Vos démarches administratives by polygone polygone

DES DÉMARCHES ADMINISTRATIVES facilitées En 2001, Saint-Gilles était l’une des toutes premières communes à disposer d’un site Internet. Celui-ci a connu depuis lors plusieurs évolutions, dans un souci constant de proposer aux Saint-Gillois un service optimal, tant en termes de confort que de contenu. J’ai toujours été sensible à la difficulté rencontrée par nos habitants de concilier leurs horaires de travail avec ceux de notre administration. Si, avec l’ensemble du personnel communal, nous œuvrons tous les jours à vous fournir le service le plus rapide et efficace possible, il n’en reste pas moins que la masse de travail et l’affluence grandissante du public constitue une source potentielle de contrariété et de ralentissement. Nous nous sommes dès lors lancé le défi d’améliorer cette collaboration. C’est la raison pour laquelle vous découvrirez, dans les pages qui suivent, plusieurs services directement accessibles depuis notre site internet. Le bénéfice d’une telle opération est double : faciliter votre passage à la commune par un gain précieux de temps et de confort, et anticiper les réponses que notre administration pourra vous fournir. Je ne doute pas qu’avec votre participation, ces services iront grandissant, toujours dans l’idée d’un échange simplifié, et d’une qualité de vie dès lors améliorée.

Charles Picqué BOURGMESTRE

Ne faites plus la file, prenez rendez-vous avec la commune !

Il y a un an, la commune lançait depuis son site Internet un module permettant à ses habitants de prendre instantanément rendez-vous avec les services communaux pour effectuer certaines démarches administratives et ainsi éviter les files d’attente aux guichets. Plus de 1000 Saint-Gillois ont déjà utilisé cette plateforme pour fixer des rendez-vous aux heures qui leur conviennent le mieux. Le moment venu, ils ont été reçus immédiatement à l’heure choisie, sans devoir faire la file. L’objectif poursuivi est de faciliter la vie des Saint-Gillois en leur permettant de planifier précisément leur journée lorsqu’ils doivent se rendre à l’Hôtel de Ville pour effectuer une démarche administrative.

POUR QUELLE DÉMARCHE PEUT-ON PRENDRE RENDEZ-VOUS ? À l’heure actuelle, 8 possibilités de rendez-vous sont déjà proposées aux habitants de la commune pour : • une demande de passeport belge • le renouvellement d’une carte d’identité belge (nationalité belge) • le renouvellement d’une carte de séjour C, E, E+ ou F+ • le retrait d’une des ces cartes renouvelées • une modification d’adresse dans la puce électronique • une 1ère inscription en Belgique en tant que ressortissant de l’Union européenne • une déclaration de cohabitation légale (déclaration et /ou renseignements) • une reconnaissance d’enfant (reconnaissance et /ou renseignements)

COMMENT ÇA MARCHE ? C’est très simple. Depuis le site Internet de la commune, cliquez sur le bouton "Prendre rendez-vous" et suivez simplement les étapes l’une après l’autre : • sélectionnez, en fonction des plages disponibles, la date et l’heure auxquelles vous souhaitez être reçu(e), complétez les champs requis et validez votre demande • une confirmation de votre demande vous sera envoyée par e-mail

Les possibilités de rendez-vous à nouveau bientôt renforcées Elles seront en effet encore étendues d’ici peu à : • la prise de renseignements en vue d’un mariage à Saint-Gilles ou de l’enregistrement d’un mariage étranger

• v ous serez également informé(e) des documents dont vous devrez vous munir le jour de votre venue à l’Hôtel de Ville et de l’endroit exact où vous devrez vous présenter

• a ux demandes de permis d’urbanisme et de permis d’environnement

• en cas d’empêchement, vous pouvez annuler votre rendez-vous au plus tard 36 heures avant celui-ci

Rendez-vous sur

www.stgilles.irisnet.be !

Optez pour l ’antenne de quartier Ces dernières offrent en effet l’avantage de proposer des heures d’ouverture plus adaptées aux habitants et à leurs obligations. Dans chacune des 4 antennes, vous pouvez vous procurer directement les documents suivants : certificats de vie, de nationalité, de composition de ménage, de résidence, et de résidence avec historique de l’adresse. La procédure y est la même qu’à l’Hôtel de Ville et un Bancontact est également à votre disposition.

/ 14H-17H30

9H30-13H 14H-17H30

*V ous pouvez également être reçu dans les antennes le mardi du 17h30 à 19h mais uniquement sur rendez-vous.

LES SERVICES EN LIGNE DE LA PLATEFORME IRISBOX aussi accessibles via le site de la commune

Vous pouvez commander et payer directement en ligne, via la plateforme régionale www.irisbox.irisnet.be certains documents et certificats (carte de riverain, extrait d’acte de naissance, certificat de nationalité,...). Vous les recevrez alors directement chez vous. Pour pouvoir commander ces documents, vous devez disposer d’une carte d’identité électronique et d’un lecteur de carte électronique connecté à votre ordinateur. Dans la limite des stocks disponibles, vous pouvez vous procurer gratuitement un lecteur de carte auprès de votre Antenne de quartier. Vous pouvez également vous connecter sur cette plateforme Irisbox depuis les antennes de quartier.

Les documents disponibles sur www.irisbox.irisnet.be : Etat civil / Population

Mobilité

Extrait de casier judiciaire Extrait d’acte de naissance Extrait d’acte de décès Extrait d’acte de mariage Extrait d’acte de divorce Déclaration de changement d’adresse au sein de la commune Déclaration de changement de résidence (en provenance d’une autre commune belge pour les ressortissants belges et européens) Certificat de vie Certificat de nationalité Certificat de composition de ménage Certificat de résidence Certificat de résidence avec historique de l’adresse

Carte de riverain (commande et renouvellement)

Travaux publics Réservation d’emplacement temporaire de stationnement

Affaires générales Dérogation en cas de pic de pollution

Retrouvez toutes les infos sur le site de la commune WWW.STGILLES.IRISNET.BE

Wifi

gratuit

Les Saint-Gillois bénéficient, lors de leur visite à l’Hôtel de Ville, d’un accès gratuit à un réseau WiFi. De nombreuses affiches placées de manière visible dans les différentes salles d’attente vous renseignent sur la marche à suivre pour bénéficier confortablement de cette connexion gratuite.

Réseau URBIZONE Login SAINTGILLES1060 Password CONTACT1060

JOB

Postuler en ligne Le site Internet communal dispose d’un module permettant de postuler directement en ligne, soit de manière spontanée soit en réponse à une offre d’emploi de la commune. Vous pouvez également vous inscrire aux examens de recrutement. La demande reçue est ensuite directement traitée par le service du Personnel. Cela permet une meilleure gestion des candidatures et des réserves de recrutement.

L’Hôtel de ville vous accueille…

Openingsuren…

WWW.STGILLES.IRISNET.BE

Les services communaux de l’Hôtel de Ville sont ouverts tous les jours, du lundi au vendredi, de 8h à 12h. Pour connaître leurs jour(s) et heures de permanence en dehors de cet horaire, nous vous invitons à consulter la page du service concerné sur notre site Internet :

de diensten op het Stadhuis zijn van maandag tot vrijdag dagelijks open van 8u tot 12u. De permanentie-uren, de dagen en uren dus waarop de verschillende diensten buiten deze uren open zijn, vindt u op de webpagina van de betreffende dienst :

NOUS SOMMES AUSSI SUR

VOLG ONS OOK OP

En complément du site internet déjà bien connu des Saint-Gillois (www.stgilles.irisnet.be), la commune est également présente sur les réseaux sociaux Facebook et Twitter, proposant ainsi une voie supplémentaire de communication et d’échange avec ses habitants.

Behalve de website waar de inwoners van Sint-Gillis intussen goed mee vertrouwd zijn, is de gemeente ook aanwezig op de sociale netwerken Facebook en Twitter, een extra manier dus om met de inwoners te communiceren en ideeën uit te wisselen.

Facebook & Twitter !

www.twitter.com /saint _gilles

www.facebook.com /communesaintgilles

www.twitter.com /sint _gillis

www.facebook.com /communesaintgilles

DE ONLINEDIENSTEN VAN HET IRISBOX-PLATFORM via de website van de gemeente

Een aantal documenten en attesten (bewonerskaart, uittreksel geboorteakte, bewijs van nationaliteit,…) kunt u via het gewestelijke platform www.irisbox.irisnet.be online bestellen en betalen. U krijgt ze dan bij u thuis toegestuurd. Wie deze documenten wil bestellen heeft een elektronische identiteitskaart, een kaartlezer en een computer nodig. Een kaartlezer kunt u gratis, en zolang de voorraad strekt, in uw Wijkantenne ophalen.

Volgende documenten kunt u opvragen via www.irisbox.irisnet.be : Burgerlijke Stand/Bevolking

Mobiliteit

Uittreksel strafblad Uittreksel geboorteakte Uittreksel overlijdensakte Uittreksel huwelijksakte Uittreksel scheidingsakte Verklaring van adreswijziging binnen de gemeente Verklaring van verblijfsverandering (afkomstig vanuit een andere Belgische gemeente – voor Belgische en Europese onderdanen) Bewijs van leven Bewijs van nationaliteit Bewijs van gezinssamenstelling Bewijs van woonst Bewijs van woonst met historiek

Bewonerskaart (bestellen en vernieuwen)

Openbare werken Reserveren parkeerplaatsen

Algemene Zaken Afwijking in geval van pollutiepiek

Vindt alle informatie op de gemeente website WWW.STGILLIS.IRISNET.BE

Gratis Wifi

Om bezoekers meer comfort te bieden is het Stadhuis sinds april 2012 uitgerust met gratis Wi-Fi. Op duidelijk zichtbare affiches in de wachtzalen staat netjes uitgelegd hoe u vlot een gratis verbinding maakt.

JOB

Online solliciteren Via een module op de website kunt online een spontane sollicitatiebrief opsturen, of reageren op een vacature. U kunt u ook inschrijven voor rekruteringsexamens.

Netwerk URBIZONE Login SAINTGILLES1060 Password CONTACT1060

De verwerking ervan gebeurt rechtstreeks door de Personeelsdienst. Op die manier verloopt het beheer van de kandidaturen en rekruteringsreserves vlotter.

Sta niet langer in de rij, maak een afspraak met de gemeente !

Een jaar geleden heeft de gemeente Sint-Gillis op haar website een module gelanceerd, via dewelke de inwoners een online afspraak kunnen maken met de gemeentediensten voor het regelen van een aantal formaliteiten, om zo niet langer aan het loket te moeten aanschuiven. Intussen hebben al ruim 1000 inwoners van Sint-Gillis van dit platform gebruik gemaakt om een afspraak te maken op een tijdstip dat hen het best uitkomt. Op de dag van de afspraak werden ze stipt op het afgesproken uur ontvangen, zonder dat ze in de rij moesten gaan staan. Met dit initiatief wil de gemeente het dagdagelijkse leven van de inwoners van Sint-Gillis er makkelijker op maken. Zo kunnen ze netjes hun dag plannen wanneer ze op het Stadhuis moeten zijn om een administratieve formaliteit te regelen.

VOOR WELKE FORMALITEITEN KAN IK EEN AFSPRAAK MAKEN ? Momenteel kunnen de inwoners van de gemeente in volgende 8 gevallen een afspraak maken : • aanvraag van een Belgisch paspoort • vernieuwing Belgische identiteitskaart (Belgische nationaliteit) • vernieuwing van een verblijfskaart C, E, E+ of F+ • afhalen van een van die vernieuwde kaarten • a dreswijziging op de elektronische chip • 1ste inschrijving in België als EU-onderdaan • verklaring van wettelijke samenwoning (verklaring en/of inlichtingen) • Kind erkennen (erkenning en/of inlichtingen)

HOE WERKT DE MODULE ? Heel eenvoudig. Surf naar de website van de gemeente, klik er op "Een afspraak maken" en ga als volgt te werk : • kies uit de beschikbare uren, datum en uur waarop u wenst ontvangen te worden, vul de nodige velden in en valideer uw aanvraag

Binnenkort nog meer afspraken mogelijk Burgers zullen ook voor volgende formaliteiten een afspraak kunnen maken :

• via email krijgt u een bevestiging van uw aanvraag toegestuurd •u wordt gebrieft over de documenten die u bij zich moet hebben de dag van afspraak op het Stadhuis en over de plaats waar u zich moet aanbieden • is er iets tussengekomen, dan kunt u uw afspraak tot 36 uur op voorhand annuleren

• inlichtingen over een huwelijk in Sint-Gillis of de registratie van een in het buitenland afgesloten huwelijk • a anvraag stedenbouwkundige of milieuvergunning Afspraak dus op

www.stgilles.irisnet.be !

Kies voor een Wijkantenne Het voordeel van de Wijkantennes is dat de openingsuren beter zijn afgestemd op de dagelijkse activiteiten van de inwoners. In elk van de 4 antennes kunt u terecht om er volgende administratieve documenten op te vragen : bewijs van leven, nationaliteit, gezinssamenstelling, of bewijs van woonst en bewijs van woonst met historiek. De procedure is er dezelfde als in het Stadhuis en u kunt er ook met Bancontact betalen.

/ 14U-17U30

9U30-13U 14U-17U30

* I n de antennes kunt u ook op dinsdag van 17.30 tot 19.00 terecht maar dan enkel op afspraak.

UW ADMINISTRATIEVE FORMALITEITEN online In 2001 was Sint-Gillis een van de allereerste gemeenten met een eigen website. Die is intussen fel geëvolueerd en streeft ernaar de burgers, zowel wat inhoud als wat gebruiksgemak betreft, een optimale dienstverlening te garanderen. Ik heb er altijd voor geijverd de openingsuren van onze administratie zo goed mogelijk af te stemmen op de werkuren van de inwoners. Dagelijks doen we er met het gemeentepersoneel alles aan om u zo snel en efficiënt mogelijk te helpen, toch zijn de werklast en de steeds grotere publieke opkomst vaak bron van erger en lange wachttijden. We willen deze samenwerking dan ook verder verbeteren. In de volgende pagina’s leest u alles over de diensten die via onze website rechtstreeks toegankelijk zijn. Met deze actie zorgen we er enerzijds voor dat uw bezoek aan de gemeente minder tijdrovend wordt en vlotter verloopt, en anticiperen we anderzijds op de antwoorden die onze administratie u kan geven.

Charles Picqué BURGEMEESTER

Hoe vaker u van deze diensten gebruik maakt, hoe sneller we ze ook zullen uitbreiden. Hoofdbetrachting is daarbij steeds een vlottere uitwisseling en bijgevolg een betere levenskwaliteit.