Revisionsberättelse Revisorer EUP Väst 2018-2019 Revisorer för 2018-2019: Paul Stone Arvid Ekström Inledning: Revisionsberättelsen som presenteras är huvudsakligen baserad på den regionala styrelsens mötesprotokoll, samtal med ledamöter i styrelsen, samt annat material som inhämtats från styrelsen under mandatperioden 1 juli 2018-30 juni 2019. Om revisorerna: Revisorernas roll ligger i att kontinuerligt granska den regionala styrelsen i EUP Väst i dess arbete. Detta innefattar en granskning av hur styrelsen har arbetat med ekonomin i regionen, uppfyllt arbetet med verksamhetsplanen som accepterades på EUP Västs årsmöte den 3 juni 2018, planerat samt utfört aktiviteter inom organisationens etablerade ramverk, samt tagit ansvar för de stadgar och beslut som det regionala årsmötet fastställt. Revisorerna för verksamhetsåret 2018-2019 är Paul Stone och Arvid Ekström. De var förtroendevalda under föregående verksamhetsåret, 2017-2018, som Vice Ordförande respektive Kassör. Medlemmar: Styrelsen i EUP Väst arbetade aktivt med medlemsrekrytering under hösten 2018. Detta gjordes främst genom deltagande på gymnasieskolornas öppna hus i Göteborg. Vid årsskiftet 2018-2019 noterades det att EUP Väst hade ett medlemsantal motsvarande 273 medlemmar1. Detta motsvarar en 15,7% minskning i antalet medlemmar sett till föregående år (verksamhetsåret 2017-2018) då 324 medlemmar2 noterades vid årsskiftet. Det är beklagligt att medlemsantalet minskat i regionen och att målsättningen som styrelsen satt upp, om att rekrytera 300 medlemmar, inte uppfyllts. Det är möjligt att den regionala styrelsen hade kunnat ta fler steg i rekryteringen av medlemmar. Med det sagt, föreligger antagligen den
1 2
EUP Sveriges Årsmöteshandlingar 2019. EUP Sveriges Årsmöteshandlingar 2019.
uteblivna regionala sessionen i regionen, till följd av att föregående förbundsstyrelse ej rekryterade projektledare för en sådan session, som en stor orsak till bortfallet av medlemmar. Ekonomi: EUP Väst har ingen självständig ekonomi och revisorerna hänvisar därför till revisionsberättelsen för Förbundsstyrelsens arbete, skriven av Hannes Ahlvin och Nicklas Kövamees, för en mer omfattande beskrivning av ekonomin i organisationen. Noterbart är dock att den regionala styrelsen har haft omfattande problem i att monitorera sin ekonomi eftersom att en budget ej etablerades förrän sent in på verksamhetsåret och uppdaterades ej regelbundet. Revisorerna valde under våren 2019 att skapa en budget för att skapa ekonomisk struktur i styrelsens arbete. I framtiden krävs det att styrelsen tar ansvar för skapandet av en budget vid ett mycket tidigare skede eftersom det är en fundamental pelare för varje beslutsfattande organs arbete. Det ska dock poängteras att den regionala styrelsen varit mycket restriktiv med användandet av finansiella medel och tagit stort ansvar i att hantera det verksamhetsbidrag som tilldelats av Förbundsstyrelsen. Därför, trots att ingen budget etablerats tidigt, kunde större finansiell problematik undvikas. Styrelsearbete: Styrelsen har under året varit väldigt ackommoderande gentemot revisorernas behov; protokoll samt information har tilldelats vid förfrågan. Trots detta rekommenderar revisorerna att framtida styrelser ska inkludera sina revisorer mer kontinuerligt i dess kommunikation för att underlätta revisorernas arbete. Det har varit god ton på styrelsen under året trots att majoriteten av styrelsemedlemmarna samtidigt studerat sitt avslutande gymnasieår. Styrelsen har haft en målsättning om att samlas för ett styrelsemöte varje månad, vilket är mycket positivt för att hålla god koll på regionens styrning och utveckling. Utöver styrelsemöten har även projektmöten anordnats för att diskutera mer specifika, och lite större, evenemang som den regionala styrelsen medverkat i planeringen av. Under året har en stor del av styrelsens tid ägnats åt Europavalsprojektet, ett av förbundsstyrelsen initierat projekt. Revisorerna ser positivt på den entusiasm som den regionala styrelsen visat i planeringen och utförandet av ett stort projekt, samt valet att samarbete med övriga ungdomsorganisationer. Utöver detta stora projekt har även den regionala styrelsen i Väst varit ledande i att stötta Förbundsstyrelsen i planeringen av de nationella eventen BAT och Årsmöte 2019. Detta ser revisorerna som väldigt beundransvärt och positivt eftersom det stöttar organisationen på en nationell nivå och framhäver Väst som en stark region. Dessutom har flertalet mindre evenemang anordnats, vilket också påvisar styrelsens engagemang i regionen. EUP Väst har under flertalet år haft ett relativt väletablerat nätverk av ambassadörer och 2018-2019 är inget undantag. Styrelsen har haft kontinuerlig kontakt med sina ambassadörer, i form av fysiska möten och elektronisk kommunikation. Trots att inga större aktiviteter resulterade av ambassadörsprojektet under verksamhetsåret så ser revisorerna mycket positivt på att fortsätta försöka involvera fler medlemmar i den aktiva verksamheten.
Slutligen, bör det även noteras att två av de nuvarande regionala styrelsemedlemmarna adjungerades in i styrelsen i September 2018 respektive November 2018. Detta var till följd av ett avhopp från en, av årsmötet vald, styrelseledamot och av att valberedningen 2017-2018 fann problematik i att fylla alla styrelsens poster. Revisorerna ser positivt på styrelsens handlingskraftiga beslut att finna fler styrelsemedlemmar - vilket minskade arbetsbördan på övriga styrelsemedlemmar samt aktiverade fler medlemmar i regionen i styrelsearbetet. Följande av stadgan och årsmötesbeslut: Revisorerna har inte tagit del av någon information som påvisar att den regionala styrelsen vid något tillfälle ska ha, varken med intention eller utan intention, begått brott mot den regionala stadgan. Bedömningen är även att den regionala styrelsen har agerat stadgeenligt gentemot förbundets stadgar. Informationen som revisorerna tilldelats indikerar att den absoluta majoriteten av målsättningar, i den verksamhetsplan som antogs vid det regionala årsmötet 2018, har uppfyllts. Revisorerna tog del av informationen att den sista avstämningen gentemot verksamhetsplanen skedde i December 2018. Vid det tillfället ska enbart målet omfattande en lärarmiddag bedömts till att vara ej uppfyllt. Detta är beklagligt men förståeligt med tanke på den uteblivna regionala sessionen i regionen. Samtidigt medverkade regionala styrelserepresentanter från Väst på lärarmiddagen under EUP Syds regionala session in November 2018 och kan delvis ses till att ha kompenserat för den uteblivna lärarmiddagen i Väst vid detta tillfälle. Även om samtal med representanter från styrelsen visade att styrelsen haft en tydlig målbild med sitt arbete, uppmuntras framtida styrelser att använda verksamhetsplanen mer kontinuerligt i sitt arbete. Trots att de flesta målen hade uppfyllts redan i December 2018, är det viktigt att upprätthålla god koll över årsmötets beslut under hela verksamhetsåret. Yrkande: Revisorerna yrkar utifrån ovanstående: att lägga revisionsberättelsen till handlingarna att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för mandatperioden 2018-2019
Paul Stone, Revisor 2018- 2019
Arvid Ekström, Revisor 2018-2019