Digitale Archivierung von Akten Bei nahezu jedem Geschäftsvorgang innerhalb eines Unternehmens fallen Daten, oftmals in Papierform, an. Gerade in größeren Firmen und Verwaltungen können sich innerhalb kürzester Zeit die Papierberge häufen. Die digitale Archivierung von Akten kann dabei helfen, der immensen Datenflut Herr zu werden. Sind die meisten der erhobenen Daten für ein Unternehmen spätestens nach ein paar Jahren nicht mehr von Bedeutung, unterliegen Bestandsdaten wie Patienten- und Personalakten, Bauakten und Maschinendokumentationen oft gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die bis zu zehn Jahre betragen können. Bei Versicherungspolicen, Gerichtskorrespondenz und ausgeklagten Titeln beträgt die einzuhaltende Frist für die Aufbewahrung der Unterlagen sogar 30 Jahre und mehr. Eine Möglichkeit der Aktenlagerung besteht darin, die zu archivierenden Dokumente in einem eigens dafür vorgesehenen Raum einzulagern. Hier stößt jedoch nicht nur irgendwann die Lagerkapazität an ihre Grenzen, auch die Suche nach Akten wird infolge größer werdender Datenmengen erschwert. Zudem ist Papier nicht immer so geduldig, wie im Allgemeinen angenommen wird. Auf dem für Kassenbons, Quittungen und Faxe verwendeten Thermopapier verblasst beispielsweise selbst bei optimaler Lagerung die Schrift sehr schnell. Das Digitalisieren der Akten bietet eine Alternative, die es gestattet, durch Auslagerung alter Unterlagen Platz für neue zu schaffen, und gleichzeitig ermöglicht, ein zeitgemäßes Dokumentenmanagement aufzubauen. Grundsätzlich ist dieses Verfahren für jedes Dokument erlaubt. Ausgenommen sind Luftaufnahmen militärischer Einrichtungen sowie Geldscheine. Das Digitalisieren erfolgt in der Regel durch Scannen. Gute Anbieter können Formate von bis zu 1,30 Meter Breite und unendlicher Länge bearbeiten, wodurch auch das Archivieren großer Baupläne realisierbar ist. Die Digitalisierung historischer Unterlagen erfolgt mithilfe von Spezialkameras. Die elektronisch aufbereiteten Daten sind je nach Bedarf online oder offline speicherbar.
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