Digitale Aktenlagerung

Digitale Aktenlagerung Täglich kommen in Unternehmen und Verwaltungen neue Daten hinzu.

Wenn diese Daten nach Monaten oder Jahren nicht mehr für den täglichen Gebrauch benötigt werden, gelangen diese in die Archivierung von Akten.

Oft sind vom Gesetzgeber bestimmte Zeiträume festgelegt um die Akten zu lagern oder sie werden für Rentenzahlungen, Betriebsübernahmen oder Abfindungen herangezogen und zur Einsicht benötigt.

Die Lesbarkeit der Archive muss über einen langen Zeitraum gesichert sein. Dabei stellt sich die Frage, welche Datenlagerung die sinnvollste ist.

Spätestens, wenn die Datenlagerung eine gewisse Größenordnung erreicht hat, Räumlichkeiten und Arbeitskraft gebunden werden, sollte über ein Digitalisieren der Aktenbestände nachgedacht werden. Diese Möglichkeit der Datenspeicherung und Archivierung von Akten ist für große Unternehmen unentbehrlich und bestimmt auch für kleine Firmen zukunftsträchtig.

Die Akten und Dokumente, die zu digitalisieren sind, werden abgeholt und eingescannt zur Archivierung. Danach werden sie umgehend wieder zur Verfügung gestellt. Die Akten zu lagern, kann auf Wunsch absolut sicher übernommen werden. Es ist ohne Belang ob es sich dabei um SchwarzWeiß-Dokumente in Blatt- oder Buchform, Filme oder Röntgenbilder handelt. Nach der Digitalisierung sind die Dokumente vor Wasser und Feuer geschützt.

Wenn die Daten einmal digitalisiert und archiviert sind, kann der Kunde von überall her, zu jeder Zeit rund um die Uhr, an jedem Tag diese Daten im Bedarfsfall abrufen. Mitarbeitern und unterschiedlichen Abteilungen können getrennte Zugriffsrechte eingeräumt werden. Die Kosten für das Akten lagern, das Digitalisieren und die Archivierung von Akten müssen wegen unterschiedlichem Arbeitsaufwand und Datenaufkommen individuell erfragt werden.