El ABC de

El ABC de... Project Management Institute

Por: Endira Viera

Estimado Lector (a), este es el primer artículo del 2023, para mí es muy emocionante iniciar este artículo y que pueda continuar apoyándote para el cumplimento tus proyectos, objetivos y metas planteadas y que continúes aprendiendo acerca de la Dirección de proyectos.

Haciendo una breve recapitulación de lo que vimos en artículos anteriores recordaremos que el PMBOK ®, es el estándar para la Dirección de Proyectos, el cual proporciona una base para comprender la dirección de proyectos, el cual permite lograr los resultados esperados. Este estándar se aplica independientemente del sector, ubicación, tamaño o enfoque de la entrega, por ejemplo, predictivos, híbrido y adaptativo. Además de que describe el sistema dentro del cual operan los proyectos, incluida la gobernanza, las posibles funciones, el entorno del proyecto y las consideraciones para la relación entre la dirección de proyectos y la gestión del producto.

Por lo que todo el tiempo haré referencia a este estándar del PMBOK ®, ya que es nuestra guía la cual nos ayudará a obtener mejores resultados en nuestros proyectos, lo interesante de esto es que esta guía es reconocida a nivel internacional; por lo que si trabajamos en proyectos fuera del país, las otras personas se identificaran con los términos que se tratan en este estándar.

En esta primera edición del 2023, me gustaría platicarte acerca del “Entorno del proyecto” El PMBOK ®, nos habla acerca de que los proyectos existen y operan dentro de entornos internos y externos que tienen diversos grados de influencia en la entrega de valor. Los entornos internos y externos pueden influir en la planificación y otras actividades del proyecto. Estas influencias pueden producir un impacto favorable, desfavorable, neutral en las características del proyecto, los interesados y los equipos del proyecto.

El Entorno interno, puede surgir de la misma organización, un portafolio, un programa, otro proyecto o una combinación de estos, incluyen artefactos y prácticas o conocimientos internos. El conocimiento incluye las lecciones aprendidas, así como los artefactos completados procedentes de proyectos anteriores como: activos de procesos, documentación de la gobernanza, activos de datos, activos de conocimiento, seguridad, cultura, estructura y gobernanza de la organización, distribución geográfica de instalaciones y recursos, infraestructura, software informático, disponibilidad de los empleados y capacidad de los empleados.

Para poderte explicar la diferencia entre un proyecto, programa y portafolio, me gustaría que te imaginaras que estás planeando un viaje al extranjero y deseas visitar varios destinos; entonces tú tienes un proyecto llamado “Viaje al extranjero”, y quieres visitar tres destinos: Roma, Italia y Venecia, ahora dime ¿Que tienen estos tres destinos en común? Que estos se encuentran en Europa no? Bueno la

relación que hay entre estos tres países se le va a llamar programa, es decir los proyectos que están relacionados entre sí para llegar a un fin en específico y por último el portafolio, está constituido por diversos proyectos y programas para que juntos maximicen el poder dar cumplimiento a los objetivos estratégicos de la empresa. Ahora bien es importante tomar en consideración el entorno interno y externo de la empresa, porque pudiera tener impacto y afectación en tu proyecto, acuérdate que cada empresa se maneja bajo un entorno diferente y esto puede ser un factor de éxito o fracaso para tu proyecto.

El Entorno externo o factores externos pueden mejorar, restringir o tener una influencia neutral sobre los resultados del proyecto, algunos ejemplos son: condiciones del mercado, influencias y asuntos de índole social y cultural, entorno regulatorio, bases de datos comerciales, investigaciones académicas, estándares de la industria, consideraciones financieras, entorno físico entre otras.

Como podemos darnos cuenta, estos entornos están inmersos en el día a día de nuestro trabajo. Ahora bien, retomando nuestro proyecto de “Viaje al extranjero”, vamos a identificar cuáles son los entornos internos y externos del mismo: • Entorno interno, serían las políticas que maneja la agencia de viajes para poder emitir el itinerario y los tickets para tu viaje al extranjero, en el cual para poder obtener esta documentación, te solicitan ir a sus instalaciones a recogerlo; por lo que este factor te podría afectar en caso de que vivieras muy lejos del lugar donde te encuentras. • Entorno externo, serían las políticas y procesos que se manejan para que tú puedas abordar tu avión en el aeropuerto, en el cual primero tienes que documentarte, después mostrar el boleto a la entrada y pasar tu equipaje personal a través de las máquinas de escaneo de seguridad, en caso de que no cumplas con algún requisito, podrías correr el riesgo de perder tu vuelo y que no cumplas los objetivos y metas planteadas desde el inicio del proyecto. Muchas veces en los proyectos que traemos, no tomamos en cuenta el que existe todos estos entornos se deben de tomar en consideración, creemos que por que nuestras actividades van en tiempo, le damos seguimiento puntual a nuestros planes, todo va a salir conforme a lo planeado, sin embargo en la vida real no es así, ya que estos entornos internos y externos pueden ocasionar que nuestro proyecto se atrase y no demos cumplimiento con los objetivos del mismo, he ahí la importancia de este tema.

Ahora bien te invito a reflexionar acerca de tus proyectos, objetivos y metas planteadas para este año, trata de identificar cuáles son los entornos internos y externos que podrían poner en riesgo el que no des cumplimiento del mismo, esto te va ayudar mucho a que anticipadamente sepas que te puede impactar.

La idea de que tú identifiques estos entornos, es para que tengas una mayor claridad de todo y que a su vez puedas sacar la mayor oportunidad del mismo; para que tu proyecto no se vea afectado por este tipo de cuestiones que se pudieron haber identificado desde el inicio del mismo.

También en tu entorno laboral, te invito a identificar cuáles son los entornos internos y externos que podrían ocasionar algún imprevisto dentro de tu proyecto, para que una vez identificados, realices tu plan de acción que ayude a que estos entornos jueguen en favor de tu proyecto.

“Deseo que tengas un año lleno de éxitos y que todo lo que emprendas en cuanto a Dirección de proyectos sea siempre para el bien social de todos”