PRESENTACIÓN El legislador le ha encargado a las Personerías municipales una importante función como garante de los intereses de la comunidad y de la vigencia de los principios del Estado Social de Derecho. Dicha función está relacionada con la lucha contra la corrupción administrativa y los abusos de poder de las autoridades, ya sean cometidos por acción o por omisión. Lo anterior, implica para los Personeros una responsabilidad ética en el ejercicio de las funciones de defensa de los derechos humanos y de la moralidad en la gestión administrativa municipal. En este sentido, es válido resaltar que la presentación de informes y de rendición de cuentas a la comunidad, es una expresión de responsabilidad de los servidores públicos con la ciudadanía. Es también una forma de reconstruir confianza, credibilidad y respeto de la gente en sus instituciones públicas. Resulta gratificante presentar en este informe los logros y avances alcanzados durante el período comprendido entre el 1° de Marzo de 2012 y el 30 de diciembre de 2015. Agradecemos la confianza que los bellanitas depositaron en esta agencia del Ministerio Público y la aceptación a las diferentes estrategias planteadas en defensa y promoción de los Derechos Humanos y en la consecución de la paz desde el territorio.
JUAN DIEGO ARDILA QUIROS Personero Municipal
LA PERSONERÍA DE BELLO. MISIÓN. “Trabajar por la promoción y protección de los derechos humanos de los Bellanitas, la vigilancia de la conducta oficial de los servidores públicos del Municipio de Bello y la protección del interés público, brindando servicios con oportunidad y calidad”. VISIÓN. “Para el año 2017 seremos una Personería reconocida por la comunidad como una entidad líder en su Gestión, que contribuya a la construcción de una sociedad democrática, participativa, incluyente y pluralista, teniendo como principios la eficiencia y la modernidad de nuestros procesos, orientados por un equipo de trabajo competitivo”. POLÍTICAS ESTRATEGICAS DE CALIDAD
Prestar servicios con calidad, calidez, oportunidad y pertinencia. Contar con talento humano competente y comprometido. Mejora continua de los procesos. Servicios con eficiencia, eficacia y efectividad. Identificar, analizar, valorar y tratar los riesgos de mayor impacto. Modernizar permanentemente su estructura organizativa y tecnológica.
COMPROMISO CON LA CALIDAD La Personería Municipal se compromete a trabajar por la promoción y protección de los Derechos Humanos, el correcto funcionamiento de la gestión pública y la solución de conflictos de la población, orientando su gestión a la obtención de beneficios y resultados de calidad para la comunidad, por lo cual se obliga a implantar el Sistema de Gestión de la Calidad y a mejorar continuamente los procesos, contando con servidores públicos idóneos, con participación ciudadana, y ejerciendo un autocontrol integral en forma eficiente, eficaz y efectiva.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
RECURSO HUMANO El Honorable Concejo Municipal expidió el Acuerdo Municipal N° 018 del 29 de Noviembre de 2014 “Por medio del cual se modifica la estructura administrativa y orgánica en la Personería Municipal de Bello, se ajusta la planta de cargos, se fija la escala salarial y se dictan otras disposiciones”. De conformidad con el Artículo tercero del mencionado Acuerdo Municipal la siguiente es la estructura orgánica de la Personería Municipal de Bello: NIVEL CARGO PERSONERO(A) PERSONERO(A) AUXILIAR DELEGADO(A) PARA LA VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y DERECHOS HUMANOS PERSONERO(A) AUXILIAR DELEGADO(A) EN LO PENAL Y FAMILIA
NATURALEZA PERIODO LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN PROFESIONAL ESPECIALIZADO CARRERA PROFESIONAL UNIVERSITARIO PARA LA CARRERA VIGILANCIA ADMINISTRATIVA, EN LO PENAL Y EN DERECHOS COLECTIVOS TECNICO ADMINISTRATIVO CARRERA AUXILIAR ADMINISTRATIVO CARRERA SECRETARIA EJECUTIVA CARRERA TOTAL
DIRECTIVO DIRECTIVO
N° DE PLAZAS 1 1
DIRECTIVO
1
PROFESIONAL PROFESIONAL
2 6
TECNICO ASISTENCIAL ASISTENCIAL
9 1 1 22
El objetivo es proteger y promocionar los derechos humanos de la población Bellanita bajo los lineamientos y mecanismos de protección en materia de derechos humanos en el nivel municipal. Para ello cuenta con tres (3) proyectos: 1.1.
Protección y Promoción de los Derechos Humanos
Objetivo Estratégico Proteger y promover los derechos humanos de la población Bellanita, bajo los lineamientos y mecanismos de protección en materia de derechos humanos en el nivel municipal. Objetivo Especifico Asegurar el cumplimiento misional de la personería de Bello, en el marco de las obligaciones constitucionales y legales orientadas hacia el logro de la visión institucional.
Estrategias
Generar en los servidores de la Personería Municipal el compromiso de lograr la efectividad en los procesos y procedimientos adoptados. Promover y divulgar los Derechos humanos en la población Bellanita Defender los Derechos humanos en la población Bellanita
ITE M
METAS DEL PLAN
META PROGRAMADA PERIODO 2012-2015
META ALCANZADA
2012
2013
2014
2015
1
Capacitación en las normas y procedimientos orientados a la atención del usuario
Servidores públicos competentes para la prestación del servicio
19 jornadas de capacitación
4
1
11
3
2
Realización del Programa Jornada Jurídica y Social en las comunas y corregimiento.
6
3
3
Realizar el Programa de Capacitación en DDHH Humanos a la población Bellanita.
Tres Jornadas Jurídicas y Sociales Capacitar a la población bellanita en Derechos Humanos Orientación y Direccionamie nto del usuario a los entes de apoyo
4
5
Atención y orientación a la población víctima del conflicto armado interno
Protección en situaciones especiales de violación de Derechos Humanos
15 Jornadas
3
8224 asistentes
1021
2008
3123
2072
24.437 víctimas atendidas el cuatrienio
2063
5.659
3.735
12.980
1895
2.569
2536
3349
2
2
2
2
Asesorías Jurídicas
2250
3399
3161
1756
Acciones de Tutela
2123
2360
2656
3176
Derechos de Petición
1382
1156
1572
1265
Incidentes de Desacato
482
519
557
873
Recepción declaraciones de víctimas
10.983 FUD
Atención, orientación y asesoría a la población en los diferentes Servicios que ofrece la Personería
Foros sobre Ley 1448 de 2011: 8
Verificación, acompañamient o y actuaciones jurídicas pertinentes en situaciones especiales de violación de DDHH.
3
Cobertura a 33.137 usuarios
6
7
Capacitación y Apoyo a los Personeros Estudiantiles
Realización de la Semana por la Paz
Encuentros con Personeros Estudiantiles Encuentro con los Personeros Estudiantiles del Norte del Valle de Aburrá
Promover y evidenciar el compromiso ciudadano por la Paz y la Convivencia
Solicitudes Amparo de Pobreza:
167
170
224
242
Recursos de Reposición
357
346
12
21
13 Encuentros
3
4
3
3
3 Encuentros Norte del Valle de Aburrá
1
1
1
0
Semana Por la Paz: institucionalizada en la segunda semana de septiembre de los años 2012, 2013, 2014 y 2015. Semana por la Paz.
• • • • • •
Oremos por la Paz Caminata por la Paz. Jornada jurídica y Social Talleres de DDHH Bibliotecas Comunales Pequeños Artistas por la Paz Foro
Objetivo Estratégico Garantizar la prevalencia del interés público, el actuar de la administración y la solución de los conflictos de los particulares entre sí y ante la administración. Objetivo Especifico Velar por el cumplimiento del principio de la transparencia en la promoción de los mecanismos de participación comunitaria Estrategias
Intervenir en los procesos judiciales cuando se requiera en defensa del interés público. Promoción de los mecanismos de participación ciudadana
ITE M
1
METAS PLAN
DEL
Intervencione s ante despachos judiciales, administrativ os y policivos
2
Capacitación a JAC, JAL, Veedurías Ciudadanas y comunidad en los mecanismos de participación ciudadana
3
Veedurías Ciudadanas registradas
META PROGRAMADA PERIODO 2012-2015
Intervenir en los procesos judiciales, administrativo s y policivos cuando se requiera
Capacitación a JAC, JAL y comunidad en los mecanismos de participación ciudadana. Acompañar a veedurías ciudadanas en su registro de inscripción.
META ALCANZADA
2012
2013
2014
2015
27.153 actuaciones
6.690
4864
5478
10121
408
254
267
156
228
286
219
466
Intervenciones en audiencias de control de garantías: 1085 Asesorías jurídicas personalizadas: 1119
19 Capacitaciones
18 Veedurías registradas
2
3
8
4
7
2
2
6
Objetivo Estratégico Fomentar la acción preventiva en los asuntos disciplinarios, con la participación de otras entidades y de la comunidad en general. Objetivo Especifico Crear una cultura de Autocontrol en la tarea de servidor público. Estrategia
Establecimiento de la prevención del riesgo en la gestión pública.
A la Personería Municipal le corresponde ejercer la función disciplinaria, tanto preventiva como sancionatoria, a los servidores públicos de la Administración Central del Municipio de Bello y sus descentralizadas, cumpliendo con la aplicación de las normas vigentes para garantizar así la transparencia en las actuaciones de los servidores públicos de la Administración Municipal. La potestad disciplinaria corrige a quienes en el desempeño de la función pública contraríen los principios de eficiencia, moralidad, economía y transparencia, entre otros, que necesariamente deben orientar su actividad, también corresponde conocer, instruir y decidir respecto de la presunta omisión y extralimitación de los deberes establecidos para los servidores públicos disciplinables.
ITEM
METAS PLAN
DEL
1
Realización de eventos de capacitación sobre el régimen disciplinario
2
Auditoria de la gestión contractual de los sujetos objeto de control.
3
Trámite de los diferentes procesos disciplinarios en cumplimiento del debido proceso
META PROGRAMADA PERIODO 2012-2015
Foros de buenas prácticas en contratación Obtención de informes de auditorías basadas en los hallazgos para iniciar las respectivas acciones preventivas o correctivas Culminación de los procesos disciplinarios adoptando las decisiones a que haya lugar
META ALCANZA DA
6 foros
1292 contratos revisado s
903 procesos realizado s
2013
2014
2015
2012
3
1
1
1
250
689
500
473
345
185
180
193
2.
Objetivo Estratégico Formulación, ejecución, evaluación y ajustes a las acciones administrativas y de comunicación que le permitan a la Personería el logro de los objetivos misiónales con calidad y beneficio para la comunidad. Estrategia Fortalecer un sistema integrado de gestión institucional y de calidad de acuerdo al cumplimiento de los requisitos institucionales y legales. Metas: • • • •
Revisión, adecuación y ajustes de la estructura organizacional Elaborar y desarrollar el Plan de Capacitación para cada año. Diseñar y adoptar sistema de evaluación de desempeño para los servidores de la personería. Socializar y ajustar el manual de procesos y procedimientos
El proyecto de fortalecimiento organizacional se enfocó en la inducción de las condiciones suficientes y necesarias para que los Servidores de la Personería Municipal de Bello tuvieran éxito en el logro de sus objetivos y metas, integrando una estrategia de elaboración y adecuación de una estructura organizacional flexible. Se logró con una reasignación de funciones en los diferentes procesos y procedimientos, así como un plan de capacitaciones tanto del cliente interno como externo tratando de tener actualizados y capacitados tanto al personal interno como al usuario de nuestros servicios en temas de interés. Igualmente se contempló un proceso de transparencia con instrumentos de evaluación y conocimientos en el proceso de inducción y re-inducción a fin de dotar al personal de la personería de Bello que ingresa como nuevo, con una capacidad de autosuficiencia, autocontrol y calidad en su proceso de desarrollo estratégico. Luego de ser debatido y respectivamente aprobado por el Concejo Municipal, el acuerdo 018 del 29 de noviembre de 2014 establece el ajuste administrativo.
Objetivo Estratégico Asociar y vincular a la comunidad en el logro de los objetivos institucionales en todos los niveles y procesos de la personería, a través de la Comunicación. Estrategia Abrir el acceso a la información de los servidores y a la comunidad, como insumo fundamental para el conocimiento y la comprensión de los procesos. Metas: • • • • •
Implementación del plan de comunicaciones Emitir programas de televisión y utilizar medios de información impresos. Realizar encuesta de imagen corporativa y evaluar los resultados. Edición del portafolio de servicios. Garantizar el seguimiento a las quejas y reclamos como fuente de información sobre los incumplimientos institucionales
El proyecto de imagen corporativa logró que la Personería de Bello se posicionara en un importante puesto dentro de la opinión del público interno y externo, con la realización del diagnóstico de comunicación organizacional pudimos observar las falencias e implementar estrategias como la ejecución de boletines, plan de comunicación , emisión de noticias, informes, entrevistas en formato informativo pedagógico, carteleras, diseños de piezas institucionales como pasacalles, pendones y la organización y reestructuración de la página web que permitió a la población conocer sobre la misión y el desarrollo de las actividades del ente municipal. Además, aprovechando las tecnologías de la información en la actualidad, se ubicó a la Personería en un sitio importante dentro de las entidades con trabajo más serio en redes sociales, logrando que la comunidad conozca nuestro trabajo de manera inmediata y cercana a su lugar de residencia, con tal solo dar un clic.
Objetivo Estratégico Proporcionar las herramientas tecnológicas y condiciones de la planta física que contribuyan al cumplimiento de la Misión corporativa. Estrategia Incrementar el nivel de productividad de la Personería Municipal de Bello a través de un mejoramiento continuo: eficiencia, eficacia y calidad en los procesos corporativos. Metas: • • •
Dotar cada uno de los puestos de trabajo con los componentes técnicos y tecnológicos de trabajo para el desarrollo de las funciones Realizar las adecuaciones locativas necesarias para la ubicación de los servidores de la personería Implementación y actualización en la página Web del servicio de quejas reclamos, orientación al usuario y actualizaciones de la personería.
Durante la vigencia 2012- 2015, y en lo referente a las adecuaciones locativas, se terminó con la obra de ampliación del mezanin y la instalación de las escaleras de acceso al segundo nivel, dotación del área de atención al usuario. Se adquirieron equipos de cómputo, impresión, escáner, licencias de antivirus y office, todo según aprobación del plan de compras de cada año. Se implementó y reestructuró la página Web para ponerla al servicio de quejas reclamos, orientación al usuario y actualizaciones de la personería: www.personeriabello.gov.co. Se cuenta con una plataforma tecnológica de orientación al usuario, donde se tienen en cuenta sus necesidades y expectativas a través del link de contáctenos, donde mediante a un formulario se pueden depositar las diferentes preguntas, quejas, reclamos, sugerencias o denuncias.
3.1. Fortalecimiento y Desarrollo del MECI y la NTCGP.
Objetivo Estratégico Facilitar los mecanismos de control de los diferentes procesos y procedimientos, para ofrecer unos mejores servicios con calidad y eficiencia. Estrategia Implementar, adoptar y aplicar manuales a través de los cuales se documenten y se formalicen los procesos y procedimientos. Metas: • • • •
Realizar evaluaciones y auditorías a los procesos implementados Capacitar a los servidores de la Personería en los fundamentos de la norma NTCGP-1000 armonizada con el MECI. Definir acciones de mejora a los procesos establecidos Fortalecer el funcionamiento y desarrollo de la gestión documental
La correcta implementación del MECI y la NTCGP en una entidad, permite evaluar y dirigir el desempeño de las diferentes instituciones que lo componen en términos de calidad y de satisfacción social, por lo tanto, contar con un sistema de gestión de calidad en las dependencias y entidades públicas garantiza que los procesos de estado se manejen de una mejor manera. Dentro de la Personería de Bello, realizamos diferentes actividades para brindar un mejor servicio y que los servidores estuvieran capacitados en distintos temas que permitieran fortalecer la imagen y aceptación en la comunidad. Por lo anterior, durante el cuatrienio se realizaron constantes auditorías a procesos como Caja Menor, Presupuesto, Gestión de Talento Humano, entre otros; además de ejecutar un plan de capacitación, inducción y reinducción a los Servidores, basados en los planes de mejoramiento que buscaron crecer y brindar una mejor atención a los usuarios.
Objetivo Estratégico Facilitar los mecanismos de control de los diferentes procesos y procedimientos, para ofrecer unos mejores servicios con calidad y eficiencia. Estrategia Abrir el espacio de interlocución entre los servidores públicos y la ciudadanía; con la finalidad de generar transparencia y condiciones de confianza que garantice el ejercicio del control social a la administración pública. Metas: • • •
Optimización de la gestión de información Publicación en la Página Web del plan de acción y su seguimiento periódico Disponer de un link de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso para que los ciudadanos realicen sus comentarios y/o solicitudes
Rendición de Cuenta es la acción, como deber legal y ético, de responder e informar, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. Por eso, en Personería Bello hemos logrado un alto grado de fluidez de la información que nos ha permitido monitorear permanentemente la satisfacción del cliente y presentarla como resultado de la gestión organizacional, lo que nos ha llevado a difundir de manera amplia y suficiente la información a la comunidad y los grupos de interés a través de la página web www.personeriabello.gov.co, donde se encuentran consagrados todos los documentos, resoluciones, planes, informes, tableros de indicadores, entre otros.
Para el desarrollo de las diferentes actividades, y de conformidad con lo estipulado en el Artículo 10 de la Ley 617 de 2000, el cual establece que el Presupuesto de las Personerías de los municipios de Primera Categoría equivale al 1,7% de los Ingresos Corrientes de libre destinación del Municipio de Bello, para los gastos de funcionamiento, aprobado mediante Acuerdo del Honorable Concejo de Bello. Se contó con un presupuesto así: 2012: $1.086.161.823 2013: $1.239.882.329 2014: $1.436.162.430 2015: $1.493.608.927