El ABC de

Por Endira Viera

El ABC de... Project Management Institute

Estimado Lector (a), es un gusto que estés de nuevo leyendo esta quinta edición, en la que hablaremos de la “Gobernanza dentro de los proyectos”, ahora bien antes de comenzar a explicar referente a este tema me gustaría primero explicarte qué significa esto, ya que no es muy común escuchar estos temas.

Gobernanza conforme al PMBOK ®, es un marco de referencia para dirigir y empoderar a una organización a través de sus políticas y prácticas establecidas y otra documentación relevante. La Gobernanza en proyectos es un marco, funciones y procesos que guían las actividades de dirección de proyecto a fin de crear un producto, servicio o resultado único para cumplir con las metas organizacionales, estratégicas y operativas.

Para dar una mayor claridad de estos temas quisiera que te imagines trabajando dentro de alguna empresa internacional de comercio exterior, en la cual vas a participar en un proyecto con muchos involucrados de otros países, estás de acuerdo conmigo que cada uno de ellos tienen culturas diferentes y ha trabajado en diversos proyectos de diferente manera verdad, porque las ideas y costumbres de cada país son distintas, entonces qué pasaría si al llegar a esta empresa cada quien se rigiera bajo su experiencia laboral sin que existiera un marco de referencia de cómo actuar en los proyectos dentro de esa empresa, ¿Sería un poco complicado no crees?, porque cada persona tiene ideas diferentes de cómo gestionar un proyecto y cómo manejarse dentro de él. Para ello pues deben de existir ciertos documentos que nos ayuden a saber cuál es la cultura de esa empresa y como debo de actuar en proyecto para cumplir con las políticas, reglas y procedimientos dentro de la misma. Esta documentación que fue creada por la empresa, te ayudará a que tus proyectos se lleven a buen término bajo este marco de referencia que dicta la empresa, vas a encontrar documentos de la PMO (Project Management Office) por ejemplo: Procesos y procedimientos de cómo Gestionar un proyecto, plantillas de documentos que tendrás que utilizar dentro del mismo, políticas que te dirán que hacer y qué no hacer dentro de un proyecto.

A nivel Dirección podrás encontrar documentos estratégicos de por qué se eligieron esos proyectos y cuáles son los objetivos y metas que debes cumplir, etc.

El PMBOK ®, nos habla también de que existen Sistemas de Gobernanza Organizacional, la cual funciona en conjunto con el sistema para la entrega de valor a fin de permitir flujos de trabajo fluidos, gestionar incidentes y apoyar en la toma de decisiones. Estos sistemas proporcionan un marco de referencia con funciones y procesos que orientan las actividades. Un marco de referencia de gobernanza puede incluir elementos de supervisión, control, evaluación de valor, integración entre componentes y capacidades de toma de decisiones.

Los sistemas de gobernanza proporcionan una estructura integrada para evaluar los cambios, incidentes, riesgos asociados con el entorno y cualquier componente en el sistema de la entrega de valor.

Aquí nos damos cuenta que son varios componentes los que están involucrados, ya que todo el conjunto de actividades lo que pretende es entregar valor a nuestros clientes, pareciera que es mucha documentación la que está involucrada dentro de la gobernanza, pero

no debemos olvidar que todo estos se hace también con un fin estratégico dentro de la organización, ya que como comentamos anteriormente todo este conjunto de actividades van a hacer que cumplamos con los objetivos y metas estratégicas y organizacionales que fueron planteadas para que diera inicio este proyecto.

El PMBOK ®, nos dice que las personas que cumplen con la función de gobernanza aprueban y apoyan las recomendaciones hechas por el equipo del proyecto y monitorean el progreso del proyecto para lograr los resultados deseados. Mantienen vínculos entre los equipos del proyecto y los objetivos estratégicos o de negocios que pueden cambiar durante el transcurso del proyecto.

Es muy importante estar monitoreando esta gobernanza con el equipo del proyecto, ya que al estar realizando las actividades dentro del proyecto puede haber algún cambio importante que impacte la gobernanza del mismo, ya sea por algún tema estratégico de la organización o del negocio o simplemente si se identifica que deben haber algunos cambios que ayuden a mejorar los procesos, políticas o procedimientos; por lo que nos damos cuenta que esto es algo vivo, sabemos que muchas veces la documentación dentro de los proyectos es variada dentro de cada empresa, pero debemos verlo de manera diferente al realizarla, ya que todo esto tiene un impacto dentro de cada organización y el no llevarlo de manera adecuada puede desencadenar resultados no esperados que pongan en riesgo nuestro proyecto y no generen el valor deseado del mismo.

El PMBOK ® nos hace ver que dentro de cada empresa también existe la cultura, estructura y gobernanza dentro de la organización. Estos aspectos de una organización incluyen visión, misión, valores, creencias, normas culturales, estilo de liderazgo, jerarquía y relaciones de autoridad, estilo de la organización, ética y código de conducta. Nos damos cuenta que debemos ampliar la manera en la que vemos los proyectos, ya que no solo se trata de dirigir y llevar a un buen término los mismos, incluye otros temas que debemos tomar en cuenta, ya que cada empresa se rige y tiene diferente cultura y esto puede repercutir en cómo nos vamos a estar desenvolviendo en los proyectos, si estamos cumpliendo también con la misión, visión y valores de la empresa al estar ejecutando las actividades del proyecto, con el fin de dar cumplimiento al mismo, ya que muchas veces parecerá sencillo realizar ciertas actividades, pero que tal vez no van con los lineamientos con los que la empresa se rige; o incluso si queremos escalar algún tema importante debemos saber la jerarquía.

Imagínate en la empresa de comercio exterior que no pueda salir algún cargamento, solo por no haber cumplido con ciertos lineamientos, políticas y procedimientos dentro de la empresa, tendrías problemas en cuanto a costos y tiempos del proyecto, ya que por esos temas tendrías que aplazar la entrega y recuerda que por cada día que pase el cargamento sin ser trasladado hay un costo adicional, por lo cual habría infracciones al mismo.

Estos temas son muy importantes dentro de la empresa; te invito entonces a que realices un ejercicio dentro de la empresa donde laboras actualmente: observa el tipo de cultura organizacional es la que se maneja, cuál es su misión, visión y valores, ten curiosidad de ver qué documentos existen en cuanto de políticas, procesos y procedimientos existen, te aseguro que en tus próximos proyectos los verás de diferente manera y tratarás de identificar y ver de manera global todo lo que implica ser un Director de proyectos.

Espero te haya gustado este tema tan interesante y te esperamos en la siguiente edición.