Manual evaluacion desempeño by Patricia Rodriguez

MANUAL EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO SERVICIO EXTERIOR

MANUAL Evaluación de Desempeño Servicio Exterior MINREL

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Bienvenidos...

Evaluación de Desempeño Servicio Exterior

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4. Planes de Metas

Introducción

1. Pilares de la Gestión por Competencia

2. Nuevo Reglamento de Calificaciones

3. Evaluación Conductual

4.1 Composición del Plan e Metas

4.2 Evaluación de Planes de Metas

4.3 Evaluación de Planes de Metas

4.5 Lista de Calificación

4.6 Integrantes de la Junta Calificadora

4.2 Planes de Metas Individuales

4.4 Resultado de la Evaluación de Desempeño

5. Anexo: Medios de Verificación

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INTRODUCCIÓN

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Introducción El Ministerio de Relaciones Exteriores pone a su disposición el Manual de Evaluación de Desempeño para funcionarios del Servicio Exterior. Este Manual tiene por objetivo entregar los elementos necesarios para aplicar el nuevo sistema de Evaluación del Desempeño, facilitando la comprensión tanto del componente Conductual como de los Planes de Metas Individuales.

ANUAL LABORAI

ÓNE

EMA DE EVAL

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1. Pilares de la Gestión por Competencias A partir del año 2010 la Dirección de Personas y Desarrollo Organizacional (DIPER) ha trabajado en la implementación de un modelo de Gestión por Competencias, cuyo principal objetivo es alinear los subsistemas de recursos humanos bajo una lógica común, que permita desarrollar los talentos de las personas en base a competencias. Este modelo se sustenta en tres pilares fundamentales: •

Gestión del Desempeño: Implementar mecanismos que permitan asegurar que el desempeño de los funcionarios responda a los objetivos institucionales, tanto en la disposición a desarrollar el trabajo como en la calidad de sus resultados.

•

Gestión del Desarrollo: Implementar mecanismos para que los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores desarrollen las capacidades requeridas para un desempeño laboral óptimo, mediante procesos de detección de brechas y oferta de capacitación.

• Gestión del Ingreso y la Movilidad: Generar mecanismos que permitan facilitar los procesos de ingreso, destinaciones, adscripciones, traslados y ascensos, en base a metodologías claras y objetivas.

El modelo MINREL se sustenta en tres pilares fundamentales

Subsistema de RRHH

Área de Desarrollo

Gestión del Desempeño

Evaluación del desempeño

Gestión del Desarrollo

Formación y capacitación

Gestión de la Movilidad

Ascensos, destinaciones y asignaciones

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2. Nuevo Reglamento de Calificaciones Con la implementación del nuevo Reglamento de Calificaciones, la Evaluación del Desempeño se compone de dos dimensiones:  

Evaluación de Competencias Conductuales. Evaluación de Metas Individuales.

Ambas dimensiones se miden en una escala de evaluación de 0 a 120. En el primer año de aplicación del nuevo reglamento de calificaciones, las metas individuales tienen una ponderación del 30% de la precalificación y a partir del segundo año en adelante su valor es de un 40%. De esta forma, el elemento conductual tiene un valor del 70% el primer año de vigencia y 60% en los años siguientes.

Primer Periodo Calificatorio 2012- 2013

Segundo Periodo Calificatorio 2013-2014

60%

40%

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3. EVALUACIÓN CONDUCTUAL CO<NDUCTUAL Las Competencias Conductuales corresponden a aquellas habilidades y conductas que se expresan en el desempeño mediante la identificación de atributos o rasgos personales. El sistema de evaluación busca medir el desempeño de los funcionarios, orientándose al cumplimiento de logros y al reconocimiento del desempeño sobresaliente.

Orientación Estratégica

Competencias Conductuales MINREL

Orientación a la Rigurosidad

Competencias Conductuales

Compromiso Institucional

Cada competencia está compuesta por: Definición, que describe y contextualiza la conducta esperada; uno o más Criterios Conductuales, que describen los comportamientos demostrados en ellas; Niveles de Desarrollo de cada criterio. Para evaluar las competencias conductuales, el Precalificador deberá seleccionar un solo nivel de desempeño (A, B, C, D, E o F) en cada criterio conductual. Este resultado se traduce en el puntaje que muestra la tabla de niveles de desempeño de Criterios Conductuales. El resultado final de la Evaluación de Competencias Conductuales corresponderá al promedio de los resultados obtenidos en las ocho competencias antes mencionadas.

Comunicación Efectiva

Negociación e Influencia

MINREL

Cordinación y Colaboración

Adaptabilidad Liderazgo Estratégico

Nivel A

Equivale a 0

Nivel B

Equivale a 40

Nivel C

Equivale a 60

Nivel D

Equivale a 100

Nivel E

Equivale a 110

Nivel F

Equivale a 120

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3.1. Definición de Competencias Conductuales 1.- Comunicación Efectiva: Expresar con asertividad, de manera directa y efectiva, además de salvaguardar la credibilidad de Chile en el contexto internacional, a través de la consistencia y coherencia de sus argumentos en relación con las normas legales y reglamentarias. Asimismo, comunicar asertivamente los objetivos institucionales y los lineamientos de Política Exterior de Chile, demostrando en todo momento prudencia en la exposición de sus ideas.  

Criterio Conductual 1: Se comunica de manera efectiva Criterio Conductual 2: Está en sintonía y salvaguarda la credibilidad y prestigio de Chile en el contexto Internacional

2.- Negociación e Influencia: Negociar de manera efectiva, logrando establecer relaciones funcionales que permitan acuerdos sostenibles en el tiempo, validándose en diversos contextos a través de la rigurosidad, preparación y experiencia en el manejo de materias complejas.   

Criterio Conductual 1: Demuestra rigurosidad y preparación en su trabajo Criterio Conductual 2: Establece relaciones funcionales Criterio Conductual 3: Logra acuerdos sostenibles en el tiempo

3.- Adaptabilidad: Enfrentar y anticipar de manera oportuna, efectiva y eficiente los cambios de escenario y funciones, alcanzando rápidos y óptimos niveles de adaptación que facilitan el cumplimiento de los objetivos planteados.   

Criterio Conductual 1: Se adapta y anticipa a los cambios de contexto Criterio Conductual 2: Actúa con iniciativa, anticipándose a los desafíos del entorno Criterio Conductual 3: Asume funciones diferentes de manera eficiente y eficaz

4.- Orientación Estratégica: Demostrar capacidad para trabajar de forma planificada, manejando y analizando múltiples variables en la obtención de resultados, responsabilizándose tanto por los procesos como por los resultados y orientándose al desarrollo y perfeccionamiento continuo.    9

Criterio Conductual 1: Demuestra capacidad analítica y de planificación Criterio Conductual 2: Se responsabiliza tanto del proceso de trabajo como de los resultados Criterio Conductual 3: Se orienta al desarrollo y perfeccionamiento

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5.- Liderazgo Estratégico: Organizar y conducir equipos de trabajo, con los que se relaciona, sin que necesariamente exista vínculo jerárquico, promoviendo espacios de participación permanente entre sus integrantes, logrando apoyo y adhesión del equipo a los objetivos estratégicos de la institución.  

Criterio Conductual 1: Organiza y conduce equipos de trabajo con los que se relaciona Criterio Conductual 2: Respeta y entrega un trato deferente y motivador a los integrantes del equipo en distintos contextos

6.- Coordinación y Colaboración: Establecer redes de contacto basadas en la optimización y maximización de las habilidades y experiencias de los integrantes de los equipos, facilitando el traspaso de conocimientos y generando un clima de sinergia y apoyo mutuo.  

Criterio Conductual 1 : Favorece el trabajo entre los integrantes de diversos equipos Criterio Conductual 2: Establece sistemas de gestión de la información

7.- Compromiso Institucional: Involucrarse, en el cumplimiento de resultados del área que integra, velando por el uso eficiente de los recursos y siendo riguroso en el cumplimiento de normas y procedimientos.   

Criterio Conductual 1: Se responsabiliza por el obtención de resultados de la institución Criterio Conductual 2: Programa su trabajo velando por el uso eficiente de recursos Criterio Conductual 3: Es riguroso en el cumplimiento de normativas y procedimientos establecidos

8.- Orientación a la Rigurosidad: Trabajar de manera rigurosa, disciplinada y metódica, orientándose a la obtención de resultados exitosos, bajo los estándares de calidad establecidos, aún en condiciones de altos niveles de exigencia.   

Criterio Conductual 1: Trabaja en forma disciplinada y metódica Criterio Conductual 2: Trabaja bajo presión Criterio Conductual 3: Actúa con iniciativa orientándose a la obtención de resultados exitosos

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4. PLANES DE METAS Los Planes de Metas por Objetivos (PMO) son el conjunto de acciones que se deben llevar a cabo para cumplir con cada uno de los Objetivos Institucionales de Política Exterior asignados a cada Dirección, Embajada, Misión o Consulado.

Jefaturas

Subsecretaría

Direcciones Objetivos Estratégicos Objetivos Institucionales

Metas

Embajadas Consulados Misiones

Fecha Cumplimiento Plan de Meta por Objetivo

Responsable Ponderación Medio de Verificación Fecha para ingresar Medios de Verificación

La definición anual de los Objetivos Institucionales de Política Exterior se realiza mediante un proceso interactivo entre las Direcciones Generales y sus unidades dependientes, con la asesoría de DIPER-DO.

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4.1 Composición del Plan de Metas por Objetivo La elaboración del Plan de Metas por Objetivo (PMO) comprende la definición de seis componentes: 1. Metas: son las gestiones o tareas a realizar por los funcionarios y son ejecutadas durante el periodo calificatorio. 2. Fecha de Cumplimiento: plazo comprometido para el término de la ejecución de la meta. 3. Responsable: funcionario encargado de ejecutar la meta y que será evaluado por su cumplimiento. 4. Ponderación: corresponde al porcentaje de importancia que se le asigna a cada meta para el logro del objetivo. La suma de los ponderadores de las metas dentro de un objetivo debe ser igual al 100%. 5. Medios de Verificación: documentos que sirven de evidencia y comprueban que la meta se ha alcanzado o que el proceso para alcanzarla se ha realizado. Este punto es tratado en profundidad en el Anexo del presente Manual. 6. Fecha de Ingreso del Medio de Verificación: corresponde al plazo máximo para incorporar el Medio de Verificación a la plataforma. Esta fecha debe estar contemplada dentro del periodo calificatorio vigente.

01 de

de que se

los el

un plan de

4.2 Planes de Metas Individuales Los Planes de Metas Individuales (PMI) son el conjunto de metas (gestiones) que deberá ejecutar cada funcionario durante el periodo calificatorio vigente. Estas metas se desprenden del PMO, siendo agrupadas automáticamente por el sistema web. Los PMI: 

Muestran a cada funcionario las metas bajo su responsabilidad.



Las metas tienen la ponderación que heredan de cada PMO, no obstante, el PMI de cada funcionario es ajustado automáticamente para sumar 100%.



El cumplimiento de estos PMI será objeto de la precalificación del funcionario por parte de su jefatura directa.

Cada funcionario puede tener bajo su responsabilidad un mínimo de 5 y un máximo de 10 metas respecto al total de objetivos asignados a su unidad 12

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4.3 Evaluación de Planes de Metas Para evaluar la ejecución y cumplimiento de los Planes de Metas Individuales, el Precalificador deberá seleccionar, por cada meta, una alternativa de evaluación de acuerdo a los criterios que se muestran en el siguiente recuadro:

Alternativas de Evaluación No cumple

Equivale a 0

Cumple parcialmente

Equivale a 70

Cumple

Equivale a 100

Obtiene resultados sobre lo esperado

Equivale a 120

Las notas antes señaladas ponderarán el valor que posee cada meta en el respectivo PMI. Ejemplo: Meta

Porcentaje PMI (valor)

Nota

Elaborar informe de seguimiento de los acuerdos alcanzados en la Primera Cumbre del CELAC-UE

20%

120

Resultado

24 (20 x 120/100)

El resultado total de la evaluación de metas individuales del funcionario se obtiene sumando y ponderando los resultados de evaluación de cada una de las metas.

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4.4 Resultado de la Evaluación del Desempeño Evaluación Conductual: Funcionario 1

Evaluación Metas: Funcionario 1

AÑO 1

30%

AÑO 1

70%

AÑO 2

40%

AÑO 2

60%

(Resultado Final Evaluación conductual x Ponderación Asignada) + (Resultado Final Evaluación de Metas x Ponderación Asignada)

4.5 Lista de Calificación De acuerdo a los cambios en la escala de notas (0 a 120), los funcionarios del Servicio Exterior serán clasificados en alguna de las siguientes listas:

Lista 1

Lista 2

Lista 3

Lista 4

De Mérito 120 - 91

Buena 90,99 -61

Regular 60,99 -31

Mala 30,99 -0

4.6 Integrantes de la Junta Calificadora Integrantes Presidente: Director General de Política Exterior Director General de Relaciones Económicas Internacionales Director General Administrativo Director General de Asuntos Consulares e Inmigración Dos Directores designados por el Subsecretario Representante de los Funcionarios (derecho a voz) Delegado Asociación de Funcionarios (derecho a voz) Encargado del Área de Personal (derecho a voz)

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No Olvidar Los Planes de Metas responden a la búsqueda del éxito de la estrategia Ministerial. En este sentido, la estrategia se integra al sistema de Evaluación del Desempeño de la siguiente forma:

Estrategia Objetivos Estratégicos- Formulario A1 Objetivos Institucionales

COMPETENCIAS



Conductuales

DESEMPEÑO POR ÁREA



Planes de Metas Individuales

¿Cuándo se debe precalificar al evaluado, en las dimensiones conductual y de ejecución de planes de metas?  Al final del periodo calificatorio, o  Cada vez que un precalificado cambie de unidad de trabajo, siempre y cuando haya completado un periodo superior a 90 días.

Diseño Estrategia MINREL

Acciones para cumplir con los Objetivos

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5. Anexo: Medios de Verificación Son la evidencia física (informes, mensajes, planes de trabajo, etc.) que permiten comprobar que la acción ha sido realizada como previamente se estableció. La calidad de los medios de verificación señalados constituye un criterio a tener en cuenta para su evaluación; por lo tanto, los medios de verificación o evidencias deben ser: • Veraces: El contenido debe ser genuino y responder a lo realizado en su momento respecto a la meta establecida. • Pertinentes: Deben tener relación absoluta con la meta definida y los temas abordados para su cumplimiento. • Vigentes: Deben ser consistentes con el período de tiempo evaluado.

A modo de ejemplo, se describen a continuación cuatro tipos de medios de verificación y sus contenidos mínimos:

1. Programa de Trabajo •

• • • •

Objetivo de la actividad. Actividades asociadas. Responsable/s de la actividad. Fecha de inicio y fecha de término de la actividad. Costo y actores involucrados.

2. Informe de Ejecución • Identificación de la Misión o Unidad. • Actividad, planificación y gestiones realizadas. • Resultados de las actividades desarrolladas.

3. Informe de Seguimiento Identificación de la Misión o Unidad. • Estado de avance de actividades realizadas y sus objetivos. • Actores internos y externos involucrados. •

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4. Red de Contactos • Temática del contacto. • Cargo, institución, teléfono, correo electrónico, residencia y país de origen del contacto. • Reuniones sostenidas y actividades realizadas en conjunto.

5.1 A considerar sobre Medios de Verificación • Completitud del medio de verificación El medio de verificación debe presentar una estructura adecuada a la meta cuyo cumplimiento se desea evidenciar.  Cantidad versus calidad Los medios de verificación tienen la función de demostrar, a través de evidencias, que la meta o sus gestiones han sido cumplidas. Es por esta razón que se deben buscar los medios más representativos o hitos de cumplimento.  Casos reservados en los medios de verificación En los casos que los medios de verificación sean reservados, no es necesario que se adjunten a la plataforma; sin embargo, en el campo “Observaciones”, debe referirse la materia, especificando que se trata de un medio reservado.  Casos sin medios de verificación En aquellos casos que no tengan como resultado un medio de verificación, se puede utilizar el cuadro de observacione para dejar constancia de que las gestiones fueron realizadas. Para esto, deben señalarse, al menos, fecha de ejecución, nombre de la actividad o tipo de gestión y resultados alcanzados.

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