Gestió de Projectes Cas pràctic – 2ª part PAQUITA RIBAS TUR 2014
INTRODUCCIÓ
Aquesta pràctica es treballarà fonamentalment, a partir del cas pràctic “Prejecte servei de manteniment integrat a la FEIGAE”, mòdul 3, “Execució”. Es farà servir el cas original sense considerar els canvis que s’han treballat en la primera part del cas pràctic.
EXERCICI 1 Durant el pilot del projecte, s’ha detectat que un 30% de les PDA entregades, malgrat no tenir cap incidència de software o de transmissió de dades, ha presentat problemes de hardware. Els problemes han estat provocats, principalment, per les condicions d’utilització dels equips. Les PDA proposades pel projecte estan dissenyades per utilitzar-se en un entorn administratiu i no en un entorn industrial, on les condicions, evidentment, són molt més precàries que en una oficina. A banda d’això, els usuaris de les PDA no estan acostumats a fer-les servir i, sovint, per descuit o mal ús de l’aparell, cauen a terra i es trenquen certs components. ALTERNATIVA A Canviar el model de PDA per un model que compleixi una normativa que permeti contratemps, com caigudes fins un metre d’alçada i esquitxos d’aigua. Amb aquest nou model de PDA tots els desenvolupaments previs son vàlids. A més, aquesta versió permet continuar realitzant cobraments. El cost de la PDA s’incrementa 100 EUR i passa de 450 EUR a 550 EUR per unitat. Tot i així, els terminis d’entrega es podran respectar, de manera que no hi haurà modificacions en aquest sentit. ALTERNATIVA B Comprar una carcassa industrial per cada PDA. Aquesta protecció, tot i que no evita el deteriorament per contacte del dispositiu amb l’aigua, sí que podria reduir sensiblement les incidències per caigudes. L’inconvenient que presenta és que les PDA augmentarien el seu volum. El cost d’aquesta alternativa seria de 50 EUR per equip i també es podria respectar el ritme d’entrega pactat amb les PDA. Evidentment, els desenvolupaments són vàlids i no hi ha cap problema per a realitzar els cobraments des de la PDA amb la carcassa.
PREGUNTA 1 Analitzeu les diferents alternatives plantejades i expliqueu quina creieu que és l’adient per aquest projecte, exclusivament des d’una vessant econòmica, tenint en compte l’abast inicial i els pressupostos de contingència planificats. El cost de les PDA proposades en un inici és de 1.500 unitats x 450 € = 675.000€, contemplat en el apartat 2.3.Infraestructura del pressupost del projecte. Si analitzem l’alternativa A, el cost de la PDA s’incrementa en 100 €, i passa a costar 550 €; és a dir, 1.500 unitats x 550 € costarien 825.000 €. Això significa una diferència de 150.000 € sobre el pressupost inicial. Per altra banda, les 1.500 carcasses proposades en l’alternativa B, costen 75.000€. Si revisem les partides pressupostàries de contingències, ens trobem que la reservada per a infraestructura no és suficient ni per a l’alternativa A ni per a la B, ja que només es disposen de 43.750€. La solució podria ser triar l’alternativa que suposi menys despesa, com és el cas de l’alternativa B i utilitzar els diners de contingències de infraestructura, a més de part de la partida de recursos interns. Es podria estudia quantes PDA s’utilitzen en ambients industrials i quantes en ambients administratius i només subministrar les carcasses per al aparells que s’utilitzin en ambients industrials. D’aquesta manera es por reduir les despeses. També es pot dissenyar un apartat especial dintre de la formació als instal·ladors sobre el correcte ús dels aparells dintre del ambient laboral.
PREGUNTA 2 Durant el document del cas pràctic FEIGAE, haureu vist que s’han produït diferents “problemes” com aquest que s’ha plantejat en aquest exercici. Veureu que alguns d’aquests “problemes” s’han identificat com a “incidències” i un altre, en concret, com un “canvi d’abast”. Creeu una taula amb tots els ”problemes” (inclòs el plantejat en aquest exercici) i identifiqueu com s’han produït, en quin moment, per què, qui l’ha reportat, quin impacte tindrà i què es proposa fer. També cal que justifiqueu per què uns “problemes” s’han identificat com a “incidències” i un altre com a “canvi d’abast”, tot indicant el motiu pel què penseu que s’ha fet aquesta distinció i especificant, quan sigui necessari, si penseu que no s’ha identificat correctament.
S’anomenen incidències o issues els esdeveniments inesperats que apareixen en el projecte, que el poden afectar i que requereixen la intervenció del cap de projecte. No arriben a la categoria de riscos però són importants. Un canvi d’abast afecte al temps, el cost o la qualitat del conjunt i té conseqüències immediates sobre el pla de treball, el calendari, els recursos, l’equip de treball i els riscos. És el cap de projecte el que rectifica l’abast d’un projecte. TAULA D’INCIÈNCIES O ISSUES ID
Descripció
I001
Nova normativa sobre emmagatzematge i conservació de la informació més estricta.
Data obertura
Responsable
Prioritat (1)
Estat (2)
Accions fetes
Data tancament
En curs
Revisar a fors el que cal transferir entre sistemes, com es desa i com es fa accessible.
22/03/2010
Informar als clientes a través de la campanya promocional
23/02/10
Marta Espinosa
I002
El moviment entre LSP i SMI no pot ser automàtic
23/02/10
Marta Espinosa
baixa
Pendent
I003
El desenvolupament del web durarà 5 dies més del previst (de 35 dies a 40 dies)
05/03/10
Elena Badal
Alta
Pendent
I004
El desenvolupament de l’aplicació de gestió durarà 5 dies més del previs (de 40 dies a 45 dies)
05/03/10
Elena Badal
Alta
Pendent
I005
La integració interna durarà 5 dies menys del previst (de 10 a 5 dies)
05/03/10
Elena Badal
Alta
Pendent
(1) Alta / mitjana / baixa
mitjana
02/08/2010
15/04/2010 Analitzar el que convé més per al projecte, si moure les dates de fites del calendari o contractar ajuda externa per a agilitzar les tasques
15/04/2010
15/04/2010
(2 ) Pendent / en curs / tancat
En l’anterior taula apareixen les que considero incidències, ja que no modifiquen greument el pla de projecte i es poden adaptar. Les incidències ID I003, I004 i I005 no es consideren encara un canvi d’abast perquè Elena Badal l’anomena com a “no definitiva”. Te prioritat alta perquè en el cas de fer-se “definitiva” si provocaria un canvi de calendari o un canvi de pressupost en el cas de contractar més persones per a solucionar la tasca. En les següents taules s’exposen els problemes definits com a canvi d’abast:
FORMULARI DE REGISTRE DE CANVIS
Projecte: Servei de manteniment integrat a la FEIGAE Tipus de document: Petició de canvi Versió document: V1.0 05/03/2010
Petició de canvi Projecte/activitat
Servei de manteniment integrat a la FEIGAE
Identificació
Creació d’una nova activitat: “Extracció i transferència de dades”
Peticionari
Elena Badal (Cap de sistemes de la FEIGAE)
Referència
Data
PC001
05/03/2010
Definició del canvi Objectiu/antecedents:
Implantació de l’SMI als sistemes. Replantejament de la política de transferència de dades
Descripció:
Cal identificar una nova activitat addicional de extracció i transferència de dades.
Supòsits/restriccions:
Cal fer-la abans no comenci a operar el sistema.
Parts afectades:
Implantació de l’SMI als sistemes
Documentació addicional:
Informe de l’equip jurídic
Prioritat del canvi:
Alta
Impactes en altres dimensions:
Avaluar l’impacte
Avaluació del canvi Tasques i esforços Tasca Extracció i transferència de dades
Esforç 5 dies (40 hores)
Terminis:
10/03/2010
Cost:
A determinar
Observacions:
Es pot desenvolupar en paral·lel amb la prova pilot
Observacions Estat (acceptat o rebutjat)
Responsable/signatura
Data
Acceptat
Jordi Rabinet (responsable de TIC de la FEIGAE)
05/03/2014
FORMULARI DE REGISTRE DE CANVIS
Projecte: Servei de manteniment integrat a la FEIGAE Tipus de document: Petició de canvi Versió document: V1.1 05/03/2010
Petició de canvi Projecte/activitat
Servei de manteniment integrat a la FEIGAE
Referència
Identificació
Creació d’una nova activitat: “Càrrega de dades”
Peticionari
Elena Badal (Cap de sistemes de la FEIGAE)
Data
PC002
30/09/2010
Definició del canvi Objectiu/antecedents:
Implantació de l’SMI als sistemes. Replantejament de la política de transferència de dades
Descripció:
Cal identificar una nova activitat addicional de càrrega de dades.
Supòsits/restriccions:
Cal fer-la abans no comenci a operar el sistema.
Parts afectades:
Implantació de l’SMI als sistemes
Documentació addicional:
Informe de l’equip jurídic
Prioritat del canvi:
Alta
Impactes en altres dimensions:
Avaluar l’impacte
Avaluació del canvi Tasques i esforços Tasca Extracció i transferència de dades Terminis: 07/09//2010
Esforç 5 dies
Cost:
A determinar
Observacions:
Es pot desenvolupar en paral·lel amb la prova pilot i amb l’activitat de transferència de dades
Observacions Estat (acceptat o rebutjat) Acceptat
Responsable/signatura Jordi Rabinet (responsable de TIC de la FEIGAE)
Data 05/03/2014
PREGUNTA 3 Redacteu la petició de canvi adient, per tal de tractar de solucionar el ”problema” plantejat en aquest exercici i actualitzeu el registre de canvis de projecte (podeu utilitzar els models de documents annexats). FORMULARI DE REGISTRE DE CANVIS
Projecte: Servei de manteniment integrat a la FEIGAE Tipus de document: Petició de canvi Versió document: V1.0 15/09/2010
Petició de canvi Projecte/activitat Identificació Peticionari
Servei de manteniment integrat Referència a la FEIGAE Adequar el model de PDA a entorns industrials Jordi Rabinet (responsable de TIC Data de la FEIGAE)
PC003
15/09/2010
Definició del canvi Objectiu/antecedents:
Un 30% de les PDA entregades presenten problemes de hardware, provocats per les condicions de l’entorn que moltes vegades és industrial.
Descripció:
Les PDA són fràgils respecte als colps i a l’aigua. S’ha proposat comprar una carcassa industrial per a cada PDA.
Supòsits/restriccions:
Els lliurarà només una carcassa per a cada PDA.
Parts afectades:
Afecta profundament al pressupost
Documentació addicional:
Informe sobre diferents propostes presentades pel proveïdor de les PDA
Prioritat del canvi:
Alta
Impactes en altres dimensions:
Per a fer front a la despesa s’utilitzaran 31.250€ de la partida de contingències de recursos interns
Avaluació del canvi Tasques i esforços Tasca Distribució carcasses Terminis:
Esforç Sense determinar 30/10/2010
Cost:
75.000 €
Observacions:
Els contingents en infraestructura per sí sols no són suficients per a cobrir el cost de les carcasses. Per això s’utilitzarà bona part de les contingències de recursos interns.
Observacions Estat (acceptat o rebutjat)
Responsable/signatura
Data
Acceptat
Jordi Rabinet (responsable de TIC de la FEIGAE)
15/10/2014
EXERCICI 2 En els materials de l’assignatura haureu vist que es fa referència a la qualitat del projecte. Concretament, en el Mòdul 5 es parla sobre l’assegurament de la qualitat i en el Mòdul 6 sobre el procés de realització del control de qualitat. PREGUNTA 1 Presenteu una taula on indiqueu les diferències entre aquests dos processos: què fa cadascun, qui i quan es realitza, davant i darrera de quins altres processos tenen lloc i quines sortides tenen.
La gestió de la qualitat inclou totes les activitats relatives a l qualitat, per a aconseguir que el projecte compleixi els objectius fixats. La qualitat té dos vessants: -
La conformitat amb unes normes estàndards
-
La satisfacció del client amb els resultats
Els processos que intervenen en la gestió de la qualitat són: -
Fase Planificació Planificar la qualitat
-
Fase d’Execució Assegurar la qualitat
-
Fase de Seguiment i Control Fer el control de la qualitat
L’ASSEGURAMENT DE LA QUALITAT PROCÉS
FASE
ES TROBA...
ENTRADES
EINES I TÈCNIQUES
Pla per a la direcció del
Eines i
projecte
tècniques per
La fase de
ASSEGURAMENT DE LA QUALITAT
Execució
l’execució es
Mètriques de
troba
qualitat
després de la de planificació i abans del tancament
SORTIDES Sol·licituds de canvi
a planificar la
Actualització
qualitat i fer
dels actius
el control de
dels processos
qualitat
de l’organització
Informació
Actualitzacions
sobre
Auditories de
del pla per a
l’acompliment
qualitat
la direcció del
del treball Mesuraments del control de qualitat
projecte Anàlisis de processos
Actualitzacions als documents del projecte
Entrades: L’entrada principal és el pla de qualitat, integrat en el pla de projecte per a la direcció del projecte. En aquest pla es troben les normes de qualitat explícites identificades, pactades i consensuades amb el client. Aquestes normes de qualitat s’han d’aplicar plenament en el projecte. Eines i tècniques: De vegades són els membres de l’equip de treball els que identifiquen problemes i oportunitats de millora i formulen propostes per a corregir o implantar noves tècniques i eines; però també es poden fer revisions independents mitjançant auditories de qualitat externes.
CONTROL DE QUALITAT PROCÉS
FASE
ES TROBA...
ENTRADES
EINES I TÈCNIQUES
SORTIDES
Pla per a la
Diagrames de
Mesuraments
direcció del
causa/efecte
del control de
projecte
Diagrames de
la qualitat
Mètriques de
control
Canvis
qualitat
Diagrames de
validats
flux
La fase de seguiment i CONTROL DE QUALITAT
Seguiment i Control
Diagrames de
Actualització
Llista de
Pareto
dels actius
control de
Diagrama de
dels processos
qualitat
comportament
de
Diagrama de
l’organització
control avarca des de la iniciació fins al tancament
dispersió Mesuraments de rendiment
Histogrames
del treball Sol·licituds de canvi aprovades Lliurables
Actius dels processos de l’organització
Mostreig estadístic
Inspecció
Sol·licituds de canvis Actualitzacions als documents del projecte Lliurables validats
Revisió de les
Actualitzacions
sol·licituds de
del pla per a
canvi
la direcció de
aprovades
projecte
El control de qualitat implica supervisar els resultats del projecte per a determinar si compleixen les normes de qualitat acordades. Els resultats del control de qualitat s'han de documentar segons el pla corresponent, de manera que permetin assegurar que s'estan duent a terme efectivament els processos de qualitat acordats. Entrades: El pla de gestió de la qualitat es documenta com s’ha de fer el control de qualitat per a cadascun dels lliurables del projecte
Eines i tècniques: tècniques que s’utilitzen per a la realització del control de qualitat o per a l’avaluació dels resultats i la identificació de les causes que provoquen resultats no desitjats. Sortida: Mesurament de control de la qualitat documentat, és necessari per a garantir que s’estan fent els esforços de qualitat acordats en el pla Si els valors obtinguts amb el control de qualitat no són acceptables respecte a les mètriques de qualitat acordades serà necessari analitzar la situació i proposar canvis en el projecte. Si els resultats són acceptables, la sortida del procés son els lliurables validats (que han d’estar validats pel client). El processos de control de qualitat són especialment valuosos en les organitzacions perquè permeten identificar els defectes en els procediments que produeixen productes o serveis i millorar-ne els rendiments, formant part dels processos de millora contínua. L’assegurament de la qualitat forma part d’un programa general de millora contínua dels processos de la qualitat. És difícil diferenciar els processos de control i seguiment de la qualitat i el d’execució. Per a simplificar, podríem dir que els d’execució s’aprofiten dels resultats del control per a implantar mesures de correcció i millora. PREGUNTA 2 Identifiqueu tots els processos del cas FEIGAE relacionats amb l’assegurament o el control de la qualitat i descriviu-los. Asseguren la qualitat: -
El pla de qualitat que conté tots els procediments necessaris per a implementar correctament cada fase del projecte.
-
Definir plantilles comunes per la documentació de tots els lliurables.
-
Els anàlisis d’impacte.
-
La validació de prototips.
-
En el codi 4.2 ens trobem l’anàlisi de requisits finals per part del proveïdor, per a definir les possibles modificacions que cal aplicar.
Controlen la qualitat: -
En el diccionari de l’estructura de distribució del treball, del projecte de FEIGAE ens
trobem
amb
el
primer
codi
1.1 de
seguiment
i
control:
Seguir
periòdicament l’evolució del projecte i detectar les incidències i prendre mesures correctives. -
Les proves pilot garanteixen que tots els sistemes implicats funcionen i segueixen les problemàtiques típiques d’una jornada de treball.
-
Superar sense error les proves d’integració i funcionals.
-
Codi 3.3.7 Integració interna. Comprovar que l’aplicació de gestió i el web funcionen coordinadament.
-
Codi 3.5. Comprovar que totes les peces que configures l’SMI funcionen perfectament.
PREGUNTA 3
Quines accions hauria de garantir en Jordi Rabinet, relacionades amb el control de qualitat? Detalleu cinc d’elles (pot ser que no estiguin explícitament indicades en el Pla).
En general, un cap de projecte ha de supervisar tots els lliurables i documentar -
Documentar com s’ha de fer el control de qualitat per a cadascun dels lliurables del projecte, així com tots els mesuraments de qualitat per a garantir que s’estan fent els esforços de qualitat acordats en el pa
-
Aplicar tècniques de control de qualitat, per a poder avaluar els resultats i detectar les causes que provoquen resultats no desitjats. Aquestes tècniques son els diagrames de causa i efecte, de control, de flux, etc, l’histograma o el mostreig estadístic.
-
Supervisió dels lliurables, processos, sistemes de gestió, abast, cost o cronograma per a determinar si compleixen els requisits que es defineixen en el pla de qualitat. Organitzar auditories internes per a cada lliurable.
-
Portar un control de canvis validats, quan els resultats de les supervisions no són acceptables i un control de lliurables validats si els resultats obtinguts de la supervisió són acceptables.
-
Coordinar les activitats d’assegurament de la qualitat i tasques tècniques PAQUITA RIBAS TUR, 2014 Creative Commons BY NC ND