La Gestión de Tiempo como columna vertebral de un proyecto.
Ing. David Valladares Álvarez Coordinador de Maestría en la Facultad de Ingeniería de Telecomunicaciones y Telemática –UTP
Uno de los grandes problemas de nuestra sociedad es que no se le da mucha importancia al tiempo sin embargo es muy importante para todo orden de cosas. ¿Por qué en nuestro país los proyectos que se ejecutan no se logran con calidad y dentro de los plazos y costos previstos? Esto puede obedecer a varios factores: Desdeel inicio el proyecto no estuvo bien definido cual sería el alcance del proyecto. Así mismo no hubo una adecuada planificación de todos los elementos que debieron intervenir en el proceso de gestión del proyecto. El pobre nivel de capacidad o inexperiencia de las personas de los organismos competentes que gestionan los proyectos es también punto clave en la baja calidad de los proyectos. De manera individual podemos evaluar el pobre grado de importancia que significa los compromisos con la sociedad. Sin embargo en la Facultad de Ingeniería de Telecomunicaciones y Telemática de la Universidad Tecnológica del Perú se tiene como objetivo brindar a los alumnos una visión integral de lo que es la Gestión de Proyectos teniendo en cuenta que en la vida profesional y en el quehacer diario de las empresasmucho de los trabajos se desarrollan por proyectos.
Visión Integral Al dar una visión integral se enseña al alumno que no solo son los aspectos técnicos los que impera en el desarrollo de los trabajos si no que uno se interrelaciona con diferentes personas en un entorno altamente cambiante debido al avance de la Tecnología Gestionar un proyecto puede ser una tarea complicada, ya seatratar de construir una casa inteligente, construir un data center, instalar una plataforma de tecnología de punta, construir un puente, etc., usted necesita utilizar técnicas de gestión de proyectos (Project management) que le ayudará a tener éxito. Aquí se presenta en síntesis algunas claves que ayudarán a tener éxito en la gestión de proyectos.
1. Definir el Alcance y los Objetivos del Proyecto Primero es importante definir los objetivos del proyecto. Si uno identifica cuáles son los objetivos reales del proyecto esto le permitirá planificar el proyecto. El alcance o área de competencia define los límites del proyecto . Decidir qué es lo que está dentro o fuera de los límites del proyecto se podrá determinar la cantidad de trabajo que se necesitará realizar. Entender quiénes son los interesados (stakeholders), qué producto o servicio esperan que se les entregue y consiga su respaldo. Una vez que tenga el alcance y los objetivos del proyecto definidos, es importante que los mismos interesados los revisen y lleguen a un acuerdo de nivel de servicios. 2. Definir las Actividades Debe definir qué actividades desarrollará el proyecto. Si por ejemplo el proyecto es construir una red de voz y datos para una localidad rural, entonces se debe ejecutar actividades previas como la adquisición de los materiales, equipos, recurso humanos, etc. Por eso es necesario definir que cosastangibles deben ser producidas y documentadas con suficiente detalle para que cualquiera de los involucrados del proyecto pueda llevarla a cabo correcta y eficientemente. Las personas claves deben revisar la definición de las actividades y estar de acuerdo que las mismas reflejan adecuadamente lo que se espera. 3. Planificar el Proyecto Planificar requiere que el gerente de proyecto decida qué gente, recursos y presupuestos se requieren para completar el mismo. Sedebe definir qué actividades se requieren para producir los productos o servicios, utilizando técnicas tales como Estructura de desglose de Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structures (WBS); en la gestión de proyectos el WBSes una técnica que consiste en la descomposición del proyecto en partes manejables y medibles. Sedebe estimar los tiempos y los recursos requeridos para cada actividad, las dependencias entre actividades y luego decidir un programa realista para completarlas. Involucrar al equipo de proyecto en la estimación de la duración de las actividades. Establecer hitos que indiquen fechas críticas durante el desarrollo del proyecto y documentarlas en la planificación. Asimismo solicitar a los interesados principales que revisen y brinden todo el apoyo al plan. 4. Comunicación La planificación del proyecto resulta estéril si no es comunicada efectivamente al equipo de proyecto. Cadamiembro del equipo necesita conocer sus responsabilidades e involucrarse en el mismo. En mi experiencia de más de 30 aaños en proyectos puedo manifestar que el líder tiene que ser una activo comunicador del trabajo que se planificó, indicando responsabilidades en las actividades con compromisos de cumplimiento de fechas, costo y calidad de los entregables. Si esto no se hace desde un inicio de seguro que el proyecto
comenzará a tener problemas por qué cada responsable debe de tener clara de lo contrario harán tareas que quizás no sean relevantes. 5. Seguimiento y Reporte de Avance del Proyecto Una vez que el proyecto esté en ejecución se debe efectuar el seguimiento y comparar el progreso actual con el proyectado. Senecesitará reportes de avance de proyecto que deberán producir los miembros del equipo. Sedeberá registrar las variaciones entre lo real y lo proyectado, tanto en lo referente a costos, como a cronograma y al alcance. SeDeberá reportar las variaciones a su superior y a los interesadosclaves para poder tomar acciones correctivas antes de que esosdesfasajessean demasiado grandes. Puede ajustar el plan de muchas maneras para volver a poner la planificación en el camino trazado pero siempre terminará equilibrando costos, cronograma de tareas y alcances. Si el director o gerente de proyecto cambia una de estas, entonces uno o los dos elementos restantes deberán inevitablemente ajustarse de forma acorde. Esjustamente el balance estos tres elementos –conocidos como el triángulo del proyecto- lo que típicamente causa los mayores problemas al manager de proyecto. 6. Gestión del Cambio Los accionistas o dueños a menudo cambian de parecer en lo que respecta a las actividades de cada proyecto. A veces cambia el entorno de negocios en medio del desarrollo, y los supuestos que se hicieron al comenzar no siempre siguen siendo válidos. Esto a vecesimplica que el cronograma o las tareas deban ser cambiados. Si el gerente del proyecto acepta todos los cambios, muy probablemente el proyecto se saldrá de presupuesto, se atrasará y hasta podría no terminarse. Al administrar los cambios, el líder de proyecto podría tomar decisiones sobre si incorpora o no los cambios inmediatamente o en el futuro, o puede directamente rechazarlos. Esto aumenta las posibilidades de que el proyecto sea exitoso porque el project manager controla la forma en que esoscambios son incorporados, puede disponer nuevos recursos acordes al cambio y puede planificar cuando y como se harán los mismos. Una de las razones por lo que a veces fracasan los proyectos es por la imposibilidad de gestionar los cambios eficientemente. 7. Gestión del Riesgo Los riesgos son eventos que pueden afectar negativamente su proyecto. Inclusive el gerente de proyectos puede ser un riesgo si no tiene las habilidades y las capacidadespara manejar situaciones críticas, los recursos humanos sino están capacitados y altamente motivados pueden convertirse en riesgos no calculados, los desastres naturales pueden condicionar el proyecto. Los riesgos varían con cada proyecto pero se debe identificar lo antes posible. Se debe planificar para evitar los riesgos o, si los riesgos no pueden ser evitados, podemos mitigar su impacto en el proyecto en caso de que efectivamente ocurra. Esto se conoce como gestión del riesgo (risk management). En conclusión El seguimiento y el control de estas prácticas no pueden garantizarle el éxito de su proyecto pero le dará una mejor chance de éxito. En cambio, el descuido de estas prácticas muy probablemente llevará su proyecto al fracaso.
Como una nota En la actualidad los alumnos de la Facultad de Telecomunicaciones est谩n llevando como parte de la carrera un curso de Gesti贸n de Proyectos que les permite tener una visi贸n integral de lo que es la Gesti贸n de Proyectos y como se puede aplicar los conceptos en las empresasy en su vida en particular.