Sổ tay quản lý chung - Hồ Chí Minh

THE MANAGEMENT HANDBOOK

Sổ Tay Quản Lý Chung Ho Chi Minh Brand No. 93-95 Ham Nghi Str., Nguyen Thai Binh Ward, Dist. 1, Ho Chi Minh.

THÔNG TIN CÔNG TY

06

TẦM NHÌN VÀ SỨ MỆNH

08

GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH HCM

16

PHẦN 1 - KHỐI HOẠT ĐỘNG

22

MỤC LỤC

Mô hình ban quản lý tòa nhà

02

PHẦN 2 - CHIẾN LƯỢC CHUNG KHỐI KINH DOANH

24

26

Chiến lược kinh doanh chung

26

Mô hình truyền hình chiến lược

28

PHẦN 3 - CHÍNH SÁCH QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

30

Mục tiêu

31

Chính sách cơ hội việc làm bình đẳng

32

Chính sách về việc làm

42

Động lực làm việc

54

Các chính sách, tiêu chuẩn môi trường làm việc của công ty

60

Các chính sách phúc lợi

66

Chính sách tính trả lương và xét tăng lương

82

Quy định đồng phục

90

Sổ tay quản lý chung

PHẦN 4 - TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

100

Các nguyên tắc chung

100

Doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh

102

Doanh thu

102

Nguồn thu

107

Chi phí hoạt động kinh doanh

108

Kế hoạch tài chính, chế độ kế toán, thống kê và kiểm toán

125

Kế hoạch tài chính

125

Chế độ kế toán và kiểm toán

126

Bộ máy kế toán

128

Lưu trữ tài liệu kế toán

128

Kiểm tra nội bộ

129

Công tác kiểm tra khác

129

Quy trình kế toán

129

Chế độ trách nhiệm trong công tác quản lý tài chính

130

Trách nhiệm của Phó Giám đốc tài chính - kế toán

131

Phân cấp hạch toán kế toán

132

Báo cáo tài chính cấp chi nhánh

132

Báo cáo tài chính cấp dự án

133

PHẦN 5 -PHÁP LUẬT VÀ HỒ SƠ PHÁP LÝ

134

Quy trình quản lý con dấu

135

Quy trình công vắn đi đến, hợp đồng

136

Quy trình xây dựng hợp đồng

138

Quy trình trình ký

140

PHẦN 6 - CHÍNH SÁCH QUẢN TRỊ ĐỐI TÁC

142 Sổ tay quản lý chung

03

Sổ tay Quản lý chung được thiết kế nhằm hỗ trợ các Giám đốc và Phó Giám đốc khi bắt đầu nhiệm vụ của mình tại PMC Hồ Chí Minh. Cuốn Sổ tay này không chỉ cung cấp cái nhìn tổng quan về chiến lược của Công ty, các công cụ, nguồn tài nguyên và quy trình tối ưu, mà còn có thể giúp các nhà quản lý hiểu rõ mối quan hệ mật thiết giữa nghề dịch vụ và các yếu tố con người. Sổ tay bao gồm các phân mục rõ ràng, giải thích chi tiết và ví dụ minh hoạ cho các giá trị cốt lõi của PMC. Các nội dung chuyên sâu hơn sẽ nằm trong Sổ tay Chuyên môn của mỗi Khối.

THÔNG TIN CÔNG TY

Được thành lập vào tháng 6 năm 2009, PMC là sự hợp tác góp vốn của Tập đoàn Bưu chính Viên thông Việt Nam (VNPT) – một trong những tập đoàn lớn nhất tại Việt Nam và Biken Techno Corporation – một Công ty đến từ Nhật Bản.

Qua hơn nửa thế ký hình thành và phát triển trong lĩnh vực viễn thông, VNPT đã đặt những viên gạch đầu tiên cho sự phát triển của ngành viễn thông Việt Nam. Tập đoàn đóng vai trò quan trọng trong việc đưa Việt Nam trở thành một trong 10 quốc gia có tốc độ phát triển viễn thông cao nhất thế giới. Được thành lập từ năm 1963 tại Nhật Bản, Công ty Biken Techno chuyên cung cấp các dịch vụ làm sạch, bảo trì hệ thống kỹ thuật và vệ sinh, đặc biệt trong lĩnh vực làm sạch và vệ sinh hệ thống trang thiết bị của các nhà máy thực phẩm. Công ty còn cung cấp các giải pháp dịch vụ quản lý hệ thống kỹ thuật, quản lý bất động sản và bảo trì tòa nhà với triết lý “Khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu”.

06

Sổ tay quản lý chung

Sổ tay quản lý chung

07

TẦM NHÌN VÀ SỨ MỆNH

TẦM NHÌN Sự khiêm nhường, lòng bao dung, và khát khao học hỏi luôn được nuôi dưỡng, lan tỏa trong mỗi thành viên PMC. Mỗi thành viên PMC luôn không ngừng nỗ lực trong việc áp dụng các chuẩn mực quốc tế về lòng mến khách sao cho phù hợp với môi trường Việt Nam nhằm mang lại cho khách hàng, đối tác và thành viên PMC từng khoảnh khắc hạnh phúc, sự an nhiên để bù đắp một phần mà cuộc sống đã lấy mất của mỗi con người.

08

Sổ tay quản lý chung

SỨ MỆNH Là Công ty đi đầu trong việc duy trì các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, các giá trị và cam kết đã được tuyên bố với khách hàng, đối tác và thành viên PMC.

Sổ tay quản lý chung

09

GIÁ TRỊ Giá trị cốt lõi là nền tảng vững chắc cho mọi thành công của PMC. Đó là những nguyên tắc làm việc, hành vi ứng xử trong cộng đồng cũng như trong môi trường làm việc. Những chuẩn mực này không chỉ góp phần xây dựng đội ngũ nhân sự của Công ty ngày càng lớn mạnh và chuyên nghiệp, mà còn là những yếu tố quyết định để chúng tôi không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, nỗ lực kiếm tìm các giải pháp quản lý phù hợp và hiệu quả.

CORE VALUES

1

INTEGRITY

CHALLENGES

3

RESPECT

NO COMPROMISE ON QUALITY

5

Sổ tay quản lý chung

4

LIFE BALANCE

HUMILITY

10

2

6

Công tâm

Tiêu chuẩn cao nhất trong đạo đức nghề nghiệp của thành viên PMC chính là sự chính trực, tận tâm, chân thành trong từng niềm tin, suy nghĩ và hành động mà mỗi nhân viên trong Công ty dâng hiến cho cộng đồng nhằm gìn giữ niềm tin vào những giá trị sống tốt đẹp.

Vượt qua thách thức

Với mỗi loại hình Bất Động Sản, chúng tôi luôn sử dụng kinh nghiệm, áp dụng tiêu chuẩn, đưa ra chuẩn mực và sự linh hoạt để tạo ra những giải pháp phù hợp và chiến lược đúng đắn nhằm đem đến hiệu quả cao nhất cho khách hàng.

Tôn trọng

Là sự trân trọng, quan tâm tới con người, tài sản, môi trường và chính bản thân mình. Chúng tôi luôn ý thức sâu sắc rằng phía sau mỗi khách hàng, đối tác, đồng nghiệp là một con người với những giá trị và sự khác biệt. Vì vậy, trong bất kỳ hoàn cảnh nào, chúng tôi luôn xem trọng việc đảm bảo nhu cầu và quyền lợi dù là cơ bản nhất trong mỗi khách hàng và mỗi cá nhân.

Không thỏa hiệp với chất lượng

Chú trọng đến từng chi tiết, đạt đến chất lượng dịch vụ hoàn hảo; chúng tôi luôn tìm tòi, học hỏi, không ngừng nỗ lực và phấn đấu để trở thành sự lựa chọn đầu tiên của khách hàng.

Cân bằng cuộc sống

Khiêm nhường

PMC hiểu rằng những giây phút bình yên sẽ bị vơi đi trong cuộc sống hiện đại, vội vã thường nhật. Vì vậy, chúng tôi luôn nỗ lực hết mình trong từng dịch vụ để tạo nên từng khoảnh khắc riêng của PMC nhằm bù đắp cho quý khách, chủ đầu tư một chút những gì cuộc sống đã lấy mất. Cân bằng cuộc sống, sống hòa thuận với thiên nhiên không chỉ là giá trị mà đã trở thành lý tưởng của PMC.

Sự khiêm nhường thể hiện ở tinh thần bao dung và thái độ cầu thị. Chúng tôi đề cao việc hành xử đúng mực, tôn trọng đồng nghiệp, đối tác và khách hàng. Nhờ đó, PMC có thể tạo dựng văn hóa học hỏi lẫn nhau, môi trường làm việc khuyến khích sự tự chủ và tinh thần trách nhiệm của mỗi thành viên. Chúng tôi mong muốn tri túc và biết ơn luôn được nuôi dưỡng trong tâm trí mỗi thành viên PMC.

Từ những giá trị đó, chúng tôi mong muốn cùng xây dựng nên Phương trình lòng tin đó là:

Sự thấu cảm + Giá trị được chia sẻ + An toàn và bền vững = Lòng tin theo thời gian Tôn trọng + Lòng trắc ẩn + Dẻo dai, bền bỉ + Duyên khởi = Tinh thần Covid 20

Sổ tay quản lý chung

11

Phó Tổng Giám đốc quản lý hoạt động

Hành chính nhân sự

Giám đốc đốc khối khối xây xây dựng dựng Giám tiêu chuẩn chuẩn và và tuân tuân thủ thủ tiêu kiêm trung trung tâm tâm đào đào tạo tạo kiêm và phát phát triển triển nhân nhân lực lực và

Tài chính & rủi ro Kinh doanh quản lý tài sản và dịch vụ BĐS Xây dựng và phát triển nền tảng đối tác Phòng CD và Strategic Số hóa

MÔ HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TY PMC Tham khảo website/ Memo/ Chỉ thị ban hành/ Phụ lục đính kèm…

MÔ HÌNH CHI NHÁNH HCM Tóm lược mô hình các phòng ban.

MÔ HÌNH QUẢN LÝ TẬP TRUNG Vị trí Giám đốc chi nhánh là trung tâm.

Các phó giám đốc báo cáo với giám đốc chi nhánh.

Giám đốc chi nhánh báo cáo trực tiếp TGĐ và tham mưu từ các Phó Tổng giám đốc.

12

Sổ tay quản lý chung

Vận hành và bảo dưỡng

Quản lý hoạt động

Hành chính chính Hành nhân sự sự nhân

TỔNG GIÁM ĐỐC

Phó Tổng Giám đốc vận hành bảo dưỡng

Giám đốc chi nhánh miền Nam

Phó Giám đốc chi nhánh miền Nam kiêm Giám đốc khối quản lý hoạt động

Kinh doanh

Kế toán

Phó Giám đốc chi nhánh miền Nam kiêm kế toán trưởng

Đào tạo

Ban quản lý dự án

Văn phòng

Chung cư

Sổ tay quản lý chung 13

VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG CÁC KHỐI Kinh doanh

14

•

Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc điều hành.

•

Xây dựng chiến lược kinh doanh chung của Chi nhánh, đóng góp vào chiến lược chung của Công ty theo từng giai đoạn: Ngắn hạn – Trung hạn – Dài hạn.

•

Theo dõi, hỗ trợ, tổng hợp báo cáo cho Ban Tổng Giám đốc về tình hình hoạt động của toàn Chi nhánh và của các Công ty thành viên, liên kết và các hợp đồng góp vốn liên doanh.

•

Xây dựng kế hoạch, chiến lược và thực hiện kinh doanh theo tháng, quý, năm.

•

Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao.

•

Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh.

•

Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết.

•

Tập hợp cơ sở dữ liệu, nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh.

•

Xây dựng cách chiến lược PR, marketng cho các sản phẩm theo từng giai đoạn và đối tượng khách hàng.

•

Quản lý hợp đồng và chăm sóc khách hàng hiện hữu.

•

Phát triển các khách hàng mới theo các dịch vụ mới và chiến lược của Công ty.

Sổ tay quản lý chung

Khối hoạt động Có chức năng chịu trách nhiệm quản lý, điều hành, giám sát việc thực thi các chiến lược, chính sách, quy trình và kế hoạch hàng năm liên quan đến hoạt động của Công ty và tại các dự án được phân công trong phạm vi chức năng nhiệm vụ được giao cho Chi nhánh bao gồm: •

Công tác quản lý hoạt động cung cấp dịch vụ của các Ban quản lý tòa nhà.

•

Công tác thư ký tổng hợp, văn thư, lưu trữ, hành chính lễ tân, quản trị tài sản, pháp chế và tuân thủ, quan hệ hợp tác đối tác, khách hàng hiện hữu.

•

Thi đua khen thưởng; hoạt động truyền thông, marketing, thương hiệu.

Khối tiêu chuẩn - đào tạo - nhân sự Có chức năng chịu trách nhiệm quản lý, điều hành, giám sát việc thực thi các chiến lược, chính sách, quy trình và kế hoạch hàng năm liên quan đến hoạt động tuyển dụng, thu hút, duy trì, phát triển nguồn nhân lực của Công ty và chi nhánh trong phạm vi chức năng nhiệm vụ được giao, bao gồm: •

Công tác hoạch định chiến lược, chính sách về nhân sự.

•

Công tác phát triển tổ chức; công tác tuyển dụng; chính sách lương thưởng, phúc lợi.

•

Công tác Quản lý và sử dụng lao động.

•

Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

•

Tổ chức lớp đào tạo và theo dõi, đánh giá kết quả đào tạo.

Sổ tay quản lý chung 15

GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH HCM Với Ban Tổng Giám đốc Xây dựng Chiến lược nhằm thực hiện tầm nhìn, sứ mệnh của Công ty Kế hoạch và hướng đi cụ thể

TRÁCH NHIỆM CỦA GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH

16

1.

Giám đốc là người đại diện chi nhánh theo quyết định bổ nhiệm của TGĐ, có quyền điều hành cao nhất trong chi nhánh và chịu trách nhiệm trước Ban TGĐ, trước pháp luật trong việc điều hành hoạt động, quản lý tài sản, vật tư, vốn và các khoản thu chi của chi nhánh.

2.

Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán theo quy định của luật kế toán. Chịu trách nhiệm về chế độ báo cáo kế toán, thống kê, tài chính, nội dung của báo cáo tài chính và các thông tin tài chính công khai theo quy định của pháp luật.

3.

Tổ chức thực hiện các quyết định của Ban TGĐ Đại hội đồng cổ đông, HĐQT, Chủ tịch HĐQT.

4.

Xây dựng các quy trình, thủ tục, định mức chi phí của Công ty theo quy định của pháp luật, phù hợp với điều lệ Công ty, các quyết định cụ thể của HĐQT.

5.

Xây dựng và trình Ban TGĐ, HĐQT duyệt kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm. Trên cơ sở kế hoạch được duyệt, chủ động giao kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh.

6.

Các quyền hạn và trách nhiệm khác theo quy định của Điều lệ, Quy chế và Pháp luật áp dụng.

Sổ tay quản lý chung

Sổ tay quản lý chung 17

Với khối kinh doanh •

Xây dựng, thực hiện triển khai các kế hoạch kinh doanh do HĐQT và BGĐ phê duyệt.

•

Xác định về lợi nhuận, tăng trưởng của chi nhánh.

•

Thúc đẩy, giám sát nhằm đạt.

•

Mục tiêu ngắn hạn: Tăng trưởng số lượng các dự án.

•

Mục tiêu dài hạn: Đạt vị trí nhóm các Công ty dẫn đầu về chất lượng dịch vụ, uy tín thương hiệu đối với khách hàng.

•

Đàm phán và kí kết các hợp đồng.

Với khối tiêu chuẩn và đào đạo

18

•

Tiếp nhận và triển khai tiêu chuẩn từ cấp Công ty.

•

Triển khai các chương trình đào tạo từ cấp Công ty.

•

Thiết kế điều chỉnh các nội dung đào tạo riêng cho các dự án tại TP HCM.

•

Từ chi nhánh, đưa ra những ý kiến, đề xuất nhằm góp phần cải thiện hoạt động của Công ty.

•

Xây dựng, phát triển, quảng bá hình ảnh, thương hiệu Công ty.

•

Xây dựng và nuôi dưỡng văn hóa Công ty.

Sổ tay quản lý chung

Với khối tài chính kế toán •

Phê duyệt các vấn đề, chính sách tài chính, theo dõi, kiểm soát và đánh giá, điều chỉnh ngân sách và định mức chi phí. Duyệt thu/chi, chuẩn bị các bản dự toán định kì.

•

Thẩm định, phê duyệt các dự án đầu tư của Công ty.

•

Tổ chức, điều hành, kiểm tra, đánh giá các hoạt động kinh doanh của Công ty theo định kì.

Với khối hoạt động •

Tổ chức cơ cấu, thiết lập bộ máy quản lý của từng dự án, vận hành bộ máy nhân sự hiệu quả tại dự án; đề ra nhiệm vụ, mục tiêu của từng cá nhân và bộ phận cụ thể tại dự án. Đánh giá tình hình hoạt động, hiệu quả của các dự án.

•

Xây dựng kế hoạch nhân sự, tuyển dụng. Phê duyệt quy định, chính sách bổ nhiệm, miễn nhiệm, các quy chế tiền lương, tiền thưởng, tiền trợ cấp. Duyệt kết quả đánh giá nhân viên và xác định kết quả khen thưởng.

Sổ tay quản lý chung 19

Chiến lược phát triển chung của Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh TP Hồ Chí Minh là một thị phần rộng và lớn nhất trong ngành BĐS. Công ty PMC đang giữ thị phần thấp hơn so với các Công ty cùng ngành tại TP HCM. Do đó chiến lược chung của chi nhánh HCM là đầu tư để củng cố để tiếp tục tăng trưởng thị phần.

Trong chiến lược này, đôi khi phải hy sinh lợi nhuận trước mắt để nhắm đến mục tiêu dài hạn. Chiến lược chung này định hướng các mục tiêu chiến lược cho từng Khối ở các phần sau.

20

Sổ tay quản lý chung

Sổ tay quản lý chung 21

PHẦN 1 KHỐI HOẠT ĐỘNG Khối hoạt động tại Chi nhánh HCM được điều hành phân cấp chịu trách nhiệm cao nhất là Giám đốc Chi nhánh, tiếp theo là các Phó giám đốc Vùng phụ trách khu vực. Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động trực tiếp tại dự án là Giám đốc tòa nhà.

Khối hoạt động thực hành theo các bộ tiêu chuẩn của PMC bao gồm:

22

•

PMC 01 cho Văn phòng, thương mại

•

PMC 02 cho nhà ở riêng biệt

•

PMC 03 cho tổ hợp hỗn hợp

•

PMC 04 cho Khu đô thị

Sổ tay quản lý chung

Với triết lý tư duy phòng ngừa rủi ro, luôn luôn làm khách hàng hài lòng, các bộ tiêu chuẩn này hướng tới các chuẩn mực quốc tế phù hợp với Việt Nam để thể hiện giá trị và tầm nhìn.

Khối hoạt động có sự liên kết đa dạng với các đối tác phụ. Tiêu chí của Công ty xem đối tác phụ là một phần của Công ty. Do đó, đối tác phụ được chuyển giao quy trình và thực hành theo tiêu chuẩn của Công ty. Trong chiến lược phát triển, đối tác phụ là đối tác chứ không phải đơn vị cung cấp dịch vụ đơn thuần.

Khối hoạt động tại chi nhánh HCM được phân thành các khu vực theo sơ đồ tổ chức. Các phó giám đốc khối hoạt động phụ trách khu vực điều hành hoạt động chung của các dự án trong phạm vi đưuọc phân công nhiệm vụ với các vai trò: •

Giữ vai trò cấp chi nhánh Công ty, quản lý và hỗ trợ các dự án thuộc khu vực phụ trách.

•

Quản lý, đánh giá các nhân sự thuộc dự án trong khu vực quản lý, từ đó có sự phân bổ, điều chuyển, đào tạo nhân sự hợp lý.

•

Thay mặt Ban Giám đốc tham dự các cuộc họp với Chủ đầu tư, Ban Quản trị và các cơ quan ban ngành.

•

Hỗ trợ phát triển kinh doanh, tìm kiếm dự án mới.

Sổ tay quản lý chung 23

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CHUNG BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY 1. Mô hình ban quản lý Toà nhà

Mô hình phối hợp giữa các bộ phận (Áp dụng tùy định biên nhân sự để lập lưu đồ phối hợp).

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KHỐI QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KHỐI VẬN HÀNH VÀ BẢO DƯỠNG

MÔ HÌNH BAN QUẢN LÝ PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG PHÁP CHẾ

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG CD

PHÒNG HÀNH CHÍNH

KHỐI DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG

KHỐI LIFE BALANCE

KHỐI DỊCH VỤ GIÁ TRỊ GIA TĂNG

KHỐI BẢO TRÌ & BẢO DƯỠNG

BAN KIỂM SOÁT TÍNH TUÂN THỦ QUY TRÌNH

GIÁM ĐỐC | TỔNG QUẢN LÝ TÒA NHÀ

PHÓ GIÁM ĐỐC | TRỢ LÝ TÒA NHÀ

BAN ỨNG PHÓ CÁC TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP

BỘ PHẬN DỊCH VỤ

BỘ PHẬN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

BAN TIẾT KIỆM NĂNG LƯỢNG & MÔI TRƯỜNG GIÁM SÁT LÀM SẠCH

GIÁM SÁT TRUNG TÂM ĐIỀU HÀNH

PHÒNG GYM, BỂ BƠI,...

BỘ PHẬN VẬN HÀNH & BẢO DƯỠNG

TRỢ LÝ KỸ SƯ TRƯỞNG CHĂM SÓC CÂY CẢNH

BAN AN TOÀN LAO ĐỘNG

CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

GIÁM SÁT KỸ THUẬT NHÀ THẦU LÀM SẠCH

NHÀ THẦU AN NINH CHUYÊN NGHIỆP

KIỂM SOÁT CÔN TRÙNG

QUẢN LÝ SẢNH

KỸ THUẬT VIÊN BẢO TRÌ KỸ THUẬT VIÊN VẬN HÀNH

CÁC NHÀ THẦU BẢO TRÌ

24

Sổ tay quản lý chung

HÀNH CHÍNH KẾ TOÁN

2. Mô tả công việc và tiêu chuẩn của các vị trí Nguyên tắc: Việc hiểu rõ công việc và vị trí công việc là một phần thiết yếu và là bắt buộc nhằm nắm công việc chức năng cũng như khu vực của vị trí từng nhân viên.

Tham chiếu: Sổ tay nhân viên.

Chính sách: Đảm bảo toàn bộ nhân viên ở mọi vị trí cho dù là người mới cũng nắm vững những gì cần làm và vị trí nơi tác nghiệp của mình.

Quy trình: •

Các mô tả công việc và mô tả vị trí nhân viên sẽ được giải thích và ban hành bởi Phòng nhân sự, Trưởng Bộ phận.

•

Nhân viên phải đọc và hiểu rõ, thực hiên theo đúng những gì có trong bản mô tả công việc cũng như bản mô tả vị trí của Công ty.

•

Bản mô tả công việc và bản mô tả chi tiết vị trí sẽ liệt kê chi tiết tất cả những việc thuộc chức năng và phân chia thời gian biểu cụ thể cho 1 ngày làm việc. Đây là điều mà bất kỳ 1 nhân viên mới nào cũng được chỉ dẫn ban đầu.

Tham chiếu: Danh mục Quy trình tiêu chuẩn.

Sổ tay quản lý chung 25

PHẦN 2 CHIẾN LƯỢC CHUNG KHỐI KINH DOANH CHIẾN LƯỢC KINH DOANH CHUNG Thực hiện nghị quyết của Đại hội cổ đông, PMC tiếp tục phát triển và mở rộng dịch vụ Bất động sản theo các lộ trình phù hợp với nguồn lực, trình độ quản lý của PMC cũng như thị trường trong môi trường kinh doanh tổng thể thay đổi liên tục và hội nhập sâu với khu vực. Việc mở rộng này tạo ra lợi thế cạnh tranh đồng thời tạo động lực phát triển cho PMC cùng đối tác hình thành các dịch vụ sau: •

Dịch vụ quản lý tài sản.

•

Dịch vụ đào tạo.

•

Dịch vụ tư vấn quản lý.

Phát triển chuyên sâu các dòng quản lý bất động sản. Tập trung quản lý chung cư cao cấp; quản lý dòng văn phòng trụ sở; đồng thời mở rộng ngành quản lý khách sạn. Quản lý khách sạn là cơ hội cho PMC mở rộng về thương hiệu. Quản lý khách sạn đòi hỏi hệ thống quy trình, tiêu chuẩn chặt chẽ và cao cấp do vậy đây là cơ hội cho PMC nghiên cứu và áp dụng các tiêu chuẩn quản lý khách sạn quốc tế vào thị trường Việt Nam; nghiên cứu hệ thống quản lý trung tâm thương mại; phát triển chiều sâu trong quản lý khu đô thị (Township); củng cố từng dòng sản phẩm dịch vụ chiến lược.

Phân định rõ ràng phát triển dịch vụ quản lý cho từng dòng BĐS với chiến lược riêng cho từng dòng.

Lấy cơ sở và nền tảng từ quản lý BĐS (Chung cư văn phòng) làm đầu vào phát triển dịch vụ môi giới BĐS và các dịch vụ khác.

26

Sổ tay quản lý chung

Mở rộng dịch vụ kiểm toán BĐS theo hướng chuyên nghiệp với tiêu chuẩn Quốc tế.

Tập trung duy trì và củng cố vị trí đứng đầu của PMC tại thị trường Hà Nội, Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh. Tại TP.HCM với kế hoạch xây dựng năng lực triển khai dịch vụ quản lý trên nền tảng trung tâm đào tạo, phần mềm, PMC đặt mục tiêu đạt TOP 3 tại TP.HCM thông qua thực hiện các kế hoạch: •

Làm chủ database.

•

Mở rộng quan hệ với các stakeholders (các Công ty trong ngành, các tổ chức hiệp hội liên quan, các cơ quan quản lý nhà nước về quy hoạch đất đai).

•

Mở rộng mạng lưới cộng tác viên trong mảng nhà ở.

•

Liên kết với các nhóm đối tác môi giới văn phòng cùng cung cấp dịch vụ cho chủ đầu tư.

•

Công ty dịch vụ cần hình thành công ty con phát triển trên nền PMC để làm chủ.

Một phần của chiến lược làm chủ bản thân là chuyển từ làm thuê sang làm chủ.

•

Từ một khách hàng thông thường thành đối tác chiến lược, và hợp vốn các Công ty con nhằm giữ vững sự ổn định.

•

Mỗi khu vực và mỗi vùng tại TP.HCM đặt một dự án trọng điểm làm trung tâm của khu vực, từ đó lan tỏa.

•

Định vị những khách hàng chiến lược trong từng dòng BĐS. Lấy dòng BĐS nhà ở làm sợi dây lan tỏa.

Sổ tay quản lý chung 27

MÔ HÌNH TRUYỀN THÔNG CHIẾN LƯỢC

28

1.

Mục tiêu: nhằm xây dựng niềm tin chiến lược.

2.

Những bên liên quan nào cần truyền thông: Từng nhóm trong cộng đồng liên quan. Mỗi bên liên quan truyền thông kiểu gì?

3.

Các phương tiện nào để truyền thông cho từng bên liên quan. a.

Đối với cư dân và khách hàng.

b.

Đối với đối tác và cộng động bên ngoài: trường học…

c.

Duy trì giá trị: Minh bạch, xây dựng niềm tin chiến lược.

d.

Vai trò của mạng xã hội (Facebook, Youtube): Tạo ra sự lan tỏa cộng đồng.

Sổ tay quản lý chung

4.

Các kênh trao đổi thực hiện Viber, Zalo: Nhóm chia sẻ các vấn đề về chiến lược. a.

Nhóm của BQT-BQL: Mục địch là chia sẻ, minh bạch hóa, chung một mục tiêu.

b.

Nhóm BQT: Để trao đổi các vấn đề nội bộ với nhau để minh bạch hóa, xây dựng làm việc nhóm.

c.

Nhóm An ninh.

d.

Nhóm Làm sạch.

e.

Nhóm Smile: Dịch vụ khách hàng.

f.

Nhóm quản trị rủi ro.

5.

Thực hiện các Nghi thức theo tuần và trước khi vào ca.

6.

Hotline: 0904 615 885.

Sổ tay quản lý chung 29

PHẦN 3 CHÍNH SÁCH QUẢN LÝ NHÂN SỰ Chiến lược chung của quản trị nhân sự tại Chi nhánh đi cùng chiến lược quản trị chung của Công ty PMC dừa trên các trụ cột

30

Sổ tay quản lý chung

a.

Kiến thức – Thái độ - Kỹ năng (KAS).

b.

70/20/10: 70% cá nhân đó tự học trong công việc. 20% đào tạo từ cấp trên. 10% giáo viên ngoài tổ chức lớp (70/20/10).

c.

Quản trị tỉnh thức (Miningfulness).

d.

Học trong công việc, học qua trải nghiệm (Hands on, Minds on).

e.

Xây dựng con người, làm chủ bản thân.

MỤC TIÊU PMC trở thành trung tâm đào tạo, lấy văn hóa đào tạo trở thành văn hóa của Công ty.

PMC trở thành một môi trường làm việc có động lực với các cơ hội như: -

Cơ hội việc làm bình đẳng.

-

Cơ hội được đào tạo, xây dựng nghề nghiệp bản thân.

-

Cơ hội thăng tiến, được thể hiện bản thân.

-

Cơ hội thu nhập, phúc lợi.

Sổ tay quản lý chung 31

CHÍNH SÁCH CƠ HỘI VIỆC LÀM BÌNH ĐẲNG

Mọi quyết định liên quan đến cá nhân như chế độ đền bù, lương, phúc lợi, luân chuyển, thăng tiến, đào tạo, hỗ trợ giáo dục sẽ được quản lý mà không phân biệt giữa các nhân viên. Mỗi phòng ban, dự án cần hiểu được chính sách về việc làm bình đẳng của Công ty để thực hiện việc nhằm đảm bảo công bằng và môi trường làm việc bình đẳng.

I.

CÁC VẤN ĐỀ BÌNH ĐẲNG TRONG CÔNG VIỆC Công ty đã đưa ra các quy định nhằm đảm bảo cơ hội việc làm bình đẳng cho tất cả các thành viên của PMC như:

32

Sổ tay quản lý chung

1. Tuổi Không phân biệt tuổi tác trong bất kỳ khía cạnh nào của công việc, bao gồm: tuyển dụng, sa thải, trả lương, phân công công việc, hỗ trợ nghỉ việc, đào tạo và các chế độ phúc lợi khác... Tất cả người lao động khi tham gia làm việc tại Công ty đều được thực hiện theo một chính sách chung và mô tả công việc theo vị trí mình làm việc.

2. Khuyết tật Người khuyết tật được hiểu là người có thể rơi vào một trong ba trường hợp sau: •

Người đó có tình trạng thể chất hoặc tinh thần làm giới hạn vận động của chính bản thân mình như: đi bộ, nói chuyện, nhìn, nghe hoặc khả năng tiếp thu.

•

Người đó có một lịch sử bệnh tật như: ung thư, động kinh…

•

Người đó bị suy giảm về thể chất hoặc tinh thần mà không phải là nhất thời.

•

Đối với người khuyết tật Công ty có một số quy định như sau: -

Khi người lao động đến phỏng vấn xin việc: Người phỏng vấn chỉ có thể hỏi người xin việc liệu họ có thể thực hiện công việc và làm thế nào họ sẽ thực hiện công việc đó, không được yêu cầu người xin việc để trả lời câu hỏi về y tế hoặc trả lời các câu hỏi về khuyết tật của họ trước khi được mời làm việc.

-

Sau khi người xin việc đáp ứng được các yêu cầu công việc về khả năng chuyên môn, nghiệp vụ, người phỏng vấn có thể đưa điều kiện về sức khỏe nhất định hoặc các xác nhận về sức khỏe của cơ quan y tế, nhưng chỉ khi tất cả các nhân viên trong cùng một công việc phải đáp ứng điều kiện này.

-

Sau khi được tiếp nhận và trở thành nhân viên Công ty. Công ty chỉ yêu cầu kiểm tra sức khỏe khi một nhân viên không có khả năng thực hiện công việc thành công hay an toàn vì lý do sức khỏe.

Sổ tay quản lý chung 33

3. Trả lương và các chế độ phúc lợi •

Chính sách việc làm bình đẳng đảm bảo việc trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị ngang nhau (trích điều 90 bộ luật lao động).

•

Các công việc không cần phải giống hệt nhau, nhưng họ phải được bình đẳng trong nội dung công việc (không phải chức danh công việc).

4. Thông tin di truyền •

Thông tin di truyền bao gồm: thông tin về các xét nghiệm di truyền bản thân, thông tin về các xét nghiệm di truyền của các thành viên trong gia đình, thông tin về các biểu hiện của một bệnh hoặc tiền sử bệnh của gia đình.

•

Không được phép sử dụng thông tin di truyền để quyết định các vấn đề về công việc, mức lương hay điều kiện làm việc của người lao động, bởi vì các thông tin di truyền là không liên quan đến làm việc khả năng hiện tại của người đó.

•

34

Không được dùng “thông tin di truyền” để xúc phạm hoặc có những nhận xét xúc phạm đến ứng viên hoặc người lao động. Không trêu chọc, phát tán, hoặc cô lập người có “thông tin di truyền”.

Sổ tay quản lý chung

5. Sự quấy rối •

Sự quấy rối nơi làm việc bao gồm (nhưng không giới hạn): xúc phạm, nói xấu, tấn công vật lý, đe dọa, chế giễu nhạo báng, lăng mạ, tấn công bằng hình ảnh, can thiệp gây ảnh hưởng hiệu suất làm việc…

•

Để ngăn chặn sự quấn rối nơi làm việc nhằm tạo ra một môi trường làm việc gắn kết, lành mạnh cho người lao động, Công ty sẽ có biện pháp ngăn chặn các hành vi quấy rối diễn ra thông qua các lớp đào tạo kỹ năng chống quấy rối cho các giám sát. Đồng thời thiết lập quy trình khiếu nại hiệu quả khi có hành vi quấy rối và có động thái ngay lập tức khi có một nhân viên than phiền.

•

Công ty khuyến khích người lao động thông báo các hành vi được cho là quấn rối để cấp quản lý sớm ngăn chặn không để gây hậu quả nghiêm trọng.

•

Nghiêm cấm các hành vi quấy rối nơi làm việc. Các Giám đốc Khối, Giám đốc tòa nhà, các Trưởng bộ phận phải truyền đạt rõ ràng cho nhân viên của mình không được có hành vi quấy rối, các hành vi hoan nghênh hay tiến hành hành vi quấy rối tuy theo mức độ hậu quả sẽ phải chịu hình thức kỷ luật từ khiển trách đến sa thải của Công ty.

•

Công ty sẽ cố gắng để tạo ra một môi trường công tâm để người lao động luôn tin tưởng rằng tất cả những vướng mắc trong công việc, trong môi trường làm việc sẽ được giải quyết.

Sổ tay quản lý chung 35

6. Vùng miền •

Sự phân biệt vùng miền bao gồm: Phân biệt về nguồn gốc sinh ra hoặc lớn lên, phân biệt giọng nói hay dân tộc của một người.

•

Công ty có chính sách tuyển dụng 3 miền (xem thêm chính sách về tuyển dụng nhân sự), không phân biệt vùng miền trong cách tính lương và cơ hội nghề nghiệp là ngang nhau. Công ty khuyến khích Nhân viên đang làm việc tại Công ty giới thiệu người thân vào Công ty làm việc.

8. Chủng tộc và màu da •

Công ty chỉ áp dụng một chính sách về việc làm áp dụng cho tất cả mọi người, không phân biệt chủng tộc hay màu da…

•

Công ty nghiêm cấm các hành vi phân biệt, kỳ thị như: nhận xét xúc phạm hoặc xúc phạm chủng tộc hay màu da của một người, hoặc thể hiện các biểu tượng phân biệt chủng tộc gây phản cảm. Mặc dù pháp luật không cấm trêu chọc hoặc cô lập mà không nghiêm trọng, nhưng nếu nó xảy ra một cách thường xuyên, liên tục tạo ra môi trường làm việc thiếu thân thiện và gây hậu quả nghiêm trọng là bất hợp pháp và sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật (vi phạm hành vi làm nhục người khác theo điều 121 luật hình sự).

7. Phụ nữ có thai và nuôi con nhỏ •

Công ty luôn tạo điều kiện cho phụ nữ mang thai và nuôi con nhỏ thực hiện thiên chức làm mẹ của mình theo đúng pháp luật hiện hành của Việt Nam.

•

Phụ nữ mang thai và nuôi con nhỏ được hưởng những điều kiện làm việc tốt hơn được nêu rõ trong phần chính sách phúc lợi về thai sản của cuốn sách này.

36

Sổ tay quản lý chung

Sổ tay quản lý chung 37

9. Tín ngưỡng Tôn giáo •

Hiến pháp 1992, bản Hiến pháp ra đời sau khi Đảng ta bắt tay vào công cuộc đổi mới (Đại hội VI, năm 1986), tại Điều 70, Chương V hiến pháp quy định: “Công dân có quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào. Các tôn giáo đều bình đẳng trước pháp luật. Những nơi thờ tự của các tín ngưỡng, tôn giáo được pháp luật bảo hộ. Không ai được xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái pháp luật và chính sách của Nhà nước”.

•

Hiến pháp 2013, tiếp tục khẳng định quyền con người là quyền tự nhiên, Nhà nước phải thừa nhận, tôn trọng và cam kết bảo đảm, bảo vệ quyền con người đúng như những công ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Trong khi đó, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo được trình bày mở rộng hơn, với các chế định toàn diện và sâu sắc theo hướng ngày càng hoàn thiện, dân chủ, tôn trọng, tạo điều kiện tốt nhất cho tín đồ các tôn giáo và tổ chức tôn giáo hoạt động một cách lành mạnh và công bằng nhất. Tại Điều 24, Chương II quy định:

38

1.

Mọi người có quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào. Các tôn giáo bình đẳng trước pháp luật.

2.

Nhà nước tôn trọng và bảo hộ quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo.

3.

Không ai được xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để vi phạm pháp luật.”

•

Có thể thấy rằng, so với các bản Hiến pháp trước, Hiến pháp 2013 là một bước tiến quan trọng, một sự kế thừa và phát triển trong thời kỳ đất nước ta “Đổi mới và hội nhập sâu” với thế giới. Theo đó, Hiến pháp 2013 cho thấy thái độ cũng như chính sách dân chủ của Nhà nước ta đối với quyền tự do tín ngưỡng tôn giáo, coi đó là một nhu cầu và là một quyền tất yếu của người dân cần phải được tôn trọng, bảo vệ và tạo điều kiện để họ thực hiện tốt nhất quyền đó.

•

Tóm lại quyền tự do tín ngưỡng của con người đã được pháp luật công nhận do đó trong môi trường công việc nghiêm cấm các việc phân công việc dựa trên tôn giáo và tất cả mọi người ở các tôn giáo khác nhau đều có cơ hội việc làm bình đẳng như nhau.

Sổ tay quản lý chung

10. Xu hướng tính dục và ý thức giới tính •

Xu hướng tính dục chỉ sự bị hấp dẫn về mặt tình cảm hoặc về mặt tình dục bởi người khác giới tính hoặc người cùng giới tính với mình hoặc cả hai. Còn sự ý thức giới tính chỉ sự ý thức của chính cá nhân đó về giới tính sinh học của họ, sự thể hiện giới tính chỉ các điệu bộ, cử chỉ, cách cư xử của cá nhân đó còn thiên hướng tình dục thì liên quan đến sự tưởng tượng, mong mỏi, khao khát. Vì thế nó không phải vấn đề liên quan hoặc ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

•

Công ty chỉ có một chính sách việc làm áp dụng cho tất cả mọi người, không phân biệt giới tính, bao gồm cả tình trạng chuyển đổi giới tính, hoặc giới tính không rõ ràng.

11. Quấy rối tình dục Quấy rối tình dục là một hình thức quấy nhiễu mà đặc biệt là hướng về giới tính của người có liên can. Quấy rối tình dục bao gồm bất kỳ hành vi tình dục ngoài ý muốn nào, kể cả việc đụng chạm hoặc thậm chí lời nói về tình dục. Công ty nghiêm cấm bất cứ hành vi nào có dấu hiệu quấy rối tình dục trong môi trường làm việc.

Sổ tay quản lý chung 39

II. CÁC CHÍNH SÁCH THỰC THI 1. Phổ biến chính sách Công ty sẽ thông báo về các cơ hội làm việc bình đẳng bằng các hình thức như sau:

40

•

Thông báo nội bộ.

•

Thông báo chính sách cơ hội việc làm công bằng với các chính sách khác và chương trình hành động trong sổ tay nhân sự.

•

Thông báo qua thư điện tử.

•

Thảo luận trong các chương trình đào tạo định hướng và đào tạo quản lý.

•

Đăng trên bảng tin của từng dự án.

•

Thông báo ra bên ngoài thông qua Internet và Website Công ty.

•

Thông báo cho công đoàn các chính sách của Công ty.

•

Thông báo tới nguồn tuyển dụng của Công ty.

•

Nêu rõ trên các có đăng tuyển dụng của Công ty.

Sổ tay quản lý chung

2. Trách nhiệm áp dụng •

Giám đốc chi nhánh, Phó giám đốc Khối và Trưởng phòng HCNS của Công ty trực tiếp giám sát và thực hiện các chương trình này.

•

Chấp nhận tất cả đơn ứng tuyển của các ứng viên cho mọi vị trí làm việc.

•

Hỗ trợ thiết lập mục tiêu nguồn nhân lực và xác nhận vấn đề.

•

Xem xét lại ít nhất mỗi năm một lần, sự phát triển của nhân viên tuyển dụng hoặc nhân viên tư vấn tuyển dụng.

•

Xây dựng và duy trì môi trường làm việc không có phân biệt, đối xử.

3. Các công việc cần làm để xây dựng một môi trường làm việc bình đẳng •

Bản mô tả công việc cần được soạn thảo, chỉnh lý và phê duyệt bởi các Trưởng bộ phận và có sự đóng góp ý kiến của Nhân viên để đảm bảo chúng phản ánh đúng công việc của từng vị trí theo từng dự án. Đại diện Phòng HCNS cần thường xuyên kiểm tra lại bản mô tả công việc để xác nhận bản mô tả công việc được thực hiện và theo đúng chương trình bình đẳng của Công ty.

•

Ứng viên đạt yêu cầu sẽ được phỏng vấn và cân nhắc trên tinh thần của chương trình bình đẳng.

•

Để tăng cơ hội việc làm cho nhân viên đang làm việc tại Công ty, mỗi bộ phận sẽ xây dựng danh mục các công việc có thể đăng tuyển nội bộ. Việc đăng tuyển nội bộ sẽ được thực hiện trong khoảng thời gian 7 ngày để xem xét khả năng của từng trường hợp ứng tuyển, nếu không lựa chọn được ứng viên phù hợp sẽ thông báo tuyển dụng bên ngoài.

•

Đại diện Phòng HCNS cần xem xét thường xuyên những chương trình đào tạo, hỗ trợ giáo dục và các chương trình tương tự để có điều chỉnh hợp lý.

Sổ tay quản lý chung 41

CHÍNH SÁCH VỀ VIỆC LÀM Chính sách tuyển dụng a)

Mục đích: Bảo đảm cho Công ty một lực lượng nhân viên có khả năng làm việc tốt, tinh thần làm việc và hợp tác cao với chi phí, ngân sách nhân sự hợp lý, tạo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của Công ty.

b)

Công tác tuyển dụng: Được tổ chức thực hiện theo mục tiêu, yêu cầu chiến lược phát triển kinh doanh Công ty, theo từng tiến độ phát triển của dự án và thực hiện theo kế hoạch hàng năm.

c)

Nguyên tắc tuyển dụng: Thông báo nội bộ, ưu tiên thăng tiến nội bộ, liên kết với các trường trung cấp, cao đẳng, trung cấp nghề, cao đẳng nghề… đảm bảo tính công bằng, cơ hội bình đẳng cho mọi ứng viên và thực hiện theo đúng quy trình tuyển dụng của Công ty.

d)

Đối tượng tuyển dụng: •

Sinh viên mới tốt nghiệp từ các trường đại học, cao đẳng, trung cấp (nghề)… trên toàn quốc. Chương trình thực tập sinh với mục tiêu tạo cơ hội cho các bạn sinh viên làm quen với môi trường làm việc chuyên nghiệp tại Công ty và chuẩn bị đội ngũ chuyên viên giỏi trong dài hạn, chương trình dành cho các bạn sinh viên có thành tích học tập đạt từ khá trở lên tại các trường đại học trong cả nước, có kỹ năng làm việc tốt đến thực tập và có nguyện vọng làm việc lâu dài tại PMC.

•

Ưu tiên nguồn ứng viên nội bộ từ sự giới thiệu của nhân viên đang làm việc tại Công ty, bảo đảm chất lượng ứng viên phù hợp với tính chất/ công việc của Công ty.

•

Ứng viên đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ, quản lý bất động sản, kỹ thuật…

e)

Phương thức tuyển dụng: Sơ vấn vòng hồ sơ, phỏng vấn tại phòng HCNS và tại dự án.

f)

Kênh tuyển dụng: Website, thông báo tuyển dụng qua mail, dán thông báo trên bảng tin tại các tòa nhà, giới thiệu nội bộ…

g)

Hồ sơ tuyển dụng sau khi trúng tuyển:

42

Sổ tay quản lý chung

Sau khi ứng viên nhận thông báo trúng tuyển từ phòng HCNS, ứng viên phải hoàn thiện hồ sơ và nộp cho phòng HCNS trước khi bắt đầu đi làm từ 4-7 ngày. Hồ sơ nhân sự bao gồm: -

Đơn xin việc.

-

Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương/ CV Tiếng Anh & Tiếng Việt.

-

Bản sao Giấy khai sinh.

-

Giấy khám sức khỏe (từ các cơ sở y tế cấp quận, huyện trở lên).

-

Giấy xét nghiệm viêm gan B (đối với nhân viên làm việc trong khối F&B).

-

Giấy xét nghiệm kiểm tra ma túy.

-

1 bản công chứng hộ khẩu.

-

Giấy tạm trú công chứng (nếu không có hộ khẩu Hà Nội, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh).

-

01 bản công chứng Chứng minh thư nhân dân.

-

04 ảnh 4x6 và 04 ảnh 3x4.

-

Công chứng các văn bằng, chứng chỉ.

-

Phiếu lý lịch tư pháp số 1.

-

Các giấy tờ khác như thư giới thiệu, xác nhận thời gian làm việc, sao kê lương…(nếu có).

Sổ tay quản lý chung 43

Chính sách tạo nguồn nhân lực Nhằm khuyến khích cho CBNV đang làm việc tại PMC, các đối tác an ninh, làm sạch, côn trùng, rác thải, giáo viên, hội sinh viên các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, bạn bè… tìm và giới thiệu ứng viên tiềm năng, phù hợp với tiêu chuẩn tuyển dụng của PMC để tham gia dự tuyển. Chính sách áp dụng cho việc tạo nguồn nhân lực gồm: a)

Nguồn nội bộ Khi Công ty có nhu cầu tuyển dụng thì phòng HCNS sẽ thông báo đến toàn thể nhân viên trong Công ty thông qua mail, đồng thời thông báo nội bộ được dán tại bảng tin của các tòa nhà/dự án. Nếu nhân viên nào có người thân đáp ứng được các nhu cầu tuyển dụng thì giới thiệu gửi hồ sơ lên phòng HCNS xem xét và đánh giá.

b)

Nguồn bên ngoài

•

Sau một thời gian thông báo tuyển dụng nội bộ mà Công ty vẫn chưa tìm được các ứng viên thích hợp thì phòng HCNS sẽ phải thực hiện tìm kiếm ứng viên từ nguồn bên ngoài.

Tùy theo chức vụ cũng như mức độ cần thiết của công việc mà Công ty có những hình thức tuyển mộ khác nhau. Nguồn bên ngoài này chủ yếu thông qua trang web của Công ty, các trung tâm giới thiệu việc làm, các trường trung cấp, cao đẳng trên toàn quốc, nhân viên đối tác an ninh, làm sạch…

•

Chính sách đối với nhân viên đối tác an ninh, làm sạch, rác thải, côn trùng, bạn bè…: Khi giới thiệu các hồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng của Công ty, trúng tuyển vào làm việc tại PMC 01 tháng, chi phí cho chính sách này là 200.000đ/1 vị trí.

c)

Chính sách trong việc tiếp cận các trường học

•

Quà gặp mặt lần đầu nhằm mục đích tạo mối liên hệ mật thiết sau này (chỉ áp dụng đối với nhân sự giới thiệu nguồn hồ sơ tại các trường học thật sự tiềm năng, phù hợp với ngành nghề tại PMC như du lịch - khách sạn, kỹ thuật, kinh doanh, phiên dịch, an ninh…): 500.000đ/người.

•

Ngoài ra, khi tìm kiếm các hồ sơ thực tập sinh, sinh viên năm cuối đạt yêu cầu tuyển dụng của Công ty và trúng tuyển vào làm việc tại PMC 01 tháng. Chi phí 100.000đ /1 vị trí/04 hồ sơ.

d)

Chính sách khác Áp dụng cho việc tiếp khách nhằm tiếp cận các đối tác giới thiệu nguồn hồ sơ tiềm năng, chi phí 200.000đ/lần theo từng sự vụ.

44

Sổ tay quản lý chung

Sổ tay quản lý chung 45

Chính sách thăng tiến và phát triển nghề nghiệp •

Tại PMC cơ hội thăng tiến nghề nghiệp công bằng cho tất cả mọi thành viên được xác lập bằng Kế hoạch phát triển cá nhân năm theo định kỳ vào tháng 10 hàng năm. Ngoài ra, kế hoạch đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên được đánh giá sau 2 tháng thử việc hoặc sau 6 tháng thực tập đào tạo nhằm phát hiện nhân tố tích cực để sắp xếp, thăng tiến, đề bạt hoặc quy hoạch vào nguồn nhân sự phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Công ty.

•

Tuyển chọn nhân sự nội bộ cho các vị trí quản lý là ưu tiên hàng đầu tại PMC.

46

Sổ tay quản lý chung

Chính sách đào tạo thực hành trong công việc Đối với nhân viên của Công ty, PMC luôn mang lại tính thực tế cao trong công việc và không ngừng nâng cao tay nghề một cách nhanh và chắc chắn nhất. Tính thực tế được thể hiện qua việc mọi nhân viên PMC được đào tạo theo mô hình kèm cặp chỉ bảo, học luôn đi đôi với hành việc này sẽ có lợi cho việc phát triển nhanh tay nghề cũng như kinh nghiệm làm việc cho nhân viên, những tình huống thực tế luôn được hướng dẫn xử lý một cách kỹ càng và đảm bảo hiệu quả.

Sổ tay quản lý chung 47

Chính sách tập sự cho sinh viên thực tập Sinh viên thực tập là những người đang theo học năm cuối tại các trường Đại học, cao đẳng, trung cấp… được Nhà trường giới thiệu đến thực tập tại Công ty theo chương trình khóa học, theo sự liên kết giữa Nhà trường và Công ty hoặc tự nguyện xin làm việc tại Công ty để học hỏi thêm kiến thức mà không yêu cầu trả lương.

Về phía Công ty: Các Trưởng Bộ phận/ Phòng HCNS chịu trách nhiệm:

48

-

Xây dựng kế hoạch thực tập, danh mục đào tạo tại vị trí mà sinh viên thực tập.

-

Giám sát, hướng dẫn công việc cho sinh viên thực tập.

-

Đảm bảo cam kết bảo mật thông tin cũng như kỷ luật trật tự giữa sinh viên thực tập và phía Công ty.

-

Phối hợp giữa các bộ phận tiến hành đánh giá kết quả thực tập của sinh viên thực tập, hướng dẫn sinh viên thực hiện Clip theo đúng tiêu chuẩn của Công ty.

-

Đảm bảo thời giờ nghỉ ngơi, làm việc theo đúng quy định của Pháp luật, của Công ty.

-

Trong thời gian thực tập, Công ty có thể đơn phương chấm dứt thỏa thuận thực tập mà chỉ cần báo trước cho sinh viên thực tập 03 ngày làm việc (theo khoản 2, Điều 36, Luật Lao động) nếu nhận thấy chất lượng công việc hoặc đạo đức, tác phong của sinh viên thực tập là không thể chấp nhận được và đã bị cảnh cáo không quá 03 lần.

-

Sau khi hết thời gian thực tập, nếu sinh viên thực tập (đã tốt nghiệp) có nguyện vọng vào làm việc tại Công ty, phòng HCNS sẽ phối hợp với Trưởng bộ phận liên quan/ Ban GĐ để xem xét tiếp nhận. Tuy nhiên, quyết định tiếp nhận phải căn cứ vào: +

Nhu cầu thực sự về nhân lực dựa trên kế hoạch tuyển dụng đã được phê duyệt.

+

Kết quả đánh giá về sinh viên thực tập.

+

Năng lực của sinh viên thực tập so với tiêu chuẩn năng lực của vị trí có nhu cầu tuyển dụng.

Sổ tay quản lý chung

Về phía Sinh viên thực tập: Mọi Sinh viên thực tập đều phải kết thúc thực tập tại Công ty theo đúng thời gian trong thỏa thuận thực tập đã được ký kết, phải chấp hành nghiêm chỉnh thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, các tiêu chuẩn đồng phục, có thái độ làm việc nghiêm túc theo sự chỉ đạo, phân công công việc từ Trưởng Bộ phận/ người quản lý trực tiếp/ Phòng HCNS… theo đúng quy định của Công ty.

Sổ tay quản lý chung 49

Chính sách đào tạo •

Coi trọng và phát triển nguồn nhân lực có chất lượng là điều kiện tiên quyết để Công ty có thể tồn tại cạnh tranh với các Công ty đối thủ. Với mục tiêu nâng cao chất lượng chuyên môn và nghiệp vụ của nguồn nhân lực, Công ty đã xây dựng quy trình đào tạo nhằm đảm bảo thực hiện việc đào tạo một cách khoa học, hệ thống và mang lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó, việc đẩy mạnh công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực còn nhằm mục đích: xây dựng, giữ gìn và quảng bá hình ảnh, thương hiệu của Công ty qua đó thu hút nhân tài vào làm việc góp phần cùng Công ty phát triển.

•

Các chương trình đào tạo đa dạng và phong phú, được tổ chức dưới các hình thức lớp học, đào tạo trực tiếp trên công việc, mở các lớp học về chuyên môn. Nhân viện được hỗ trợ và khuyến khích duy trì việc không ngừng học tập cũng như được cung cấp các cơ hội phát triển tương ứng. Các hình thức đào tạo tại Công ty bao gồm:

50

Sổ tay quản lý chung

-

Đào tạo tại chỗ (áp dụng cho): +

Nhân viên mới: Nội dung đào tạo gồm phổ biến nội quy, chính sách của Công ty và hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ.

+

Trong quá trình làm việc, người nhiều kinh nghiệm hơn sẽ truyền đạt, trao đổi kinh nghiệm với người bạn đồng nghiệp ít kinh nghiệm hơn. Công việc này được tiến hành thường xuyên ở mọi vị trí công tác.

-

Đào tạo nội bộ: Do các cán bộ tại Công ty đảm trách có thể tiến hành đào tạo tại chỗ hoặc tại các điểm bên ngoài.

-

Hình thức đào tạo bên ngoài: Đưa nhân viên tham dự các khóa đào tạo, hội thảo, tọa đàm… do các đơn vị bên ngoài tổ chức hoặc mời các giảng viên về giảng dạy tại Công ty hoặc một địa điểm khác.

-

Bên cạnh đó, được chọn là người tham gia khóa đào tạo khi Công ty yêu cầu thì đây chính là quyền lợi của mỗi nhân viên đồng thời là trách nhiệm, nghĩa vụ của mỗi người nên nhân viên phải đi học đầy đủ, tuân thủ nội quy, quy chế đào tạo.

-

(Tham khảo nội quy khi tham gia các khóa học tại Công ty quy chế đào tạo).

Sổ tay quản lý chung 51

Chính sách cho nhân viên đối tác Chính sách này áp dụng viết cho nhân viên đối tác: An ninh, làm sạch, rác thải, côn trùng…

Các đối tác của PMC: •

Đối tác an ninh.

•

Đối tác làm sạch.

•

Đối tác diệt côn trùng.

PMC luôn cố gắng tạo ra môi trường làm việc thuận lợi nhất để mọi nhân viên đối tác có điều kiện phát triển và phát huy được khả năng của mình trong công việc. Đó là: •

Cung cấp miễn phí điện, nước cho đối tác thực hiện công việc.

•

Cung cấp phòng/kho để nhân viên đối tác lưu giữ máy móc, dụng cụ, hóa chất.

•

Phối hợp, hỗ trợ chặt chẽ tối đa cho nhân viên đối tác trong quá trình làm việc tại các tòa nhà/dự án của Công ty.

•

Hỗ trợ đào tạo và giám sát nhân viên các đối tác đảm bảo tính tuân thủ quy trình theo đặc thù của PMC đối với từng dự án riêng biệt.

52

Sổ tay quản lý chung

Chính sách bố trí việc cho nhân viên •

Bố trí công việc cho nhân viên là sự phân công lại lao động theo nhu cầu của công việc. Hình thức này tạo điều kiện kèm cặp giữa các nhân viên trong quá trình làm việc nhằm nâng cao kỹ năng nghề của nhân viên. Đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên. Do đó việc điều chuyển nhân viên sang bộ phận hay dự án khác và sắp xếp lại công việc theo yêu cầu thực tế của từng bộ phận, dự án là một phần của chính sách này.

•

Sự bố trí sắp xếp lại công việc phải dựa vào số lượng và mức độ phù hợp với tỷ lệ trình độ nhân sự tại từng dự án, từng bộ phận.

•

Công việc mới được bố trí phải phù hợp với khả năng và sở trường của nhân viên để nhân viên phát huy hết khả năng của mình.

•

Cần trao đổi thông tin về công việc và vị trí làm việc mới với nhân viên trước khi có quyết định điều chuyển. Nếu nhân viên thấy không phù hợp với vị trí mới và có thể đưa ra lý do hợp lý (Ví dụ như: Dự án xa nhà mất thời gian đi lại, thiếu kỹ năng cho vị trí mới hay chưa hình dung được công việc tại vị trí mới…) thì Phòng HCNS sẽ xem xét lại và đưa ra quyết định phù hợp.

•

Nếu nhân viên cảm thấy có vị trí, công việc nào trong Công ty phù hợp với mình và muốn chuyển sang bộ phận khác thì có thể tham khảo ý kiến với cấp trên của mình. Trưởng bộ phận sẽ báo cho Giám đốc khối và Phòng Hành chính Nhân sự để xem xét và phê duyệt.

Chính sách về kỷ luật và trình tự kỷ luật Khi nhân viên vi phạm kỷ luật, tùy vào mức độ vi phạm, các bộ phận có thể họp ghi biên bản khiển trách nhắc nhở khi nhân viên vi phạm ở mức độ nhẹ. Khi ở mức độ nặng hơn mà cần phải cảnh cáo, kỷ luật thì Trưởng bộ phận, Tổng quản lý phải lập biên bản vi phạm. Trong đó có ghi đề xuất xử lý vi phạm và có đầy đủ các chữ ký bao gồm chữ ký xác nhận của người vi phạm, sau đó gửi cho phòng Nhân sự để giải quyết và trình BGD quyết định hình thức kỷ luật.

Sổ tay quản lý chung 53

ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC

Giúp nhân sự thấy được ý nghĩa của công việc họ đang làm Trên thực tế việc giúp cho nhân sự hiểu rõ được mục đích của công việc mình đang làm và công việc của mình đang giữ vai trò như thế nào trong việc phát triển của Công ty là vô cùng quan trọng. Việc này sẽ giúp cho nhân sự cảm nhận họ đang được đứng trong một tổ chức và việc làm của họ đang góp phần để tổ chức đó lớn mạnh hơn từ đó họ sẽ cảm nhận được công việc có ý nghĩa hơn. Để làm được điều này Công ty chúng ta đang duy trì các lớp học Orientation cho toàn thể CBNV để truyền đạt tầm nhìn và mục tiêu của Công ty đến từng nhân sự. Công ty đã và đang duy trì các lớp Kaizen để kéo sự tham gia của nhân sự trong việc tạo lập các giá trị, mục tiêu chung của Công ty, điều này sẽ thúc đẩy họ đạt được những mục tiêu và giúp họ cảm thấy rằng họ đang làm một cái gì đó có ý nghĩa.

Luôn luôn trao đổi thông tin Thường xuyên chia sẻ những thông tin mới để đảm bảo rằng mọi thành viên trong Công ty nắm được các mục tiêu mà Công ty đang hướng đến, từ đó đưa ra những quyết định, hành động phù hợp.

54

Sổ tay quản lý chung

Mỗi một vị trí có bản mô tả công việc rõ ràng Một bản mô tả Công việc rõ ràng sẽ giúp cho việc đánh giá nhân sự được chính xác hơn đồng thời nó như một kim chỉ nam giúp nhân sự hiểu rõ được chức năng và nhiệm vụ rõ ràng và thực hiện theo đúng yêu cầu cảu Ban lãnh đạo giao cho.

Bản công việc ngoài nêu trách nhiệm của mỗi vị trí cần phải chỉ rõ kết quả mong đợi và các nhiệm vụ. Ví dụ: Nhiệm vụ của lễ tân là xử lý tất cả các cuộc gọi dịch vụ khách hàng gọi đến. Kết quả mong đợi: Trả lời cuộc gọi trong vòng ít 3 hồi chuông và đạt được sự hài lòng của khách hàng. Nêu được rõ được nhiệm vụ và trách nhiệm sẽ giúp nhân sự đạt được hiểu quả công việc như Công ty mong muốn.

Trao đổi phản hồi kết quả làm việc thường xuyên Việc này sẽ giúp cho người quản lý có thể định hướng lại ngay khi nhân viên có dấu hiệu đi lạc hướng. Việc này sẽ giúp cho việc sai sót không trở nên nghiêm trọng và được khắc phục nhanh chóng. Khi có sai sót xảy ra, việc đổ lỗi cho nhân viên lúc này là không cần thiết bởi nó là con dao hai lưỡi sẽ giết chết sự tư duy, sáng tạo trong công việc mà thay bằng đổ lỗi chúng ta nên tập trung vào việc khắc phục và suy nghĩ xem làm thế nào để tránh việc tương tự diễn ra lần nữa.

Sổ tay quản lý chung 55

Tin và bộc lộ sự tin tưởng Nếu một cá nhân được mọi người tin tưởng sẽ làm được việc gì đó thì họ sẽ cố gắng hoàn thành việc đó, còn nếu không có sự tin tưởng thì họ cũng sẽ không tin rằng mình có thể và họ sẽ không làm. Vì vậy để nhân viên có thể phát huy năng lực của mình thì cần có sự tin tưởng của người quản lý. Sự tin tưởng của mọi người sẽ truyền cho họ cảm hứng để nâng cao sự tự tin vào khả năng của chính mình. Vì vậy chúng ta cần trao cho nhân sự một số quyền hạn nhất định để tự ra quyết định, trao cho họ một số việc mang tính thử thách và tự quyết định làm thế nào đẻ hoàn thành nó, đôi khi họ sẽ phải gặp thất bại nhưng từ thất bại đó họ sẽ có kinh nghiệm cho chính mình và sẽ tập trung cho công việc hơn nữa.

Lắng nghe và tôn trọng nhu cầu của nhân viên Luôn lắng nghe và chia sẻ những khó khăn của nhân viên sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy mình được tôn trọng, được quan tâm điều đó sẽ giúp nhân viên cố gắng hơn trong công việc.

Được ghi nhận Các lời động viên khen ngợi kịp thời luôn có một sức mạnh bất ngờ, đó là sự ghi nhận cho những cố gắng nỗ lực của nhân viên. Khen thưởng còn là một phương pháp để vừa động viên khuyến khích người được khen lại vừa lôi kéo, cổ vũ những khác cố gắng.

Sự ghi nhận khen thưởng không nhất thiết phải bằng tiền hay hiện vật mà đôi khi chỉ là lời động viên chia sẻ đúng lúc.

56

Sổ tay quản lý chung

Đãi ngộ công bằng Một mức thù lao hợp lý và một một mục tiêu rõ ràng để tăng thu nhập là một trong những phương pháp tăng hiệu quả công việc. Điều này sẽ buộc nhân viên phấn đấu để đạt được các mục tiêu công việc mà bạn đã vạch ra.

Khuyến khích tư duy, sáng tạo Nhân viên là những người trực tiếp thực hiện công việc, trực tiếp giao dịch với khách hàng và là những người đang giải quyết vấn đề hàng ngày. Do đó họ chính là người hiểu rõ nhất những khó khăn hay vướng mắc trong công việc. Trên thực tế phần lớn các sáng kiến đến từ các nhân viên liên quan trực tiếp. Như vậy sự tư duy, sáng tạo phải được khuyến khích.

Xây dựng chính sách hỗ trợ hoàn thành mục tiêu của Công ty Cần có chính sách rõ ràng hỗ trợ về tinh thần, vật chất để giúp nhân viên hoàn thành kế hoạch Công việc. Việc này sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy được chia sẻ hỗ trợ và cảm thấy công việc đang làm nhận được sự quan tâm của Ban lãnh đạo để tận trung hoàn thành tốt công việc.

Sổ tay quản lý chung 57

Tiếp nhận thông tin phản hồi từ nhân viên Như phần 9 đã nêu nhân viên chính là người thực hiện công việc nên hiểu rõ công việc họ đang làm nhất. Do vậy, người quản lý nên tham khảo ý kiến thông tin từ nhân viên trong các quyết định, kế hoạch quan trọng. Người lãnh đạo sẽ đưa ra các quyết định, kế hoạch cuối cùng việc tiếp nhận phản hồi của nhân viên sẽ cung cấp cho người quản lý thêm thông tin và ý tưởng để có quyết đụng đúng và bản thân nhân viên đó cũng thấy mình được tham tham dự để công việc được tốt hơn.

Quản lý, nhưng không quản lý Đây là nguyên tắc thả cương trong quản lý nhân sự. Tất cả nhân viên không ai muốn bị giám sát quản lý sát sao. Chúng ta cần phân biệt giữa kiểm soát và điểm danh. Hãy hướng nhân viên đến việc chủ động để hoàn thành mục tiêu công việc, không nên yêu cầu chi tiết làm thế nào để hoàn thành một công việc điều này là giết chết khả năng phát triển và đạt được những kỹ năng mới nếu người quản lý chỉ cho họ chính xác làm cái gì cho tất cả công việc họ đang làm. Một cảm giác tự chủ sẽ cảm nhận được thành công.

Khuyến khích làm việc nhóm Mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được chúng. Khi cùng nhau giải quyết một vấn đề mỗi cá nhân sẽ học hỏi được cách xử lý các tình huống xảy ra trong công việc từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo. Thúc đẩy làm việc theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên.

Một vấn đề mới trong việc làm việc nhóm là giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo.

Thông qua việc làm việc nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình. Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lý trong tổ chức.

Làm việc theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa ra các quyết định đúng đắn.

58

Sổ tay quản lý chung

Áp dụng các phương pháp quản lý khác nhau Mỗi một nhân viên là một cá thể khác nhau, được sinh ra lớn lên ở môi trường hoàn toàn khác nhau do đó họ hình thành nhân cách khác nhau. Một số nhân viên thích làm việc độc lập đến khi ra kết quả cuối cùng còn một số nhân viên khác lại cần có sự kèm cặp đốc thúc thường xuyên. Một số nhân viên có thể cần hoặc muốn dẫn dắt và hướng dẫn, trong khi những người khác yêu cầu ít hơn. Vì vậy cần hiểu hiểu mỗi nhân viên và xác định cách tốt nhất để lãnh đạo họ.

Trao cơ hội phát triển Những người có cơ hội để phát triển các kỹ năng và chuyên môn sẽ cảm thấy tự hào về công việc, nên khuyến khích các nhân viên trong tổ chức đạt được những kỹ năng mới. Có thể làm điều này bằng nhiều cách như mở các khóa đào tạo về kỹ năng và tạo cơ hội khác để phát triển những kỹ năng mới.

Sa thải khi cần thiết Công cụ cuối cùng để tạo động lực cho nhân sự là sa thải nhân viên khi cần thiết.

Nhân viên kém có thể giết chết cả một tổ chức. Khi nhân viên khác nhìn thấy những cá nhân này vẫn được tiếp tục với năng suất thấp, họ cũng sẽ bắt đầu hoạt động kém hiệu quả. Vì vậy, sa thải thực sự có thể khuyến khích nhân viên của bạn làm việc, để làm được điều này cần rất rõ lý do sa thải và thực hiện đúng quy định của pháp luật.

Sổ tay quản lý chung 59

CÁC CHÍNH SÁCH, TIÊU CHUẨN MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY 1. Quy định về việc sử dụng chất kích thích a) Mục đích Cán bộ nhân viên sử dụng các chất kích thích, chất gây nghiện và rượu, bia có thể ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ, khách hàng và danh tiếng của Công ty. Chính sách này ra đời để đảm bảo chất lượng dịch vụ và phòng ngừa các rủi ro do các chất kích thích, chất gây nghiện và rượu, bia gây ra.

b) Phạm vi Chính sách này áp dụng tới toàn thể cán bộ nhân viên đang làm việc tại Công ty PMC và không có thời hạn kết thúc cho tới khi nào cán bộ nhân viên không còn làm việc tại PMC.

c) Tiêu chuẩn thực hiện •

•

•

Tất cả cán bộ nhân viên không được phân phối, sở hữu hoặc sử dụng chất kích thích, chất gây nghiện bất hợp pháp và rượu, bia trong thời gian làm việc tại Công ty, trong các mối quan hệ kinh doanh với PMC, hoặc trong một tình huống nào đó có thể ảnh hưởng tới uy tín và hình ảnh của Công ty. Các loại thuốc bất hợp pháp có thể gây ảnh hưởng xấu tới hiệu suất làm việc của cán bộ nhân viên, gây nguy hiểm cho sự an toàn của đồng nghiệp và tạo ra nguy cơ đối với việc kinh doanh và lợi ích của PMC. Cán bộ nhân viên phải thông báo cho dược sĩ kê đơn thuốc cho mình phải phù hợp với chính sách này để không làm ảnh hưởng tới sự an toàn nơi làm việc. Thực hiện đúng quy định này cũng là một điều kiện để làm việc tại Công ty.

Cán bộ nhân viên không được thực hiện bất kỳ một hoạt động nào tại nơi làm việc hoặc lái xe khi có sử dụng rượu. Chính sách này sẽ giúp ngăn ngừa tai nạn cho cán bộ nhân viên và những người khác, bảo vệ hoạt động kinh doanh tổng thể của PMC và bảo vệ chính cán bộ nhân viên đó.

Cán bộ nhân viên cần đảm bảo làm việc ở tình trạng tỉnh táo và hiệu quả nhất, tuyệt đối không sử dụng chất gây nghiện (như sử dụng ma túy) trong thời gian làm việc tại PMC. Nếu vi phạm Công ty có quyền xử lý vi phạm từ mức đình chỉ công tác đến sa thải.

60

Sổ tay quản lý chung

2. Chính sách về bệnh truyền nhiễm •

Khi Nhân viên mắc các bệnh truyền nhiễm cần được thông báo ngay lập tức tới đại diện Phòng HCNS. Các thông tin về bệnh sẽ được giữ kín.

•

Phòng Hành chính Nhân sự liên hệ tới Trung tâm y tế để xác định mức nghiêm trọng của vấn đề và tìm ra hướng giải quyết.

•

Ngoại lệ với việc xử lý thực phẩm.

•

Trong trường hợp người bị mắc các bệnh truyền nhiễm đang làm việc tại bộ phận F&B, Công ty có quyền điều chuyển nhân viên bị mắc bệnh truyền nhiễm khỏi những vị trí có thể phải liên quan tới thực phẩm như sơ chế, chế biến và có tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.

Sổ tay quản lý chung 61

3. Mối quan hệ giữa Công ty và Nhân viên a) Cơ hội bình đẳng •

Chính sách tuyển dụng, sử dụng, đào tạo, thúc đẩy và bồi dưỡng cá nhân của Công ty dựa trên kiến thức chuyên môn, thái độ và các kỹ năng liên quan đến công việc, yêu cầu tổ chức công việc. Giá trị cốt lõi đầu tiên của PMC là Công tâm và PMC cam kết mang tới cán bộ nhân viên của mình các cơ hội bình đẳng nhất trong tất cả các khía cạnh của việc làm.

•

Công ty đánh giá cao sự khác biệt giữa các nhân viên của mình. Những khác biệt cá nhân làm giàu cho nơi làm việc và nâng cao khả năng thu hút người lao động vào làm việc. Một môi trường làm việc đa dạng về giá trị cá nhân sẽ khuyến khích sự đóng góp của các cá nhân và giúp cho Công ty ngày càng vững mạnh.

•

Công ty khuyến khích cán bộ nhân viên của mình giới thiệu người thân, người quen vào làm việc tại Công ty, tuy nhiên tất cả các trường hợp này khi tham gia làm việc đều phải tuân thủ mọi quy định của Công ty như bất kỳ nhân sự nào khác. Không có sự phân biệt đối xử tình thân tại nơi làm việc.

•

62

Công ty khuyến khích việc xây dựng nhóm và tương tác tích cực giữa các nhân viên. Quan hệ này được hiểu rằng là mối quan hệ lâu dài được hình thành tại nơi làm việc, PMC phải cẩn trọng để tránh sự nhận thức về mối quan hệ không phù hợp giữa quản lý với bất cứ người nào, đặc biệt là khi thực hiện nhiệm vụ, thăng tiến nghề nghiệp hoặc phát triển, tránh xung đột về lợi ích.

Sổ tay quản lý chung

b) Sự quấy rối Bất kỳ sự quấy rối hoặc hành vi chống đối của nhân viên đều bị cấm. Điều này bao gồm việc hạ thấp giá trị, xúc phạm, hành vi đáng xấu hổ, tình dục hay đe dọa đến bất kỳ nhân viên nào liên quan đến giới tính, chủng tộc, dân tộc, khuyết tật về thể chất hoặc tinh thần, tuổi tác, phụ nữ có thai, tôn giáo, cựu chiến binh, nguồn gốc quốc gia hay bất cứ trạng thái nào khác đã được luật pháp quy định. Các hành vi không thích hợp bao gồm: -

Quấy rối bằng lời nói, ý kiến xúc phạm, nói xấu, hoặc nói bóng gió.

-

Quấy rối trực quan – bằng văn bản, tài liệu in hoặc tài liệu điện tử xúc phạm, gây khó chịu.

-

Quấy rối thể chất – sờ mó hoặc can thiệp thể chất.

-

Nhu cầu về tình dục – trao đổi tình dục không mong muốn để đạt được một lợi ích về việc làm hoặc hành động đe dọa liên quan đến tình dục nếu không thực hiện yêu cầu đưa ra.

c) An toàn, sức khỏe và môi trường -

Công ty cam kết cung cấp một môi trường làm việc an toàn cho tất cả các nhân viên của mình và nỗ lực để phòng ngừa tai nạn, bảo vệ nhân viên khỏi bị tổn thương và tăng cường sức khỏe, an toàn và phúc lợi của họ.

-

Tất cả các cán bộ nhân viên PMC có trách nhiệm chăm sóc cho bản thân, cộng đồng nơi họ làm việc và cho xã hội nói chung để thúc đẩy và phát triển văn hóa, tích cực hướng tới việc đạt được các mục tiêu xây dựng tính bền vững và trách nhiệm doanh nghiệp.

d) Trình tự đổi ca và làm tăng ca Nhân viên có thể đề xuất đổi ca và làm tăng ca, nhưng bắt buộc phải đăng ký đề xuất với Trưởng bộ phận, Tổng quản lý trước ít nhất 03 ngày hoặc ít ngày hơn trừ trường hợp đặc biệt mà được người quản lý chấp thuận. Việc đổi ca và tăng ca phải được phê duyệt của trưởng bộ phận và Tổng quản lý, sau đó được gửi về phòng nhân sự Công ty.

Sổ tay quản lý chung 63

4. Thói quen làm việc •

Nhân viên nên đến 20 phút trước giờ làm việc để chuẩn bị sẵn sàng bước vào ca làm việc. Trong trường hợp bất khả kháng đến muộn thì phải điện báo cho trưởng bộ phận.

•

Nhân viên phải làm việc theo thời gian biểu hay lịch phân ca do Trưởng bộ phận hay người được ủy quyền phân công. Nếu từ chối sẽ bị kỷ luật. Không được tự ý đổi ca trực, thay đổi giờ làm việc cho nhau mà không được phép của Trưởng bộ phận.

•

Nhân viên ra vào Công ty qua cửa ra vào dành cho nhân viên và chỉ được sử dụng thang bộ và thang máy phục vụ. Nhân viên an ninh và những nhân viên có thẩm quyền khác được phép từ chối không cho nhân viên ra vào cửa dành riêng cho Khách.

•

Nhân viên phải ký xác nhận giờ vào, ra hàng ngày (áp dụng cho các bộ phận làm việc theo ca).

•

Nếu quên ký không ký xác nhận giờ vào, ra sẽ không được trả lương cho ngày làm việc đó và có thể bị coi là vắng mặt.

•

Không được ký tên hộ người khác. Nếu làm như vậy sẽ bị đuổi việc.

•

Nhân viên không được phép làm ngoài giờ hay toàn thời gian với bất cứ tổ chức, cá nhân nào có hoạt động kinh doanh liên quan đến lĩnh vực Công ty hoạt động hoặc các tổ chức có hoạt động kinh doanh tương tự PMC khi còn đang là nhân viên của Công ty PMC. Nếu không tuân thủ điều này coi như vi phạm Hợp đồng lao động.

•

Luôn luôn dọn dẹp nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ.

•

Ăn nói lịch sự, không gây ồn ào nơi làm việc.

64

Sổ tay quản lý chung

Sổ tay quản lý chung 65

CÁC CHÍNH SÁCH PHÚC LỢI Chính sách về nghỉ phép Trừ các trường hợp khác do pháp luật quy định, chế độ nghỉ phép hàng năm đối với nhân viên được quy định như sau: •

Ngày nghỉ phép năm chỉ được áp dụng đối với nhân viên chính thức. Cứ mỗi năm được nghỉ phép 12 ngày tương ứng với 12 tháng làm việc và hưởng nguyên lương. Số ngày nghỉ hàng năm được tăng lên theo thâm niên làm việc tại Công ty, cứ 05 năm làm việc được nghỉ phép thêm 01 ngày.

•

Nhân viên làm việc chưa đủ 12 tháng thì thời gian nghỉ hàng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc chính thức trong năm.

•

Để xin nghỉ phép, nhân viên phải điền đầy đủ thông tin vào bản “Đơn xin nghỉ làm” theo mẫu và chuyển cho Phòng HCNS kèm những giấy tờ phù hợp, trừ những trường hợp khẩn cấp có thể gọi điện báo trước và bổ sung đơn sau khi đi làm lại nhưng vẫn cần bổ sung những giấy tờ hợp lệ. Đơn xin nghỉ được coi là hợp lệ nếu có đầy đủ chữ ký phê duyệt.

•

Công ty không áp dụng chính sách tạm ứng phép trừ trường hợp được Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc chi nhánh phê duyệt. Nếu số ngày nghỉ phép vượt quá số ngày nghỉ phép hàng năm hiện có, nhân viên phải nghỉ không lương.

•

Nhân viên phải được duyệt “Đơn xin vắng mặt” trước khi nghỉ ít nhất 03 ngày làm việc, và trước ít nhất 07 ngày làm việc nếu xin nghỉ trên 03 ngày liên tục.

•

Phép năm sẽ được thanh toán bằng tiền những ngày chưa nghỉ khi người lao động chấm dứt Hợp đồng lao động tại Công ty hoặc được Giám đốc chi nhánh phê duyệt. Nếu nhân viên hoàn thành thủ tục thôi việc và làm việc đủ thời gian báo trước theo quy định của Luật lao động thì sẽ được sắp xếp nghỉ hết những ngày phép tồn (nếu có) hoặc sẽ được thanh toán những ngày phép tồn theo lương cơ bản (áp dụng theo Điều 111 và Điều 114 Bộ luật lao động).

66

Sổ tay quản lý chung

Chính sách nghỉ lễ Nhân viên được nghỉ làm việc 11 ngày trong năm và hưởng nguyên lương những ngày Lễ Tết theo điều 115 Bộ luật lao động.

•

Tết Dương lịch 01 ngày (ngày 01/01 Dương lịch).

•

Tết Âm lịch 05 ngày (01 ngày cuối năm và 04 ngày đầu năm Âm lịch).

•

Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương 01 ngày (Mùng 10 tháng 3 Âm lịch).

•

Ngày Giải phóng miền Nam 01 ngày (30/04 Dương lịch).

•

Ngày Quốc tế Lao động 01 ngày (ngày 01/05 Dương lịch).

•

Ngày Quốc khánh 02 ngày (02/09 Dương lịch và 01 ngày liền kề trước hoặc sau ngày 02/9).

•

Nếu ngày nghỉ trên trùng với ngày nghỉ hàng tuần, thì được nghỉ bù vào ngày tiếp theo của ngày nghỉ hàng tuần đó.

•

Đối với ngành nghề dịch vụ 24/7, những ngày nghỉ lễ, tết nhân viên các bộ phận vẫn được phân công làm việc trong các ngày này và sẽ được nghỉ bù theo sự sắp xếp của Trưởng bộ phận theo đúng quy định của Công ty.

•

Làm việc vào ngày nghỉ lễ, tết sẽ bố trí nghỉ bù 03 ngày.

•

Các Trưởng bộ phận phải bố trí lịch làm việc hợp lý cho bộ phận mình để có thể giải quyết hết các ngày phép, ngày nghỉ bù của nhân viên tránh để gây ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên.

Sổ tay quản lý chung 67

Chính sách phúc lợi sức khỏe (nghỉ ốm, con ốm, tai nạn lao động) •

Trước khi tuyển dụng, mọi Nhân viên phải kiểm tra sức khỏe tại các cơ sở y tế cấp quận, huyện trở lên. Chỉ có những ứng viên đủ tiêu chuẩn sức khỏe mới được tuyển dụng.

•

Hàng năm Công ty sẽ tổ chức kiểm tra sức khỏe định kỳ cho tất cả nhân viên. Bất kỳ lúc nào nhân viên bị bệnh sẽ được nghỉ để chữa bệnh. Nghỉ để chữa bệnh được thực hiện theo Luật hiện hành, chính sách và quy định của Công ty.

•

Thời gian nghỉ: số ngày được nghỉ ghi cụ thể trên giấy xác nhận của cơ sở y tế (không tính chủ nhật).

•

Bản thân ốm: Bản gốc Giấy nghỉ hưởng BHXH, ghi rõ ràng và đầy đủ các thông tin liên quan, không tẩy xóa (C65-HD).

•

Con ốm: Bản gốc Sổ khám bệnh của con, có chỉ định của bác sĩ về việc mẹ nghỉ trông con ốm.

•

Tai nạn lao động: theo quy định của Luật BHXH tại từng trường hợp.

•

Các chứng từ trên cần đầy đủ và hợp lệ (chữ ký, họ tên của bác sỹ chỉ định, dấu cơ sở KCB), người lao động sẽ được hưởng trợ cấp ngắn hạn do cơ quan BHXH thanh toán.

•

Chế độ ốm đau được quy định như sau:

68

Sổ tay quản lý chung

Điều kiện được hưởng: -

Bị ốm đau, tai nạn rủi ro phải nghỉ việc và có xác nhận của cơ sở y tế (Trường hợp ốm đau, tai nạn phải nghỉ việc do tự huỷ hoại sức khoẻ, do say rượu hoặc sử dụng ma tuý, chất gây nghiện khác thì không được hưởng chế độ ốm đau).

-

Có con dưới bảy tuổi bị ốm đau, phải nghỉ việc để chăm sóc con và có xác nhận của cơ sở y tế.

Thời gian hưởng chế độ ốm đau: a)

Bản thân ốm:

-

Làm việc trong điều kiện bình thường thì được hưởng:

-

+

Tối đa 30 ngày/năm, nếu đã đóng BHXH dưới 15 năm.

+

Tối đa 40 ngày/năm, nếu đã đóng BHXH từ đủ 15 năm đến dưới 30 năm.

+

Tối đa 60 ngày/năm, nếu đã đóng BHXH từ đủ 30 năm trở lên.

Nhân viên bị mắc bệnh thuộc danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày do Bộ Y tế ban hành ( Bệnh ung thư, viêm gan virut B;C, bệnh lao, rối loạn tâm thần…..) thì được hưởng chế độ ốm đau như sau: Tối đa không quá 180 ngày/năm (tính cả ngày nghỉ lễ, nghỉ Tết, ngày nghỉ hằng tuần), sau 180 ngày mà vẫn tiếp tục điều trị thì được hưởng tiếp chế độ ốm đau với mức thấp hơn.

b)

Thời gian hưởng chế độ khi con ốm đau đối với mỗi người cho mỗi con là:

-

Tối đa 20 ngày/năm, đối với con dưới 3 tuổi.

-

Tối đa 15 ngày/năm, đối với con từ đủ 3 tuổi đến dưới 7 tuổi.

-

Lưu ý: Trường hợp cả cha và mẹ cùng tham gia BHXH nếu một người đã nghỉ hết thời hạn quy định mà con vẫn ốm đau thì người kia được nghỉ tiếp theo quy định trên.

Sổ tay quản lý chung 69

Mức hưởng: a)

Đối với ốm đau bình thường và chăm sóc con ốm: Mức trợ cấp bằng 75% mức tiền lương, tiền công đóng bảo hiểm xã hội của tháng liền kề trước khi nghỉ việc chia cho 26 ngày, sau đó nhân với số ngày thực tế nghỉ việc trong khỏang thời gian được nghỉ theo quy định. Nếu nghỉ ốm ở tháng đầu tham gia BHXH thì lấy mức lương của chính tháng đó để tính hưởng trợ cấp.

b)

Đối với trường hợp bị bệnh dài ngày: Mức trợ cấp bằng 75% mức tiền lương đóng BHXH (trong 180 ngày/năm đầu tiên).

Từ ngày thứ 181 trở đi, mức hưởng cụ thể như sau: -

Bằng 45% mức tiền lương, tiền công đóng bảo hiểm xã hội của tháng liền kề trước khi nghỉ việc nếu đã đóng bảo hiểm xã hội dưới 15 năm.

-

Bằng 55% mức tiền lương, tiền công đóng bảo hiểm xã hội của tháng liền kề trước khi nghỉ việc nếu đã đóng bảo hiểm xã hội từ đủ 15 năm đến dưới 30 năm.

-

Bằng 65% mức tiền lương, tiền công đóng bảo hiểm xã hội của tháng liền kề trước khi nghỉ việc nếu đã đóng bảo hiểm xã hội đủ 30 năm trở lên.

* Lưu ý: Mức hưởng trợ cấp từ ngày thứ 181 trở đi đối với bệnh dài ngày nếu thấp hơn mức tiền lương tối thiểu thì được hưởng bằng mức lương tối thiểu. Nếu nghỉ lấn sang năm mới thì mức trợ cấp được tính từ đầu, với mức hưởng 75%.

70

Sổ tay quản lý chung

Thời gian hưởng sau chế độ ốm đau: a)

Điều kiện: Nếu sau thời gian hưởng chế độ ốm đau mà sức khỏe còn yếu thì được nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe.

b)

Thời gian nghỉ:

-

10 ngày/năm (sau khi điều trị bệnh dài ngày).

-

7 ngày/năm (sau khi nghỉ ốm mà có phẫu thuật).

-

5 ngày/năm (các trường hợp khác).

c)

Mức hưởng:

-

25% lương tối thiểu chung/ngày (nếu nghỉ tại nhà).

-

40% lương tối thiểu chung/ngày (nếu nghỉ tập trung).

Sổ tay quản lý chung 71

Chính sách phúc lợi về thai sản •

Nhân viên nữ khi có thai phải báo cho Trưởng bộ phận và Phòng Hành chính Nhân sự ở ba tháng đầu tiên của thai kỳ. Đơn xin nghỉ sinh con phải nộp cho Phòng Hành chính Nhân sự 10 tuần trước ngày sinh con.

•

Đối với Nhân viên nữ mới tiếp nhận nếu có thai phải khai báo. Nếu cố tình không giấu không báo sẽ bị xem xét chấm dứt hợp đồng lao động ngay lập tức.

•

Do đặc thù ngành nghề kinh doanh của Công ty cần duy trì thường xuyên dịch vụ tới Khách hàng. Vì vậy Công ty có khuyến khích nhân viên nữ có ý định mang thai sau khi bắt đầu làm việc tại Công ty ít nhất 02 năm.

•

Trong thời gian mang thai, nhân viên nữ được nghỉ việc để đi khám thai 05 (năm) lần, mỗi lần 01 (một) ngày. Trường hợp người mang thai có bệnh lý hoặc thai không bình thường thì được nghỉ hai ngày cho mỗi lần khám thai. Nhân viên sau khi nghỉ khám thai sẽ nộp giấy tờ liên quan để phòng Hành chính Nhân sự để làm thủ tục hưởng 100% lương cơ bản cho những ngày nghỉ này với cơ quan bảo hiểm. Về phía Công ty, nghỉ đi khám thai được tính như nghỉ không lương, nghỉ phép hay nghỉ bù (theo đơn).

•

Theo luật hiện hành, nhân viên nữ đã có thời gian đóng BHXH từ đủ 06 tháng trở lên trong thời gian 12 tháng trước khi sinh sẽ được cơ quan Bảo hiểm xã hội chi trả trợ cấp thai sản tương đương 06 tháng lương cơ bản (bình quân mức lương cơ bản của 06 tháng liền kề trước khi sinh) và 02 tháng lương tối thiểu của nhà nước tại thời điểm làm chế độ.

Về phía Công ty, thời gian nghỉ sinh con là nghỉ không hưởng lương. Thời gian nghỉ trước khi sinh của nhân viên nữ tối đa không quá 02 (hai) tháng.

•

Từ ngày 1/1/2016, theo Luật bảo hiểm xã hội 2014 tại Điều 34, Mục 2, Chương III quy định, lao động nam đang tham gia bảo hiểm xã hội khi vợ sinh con sẽ được nghỉ thai sản từ 5 đến 14 ngày. Thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản quy định tại khoản này được tính trong khoảng thời gian 30 ngày đầu kể từ ngày vợ sinh con. Cụ thể: Lao động nam đang tham gia bảo hiểm xã hội khi vợ sinh con được nghỉ việc hưởng chế độ thai sản như sau:

72

a)

05 ngày làm việc.

b)

07 ngày làm việc khi vợ sinh con phải phẫu thuật, sinh con dưới 32 tuần tuổi.

c)

Trường hợp vợ sinh đôi thì được nghỉ 10 ngày làm việc, từ sinh ba trở lên thì cứ thêm mỗi con được nghỉ thêm 03 ngày làm việc.

d)

Trường hợp vợ sinh đôi trở lên mà phải phẫu thuật thì được nghỉ 14 ngày làm việc.

Sổ tay quản lý chung

•

Trường hợp người lao động đi làm sớm hơn thời gian quy định trên: ngoài tiền lương làm việc thực tế do Công ty chi trả thì người lao động vẫn được hưởng tiền trợ cấp do cơ quan BHXH chi trả. Với điều kiện, người lao động phải nghỉ đủ ít nhất 4 tháng thai sản và có xác nhận của cơ sở y tế về việc đủ điều kiện sức khỏe để đi làm sớm.

•

Theo quy định, thời gian hưởng chế độ thai sản tính cả ngày nghỉ Lễ, nghỉ Tết, ngày nghỉ hàng tuần.

•

Trong thời gian nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi, nhân viên nữ được hưởng chế độ làm việc 07 giờ/ngày.

•

Người lao động phải cung cấp chứng từ đầy đủ theo quy định của cơ quan BHXH để làm thủ tục thanh toán. Trường hợp người lao động không cung cấp chứng từ hoặc cung cấp chứng từ không hợp lệ thì Công ty không chịu trách nhiệm thanh toán.

•

Thủ tục và thời gian nộp chứng từ để hưởng chế độ thai sản gồm: +

Sổ BHXH gốc (Công ty cung cấp).

+

Bản sao công chứng Giấy khai sinh của con (NLĐ cung cấp).

•

Thời gian nộp chứng từ cho Công ty: Chậm nhất sau 30 ngày kể từ ngày sinh con.

•

Thủ tục và thời gian nộp chứng từ để hưởng chế độ dưỡng sức sau thai sản gồm:

•

+

Hồ sơ thanh toán chế độ thai sản (đã được cơ quan BHXH duyệt): Công ty cung cấp.

+

Bản gốc Giấy ra viện (trường hợp sinh mổ): NLĐ cung cấp.

Thời gian nộp chứng từ cho Công ty: chậm nhất sau 05 ngày kể từ ngày hết chế độ thai sản tính theo ngày sinh con.

Sổ tay quản lý chung 73

Chính sách về phúc lợi đối với người mất khả năng lao động và về hưu Các chế độ phúc lợi đối với người mất khả năng lao động và về hưu được giải quyết theo quy định tại Luật lao động, Luật bảo hiểm xã hội có hiệu lực tại thời điểm người lao động mất khả năng lao động và về hưu. Cụ thể: Người lao động đã đóng bảo hiểm xã hội đủ 20 năm trở lên, bị suy giảm khả năng lao động từ 61% trở lên, được hưởng lương hưu với mức thấp hơn so với mức lương hưu của người đủ điều kiện quy định tại Luật BHXH khi thuộc một trong các trường hợp sau:

74

•

Nam đủ 50 tuổi trở lên, nữ đủ 45 tuổi trở lên.

•

Có đủ 15 năm trở lên làm nghề hoặc công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì không kể tuổi đời.

Sổ tay quản lý chung

Chính sách phúc lợi người phụ thuộc •

Mục tiêu của Công ty là giúp nhân viên mình có một cuộc sống tốt hơn. Chính vì vậy, Công ty không ngừng hoàn thiện để trở thành một nơi làm việc tuyệt vời. Do đó việc chăm lo đến người thân của nhân viên cũng là một trong những nhiệm vụ của Phòng HCNS Công ty.

•

Các chế độ phúc lợi của Công ty dành cho người phụ thuộc của nhân viên như sau: - Tết trung thu: Công ty sẽ có quà hoặc tổ chức vui trung thu cho con CBNV. - Quà cho con Nhân viên (dưới 14 tuổi) nhân ngày quốc tế thiếu nhi 1/6: quà hoặc 200.000đ/1 cháu.

- Trợ cấp ma chay khi Nhân viên có người thân qua đời: 500.000đ/lần.

- Trợ cấp ốm đau khi nhân viên có người thân nằm viện khi nằm viện: 500.000đ/lần.

Lưu ý: Người thân của nhân viên được hiểu là: vợ hoặc chồng, tứ thân phụ mẫu, con.

Sổ tay quản lý chung 75

Chính sách thuế đối với người phụ thuộc Theo quy định của luật thuế TNCN hướng dẫn cụ thể về người phụ thuộc bao gồm các đối tượng sau: •

Con: là con đẻ, con nuôi, con ngoài giá thú dưới 18 tuổi (được tính đủ theo tháng); con trên 18 tuổi bị tàn tật, không có khả năng lao động; con đang theo học tại các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, không có thu nhập hoặc có thu nhập nhưng không vượt quá mức 1 quy định.

•

Vợ hoặc chồng của Nhân viên ngoài độ tuổi lao động hoặc trong độ tuổi lao động theo quy định của pháp luật nhưng bị tàn tật, không có khả năng lao động, không có thu nhập hoặc có thu nhập nhưng không vượt quá mức quy định.

•

Cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng) của nhân viên ngoài độ tuổi lao động hoặc trong độ tuổi lao động theo quy định của pháp luật nhưng bị tàn tật, không có khả năng lao động, không có thu nhập hoặc có thu nhập nhưng không vượt quá mức quy định.

•

Các cá nhân khác là người ngoài độ tuổi lao động hoặc trong độ tuổi lao động theo quy định của pháp luật nhưng bị tàn tật, không có khả năng lao động, không nơi nương tựa, không có thu nhập hoặc có thu nhập nhưng không vượt quá mức quy định mà nhân viên đang phải trực tiếp nuôi dưỡng, bao gồm: Anh ruột, chị ruột, em ruột của đối tượng nộp thuế; ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của đối tượng nộp thuế; cháu ruột của đối tượng nộp thuế (bao gồm con của anh ruột, chị ruột, em ruột); người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.

76

Sổ tay quản lý chung

•

Mức thu nhập làm căn cứ để xác định người phụ thuộc được áp dụng giảm trừ là mức thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

•

Điều kiện để hưởng chế độ phúc lợi về thuế đối với người phụ thuộc là nhân viên phải điền đầy đủ thông tin theo mẫu đăng ký giảm trừ gia cảnh và các giấy tờ đi kèm. Phòng HCNS có trách nhiệm thực hiện khai báo cấp Mã số thuế TNCN và đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế cho nhân viên, đồng thời thực hiện tính giảm thuế theo đúng quy định của luật thuế TNCN.

Khi nhân viên có người phụ thuộc thuộc các đối tượng như trên cần liên hệ với phòng HCN để thông báo và được hỗ trợ làm thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh với cơ quan thuế.

Sổ tay quản lý chung 77

Chính sách thực hiện nghĩa vụ pháp luật •

Công ty ủng hộ việc nhân viên thực hiện nghĩa vụ pháp luật khi cơ quan pháp luật có yêu cầu. Nhân viên chính thức sẽ được sử dụng tốt đa số phép năm được hưởng nguyên lương trong những ngày có yêu cầu. Mọi chi phí để khi thực hiện nghĩa vụ với cơ quan pháp luật sẽ không được Công ty chi trả.

•

Nhân viên phải nộp giấy triệu tập của cơ quan pháp luật tới quản lý trong thời gian sớm nhất có thể để người quản lý sắp xếp công việc khi nhân viên vắng mặt. Các giấy tờ xác minh khác từ cơ quan pháp luật cũng sẽ được Công ty yêu cầu nộp lại đầy đủ nếu cần.

Sau khi thực hiện các nghĩa vụ pháp luật, nhân viên vẫn được quyền quay trở lại vị trí bộ phận cũ.

Chính sách trợ cấp nhân viên có hoàn cảnh khó khăn •

Công ty luôn sẵn sàng hỗ trợ các nhân viên có hoàn cảnh khó khăn trong mọi tình huống. Khi nhân viên gặp khó khăn do thiên tai hay hoàn cảnh đặc biệt, họ sẽ được Công ty trợ giúp. Tiền trợ giúp sẽ được trích từ Quỹ phúc lợi của Công ty.

•

Khi nhân viên đang làm việc tại Công ty gặp rủi ro về thiên tai, tai nạn hoặc các khó khăn khác do yếu tố khách quan các thư ký nhân sự có trách nhiệm báo về Phòng HCNS và phối hợp cùng Phòng HCNS để xem xét và xin phê duyệt mức trợ cấp của Ban giám đốc cho từng trường hợp.

78

Sổ tay quản lý chung

Chính sách bảo hiểm sức khỏe Chính sách cho nhân sự cống hiến: Công ty PMC không ngưng quan tâm, chăm lo đến đời sống của CBNV trong Công ty. Một trong những sự khác biệt của PMC so với các Công ty khác là chế độ bảo hiểm tai nạn cho người lao động.

•

Đối với nhân sự đã ký hợp đồng lao động Công ty tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động.

•

Đối với nhân sự hợp đồng thời vụ, bán thời gian, đào tạo thực tập, thử việc chưa đủ điều kiện để tham gia BHYT do nhà nước quy định thì Công ty đã có chính sách mua Bảo hiểm con người của Công ty Bảo hiểm PTI cho người lao động. Khi có rủi ro xảy người lao động có thể yên tâm các khoản chi phí khám chữa bệnh, thuốc men trong thời gian nằm viện sẽ được Bảo hiểm chi trả.

Lưu ý: Trong trường hợp này người lao động cần chuyển về phòng HCNS các hóa đơn tiền thuốc, giấy ra viện và các giấy tờ chứng minh khác.

•

Đối với những nhân sự có thâm niên làm việc từ 5 năm trở lên và có thành tích tốt Công ty sẽ tặng một chuyến tham quan du lịch tại nước ngoài.

•

Cấp học bổng cho con cán bộ nhân viên có thành tích đặc biệt trong năm học như được giải các môn học cấp tỉnh (thành phố trở lên) mức học bổng tùy theo thành tích của các con.

•

Mua các vé tập Gym, vé xem phim hay các vé vào các khu vui chơi giành cho cả gia đình nhân viên để tặng cho những nhân viên có thâm niên hoặc nhân viên có thành tích đặc biệt trong tháng, quý, năm.

Sổ tay quản lý chung 79

Chính sách phúc lợi cho các vị trí quản lý •

Tổ chức ngày hội Family day hàng năm cho các vị trí chủ chốt nhằm tạo môi trường cho gia đình những nhân viên này hiểu biết lẫn nhau, từ đó cảm thông đối với công việc của người thân, tạo hiệu quả công việc. Đó còn là sự tri ân dành cho những đóng góp sự động viên tinh thần của người thân đối với nhân viên sau những áp lực công việc.

•

Để tạo điều kiện cho các vị trí cấp cao có một sức khỏe tốt nhất. Các vị trí từ Tổng quản lý/Giám đốc tòa nhà trở lên ngoài BHYT bắt buộc còn được mua gói chăm sóc sức khỏe của các tổ chức Bảo hiểm để nhân viên hưởng các dịch vụ chăm sóc sức khỏe tốt nhất.

Phát hành trái phiếu doanh nghiệp •

Trái phiếu là công cụ rất hiệu quả trong việc huy động vốn. Phát hành trái phiếu giúp doanh nghiệp thu hút lượng lớn các nhà đầu tư một cách hiệu quả.

•

CBNV trong Công ty sẽ được mua trái phiếu doanh nghiệp do Công ty phát hành, những lợi ích của việc mua trái phiếu Doanh nghiệp đối với Nhân viên như sau:

•

80

+

Được đồng hành cùng sự phát triển, tăng sự gắn kết của Nhân viên và Công ty.

+

Được hưởng lợi suất đầu tư trái phiếu cao hơn lãi suất tiền gửi tiết kiệm cùng kỳ hạn.

+

Có kỳ hạn đầu tư ngắn hơn kỳ hạn của trái phiếu chính phủ.

+

Là công cụ để đa dạng hóa danh mục đầu tư, phân tán rủi ro.

Công ty có chính sách tặng cổ phiếu cho nhân sự có thành tích đặc biệt tại Công ty hoặc có sáng kiến tốt cho sự phát triển của Công ty.

Sổ tay quản lý chung

Chính sách khác •

Công ty dành tặng một phần quà cho nhân viên vào ngày sinh nhật.

•

Công ty dành tặng phần quà vào các ngày: Tết Dương lịch, tết Âm lịch, 8/3, ngày 30/4 – 1/5, ngày 2/9 cho CBNV.

•

Công ty dành phần quà cho nhân viên khi kết hôn, sinh con, vợ của nhân viên sinh con nhỏ.

•

Chính sách du lịch, nghỉ mát, dã ngoại…

•

Chính sách khen thưởng hoàn thành xuất sắc công việc.

Sổ tay quản lý chung 81

CHÍNH SÁCH TÍNH TRẢ LƯƠNG VÀ XÉT NÂNG LƯƠNG Mục đích •

Việc trả tiền lương, tiền thưởng cho từng cá nhân, từng bộ phận, nhằm khuyến khích người lao động làm việc, hoàn thành tốt công việc theo từng vị trí và đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.

•

Đảm bảo đời sống cho cán bộ nhân viên trong Công ty yên tâm công tác, đáp ứng được mức sống tối thiểu cho từng cán bộ nhân viên Công ty.

•

Thực hiện đúng theo quy định của pháp luật lao động về lương thưởng và các chế độ cho người lao động.

82

Sổ tay quản lý chung

Nguyên tắc trả lương a)

Nguyên tắc chung

•

Quy chế lương thưởng phải được thống nhất của Ban chấp hành công đoàn trong việc xây dựng, sửa đổi bổ sung và giám sát thi hành.

•

Những nội dung được quy định trong quy chế này có hiệu lực từ ngày ký và bãi bỏ những quy định trước đây trái với quy chế này.

•

Công ty áp dụng Nghị định số 182/2013/NĐCP ngày 14 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu vùng, Nghị định số 49/2013/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 05 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật lao động về tiền lương đẻ xếp lương cho người lao động.

•

Trong mọi trường hợp chưa đúng quy định trong quy chế này sẽ được thực hiện theo quy định của Nhà nước về chính sách tiền lương, tiền công.

b)

Nguyên tắc phân phối

•

Việc phân phối tiền lương, gắn liền với hiệu quả sản xuất kinh doanh, năng suất chất lượng của Công ty và các cá nhân người lao động theo quy định của Nhà nước.

•

Việc trả lương cho người lao động căn cứ vào kết quả sản suất kinh doanh chung của đơn vị và mức độ đóng góp của người lao động theo nguyên tắc làm ít hưởng ít, làm nhiều hưởng nhiều, làm công việc gì, chức vụ gì hưởng theo công việc đó, chức vụ đó. Khi đó thay đổi công việc, chức vụ thì hưởng lương theo chức vụ mới, công việc mới.

•

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty tăng thì tiền lương người lao động cũng tăng theo hiệu quả thực tế phù hợp với Quỹ tiền lương thực hiện được Tổng giám đốc phê chuẩn.

Sổ tay quản lý chung 83

Đối tượng và phạm vi áp dụng •

•

Quy chế này quy định tiền lương, các chế độ phúc lợi và chế độ BHXH với Người lao động có giao kết Hợp đồng lao động theo các loại sau: -

HĐLĐ không xác định thời hạn.

-

HĐLĐ xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng.

-

HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng.

-

Hợp đồng thử việc (hoặc học việc/tập nghề).

Các đối tượng lao động khác theo quyết định của Cấp có thẩm quyền trong từng trường hợp cụ thể.

Cách tính lương a)

Tính lương sản phẩm

•

Lương sản phẩm của người lao động dựa trên số lượng sản phẩm đạt chất lượng và đơn giá sản phẩm của người lao động.

•

Cách tính lương này thường áp dụng đối với cộng tác viên phòng Truyền thông.

b)

Tính lương thời gian, khoán

•

Lương thời gian bằng mức lương chia cho số ngày tính lương trong tháng nhân với số ngày làm việc thực tế.

•

Do tính chất của ngành Dịch vụ 24/7, Công ty áp dụng được nghỉ 6 ngày/tháng. Người lao động được bố trí sắp xếp nghỉ theo lịch làm việc của Trưởng bộ phận vào đầu tháng. Với số ngày nghỉ ít hơn 6 ngày/tháng thì người lao động được bố trí nghỉ bù trong vòng 90 ngày kể từ ngày phát sinh. Đi làm ngày lễ được bố trí nghỉ bù 03 ngày.

•

Tính lương khoán: Đối với các vị trí cấp quản lý của Công ty sẽ được hưởng nguyên lương khoán theo tháng, trường hợp người hưởng lương khoán nghỉ quá 6 ngày/tháng thì thời gian vượt quá không được tính lương.

84

Sổ tay quản lý chung

Nguyên tắc tính lương •

Việc tính toán lương cho người lao động dựa vào thời gian làm việc trên bảng chấm công được các Thư ký nhân sự tại các dự án gửi về phòng hành chính nhân sự vào ngày 05 của tháng tiếp theo.

•

Việc tính toán lương dự trên nguyên tắc chính xác về số liệu, đảm bảo thời gian trả lương cho người lao động đúng theo quy định.

•

Người lao động được quyền yêu cầu kiểm tra lại thông tin chi tiết lương của mình trực tiếp với người phụ trách về tiền lương.

Sổ tay quản lý chung 85

Trả lương •

Đối với nhân viên chính thức đang làm việc sẽ được chuyển lương 01 kỳ vào ngày 10 của tháng tiếp theo thông qua tài khoản cá nhân tại Ngân hàng do Công ty liên kết.

•

Đối với nhân viên thực tập đào tạo, thử việc chuyển lương vào ngày cuối cùng của tháng thông qua tài khoản cá nhân tại Ngân hàng do Công ty liên kết.

•

Đối với các cộng tác viên, nhân viên thử việc, thực tập đào tạo chưa có tài khoản ngân hàng sẽ nhận lương tiền mặt có ký nhận vào ngày 11 của tháng kế tiếp.

86

Sổ tay quản lý chung

Chế độ xét nâng lương •

Mỗi năm, lãnh đạo Công ty xét nâng lương cho CBNV một lần.

•

Các trường hợp được xét lên lương hàng năm nếu đạt được đầy đủ các tiêu chí sau đây:

•

-

Có đủ niên hạn tối thiểu 1 năm trở lên chưa được điều chỉnh lương.

-

Tiếng Anh giao tiếp cơ bản.

-

Thực hiện đầy đủ số lượng báo cáo tác nghiệp bằng clip.

-

Không bị xử lý kỷ luật từ hình thức khiển trách bằng văn bản trở lên.

-

Luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và không vi phạm nội quy lao động.

Việc nâng lương đột xuất được thực hiện đối với CBNV làm việc tốt, xuất sắc nhiệm vụ được giao. Trường hợp này sẽ được Trưởng bộ phận hoặc Kỹ sư trưởng hoặc Giám đốc tòa nhà đánh giá, đề xuất và gửi về Phòng hành chính nhân sự để xét duyệt tăng lương trước hạn.

Thủ tục xét nâng lương •

Đến kỳ xét duyệt nâng lương, Phòng Hành chính nhân sự rà soát tổng hợp danh sách CBNV đã đủ điều kiện để xét nâng lương. Gửi danh sách xuống các dự án yêu cầu các Trưởng bộ phận tại các dự án gửi đánh giá (theo mẫu) về Phòng Hành chính nhân sự.

Sau đó, Phòng Hành chính nhân sự tổng hợp ý kiến đánh giá và đưa ra đề xuất gửi Ban lãnh đạo Công ty để xét duyệt. Khi được duyệt, Phòng Hành chính nhân sự soạn thảo các quyết định hoặc phụ lục hợp đồng hoặc Hợp đồng lao động trình Tổng Giám đốc ký chính thức và mời CBNV được duyệt nâng lương đề trao các Quyết định hoặc Phụ lục hợp đồng hoặc Hợp đồng lao động. Đối với CBNV chưa được xét nâng lương thì giải thích để CBNV hiểu rõ chế độ và yên tâm công tác.

•

Mức nâng của mỗi bậc lương được dựa trên hệ thống thang bảng lương và do Ban lãnh đạo Công ty quyết định.

Sổ tay quản lý chung 87

Phụ cấp •

Phụ cấp trách nhiệm: Cấp quản lý sẽ có tiền trách nhiệm hàng tháng được tính vào lương theo vị trí, mức phụ cấp được ghi rõ trên thỏa thuận Xác nhận thu nhập.

•

Phụ cấp công tác phí: -

Đối với CBNV đi công tác ngoài tỉnh qua đêm sẽ được phụ cấp: Chi phí đi lại theo hóa đơn thực tế, chi phí tiền ăn 300.000đ/ngày.

-

Đối với CBNV thường xuyên đi công tác nội đô sẽ được cấp thẻ taxi (sử dụng theo hạn mức quy định) hoặc phụ cấp tiền xăng xe trả cùng lương hàng tháng theo quyết định của Tổng Giám đốc.

Thưởng cuối năm •

Hằng năm nếu Công ty kinh doanh có lãi Công ty sẽ trích lợi nhuận để thưởng cho người lao động mức thưởng tùy thuộc vào lợi nhuận mỗi năm.

•

Mức thưởng cụ thể từng người lao động phụ thuộc vào sự đóng góp công sức, chất lượng công việc, chấp hành đầy đủ nội quy, các quy định của Công ty.

•

Mức thưởng cuối năm được tính = Tỷ lệ % lương*(số lương trên Hợp đồng lao động/12 tháng). Phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm lập tờ trình về tỉ lệ phần trăm lương dựa vào thâm niên và kết quả làm việc trong năm trên nguyên tắc làm ít thưởng ít, làm nhiều thưởng nhiều, làm công việc gì thưởng theo công việc đó.

•

Phòng Hành chính nhân sự dự toán tổng số tiền thưởng trước 30 so với ngày bắt đầu nghỉ tết trình Ban lãnh đạo Công ty xét duyệt.

88

Sổ tay quản lý chung

Thưởng lễ 30/4 và 1/5, Ngày Quốc khánh, ngày Tết Dương lịch •

Số tiền thưởng từ 200.000đ đến 2.000.000đ tùy thuộc vào kết quả kinh doanh của Công ty.

•

Phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm lập tờ trình Ban lãnh đạo Công ty về số tiền thưởng, dự toán tiền thưởng trình Ban lãnh đạo Công ty trước 15 ngày so với ngày lễ tương ứng, lập danh sách CBNV nhận thưởng trước 5 ngày so với ngày lễ tương ứng.

Sổ tay quản lý chung 89

QUY ĐỊNH ĐỒNG PHỤC Mục đích •

Quy định mức tiêu chuẩn đồng phục của CBNV trong Công ty.

•

Thống nhất việc quản lý, cấp phát, sử dụng, thanh lý và đền bù đồng phục của Công ty.

•

Hướng dẫn cho các nhân viên của PMC quy trình nhận, sử dụng, cấp đổi, cấp mới, giặt là và thu hồi đồng phục theo đúng tiêu chuẩn của Công ty.

•

Đảm bảo mỗi nhân viên luôn được trang bị đồng phục đẹp, thuận tiện nhất để phục vụ quá trình làm việc của nhân viên PMC.

•

Đảm bảo đem lại hình ảnh đẹp nhất thể hiện qua trang phục của nhân viên để quảng bá hình ảnh chuyên nghiệp của PMC.

Phạm vi áp dụng Áp dụng cho toàn bộ cán bộ, nhân viên thuộc Công ty cổ phần Quản lý và Khai thác tòa nhà PMC, bao gồm cả CBNV chính thức, đào tạo, thực tập, thử việc thời vụ, cộng tác viên có sử dụng đồng phục mà Công ty đã cấp phát.

Quy định liên quan •

Sổ tay nhân viên PMC.

•

Lưu đồ phối hợp quản lý đồng phục.

•

Sổ tay tiêu chuẩn diện mạo PMC.

90

Sổ tay quản lý chung

Sổ tay quản lý chung 91

Định mức đồng phục Tổng số lượng

Thời gian cấp

cấp phát TT

Thời gian đổi

Diễn giải Nam

Nữ

Số lượng

Số lượng

cấp Năm 1

cấp Năm 2

( đối với nhân viên thâm niên từ 2 năm trở lên)

Khối Văn phòng, Dịch vụ, Lễ tân phòng họp, Thư ký Kỹ thuật, Trưởng bộ phận Banquet, Quản lý nhà hàng. Áo Vest

1

1

1

0

Sau 3 năm sẽ được cấp đổi 01 cũ lấy 01 mới (nếu có nhu cầu).

Áo sơ mi trắng

3

3

2

1

Sau 1 năm sẽ được cấp đổi 01 áo cũ lấy 01 áo mới.

Quần/Juyp

2

2

2

0

Cravat

1

-

1

0

Sau 2 năm sẽ được đổi 01 cũ lấy 01 mới.

Măng sét

1

-

1

0

Sau 5 năm sẽ được đổi 01 cũ lấy 01 mới (nếu có nhu cầu).

Name tag

1

1

1

0

Sau 3 năm sẽ được đổi 01 cũ lấy 01 mới.

Nơ kẹp tóc (Lễ tân, Bàn)

-

1

01

0

Khăn (Lễ tân)

-

1

01

0

1

Sau 1 năm sẽ được cấp đổi 01 quần cũ lấy 01 quần mới (Áp dụng sử dụng Juyp đối với khối văn phòng).

Phát khăn vào thời điểm 01/11 và thu lại khăn vào thời điểm 30/03 hàng năm.

Khối kỹ thuật Áo dài tay

4

-

03

1

Quần

4

-

03

1

Giầy chuyên dụng

1

-

01

0

2

Thử việc cấp 02 áo, hết thử việc bổ sung 01 áo, sang năm thứ 2 bổ sung thêm 01 áo.

Thử việc cấp 02 quần, hết thử việc bổ sung 01 quần, sang năm thứ 2 bổ sung thêm 01 quần.

Sau 02 năm đổi 1 cũ lấy 1 mới.

Phát tương ứng với số lượng nhân sự nhiều nhất trong 01 ca làm việc của

Áo rét

Tòa nhà.

Nhân viên Bàn, Banquet

3

Áo phông dài tay

3

3

02

01

Sau 01 năm phát bổ sung 01 mới đổi lấy 01 cũ.

Aó phông ngắn tay

4

4

03

01

Sau 01 năm phát bổ sung 01 mới đổi lấy 01 cũ.

Quần

2

2

02

0

Sau 01 năm phát bổ sung 01 mới đổi lấy 01 cũ.

Nơ kẹp tóc (Lễ tân, Bàn)

-

1

01

0

4

Làm vườn

92

Sổ tay quản lý chung

Làm vườn 4

Bộ làm vườn

4

4

03

Ủng

1

1

02 năm/lần

01

Sau 01 năm phát bổ sung 01 bộ mới đổi lấy 01 cũ.

01

Sau 18 tháng phát bổ sung 01 bộ mới đổi lấy 01 cũ.

Làm buồng 5

Bộ làm sạch

-

4

03

Dép

-

1

01 năm/lần

Nhân viên bể bơi Áo phông ngắn tay

4

-

04

0

Sau 01 năm phát bổ sung 01 áo mới đổi lấy 01 cũ.

Quần đùi

4

-

04

0

Sau 01 năm phát bổ sung 01quần mới đổi lấy 01 cũ.

Tông (dép chịu nước)

1

-

01

0

Sau 01 đổi 1 cũ lấy 1 đôi mới.

02

0

Sau 02 năm phát bổ sung 01 mới đổi lấy 01 cũ.

6

Nhân viên phòng tập 7 Bộ quần áo gió

2

Kỹ sư trưởng

Vest

1

01

0

Sau 5 năm cấp đổi 1 lần.

Áo Sơ mi

1

01

0

Sau 02 năm phát bổ sung 01 mới đổi lấy 01 cũ.

Quần

1

01

0

Sau 02 năm phát bổ sung 01 mới đổi lấy 01 cũ.

Cravat

1

01

0

Sau 5 năm cấp đổi 1 lần.

Măng sét

1

01

0

Sau 5 năm cấp đổi 1 lần.

8

Nhân viên an ninh

9

Áo

3

2

1

Sau 1 năm sẽ được cấp đổi 01 áo cũ lấy 01 áo mới.

Quần tây

3

2

1

Sau 1 năm sẽ được cấp đổi 01 quần cũ lấy 01 quần mới.

Giày

1

1

0

Sau 02 năm phát bổ sung 01 mới đổi lấy 01 cũ.

Cravat

1

1

0

Sau 2 năm sẽ được đổi 01 cũ lấy 01 mới.

Mũ

1

1

0

Sau 2 năm sẽ được đổi 01 cũ lấy 01 mới.

Cầu vai

2

2

0

Sau 2 năm sẽ được đổi 01 cũ lấy 01 mới.

Áo rét

1

1

0

Sau 3 năm sẽ được đổi 01 cũ lấy 01 mới (nếu có nhu cầu).

Đối với nhân viên mới sẽ được cấp phát đồng phục đã qua sử dụng, sau khi được ký kết hợp đồng lao động chính thức sẽ được cấp phát đồng phục mới theo quy định của Công ty.

Sổ tay quản lý chung 93

Quy định sử dụng đồng phục •

Đồng phục là tài sản của Công ty được cấp phát cho CBNV trong Công ty nhân viên phải sử dụng khi làm việc tại vị trí công việc của mình với mục đích duy trì hình ảnh của nhân viên PMC luôn gọn gàng, chuyên nghiệp và thuận tiện cho công việc.

•

Đồng phục là trang thiết bị bảo hộ lao động vì vậy nhân viên phải mặc đúng tiêu chuẩn sẽ góp phần đảm bảo an toàn và vệ sinh cho chính bản thân nhân viên.

•

CBNV trong Công ty có trách nhiệm sử dụng đồng phục một cách đúng đắn, theo tiêu chuẩn đã quy định. Có ý thức bảo quản, giữ gìn đồng phục sạch sẽ để góp phần cùng duy trì hình ảnh Công ty, tiết kiệm chi phí trang phục cho Công ty.

•

CBNV chỉ được sử dụng đồng phục vì mục đích công việc, không được phép mang đồng phục ra khỏi nơi làm việc, trừ mục đích công việc của Công ty. Tuyệt đối không được mặc đồng phục không đủ tiêu chuẩn (rách, bẩn….) hoặc cho người khác sử dụng đồng phục của mình. Không được tự hủy đồng phục hoặc sử dụng đồng phục của Công ty sai mục đích.

•

Trong trường hợp vì lý do khách quan không trực tiếp sử dụng được đồng phục (Cần có biên bản xác nhận của quản lý trực tiếp) nhân viên có thể gửi trả đồng phục được của mình về phòng hành chính nhân sự để đề xuất thanh lý, cấp phát thay thế. Công ty sẽ xem xét và giải quyết cụ thể từng trường hợp.

94

Sổ tay quản lý chung

•

Cuối năm sẽ có kế hoạch may bổ sung đồng phục mùa đông và mùa hè năm sau cho CBNV trong Công ty để thay thế hoặc bổ sung cho những nhân viên còn thiếu đồng phục. CBNV được quyền không đăng ký bổ sung đồng phục hàng năm nếu không có nhu cầu sử dụng.

•

Trong trường hợp nhân viên tự làm mất mát, hỏng đồng phục đồng phục nhân viên có thể đăng ký cấp phát bổ sung đồng phục cho đủ với định mức đồng phục quy định và có trách nhiệm đền bù số tiền tương đương giá trị đồng phục đăng ký bổ sung.

•

CBNV nghỉ việc tại Công ty có trách nhiệm hoàn trả toàn bộ đồng phục đã được cấp phát theo quy định, nếu không sẽ bị đền bù số tiền tương đương giá trị đồng phục chưa trả lại Công ty.

•

CBNV khi đổi đồng phục phải dựa trên thời gian quy định cấp đổi của từng loại đồng phục, nếu đổi sớm hơn thời gian quy định phải có biên bản trình bày sự việc để Phòng Hành chính Nhân sự xem xét, giải quyết từng trường hợp.

•

Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm, đăng ký, cấp phát và theo dõi định kỳ cấp phát bổ sung đồng phục hàng năm cho CBNV trong Công ty. Kiểm soát, giám sát việc sử dụng đồng phục theo đúng quy định.

Sổ tay quản lý chung 95

Quản lý Đồng phục Quản lý theo các cấp trình bày cụ thể theo lưu đồ sau:

Công Trách nhiệm đoạn thực hiện

1

Lưu đồ (sử dụng các ký hiệu theo quy ước )

Nhân sự, tuyển dụng, hành chính/ thư ký hành chính

Hành chính / 2

3

96

thư ký hành chính

Hành chính

Sổ tay quản lý chung

Thông báo nhân sự mới/nhân sự nghỉ việc/vấn đề phát sinh

Diễn giải Bộ phận tuyển dụng gửi kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho Hành chính hàng tuần, hàng tháng, Bộ phận nhân sự gửi thông tin điều chuyển, nghỉ việc của nhân sự hàng tuần, hàng tháng để Hành chính cập nhật tình hình đồng phục và dự trù định mức đồng phục cấp phát cho nhân sự.

Khi tiếp nhận nhân sự mới hay khi có nhân sự nghỉ việc, có phát sinh hỏng hóc/thiếu hụt đồng phục tại các dự án, thư ký nhân sự báo với bộ phận HC để bộ phận HC tiến hành cấp phát/thu hồi đồng phục theo biến động nhân sự kịp thời Biểu mẫu: Biểu mẫu tiếp nhận nhân sự Biểu mẫu nhân sự nghỉ việc Mẫu báo cáo

Tiếp nhận, kiểm tra thông tin

Bộ phận hành chính sẽ kiểm tra thông tin dữ liệu, xử lý thông tin, sau đó báo thư ký hành chính để trả lời nhân sự về việc cấp phát, thu hồi.

Lập phiếu cấp phát/thu hồi

Chuyển biên bản cấp phát/thu hồi cho bộ phận kho.

Biểu mẫu: Biên bản cấp phát Biên bản thu hồi

4

Hành chính/ kho

Cấp phát

Thiếu đp Phát bổ sung

NS + HC + Kho

5

Hành chínhKho

Bộ phận kho luôn phải đảm bảo định mức tồn kho quy định, đảm bảo việc cấp phát đủ, kịp thời. Trường hợp thu hồi cần kiểm tra tình trạng tài sản trước khi lưu kho.

Thu hồi

Đủ đp

Đủ đp

Thiếu đp

Hỏng đp

Nhập kho

Biên bản bồi hoàn

Biên bản hủy

NS: Lưu hồ sơ cá nhân HC: Theo dõi kiểm soát Kho: Theo dõi xuất nhập tồn

Mua sắm  Nhập kho

Trường hợp cấp phát: Khi có đủ số lượng để cấp phát theo định mức, bộ phận kho sau khi cấp phát sẽ sao chụp biên bản thành 04 bản. Một bản lưu tại bộ phận kho, một bản chuyển cho bộ phận nhân sự lưu hồ sơ cá nhân và một chuyển cho bộ phận hành chính theo dõi quản lý, một bản chuyển cho nhân sự.

Trường hợp thu hồi: Sau khi bộ phận kho nhận biên bản thu hồi theo yêu cầu từ hành chính cung cấp sẽ phải kiểm tra tình trạng tài sản. Khi tài sản không còn giá trị sử dụng, đề nghị lập biên bản hủy. Trường hợp thiếu hụt, đề nghị lập biên bản bồi hoàn trừ lương theo quy định.

Tất cả các biên bản sau khi được lập phải được sao chụp thành 3 bản gửi 3 bộ phận liên quan.

Biểu mẫu: Biên bản cấp phát/thu hồi Biên bản hủy tài sản Biên bản bồi hoàn Căn cứ vào định mức tồn kho quy định, khi số lượng dữ trữ xuống dưới định mức, bộ phận hành chính làm đề nghị mua sắm để bổ sung kho.

Sổ tay quản lý chung 97

Giải thích lưu đồ quản lý đồng phục theo các cấp •

•

98

Đối với nhân viên hành chính -

Khi tiếp nhận nhân sự mới hay khi có nhân sự nghỉ việc, hoặc khi có phát sinh hỏng hóc/thiếu hụt đồng phục tại các dự án, thư ký nhân sự báo với Bộ phận Hành chính để Bộ phận Hành chính tiến hành cấp phát/thu hồi dựa trên định mức quy định.

-

Bộ phận Hành chính sẽ kiểm tra thông tin dữ liệu, sau đó báo cho bộ phận kho để xuất kho cấp phát/thu hồi đồng phục. Mẫu cấp phát đồng phục quy đinh ở phụ lục 1.2. Mẫu thu hồi đồng phục quy đinh ở phu lục 1.3.

-

Bộ phận kho luôn phải đảm bảo định mức tồn kho quy định, đảm bảo việc cấp phát đủ, kịp thời. Trường hợp thu hồi cần kiểm tra tình trạng tài sản trước khi lưu kho.

-

Trường hợp cấp phát: Khi có đủ số lượng để cấp phát theo định mức, bộ phận kho sau khi cấp phát và sao chụp biên bản thành 3 bản. Một bản lưu tại bộ phận kho, một bản chuyển cho bộ phận nhân sự lưu hồ sơ cá nhân và một chuyển cho bộ phận hành chính theo dõi quản lý.

-

Trường hợp thu hồi: Sau khi bộ phận kho nhận biên bản thu hồi theo yêu cầu từ hành chính cung cấp sẽ phải kiểm tra tình trạng tài sản. Khi tài sản không còn giá trị sử dụng, đề nghị lập biên bản hủy (Mẫu biên bản hủy quy định tại phụ lục 1.4).

Trường hợp thiếu hụt, đề nghị lập biên bản bồi hoàn trừ lương theo quy định (Mẫu biên bản bồi hoàn được quy định tại phụ lục 1.5).

Đối với cán bộ quản lý kho đồng phục cấp Công ty -

Đồng phục mới kiểm tra số lượng.

-

Đồng phục cũ.

-

Đồng phục hủy lập biên bản hủy.

-

Định mức dự trữ trong kho luôn đảm bảo sẵn sàng về đồng phục.

-

Hàng tuần bộ phận kho thống kê số lượng tồn gửi bộ phận hành chính.

Sổ tay quản lý chung

•

•

Đối với thư ký tòa nhà -

Với nguyên tắc đảm bảo duy trì đủ cơ số đồng phục để thực hiện công việc, định kỳ vào cuối tháng 6 và cuối tháng 12 hàng năm, thư ký hành chính tòa nhà, thư ký kỹ thuật, quản lý nhà hàng phải có trách nhiệm báo cáo về tình hình đồng phục của bộ phận phần mình hàng tuần cho phòng hành chính nhân sự.

-

Quản lý tính tuân thủ đồng phục của nhân viên.

-

Quản lý hồ sơ theo dõi đồng phục nhân sự dự án bằng file cứng và file mềm: ngày cấp phát, số lượng, size, tình trạng.

-

Hàng tuần báo cáo tình trạng về đồng phục.

-

Có trách nhiệm thu hồi đồng phục, gửi biên bản cho bộ phận Hành chính đối với những trường hợp cấp đổi và nghỉ việc, khôi phục đồng phục tối đa, gấp gọn gàng, cho vào túi nilong và gửi về Công ty.

Đối với mỗi nhân viên -

Nhân viên được phát đồng phục theo đúng vị trí làm việc và được phát miễn phí.

-

Đồng phục bẩn được thu giặt 02 lần trong tuần.

-

Nếu đồng phục bị hỏng hay rách do lỗi của nhân viên thì chi phí thay thế sẽ được tính cho nhân viên đó.

-

Khi chấm dứt hợp đồng lao động tại Công ty, nhân viên phải trả lại đồng phục và các vật dụng khác cho Phòng Hành chính Nhân sự. Nếu không sẽ bị giữ tiền lương theo quy định của Công ty.

-

Không được mang trang phục ra ngoài Công ty trừ một số trường hợp được trưởng bộ phận cho phép.

-

Trang phục phải được là phẳng và giữ sạch sẽ.

-

Biểu tên là một phần của trang phục. Được đeo ở phía bên trái ngực khi làm việc.

-

Tất cả trang phục bạn sử dụng trong ca làm việc phải luôn giữ trong tình trạng sạch sẽ, không có dấu hiệu sờn rách, nhăn nhúm và không có mùi lạ.

-

Nhiệm vụ của mỗi cá nhân là phải bảo quản trang phục, đồng phục theo đúng quy định của Công ty.

Sổ tay quản lý chung 99

PHẦN 4 TÀI CHÍNH KẾ TOÁN CÁC NGUYÊN TẮC CHUNG •

Công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập; có quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh trong phạm vi Vốn Điều Lệ của Công ty.

•

Chế độ tài chính và kế toán tại Chi Nhánh được áp dụng thống nhất trong toàn bộ Công ty và tuân thủ các quy định hiện hành của Pháp Luật về kế toán tài chính.

•

Chi nhánh mở tài khoản giao dịch bằng đồng Việt Nam và bằng ngoại tệ tại các Ngân hàng.

•

Công ty thực hiện chế độ hạch toán kế toán doanh nghiệp, tự chủ về tài chính, quản lý chặt chẽ mọi nguồn thu chi trên cơ sở bảo toàn và phát triển vốn, theo quy định của Pháp Luật, Điều Lệ Công ty và Quy Chế này.

•

Tình hình sử dụng, biến động về tài sản, vốn của Công ty phải luôn được phản ánh kịp thời trên sổ kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán, thống kê hiện hành và theo quy định của Pháp Luật hiện hành.

•

Bất cứ cá nhân, tập thể nào có hành vi gây thiệt hại, tổn thất hoặc sử dụng sai mục đích về vốn và tài sản, đều phải chịu áp dụng các hình thức chế tài quy định trong quy chế này hoặc các quy định của Pháp Luật.

•

Việc thu chi trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty phải hợp lý, hợp lệ và theo đúng thẩm quyền được quy định.

•

Công ty thực nguyên tắc quản lý tài chính tập trung và có sự uỷ quyền phân cấp cho các đơn vị trực thuộc trong đó có chi nhánh PMC HCM, chi nhánh hạch toán phụ thuộc Công ty.

100 Sổ tay quản lý chung

•

Công ty chịu trách nhiệm trước Cổ đông và pháp luật về hiệu quả sử dụng vốn và các nguồn lực của Công ty theo đúng các quy định về quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước và Điều lệ Công ty Cổ phần quản lý và khai thác tòa nhà VNPT (sau đây gọi tắt là Điều lệ Công ty).

•

Công ty chịu sự kiểm tra, giám sát về mặt tài chính của các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền, Ban kiểm soát Công ty. Các đơn vị trực thuộc gồm chi nhánh PMC HCM chịu sự kiểm tra, giám sát theo nội dung đã quiquy định tại Điều lệ Công ty và nội dung quy chế này.

Chi tiết các Quy chế tài chính của Chi nhánh nằm trong phạm vi quy chế tài chính của Công ty. Tham khảo thêm Quyền quản lý tài sản và Nghĩa vụ quản lý tài chính của Công ty tại Chương 1 Quy chế tài chính Công ty Cổ phần quản lý và khai thác tòa nhà VNPT năm 2017.

Sổ tay quản lý chung 101

DOANH THU, CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DOANH THU 1. Doanh thu của Công ty là các lợi ích kinh tế mà Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được từ các hoạt động sản xuất kinh doanh trong Năm Tài Chính, bao gồm: •

Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường.

•

Doanh thu từ hoạt động tài chính.

•

Thu nhập khác.

102 Sổ tay quản lý chung

1.1. Doanh thu hoạt động kinh doanh thông thường bao gồm: •

Doanh thu từ dịch vụ quản lý và khai thác tòa nhà.

•

Doanh thu từ hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện, hội nghị, khách sạn.

•

Các ngành nghề khác mà pháp luật không cấm.

1.2. Doanh thu từ hoạt động tài chính bao gồm: •

Cho thuê các tài sản; tiền lãi cho vay vốn, lãi tiền gửi; lãi bán hàng trả chậm, trả góp; chiết khấu thanh toán được hưởng do mua hàng hoá, dịch vụ; lãi cho thuê tài chính.

•

Lãi bán ngoại tệ; chênh lệch tỷ giá; lãi chuyển nhượng vốn; cổ tức và lợi nhuận được chia từ việc đầu tư vốn ra ngoài (bao gồm cả lợi nhuận sau thuế của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên sau khi đã trừ phần trích lập quỹ); thu nhập về kinh doanh chứng khoán (công trái, trái phiếu, cổ phiếu), thu về kinh phí quản lý.

1.3. Thu nhập khác gồm: Thu từ việc thanh lý, nhượng bán tài sản; các khoản phải trả nhưng không phải thanh toán; tiền bảo hiểm được bồi thường; tiền nộp phạt của khách hàng vi phạm hợp đồng; thuế được hoàn lại; tiền thưởng của khách hàng; giá trị quà nhận biếu, quà tặng; khoản thu nhập của năm trước hạch toán thiếu, khoản nợ khó đòi đã xử lý nay thu hồi được...

Sổ tay quản lý chung 103

2. Phương thức xác định cụ thể một số khoản doanh thu phát sinh 2.1. Đối với hàng hoá bán trả góp thì tính vào doanh thu theo giá bán trả một lần (không bao gồm lãi trả chậm). Lãi trả chậm phân bổ vào doanh thu tài chính hàng năm theo hợp đồng.

2.2. Đối với sản phẩm hàng hoá, dịch vụ dùng để trao đổi, doanh thu tính theo giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ nhận về.

2.3. Đối với hàng hoá, dịch vụ sử dụng để biếu tặng, tiêu dùng cho nội bộ, doanh thu tính theo giá thành sản xuất hoặc giá vốn hàng hoá, dịch vụ.

2.4. Đối với tài sản cho thuê đã thu tiền trước nhiều năm, doanh thu từng năm phân bổ theo số năm cho thuê.

2.5. Đối với việc nhận bán hàng đại lý, doanh thu là hoa hồng đại lý.

2.6. Đối với sản phẩm xây lắp thi công trong nhiều năm, doanh thu là giá trị phải thu tương ứng với khối lượng công việc, hạng mục công trình hoàn thành trong năm được chấp nhận thanh toán.

104 Sổ tay quản lý chung

3. Điều kiện và thời điểm xác định doanh thu.

3.1. Điều kiện. a.

Doanh thu phát sinh trong kỳ được khách hàng chấp nhận thanh toán có hoá đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định hiện hành.

b.

Doanh thu phải hạch toán bằng đồng Việt Nam, trường hợp thu bằng ngoại tệ phải quy đổi theo tỷ giá mua vào chuyển khoản của ngân hàng nơi Công ty mở tài khoản giao dịch.

3.2. Thời điểm xác định doanh thu. a.

Là thời điểm Công ty đã chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá, sản phẩm; hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho người mua; hoàn thành hợp đồng hoặc xuất hoá đơn bán hàng.

b.

Đối với hàng hoá sản phẩm bán thông qua đại lý, doanh thu được xác định khi hàng hoá gửi đại lý đã được bán.

c.

Đối với các hoạt động tài chính thì thời điểm xác định doanh thu theo quy định sau: -

Lãi cho vay, lãi tiền gửi, lãi đầu tư trái phiếu, tín phiếu, lãi bán hàng trả chậm, trả góp, tiền bản quyền... xác định theo thời gian của hợp đồng cho vay, cho thuê, bán hàng hoặc kỳ hạn nhận lãi.

-

Cổ tức, lợi nhuận được chia xác định khi có nghị quyết hoặc quyết định chia.

-

Lãi chuyển nhượng vốn, lãi bán ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ của hoạt động kinh doanh xác định khi các giao dịch hoặc nghiệp vụ hoàn thành.

-

Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại nợ phải thu, nợ phải trả và số dư ngoại tệ xác định khi báo cáo tài chính cuối năm.

Sổ tay quản lý chung 105

4. Toàn bộ doanh thu của Công ty/Chi nhánh phát sinh phải có đầy đủ chứng từ theo quy định của Pháp Luật kế toán và phản ánh đầy đủ trong sổ kế toán của Công ty theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.

Không được để ngoài sổ sách các khoản doanh thu, thu nhập phát sinh trong kỳ; cá nhân hoặc tập thể vi phạm hoặc có liên quan tuỳ theo mức độ vi phạm phải quy trách nhiệm, đền bù và xử lý hành chính; trường hợp nghiêm trọng phải truy cứu trách nhiệm hình sự.

106 Sổ tay quản lý chung

NGUỒN THU Các nguồn thu thuộc quỹ vận hành tại dự án có hai trường hợp: •

Đối với dự án Thu hộ - Chi hộ, nguồn thu được ghi nhận cho quỹ vận hành, dù PMC đứng tên chủ tài khoản hay không. Việc kiểm soát quỹ vận hành này đưuọc thực hiện bởi Kế toán trưởng, kế toán dự án và đại diện Khách hàng.

•

Đối với dự án Tự thu – Tự chị, nguồn thu này đưuọc ghi nhận là doanh thu của Công ty/Chi nhánh, các Khoản chi từ nguồn này được ghi nhận là Chi phí.

Sổ tay quản lý chung 107

CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Nguyên tắc chung •

Nguyên tắc xuyên suốt của tất cả các khoản chi là: hàng hoá, vật tư, dịch vụ trên 100.000 đồng (trường hợp cơ quan quản lý Nhà nước có quy định khác thì áp dụng theo quy định tại thời điểm phát sinh khoản thanh toán) thì đều phải có hoá đơn chứng từ hợp pháp do Bộ Tài chính ban hành (Tổng cục thuế) mới được thanh toán. Các bộ phận phải thực hiện triệt để nguyên tắc này.

•

Mọi nhân viên của đơn vị phải có trách nhiệm chi các khoản chi phí trên cơ sở đảm bảo có lợi nhất cho Công ty. Mọi hành vi lợi dụng vị trí, uy tín của cơ quan để hoạt động phục vụ lợi ích cá nhân sẽ bị xử lý kỷ luật, trường hợp vi phạm nặng có thể đưa ra xét xử trước pháp luật.

•

Hoá đơn hợp pháp do nhà cung cấp phát hành phải ghi đầy đủ nội dung yêu cầu trên hoá đơn như: tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký, đóng dấu (nếu có) của cả người mua và người bán theo đúng quy định.

•

Các bộ phận thực hiện mua hàng hoá vật tư thì các chứng từ hợp pháp bao gồm: -

Hợp đồng thoả thuận mua bán (nếu có).

-

Phiếu nhập kho (nếu có).

-

Hoá đơn tài chính hợp pháp.

-

Phiếu thu tiền của nhà cung cấp (nếu thanh toán bằng tiền mặt).

-

Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).

108 Sổ tay quản lý chung

•

•

Đối với thanh toán công tác phí thì các chứng từ hợp pháp bao gồm: -

Giấy đi đường có sự phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó giám đốc, trưởng bộ phận xác nhận và có xác nhận của đơn vị nơi được cử đến công tác. Trên Giấy đi đường ghi rõ thời gian, mục đích công tác chặng đường, phương tiện đi, về.

-

Các chứng từ khác phát sinh như hoá đơn phòng nghỉ, vé máy bay, ô tô, vé cầu phà… đều phải đầy đủ các chỉ tiêu như đã nêu ra trên đây.

Các trường hợp mua vật tư, hàng hoá… không có hoá đơn hợp pháp: -

Trường hợp mua hàng hoá, dịch vụ của các cá nhân, tổ chức không có hoá đơn thì yêu cầu nhà cung cấp phải lập Giấy biên nhận, trên đó ghi rõ tên, địa chỉ, số CMT nhân dân của nhà cung cấp, đồng thời phải lập bảng kê chi tiết các khoản chi phí kèm theo.

-

Tất cả các khoản chi phát sinh không có hoá đơn hợp pháp phải đảm bảo hợp lý và trung thực. Các trường hợp giả mạo, khai man chứng từ không đúng sự thật, khi kiểm tra phát hiện thấy thì bộ phận liên quan phải bồi thường chịu hình thức kỷ luật theo quy định của pháp luật Nhà nước và của Công ty.

•

Trường hợp mua không cố định của một nhà cung cấp và giá trị từ 20.000.000 đồng (hai mươi triệu đồng) trở lên thì phải lấy ít nhất 3 báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau.

•

Trường hợp mua của nhà cung cấp thường xuyên thì phải chủ động cập nhập giá cả để đàm phán khi có sự biến động lớn về giá cả làm ảnh hưởng tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, bộ phận mua hàng hoá phải có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc để có phương hướng xử lý kịp thời.

Sổ tay quản lý chung 109

Một số chi phí phát sinh chủ yếu Chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm tài chính, bao gồm: 1.

Quản lý chi phí cho hoạt động thường xuyên của Công ty: 1.1. Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, động lực... (gọi tắt là chi phí nguyên vật liệu) tính theo mức tiêu hao thực tế và giá thực tế xuất kho. a.

Mức tiêu hao: Giám đốc Công ty xác định căn cứ vào định mức các chi phí tiêu hao vật tư, cụ thể: •

Đối với nhiên liệu, động lực: -

Nhiên liệu, động lực dùng cho tháng máy: định mức tiêu hao được xây dựng theo giờ thang máy hoạt động.

-

Nhiên liệu dùng cho bảo trì, bảo dưỡng máy móc kĩ thuật: định mức tiêu hao được xây dựng theo từng loại máy và lịch trình vận hành.

-

Nguyên liệu, vật tư phụ tùng thay thế: định mức tiêu hao được xây dựng theo từng loại máy hoạt động.

•

Vật tư xuất dùng như giấy vệ sinh, giấy lau tay, xà phòng, vườn hoa, cây cảnh, hoa trang trí tòa nhà, cà phê, trà, đánh giầy.... sử dụng trong định mức quy định của mỗi tòa nhà.

•

Chi phí an ninh, làm sạch, kiểm soát côn trùng, thu dọn rác, bể phốt...: Định mức tiêu hao theo từng tháng hoạt động của tòa nhà.

•

Chi phí bảo hộ lao động, đồng phục, nước uống văn phòng, văn phòng phẩm, chi phí đi lại, quan hệ cộng đồng...: Mức tiêu hao được dựa trên thực tế phát sinh của mỗi hoạt động của tòa nhà.

110 Sổ tay quản lý chung

•

Việc xác định mức tiêu hao nhiên liệu, động lực thực tế được xác định trên cơ sở định mức tiêu hao, nhật trình sử dụng của máy móc.

•

Trong quá trình thực hiện nếu mức tiêu hao vật tư thực tế lớn hơn định mức, phải xác định nguyên nhân và trách nhiệm để xử lý bồi thường. Tiền bồi thường được hạch toán giảm chi phí, giá trị vật tư tiêu hao hoặc ghi nhận vào thu nhập khác. Nếu mức tiêu hao thực tế thấp hơn định mức nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm thì người thực hiện được thưởng. Mức thưởng không vượt quá giá trị vật tư tiết kiệm được trong năm. Tiền thưởng được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh.

•

Công ty phải thường xuyên rà soát, điều chỉnh định mức phù hợp với thực tế: -

Mức tiêu hao vật tư thực tế của năm báo cáo so với định mức và mức tiêu hao thực tế kỳ trước đối với từng loại sản phẩm.

-

Tổng mức tiêu hao và tổng mức chênh lệch.

-

Phân tích, đánh giá tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, xác định rõ nguyên nhân tăng (giảm) so với định mức và thực tế kỳ trước, kiến nghị biện pháp xử lý,...

Sổ tay quản lý chung 111

b.

Giá vật tư thực tế xuất kho: •

Giá gốc vật tư nhập kho bao gồm: -

Giá mua ghi trong hoá đơn của người bán. Nếu là vật tư tự nhập khẩu, giá mua bằng ngoại tệ quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá của ngân hàng nơi Công ty mở tài khoản giao dịch cộng (+) thuế nhập khẩu và các khoản phụ thu (nếu có) trừ (-) khoản chiết khấu thương mại, giảm giá do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất phải trừ khỏi giá mua.

-

Chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp, chi phí bảo quản, bảo hiểm, hao hụt, tiền thuê kho bãi, phí gia công trước khi nhập kho (nếu có), phí chọn lọc, tái chế.

•

Đối với công cụ, dụng cụ, căn cứ vào giá trị và thời gian sử dụng hữu ích ước tính để phân bổ giá trị vào chi phí trong thời gian không quá 3 năm.

•

Giá vật tư xuất kho được tính theo 1 trong 3 phương pháp: phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp tính theo giá đích danh, phương pháp nhập trước xuất trước.

1.2. Chi phí khấu hao tài sản cố định: thực hiện theo quy định của nhà nước và quy định tại Quy chế này.

1.3. Chi phí tiền lương, tiền công, chi phí có tính chất lương phải trả cho người lao động, tiền ăn giữa ca do Giám đốc Công ty quyết định. Tiền lương phải được quản lý chặt chẽ và chi theo đúng mục đích, gắn với kết quả sản xuất kinh doanh trên cơ sở các định mức lao động và đơn giá tiền lương hợp lý được Giám đốc phê duyệt. Tiền lương thực tế thực hiện của Công ty phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh, hiệu quả sử dụng lao động và hệ thống thang bảng lương được duyệt. Mức chi tiền ăn giữa ca hàng tháng cho người lao động do Giám đốc Công ty quy định nhưng không vượt quá quiquy định của Nhà nước.

1.4. Kinh phí bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động được tính trên cơ sở quỹ tiền lương của Công ty và quy định hiện hành của Nhà nước.

112 Sổ tay quản lý chung

1.5. Chi phí dịch vụ mua ngoài là các khoản chi thuê ngoài để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty như: chi phí điện, nước, vệ sinh môi trường, tiền bốc vác, vận chuyển hàng hoá, sản phẩm... và các khoản chi thuê, mua ngoài khác. Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài được hạch toán theo thực tế phát sinh do Giám đốc duyệt. Giám đốc và Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

Cụ thể: a)

Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định được hạch toán vào chi phí trong năm theo số thực chi, hoặc phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh không quá 03 năm nếu chi phí phát sinh lớn.

•

Kết thúc công việc sửa chữa, Công ty phải quyết toán trên cơ sở dự toán được duyệt, hợp đồng kinh tế đã ký kết và chi phí hợp lý, hợp lệ thực tế đã phát sinh có đầy đủ chứng từ theo quy định.

•

Khi thực hiện sửa chữa lớn, nếu số thực chi lớn hơn số trích trước, phần chênh lệch hạch toán vào chi phí; nếu nhỏ hơn thì hạch toán giảm chi phí đã trích trước.

b)

Các khoản chi giao dịch, môi giới, tiếp khách theo thực tế phát sinh và thực hiện theo Quy chế.

c)

Chi tiếp thị, xúc tiến thương mại, quảng cáo, hội họp theo thực tế phát sinh. Tổng mức chi cho các khoản chi này của Công ty do Giám đốc quyết định và chịu trách nhiệm về mức chi cụ thể cho từng trường hợp.

Việc thực hiện chi phải trên cơ sở dự toán kinh phí được Giám đốc phê duyệt và thực hiện theo đúng thủ tục thanh quyết toán quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ của Công ty.

d)

Tiền thuê tài sản cố định theo hợp đồng: Nếu trả một lần cho nhiều năm thì phân bổ vào chi phí kinh doanh tương ứng với số năm thuê.

e)

Công tác phí thực hiện theo Quy chế chi tiêu nội bộ và theo định mức do Giám đốc Công ty quy định.

Sổ tay quản lý chung 113

1.6. Chi phí dự phòng: giảm giá hàng tồn kho, tổn thất đầu tư dài hạn, nợ phải thu khó đòi thực hiện theo quy định tại Quy chế này.

1.7. Khoản trích trước chi phí bảo hành: sản phẩm, công trình xây dựng nhiều năm, theo hợp đồng hoặc cam kết với khách hàng. Hết thời hạn bảo hành, nếu số thực chi lớn hơn số trích trước, chênh lệch hạch toán vào chi phí; nếu nhỏ hơn, hạch toán giảm chi phí (đối với bảo hành sản phẩm) và ghi nhận thu nhập khác (đối với bảo hành công trình xây lắp).

114 Sổ tay quản lý chung

1.8. Chi phí bằng tiền khác gồm: a)

Chi trợ cấp thôi việc, mất việc cho người lao động theo mức quy định được hạch toán vào chi phí kinh doanh tại thời điểm chi trả.

b)

Chi đào tạo nâng cao năng lực quản lý, tay nghề người lao động.

•

Nếu đào tạo ngắn ngày tại Công ty, mức chi do Giám đốc quyết định và chịu trách nhiệm.

•

Nếu thuê đào tạo thì mức chi theo hợp đồng ký với cơ sở đào tạo.

c)

Chi y tế bao gồm các khoản chi cho người lao động theo quy định hiện hành của Nhà nước tính theo mức chi thực tế ngoài phạm vi chi trả của bảo hiểm xã hội và của người lao động.

d)

Chi nghiên cứu khoa học, đổi mới công nghệ, chế thử sản phẩm mới do Giám đốc phê duyệt, đề tài nghiên cứu và dự toán chi phí nghiên cứu của từng đề tài phải được thông qua đại hội đồng cổ đông duyệt theo kế hoạch chi hàng năm.

e)

Các khoản thuế tài nguyên, thuế đất, thuế môn bài.

f)

Tiền thuê đất; bất động sản.

g)

Thưởng sáng kiến cải tiến, thưởng tăng năng suất lao động, thưởng tiết kiệm vật tư, chi phí và hạch toán vào chi phí kinh doanh theo số thực chi nhưng không được cao hơn số tiết kiệm chi phí do công việc đó mang lại trong 01 năm. Giám đốc xác định mức thưởng và trình hội đồng quản trị phê duyệt.

h)

Chi bảo hộ lao động, đồng phục làm việc.

i)

Chi phí cho lao động nữ theo chế độ quy định.

j)

Chi phí cho công tác bảo vệ môi trường phát sinh trong kỳ, nếu khoản chi lớn có tác dụng trong nhiều năm thì phân bổ dần cho các năm sau.

k)

Chi phí cho công tác Đảng, đoàn thể tại Công ty (phần chi ngoài kinh phí của tổ chức Đảng, đoàn thể được chi từ nguồn quy định). Phần chênh lệch thiếu của các tổ chức Đảng, đoàn thể ở Công ty phải được xác định trong kế hoạch chi phí hàng năm.

l)

Các khoản chi hỗ trợ giáo dục cho các tổ chức giáo dục thành lập theo quy định của Nhà nước như: quỹ khuyến học, trường học sinh tàn tật, học sinh không nơi nương tựa, căn cứ vào chế độ quy định và khả năng tài chính của Công ty.

m) Các khoản chi phí bằng tiền khác.

Sổ tay quản lý chung 115

1.9.

Giá trị tài sản tổn thất thực tế, nợ phải thu không có khả năng thu hồi theo quy định tại Quy chế này.

1.10.

Giá trị các khoản dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi, trích lập theo quy định tại Quy chế này, chi phí trích trước bảo hành sản phẩm, bảo hành công trình xây lắp.

1.11.

Chi phí hoạt động tài chính, bao gồm: các khoản chi liên quan đến đầu tư ra ngoài Công ty, tiền lãi phải trả do huy động vốn, lỗ chênh lệch tỷ giá khi thanh toán, lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo, chi phí chiết khấu thanh toán, chi phí cho thuê tài sản, dự phòng giảm giá các khoản đầu tư tài chính.

116 Sổ tay quản lý chung

2.

Chi phí khác, bao gồm: 2.1. Chi phí nhượng bán, thanh lý tài sản cố định, gồm cả giá trị còn lại của tài sản cố định thanh lý, nhượng bán.

2.2. Chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ đã xoá sổ kế toán.

2.3. Chi phí để thu tiền phạt.

2.4. Chi phí về tiền phạt do vi phạm hợp đồng.

2.5. Các chi phí khác.

3.

Không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh các khoản đã có nguồn khác đảm bảo hoặc không liên quan đến sản xuất kinh doanh sau đây: 3.1. Chi phí mua sắm, xây dựng, lắp đặt tài sản cố định hữu hình, vô hình.

3.2. Chi phí lãi vay được vốn hóa vào chi phí đầu tư và xây dựng.

3.3. Các khoản chi phí khác không liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty.

3.4. Các khoản tiền phạt về vi phạm pháp luật không mang danh Công ty mà do cá nhân gây ra.

Sổ tay quản lý chung 117

4.

Quy định về hạn mức chi và thẩm quyền duyệt chi đối với một số khoản mục chi cụ thể: 4.1. Hạn mức chi: •

Chi bảo hộ lao động hoặc chi trang phục: tuỳ thuộc vào hiệu quả sản xuất kinh doanh, Giám đốc Công ty duyệt chi may đồng phục Công ty nhưng mức chi không vượt quá 1.500.000 đồng/người/năm.

•

Chi phí điện thoại di động: Công ty thanh toán chi phí điện thoại di động theo hoá đơn áp dụng cho Chủ tịch HĐQT, Giám đốc, Phó giám đốc, Tổng quản lý, Kế toán trưởng, trưởng phòng theo quyết định của Giám đốc. Các trường hợp khác do Giám đốc Công ty quyết định.

•

Chi phí điện thoại cố định: Nhằm sử dụng tài sản được Công ty trang bị một cách tiết kiệm và hiệu quả nhất, các phòng ban nêu cao ý thức tự giác, hạn chế sử dụng điện thoại cố định vào việc riêng, một số trường hợp Công ty sẽ khoá hướng gọi đi động hoặc liên tỉnh.

118 Sổ tay quản lý chung

•

Công tác phí: Công tác phí bao gồm những khoản chi phí sau: Tiền vé máy bay, vé tàu, xe đi và về từ cơ quan đến nơi công tác; phụ cấp công tác phí, chi phí lưu trú (khách sạn, nhà nghỉ) tại nơi đến công tác.

Chủ tịch HĐQT Công ty, Tổng Giám đốc: thanh toán thực tế theo chứng từ kế toán.

CBNV khác được áp dụng như sau:

•

-

Công tác trong nước:

Thanh toán tiền vé máy bay, vé tàu, xe: Cán bộ, nhân viên đi công tác bằng các phương tiện giao thông không phải của Công ty, nếu có đủ vé máy bay, vé tàu xe hợp pháp thì được thanh toán theo giá cước quy định. Tiền tàu xe được thanh toán bao gồm tiền mua vé máy bay, vé tàu, xe, cước cầu phà, lệ phí sân bay, phí cầu đường và cước hành lý (nếu có).

Phụ cấp công tác phí: CBCNV của các đơn vị đi công tác ngoại tỉnh có liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thanh toán công tác phí là 300.000 đồng/người/ngày.

-

Công tác phí nước ngoài: CBCNV đi công tác nước ngoài được thanh toán theo mức do Bộ Tài chính quy định.

Chi phí tiếp khách: -

Chủ tịch Công ty, Tổng Giám đốc: thanh toán thực tế theo chứng từ kế toán.

-

CBNV khác được phê duyệt.

Sổ tay quản lý chung 119

4.2. Thẩm quyền phê duyệt: •

Giám đốc có thẩm quyền duyệt chi cao nhất trong toàn Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị. Giám đốc uỷ quyền cho tổng quản lý, trong từng lĩnh vực cụ thể và cho các trường hợp đặc biệt khác.

Kế toán trưởng là người được Giám đốc uỷ quyền để xem xét toàn bộ hoạt động thu chi tài chính. Trong một số trường hợp, Kế toán trưởng có thể xin ý kiến Giám đốc trước khi ký duyệt chứng từ.

•

Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm kiểm tra cuối cùng về tính hợp pháp, hợp lý của các loại chứng từ trước khi thanh toán. Đối với các chứng từ không hợp lệ, Kế toán trưởng có toàn quyền từ chối chi, mặc dù chứng từ đã được cấp có thẩm quyền duyệt chi. Các trường hợp đặc biệt khác do Giám đốc duyệt chi.

120 Sổ tay quản lý chung

Quản lý chi phí Công ty phải quản lý chặt chẽ các khoản chi phí để giảm chi phí và giá thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận bằng các biện pháp quản lý sau đây: •

Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các định mức chi phí phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, mô hình tổ chức quản lý và trình độ trang bị của Công ty. Các định mức phải được phổ biến đến tận người thực hiện, công bố công khai cho người lao động trong Công ty biết để thực hiện và kiểm tra, giám sát. Định mức chi phí được áp dụng cho các khoản mục như chi phí điều hành: quỹ lương, bảo hộ lao động, điện thoại, đi lại, quan hệ cộng đồng; chi phí dịch vụ toà nhà: an ninh, vệ sinh, rác thải, bể phốt, cây cảnh, kiểm soát côn trùng, giấy vệ sinh, chi phí kỹ thuật toà nhà: dầu máy phát, bảo dưỡng bảo trì hệ thống kỹ thuật, vật tư phụ tùng thay thế...

•

Trường hợp không thực hiện được các định mức, làm tăng chi phí phải phân tích rõ nguyên nhân, trách nhiệm để xử lý theo quy định. Nếu do nguyên nhân chủ quan phải bồi thường thiệt hại. Thẩm quyền quyết định mức bồi thường theo quy định tại Quy chế này.

•

Định kỳ tổ chức phân tích chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm của Công ty nhằm phát hiện những khâu yếu, kém trong quản lý, những yếu tố làm tăng chi phí, giá thành sản phẩm để có giải pháp khắc phục kịp thời.

Sổ tay quản lý chung 121

Giá thành sản phẩm, chi phí dịch vụ tiêu thụ 1.

Công ty phải hạch toán để xác định giá thành sản xuất các dịch vụ sau: 1.1. Giá thành tổ chức tiệc, hội nghị, suất ăn nhà hàng: theo định mức doanh thu chi phí theo quy định của Công ty.

1.2. Giá thành dịch vụ quản lý các tòa nhà.

122 Sổ tay quản lý chung

2.

Tổng giá thành toàn bộ sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ (hoặc giá thành hàng hoá, dịch vụ bán ra) bao gồm: giá thành sản phẩm, hàng hoá xuất tiêu thụ trong kỳ (hoặc giá vốn hàng hoá bán ra); chi phí quản lý phát sinh trong kỳ; chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ.

3.

Chi phí dịch vụ tiêu thụ trong kỳ gồm chi phí dịch vụ phát sinh trong kỳ, chi phí quản lý phát sinh trong kỳ, chi phí bán hàng, dịch vụ phát sinh trong kỳ.

4.

Nguyên tắc và phương pháp xác định giá thành sản phẩm, chi phí dịch vụ theo quy định sau: a.

b.

5.

Giá thành sản xuất sản phẩm, dịch vụ gồm: •

Chi phí về nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu và động lực sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ.

•

Các khoản phải trả người lao động trực tiếp sản xuất như: tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương, chi ăn giữa ca, chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn.

•

Chi phí sản xuất chung: chi phí chung phát sinh ở các tòa nhà, bộ phận kinh doanh như: tiền lương, phụ cấp, ăn giữa ca, chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.

Giá thành toàn bộ sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ gồm: •

Giá thành sản xuất của sản phẩm, dịch vụ quy định tại tiết a điểm này.

•

Chi phí bán hàng: các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như: tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, khấu hao tài sản cố định, chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.

•

Chi phí quản lý Công ty: các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác có liên quan đến hoạt động của Công ty.

•

Toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý Công ty được kết chuyển tương ứng với sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh.

Hạch toán chi phí đối với hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng: 5.1. Nếu áp dụng phương pháp khấu trừ thuế thì chi phí không bao gồm tiền thuế giá trị gia tăng đầu vào.

5.2. Nếu áp dụng phương pháp trực tiếp thì chi phí bao gồm cả tiền thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Sổ tay quản lý chung 123

Lợi nhuận 1.

Lợi nhuận trong năm của Công ty là tổng lợi nhuận hoạt động kinh doanh dịch vụ và lợi nhuận hoạt động khác.

2.

Lợi nhuận hoạt động kinh doanh bao gồm: 2.1. Lợi nhuận hoạt động dịch vụ quản lý bất động sản.

2.2. Lợi nhuận từ dịch vụ quản lý bất động sản bổ sung như tổ chức sự kiện, hội nghị, nhà hàng.

2.3. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh bất động sản khác theo ngành nghề kinh doanh đăng ký phù hợp với quy định của pháp luật.

Lợi nhuận hoạt động khác là chênh lệch giữa thu nhập từ hoạt động khác với chi phí hoạt động khác phát sinh trong kỳ.

124 Sổ tay quản lý chung

KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH, CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN, THỐNG KÊ VÀ KIỂM TOÁN KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH 1.

Căn cứ vào chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận trên vốn do Đại hội đồng Cổ đông thông qua, Công ty xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn và hàng năm phù hợp với kế hoạch kinh doanh của Công ty.

2.

Hàng năm, Giám đốc Chi nhánh lập kế hoạch tài chính năm trình TGĐ và HĐQT phê duyệt trước khi thông qua tại Đại hội đồng Cổ đông.

3.

Ban TGĐ, Ban kiểm soát có trách nhiệm quản lý và giám sát việc thực hiện kế hoạch tài chính năm đã được ĐHĐCĐ thông qua giao cho Chi nhánh.

4.

Định kỳ hàng quý, cuối năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban TGĐ, Giám đốc Chi nhánh có trách nhiệm gửi báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch nêu trên cho Ban TGĐ.

Sổ tay quản lý chung 125

CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN 1.

Công ty thực hiện việc hạch toán kế toán, thống kê theo đúng pháp luật kế toán thống kê hiện hành; chi nhánh có trách nhiệm cung cấp cho Công ty đầy đủ báo cáo và số liệu.

2.

Công ty thực hiện việc lập, nộp, công khai báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng năm theo đúng quy định của pháp luật.

3.

Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm dương lịch và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm.

4.

Báo cáo tài chính hàng năm của Công ty phải được kiểm toán bởi một Công ty kiểm toán độc lập được phép hoạt động tại Việt Nam (cho đến khi có hướng dẫn mới của Bộ Tài chính) và kết quả kiểm toán phải báo cáo HĐQT và Đại hội đồng cổ đông.

5.

Cuối mỗi năm tài chính, Hội đồng cổ đông xem xét, thông qua Báo cáo tài chính để trình Đại hội đồng cổ đông, trong đó bao gồm các nội dung sau: -

Bảng cân đối kế toán của Công ty.

-

Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.

-

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

-

Bản thuyết minh Báo cáo tài chính.

Báo cáo này phải được gửi trước đến các thành viên HĐQT, Trưởng Ban kiểm soát chậm nhất 15 ngày trước ngày diễn ra cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên.

126 Sổ tay quản lý chung

6.

Sau Đại hội, các văn bản, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và tất cả các chứng từ có liên quan phải được lưu giữ tại phòng Tài chính Kế toán Công ty theo luật định.

7.

Giám đốc chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của Báo cáo tài chính hàng năm của Công ty để HĐQT thông qua và trình tại Đại hội đồng cổ đông.

8.

Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, Công ty phải hoàn tất việc lập Báo cáo tài chính và gửi Báo cáo tài chính tới các cơ quan quản lý có liên quan; đồng thời ký kết hợp đồng với Công ty kiểm toán độc lập để kiểm toán Báo cáo tài chính. Trong thời hạn 75 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, Báo cáo tài chính đã được kiểm toán phải được gửi đến Ban kiểm soát của Công ty để xem xét có ý kiến bằng văn bản trình HĐQT. Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, Báo cáo tài chính phải được trình Đại hội đồng cổ đông.

9.

Việc lựa chọn đơn vị kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm của Công ty do Đại hội đồng cổ đông quyết định theo đề nghị của HĐQT.

10. Đối với chế độ kế toán và Kiểm toán tại dự án thực hiện theo Quy chế tài chính tại dự án. Giám đốc tòa nhà và kế toán dự án chịu trách nhiệm thực hiện và phối với với đơn vị Kiểm toán được lựa chọn.

Sổ tay quản lý chung 127

BỘ MÁY KẾ TOÁN •

Công ty có phòng Tài chính - Kế toán độc lập. Người chịu trách nhiệm về công tác tài chính kế toán ở Công ty là kế toán trưởng. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán là thực hiện chế độ hạch toán kế toán thống kê theo đúng luật kế toán, thống kê vào chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành.

•

Chi nhánh có phòng Tài chính – Kế toán phụ thuộc Công ty. Phó giám đốc Tài chính chịu trách nhiệm quản lý, điều hành và báo cáo thực hiện chế độ hạch toán theo Công ty.

LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN Công ty/Chi nhánh phải lưu giữ các tài liệu sau: 1.

Sổ sách, chứng từ, tài liệu kế toán, báo cáo tài chính hàng năm (kể cả báo cáo các đơn vị trực thuộc nộp lên Công ty).

2.

Báo cáo kiểm toán nội bộ, báo cáo kiểm toán độc lập, báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của thanh tra thuế.

3.

Các tài liệu khác theo quy định tại Luật doanh nghiệp.

4.

Công ty phải lưu giữ các tài liệu có liên quan đến công tác tài chính kế toán tại trụ sở chính và tại các đơn vị trực thuộc. Thời gian lưu giữ, bảo quản đúng theo chế độ và theo quy định của pháp luật hiện hành.

128 Sổ tay quản lý chung

KIỂM TRA NỘI BỘ 1.

Công tác kiểm tra nội bộ nhằm mục đích giúp Ban Giám đốc nắm bắt tình hình thực tế của các dự án trong Công ty để có biện pháp khắc phục kịp thời những tồn tại trong quá trình quản lý hoạt động, đồng thời giúp các đơn vị tổ chức hạch toán kế toán thống kê đúng theo chế độ chính sách của Nhà nước quy định và thống nhất trong toàn Công ty.

2.

Hàng năm Công ty tổ chức công tác kiểm tra định kỳ theo quý và 6 tháng, năm hoặc đột xuất đối với các đơn vị về mặt quản lý kinh tế, tài chính, kế toán để xem xét chấn chỉnh công tác hạch toán, quản lý nghiệp vụ.

CÔNG TÁC KIỂM TRA KHÁC Công ty chịu sự thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan tài có thẩm quyền đối với công tác tài chính của Công ty theo quy định của pháp luật.

QUY TRÌNH KẾ TOÁN •

Giám đốc chi nhánh và Phó giám đốc cùng Kế toán trưởng Công ty chịu trách nhiệm chủ trì xây dựng các quy trình, thủ tục liên quan tới hoạt động kế toán của Công ty, bao gồm nhưng không giới hạn trong phạm vi các hoạt động tạm ứng, hoàn ứng, đặt cọc, thanh toán, quyết toán, ghi nhận doanh thu, ghi nhận tài sản, xử lý công nợ, v.v… và sửa đổi, bổ sung các quy trình, thủ tục nêu trên theo tình hình hoạt động thực tế của Công ty và Pháp luật.

•

Các quy trình kế toán nêu trên cùng với các bản sửa đổi bổ sung phải được Giám đốc phê duyệt trước khi áp dụng.

•

Đối với cấp dự án, ngoài các quy trình cấp Công ty ban hành Giám đốc tòa nhà và kế toán dự án thực hiện theo những quy trình sau: -

Quy trình thanh toán tiền mặt – ngân hàng.

-

Quy trình hồ sơ nghiệm thu thanh toán.

-

Quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt tại dự án.

-

Quy trình phát hành thông báo phí.

-

Quy trình phát hành hóa đơn GTGT.

Sổ tay quản lý chung 129

CHẾ ĐỘ TRÁCH NHIỆM TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TRÁCH NHIỆM CỦA PHÓ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN 1.

Chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Ban TGĐ và trước pháp luật về việc điều hành một số lĩnh vực do Giám đốc phân công trong hoạt động kinh doanh của Công ty.

2.

Thực hiện các trách nhiệm khác theo quy định của Công ty.

3.

Phó giám đốc Khối Tài chính – Kế toán là người đứng đầu bộ máy kế toán của Chi nhánh có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán và giúp Giám đốc giám sát tài chính tại Công ty.

4.

Người đảm nhiệm vị trí Phó GĐ Tài chính – Kế toán phải đáp ứng các tiêu chuẩn theo quy định của Pháp luật.

130 Sổ tay quản lý chung

5.

Phó GĐ Tài chính – Kế toán chịu sự lãnh đạo của Giám đốc Chi nhánh và có quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể sau: a.

Thực hiện các quy định của pháp luật về tài chính - kế toán.

b.

Tổ chức điều hành bộ máy kế toán để thực hiện nhiệm vụ của kế toán theo quyết định của Giám đốc nhằm đáp ứng yêu cầu quy định tại Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành.

c.

Tổ chức lập Báo cáo tài chính toàn Chi nhánh.

d.

Chịu sự lãnh đạo của Giám đốc chi nhánh về chuyên môn nghiệp vụ.

e.

Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán khi thực hiện kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, nguồn hình thành tài sản.

f.

Báo cáo kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán với Giám đốc chi nhánh, Ban TGĐ và HĐQT.

g.

Chịu trách nhiệm trước Giám đốc chi nhánh, Ban TGĐ và HĐQT và pháp luật về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm quyền hạn của Kế toán trưởng theo quy định của Luật kế toán.

Sổ tay quản lý chung 131

PHÂN CẤP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN (Tham khảo sổ tay tác nghiệp kế toán, quy trình kế toán và các lưu đồ kế toán).

Vai trò của các kế toán chuyên quản của Công ty có những đặc điểm sau: 1.

Tại chi nhánh có nhiều loại hình hạch toán và phụ thuộc trụ sở chính PMC. Có nhiều loại chủ thể vì vậy kế toán dự án có thể hoạt động theo nhiều loại hình sổ sách khác nhau như: Sổ của CĐT/ Sổ của PMC/ Sổ của BQT/ Thu hộ chi hộ. Do có nhiều chủ thể nên các dòng tiền CĐT/ BQT/ PMC hỗn hợp sẽ có các quy trình tương ứng phù hợp với đặc thù dự án.

2.

Quy định thu chi và báo cáo tiền mặt hàng ngày tại két do kế toán dự án báo cáo kế toán chuyên quản và kiểm tra chéo.

3.

Có những báo cáo công nợ, hồ sơ nghiệm thu do giám đốc tòa nhà chịu trách nhiệm nghiệm thu công nợ.

4.

Cấp Công ty sẽ có những mô hình sổ cái hạch toán và các kế toán chuyên quản quản lý chéo các dự án.

BÁO CÁO TÀI CHÍNH CẤP CHI NHÁNH 1.

Cuối kỳ kế toán (quý, năm), Công ty phải lập, trình bày và gửi các báo cáo tài chính và báo cáo thống kê theo quy định của pháp luật. Giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các báo cáo này.

2.

Công ty/Chi nhánh phải thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính năm theo quy định của pháp luật.

3.

Công ty/Chi nhánh phải tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê theo quy định của pháp luật.

Công ty/Chi nhánh chịu sự thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan tài chính có thẩm quyền đối với công tác tài chính của Công ty theo quy định của pháp luật.

132 Sổ tay quản lý chung

BÁO CÁO TÀI CHÍNH CẤP DỰ ÁN Mỗi dự án quản lý chung cư cần thực hiện các báo cáo hàng tháng gồm: -

Báo cáo dòng tiền (có cột lũy kế năm).

-

Báo cáo doanh thu chi phí (có cột lũy kế năm).

-

Báo cáo công nợ phải thu.

-

Báo cáo công nợ phải trả (bao gồm cả khoản ký quỹ thi công trang trí nội thất).

-

Báo cáo các khoản tạm ứng (Tạm ứng PMC, ứng quỹ vận hành, phát sinh...).

-

Báo cáo chi hộ quỹ bảo trì.

-

Bảng cân đối kế toán.

Sổ tay quản lý chung 133

PHẦN 5 PHÁP LUẬT & HỒ SƠ PHÁP LÝ

134 Sổ tay quản lý chung

QUY TRÌNH QUẢN LÝ CON DẤU -

Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý của Công ty. Trong hoạt động của Công ty, văn bản được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức quan trọng là con dấu. Con dấu thể hiện quyền lực xác nhận của Ban Tổng Giám đốc và Giám đốc chi nhánh.

-

Về mặt hình sự, con dấu là công cụ đấu tranh chống lại những kẻ làm hình thức kinh doanh ăn phi pháp, gian dối, giả mạo giấy tờ đánh lừa nhân dân, thực hiện những hành vi gian lận, sai trái.

-

Về mặt lịch sử, con dấu là một sử liệu đáng tin cậy để xác định chính xác thời gian của văn bản đã sản sinh dưới qua các năm khác nhau.

-

Nhân viên văn thư Hành chính phải đảm bảo luôn có hộp mực phòng ngừa và mỗi tuần vào thứ hai phải kiểm tra hộp mực định kỳ. Nếu hộp mực bị khô hay hết thì phải làm thủ tục đi mua ngay mua sắm tức thì.

-

Con dấu luôn luôn phải để trong tủ khóa lại trong thời gian không sử dụng, nhân viên văn thư Hành chính không được giao chìa khóa tủ giấu và con dấu cho người không có thẩm quyền.

-

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư Hành chính của Công ty và chi nhánh Công ty phải được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định của Nhà nước về quản lý và sử dụng con dấu.

-

Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm thực hiện quản lý và sử dụng hoặc ủy quyền thực hiện quản lý và sử dụng các con dấu của Công ty.

Sổ tay quản lý chung 135

QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI ĐẾN HỢP ĐỒNG MỤC ĐÍCH -

Xây dựng rõ ràng quy trình phân phối Công văn, giấy tờ đến/Công văn, giấy tờ đi, hợp đồng đến các bộ phận trong Công ty PMC để phối hợp giải quyết công việc.

-

Quy định cụ thể các bước trong quản lý văn thư lưu trữ trong Công ty nhằm đảm bảo việc cung cấp và giải quyết kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật thông tin, góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng.

-

Kiểm soát các công văn đi, công văn đến, phối hợp giải quyết nhanh chóng các văn bản, giấy tờ.

-

Đảm bảo việc lưu trữ văn bản, giấy tờ, hợp đồng một cách khoa học, hiệu quả trong việc tra soát.

-

Xây dựng quy định lưu trữ hợp đồng, công văn đi, công văn đến đúng quy định.

136 Sổ tay quản lý chung

LƯU ĐỒ TRÁCH NHIỆM

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

Hành chính

1. Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến

Pháp chế

Kiểm soát tính pháp lý và quan trọng cuả văn bản đến

Ban Tổng giám đốc

DIỄN GIẢI - Đối với văn bản thường: đóng dấu đến, vào sổ công văn đến.

- Đối với văn bản gửi trong phong bì có ghi rõ tên người nhận: Chuyển thẳng đến tay người đó.

- Hằng ngày kiểm soát các công văn đến từ bộ phận văn thư, bằng tư duy pháp lý xác định tính chất, mức độ của từng loại văn bản để thực hiện yêu cầu giải quyết và gửi tới Ban giám đốc.

- Đối với văn bản thường: chuyển tới các bộ phận để yêu cầu giải quyết.

2. Chỉ đạo thực hiện

- Đối với các văn bản có tính chất pháp lý và mức độ cần thiết giải quyết gấp thì Ban giám đốc chủ trì giải quyết và tham vấn nội dung từ bộ phận Pháp chế.

- Bộ phận văn thư nhận văn bản từ lãnh đạo để sao chép.

Hành chính

3. Chuyển văn bản

Bộ phận/cá nhân có trách nhiệm giải quyết

4. Triển khai giải quyết

- Bộ phận/cá nhân có liên quan có trách nhiệm thực hiện văn bản đến theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc.

Kiếm soát tính tuân thủ và

- Bộ phận pháp chế thực hiện đôn đốc, thúc giục việc giải quyết, trả lời công văn đến.

Bộ phận Pháp chế

Hành chính/bộ phận/cá nhân có trách nhiệm giải quyết

giải quyết của các bộ phận

Có hai hình thức phân phối: Photo/scan văn bản rồi chuyển cho các bộ phận theo chỉ đạo.

có trách nhiệm giải quyết

- Kiểm tra tính tuân thủ, thực hiện của các bộ phận giải quyết để báo cáo Ban giám đốc.

5. Lưu hồ sơ

- Bộ phận văn thư sẽ lưu 01 bản văn bản đến. Các bộ phận/cá nhân có trách nhiệm giải quyết lưu bản photo/scan để theo dõi việc thực hiện công việc.

- Công văn, giấy tờ đến được lưu vào một file riêng, và được tổng hợp, kiểm soát của bộ phận văn thư.

Sổ tay quản lý chung 137

QUY TRÌNH XÂY DỰNG HỢP ĐỒNG MỤC ĐÍCH -

Tăng tính chuyên nghiệp trong quy trình xây dựng và đàm phán Hợp đồng.

-

Đảm bảo tinh thần trách nhiệm của các bộ phận.

-

Thực hiện chính sách minh bạch và công tâm của Công ty.

138 Sổ tay quản lý chung

LƯU ĐỒ

1

Khảo sát, làm việc với khách hàng, đối tác

2

Dự thảo hợp đồng lần 1

3

Các phòng ban góp góp ý

4

Trình ký hợp đồng

5

Đóng dấu

6

Lưu hợp đồng

Sổ tay quản lý chung 139

QUY TRÌNH TRÌNH KÝ MỤC ĐÍCH -

Tăng tính chuyên nghiệp trong quy trình thực hiện trình ký của các bộ phận.

-

Đảm bảo tinh thần trách nhiệm của các bộ phận.

-

Thực hiện chính sách minh bạch và công tâm của Công ty.

-

Tăng tính trách nhiệm của các bộ phận khi trình ký.

140 Sổ tay quản lý chung

LƯU ĐỒ Bước 1

Trách nhiệm thực hiện

Tên bước Khảo sát dự án, đàm phán hợp đồng

- Phòng kinh doanh - Khối dịch vụ - Phòng kinh doanh

2

Dự thảo hợp đồng

- Phòng kế toán - Phòng nhân sự - Phòng pháp chế

- Phòng kinh doanh

3

Trình tự trình ký Ban Tổng Giám Đốc

- Phòng kế toán - Phòng nhân sự - Phòng pháp chế - Ban giám đốc

4

5

Đóng dấu

Lưu Hợp đồng

- Phòng hành chính

-

Phòng nhân sự Phòng kế toán Phòng pháp chế Phòng hành chính

Hồ sơ, biểu mẫu

Nội dung Phòng kinh doanh và khối dịch vụ chịu trách nhiệm khảo sát các dự án, tìm kiếm khách hàng trên địa bàn. Thực hiện đàm phán hợp đồng và báo cáo tình hình tới Ban giám đốc.

Dựa vào nội dung của hợp đồng, kế toán tiến hành lập ngân sách hoạt động cho dự án,phải tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ của dự án,ngân sách hoạt động phải được Ban giám đốc phê duyệt,sau khi có phê duyệt của Ban Giám đốc, kế toán, nhân sự lưu và kiểm soát.

- Phòng kinh doanh sau khi thống nhất các điều khoản với khách hàng thực hiện in hợp đồng, đồng thời nhân viên phụ trách và Trưởng Phòng kinh doanh ký nháy hợp đồng và chuyển giao cho phòng nhân sự thực hiện các bước tiếp theo.

- Phòng nhân sự tiếp nhận hợp đồng từ phòng kinh doanh thì thực hiện rà soát lại hợp đồng, các vấn đề liên quan tới chế độ, và giờ làm việc của nhân sự… Sau khi đã thống nhất nội dung, Trưởng phòng nhân sự ký nháy và chuyển giao cho Phòng Kế toán.

- Phòng kế toán tiếp nhận hợp đồng từ Phòng nhân sự, kiểm tra lại các điều khoản liên quan tới thanh toán, tài chính, chi phí…

Sau đấy Kế toán chuyên quản và Kế toán trưởng ký nháy vào hợp đồng và chuyển giao lại cho Phòng Pháp chế.

- Phòng Pháp chế rà soát lại tất cả điều khoản của hợp đồng, tính pháp lý có liên quan. Ký nháy, sau đó trình các Phó Tổng giám đốc ký nháy.

- Sau khi đầy đủ các chữ ký của các bộ phận và các Phó Tổng giám đốc. Tổng giám đốc sẽ thực hiện ký vào hợp đồng.

Bảng dự toán ngân sách, Hợp đồng, Các phụ lục hợp đồng

Sau khi Tiếp nhận hợp đồng khi có đầy đủ chữ ký của đối tác và Tổng giám đốc. Phòng hành chính chịu trách nhiệm đóng dấu và sao lưu hợp đồng.

Phòng hành chính thực hiện scan và chuyển hợp đồng tới các bộ phận để lưu.

Quy trình lưu, phân phối hợp đồng các phòng ban

Sổ tay quản lý chung 141

PHẦN 6 CHÍNH SÁCH QUẢN TRỊ ĐỐI TÁC MỤC ĐÍCH -

Nhằm hướng dẫn cho các bộ phận trong Ban quản lý Tòa nhà biết và thực hiện giám sát đối tác thi công.

-

Kiểm soát công nhân đối tác hiệu quả đảm bảo an toàn cho Tòa nhà, đảm bảo công tác PCCC.

-

Kiểm soát tính tuân thủ nội quy và duy trì nội quy của tòa nhà.

-

Kiểm soát an toàn khi thi công, kiểm soát công tác PCCC, các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thi công.

CÁC ĐỐI TÁC PHỤ Công nhân thầu phụ vào làm việc trong tòa nhà gồm có: -

Đối tác thi công lắp đặt thiết bị, nội thất cho căn hộ.

-

Đối tác thi công lắp đặt thiết bị, nội thất cho tòa nhà.

-

Đối tác côn trùng.

-

Đối tác rác thải.

-

Đối tác cây cảnh.

-

Các đối tác bảo hành bảo trì v.v..

142 Sổ tay quản lý chung

QUY ĐỊNH VỚI ĐỐI TÁC -

Trang phục gọn gàng, luôn đi giày khi làm việc.

-

Không gây gổ, cãi vã trong tòa nhà.

-

Đăng kí làm việc trước khi thực hiện công việc với bộ phận an ninh và Ban Quản lý.

-

Không đi lại lung tung trong tòa nhà, chỉ được đi lại ở khu vực đã đăng ký thi công.

-

Khi vận chuyển thiết bị, rác thải và các vật dụng, nguyên liệu bằng thang máy phải được sự đồng ý của Ban Quản Lý tòa nhà.

-

Công việc thi công liên quan đến hàn cắt, đục phá hoặc gây tiếng ồn phải được sự cho phép của ban quản lý và thực hiện dưới sự giám sát của kỹ thuật tòa nhà.

-

Nghiêm cấm hút thuốc trong tòa nhà.

-

Phải đảm bảo an toàn về lao động và phòng cháy chữa cháy trong thi công.

-

Yêu cầu trong quá trình thi công nếu ở trong căn hộ phải đóng cửa tránh gây bụi ra bên ngoài khu hành lang công cộng.

-

Khi thi công xong thu dọn dụng cụ và phải vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc. (tham khảo bản nội quy đối tác)

Sổ tay quản lý chung 143

QUY TRÌNH GIÁM SÁT CÔNG NHÂN THẦU PHỤ Bước 1: Đăng kí thi công Yêu cầu trước khi vào làm việc tại Tòa nhà, bộ phận an ninh yêu cầu đối tác phải gửi công văn hoặc cử giám sát phụ trách đến đăng ký làm việc với Ban Quản lý Tòa nhà về nội dung công việc theo mẫu đăng ký. Ban Quản Lý Tòa nhà sẽ tiến hành gửi Form mẫu cho đối tác đăng ký (form đăng ký làm việc, vận chuyển thang máy, chuyển hàng vào/ra, danh sách nhân viên đối tác).

Bước 2: Ban quản lý phê quyệt Ban Quản lý Tòa nhà sẽ kiểm tra hạng mục công việc và phê duyệt vào bản đăng ký làm việc (việc phê duyệt nếu thi công các hạng mục sửa chữa hoặc các thiết bị liên quan đến điện, hàn xì phải có KST phê duyệt).

Bước 3: Bộ phận an ninh đăng ký, hướng dẫn đối tác thi công Sau khi đối tác chuyển giấy Đk thi công đã được BQL Tòa nhà phê duyệt, Sau khi đối tác đến đủ, an ninh vị trí đăng ký kiểm tra giấy đăng ký làm việc và tiến hành đăng ký, giữ lại CMT và ghi lại số thẻ phát ra để kiểm soát. Đồng thời báo đàm cho các vị trí tuần tra xuống kiểm soát đưa đối tác lên tầng cần làm việc.

144 Sổ tay quản lý chung

Bước 4: Giám sát thi công Đối với bộ phận an ninh -

Yêu cầu vị trí an ninh giám sát đối tác kiểm soát không cho đối tác đi lại lung tung các tầng, phối hợp với các vị trí tuần tra để kiểm soát việc đi lại của đối tác.

-

Yêu cầu khi khoan hoặc cắt bất cứ vật gì gây tiếng ồn an ninh yêu cầu dừng lại ngay và phải có ý kiến của kỹ sư trưởng phê duyệt mới được khoan. Yêu cầu khi khoan gây ra tiếng ồn phải khoan ngoài giờ hành chính và có kỹ thuật giám sát.

-

Yêu cầu đối tác không được phép rửa tay chân trong khu vực công cộng của Tòa nhà.

-

Trong quá trình đối tác thi công, an ninh, an ninh nội bộ và bộ phận kỹ thuật phải luôn kiểm tra, giám sát đối tác chặt chẽ.

-

Luôn đảm bảo đối tác thực hiện đúng nội quy của tòa nhà, xử lý nghiêm khắc đối tác vi phạm bằng các biện pháp mà đại diện Ban Quản lý đưa ra.

Đối với bộ phận kỹ thuật -

Thường xuyên kiểm tra đối tác đảm bảo thi công đúng bản vẽ thiết kế.

-

Kiểm tra tính an toàn thii công, đảm bảo công tác PCCC.

-

Đảm bảo các công việc liên quan đến hàn xì, đều phải có kỹ thuật giám sát và đã được phê duyệt nếu phát sinh.

-

Đảm bảo công tác vệ sinh tại vị trí thi công (yêu cầu đối tác dọn dẹp vệ sinh hàng ngày vào cuối giờ thi công), đảm bảo các biện pháp che chắn tránh gây ảnh hưởng đến khu vực xung quanh.

Đối với bộ phận dịch vụ -

Kiểm soát thường xuyên tình hình tuân thủ nội quy của đối tác.

-

Kiểm tra công tác an toàn, phòng ngừa rủi ro trong suốt quá trình thi công.

-

Đôn đốc bộ phận an ninh giám sát đối tác theo đúng quy trình.

-

Kiểm tra công việc kết thúc đảm bảo sàn các khu vực thi công đã được làm sạch.

Sổ tay quản lý chung 145

Bước 5: Kết thúc công việc -

Cuối giờ đối tác trả thẻ ra về yêu cầu an ninh kiểm tra lại số thẻ phát ra xem có mất mát, hư hỏng không báo ngay cho phòng trung tâm.

-

Kiểm tra lại tình trạng vệ sinh tại khu vực thi công, đảm bảo đã được dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ, rác chuyển ra đúng nơi quy định.

-

Báo cáo lại tiến độ thi công tới bộ phận kỹ thuật Tòa nhà.

Rủi ro có thể xảy ra -

Đối tác vào Tòa nhà thi công không chấp hành nội quy của Tòa nhà không đăng ký khi vào Tòa nhà.

-

Đối tác thi công không tuân thủ nội quy đi lại lung tung các tầng gây phản cảm cho khách hàng tại Tòa nhà.

-

Đối tác sử dụng tiện ích của Tòa nhà không đúng mục đích, khi chưa được sự đồng ý của Ban Quản lý Tòa nhà.

-

Đối tác thi công không chấp hành nội quy Tòa nhà, sử dụng dép lê khi vào Tòa nhà gây phản cảm cho khách hàng.

-

Đối tác thi công không tuân thủ nội quy sử dụng thang máy khách để di chuyển gây phản cảm cho khách đến viếng thăm Tòa nhà.

-

Đối tác thi công ngủ tại nơi làm việc vào buổi trưa khi chưa được sự đồng ý của Ban Quản lý Tòa nhà.

-

Đối tác sử dụng nhà vệ sinh rửa chân tay, rửa thiết bị thi công gây bẩn ra khu vực vệ sinh.

-

Đối tác thi công xảy ra to tiếng, cãi nhau trong Tòa nhà gây ảnh hưởng đến cư dân sinh sống tại Tòa nhà.

-

Đối tác khoan cắt trong giờ làm việc mà chưa có sự đồng ý của bộ phận kỹ thuật.

146 Sổ tay quản lý chung

Biện pháp phòng ngừa -

Đối với việc đối tác không đăng ký, yêu cầu bộ phận an ninh phối hợp với BQL thật chặt, tuyệt đối không được để đối tác vào Tòa nhà.

-

Đối với đối tác đi lại lung tung các tầng, sử dụng tiện ích Tòa nhà yêu cầu bộ phận an ninh chú ý giám sát chặt đối tác, áp dụng an ninh đưa đối tác lên làm sau đó kết thúc công việc đưa đối tác xuống. Tuyệt đối nghiêm cấm đối tác sử dụng tiện ích của Tòa nhà, nếu đối tác nào vi phạm yêu cầu lập biên bản mời ra khỏi Tòa nhà.

-

Quán triệt tốt đến đối tác, không cho đối tác ngủ lại nơi làm việc và sử dụng thang máy khách để di chuyển, tăng cường kiểm soát đối tác.

-

Quán triệt đối tác đi vệ sinh vào khu vực đã được bố trí, không được rửa chân trong nhà vệ sinh yêu cầu an ninh kiểm soát chặt đối tác.

-

Đối với đối tác nào không tuân thủ nội quy Tòa nhà tự ý khoan mà không được sự phê duyệt của kỹ thuật tòa nhà yêu cầu an ninh lập biên bản và mời ra khỏi Tòa nhà.

KIỂM SOÁT THIẾT BỊ -

Các tài sản khi mang vào hoặc mang ra khỏi Tòa nhà phải được đăng ký vào các mẫu giấy tờ do BQL cung cấp.

-

Tài sản mang ra phải có chữ ký xác nhận của chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền và phải kèm với biên bản xác nhận tài sản đã mang vào Tòa nhà (trong trường hợp mất giấy mang vào phải có chữ ký xác nhận của BQL hoặc các đơn vị có liên quan).

-

Tài sản mang vào Tòa nhà phải được khai báo và lập danh sách tài sản.

Sổ tay quản lý chung 147

No. 93 - 95 Ham Nghi Str., Nguyen Thai Binh Ward, Dist. 1, Ho Chi Minh.