Manual de Procedimentos by Paula Santos

APRESENTAÇÃO Este Manual de Procedimentos da Dois Comunicação orienta os profissionais que compõem a equipe de trabalho no desenvolvimento de suas atividades e tarefas, dessa forma, colaborando para melhorar o fluxo dos processos e o padrão de qualidade dos serviços prestados ao cliente. A elaboração deste documento contou com a participação das equipes de cada departamento e diretores, sendo sistematizada pela consultora Edna Monteiro. Nele constam as orientações gerais da empresa, estrutura de gestão, processos de trabalho e seus respectivos procedimentos, além de informações básicas sobre o sistema Publi. A partir da implantação do Manual, os conteúdos apresentados deverão ser sistematicamente acompanhados e aperfeiçoados. Sendo assim, todas as sugestões serão bem-vindas!

ORIENTAÇÕES GERAIS

ESTRUTURA DE GESTÃO E SISTEMA PUBLIMANAGER

PROCEDIMENTOS

POR PROCESSO

PROCESSOS E FLUXOS DE TRABALHO

ORIENTAÇÕES GERAIS

• Trabalhar com disposição e bom humor, respeitando todos os colegas de trabalho e tendo sempre uma postura colaborativa com todos. • Primar pela máxima qualidade dos trabalhos. Ser ágil e eficiente. • Cumprir com os prazos de entrega dos serviços. • Registrar e assinar diariamente o Controle de Ponto. • Respeitar os seguintes horários de trabalho: - Serviços Gerais 1: 7h30 às 12h - 14h às 17h - Serviços Gerais 2: 9h às 13h - 15h às 19h - Recepção/ Administrativo e Financeiro: 8h30 às 12h - 14h às 18h30 - Criação/Atendimento/ Produção e Mídia: 9h às 12h -14h às 19h. • Avisar com antecipação de dois dias ao gerente do departamento a necessidade de saída no horário de trabalho, trazendo sempre a declaração de comparecimento à consulta, nos casos de falta por motivos de saúde. O abono da falta somente será dado mediante a entrega do atestado médico com o CID da doença ao Departamento de Pessoal. • O gerente do departamento autoriza e administra o banco de horas, em caso de necessidade de extrapolar o horário de trabalho, assim como os horários e dias de ausências por motivos particulares. • Fazer uso diário das ferramentas Outlook, GTalk e/ ou Spark para comunicação interna, respondendo todos os e-mails recebidos, para otimizar os serviços. • Evitar usar a internet para assuntos pessoais no horário do trabalho. 8

• Todos os arquivos de trabalho devem ser salvos dentro dos seus diretórios (Administrativo/ financeiro, Atendimento, Criação, Diretoria, Mídia e Produção). Os arquivos compartilhados pelos departamentos acima devem ser salvos na pasta TROCA, seguindo um padrão único de arquivamento:

CLIENTES / PASTA DO CLIENTE ANEXO / APROVACAO / GERAL PRODUCAO FINAL / MIDIA FINAL

Anexo: Anexos referentes ao job ou material do cliente inseridos pelo Atendimento. Aprovacao: Trabalhos em aprovação e/ou aprovados pelo cliente. Geral: Assuntos e arquivos diversos. Producao Final: Arquivos finalizados para a produção. Midia Final: Arquivos finalizados para a mídia.

PASTA DA CAMPANHA/PEÇA (nomeada com o número do PIT+título) ARQUIVO

Exemplo: T:\CLIENTES\Mater Christi\aprovacao\EM-01812 Dia das Crianças\Apresentacao_Dia das Crianças

IMPORTANTE Todo e qualquer anexo ou referência deve ser disponibilizado na TROCA, dentro da pasta ANEXO de cada cliente, em uma pasta nomeada com o número do PIT e o tema da campanha. Quando houver textos, títulos e dados que precisam ser digitados, disponibilizar os arquivos em WORD, para evitar nova digitação e minimizar erros.

• Manter o local de trabalho organizado e limpo. • Compromisso e atitudes com a sustentabilidade: - Utilizar copos individuais, evitando o consumo dos descartáveis que são grandes poluentes. - Evite o desperdício de água e o uso exagerado de papel toalha ao secar as mãos. - Cada sala terá uma lixeira para lixo orgânico comum a todos e lixeiras para lixo reciclável em cada mesa de trabalho. Favor fazer o devido uso. - Impressões do dia a dia devem ser realizadas no modo econômico e sempre que possível utilizar as duas faces da folha de papel. - Manter fechadas as portas das salas com ar-condicionado em uso. - Ao se ausentar da sala desligar o monitor do computador e apagar as luzes. - Desligar os aparelhos de ar-condicionado, quando sair para o almoço e ausências prolongadas. • Os novos funcionários e/ou colaboradores devem ser apresentados pelos gestores dos departamentos a todos da Agência. • Todo funcionário deve usar a assinatura de e-mail padrão da empresa para os contatos profissionais. • Toda e qualquer despesa e serviço externo da Agência deverão ser autorizadas previamente pelo gerente de departamento e informadas formalmente ao Departamento Financeiro, para ser providenciado o reembolso mediante apresentação de nota fiscal emitidas contra a empresa. • Para uso de táxi, solicitar o voucher com antecedência ao gerente do departamento, informando o percurso da viagem e justificar a demanda. 9

ESTRUTURA DE GESTﾃグ E SISTEMA PUBLIMANAGER

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2.1. Estrutura de Gestão

Diretoria de Atendimento/Operações

Diretoria de Planejamento

Diretoria de Criação

Departamento de Criação Departamento de Atendimento

Produção

Mídia

Departamento Adm/Financeiro

2.2. Sistema Publimanager Desde 2010 a Dois utiliza o Publimanager, sistema desenvolvido especialmente para as agências de publicidade, possibilitando uma análise completa de todas as necessidades que envolvem a atividade publicitária.

RTVC

Podução Gráfica

Através do Publi todos os departamentos da Agência são interligados. O sistema tem solução para as várias tarefas pertinentes a cada departamento. De fácil operação e implantação, foi configurado e compatibilizado com as características de trabalho da Dois e o uso do mesmo é autoexplicativo.

A utilização do sistema agrega valor aos serviços prestados pela Agência, possibilitando a otimização, velocidade, inovação, performance e agilidade dos processos de trabalho. O manual do Publi impresso completo com as instruções de uso encontra-se no Departamento Adm./Financeiro, podendo ser consultado a qualquer momento por qualquer profissional que tenha dúvida, além disso, existe o suporte online do Publi onde cada um, a partir do seu computador, pode ser orientado por um técnico. Para entrar em contato com o suporte online, através do site, é necessário realizar uma chamada telefônica, 3465-7178, onde um técnico vai orientar as demais instruções de acesso. Para auxilio do suporte remoto deve ser usado o seguinte atalho: T:\SUPORTE\CONTROLE REMOTO PUBLI\winvnc. Dar dois cliques no ícone amarelo (último ícone da pasta) e já abre na janela que seleciona o suporte do controle remoto – PUBLI. Lembrete: é necessário estar em contato por telefone com o técnico para poder informar o suporte a ser selecionado.

PROCESSOS E FLUXOS DE TRABALHO

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PLANEJAMENTO

DEMANDA (Cliente)

CRIAÇÃO

ATENDIMENTO

MÍDIA

PRODUÇÃO

FINANCEIRO

PROCEDIMENTOS POR PROCESSO

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4.1 ATENDIMENTO 23 4.2 PLANEJAMENTO 31 4.3 CRIAÇÃO 34 4.4 PRODUÇÃO 41 4.5 MÍDIA 45 4.6 ADMINISTRATIVO E FINANCEIRO 49

4.1 ATENDIMENTO

4.1.1. Responsabilidades • Cadastrar corretamente cada cliente no sistema, alimentando com todas as informações solicitadas no cadastro de acordo com contrato, lembrar-se de incluir sempre um novo cliente para cada termo aditivo de contrato. • Conhecer a tabela de preços padrão do SINAPRO para aplicar devidamente o valor de um projeto, job, etc. • Conhecer bem e ter visão estratégica do negócio do cliente. • Estar atento ao mercado e às oportunidades de prospecção. • Escutar e entender a demanda do cliente, através do briefing inicial. • Repassar a demanda para a Criação, Produção e Mídia através de briefings específicos. • Supervisionar o andamento do trabalho, junto aos departamentos. • Trabalhar para manter ou ampliar o investimento do cliente em comunicação a fim de alcançar o melhor retorno na relação custo-benefício, tanto para o cliente como para a Agência. Ser pró-ativo e estar sempre atento a lacunas e oportunidades para sugerir novos projetos. • Manter-se sempre conectado com o Departamento Financeiro. Acompanhar custos, receitas e pagamentos dos clientes e fornecedores. • Durante processo de execução, estimular a discussão 23

interna e a interação entre todos os departamentos envolvidos com cada job, tendo como meta o melhor resultado possível. • Ao final da execução de cada campanha promover uma reunião de avaliação dos resultados com a equipe envolvida. • Procurar dominar conhecimentos técnicos de todo o fluxograma de trabalho: Criação, Produção, Mídia, Administrativo/Financeiro, veículos e fornecedores com o objetivo de otimizar o andamento do processo. • Organizar a pauta geral das demandas e coordenar as reuniões semanais de pauta, todas às segundas-feiras, às 11h. • Cadastrar e atualizar clientes no Publi. • Acompanhar as datas comemorativas do Calendário Promocional, para pautar a Agência e os clientes. 4.1.2. Procedimentos de trabalho

4.1.2.1. Relação com o cliente • Entender bem as necessidades do cliente para elaborar planejamentos e briefings precisos, completos e que traduzam sua demanda de forma eficiente. Sempre buscar extrair do cliente o máximo de informações possíveis. • Ser muito atencioso e gentil com o cliente. Procurar antecipar-se ao mesmo, responder as suas demandas; retornar todas as ligações e e-mails com rapidez e eficiência. • É importante que o Atendimento se posicione em relação ao cliente, discuta estratégias, sugira e fundamente seu posicionamento com fatos e números, se possível. • Procurar atender às necessidades de prazos do cliente. Por outro lado, negociar sempre com o mesmo os prazos para evitar atropelos no andamento da pauta, prezando sempre pela qualidade do serviço. Cabe ao Atendimento diante das demandas fazer esta avaliação e negociar com o cliente e com a Criação.

• Procurar sempre intermediar todos os contatos entre o cliente e a Agência. Caso haja necessidade de um contato direto do cliente com outros departamentos, que o retorno seja encaminhado pelo Atendimento ou com seu conhecimento. • Após a finalização de um job, é importante buscar o feedback do cliente, confirmar o recebimento de materiais e avaliar o grau de satisfação.

PRECAUÇÃO Existem clientes que solicitam e aprovam demandas por telefone ou durante reuniões e na hora de formalizar não o fazem, deixando os atendimentos em situações delicadas. Para evitar este tipo de situação, é importante que sempre que isso ocorrer, o Atendimento envie um e-mail para o cliente descrevendo o que foi tratado oralmente, ficando assim resguardado. Sempre salvar a resposta do retorno do cliente a este e-mail, e quando ele não o fizer, ligar e cobrar retorno por escrito no e-mail que tiver sido enviado. Ex: “ Sr x. De acordo com a nossa conversa por telefone, fica autorizada de sua parte a produção de X coisas no valor de R$ Y .” Ou, “De acordo com nosso contato, fica acordado que a veiculação do anúncio foi transferida para a próxima semana”.

4.1.2.2. Relação com o Planejamento • Sempre que o job exigir, dependendo de seu volume e grau de complexidade, envolver o Planejamento na construção e elaboração do briefing, antes de encaminhar o PIT para a Criação.

4.1.2.3. Pedido Interno de Trabalho – PIT (Sistema Publi) • Todas as solicitações aos departamentos têm que se dar através do PIT (Pedido Interno de Trabalho) formatado no sistema Publi. Enquanto o Departamento de Criação não estiver inserido no Publi, entregar sempre duas cópias impressas ao gerente e uma cópia ao diretor. • Realizar reuniões, sempre que necessário, para apresentar e discutir os briefings a todos os departamentos envolvidos. • Acompanhar o andamento dos processos de cada PIT junto aos departamentos de Criação/Mídia/ Produção/RTV/Financeiro. • Os pedidos de ajuste e finalização também só devem ser encaminhados através da atualização do PIT no sistema Publi. • Nos prazos de entrega deve se considerar o tempo necessário para alterações antes da reunião de apresentação ao cliente. • A negociação interna dos prazos deve ser feita sempre entre os gerentes dos departamentos de Atendimento e de Criação. • Devolver o PIT aos responsáveis sempre que a tarefa for apresentada incompleta ou com algum equívoco, sempre pontuando ao profissional de forma coerente o que estava na tarefa e não foi cumprido. • Diante de cancelamento ou suspensão de algum PIT, todos os gerentes responsáveis pelos 25

departamentos envolvidos devem ser informados imediatamente, para evitar desperdício de tempo.

IMPORTANTE A qualidade criativa depende da qualidade do briefing. A qualidade do briefing depende da qualidade do conhecimento de quem o elabora. Um briefing mal direcionando resulta em campanhas equivocadas, faz perder tempo, energia e provoca desgaste. Por isso é necessário obter as informações completas do cliente para elaboração do briefing.

4.1.2.4. Distribuição dos Pedidos Internos de Trabalho (PITs) de Criação e Finalização • O horário de entrega dos PITs ao Departamento de Criação deverá ser feita até 12h, diariamente. As urgências devem ser consideradas como exceção e negociadas entre o gerente de Atendimento e o gerente de Criação. • É importante trabalhar com prazo de um dia para criação finalizar e entregar tudo, mas esse prazo deverá ser enviado junto com o OC, onde o responsável da produção deverá estabelecer um dia a mais que o pedido pelo fornecedor. Lembrando que o Atendimento ao entregar o orçamento para o cliente aprovar deve salientar o prazo de produção, para que o mesmo entenda que o retorno dele influi na produção e entrega do material. 26

• Os PITs de finalização devem ser entregues direto ao arte-finalista. • Também deve ser emitido PIT de finalização para os roteiros de peças eletrônicas (filmes, spots, vídeos). O PIT deve ser entregue direto ao redator, que ficará responsável pela revisão e liberação do roteiro final para a Produção, após coleta das assinaturas de todos os envolvidos com o job.

IMPORTANTE A finalização e liberação dos arquivos para Produção ou Mídia só ocorre mediante a entrega do PIT solicitando a finalização.

4.1.2.5. Aprovação interna e externa • A apresentação interna da peça/campanha criada e dos orçamentos e planos de mídia devem acontecer dentro de um prazo que permita ao Atendimento ponderar junto aos responsáveis a necessidade de ajustes. Caso isso ocorra, antes do prazo estipulado para a apresentação ao cliente: 24 horas de antecedência para campanhas maiores e 6 horas para pequenos jobs. • Todo material, antes de ser apresentado ao cliente, deverá constar da verificação da Criação, Produção e Mídia para ter suas especificações checadas. • A forma de apresentação (por e-mail ou pessoalmente) deve ser discutida e afinada junto

com a Criação, para que seja da melhor forma possível com o objetivo de encantar o cliente.

diretor de Atendimento, desde que o e-mail venha anexado.

• O Atendimento deve preparar-se para apresentar uma peça ou campanha. Estar seguro para expor os conceitos e alternativas propostas, além de defender com firmeza e argumentos a solução apresentada.

• Estar atento ao tempo de retorno de aprovação dos OCs e das APs pelo cliente, que precisa ser informado que o envio para produção/veiculação só pode ocorrer após recebimento dos documentos autorizando o serviço.

• Estar atento ao tempo de retorno de aprovação pelo cliente para evitar ao máximo diminuir os prazos de execução. • Sempre que qualquer trabalho for elogiado pelo cliente, repassar os elogios para toda a equipe envolvida. 4.1.2.6. Orçamentos e planos de mídia • Apenas o Atendimento envia e aprova os orçamentos e planos de mídia junto ao cliente. Sempre no PDF padrão do Publi. • Sempre analisar e conferir os OCs e as APs antes de serem apresentadas ao cliente. • Todo OC e AP aprovado deve ser assinado pelo cliente. • A cópia assinada do OC deve ser entregue ao responsável pela Produção (para emissão de PPs para o fornecedor) e da AP ao responsável pela Mídia (para emissão de PIs para o veículo). • Protocolar os documentos assinados no protocolo de entrega das APs/OCs. • Em casos especiais (aprovação do cliente via e-mail), o OC pode ser assinado pelo gerente ou

• Nada deve ser autorizado “de boca”. 4.1.2.7. Portfólio • O Departamento de Atendimento ficará responsável por criar na TROCA um arquivamento de peças de portfólio com uma triagem das melhores peças. • Também ficará responsável pelo arquivamento de exemplares de peças impressas produzidas, entregues pela Produção, para utilizar em concorrências e servir como portfólio. 4.1.2.8. Comunicação e relacionamento com clientes e endomarketing • Ter no departamento um profissional responsável pela comunicação da empresa com o mercado e quando necessário com uma assessoria de comunicação para divulgar as atividades, iniciativas e conquistas da Agência. • Manter uma agenda dos clientes e colaboradores para providenciar o envio de cartões, brindes e/ou presentes nas datas comemorativas (aniversários, fim de ano, dias especiais). 27

• Coordenar a participação da Agência em premiações publicitárias, com a escolha de peças, pagamentos de taxas, inscrições das peças, participações nos eventos de premiação. • Coordenar uma política de endomarketing na Agência, para promover os funcionários e o bom relacionamento entre todos. • Manter uma relação com os departamentos responsáveis (Criação, Financeiro e Produção), para providenciar as compras, produções de brindes e presentes, assim como os respectivos despachos. • Manter atualizado o Calendário Promocional para propor iniciativas junto aos clientes e interagir com o mercado. • Manter uma relação com a diretoria para aprovar e viabilizar todo este trabalho de comunicação, relacionamento externo e endomarketing.

4.2 PLANEJAMENTO

A atividade de planejamento numa agência não deve ser restrita à Diretoria de Planejamento. Deve, ao contrário, ser uma “cultura” da empresa, cabendo à área a promoção dessa “cultura”, a organização de dados/informações e a coordenação geral da elaboração dos planos e projetos. Deve ser o condutor dos processos internos de planejamento, seja da Agência, seja dos clientes, propondo metodologias e soluções.

4.2.1. Responsabilidades 4.2.1.1. Participação em licitações

Elabora e coordena o projeto técnico de cada processo licitatório que a Agência participar, de acordo com o respectivo edital e briefing.

O Planejamento coordena o processo, mas ele envolve todos os setores (Atendimento, Criação, Mídia/Produção) e se desenvolve através de reuniões e elaboração simultaneamente. 4.2.1.2. Planejamento de comunicação dos clientes • A partir do briefing/demanda do Departamento de Atendimento, o trabalho ocorre em plena sintonia com o mesmo, podendo envolver os demais departamentos no processo que se desenvolve sempre através de reuniões e elaboração, simultaneamente. 31

• O Planejamento deve participar das reuniões de briefing e apresentação dos planos de comunicação, quando for necessário. • Coordenar a elaboração dos planos de comunicação dos clientes, assim como planejamento de camapanhas e projetos especiais. • Coordenar e apresentar informações estratégicas sobre tendências do mercado e público-alvo do cliente para subsidiar as campanhas.

4.3 CRIAÇÃO

4.3.1. Recomendações • Solicitar do Atendimento o máximo de informações sobre determinado job e encontrar soluções criativas para os problemas dos clientes. • Ser pró-ativo. Trazer soluções criativas para os clientes, sem necessitar de um job para tal. • Os profissionais envolvidos na criação de uma peça ou campanha devem participar de qualquer discussão sobre o job. Apresentar a peça / campanha criada com argumentos e bem embasada. • Dependendo da necessidade e da disponibilidade, o diretor ou gerente de Criação deverá acompanhar o Atendimento nas apresentações de peças ou campanhas ao cliente. • O prazo para um job deve ser negociado com o gerente de Criação, nunca diretamente com o Atendimento. 4.3.2. Organização dos arquivos Pasta Criação e Criação 2: Layout: Os trabalhos prontos para serem finalizados. Link: Qualquer link que for usado nos softwares vetoriais precisa constar aqui. Final: Trabalhos finalizados. Apresentacao: Arquivos de apresentação, como Keynote, JPEGs e PDFs. Texto: Textos da campanha, como roteiros de TV, rádio e textos de impressos. Estudo: Trabalhos não aprovados, em estudo.

Pasta com nome do cliente:

4.3.3. Procedimentos de trabalho

Arquivo com sigla do cliente (Publi), número do PIT, descrição e data:

4.3.3.1. Entrada do job

Exemplo: XX1234_DescricaoDoPit_18JUN2011

IMPORTANTE Trocar espaços pelo underline / palavras sem acentos ou cedilhas.

Pasta Troca: ANEXO: Anexos referentes ao job ou material do cliente inseridos pelo Atendimento. APROVACAO: Trabalhos em aprovação e/ou aprovados pelo cliente. GERAL: Assuntos e arquivos diversos. PRODUCAO FINAL: Arquivos finalizados para a produção. MIDIA FINAL: Arquivos finalizados para a mídia. Caso um arquivo seja modificado mais de uma vez na mesma data, adicionar _2 e assim sucessivamente. Exemplo: XX1234_DescricaoDoPit_18JUN2011_2 XX1234_DescricaoDoPit_18JUN2011_3

XX1234_DescricaoDoPit_18JUN2011_4

• Todos os jobs só entrarão na pauta da Criação se vierem via PIT. Os PITs deverão também ser entregues impressos pelo atendimento, ao diretor e/ ou gerente de Criação. • Ao receber o PIT, o mesmo deverá ser lido e assinado no local do carimbo, se estiver completo e com o prazo negociado ou devolvido para o atendimento refazer, quando as informações estiverem incompletas. • Todo job entra na Criação através do diretor de Criação. • O diretor ou gerente de Criação deve ler todos os jobs para só então distribuí-los à dupla e/ou ao profissional. • Cada dupla ao receber o PIT fará um checklist verificando se o mesmo encontra-se com todas as informações e analisando o cumprimento do prazo. Uma vez aceito, a partir daí deverá ser cumprido. • Se a dupla considerar o PIT incompleto, com informações erradas ou com prazo a ser negociado, deverá informar ao gerente de Criação que devolverá/ negociará diretamente com o Atendimento.

IMPORTANTE Em caso de falta de informações fundamentais para o desenvolvimento da peça, ou se houver informações erradas, o Atendimento deve ser imediatamente informado.

4.3.3.2. Aprovação dos jobs

4.3.3.4. jobs de finalização

• As peças só deverão ser enviadas ao Atendimento uma vez que estejam aprovadas pelo diretor e/ou gerente de Criação.

• O arte-finalista ao receber o PIT, fará um checklist verificando se o mesmo encontra-se com todas as informações e analisando o cumprimento do prazo. Uma vez aceito, a partir daí deverá ser cumprido.

• Para aprovação interna, a Criação deverá imprimir um leiaute no tamanho real, sempre que for solicitado pelo Atendimento. • Ao disponibilizar a demanda para aprovação, esta deverá ser checada junto com o Atendimento para ver se está atendendo o que foi solicitado pelo cliente. • Havendo solicitação de ajustes por parte do cliente, é importante que o arquivo original seja mantido na pasta de Aprovação, para que seja possível comparar o antes e o depois. • Alimentar no Publi as especificações do material que vai para a produção. 4.3.3 3. Revisão ortográfica • Nenhuma peça sai da DOIS sem ser revisada.

• Se o arte-finalista considerar o PIT incompleto, com informações erradas ou com prazo a ser negociado informará, imediatamente, ao gerente de Criação ou diretamente ao Atendimento. • O trabalho deve ser atendido seguindo rigorosamente as especificações do job. • Antes de entregar ao Atendimento, o arte-finalista checa se o que foi pedido no job foi atendido na íntegra e aprova a peça com a dupla de criação responsável. • O arte-finalista deve montar o boneco de toda peça diferenciada (folder, mala-direta, peça com faca de corte) e entregar juntamente com o layout finalizado (e carimbado) ao produtor gráfico.

• Além de peças gráficas, cartelas e letterings de filmes, também devem ser revisados.

4.3.3.5. Finalização de roteiros

• O arte-finalista, ao receber o PIT de finalização, envia a peça para o revisor.

• O redator recebe o PIT de finalização de roteiro e repassa para o revisor ortográfico.

• Em caso de ajuste no texto o arte-finalista deverá consultar o redator criador da peça.

• Os ajustes solicitados pelo revisor deverão ser validados pelo redator, que imprimirá o roteiro final e enviará o arquivo nomeado, acrescentando ao nome do arquivo a palavra FINAL por e-mail para o Atendimento e Produção.

• Após fazer os ajustes solicitados o arte-finalista deve imprimir, carimbar o arquivo final, assinar e recolher as assinaturas da dupla de criação da peça.

4.3.3.6. Liberação de arquivo

4.3.3.8. Backup

• Quando a peça estiver finalizada, o arte-finalista imprime 03 (três) layouts, anexa o checklist e carimba para assinaturas de saída.

• Criar um backup em DVD das campanhas já finalizadas.

• A cópia 1 fica com o profissional de Atendimento, a cópia 2 fica arquivada na Criação pelo arte-finalista e a cópia 3 fica com o produtor gráfico. O arquivo finalizado deverá ser salvo na pasta de TROCA (Produção Final ou Mídia Final) e o caminho ser enviado por e-mail aos responsáveis, Atendimento, Produção ou Mídia. Em caso de arquivo muito grande, deve ser liberado como link após a entrega desta cópia carimbada e assinada. 4.3.3.7. Construção do book eletrônico • Cada peça finalizada deve ter um espelho em formato JPG ou PDF salvo na rede. • A estrutura das pastas permanece igual à da Criação. • Os arquivos do book terão dimensão de, no máximo, A4, com resolução de 200 dpi-RGB, garantindo a necessidade de visualização em tela e impressão sem perda de qualidade. • O book será composto apenas por peças que foram finalizadas pelo arte-finalista. • O book é um instrumento de pesquisa e verificação prática.

• Caso algum arquivo tenha sido corrompido ou apagado por engano, deve ser solicitado imediatamente ao prestador de serviço que cuida da parte de TI da Dois a sua recuperação. Para isso, é necessário abrir o chamado. Nesse caso, contactar o Departamento Administrativo. • Qualquer solicitação à TI só poderá ser atendida através de chamado aberto pelo Departamento Administrativo. 4.3.3.9. Envio de e-mail Padrão para cabeçalhos de e-mails (assunto/subject): CLIENTE - Campanha (especificar solicitação) Exemplo: IFP – Campanha institucional (envio de layouts)

4.4 PRODUÇÃO

CUIDADOS E POSTURAS: • Não engavetar o job por falta do entendimento do briefing. Se o job estiver incompleto, devolver imediatamente para o Atendimento. • Ter o prazo do job como fator principal e prioritário. • Nunca enviar nenhum layout direto para o cliente e sim para o Atendimento, para que ele possa verificar as informações e só então encaminhar para o cliente. • Evitar falar diretamente com os clientes. • Evitar desperdício de tempo com retrabalhos. Nosso maior custo é nosso tempo dedicado.

4.4.1. Recomendações: • Zelar pela qualidade da produção final de todas as peças de cada job. • Cuidar de cada pedido do início ao fim do processo, buscando inclusive verificar com o cliente o recebimento do produto. • Manter atualizado o cadastro de fornecedores. • Ter um bom relacionamento com os fornecedores, mantendo uma postura profissional e ética, para garantir negociações de preços e descontos favoráveis ao cliente e aos ganhos da Agência. • Levar em conta as indicações de fornecedores solicitadas pelos clientes, sem abrir mão da qualidade e da negociação de preços.

• Ter uma postura pró-ativa com os jobs e as campanhas, sugerindo soluções criativas que enriqueçam as propostas da Agência para os clientes. • Investir em pesquisa de novos materiais, soluções tecnológicas e novos fornecedores no mercado, para ampliar as ofertas para os clientes. • Manter uma relação estreita com o Financeiro, para solicitar os faturamentos dos fornecedores de acordo com os contratos com os clientes e acompanhar a liquidação dos mesmos. • Manter um relacionamento permanente com os fornecedores, inclusive para lembrar as datas de aniversários dos mesmos, com o envio de newsletter e/ou brinde. 4.4.2. Receber PIT • Acessar o Publi e verificar as necessidades do PIT. • Fazer checklist do PIT conferindo se todas as informações estão completas e corretas. Confirmar prazo escrito no PIT. Se necessário, negociar a entrega no momento do recebimento. • Caso o PIT esteja incompleto, informar por e-mail ao atendimento responsável. •

Verificar no Publi as especificações do material diretamente com a Criação, atuando ativamente na avaliação da forma de execução do trabalho e sugerindo soluções.

• Não aceitar nenhuma solicitação sem PIT.

4.4.3. Orçamento (OC) • Cotar com no mínimo 03 fornecedores. • Checar as informações da planilha antes de entregar ao Atendimento: valores, descrição, quantidade, valor unitário, valor total, honorários, custos internos, prazo e condições de pagamento, cronograma da peça e prazo de entrega. • A produção emite o OC confere e entrega ao Atendimento. • Fazer checklist do OC observando os itens citados na orientação “Cotação”. • O OC aprovado pelo cliente deve ser enviado para produção, por e-mail. • Em casos especiais (aprovação do cliente via e-mail), o OC pode ser assinado por um dos sócios-diretores, diretor financeiro ou diretor de atendimento desde que o e-mail venha anexado. 4.4.4. PP e notas fiscais • Enviar o PP ao receber o OC assinado. • A Produção recebe nota fiscal do fornecedor, faz um checklist, conferindo todos os dados e especificações e contraprovas com o PP e o OC, dar entrada da NF no sistema e encaminha para o faturamento. • Impressão das peças criadas para fazer parte das contraprovas do custo interno.

4.4.5. Artes-finais • Receber a localização do arquivo da arte-final, conferir se está de acordo com o layout e enviar para o fornecedor via e-mail ou CD. 4.4.6. Acompanhamento • Toda produção precisa ter uma prova (de cor, faca, montagem...) para aprovação da Criação e Atendimento. O acompanhamento por prova é o padrão Dois. • A prova apresentada pelo fornecedor será assinada pela Produção, após ter recolhido as assinaturas, em protocolo interno, de todos os responsáveis envolvidos com o JOB, que deverão fazer as seguintes revisões: - Diretor de arte – responsável pelo alinhamento de textos, logos, fotos, ilustrações, tamanho e cores. - Finalizador – responsável pelo alinhamento de textos, logos, tamanho e dobras. - Redator – responsável pelo texto. - Produtor gráfico – tamanho, papel, dobras, acabamento, equilíbrio das cores e verificar se todo o conteúdo que está no nosso layout se encontra na prova. - Atendimento – responsável pelo conjunto da aprovação da peça. • A Produção acompanha a execução do trabalho para garantir o cumprimento do prazo e o padrão de qualidade Dois.

• Para peças mais complexas, um representante do departamento de Produção da Dois acompanhará as instalações, podendo ser solicitado também o acompanhamento do cliente. • Para garantir a qualidade do produto final que será entregue ao cliente, deve ser pactuado com todos os fornecedores que a entrega só será feita no cliente após uma mostra do material ser vista pela Agência. Esta mostra deverá ser apresentada internamente aos responsáveis pelo JOB (na Criação e no Atendimento) e liberada para a entrega pelo produtor gráfico. Sendo detectado qualquer problema que comprometa a qualidade do produto, a entrega ao cliente será suspensa até que seja encontrada uma solução junto ao fornecedor. • Acompanhar e garantir a entrega de todo o material produzido, confirmando o recebimento pelo cliente, assim como avisar ao Atendimento. 4.4.7. Arquivamento de peças publicitárias • Manter em rede material eletrônico em boa resolução (filmes, spots e jingles) produzido pela Agência. • Manter um arquivo de peças impressas produzidas pela Agência, para contraprova de execução dos serviços, para utilização em concorrências e para servir de portfólio (nos últimos dois casos, entregar alguns exemplares da peça para o Atendimento também arquivar).

4.5 MÍDIA

4.5.1. Recomendações: • Manter atualizada uma agenda de gerentes e contatos comerciais dos veículos, assim como o cadastro de cada veículo. • Negociar com os veículos os melhores planos de mídia para cada campanha, além de garantir descontos e bonificações juntos a eles. • Desenvolver planos de mídia focados em cada campanha, visando sempre atingir seus públicos-alvo, sendo também pró-ativo para propor novas mídias e interagir no processo de criação e preparação para apresentação das campanhas. • Representar a Agência em eventos de mídia e do mercado. • Investir em estudo e monitoramento das pesquisas de audiência na RMR e Pernambuco, prioritariamente, para usar os mesmos e buscar aplicar conhecimentos nos planos de mídia de cada job. • Interagir, acompanhar e apoiar a Produção, particularmente de peças de mídia eletrônica e impressas das campanhas. • Manter uma relação estreita com o Financeiro, para solicitar os faturamentos dos veículos de acordo com os contratos com os clientes e acompanhar a liquidação dos mesmos. • Manter um relacionamento permanente com os contatos e gerentes comerciais dos veículos, inclusive para lembrar as datas de aniversários dos mesmos, com o envio de newsletter e/ou brinde. 45

4.5.2. Planejamento de mídia • Após receber o PIT enviar as planilhas (plano de mídia) para o Atendimento via e-mail, em PDF. • Qualquer ajuste durante a formatação do plano requer uma nova tarefa no PIT. • A mídia só recebe AP assinada pelo cliente. Em casos especiais (aprovação do cliente via e-mail, fax) anexar à AP. Ou a AP pode ser assinada pelo Atendimento, mas nenhuma AP pode seguir sem assinatura. 4.5.3. Apresentação dos planos de mídia ao cliente • Todo planejamento de mídia deve ser apresentado no formato flow chart ou planilha geral. • No final de toda campanha, a Mídia deve atualizar o flow chart ou a planilha geral e salvar o documento na rede.

4.5.5. Acompanhamento da produção de filmes, spots, placas, outdoors, painéis • Acompanhar para que o prazo seja cumprido. • Qualquer alteração do prazo de veiculação do material por parte do veículo, o Atendimento precisa ser avisado imediatamente, via e-mail, justificando o motivo. • Encaminhar para o RTV depois da compra as especificações das entregas das fitas, copiando o Atendimento. 4.5.6. Check-in

• A Mídia gera o PI a partir da AP aprovada e assinada.

• A Mídia deverá solicitar aos veículos registros fotográficos do material instalado para que o Atendimento possa encaminhar para o conhecimento do cliente.

• A Mídia passa o PI para aos veículos por e-mail, mas solicita a confirmação por e-mail.

• Deve ser solicitado no PI o comprovante de veiculação e o seu envio logo após o término da mídia.

• Uma via da AP assinada (ou mais vias, depende do cliente) é encaminhada ao Financeiro para faturamento e o mesmo assina o protocolo de entrega.

• Clipagem de anúncios: clipar os anúncios veiculados pelos nossos clientes.

4.5.4. Aprovação de AP, PI e notas fiscais

• As notas fiscais são recebidas pelo Financeiro, onde são conferidas com o PI assinado pela Mídia e junto

com as contra-provas. Em caso de divergência a Mídia entra em contato com departamento comercial do veículo para resolver junto ao faturamento. Dar entrada na NF e encaminhar o processo ao faturamento.

• Monitorar e verificar se as mídias compradas estão sendo veiculadas dentro dos horários corretos, caso contrário cobrar compensação do veículo.

4.6 ADMINISTRATIVO FINANCEIRO

4.6.1. ADMINISTRATIVO 4.6.1.1. Responsabilidades • Fazer a gestão administrativa da empresa, garantindo o perfeito funcionamento da mesma, sua segurança, obras de manutenção e ampliação da sede e dos seus equipamentos. 4.6.1.2. Procedimentos de trabalho • Responde por toda e qualquer intervenção na empresa (reforma, compras, instalações, organização, festas, brindes, fardamentos, etc. • Manter um cadastro de fornecedores comerciais e de serviços necessários à manutenção da empresa e seus equipamentos. Cotações e compras: • Fazer cotações permanentes para todas as compras e serviços a serem contratados. • Garantir a manutenção dos equipamentos, fazer e monitorar os contratos com os prestadores desses serviços (telefonia, servidores, computadores, impressoras, segurança, recargas de tintas). • Ter um contrato com uma empresa de táxi e motoboys, e monitorar os serviços externos dos funcionários e departamentos da Agência. • Na manutenção da empresa, ter cadastrado um mestre de obra que garanta as manutenções de emergência, as reformas e ampliações de pequeno porte. 49

Recepção e atendimento telefônico: • Manter-se apresentável, educada e atenta aos procedimentos para atender bem a todos, de clientes, a fornecedores, contatos comerciais e motoboys. • Manter atualizada a agenda de todos os contatos da empresa. • Receber e distribuir todas as correspondências e encomendas que chegam para a empresa. Serviços gerais: • Ter uma equipe com disposição e aptidão para o trabalho de serviços gerais. • Implantar normas de trabalho e rotinas para garantir a limpeza e manutenção da empresa, interna e externamente, na sua sede. • Manter a limpeza diária de toda a empresa e garantir a coleta seletiva e de materiais orgânicos, mantendo sua separação e rotina. • Atender e servir as reuniões com clientes e/ou internas solicitadas pelos diretores e gerentes, mantendo organizadas as salas de reuniões.

4.6.2. PESSOAL 4.6.2.1. Responsabilidades • Fazer a gestão de pessoal da empresa em todas as suas etapas, desde o processo legal de contratação, acompanhamentos das folhas de pagamentos, programação de férias, até as rescisões, quando necessário. • Zelar para que todos os funcionários cumpram suas funções, garantindo os deveres e direitos para todos que trabalham na empresa, assim como apoiar na integração do relacionamento de todos. 4.6.2.2. Procedimentos de trabalho • Apoia e zela pela relação empresa x gestores x funcionários. 50

• Contratações e rescisões. • Compra de vales-transporte e refeição. • Fazer o controle dos registros de horários dos funcionários no livro de ponto. • Acompanhamento das fichas de presença dos funcionários para encaminhar para a contabilidade. • Pagamento de salários, férias. • Conferência de folha de pagamento. • Programação de férias. • Acompanhamento em seguro de vida e plano de saúde. • Emissão de relatórios. • Comunicar por e-mail a todos as ausências de funcionários por motivo de férias, licença médica e outros, informando o período do afastamento. • Manter um calendário de aniversariantes da empresa e promover as comemorações.

• Prestar suporte e orientar as demais áreas da Agência quanto ao faturamento, fiscal/contábil e finanças em geral e administrativo. 4.6.3.2. Procedimentos de trabalho: 4.6.3.2.1. Faturamento • Processa as cobranças dos serviços executados e encaminha aos clientes. • Recebe da Mídia e Produção os seguintes documentos internos: OC, PP, AP e PI e as notas fiscais e documentação de terceiros (fornecedores e veículos) conforme a exigência de cada cliente. • Inclui, cancela, consulta e imprime fatura e recibo de cobrança. • Encaminha a cobrança ao cliente, via e-mail ou pelo portador, acompanhada de protocolo. • Arquiva uma via da documentação completa na pasta do cliente.

4.6.3. FINANCEIRO E CONTÁBIL

• Anexa uma cópia da(s) NF(s) de terceiros no contábil.

4.6.3.1. Responsabilidades

• Anexa uma via da nota fiscal da Dois anexada a uma via da(s) NF(s) de terceiros no fiscal.

• Fazer a gestão financeira e contábil da empresa, garantindo a execução de todos os processos e zelando pela saúde financeira da empresa. • Processar os documentos internos (OCs, PPs, APs e PIs) juntamente com documentos externos (NFs e doc. de fornecedores/veículos) e os transformar em nota fiscal.

• Emite e imprime DARFs e relatórios de faturamento. 4.6.3.2.2. Contas a receber • Acompanha o prazo de vencimento das faturas em contato com o financeiro do cliente, para que o pagamento seja realizado dentro do prazo, evitando atraso nos pagamentos aos fornecedores e veículos, 51

bem como, não comprometer as previsões financeiras da Agência.

• Imprime extratos de conta e aplicações. • Imprime relatórios da movimentação.

• Identifica o crédito na conta corrente. • Baixa o título recebido no sistema. • Libera os valores de terceiros para pagamento. • Encaminha as notas arquivadas no contábil para o Contas a Pagar. • Emite relatórios de recebimentos.

4.6.3.2.5. Conta-corrente boletim caixa • Acompanha o caixa da empresa. • Inclusão de caixa. • Movimento (inclusão de cheques, vales, diversos). • Fechamento.

4.6.3.2.3. Contas a pagar

• Imprime relatórios e listagens.

• Paga os títulos liberados, sejam eles de terceiros gerados por clientes ou despesas da Agência.

4.6.3.2.6. Fluxo de caixa

• Inclui os títulos de cobrança no sistema. • Acompanha os vencimentos dos títulos. • Emite o cheque ou programa os pagamentos no gerenciador financeiro do banco. • Colhe as assinaturas dos diretores para os pagamentos.

• Acompanhamento das entradas e saídas das despesas da empresa. • Inclui lançamentos. • Acompanha os lançamentos. • Emite relatórios e plano de contas.

• Providencia o pagamento e baixa os débitos compensados.

4.6.3.2.7. Fluxo de caixa controle de BV

• Emite relatórios.

• Relatórios de BV. • Emite cobrança (NF, carta ou recibo).

4.6.3.2.4. Contas-corrente

• Acompanha e baixa os lançamentos de BV.

• Acompanhamento das entradas e saídas, aplicações, tarifas, solicitações ligadas ao banco.

4.6.3.2.8. Contabilidade no sistema

• Inclui conta-corrente no sistema.

• Plano de contas.

• Concilia a conta-corrente.

• Cadastro no Centro de Custos.

• Movimento de contabilidade. • Análise de Centro de Custos. 4.6.3.2.9. Contabilidade financeira • Fiscal: envio mensal de todas as notas fiscais emitidas pela Agência para a contabilidade, emissão de relatórios, conferência e emissão de impostos, etc. • Contábil: fornece as informações e documentos para serem contabilizados, cópias de cheques, comprovantes de pagamentos, extratos bancários, etc.

• Pessoal: encaminha mensalmente a movimentação dos funcionários para gerar a folha de pagamento, confere, emite relatórios, etc. 4.6.1.2.10. Contratos de clientes • Incluir, arquivar e monitorar a execução de cada contrato. • Acompanha alterações contratuais. • Acompanhamento de verba contratual.