La agilidad en proyectos de construcción

Por: Lic. María Padilla Olvera

La industria de la Construcción en México y Latinoamérica juega un papel muy importante en la economía y los proyectos de esta industria generan grandes oportunidades laborales. Sin embargo, gestionar un proyecto de construcción no es nada fácil, cualquier Project Manager que ha participado en este tipo de proyectos, sabe la complejidad que conlleva cada una de sus fases, desde definir los alcances del proyecto, identificar y gestionar los riesgos que se pueden presentar, gestionar los cambios solicitados por los diferentes interesados, lidiar con Instituciones gubernamentales para tramitar permisos, conseguir materiales de calidad en el tiempo establecido, ya que si un material se retrasa o un permisos no se libera, nos impacta en la entrega de la obra, inclusive nos pueden penalizar por entregas tardías y todo esto nos eleva los costos, por lo que este tipo de proyectos requieren una planeación minuciosa tanto de costos como de tareas con su respectiva duración, antes de iniciar la ejecución.

Una de las principales labores que desempeña el Project Manager es identificar y gestionar a todos los interesados del proyecto, tanto internos como externos, ya que en el proceso puede aparecer algún interesado que no fue contemplado y nos puede detener el proyecto, sobre todo en obras públicas. Otra actividad relevante del PM es gestionar a los diferentes equipos de trabajo, conformados por Diseñadores, Ingenieros, Arquitectos, Residentes de obra, Albañiles, Contratistas, Proveedores, etc.

Por toda esta complejidad, desde la Dirección de Proyectos se buscan nuevas formas de trabajar que nos permitan adaptarnos a las necesidades de la Industria y es aquí donde surge la duda con respecto a los diferentes marcos de gestión de proyectos que se encuentran actualmente disponibles.

Por años este tipo de proyectos se han implementado con un marco predictivo donde se trabaja por fases, desde el inicio, planeación, ejecución, seguimiento y cierre, este es el marco que yo he utilizado en el pasado en proyectos de construcción. Sin embargo, ahora en mi rol como Presidente del PMI Capítulo México, se acercan varios colegas de esta industria con la inquietud de saber si los marcos agiles que están funcionando en otras industrias pueden ser utilizados en sus proyectos de construcción para cambiar la forma de trabajo y aunque actualmente no estoy implementando proyectos de este ramo, mi reflexión al respecto es la siguiente:

Si bien la agilidad inició enfocada a proyectos de desarrollo de software, con el paso de los años se ha ido implementando en diferentes industrias y La Construcción no es la excepción, aún cuando se cree que la mejor manera de gestionar un proyecto de este giro es con un enfoque predictivo que permita llevarlo a cabo por fases, desde mi punto de vista como Project Manager considero que puede haber una combinación entre Waterfall y agilidad, lo que conocemos ahora como Proyectos Híbridos, es decir, podemos continuar trabajando con un método predictivo centrado en el alcance, el costo y el tiempo, pero también podemos establecer algunas técnicas de agilidad que nos permitan mejorar la comunicación en el equipo y trabajar colaborativamente desde la planeación, reducir el tiempo de respuesta al cliente involucrándolo a lo largo del proyecto y generar entregables parciales que agreguen valor, además de que estos marcos pueden complementarse con la metodología BIM que utilizan en esta industria.

Por ejemplo, puedes utilizar el marco de SCRUM para integrar al equipo del proyecto, involucrando al cliente como Product Owner desde el inicio para trabajar colaborativamente en la definición de entregables y criterios de aceptación para evitar cambios mayúsculos en las etapas finales.

Puedes trabajar por Sprints para ir liberando el trabajo por etapas, pero aún si esto no fuera posible por la naturaleza de tu proyecto, puedes aprovechar algunos de los eventos que nos brinda este marco ágil como: Las reuniones Daily para revisar constantemente los obstáculos que se van presentando a lo largo del proyecto e irlos eliminando a tiempo antes de que te impacten en la entrega de la obra y la reunión de retrospectiva para revisar qué está funcionando bien en tu proyecto para continuar haciéndolo, qué no está funcionando para dejar de hacerlo y qué es lo nuevo que puedes implementar para concluir el proyecto en tiempo y forma. Así mismo puedes utilizar el método KANBAN muy utilizado en la industria Automotriz desde hace varios años y actualmente también utilizada en la industria del Desarrollo de Software, para visualizar y gestionar el flujo de trabajo de tu proyecto y limitar el trabajo en curso con la finalidad de aumentar la productividad y reducir el desperdicio de materiales, recursos humanos y financieros. Para implementar Kanban puedes seguir estos 5 pasos:

Paso 1: Visualizar el Flujo de Trabajo Para que Kanban sea efectivo, el equipo necesita visualizar el flujo de trabajo. Esto implica descomponer el proceso en pasos distintos y seguir el flujo de trabajo que pasa a través de ellos en un Tablero de Kanban. Los Tableros Kanban actúan como radiadores de información que comunican claramente el estado del trabajo actual a todo el equipo, fomentando la comunicación y la colaboración del equipo.

Paso 2: Limitar el Trabajo en Progreso No beneficia a nadie tener mucho trabajo en marcha, pero no lograr nada al final del día. Kanban permite controlar el trabajo en curso para asegurar el máximo flujo de un artículo de principio a fin, desde la concepción de la idea hasta su llegada a las manos del cliente.

Paso 3: Medir y Gestionar el Flujo No se puede gestionar lo que no se mide. Kanban se enfoca en asegurar un flujo de trabajo suave y alto, y también ofrece las herramientas para medirlo e identificar los cuellos de botella.

Paso 4: Hacer Explícitas las Políticas de Procesamiento Existe un principio conocido en la gestión de proyectos que reza que la calidad debe incorporarse al proceso y no ser inspeccionada posteriormente. Se pueden reducir los defectos y mejorar el flujo de trabajo asegurando que las políticas del proceso sean explícitas y conocidas por todos.

Paso 5: Reconocer las Oportunidades de Mejoramiento de Procesos

Una vez que las políticas se hacen explícitas y se mide continuamente el rendimiento de su flujo de trabajo, puede centrarse en la identificación de los cuellos de botella y en la introducción de mejoras graduales en todo el proceso. Kanban aprovecha una serie de modelos científicos, como la Teoría de las Restricciones, que nos enseña cómo identificar la restricción y luego elevarla o explotarla.

Estos son elementos de agilidad que te comparto con gusto porque los he implementado de manera exitosa en mis proyectos de Telecomunicaciones y de TI y aunque no es lo mismo construir un edificio que desarrollar software se que te serán de utilidad si decides implementarlos.

Y por último, mi recomendación sobre los marcos ágiles, no sólo para la Industria de la construcción si no para cualquier industria y para todo equipo de trabajo que desee implementar la agilidad, el primer paso es trabajar en el mindset de las personas para que estén abiertos a los cambios, a una nueva forma de pensar, de trabajar, de tomar decisiones y de servir a los clientes, porque de lo contrario nunca lograran una transformación real hacia la agilidad.

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