungendo riscontri visivi. La scheda Home della Barra multifunzione contiene i pulsanti maggiormente utilizzati per la formattazione dei Fogli di calcolo. La formattazione in Excel è molto semplice: si evidenzia la cella o un intervallo di celle dove è presente il dato da formattare e si utilizzano i comandi adeguati presenti nella scheda Home.

Selezionare un gruppo di celle Possiamo evidenziare un gruppo di celle del nostro foglio di lavoro sia utilizzando il mouse che la Casella nome.

a a. Fare clic nella prima cella del gruppo da evidenziare e trascinare, sulle celle da evidenziare tenendo premuto il tasto destro del mouse. Il gruppo da evidenziare deve essere formato da celle adiacenti

b b. in caso contrario si dovrĂ procedere evidenziando prima le celle adiacenti poi premendo il tasto CTRL della tastiera e contemporaneamente il tasto sinistro del mouse procedere nella selezione delle altre celle

c. Volendosi servire della Casella nome si dovrà digitare il riferimento della prima cella posizionata nell’angolo in alto a sinistra dell’ipotetico rettangolo da evidenziare, nel nostro caso A3 digitare i due punti “:” e premere i tasti per inserire il riferimento alla cella posizionata nell’angolo in basso a destra del rettangolo da evidenziare, nel nostro caso D7

d d. Quando abbiamo la necessità di evidenziare gruppi di celle non contigue e vogliamo utilizzare la Casella nome dobbiamo separare i riferimenti ai gruppi di celle adiacenti con il punto e virgola “;”

Inserire, gestire ed eliminare Celle – Righe – Colonne – Fogli di lavoro Sul margine destro della scheda Home, trova posto il gruppo pulsanti Celle. Sono tre pulsanti che aprono tre piccoli menù a discesa, nei quali sono posizionate le voci per poter aggiungere o eliminare elementi del foglio sul quale stiamo lavorando; per gestire l’altezza e la larghezza delle righe e delle colonne, per rinominare copiare o spostare l’intero foglio di lavoro, per modificare il colore della linguetta del foglio. Inserisci facendo clic su questo pulsante Excel apre un menù nel quale troviamo le voci per inserire: a. Celle…… quando si clicca su questa voce Excel apre l’omonima finestra di dialogo nella quale possiamo indicare come inserire le celle vuote, al di sopra o a sinistra della cella attiva Quando si inseriscono nuove celle vuote, quelle della stessa colonna vengono spostate automaticamente verso il basso oppure se della stessa riga vengono spostate automaticamente a destra per consentire l'inserimento delle nuove celle. Analogamente, è possibile inserire righe al di sopra di una riga selezionata e colonne a sinistra di una colonna selezionata. b. Colonne cliccando su questa voce viene inserita una colonna a sinistra della colonna dove è posizionata la cella attiva c. Righe cliccando su questa voce viene inserita una riga sopra alla riga dove è posizionata la cella attiva d. Fogli consente di aggiungere un nuovo foglio di lavoro al file Elimina apre un menù nel quale sono elencate le voci per poter eliminare un elemento del foglio di lavoro. Le voci in elenco sono le stesse del pulsante Inserisci il comando è però diverso. Invece di inserire Excel elimina l’elemento desiderato. Nel caso di Elimina Celle….. aprirà l’omonima finestra di dialogo simile alla finestra Inserisci celle nella quale sarà possibile specificare come gestire le celle rimanenti.

Formato già abbiamo fatto conoscenza con questo pulsante che permette la gestione del formato delle righe, delle colonne, dell’intero foglio di lavoro.

•

Bene! Continuiamo il nostro lavoro sul file Profitto

Aggiungiamo nel foglio di lavoro una riga bianca tra i dati e i totali.

Quando si inserisce una riga, Excel abbassa di una le righe sottostanti. Tutte le formule che si riferiscono alle celle spostate verranno aggiornate per riflettere i nuovi indirizzi di cella 1. Posizionarsi sulla cella A8 Fare clic sul triangolino con il vertice rivolto verso il basso del pulsante Inserisci presente nella scheda Home gruppo pulsanti Celle e dal menù a tendina scegliere Inserisci righe foglio

Formattazione del carattere I comandi per la formattazione del carattere presente nelle celle del Foglio di lavoro sono raggruppati nell’omonimo gruppo presente nella scheda Home. Excel fornisce gli strumenti per modificare il Tipo di carattere nel gruppo pulsanti è presente l’omonima casella di riepilogo con l’ elenco dei tipi di carattere disponibili per l’intera Cartella di lavoro. a. Scorrendo il cursore tra le voci presenti nell’elenco, vedrete il testo presente nella cella o nell’intervallo di celle selezionato trasformarsi di volta in volta, assumendo le sembianze del font sul quale è posizionato il puntatore del mouse.

a Immediatamente a destra della casella di riepilogo Tipo di carattere è presente la casella Dimensione. In questa casella è presente un elenco di numeri che corrispondono alla dimensione del carattere. b. Le dimensioni di un carattere sono misurate in punti, 72 punti corrispondono ad un pollice. I numeri presenti nell’elenco sono direttamente proporzionali alla grandezza del carattere, più è grande il numero più e grande il carattere. Scorrendo il cursore tra le voci presenti nell’elenco, vedrete il testo selezionato trasformarsi di volta in volta.

Nel gruppo pulsanti Carattere presente nella scheda Home troviamo inoltre i comandi per: a. Trasformare il carattere del testo presente nella o nelle celle evidenziate in Grassetto b. Trasformare il carattere del testo presente nella o nelle celle evidenziate in Corsivo c. Trasformare il carattere del testo presente nella o nelle celle evidenziate in Sottolineato d. Inserire bordi alle celle evidenziate e. Aggiungere uno sfondo alle celle f.

Modificare il colore del carattere del testo presente nella o nelle celle evidenziate

a b c d e f g

g. Ingrandire o ridurre di un punto il carattere nella o nelle celle evidenziate

Allineamento del testo nelle celle I comandi per lâ&#x20AC;&#x2122;allineamento del testo allâ&#x20AC;&#x2122;interno delle celle selezionate, sono presenti nellâ&#x20AC;&#x2122;omonimo gruppo della scheda Home Agendo sugli appositi pulsanti possiamo agire sul testo contenuto nelle celle evidenziate eseguendo un allineamento: a. In alto allineando in verticale il testo sul bordo superiore della o delle celle evidenziate b. Al centro in verticale allineando il testo della o delle celle evidenziate in modo che risulti alla stessa distanza dal bordo superiore e dal bordo inferiore c. In basso allineando in verticale il testo sul bordo inferiore della o delle celle evidenziate d. A sinistra come per gli editor di testo allinea il testo contenuto nella o nelle celle evidenziate al margine sinistro della cella

a b c d e f g

h i

e. Al centro allinea il testo contenuto nella o nelle celle evidenziate lasciando la stessa distanza tra il margine sinistro e il margine di destra della o delle celle con le quali stiamo lavorando 52

A destra allinea il testo contenuto nella o nelle celle evidenziate al margine destro della cella

g. Orientamento premendo questo pulsante Excel visualizza un piccolo menù nel quale sono presenti le voci per Orientare con piccole rotazioni il testo presente all’interno della o delle celle evidenziate. Sarà sufficiente passare il puntatore del mouse sulle voci per vederne in tempo reale l’anteprima. h. Riduci rientro – Aumenta rientro sono due pulsanti che consentono di aumentare o ridurre lo spazio tra il margine di inizio testo e il bordo della cella i.

Testo a capo possiamo utilizzare questo comando quando abbiamo la necessità di inserire in una cella un testo che supera la larghezza della colonna. Vedremo in seguito che è possibile aumentare o ridurre la larghezza delle colonne, accade spesso però che il contenuto dell’intera colonna esula dalla larghezza di un titolo, allargando quindi l’intera colonna questa risulterebbe poco funzionale alla lettura dei dati in essa contenuti.

i h. Unisci e allinea al centro Ă¨ un pulsante che consente di unire le celle evidenziate e contemporaneamente centrare il testo in esse contenuto nelle celle unite. Ă&#x2C6; particolarmente utile per i titoli dei fogli di lavoro

Formattazione delle celle contenenti numeri Posizionato alla destra del gruppo pulsanti Allineamento Excel presenta nella scheda Home il gruppo pulsanti Numeri. In questo gruppo sono presenti i comandi per gestire il formato dei numeri inseriti nelle celle. a. Valuta questo pulsante consente di scegliere un formato valuta alternativo a quello predefinito. Facendo clic sul pulsante Excel aprirà un piccolo menù nel quale sono elencate le valute tra le più diffuse in ogni modo se quella che cerchiamo non è presente nell’elenco possiamo sempre ricercarlo nell’elenco che Excel apre facendo clic sulla voce Altri formati contabilità…. b. Percentuale facendo clic sul pulsante Excel moltiplicherà per cento il valore contenuto nella cella aggiungendo il simbolo percentuale “%” c. Stile separatore inserisce il separatore delle migliaia e dei decimali visualizzando 2 cifre dopo la virgola, al numero inserito nella cella. È un formato contabilità senza il simbolo della valuta. d. Casella di riepilogo Formato numero troviamo raggruppate tutte le tipologie di possibili formati per un numero. Facendo clic sulla casella si aprirà un menù nel quale sono visualizzate attraverso degli esempi le scelte disponibili e. Aumenta decimali – Diminuisci decimali questi due pulsanti sono utili nel caso di un numero decimale con molte cifre dopo la virgola; permette di essere più o meno precisi nella visualizzazione del dato

a b 56

c e d

•

Mettiamo ora in pratica le spiegazioni formattando insieme celle e contenuto del foglio di lavoro Profitto.xlsx

Cominciamo con l’assegnare un formato ai numeri del prospetto. Nelle colonne da B ad E ci sono numeri che rappresentano degli importi e quindi Euro; nella colonna “F”, invece, i numeri devono essere espressi in percentuale; di conseguenza: 1. Fare clic sulla cella B5 e, tenendo il tasto del mouse pigiato trascinare il cursore fino alla cella E9 in modo da selezionare tutta l’area (la zona B5:E9 risulterà annerita). Fate ora clic sul triangolino con il vertice rivolto verso il basso a destra del pulsante Generale gruppo pulsanti Numeri. Scegliete la voce Valuta posizionando sopra il cursore e facendo clic con il mouse.

Come allargare le colonne Può accadere che le colonne ora siano abbastanza larghe rimpiccioliamole 1. Portare il puntatore del mouse sull’intestazione delle colonne tra la casella grigia con la lettera B e quella con la lettera C, finché non assumerà la forma….. Fare un doppio clic e la colonna adatterà automaticamente la sua larghezza al contenuto.

Potete anche assegnare alla colonna una larghezza scelta da voi. Portare il puntatore tra la B e la C, come fatto in precedenza, pigiare il tasto del mouse e spostarlo verso destra o sinistra e, raggiunta la larghezza desiderata, rilasciarlo Allargare anche le colonne C, D, E.

Assegniamo ora il formato percentuale alle celle F5:F7

Fare clic sulla cella F5 e, tenendo il tasto del mouse pigiato trascinare il cursore fino alla cella F7 in modo da selezionare tutta l’area (la zona F5:F7 risulterà colorata di azzurro) Fare clic sul pulsante Stile percentuale presente nel gruppo pulsanti Numeri scheda Home

Ora, se vogliamo possiamo anche aumentare i decimali: 58

Fare clic per due volte sul pulsante Aumenta decimali presente nel gruppo pulsanti Numeri scheda Home Vediamo insieme come si allineano le etichette PoichĂŠ i numeri sono allineati nelle celle a destra, vogliamo allineare a destra anche le relative etichette. 1. Fare clic sulla cella B3 e, tenendo il tasto del mouse pigiato trascinare il cursore fino alla cella F3 in modo da selezionare tutta lâ&#x20AC;&#x2122;area Fare clic sul pulsante Allinea a destra presente nel gruppo pulsanti Allineamento nella scheda Home Fare ora clic sul pulsante Allinea al centro anche questo presente nel gruppo pulsanti Allineamento nella scheda Home Assegniamo un formato al titolo inserito nella cella A1, in modo che risulti centrato tra le colonne A e F 1. Fare clic sulla cella A1 e, tenendo il tasto del mouse pigiato trascinare il cursore fino alla cella F1 in modo da selezionare tutta lâ&#x20AC;&#x2122;area Fare clic sul pulsante Unisci e centra presente nel gruppo pulsanti Allineamento nella scheda Home

Nota: Tutte le operazioni di formattazione del testo fin qui descritte e tutte le altre disponibili, possono essere attivate selezionando prima lâ&#x20AC;&#x2122;area su cui operare e facendo clic sul Pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo

Il pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo è una piccola icona presente in alcuni gruppi. Facendo clic su di esso, viene visualizzato un riquadro attività o una finestra di dialogo correlata, mettendo a disposizione ulteriori opzioni relative a quel gruppo.

Se tutte le operazioni sono state eseguite correttamente, ora il foglio di lavoro si presenta così:

Salviamo ora il nostro lavoro

Excel lavora in memoria, come d’altra parte fanno Word e PowerPoint E’ necessario al termine della sessione di lavoro salvare la cartella su disco per rendere permanenti le modifiche apportate. 1. Per fare ciò è sufficiente fare clic sul pulsante Salva presente nella Barra di accesso rapido sul bordo in alto a sinistra della finestra In alternativa Fare clic sulla Scheda File e scegliere la voce Salva 60

Quando si eseguono lavori che richiedono molto tempo è consigliabile salvare su disco a intervalli di tempo, per evitare il rischio di perdere tutto il lavoro, ad esempio in caso di interruzione di erogazione dell’energia elettrica.

Utilizzare il tasto destro del mouse Molti comandi possono essere anche eseguiti dal menu rapido visualizzato dal clic con il pulsante destro del mouse: selezionare l’area su cui rendere attivo il comando e premere il tasto destro del mouse; appare così il menu rapido sensibile al contesto (cioè è differente a seconda dell’area selezionata) da cui scegliere il comando voluto. Con questo sistema è possibile ad esempio, assegnare un formato, allargare le colonne, ecc. ecc..

Calcolare con la simulazione Dopo aver stabilito la relazione tra i diversi valori di un foglio di lavoro, ogni cambiamento di valore influenza le formule che a esso si riferiscono, così Excel ricalcola automaticamente le formule dipendenti dal valore della cella che è stato alterato. Modificando il dato di gennaio relativo al gruppo A (cella B5), cambierà di conseguenza il totale mensile (cella B9) e il totale del Gruppo A (cella E5); in funzione di ciò cambierà, a catena, anche il valore del totale generale (cella E9); infine cambieranno anche tutte le incidenze percentuali dei totali dei singoli gruppi sul totale (celle F5, F6, F7). Excel ricalcola, in funzione della modifica di una singola cella tutto il foglio: modificando, ad esempio, la cella B5 Excel aggiorna prima le celle dipendenti direttamente (celle B9, E5) poi quelle dipendenti da queste ultime (celle E9, F5, F6, F7).

Modifichiamo le vendite di Gennaio del Gruppo A 1. Posizionarsi sulla cella B5 Introdurre 877,98 e poi premere il tasto Invio Posizionarsi sulla cella Introdurre: 1.446,08 B6e poi premere il tasto Invio Posizionarsi sulla cella B7 Introdurre: 671,39 e poi premere il tasto Invio Osservate come è modificato il vostro foglio di lavoro. 61

Come nascondere e visualizzare righe e colonne Capita spesso che in un foglio di Excel ci siano più righe o colonne di quelle che si desidera vedere contemporaneamente. In questo caso risulta utile nascondere tali righe o colonne così che non appaiano a video oppure durante la stampa e magari visualizzarle nuovamente all’occorrenza. 1. Selezionate la colonna E (fare clic sulla lettera E che indica la colonna) 2. Fate clic destro del mouse e scegliete la voce Nascondi

oppure (la strada è un po’ più lunga ma è bene conoscerla) Fate clic sul pulsante Formato presente nel gruppo pulsanti Celle nella scheda Home e dal menù a tendina che compare selezionare la voce Nascondi e scopri e dal successivo menù Nascondi colonna. 62

Selezionate ora la riga 8 (fare clic sul numero che identifica la riga) poi un clic sul tasto destro del mouse e scegliete Nascondi Oppure nel caso di una o più righe……. Fate clic sul pulsante Formato presente nel gruppo pulsanti Celle nella scheda Home e dal menù a tendina che compare selezionare la voce Nascondi e scopri, gruppo Visualizza e successivamente Nascondi righe. Per visualizzare nuovamente la colonna E occorre selezionare contemporaneamente sia la colonna D che la colonna F facendo un clic sulla lettera D, che identifica la colonna, e tenendo premuto il tasto del mouse trascinare sulla lettera F che identifica la colonna F. Fare un clic con il tasto destro del mouse e scegliere Scopri. Così per scoprire la riga 8, fare un clic sul numero che identifica la riga 7 e trascinare in modo da evidenziare anche la riga 9 e dopo un clic sul tasto destro del mouse scegliere Scopri.

Oppure: fare clic sul pulsante Formato presente nel gruppo pulsanti Celle nella scheda Home e dal menù a tendina che compare selezionare la voce Nascondi e scopri e successivamente Scopri righe e ripetere i passaggi per scoprire la colonna. In questo caso non occorre evidenziare né la colonna né la riga Visualizzate la colonna E e la riga 8 Modifichiamo ora insieme il tipo di carattere la dimensione, il colore e lo sfondo di alcune celle del nostro foglio di lavoro In Excel i comandi dati agiscono sulle celle attive o su quelle selezionate, di conseguenza per poter modificare il tipo di carattere, la grandezza ma anche il colore lo sfondo dobbiamo selezionare la porzione di foglio sulla quale sono presenti le celle che contengono il testo da modificare. Possiamo scegliere di dare il comando attraverso i pulsanti della barra degli strumenti formattazione oppure attraverso la finestra di dialogo Formato Celle 1. Posizionarsi sulla cella B3 del nostro foglio di lavoro Foglio1 e trascinare tenendo premuto il tasto del mouse fino alla cella F3 (in alternativa posizionarsi all’interno della casella nome sulla barra della formula digitare B3:F3 e dare invio) 63

scegliere il tipo di carattere Garamond e la dimensione 12 utilizzando i pulsanti Tipo di carattere e Dimensione carattere presenti nel gruppo pulsanti Carattere nella scheda Home Fare clic sul triangolo con il vertice rivolto verso il basso del pulsante Colore riempimento presente nello stesso gruppo pulsanti e colore rosso

4 3

Per modificare il colore del carattere fare clic sul triangolino con il vertice verso il basso vicino al pulsante Colore carattere presente sempre nel gruppo pulsanti Carattere scheda Home e scegliere il colore carattere Bianco

In alternativa clic sul Pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo poi allâ&#x20AC;&#x2122;interno della Scheda Carattere scegliere il tipo di carattere richiesto e le dimensioni, sulla scheda Riempimento il colore riempimento Continuiamo a formattare lâ&#x20AC;&#x2122;intervallo di celle B3:F3 allineando verticalmente al centro il testo contenuto nelle celle. Fate ora clic sul pulsante Orientamento presente nel gruppo pulsanti Allineamento scheda Home e scegliete la voce Angolo in senso antiorario Fate ora clic sullâ&#x20AC;&#x2122;intervallo A1:F1 e modificate il carattere in Garamond 16 colore Blu e grassetto Salvare il file

Preparare il foglio per la stampa Nella scheda Layout di pagina, sono presenti i pulsanti per la personalizzazione e la preparazione per la stampa di un foglio di lavoro di Microsoft Office Excel. Questi pulsanti consentono una facile e rapida gestione del foglio per la stampa anche in presenza di grandi quantitĂ di dati o grafici Attiviamo la scheda Layout di pagina e analizziamo insieme il gruppo pulsanti Imposta pagina

a a. Il pulsante Orientamento presente nel gruppo consente di scegliere come posizionare i dati sul foglio. Lâ&#x20AC;&#x2122;orientamento predefinito Ă¨ Verticale. La scelta

Orizzontale è utile quando si hanno tabelle composte da molte colonne e poche righe. In questo modo si riesce a far entrare l’intera tabella nella pagina. b. Facendo clic sul pulsante Margini comparirà un menù a tendina con 3 voci: Normale - Largo – Stretto queste voci attivano tre diverse tipologie di margini standard preimpostate velocemente disponibili. In fondo al menù è presente Margini personalizzati.. I margini indicano lo spazio bianco da lasciare a sinistra, a destra, in alto, in basso prima di cominciare a stampare sul foglio. Un clic sulla voce Margini personalizzati…. apre la finestra di dialogo Imposta pagina nella quale troviamo le caselle dove indicare i centimetri di spazio bianco da lasciare sui bordi del nostro foglio durante la stampa.

a a b a. In questa finestra inoltre, sono presenti 2 caselle di controllo per indicare ad Excel se e come vogliamo che il nostro elaborato venga posizionato al centro del foglio, se in orizzontale oppure in verticale, a prescindere dai margini impostati. La finestra Imposta pagina contiene altre schede b. Facciamo clic sulla la scheda Pagina Questa scheda contiene i comandi per gestire sia l’Orientamento della pagina (cosa tra l’altro già ottenuta utilizzando l’omonimo pulsante presente nel gruppo Imposta pagina), che le proporzioni di ciò che andremo a stampare, possiamo adattare il nostro elaborato 66

ad un numero prestabilito di pagine in larghezza ed in altezza (possiamo definire questi parametri anche attraverso i pulsanti presenti nella scheda Layout di pagina gruppo pulsanti Adatta alla pagina) Controllate con attenzione!!! I comandi presenti nelle prime due schede della finestra di dialogo Imposta pagina sono raggruppati e disponibili nella scheda Layout di pagina grazie ai pulsanti presenti nei gruppi: Imposta pagina e Adatta alla pagina La scheda Intestazione/Piè di pagina consente la personalizzazione dello spazio lasciato nel bordo superiore e in quello inferiore del foglio. Facendo clic sulla scheda avremo nella finestra di dialogo i comandi per personalizzare questo spazio. Volendo personalizzare lo spazio riservato all’Intestazione o al Piè di pagina bisogna fare clic su uno dei due pulsanti disponibili Si aprirà una nuova finestra di dialogo suddivisa in tre pannelli. Questi pannelli indicano tre specifiche aree dove inserire il testo o le immagini, del bordo in questione: Allineato a Sinistra – Centro – Destra

Nella finestra sono presenti 10 piccoli pulsanti in grado di agevolare l’inserimento del testo e velocizzare l’immissione di informazioni standard nell’intestazione o piè di pagina: a. Formato testo apre la finestra di dialogo con gli strumenti per la personalizzazione dei caratteri. Consente la scelta del tipo e dimensione carattere, allineamento, e attributo come il grassetto, il sottolineato ecc.. b. Inserisci numero di pagina inserisce il numero della pagina, utile quando la matrice da stampare contiene molte righe c. Inserisci numero di pagine inserisce il numero della pagina seguito dal numero totali di pagine da stampare d. Inserisci data inserisce la data corrente. Se il file verrà stampato successivamente sui fogli sarà presente la data della stampa e non della creazione del file e. Inserisci ora inserisce l’ora corrente. Se il file verrà stampato successivamente sui fogli sarà presente l’orario della stampa e non della creazione del file f.

Inserisci percorso file riporta il percorso relativo alla posizione del file sul dispositivo di memorizzazione

g. Inserisci nome file h. Inserisci nome foglio i.

Inserisci immagine si aprirà l’omonima finestra di dialogo per indicare la posizione e il nome del file immagine da inserire

Formato immagine questo pulsante viene attivato solo dopo aver inserito un’immagine nell’intestazione o nel piè di pagina. Facendo clic sul pulsante verrà aperta una finestra di dialogo con i comandi per la gestione dell’immagine

a b c d e f g 68

h i j

Continuiamo ad analizzare la finestra di dialogo Imposta pagina

a b c

a. Nella scheda Foglio possiamo indicare i ad Excel quali sono le righe che contengono i titoli di colonna o di riga da ripetere sulle nuove pagine nel caso di stampe su più pagine b. La casella di controllo Griglia attiva la stampa di una griglia sul foglio stampato. c. Se nel nostro foglio di lavoro ci fossero molti dati, fosse composto da molte colonne e righe, attraverso la scheda Foglio potremmo indicare l’Area di stampa, la porzione di foglio da stampare, il Range: per Excel il rettangolo di celle formato dal nome della cella in alto a sinistra del rettangolo seguita dai due punti e dal nome della cella in basso a destra del rettangolo. Per esempio B2:G8

•

Mettiamo ora in pratica ciò che è stato spiegato, prepariamo insieme il Foglio di lavoro del file Profitto

Come abbiamo appena visto sono i pulsanti presenti nella scheda Layout di pagina, che consentono la gestione e la personalizzazione prima della stampa, di un foglio di lavoro di Microsoft® Office Excel contenente grandi quantità di dati o grafici. Per ottimizzare rapidamente il nostro elaborato possiamo utilizzare la visualizzazione Layout di pagina ed ottenere risultati professionali. In questa visualizzazione è possibile modificare il layout e il formato dei dati così come nella visualizzazione Normale, con il vantaggio tuttavia di poter utilizzare i righelli per misurare la larghezza e l'altezza dei dati, nonché modificare l'orientamento delle pagine, aggiungere o modificare le intestazioni e i piè di pagina, impostare i margini per la stampa e nascondere o visualizzare intestazioni di riga e di colonna. Andiamo però per gradi: usiamo dapprima i comandi presenti nei pulsanti della scheda Layout di pagina e successivamente ripeteremo le stesse operazioni utilizzando la visualizzazione Layout di pagina 1. Attivate la scheda Layout di pagina

Fate clic sul pulsante Orientamento presente nel gruppo pulsanti Imposta pagina Scegliete la voce Orizzontale

Notate! Excel ha inserito una riga verticale tratteggiata a destra della colonna L e tra la riga 32 e la riga 33. Queste righe tratteggiate stanno ad indicare i margini del foglio che verrĂ stampato. Il posizionamento della riga tratteggiata dipende dal formato della pagina e dalla stampante predefinita potreste quindi vederlo visualizzato al limite di altre colonne e altre righe

I dati contenuti nelle colonne a destra di quella tratteggiata e le righe al di sotto della riga tratteggiata saranno stampati in nuove pagine. La sequenza di stampa delle pagine è per default verticale quindi Excel stamperà dapprima il contenuto delle pagine sottostanti alla prima e successivamente quelle che si trovano nelle colonne a destra rispetto la prima pagina.

Fate ora clic sul pulsante Margini anche questo pulsante presente nel gruppo Imposta pagina I margini indicano lo spazio bianco da lasciare a sinistra, a destra, in alto, in basso prima di cominciare a stampare i dati sul foglio. Fate clic sulla voce Margini personalizzati…… Attivate con un clic nelle caselle Orizzontale e Verticale nel gruppo Centra nella pagina Fate ora clic sulla scheda Intestaz./Piè di pag. notate che come impostazione predefinita nel piè di pagina è presente il nome del foglio e il numero della pagina, Fate clic sul pulsante Personalizza intestazione Fate doppio clic sul nome del foglio presente nell’intestazione &[Scheda] 72

Premete il tasto Canc. Fate clic sul pulsante OK Personalizziamo il piè di pagina Fate clic sul pulsante Personalizza piè di pagina Fate ora clic nel riquadro al centro cancellate il codice già presente, relativo alla numerazione della pagina (Pagina &[Pagina]) Inserite “Primo trimestre 2011” Nel riquadro di sinistra inserite il nome del foglio facendo prima un clic nel riquadro di sinistra per renderlo attivo e poi selezionate l’ottavo pulsante da sinistra. Nel riquadro di destra invece inserite la data odierna facendo clic sul quarto pulsante da sinistra Clic sul pulsante OK

Appare nuovamente la finestra di dialogo Imposta pagina Nella scheda Foglio indichiamo ad Excel che vogliamo che si ripeta su tutte le pagine (anche se il nostro lavoro Ă¨ composto da una sola pagina) il contenuto della prima riga. 1. Attivate la scheda Foglio

1 2

Fate clic sul pulsante a destra della casella Righe da ripetere in alto questo pulsante consente di ridurre la finestra in modo da poter indicare direttamene sul foglio di lavoro qual Ă¨ la riga da ripetere.

4 3

Fate ora un clic sul numero che individua la riga 1 Per estendere ora la finestra di dialogo Ă¨ necessario cliccare sul pulsante di destra posizionato sotto il pulsante chiudi finestra Attivate la casella Griglia in modo da far visualizzare la griglia sul foglio stampato. 74

Chiudete facendo clic sul pulsante OK

Alcuni comandi presenti nella scheda Foglio sono raggruppati e disponibili grazie ai pulsanti presenti nel gruppo: Opzioni del foglio della scheda Layout di pagina. La scheda foglio inoltre, è rapidamente raggiungibile facendo clic sul Pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo presente nel gruppo comandi Imposta pagina

Stampare il foglio di lavoro Prima di stampare il foglio di lavoro è consigliabile vederlo in anteprima. Excel dà, infatti, la possibilità di controllare a video quello che sarà poi il risultato della stampa. Per vedere la stampa in anteprima, fare clic sul Pulsante visualizzazione Backstage (Scheda File) dalla finestra di dialogo scegliere la voce Stampa Nel pannello di destra relativo alla visualizzazione Backspace della voce stampa è suddiviso in 2 riquadri: Il riquadro di sinistra sono visibili 3 sezioni: Stampa, Stampante e Impostazioni Nella sezione Stampa ci sono i pulsanti per:

a b c d e f g

h i

a. Avviare la stampa b. Per indicare il numero di copie desiderate Nella sezione Stampanti è presente una casella di riepilogo nella quale c. Sono elencate le stampanti disponibili Nella sezione Impostazioni ci sono controlli che attivati visualizzano piccoli menù attraverso i quali è possibili scegliere: d. Se stampare solo il foglio attivo, l’intera cartella di lavoro o parte di essa e. Indicare le pagine del foglio da stampare

i f.

Se fascicolare o meno le copie. Ad esempio lasciando attiva la voce Fascicola copie se scegliete di stampare 10 copie di un Foglio strutturato in 8 pagine, otterrete 10 copie dell’intero Foglio dalla pagina numero 1 alla pagina numero 8 invece che 10 copie della pagina numero uno, poi 10 copie della pagina numero due e così via fino alla pagina numero 8

g. Modificare l’orientamento il formato e i margini del foglio cosa che abbiamo visto possiamo impostare con i comandi presenti nella scheda Layout di pagina h. Le dimensioni del foglio i.

Per ridurre le dimensioni dell’elaborato nel caso non si riuscisse a farlo entrare tutto in una pagina. Sia decidendo noi la percentuale attivando la voce Opzioni proporzioni personalizzate….che facendo fare direttamente ad Excel

Il riquadro di destra presenta la visualizzazione dell’anteprima della stampa del foglio di lavoro. I selettori posizionati nella parte bassa del riquadro qualora il foglio fosse suddiviso in più pagine consentono il passaggio alle pagine successive

•

Stampiamo il Foglio attivo della Cartella di lavoro Profitto.xlsx

1. Accertatevi che la stampante sia accesa Fate clic sul pulsante Stampa Chiudete il file senza salvare!!!!!

Perché vi ho fatto chiudere senza salvare? Vi ricordate? All’inizio del paragrafo “Preparare il foglio per la stampa” vi ho parlato della visualizzazione Layout di pagina.

Preparare il foglio per la stampa utilizzando la visualizzazione Layout di pagina Vedremo ora come preparare facilmente e rapidamente il nostro foglio di lavoro per la stampa utilizzando questa visualizzazione. 1. Aprite nuovamente il file Profitto.xlsx Attivate ora la scheda Visualizza 78

Fate clic sul pulsante Layout di pagina presente nel gruppo pulsanti Visualizzazioni cartella di lavoro (è il secondo partendo da sinistra) La visualizzazione Layout di pagina ci consentirà di preparare il foglio per la stampa vedendo in tempo reale il risultato. Nelle vecchie versioni di Excel l’ultima operazione eseguita dopo aver creato il foglio di lavoro era l’anteprima di stampa (è quello che abbiamo fatto noi prima di stampare). Lo scopo era quello di verificare il relativo adattamento dell’elaborato in una pagina e basta se si devono apportare modifiche ai dati si chiude l’anteprima e si opera. La visualizzazione Layout di pagina invece è molto funzionale consente di agire sul foglio vedendo come sarà una vola stampato. Mi spiego meglio: questa nuova visualizzazione consente di inserire direttamente nel foglio le intestazioni e i piè di pagina e non attraverso delle finestre di dialogo, ci fa avere a portata di mano i righelli per impostare i margini, vediamo tutte le pagine in cui il nostro foglio verrà suddiviso. Muovete la barra di scorrimento verticale e successivamente quella orizzontale per prendere confidenza con la nuova visualizzazione Fate clic nell’area dedicata all’intestazione dove è presente il controllo Fare clic per aggiungere una intestazione La barra multifunzione si è arricchita con una nuova scheda la scheda Progettazione Attivate la scheda Progettazione

Inserite il nome del file al centro dell’intestazione facendo clic sull’omonimo pulsante presente nel gruppo pulsanti Elementi intestazione e piè di pagina Spostatevi nel piè di pagina usando la barra di spostamento verticale

Inserite a sinistra il nome del foglio utilizzando l’apposito pulsante presente nella scheda Progettazione (è il settimo partendo da sinistra tra quelli presenti nel gruppo Elementi intestazione e piè di pagina) Inserite a sinistra “Profitti e perdite 2011” Inserite a destra la data corrente (è il terzo pulsante partendo da sinistra tra quelli presenti nel gruppo Elementi intestazione e piè di pagina) Fate clic sulla cella A1 Portate il cursore sul bordo sinistro del righello a sinistra della colonna A tra lo spazio colorato di azzurro chiaro e quello colorato di azzurro intenso. Quando il cursore assumerà questa forma, una doppia freccia orizzontale fate clic con il mouse e tenendo premuto il tasto trascinate verso destra fino a raggiungere 3 cm come margine di sinistra 80

133

Portate il cursore sul bordo destro del righello a destra della colonna K tra lo spazio colorato di azzurro chiaro e quello colorato di azzurro scuro. Quando il cursore assumerà la forma di una doppia freccia orizzontale fate clic con il mouse e tenendo premuto il tasto trascinate verso sinistra fino a raggiungere 3 cm come margine di destra

Disattivate ora la visualizzazione della Griglia, il comando è presente nella scheda Layout di pagina gruppo Opzioni del foglio. Fate un doppio clic sul Pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo per richiamare la finestra Imposta pagina e centrate verticalmente ed orizzontalmente i dati nella pagina Indicate la riga 1 come Riga da ripetere in alto Salvate il file

Modificare il nome e il colore della linguetta di un Foglio di lavoro Abbiamo più volte detto che possiamo paragonare un file di Excel ad una cartella con all’interno fogli di lavoro organizzati in righe e colonne, ogni foglio può contenere svariate righe e colonne. Possiamo quindi predisporre il nostro file inserendo i dati in un solo foglio di lavoro ma anche in più fogli ed eventualmente utilizzando per le nostre formule i 81

dati presenti sugli altri fogli. Ă&#x2C6; buona regola quindi assegnare al foglio di lavoro un nome che ne ricordi il contenuto in modo da essere aiutati quando ricerchiamo il dato. Per modificare il nome ad un foglio di calcolo si utilizza il pulsante Formato presente nella scheda un clic sul pulsante, apre un menĂš organizzato in sezioni. Nella sezione organizza Fogli sono presenti li voci che consentono:

Home

c b a a. Di Rinominare il foglio b. Di Copiare o spostare in unâ&#x20AC;&#x2122;altra posizione o un altro File il foglio di lavoro vedremo in seguito praticamente come utilizzare questo comando c. Di personalizzare il colore della linguetta associata al foglio

Facendo clic destro sula linguetta

Possiamo richiamare questi stessi comandi facendo un clic destro direttamente sulla Linguetta associata al foglio. Excel aprirà un menù di scelta rapida sul quale avremo disponibili le voci associate ai comandi per gestire l’intero foglio di lavoro

•

Vediamo con un esempio pratico come utilizzare questi pulsanti

1. Fate un clic con il tasto destro scegliere Rinomina dal menù a tendina che compare Notate il nome del foglio nella parte bassa della finestra, Excel lo ha evidenziato scrivendo il nome in bianco su di uno sfondo nero.; avreste ottenuto lo stesso risultato facendo un doppio clic sul nome del foglio Digitate Profitto 2011 e premete il tasto Invio Modificate ora in verde il colore della linguetta scheda facendo clic nuovamente clic destro con il mouse e dal menù rapido che compare scegliere Colore linguetta scheda e successivamente il colore verde Eliminare la riga 4 facendo un clic con il mouse sul numero 4 che identifica la riga e dalla scheda Home fare clic sul pulsante Elimina presente nel gruppo pulsanti Celle Salvare stampare e chiudere il file

Esercizio 1 Questo esercizio consiste nel creare una tabella che calcola le quote di ammortamento dei beni ammortizzabili. 1. Fare clic sul pulsante di Office e scegliere Apri successivamente fare clic sulla voce Nuovo e poi Cartella di lavoro vuota Crea il seguente 'Piano di ammortamento'. Lascia per il momento vuote le celle indicate come formula. Scrivere nella cella A1: Piano di ammortamento dei beni ammortizzabili Proseguire nella cella A3 inserendo: Beni Nella cella B3: Perc. % E cosĂŹ via seguendo lo schema sotto indicato

Beni

Perc. %

Anno

Costo

Fondo

Quota

Residuo

Mobili e arredi

2011

13.324,59

formula

Mobili e arredi

2011

2.633,93

formula

Mobili e arredi

2010

661,06

formula

Macchine d'ufficio

2011

5.345,33

formula

Macchine d'ufficio

2010

1.360,35

formula

Computer

2010

12.271,02

formula

Computer

2009

1.900,56

formula

Computer

2009

2.535,80

formula

Impianti generici

2011

16.681,56

formula

Impianti generici

2009

1.704,31

formula

Impianti specifici

2010

9.516,23

formula

Macchinari diversi

2011

14.460,79

formula

Macchinari diversi

2009

2.840,51

formula

Formula

formula

Totali

Aggiungi le formule richieste tenendo presente che:

Fondo = Costo * Perc.% / 100 * (â&#x20AC;&#x153;Digitare lâ&#x20AC;&#x2122;anno correnteâ&#x20AC;?-Anno) Scriviamola insieme Fate clic nella cella E4 e digitate =D4*B4/100*(2012-C4) io ho inserito come anno corrente il 2012 voi dovete inserire il vostro anno corrente. Copia la formula per tutta la colonna Quota

Costo * Perc.% / 100

Scriviamola insieme Fate clic nella cella F4 e digitate =D4*B4/100 85

Copia la formula per tutta la colonna Residuo

Costo – Fondo

Scriviamola insieme Fate clic nella cella G4 e digitate =D4-E4 Copia la formula per tutta la colonna Le formule sull'ultima riga consistono nella sommatoria delle singole colonne. Applica un formato valuta alle celle che vanno da D4 a G16 Unisci e centra il titolo tra le celle A1 e G1 Formatta il titolo con caratteri in Grassetto corpo 16 colore rosso sfondo Verde scuro Formatta il titolo delle colonne con caratteri in Grassetto corpo 14 colore bianco sfondo Blu Inserisci una colonna vuota tra la colonna D e la colonna E Per inserire una nuova colonna tra la D e la E selezionare l’intera colonna E fare clic sul pulsante Inserisci presente nella scheda Home gruppo pulsanti Celle Inserisci una riga vuota prima e dopo la riga con i titoli delle colonne . Per inserire una nuova riga selezionare l’intera riga facendo clic sul numero che identifica la riga. Successivamente E fare clic sul pulsante Inserisci presente nella scheda Home gruppo pulsanti Celle Rinomina il foglio di lavoro chiamandolo Piano ammortamento e colora di rosso la linguetta scheda Salva il file con il 'Piano di ammortamento' sul desktop nella cartella Base Excel Inserire nell’intestazione allineato a sinistra il testo Piano di Ammortamento e allineata destra del documento il nome del file e il percorso del nostro file (la cartella dove è memorizzato) al centro il numero della pagina Centrare orizzontalmente e verticalmente nella pagina Impostare a 2,5 cm il margine sinistro e destro della pagina Disattivare la visualizzazione della griglia 86

Stampare il file Salvare il file nella cartella Base Excel sul desktop con il nome Piano di ammortamento come Cartella di lavoro di Excel Chiudere il file

Esercizio 2 Sei l'amministratore di un condominio e devi creare una tabella per ripartire le spese condominiali. 1. Crea la tabella seguente. Lascia per il momento vuote le celle indicate come formula. Inserisci il titolo del foglio Residenza “Il sole” nella cella A1 e poi unisci e centra il contenuto tra le celle A1:H1 Inserisci l’etichetta Spese sostenute durante l’anno: nella cella A2 e poi unisci e centra il contenuto tra le celle A2:H2 Inserisci l’etichetta Riscaldamento nella cella A3 Inserisci il valore € 18.437,51 nella cella B3 è molto importante che i valori che serviranno per le formule siano in celle diverse da quelle che contengono le etichette Inserisci le altre etichette nelle celle A4, A5 e A6 Inserisci i valori relativi nelle celle B4, B5 e B6 Continua la creazione del foglio di lavoro inserendo Condomini nella cella A8, Piano nella cella B8 e così via lascia per il momento vuote le celle con la scritta formula

Residenza "Il Sole" Spese sostenute durante l'anno: Riscaldamento Ascensore Acqua Pulizia scale

Condomin Cutri Russi Marrese Peira Marangon

Piano 1 1 2 2 3

Millesimi 110 90 130 115 140

Superf. 150 110 170 120 170

€ € € €

18.437,51 3.770,14 4.364,06 2.494,49

Riscald. formula formula formula formula formula

Ascensore formula formula formula formula formula

Acqua formula formula formula formula formula

Pulizia formula formula formula formula formula 88

Corelli Maiorano Pro TOTALI

3 4 4 formula

125 155 135 1.000

120 175 170 formula

formula formula formula 18.437,51

formula formula formula 3.770,14

formula formula formula 4.364,06

formula formula formula 2.494,49

Aggiungi le formule richieste tenendo presente che: il costo del riscaldamento va ripartito in proporzione diretta alla superficie dell'unità immobiliare; il costo dell'ascensore va ripartito in proporzione diretta al piano occupato; il costo dell'acqua va ripartito in proporzione diretta ai millesimi di proprietà; il costo della pulizia scale va ripartito per metà in proporzione diretta al piano occupato e per metà ai millesimi di proprietà. Suggerimento: la ripartizione di un costo per le quote millesimali si ottiene moltiplicando il costo stesso per la singola quota millesimale e dividendo per il totale dei millesimi. Analogamente si ripartisce il costo in proporzione diretta al piano occupato dividendo la somma da spesa per la somma dei piani e poi moltiplicando il risultato per il piano occupato. Ricordatevi di inserire la formula puntando al contenuto della cella rendendo costante i valori che non cambieranno, ad esempio nel caso del riscaldamento la somma da ripartire e la somma della superficie immobiliare nel momento in cui andrete a copiare la formula. Es: nella cella E9 inserirete la formula: =$B$3/$D$17*D9 Dove $B$3 è la somma da ripartire resa costante (riferimento assoluto) perché è comune durante la copia della formula $D$17 è la somma della superficie immobiliare resa costante (riferimento assoluto) perché è comune durante la copia della formula $B$3/$D$17*D9 In B3 noi abbiamo inserito la somma spesa per riscaldare tutta l’unità immobiliare dividendo questa somma per il totale dei metri quadri della superficie 89

immobiliare possiamo trovare quando è costato riscaldare 1 mq per poi moltiplicarlo per i metri quadri di proprietà del Sig. Cutri (il primo condomino in tabella) Copiate ora la formula dalla cella E10 fino alla cella E16 Ripartite ora la somma relativa alla spesa per l’ascensore a partire dalla cella F9 Ripartite ora la somma relativa alla spesa per l’acqua a partire dalla cella G9

La ripartizione della spesa relativa alla pulizia delle scale è un tantino più complicata penso sia il caso di vederla insieme: Fare clic nella cella H9 ed inserire la formula: =$B$6/2/$B$17*B9+B$6/2/1000*C9 Leggiamola insieme: Dividi la spesa relativa alla pulizia delle scale per 2, il risultato va diviso per la somma dei piani e moltiplicato per il piano occupato. Il valore ottenuto va sommato al valore che si ottiene, dividendo nuovamente per 2 la somma spesa per le pulizie delle scale, e poi, diviso nuovamente per il totale dei millesimi (1000) e moltiplicato per i millesimi di proprietà. Aggiungi una colonna finale che sommi le spese di ogni condomino. Formatta il titolo con caratteri in neretto corpo 20. Formatta il titolo delle colonne con caratteri in neretto corpo 14. Inserisci una riga vuota prima e dopo la riga con i titoli delle colonne. Salva il file nella cartella Base Excel contenuta sul desktop con il nome Ripartizione spese.

Esercizio 3 1. Creare un nuovo file Partendo da domenica 4 gennaio riempire in modo automatico le celle da A1:A8 con le date relative alle domeniche del mese di gennaio e febbraio 2012 Riempire ora in modo automatico le celle B1:B12 con i nomi dei mesi dell’anno Salvare e chiudere il file 90

Introduzione ai grafici Un grafico è un diagramma che rappresenta un insieme di dati presenti in un foglio di lavoro, spesso messi a confronto con altri insiemi supplementari. I grafici permettono di evidenziare aspetti importanti, del lavoro che stiamo creando ad esempio sono utili per mostrare tendenze e chiarire informazioni complesse, poiché rappresentano i dati in modo facilmente comprensibile ed immediato. Excel offre la possibilità di rappresentare i dati con differenti tipi di grafico; sarà opportuno scegliere il tipo di grafico più adatto a seconda dei dati che si vogliono rappresentare. In questo modo si comunica in modo efficace e sintetico il significato dei dati Ad esempio, è opportuno utilizzare un: Grafico lineare, per una grandezza che varia in modo continuo nel tempo (es.: le temperature ambiente nel corso di una giornata) Istogramma a barre, per una grandezza sintetizzata a intervalli prestabiliti di spazio o di tempo(es.: il confronto fra la popolazione di alcuni stati, il fatturato di più anni) Torta, per evidenziare una ripartizione percentuale (es.: i risultati di un sondaggio sulle preferenze di voto alle prossime elezioni) Per iniziare la costruzione di un grafico occorre specificare ad Excel quali sono i dati che vogliamo rappresentare selezionando le celle che contengono i dati, poi si clicca sul pulsante corrispondente al tipo di grafico desiderato tra quelli disponibili nell’omonimo gruppo comandi della scheda Inserisci. Excel aggiunge Il grafico come un oggetto nel nostro foglio di lavoro. Inserito il grafico In

alto sul bordo superiore della finestra viene attivata la scheda contestuale Strumenti grafico con 3 nuove schede: la scheda Progettazione, la scheda Layout e la scheda Formato tutte e 3 dedicate ai pulsanti per la gestione del grafico appena creato. 91

È possibile utilizzare i comandi di queste schede per modificare il grafico affinché si possa presentare i dati nella modalità desiderata. La scheda Progettazione, ad esempio, permette di visualizzare la serie di dati per riga o per colonna, apportare modifiche ai dati di origine del grafico, consente di modificare la posizione del grafico, modificarne il tipo, salvare un grafico come modello o selezionare opzioni di layout predefinite.

Attraverso la scheda Layout invece è possibile modificare la visualizzazione degli elementi del grafico, come i titoli del grafico e le etichette dei dati, si possono utilizzare strumenti di disegno o aggiungere caselle di testo e immagini.

La scheda Formato invece consente di aggiungere colori di riempimento, modificare gli stili delle linee o applicare effetti speciali

Creare un istogramma semplice Penso che il modo migliore per apprendere velocemente la creazione dei grafici e l’uso di queste tre Schede sia attraverso il passo passo. Vi guiderò durante la creazione di 4 diverse tipologie di grafici. Come vi ho già detto è fondamentale che prima di iniziare la costruzione di un grafico venga specificato ad Excel quali sono i dati che vogliamo rappresentare.

Come primo esercizio vogliamo riportare in un istogramma le vendite di realizzate nel mese di Gennaio dai tre gruppi di venditori 1. Aprire il file Profitto.xlsx

2. Eliminate la riga 4 facendo un clic sul numero 4 per evidenziare l’intera riga, scegliendo poi la voce Elimina righe foglio dal menù di scelta con un clic sul pulsante Elimina presente nella scheda Home 3. Fare clic sulla cella A4 4. Tenere pigiato il tasto del mouse e trascinarlo fino alla cella B6. Ora dovrebbe essere selezionata l’area che comprende le etichette dei tre gruppi (A4, A5, A6) e i dati di Gennaio (B4, B5, B6) 5. Dalla scheda Inserisci gruppo pulsanti Grafici fare clic sul pulsante Istogramma e successivamente dal menù di scelta nel quale sono riportati i Layout associati al modello selezionato, scegliere Colonne 3D raggruppate

5 3

6. Il grafico è ora inserito come un oggetto nel nostro foglio di lavoro

Utilizziamo il pulsante Sposta grafico presente nella scheda Progettazione per portare il grafico su di un nuovo foglio interamente dedicato

7. Fate clic sul pulsante Sposta grafico presente nella scheda Progettazione gruppo pulsanti Posizione (è l’ultimo a destra nella scheda) si aprirà l’omonima finestra di dialogo

8. Spostare il grafico in un nuovo foglio di lavoro facendo clic sull’ omonima casella di controllo presente nella finestra di dialogo 9. Fare ora clic sul pulsante OK

Beh niente male eh? Il grafico è da rifinire ma già così, la lettura dei dati è decisamente più intuitiva. 1. Fate clic sulla scheda Layout 2. Cliccate sul pulsante Titolo del grafico presente nel gruppo pulsanti Etichette 10. Scegliete dal menù a tendina la voce Sopra il grafico Excel inserirà una casella di testo per inserire il titolo sul bordo superiore del grafico 11. Digitate: Vendite di gennaio il testo verrà scritto nella Barra della formula

12. Pigiate il tasto Invio

Modificare l’origine dati di un grafico

Per modificare l’origine dati di un grafico dobbiamo necessariamente operare sul grafico per avere attiva la Scheda Contestuale Strumenti/grafico, oppure per richiamare con un clic destro il menù di scelta rapido nel quale è presente il comando 1. Fate ora clic sulla Scheda Progettazione 13. Clic sul pulsante Seleziona dati presente nel gruppo Dati Excel aprirà la finestra di dialogo Seleziona origine dati 95

Comprimi finestra

Le opzioni presenti in questa finestra consentono di modificare la modalità di presentazione dei dati del foglio di lavoro nel grafico. Intervallo dati grafico: Visualizza l'intervallo dei dati di origine del grafico, per modificare questo intervallo fare clic nella casella Intervallo dati grafico e quindi selezionare il nuovo intervallo nel foglio di lavoro. Il pulsante Comprimi finestra posizionato all'estremità destra della casella, consente di rimpicciolire ad icona e spostare temporaneamente la casella di dialogo per selezionare le celle nel foglio di lavoro. Per visualizzare l'intera finestra di dialogo, fare nuovamente clic sul pulsante dopo aver selezionato l'intervallo desiderato. Scambia righe/colonne Consente di passare dalla selezione delle serie di dati nel grafico eseguita a partire dalle righe alla selezione dalle colonne del foglio di lavoro e viceversa. Voci legenda (Serie1) Elenca i nomi delle serie di dati esistenti. È possibile aggiungere e rimuovere le serie di dati dal grafico senza influenzare i dati del foglio di lavoro. Aggiungi Fare clic per aggiungere una nuova serie di dati al grafico. Modifica Fare clic per apportare modifiche alla serie di dati selezionata nella casella Voci legenda (serie). Rimuovi Fare clic per rimuovere dal grafico la serie di dati selezionata nella casella Voci legenda (serie). Sposta in alto e Sposta in basso Fare clic su questi pulsanti per spostare la serie di dati selezionata nella casella di riepilogo Voci legenda (serie) in alto o in basso nell'elenco. Ciò modificherà l'ordine in cui la serie di dati viene tracciata nel grafico. 96

Etichette asse orizzontale (categorie) Elenca le etichette dell'asse orizzontale (categorie) esistenti. Modifica Fare clic per modificare le etichette dell'asse orizzontale (categorie). Celle nascoste e vuote Fare clic per tracciare i valori nascosti del foglio di lavoro nel grafico e specificare la modalità di visualizzazione delle celle vuote del foglio di lavoro in una serie di dati nel grafico. 14. Fate clic sul pulsante Modifica del gruppo Voci leggenda (serie)

15. Dalla finestra di dialogo indicate (aiutandovi con il pulsante Comprimi finestra) la cella B3 del foglio Profitto 2011 (fate quindi un clic con il mouse sul foglio Profitto 2011 e successivamente sulla cella B3 poi alla fine di nuovo sul pulsante Comprimi finestra 16. Clic sul pulsante OK 17. Di nuovo clic sul pulsante OK per chiudere la finestra di dialogo Seleziona origine dati

Assegnare un nome al grafico Il foglio che contiene il grafico ha il nome generico di Grafico1. Il nome del grafico consente di assegnare al grafico un nome descrittivo a cui fare riferimento quando si scrive del codice VBA. Assegnando un nome al grafico, ad esempio Istogramma, automaticamente anche il nome del foglio prenderà il nuovo nome. È possibile modificare in qualsiasi momento il nome del foglio, a prescindere dal nome dell’oggetto grafico, facendo un clic destro sulla linguetta scheda scegliendo dal menù rapido la voce Rinomina

1. Fare clic nella casella di controllo del pulsante Nome grafico presente nella scheda Layout gruppo pulsanti Proprietà e digitate Istogramma 2. Pigiate il tasto Invio Anche il nome del foglio di lavoro è stato modificato da Grafico1 a Istogramma 3. Cambiate in Arancio il colore della linguetta della scheda che contiene il grafico

Creare un Istogramma multiplo Vogliamo ora riportare in un istogramma le vendite di Gennaio, Febbraio e Marzo per i tre gruppi di venditori. In questo esempio rappresenteremo nove dati, le vendite di tre mesi per tre gruppi di venditori: i dati saranno rappresentati a tre a tre, una volta affiancati e una volta sovrapposti. 1. Fare clic sull’etichetta Profitto 2011 per tornare sul foglio dei dati Fare clic sulla cella A3 Tenere pigiato il tasto del mouse e trascinarlo fino alla cella D6. Ora dovrebbe essere selezionata un’area di quattro righe (la 3, 4, 5, 6) e quattro colonne (la A, B, C, D) quest’area comprende le etichette dei tre gruppi, i nomi dei mesi e i dati dei tre mesi. Scegliere dalla scheda Inserisci fare clic sul pulsante Istogramma gruppo pulsanti Grafici Dal menù a tendina fare clic sull’icona relativa al grafico Colonne 3D raggruppate Vogliamo ora passare dalla selezione delle serie di dati nel grafico eseguita a partire dalle righe alla selezione a partire dalle colonne; in poche parole vogliamo vedere l’andamento della la vendita del singolo gruppo nel trimestre e non il confronto dei dati dei tre gruppi di vendita mese per mese. 98

Fate clic sul pulsante Seleziona dati presente nella scheda Progettazione Fate clic sul pulsante Scambia righe/colonne Clic sul pulsante OK (in alternativa potete usare il pulsante Inverti righe/colonne presente sulla scheda Progettazione gruppo pulsanti Dati)

Inserite il titolo: Vendite del primo trimestre Spostate il grafico in un nuovo foglio di lavoro

Come modificare il tipo di grafico I dati appena visualizzati, possono essere rappresentati efficacemente anche in un istogramma sovrapposto o istogramma a pila. Modifichiamo il tipo di grafico (o per meglio dire il sottotipo: infatti sarĂ sempre un istogramma ma a barre sovrapposte anzichĂŠ affiancate)

1. Fate clic sul pulsante Cambia tipo di grafico presente nella scheda Progettazione gruppo pulsanti Tipo (è il primo pulsante partendo da sinistra) Dalla omonima finestra di dialogo fare clic sull’icona relativa al tipo di grafico Pila 3D (è quello immediatamente a destra del grafico selezionato) Rinominare il foglio cambiando il nome da Grafico2 a Pila Colorare di Blu scuro il colore della linguetta della scheda Se tutte le operazioni sono state eseguite correttamente, ora il foglio di lavoro si presenta così:

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Creare un diagramma a torta La ripartizione di un totale nelle sue parti, magari espresse in percentuale, si presta bene a essere rappresentato con un diagramma a torta. 1. Fare clic sull’etichetta Profitto 2011 per tornare sul foglio dei dati Vogliamo rappresentare ora l’incidenza percentuale delle vendite di ogni gruppo sul totale; cioè vogliamo rappresentare con un grafico i dati delle celle F4, F5, F6. Abbiamo ora un problema supplementare costituito dal fatto che i dati sono in un’area non contigua all’area in cui trovano le relative etichette; cioè l’area dei dati (F4, F5, F6) non è vicina a quella delle etichette (A4, A5, A6). Prima di procedere alla costruzione del grafico dovremo procedere alla selezione di un’area composta da due zone diverse. Fare clic su A4 ed inserire l’etichetta Gruppi di vendita Fare di nuovo clic su A4 e trascinare per evidenziare la zona fino ad A6; pigiare il tasto Ctrl, tenerlo pigiato e selezionare la zona da F4 a F6; avendo operato correttamente l’area selezionata (quindi ‘in azzurro’) è costituita da due zone distinte. Scegliere dalla scheda Inserisci fare clic sul pulsante Grafico a torta gruppo pulsanti Grafici Dal menù a tendina fare clic sull’icona relativa al grafico Torta 3D Inserire come titolo del grafico ‘Ripartizione tra i gruppi’ Spostare il grafico in un nuovo foglio Chiamare il grafico Torta 3D

Far esplodere un segmento di un grafico a torta 1. Fate ora un primo clic con il mouse sul grafico, fate ora un secondo clic sulla sezione del grafico relativa al Gruppo vendite C. Tenete premuto ora il tasto del mouse e trascinate verso l’esterno in modo da far esplodere solo la sezione relativa al Gruppo vendite C. Questo è un modo efficace per mettere in evidenza determinati valori.

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Se tutte le operazioni sono state eseguite correttamente, ora il foglio di lavoro si presenta cosĂŹ:

Cambiare in Giallo il colore della linguetta scheda Salvare la cartella di lavoro Chiudere il file

Personalizzare un grafico Vogliamo ora utilizzare gli strumenti di Excel per modificare e personalizzare il formato di un grafico.

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1. Aprire il file Regioni presente nella base informativa contenuta nella cartella Base Excel sul desktop rendere attivo il foglio Grafico1 facendo clic su di esso Rinominate il foglio in Grafico Vendite Duplicate il foglio facendo un clic sul destro sul nome del foglio e dal menĂš che compare scegliere Sposta o copia

Si aprirĂ unâ&#x20AC;&#x2122;ulteriore finestra di dialogo nella quale indicherete la posizione dove inserire il nuovo foglio (prima del Foglio 2) e chiederemo di fare una copia facendo clic sulla voce Crea una copia fate clic su OK Vogliamo ora apportare delle modifiche alle opzioni del grafico.

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Fate clic sul grafico presente nel foglio duplicato al fine di attivare le schede per la gestione e la personalizzazione del grafico Attivate ora la scheda Progettazione

Dal gruppo pulsanti Stili grafici scegliete lo Stile 28 se non lo vedete tra i 7 presenti nella scheda estendete la finestra di dialogo facendo clic sul pulsantino Altro nell’angolo in basso a destra del gruppo Modificate ora il titolo del grafico inserendo Vendite raggruppate per prodotto

Aggiungere Titoli agli assi di un grafico 1. Inseriamo ora il titolo Prodotti sotto l’asse orizzontale, asse delle categorie: fate clic sul pulsante Titoli degli assi presente nel gruppo pulsanti Etichette sulla scheda Layout Scegliete Titolo asse orizzontale e nel successivo menù a tendina Titolo sotto l’asse scrivete ora il titolo: Prodotti

Inseriamo ora il titolo Importi a sinistra del l’asse Verticale: Asse dei valori Fate clic sul pulsante Titoli degli assi presente nel gruppo pulsanti Etichette sulla scheda Layout 104

Scegliete Titolo asse verticale e nel successivo menù a tendina Titolo sotto orizzontale Scrivete ora il titolo: Importi

Gestire la leggenda di un grafico 1. Fate clic sul pulsante Leggenda presente nel gruppo pulsanti Etichette sulla scheda Layout Eliminate la leggenda facendo clic sulla prima voce del menù a tendina che compare. Controllate le altre voci: è possibile posizionare la leggenda in alto nel grafico, a sinistra, in basso, a destra sovrapposta al grafico, a sinistra sempre sul grafico.

Manipolare le etichette dati 1. Fate clic sul pulsante Etichette dati presente nel gruppo pulsanti Etichette sulla scheda Layout Scegliete dal menù a tendina che compare Base interna Nel menù a tendina sono presenti le altre voci che consentono di posizionare le etichette al centro o in alto nelle barre verticali de grafico Fate clic sul pulsante Tabella dati presente nel gruppo pulsanti Etichette sulla scheda Layout 105

Scegliete dal menĂš a tendina che compare Mostra tabella dati con chiave di leggenda In alternativa alle etichette dati sulle barre Ă¨ possibile inserire una tabella in fondo al grafico con le etichette

Modifichiamo il colore delle etichette poco visibili sul rosso Fare ora un clic destro sulla prima etichetta e, dal menĂš rapido che appare, scegliete il colore del carattere Bianco Se avete eseguito correttamente tutti i passaggi il vostro foglio sarĂ come quello dellâ&#x20AC;&#x2122;esempio:

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Personalizzare il colore delle barre in un Istogramma

3 3

1. Fate un clic sulla prima barra quella relativa agli Accessori (tutte le barre sono ora selezionate) e poi di nuovo un secondo clic (per evidenziare e di conseguenza poter lavorare solo sulla prima) Attivate ora la scheda Formato Fate clic sul pulsante Riempimento forma presente nel gruppo Stili forma Scegliete il colore di riempimento verde

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Utilizzando sempre lo stesso pulsante dare alla forma una sfumatura Dal centro variante Scura Ripetete ora i punti 1, 2, 3 e 4 per personalizzare: il colore delle altre barre tenendo presente che: −

quella relativa ai Computer va colorata in Blu con una sfumatura dal centro

−

quella relativa alla vendita del Software va colorata di Arancione sempre con la sfumatura scura e dal centro

−

mentre quella relativa alle Stampanti va colorata di Rosso scuro e la sfumatura scegliendo come per le altre scura e dal centro

Fate ora clic sul pulsante Effetti forma presente anche questo nella scheda Formato nel gruppo pulsanti Stili forma

Dal menù a tendina l’effetto Preimpostato 2 Nello gruppo pulsanti Stili forma è presente anche una raccolta di 42 formati di riempimento della forma già disponibili per chi non ha la pazienza certosina di manipolare le forme. 3

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Se avete eseguito correttamente tutti i passaggi il vostro foglio sarà come quello dell’esempio:

Stili Word Art per il grafico Nella scheda Formato posizionati a destra del gruppo pulsanti Stili forma, troviamo il gruppo pulsanti Stili Word Art. Chi conosce Word sà che Word Art è uno strumento potentissimo per conferire un effetto grafico al testo inserito. Modifichiamo utilizzando questi pulsanti il titolo del grafico, ma anche le etichette dei dati, la leggenda i titoli degli assi……. Possiamo lavorare in due modi: −

uniformare la grafica adottando un unico stile e questa operazione è velocissima perché è sufficiente fare un clic nell’area del tracciato del grafico e scegliere lo stile

−

selezionare uno ad uno gli oggetti da modificare e scegliere di volta in volta lo stile

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Clic qui 3

−

Fate clic nell’area del grafico (l’area esterna al grafico dove è presente il titolo)

Cliccate sul pulsantino con un triangolo con il vertice rivolto verso il basso presente nell’angolo in basso a destra della casella di riepilogo del gruppo pulsanti Stili Word Art questo vi consentirà di estendere la selezione

Scegliete il secondo della quarta fila Riempimento sfumato – Arancione -colore 6, ombreggiatura interna Il Formato dei titoli e delle etichette si è adeguato al tipo scelto Ora modifichiamo il colore delle etichette dei dati presenti sulle barre (in effetti sono poco leggibili)

Fate clic sulla prima etichetta posizionata in basso sulla barra relativa agli Accessori tutte le etichette sono così selezionate

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Fate clic sul pulsante Riempimento testo posizionato in alto a sinistra nel gruppo pulsanti Stili Word Art nella scheda Formato Scegliete il colore Nero Se avete eseguito correttamente tutti i passaggi il vostro foglio sarĂ come quello dellâ&#x20AC;&#x2122;esempio:

Aggiungere una linea alla Serie Aggiungiamo ora al grafico una linea che aiuti nella lettura della serie dei dati. 1. Attivate la scheda Layout 2. Fate clic sul pulsante Linee presente nel gruppo pulsanti Analisi Dal successivo menĂš a tendina scegliere Linee della serie

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Rinominate il foglio inserendo: Grafico vendite personalizzato Salvare il file

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