Cẩm nang hướng dẫn Tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên - Bầu Ban quản trị

http://quanlychungcu.com 1900 1769

CẨM NANG TỔ CHỨC HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ THƯỜNG NIÊN BẦU BAN QUẢN TRỊ

01 GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

02

03

04

GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ

GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ

CÁC CÔNG VIỆC SAU HỘI NGHỊ

01

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện Ghế ngồi Micro Máy chiếu Backdrop và Standee Bục phát biểu Bàn chủ tịch và Bàn thành viên đoàn chủ tịch Bàn thư ký Bàn tổ kiểm tra tư cách đại biểu Hòm phiếu Khu kiểm phiếu Setup Tea Break Âm nhạc

02

10 12 16 20 24 26 29 30 31 32 33 34 40

GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ

Các công việc chuẩn bị trước hội nghị

43

Phát hành thông báo về Hội nghị nhà chung cư thường niên và kêu gọi dứng cử, đề cử ban quản trị nhiệm kỳ tiếp theo Thống kê danh sách chủ sở hữu về diện tích chủ sở hữu Vận động, tuyên truyền chủ sở hữu tham dự hoặc ủy quyền tham dự Tổng hợp danh sách ứng cử, đề cử thành viên Ban quản trị

45

Chuẩn bị các Báo cáo thanh toán, kiểm toán của Ban quản trị quản lý dự án Tiến hành hoàn thiện nội quy, quy chế Tổ chức hội nghị trù bị

46 47 48 49 51

Họp thống nhất các nội dung trước khi tổ chức hội nghị

55 56

Mẫu tài liệu chuẩn bị trước Hội nghị nhà chung cư lần đầu

57

03

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Tổ chức hội nghị Hoàn thiện phần Logistic

69 71

Tổ chức hội nghị công tác chuẩn bị & đón tiếp

72

Tổ chức hội nghị tiến trình hội nghị Các nội dung thông qua tại hội nghị Mẫu tài liệu tổ chức hội nghị

74 76 77

04

CÁC CÔNG VIỆC SAU HỘI NGHỊ

Các công việc Thủ tục công nhận Ban quản trị

87 89

Bàn giao công tác quản lý, vận hành Cấp chứng chỉ nghiệp vụ quản lý tòa nhà chung cư cho các thành viên ban quản trị Xây dựng và phát triển kênh thông tin chính thức của cộng đồng cư dân

90 91

Mẫu tài liệu các công việc sau hội nghị

95

93

Thư ngỏ Kính thưa Quý độc giả, Mang trong mình những yếu tố hiện đại, các khu nhà cao tầng đang dần trở thành xu hướng của thời đại, là biểu tượng cho sự phát triển của xã hội. Bắt nhịp với xu hướng đó, tại Việt Nam, các khu nhà cao tầng đang ngày càng xuất hiện với tần suất cao, đáp ứng nhu cầu của một bộ phận không nhỏ các cư dân Với mong muốn truyền tải các tiêu chuẩn, nền tảng, các quy định/quy chế nhằm hướng tới các chuẩn mực quốc tế nhưng vẫn phù hợp với đặc thù riêng của Việt Nam, đội ngũ biên tập chúng tôi trân trọng đem đến với Quý độc giả “Cẩm nang hướng dẫn Tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên”.

Cuốn Cẩm nang được chúng tôi biên tập và soạn thảo dựa trên những nghiên cứu và tham khảo các tiêu chuẩn quốc tế, kết hợp với đó là những kinh nghiệm của chính Đội ngũ Biên tập trong quá trình quản lý vận hành các bất động sản, với mục đích cuối cùng là mang lại một trải nghiệm sống trọn vẹn cho mỗi cư dân. Đồng thời, chúng tôi hi vọng cuốn tài liệu sẽ mang lại nhiều giá trị về mặt tham khảo dành cho Quý độc giả trong quá trình xây dựng và hoàn thiện những nền tảng về tiêu chuẩn.

Cẩm nang Tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên được chia làm 4 phần, tương ứng với 4 loại hình Hội nghị nhà chung cư thường niên dựa theo luật pháp hiện hành, đó là:

. Hội nghị nhà chung cư thường niên thông thường . Hội nghị nhà chung cư thường niên – trong đó kết hợp việc bầu thành viên BQT và sửa đổi nội quy, quy chế

. Hội nghị nhà chung cư thường niên – tiến hành bầu thành viên BQT . Hội nghị nhà chung cư thường niên – tiến hành sửa đổi nội quy, quy chế

Chúng tôi hi vọng rằng việc phân loại này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để Quý độc giả có một cái nhìn tổng quan nhất về quy trình tổ chức một Hội nghị nhà chung cư thường niên. Đội ngũ Biên tập vô cùng trân trọng và hân hạnh đón tiếp những ý kiến đóng góp từ bạn đọc gần xa.

Trần Việt Bách

Thay mặt ban biên tập

(BQL)

(HNNCC)

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /06

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /07

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

CÁC CÔNG VIỆC CẦN LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

03.

01.

DỰ TRÙ KINH PHÍ

MICRO

GHẾ NGỒI

MÁY CHIẾU

02.

04.

05.

BACKDROP & STANDEE

07.

BỤC PHÁT BIỂU

06.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 08

BÀN CHỦ TỊCH & BÀN THÀNH VIÊN BQT

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

DANH SÁCH CÁC HẠNG MỤC CẦN CHÚ Ý

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

10.

08.

BÀN THƯ KÝ

BÀN KIỂM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU

HÒM PHIẾU

09.

11.

KHU KIỂM PHIẾU

07.

TEA BREAK

ÂM NHẠC

06.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /09

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 10

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

DỰ TRÙ KINH PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /11

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

11 CÁCH

11

GHẾ NGỒI HỘI NGHỊ CÓ THỂ ĐƯỢC SẮP XẾP THEO NHIỀU KIỂU KHÁC NHAU, PHỤ THUỘC VÀO QUY MÔ CŨNG NHƯ KHÔNG GIAN HỘI NGHỊ.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 12

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kiểu Theatre: sắp xếp các hàng ghế Kiểu Classroom: các dãy bàn được (không có bàn), với tất cả người tham gia hướng mặt về sân khấu.

sắp xếp với những người tham gia hướng mặt về sân khấu.

Kiểu Crescent: đây là kiểu sắp xếp Kiểu Banquet: sắp xếp những dãy hình bán nguyệt, với ghế ngồi được xếp quanh nửa bàn.

bàn tròn khắp xung quanh phòng, người tham dự ngồi quanh bàn.

Kiểu U-Shape: đây là kiểu bố trí theo Kiểu Hollow Square: các dãy bàn

hình chữ U, với các dãy bàn được sắp tạo không gian trống ở giữa.

được xếp thành hình vuông với các ghế được kê dọc theo các bàn.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /13

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kiểu Conference: sắp xếp các bàn

với nhau để tạo thành một bàn lớn duy nhất.

Kiểu Tables/Clusters: đây là kiểu sắp xếp các đơn vị chỗ ngồi theo kiểu sắp xếp conference.

Kiểu Reception: sắp xếp chỗ ngồi

theo các dãy bàn tròn, đặt khắp xung quanh phòng.

==

Kiểu Circle & Semi-Circle: đây là một

biến thể của kiểu sắp xếp U-Shape, nhưng sẽ không có bàn đi kèm.

Kiểu Chevron: đây là kiểu bố trí theo

hình chữ V, với các dãy bàn được ngăn cách nhau bởi lối đi chính giữa.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 14

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Theatre là một trong những kiểu sắp xếp chỗ ngồi thông dụng nhất, không chỉ dùng cho hội nghị mà phần lớn các hội trường hiện nay đều sử dụng kiểu sắp xếp này. Khi sắp xếp kiểu này, chỗ ngồi của khách mời thường đối diện với sân khấu.

Với kiểu sắp xếp nhà hát, không nhất thiết phải bố trí các dãy ghế dài và thằng, các hàng ghế phòng họp có thể sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp về phía tiêu điểm.

Cũng có thể sếp so le các hàng ghế để người ngồi phía sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước. Và nên để chừa ra lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết.

Trong trường hợp có các hàng ghế dành cho đại biểu phía trên cùng, người ta sẽ bố trí thêm các mẫu bàn hội trường để tôn lên sự trang trọng cho những vị trí này cũng như giúp các vị đại biểu thuận lợi theo dõi.

Cách setup này rất linh động, phù hợp với nhu cầu tổ chức hội thảo, sự kiện. Sơ đồ bố trí ghế ngồi kiểu Theater này thường bày xếp theo kiểu hình ngang hoặc bán nguyệt với tầm mắt hướng về tiêu điểm chính là “sân khấu”- Bàn chủ tịch.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /15

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Trong thời gian diễn ra hội nghị, yếu tố âm thanh sẽ đóng một vai trò quan trọng. Do vậy, chúng ta cần hiểu rõ về đặc tính cũng như những quy tắc vận hành của các thiết bị âm thanh.

Là nguồn âm thanh chính, các thiết bị micro rất quan trọng đối với chất lượng tổng thể của hệ thống âm thanh.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 16

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Các nhà sản xuất đã thiết kế các mẫu micro được tối ưu hóa cho các tác vụ cụ thể, vì vậy việc lựa chọn loại micro phù hợp sẽ bắt đầu bằng những kiến thức về các trường hợp ứng dụng cụ thể.

Một câu hỏi phổ biến là liệu nam giới và phụ nữ có cần yêu cầu các mẫu micro khác nhau hay không.

Về cơ bản, câu trả lời là không. Mặc dù các giới tính có sự khác nhau về dải tần số trung bình, nhưng cả hai giới tính đều nằm trong dải tần số của một micro vocal điển hình.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /17

Các loại micro cầm tay có thể dễ dàng tháo ra khỏi giá đỡ của chúng, trong khi các mẫu cố định được neo vào một vị trí cụ thể, chẳng hạn như bục hoặc mặt bàn. Micro gắn đứng cho phòng hội nghị có thể có kích thước lớn hoặc nhỏ tùy thuộc vào mục đích sử dụng của từng hội nghị khác nhau.

Micro cầm tay: Micro cầm tay thường được phân biệt với micro cố định bởi một lưới tản nhiệt hình quả bóng. Được thiết kế để tích hợp trên nhiều ứng dụng, micro cầm tay có thể được gắn vào giá đỡ micro khi người dùng không muốn cầm trong một khoảng thời gian quá lâu.

Micro cố định: thường được phân biệt

với micro cố định bởi một lưới tản nhiệt hình quả bóng. Được thiết kế để tích hợp trên nhiều ứng dụng, micro cầm tay có thể được gắn vào giá đỡ micro khi người dùng không muốn cầm trong một khoảng thời gian quá lâu.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 18

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Đầu tiên đó là dạng micro đứng. Trong đó, hai loại micro đứng chính là micro cầm tay và micro cố định.

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Bên cạnh đó, các loại micro gắn trực tiếp lên người cũng là một lựa chọn được nhiều người ưa chuộng. Tất cả đều được thiết kế rất nhỏ và kín đáo trong khi vẫn giữ cho người dùng một sự thoải mái khi trình bày xuyên suốt thời gian hội nghị.

Do kích thước nhỏ, micro đeo trên người thường là loại tụ điện. Một lợi thế lớn khi sử dụng các loại micro gắn trực tiếp lên người dùng là khả năng duy trì khoảng cách nhất quán giữa người thuyết trình và micro, điều mà những chiếc micro đứng không cung cấp được. Ngoại hình và sự thoải mái của người thuyết trình là những yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn micro gắn trực tiếp lên người dùng.

Một số người sẽ cảm thấy không thoải mái hoặc có thể bị phân tâm bởi những chiếc micro trùm qua đầu hoặc gắm vào áo của người thuyết trình.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /19

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Máy chiếu dành cho hội nghị cần đạt được nhiều tiêu chuẩn khác nhau, đặc biệt là các thông số liên quan đến độ sáng, độ phân giải.

Máy chiếu sẽ đóng vai trò quan trọng để trình chiếu những số liệu, những thông tin cần thiết dành cho những người tham gia hội nghị, vì vậy, cần phải hiểu và nắm rõ những quy tắc trong việc chọn máy chiếu. Để đạt hiệu quả cao trong việc trình chiếu, cần chú ý đến những thông số sau của máy chiếu.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 20

Độ phân giải đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên hình ảnh sắc nét ở thiết bị trình chiếu. Tất cả các máy chiếu dành cho hội trường đều đòi hỏi thông số này khá cao. Lý do là vì chỉ khi đó thì nội dung mới đảm bảo được chất lượng, không mờ nhòe hay vỡ pixel.

Thông thường, một máy chiếu được sử dụng để trình chiếu video, hình ảnh, đồ thị trong không gian hội trường cần có độ phân giải là Full HD 1920 x 1080 pixels, 4K hay Ultra HD 4096 x 2160 pixel. Tuy nhiên, nếu chỉ dùng cho mục đích trình chiếu nội dung cơ bản trong khán phòng nhỏ và vừa thì thiết bị trình chiếu chỉ cần đáp ứng độ phân giải XGA 1024 x 768 pixels hoặc HD 1280 x 720 pixels.

CẨM CẨM NANG NANG TỔ CHỨC TỔ CHỨC HNNCC HNNCC THƯỜNG LẦN NIÊN ĐẦU //21

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

BƯỚC 1: CHỌN ĐỘ PHÂN GIẢI

Đối với máy chiếu dùng cho hội trường của các hội nghị thì cường độ sáng lớn được coi là một yếu tố bắt buộc. Hình ảnh được trình chiếu lên màn ảnh hay không đều do tiêu chí này quy định.

Đơn vị đo cường độ sáng là ANSI LUMEN. Đối với các khán phòng vừa và nhỏ, bạn chỉ cần sử dụng một thiết bị trình chiếu có thông số này nằm trong khoảng từ 3.000 - 5.000 ansi lumens. Tuy nhiên, với các hội nghị sử dụng những hội trường lớn hơn thì sẽ cần dùng các sản phẩm có cường độ sáng lớn hơn.

BƯỚC 3: CHỌN TƯƠNG PHẢN Một trong những thông số quan trọng đối với máy chiếu cho hội trường là độ tương phản. Tuy nhiên, cách xem xét lựa chọn đối với một thiết bị trình chiếu không phải độ tương phản cao hay thấp mà cần phải phù hợp.

Khi máy chiếu được tích hợp một độ tương phản phù hợp sẽ biểu hiện được đầy đủ cấp độ màu, làm các chi tiết trở nên sâu và chân thực.

Các độ tương phản thường gặp nhất hiện nay là 10.000:1, 2.200:1, 2.500:1.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 22

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

BƯỚC 2: ĐIỀU CHỈNH CƯỜNG ĐỘ SÁNG

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

BƯỚC 4: LỰA CHỌN MÀN CHIẾU Để phục vụ tốt việc quan sát cho nhiều người trên cùng một màn ảnh thì giải pháp duy nhất là tạo một màn trình chiếu cực lớn cho khán phòng.

Theo đó, tùy thuộc vào không gian hội trường cụ thể mà đòi hỏi các kích thước trình chiếu và máy chiếu khác nhau. Thường thì màn hình trình chiếu thường dao động trong khoảng từ 250 - 350 inch, hoặc có thể hơn.

Ngoài những tiêu chí đã nói đến ở trên, khả năng kết nối đa dạng, khả năng lắp đặt dễ dàng, cài đặt đơn giản, trình chiếu được nhiều chế độ cũng là những cân nhắc khi lựa chọn máy chiếu hội nghị.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /23

Backdrop và Standee là yếu tố không thể thiếu trong các hội nghị bởi tính chuyên nghiệp mà chúng đem lại cho sự kiện. Thông thường, chiều cao trung bình của backdrop sẽ là 2,4m, còn chiều dài sẽ từ 1,2m - 2,4m hoặc 3m - 3,6m - 6m. Đối với standee, kích thước thường gặp là 0.6m x 1.6m và 0.8m x 1.8m.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 24

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

BACKDROP VÀ STANDEE

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /25

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Backdrop và standee là những công cụ giúp những người tổ chức truyền tải thông điệp đến mọi người tham dự. Không chỉ nhằm mục đích trang trí, đây là những công cụ hiệu quả để mọi người tham dự có thể nắm bắt được tinh thần của hội nghị. Backdrop và Standee sẽ chứa những thông tin quan trọng hàng đầu như tên sự kiện, tên và logo tòa nhà, địa điểm và thời gian…

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

KHI CHUẨN BỊ CHO HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ, ĐẶC BIỆT ĐỐI VỚI HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ LẦN ĐẦU, VỊ TRÍ BỤC PHÁT BIỂU LÀ MỘT CÔNG ĐOẠN QUAN TRỌNG KHI CHUẨN BỊ.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 26

Có hai cách bố trí bục phát biểu thông dụng. Thứ nhất là đặt bục ở giữa sân khấu, thứ hai là đặt bục ở phía góc phải của của sân khấu.

Những vị trí này đảm bảo phải không bị khuất tầm nhìn, tất cả các vị trí người ngồi đều có thể quan sát được và bục cũng không cản trở những chi tiết quan trọng của sân khấu ở phía sau. Trong số các cách bố trí đã nêu ở trên, kiểu sắp xếp bục phát biểu ở bên phải thường được áp dụng hơn cả do tính tiện dụng của mình.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /27

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Khi chuẩn bị cho một hội nghị nhà chung cư, đặc biệt đối với Hội nghị nhà chung cư lần đầu, Ban tổ chức cần chú ý vị trí đặt bục ra sao cho hợp lý nhất. Vị trí đặt bục phát biểu không chỉ giúp cho người phát biểu/ báo cáo thấy tự tin, bao quát được toàn bộ hội nghị, có thể truyền đạt rõ ràng, mạch lạc thông điệp và mọi người bên dưới có thể tiếp nhận thông tin một cách tốt nhất mà còn giúp người phát biểu/báo cáo có thể thuận lợi điều khiển màn hình trình chiếu.

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Trang trí bục phát biểu sẽ gúp cho không gian sân khấu sinh động hơn, giúp người phát biểu tự tin khi đứng trên bục. Thông thường, chúng ta vẫn thường sử dụng hoa để trang trí, vừa giúp tăng tính thẩm mỹ, vừa che đi những giấy tờ của những người đang phát biểu. Tùy vào kích cỡ của bục mà bạn có thể lựa chọn số lượng hoa sao cho hợp lý, tránh tình trạng bục nhỏ nhưng hoa lại quá nhiều.

Bên cạnh đó, khi sử dụng hoa trang trí bục phát biểu, cần hạn chế việc sử dung những loại hoa có màu sắc quá rực rỡ hay có mùi quá thơm cũng như quá nhiều loại hoa cùng lúc. Đồng thời, ban tổ chức cũng cần lưu ý rằng, nếu như người đọc phát biểu dị ứng với phấn hoa thì cần phải tìm phương án trang trí khác sao cho hợp lý.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 28

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Bàn chủ tịch và Bàn các thành viên đoàn chủ tịch thường được sắp xếp ở phía chính giữa phía trên sân khấu. Bàn cần được chuẩn bị khăn trải bàn hoặc quây váy bàn và hoa.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /29

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Bàn Thư ký thường được sắp xếp ở phía bên phải sân khấu. Vị trí này thường là vị trí tiện cho di chuyển để Ban Thư ký linh hoạt hỗ trợ cho Toàn thể quý cư dân và đại biểu tham dự hội nghị.

Bàn Thư ký cần được chuẩn bị khăn trải bàn hoặc quây váy bàn.

Khu vực này cần kết nối được với ổ cắm điện và setup máy in để tiện cho Ban Thư ký thực hiện công việc của mình.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 30

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

SỐ LƯỢNG BÀN TỔ KIỂM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU CÓ THỂ LINH HOẠT DỰA THEO SỐ LƯỢNG NGƯỜI THAM DỰ HỘI NGHỊ.

Tùy vào quy mô của Tòa nhà/Cụm nhà chung cư để sắp xếp số lượng bàn tổ kiểm tra tư cách đại biểu phù hợp.

Bàn Tổ kiểm tra tư cách đại biểu được sắp xếp ngay phía bên ngoài khu vực hội nghị, ở vị trí dễ thấy và dễ tiếp cận để Cư dân đăng ký tham dự Hội nghị.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /31

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Bàn đặt hòm phiếu và Hòm phiếu được đặt phía trên sân khấu Hội nghị. Tùy vào không gian tổ chức Hội nghị để xác định vị trí đặt Hòm phiếu, tuy nhiên thường được đặt ở góc bên Trái/phải sân khấu hội nghị.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 32

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Khu vực kiểm phiếu thường được bố trí ở cuối sân khấu hội nghị hoặc phòng họp của đại diện Cư dân. Tuy nhiên, khu vực này cần được đảm bảo tính riêng tư để tránh các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình kiểm phiếu.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /33

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

L I F E ST Y L E

SET UP TEA BREAK TEA BREAK LÀ THUẬT NGỮ CHỈ LOẠI HÌNH TIỆC THƯỜNG DIỄN RA TRONG CÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO.

Tea break là thuật ngữ chỉ loại hình tiệc thường diễn ra trong các hội nghị, hội thảo. Tại bữa tiệc Tea break, mọi người có thể thoải mái thưởng thức ẩm thức, nhâm nhi thức uống và trò chuyện cùng nhau.

Tùy vào không gian tổ chức Hội nghị mà bố trí khu vực Tea break phù hợp. Khu vực này thường được đặt hai bên cánh trái/phải hội nghị hoặc phía cuối sân khấu mà không làm ảnh hưởng tới quá trình diễn ra hội nghị. Tuy nhiên, khu vực này cần được bố trí lối đi thông thoáng để cư dân giải lao và ban hậu cần tiện di chuyển đồ.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 34

Thông thường, tea break sẽ kéo dài trong khoảng từ 20-30 phút và được diễn ra trong nền nhạc du dương, êm dịu. Cần lưu ý lựa chọn những bản nhạc có giai điệu nhẹ nhàng, sâu lắng giúp mang lại cảm giác thư giãn nhất định cho khách mời.

Ngoài ra, tùy thuộc vào nhu cầu của Ban tổ chức, tiệc tea break có thể được tổ chức vào trước thời gian diễn ra sự kiện.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /35

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tea break được tổ chức dưới hình thức tiệc đứng với trà cùng bánh ngọt, hoa quả đi kèm được diễn ra vào giữa giờ giải lao của các buổi hội nghị/hội thảo nhằm giúp những người tham dự có khoảng thời gian thư giãn, nghỉ ngơi và trò chuyện thoải mái trước khi tiếp tục tham dự sự kiện.

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Mặc dù tea break chỉ là một bữa tiệc nhỏ, nhưng để tổ chức thành công một bữa tiệc tea break, cần nắm rõ quy trình tổ chức và phục vụ, cụ thể như sau: + Đảm bảo an toàn vệ sinh và an toàn thực phẩm. + Làm sạch khu vực tổ chức sự kiện. + Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết phục vụ tiệc như: tách, đĩa, muỗng,.. + Bày sẵn thức ăn, nước uống gồm trà, sữa, cà phê, nước lọc, bánh trái,.. + Hỗ trợ khách trong quá trình diễn ra buổi tiệc, quan sát và kịp thời đáp ứng các nhu cầu của khách. + Khi kết thúc tiệc, dùng xe đẩy, xô đựng và các vật dụng chuyên dụng để thu dọn, làm sạch cơ bản khu vực tea break.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 36

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

hay sứ.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /37

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 38

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /39

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

ÂM NHẠC LÀ MỘT PHẦN QUAN TRỌNG TRONG HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ. ÂM NHẠC CÓ THỂ GIÚP GIA TĂNG NHỮNG HIỆU ỨNG, TẠO KHÔNG KHÍ GẮN KẾT CỘNG ĐỒNG VỚI CÁC CƯ DÂN.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 40

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Thể loại nhạc cổ điển, nhạc không lời sẽ là sự lựa chọn lý tưởng cho các các sự kiện mang tính chất thanh lịch, trang trọng hay những sự kiện có mục đích khẳng định đẳng cấp của sản phẩm, thương hiệu hay của người tham dự.

Những người tham dự sẽ hoàn toàn thấy ấn tượng với một buổi trình diễn liveshow như chơi violin, piano, khiêu vũ cổ điển hay chơi nhạc giao hưởng thính phòng sẽ vô cùng hấp dẫn.

Ngoài nhạc cổ điển, nhạc Jazz cũng là một dòng nhạc phù hợp với tính chất của hội nghị nhà chung cư.

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /41

GIAI ÐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ

02 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /42

2.1 CÁC CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /43

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 44

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /45

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 46

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /47

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 48

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /49

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 50

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /51

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 52

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /53

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 54

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /55

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 56

2.2 MẪU TÀI LIỆU CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ THƯỜNG NIÊN CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /57

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 58

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /59

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 60

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /61

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 62

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /63

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 64

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /65

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 66

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /67

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 68

3.1 TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /69

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 70

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /71

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 72

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /73

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 74

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /75

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 76

3.2 MẪU TÀI LIỆU TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /77

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 78

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /79

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 80

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /81

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 82

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /83

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 84

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /85

4. CÁC CÔNG VIỆC SAU HỘI NGHỊ

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 86

4.1 CÁC CÔNG VIỆC

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /87

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 88

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /89

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 90

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /91

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 92

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /93

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 94

4.2 MẪU TÀI LIỆU CÁC CÔNG VIỆC SAU HỘI NGHỊ

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /95

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 96

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /97

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 98

CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /99

www.quanlychungcu.com.vn 1900 1769