PÁLYÁZATMENEDZSMENT GYAKORLATI MEGKÖZELÍTÉS
2013
PÁLYÁZATMENEDZSMENT
2
1. BEVEZETŐ A) A pályázati menedzsment fogalma és szerkezete A pályázati menedzsment több, mint egyszerű pályázatírás. Feltételezi azt, hogy egy szervezet (civil szervezet, önkormányzat, vállalkozás, egyéb közintézmény) a pályázati források felkutatásával, pályázatok írásával és projektek lebonyolításával állandó jelleggel foglalkozik, mi több, erre irányított humán erőforrással is rendelkezik. A pályázati menedzsment magába foglal minden egyes lépést, folyamatot az esetleges források felkutatásától kezdve egészen a megkapott támogatás elszámolásáig: a pályázat megírását, a projekt támogatási szerződés szerinti lebonyolítását, stb. Amennyiben egy szervezetnek egy időben több pályázata is fut (ezek különböző fázisban vannak), úgy szükségesnek mutatkozik az ezzel kapcsolatos feladatok elvégzésére állandó figyelmet szentelni, humán erőforrást fordítani. 1. sz. ábra: A pályázati menedzsment ciklusa A pályázati menedzsment ciklusa
Küldetés (misszió) Általános célkitűzések
Értékelés, elszámolás
Projekt kidolgozása
Megvalósítás
Forráskeresés
Pályázat megírása Szerződéskötés
Döntés követése
A projektötletnek összhangban kell lennie a szervezet küldetésével és általános célkitűzéseivel. A projekt kidolgozását követően jelennek meg az ehhez kapcsolódó specifikus pályázatmenedzselési tevékenységek (forráskeresés, pályázatírás, döntés és szerződéskötés), majd ezt követően a pályázatban megfogalmazott tevékenységek végrehajtása és értékelése a projekttel együtt halad. Egy szervezet párhuzamosan több pályázatmenedzsmenti folyamatot is bonyolíthat. Ez egyrészt a szervezet által kidolgozott és végrehajtási folyamatban levő projektek számától, másrészt a projekt nagyságától függ, amely akár több támogatási forrás igénybevételét is feltételezi.
PÁLYÁZATMENEDZSMENT
3
Ilyen értelemben a szervezetben párhuzamosan több ciklus is létezhet, éppen ezért szükséges lehet egy egységes nyomonkövetési rendszert kialakítani, vagyis egy felelőst megnevezni, aki maga a folyamat szempontjából tartja nyilván az előrehaladást. A ciklikus felfogás ugyanakkor lehetővé teszi, hogy hosszú távon a szervezet pályázatai menedzselésében fejlődjön és tapasztalatokat halmozzon fel. B) A pályázati menedzsment és projektmenedzsment közötti összefüggés Egy pályázat tulajdonképpen egy, a kiíró által elvárt struktúrában bemutatott projektet jelent. Amennyiben egy megfelelő módon kidolgozott projekttel rendelkezünk, ennek pályázati űrlapra való adaptálása nem jelent komolyabb fejtörést. A kettő között mégis adódnak különbségek. A legszámottevőbb különbség az, hogy míg a projekt megtervezése, végrehajtása és értékelése inkább egy szervezeten belüli tevékenységet feltételez, addig egy projekthez kapcsolt pályázat lebonyolítása egy külső tényezőt (a támogatót) is bevon. Ezért a teljes pályázati folyamat során a projekt különböző lépéseit egy olyan külső szemlélővel is meg kell értetni, aki ugyan nem vesz részt közvetlenül a végrehajtásban, de mégis jogában áll a támogatást megvonni, amennyiben úgy látja, hogy a támogatási szerződésbe foglaltak nem teljesülnek. Éppen ezért, a pályázati menedzsmentben a folyamatos kommunikálás, informálás lényeges elemet képez és középtávon komoly sikerekhez vezet a forrásszerzés területén. A tartalmi részeket tekintve a már lefektetett elképzelések kerülnek részletesebb megfogalmazásra, a célok, várt eredmények viszont változatlanok. A költségvetésnél apró, de mégis lényeges különbség adódhat. Míg egy belső használatra készülő projektterv esetében, és a végrehajtási fázisban is többnyire a konkrét kifizetéseket vagy bevételeket eredményező lépések fontosak a költségvetés számára, addig a pályázat esetében olyan bevételi és kiadási tételek is megjelenhetnek, amelyek nem feltételeznek konkrét pénzmozgást. A pályázatok menedzselése egy projekt minden területét átfogja. A kulcsfontosságú pénzügyi terület mellett a nyertes pályázat, támogatási szerződés kihatással van mind a projekt kommunikációsnépszerűsítő tevékenységére, mind az eredmények mérésére, kiértékelésre. Megfigyelhetjük, hogy sok esetben a projektmenedzsmentben használt technikák megjelennek a pályázati űrlapokban. Egy Gantt-diagramm vagy logikai keretmátrix elkészítése az európai uniós pályázatok esetében majdnem mindig elvárt. Mi több, ezek képezik a pályázat két leglényegesebb pontját.
PÁLYÁZATMENEDZSMENT
4
ELSŐ LÉPÉS: PÁLYÁZATI FELHÍVÁSOK FELTÉRKÉPEZÉSE
Hol és hogyan keressünk kiírásokat?(információs források) Az Internet jelenti azt a felületet, ahol létező elképzeléseink, projektjeink finanszírozásához a legkönnyebben kereshetünk pályázati kiírásokat, forrásokat. A nyomtatott formában terjedő pályázati felhívások egyre inkább háttérbe szorulnak. Újsághirdetések, újságcikkek, hírportálok Általános, hírértékű információk gyűjtésére alkalmas, azonban részletes információk megszerzéséhez kevésbé. Amennyiben a sajtóban érdekes hírre találunk, érdemes vagy pályázati tanácsadóhoz fordulni, vagy kiemelten pályázatokkal foglalkozó honlapokat felkeresni, hogy pontosan megtudjuk, miről van szó. Szakmaspecifikus honlapok, portálok Romániában több olyan szakportál is kifejlődött az elmúlt években, amely többnyire, vagy esetenként kizárólag pályázatokkal, valamint ilyen forrásokból támogatott fejlesztésekkel foglalkozik. Ezek közül a legrégebbi, a 2001-ben indított PONT pályázatfigyelő (www.palyazatok.ro), amely magyar nyelvű felületeken ad részletes és naprakész tájékoztatást pályázati felhívásokról, határidőkről és egyéb, pályázatokhoz, támogatási forrásokhoz köthető újdonságokról. A szerkesztők emellett háttérelemzéseket is gyakran közzétesznek. Pályázati kivonatokat tartalmazó e-mailes értesítő is kérhető napi vagy heti rendszerességgel. A Románia számára előírt strukturális és kohéziós alapokkal kapcsolatos pályázatokkal és egyéb hírekkel a fonduri-structurale.ro oldal foglalkozik a legátfogóbban. A 2007-ben indított projekt mára már referenciaértékű anyagokat, információkat tesz közzé. A honlapot tanácsadói konzorcium működteti, de célja nem a közvetlen kliensszerzés, hanem az átfogó tájékoztatás, éppen ezért az ott megtalálható információk igen kiterjedtek, széleskörűek. E-mailes értesítő is kérhető, ennek elsődleges célja a figyelemfelkeltés, nem az alapszintű informálás. A Finantare.ro oldal szintén több éves múltra tekint vissza. Erősségét a szakmai háttéranyagok és vélemények képezik. Az információs szolgáltatások egyes részei már fizetőssé váltak, de az ingyenes részek is bőven adnak információt pályázati lehetőségekről. E-mailes közlöny kérhető, ez összefoglalja a legfontosabb információkat, de nem ad teljes körű tájékoztatást, még címek szintjén sem a honlapon megjelenő újdonságokról.
PÁLYÁZATMENEDZSMENT
5
A pályázati kiíró felkutatása és a teljes pályázati dokumentáció megszerzése Az internetnek köszönhetően mára már jóformán minden pályázati kiíró saját honlappal rendelkezik. Ennek köszönhetően a pályázati kiírásokkal kapcsolatos teljes dokumentáció is fellelhető az interneten és akár másodpercek alatt le is tölthető. Az esetek túlnyomó többségében a pályázati portálok tartalmazzák az eredeti kiíró honlapjának hivatkozását.
MÁSODIK LÉPÉS: A PÁLYÁZAT ELŐKÉSZÍTÉSE Amikor megtaláltuk az adott projektünk számára alkalmasnak bizonyuló pályázati kiírást, érdemes olyan részletesebb háttérinformációra is szert tennünk amely segít pontosan beazonosítani a pályázati kiíró célkitűzéseit és motivációját abban, hogy számunkra támogatást nyújtson. Fontos időben megtudnunk, hogy milyen mellékletek, dokumentumok csatolására van szükség a pályázati űrlap mellé, mivel maga a pályázati dokumentáció összeállítása akár egy több hetet is igénybe vevő folyamat lehet. Így ennek a megtervezése fontosnak bizonyulhat annak érdekében, hogy minden határidőre meglegyen. Részletes információgyűjtés Gyűjtsünk információt a kiíró intézményről és az érdekesnek és használhatónak bizonyuló támogatási rendszerről!
Melyek a kiíró intézmény céljai?
Milyen általános feladatköröket lát el az intézmény (vagy milyen célokat követ, amennyiben civil szervezet)?
A pályázati koordinátor neve
Ki foglalkozik közvetlenül az adott pályázati kiírással, kivel lehet kommunikálni?
Melyek az elbírálási procedúra részletei?
Mi a pályázati határidő? Hogyan kellene a pályázatot beküldeni? Van-e több lépcsős pályázás? Van-e lehetőség elektronikus pályázásra? Mikor közlik a választ? Mikor várható szerződéskötés? stb.
Az elbírálás menete, az elbírálók
PÁLYÁZATMENEDZSMENT
6
Egyre több esetben az elbírálók kiléte már titkos. Ennek rációja éppen az, hogy a pályázok ne gyakoroljanak etikus de akár etikátlan befolyást sem ezekre a személyekre. Ilyen értelemben az elbírálási kritériumok, az értékelési pontozás szerepe egyre jelentősebbé válik. Pályázati dokumentáció Szerezzük meg a részletes kiírást, illetve a teljes pályázati dokumentációt - ha van. A legtöbb esetben ezek elektronikusan elérhetők. Pályázati űrlap Szerezzük meg a pályázati űrlapot - ha van. A pályázati űrlap ma már csak akkor használható, ha elektronikusan kerül kitöltésre. Amennyiben pályázati űrlap létezik, ennek használata kötelező a pályázat összeállításának folyamatában. Határidő Tájékozódjunk a beadási határidő felől! A határidő be nem tartása egyet jelent a pályázat kizárásával. A pályázati határidők több fajtáját is ismerjük: A leggyakoribb eljárás a pontos határidő megadása, napra és órára pontosan, beérkezést számítva. (Vagyis amennyiben a pályázatunk az adott időpontig nem jut el a kiíróhoz, úgy a határidőt lekéstük). Másik eset a postabélyegző dátuma, ebben az esetben elég, ha az adott napon postára adjuk küldeményünket. Ebben az esetben a postázási bizonylat megtartása igen fontos. Európai uniós támogatások esetében egyre elterjedtebb az, hogy bár van határideje a pályázatok leadásának, az a pályázó élvez elsőbbséget az elbírálásnál, amelyik hamarabb adta le dokumentációját. Mellékletek, egyéb dokumentumok Tudjuk meg, milyen mellékletek csatolására van szükség! A nem általunk megírandó, hanem más intézményektől, hatóságoktól, partnerektől beszerzendő dokumentumok időbeni elkészíttetése, összegyűjtése ugyanannyira fontos a pályázat szempontjából, mint a tartalmi részek megszerkesztése.
PÁLYÁZATMENEDZSMENT
7
Háttérinformációk Tisztázzuk a következőket: Általában kiket támogat az intézmény? Bármennyire is megfelelnénk egy támogatási program célkitűzéseinek, amennyiben szervezetünk nem tartozik a támogatott jogi formák közé, nem tudunk sikerrel pályázni. A behatárolás jogi (cég, ezen belül üzleti forgalom, alkalmazottak száma szerint szűrve, civil szervezet vagy közintézmény), földrajzi (régiók, megyék, települések), illetve közigazgatási (vidék, város, lakosságszám) formát ölthet. Milyen jellegű projekteket részesít előnyben? A pályázati dokumentáció mellett előző évek támogatott-listái, a nyertes projektek rövid leírásai hasznos fogózót nyújthatnak abban, hogy még jobban meggyőződjünk, talál-e a projektünk az adott pályázati kiíráshoz. Milyen célcsoportok elérését támogatja? A támogató intézmény tevékenységi köre szintén jelentős befolyással bír. Egy munkaügyi minisztérium várhatóan egészségügyi projektet nem támogat, de egy szociális kérdésekkel foglalkozó alapítvány sem fog gazdaságélénkítésben szerepet vállalni. Mennyi és milyen jellegű támogatást oszt szét? -
Legtöbb illetve legkevesebb hány százalékban támogat egy projektet? Legtöbb illetve legkevesebb mekkora költségvetéssel rendelkező projektet támogat (összegben kifejezve)? Természetbeni hozzájárulást elfogad-e, mint költségfedezés?
Érdeklődjön arról, hogy a pályázati kiírásról szerveznek-e bemutató előadást esetleg képzést a meghirdetéssel kapcsolatosan?
Törekedjen a személyes kapcsolatok kialakítására és ápolja azokat!
Konkrétumok: Legtöbb esetben a pályázatot kiíró alapítvány/intézmény pályázati csomagot állít össze, amely használati útmutatót (Ghidul Finantatorului), űrlapot (formular pentru cerere de finantare) tartalmaz. Ez alapján mindent tudni lehet az illető kiírásról. Ebben a dokumentum-csomagban olyan elérhetőséget is megadnak, ahol a potenciális pályázó további részletes információkra is szert tehet.
PÁLYÁZATMENEDZSMENT
8
HARMADIK LÉPÉS: A PÁLYÁZAT MEGÍRÁSA 1.
Egy pályázat részei
Ennél az alpontnál sohasem szabad figyelmen kívül hagyni az esetleges űrlap szerkezetét, és ennek formáját érdemes követni, mivel a kiíró az, amely dönt pályázatunk sorsáról, tehát az ő elvárásai a legfontosabbak. A) Fedőlap Formai kellék. Érdemes minőségi nyomtatást végeznünk, ugyanis fontos támogatási kérelmünknek esztétikailag is formát adjunk, ha az űrlap maga ezt nem biztosítja. Esetenként érdemes akár színesre is szerkeszteni és nyomtatni. B) Kísérőlevél Hivatalos levél, amelynek hossza egy oldal. Célja a kapcsolatfelvétel (formálisan) a pályáztatóval és a pályázat bevezetése, nem a program bemutatása. Nem kötelező alegység, de ha valóban fontos és nagy összegű pályázatról van szó, akkor érdemes ilyen dokumentumot is szerkeszteni.
C) Adatlap Ennek hossza is egy oldal. Ez tulajdonképpen egy összegző a pályázatról. Általában a pályázat címét, a pályázó szervezet és a projektvezető nevét és adatait, a program rövid, 3-5 soros összefoglalását, időtartamát vagy időpontját, a költségvetés összegét, a kért támogatást, ennek százalékos kifejezését, a mellékletek felsorolását, a dátumot, pecsétet és aláírást tartalmazza. Bizonyos esetekben ez az adatlap felesleges, ennek bizonyos adatait fel lehet akár a fedőlapon is tüntetni. Itt, természetesen csak a legfontosabbra gondolunk, mint: a név, a pályázat címe, a kapcsolattartó személy és a költségvetési végösszeg. Figyelem: A rövid összefoglaló tartalmazza a célt, célcsoportot, a vállalt tevékenységeket, valamint a problémát, melyre a program megoldást nyújt. Ha az űrlap adott, ellenőrizzük, hogy teljesen kitöltöttük-e. Az adatlap tetejére érdemes egy frappáns idézetet írnunk, amely kapcsolódik a program tematikájához.
PÁLYÁZATMENEDZSMENT
9
D) A pályázat leíró részei Hossza 3-5 oldal. Célja a pályázó felkészültségének bizonyítása a pályáztató előtt, valamint a program részletes bemutatása. Részei: A program célja, a pályázó szervezet bemutatása, a probléma/igény bemutatása, amelyre megoldást ad a projekttervünk, a tevékenységek bemutatása, a projekt ütemezése, az értékelési szempontok, valamint a költségvetés leírása. E) Mellékletek Ezeknek célja a pályázat leíró részében közölt információk alátámasztása, a pályázó hitelességének bizonyítása. Többek között a következőket tartalmazhatja: jogi bejegyzési bizonylat, alapszabályzat, alapító okirat, újságcikkek, referenciaanyagok, előző éves szervezeti beszámoló, szakmai önéletrajzok, ajánlások, költségvetési részletezés, stb. (bármi, ami a pályázatot alátámasztja)
2. A pályázat leíró részei A) A program célja: A program célja három szintet takar. Az első, legáltalánosabb szint a program társadalmi hatása. (Ezt a program neve alá érdemes felírnunk.) Ez egy teljes, lehetőleg összetett mondat, mely tartalmazza azt az általános célt (tulajdonképpen küldetést), amelyet a programunk elérni kíván, illetve az eszközöket, amelyeket felhasználunk ennek kivitelezésére. Pl. A program célja a demokratikus társadalom fejlesztése a fiatalok állampolgári tudatának erősítése révén. Feltétlenül kerüljük a cselekvésre utaló szavakat (pl. csinálni, szervezni, képezni, előállítani), inkább általánosabbakat használjunk (pl. fejlesztés, megerősítés, megszüntetés, csökkentés). A következő két szint már inkább a tevékenységekhez kapcsolódik, ezeket lehet célkitűzéseknek nevezni. Az egyik ezek közül a program hatása a résztvevők életére, a másik a program konkrét kimenetele (tehát egy elméleti és egy gyakorlati sík). Fontos, hogy ezeket a célokat úgy határozzuk meg, hogy ezek mindig mérhetőek, reálisak legyenek. A pályáztató nem lát fantáziát egy olyan pályázatban, amelynek nem írjuk le a kézzel fogható kimenetelét. Hiába látjuk ezt mi át, ha nem tesszük a kiíró/elbíráló bizottság számára is láthatóvá, akkor kevés az esélye annak, hogy támogatást nyerjünk.
PÁLYÁZATMENEDZSMENT
10
Pl.: A program egy éves időtartama alatt 120 fiatalt* kívánunk kiképezni az érdekképviseleti folyamatok szakterületén, oly módon, hogy azokat a saját életükben alkalmazni tudják**. A képzésen résztvevő fiatalok minimum 70%-a érdekképviseleti szervezetben fogja használni az elsajátított ismereteket. * mennyiségi vetület ** minőségi vetület Amire feltétlenül vigyázni érdemes, az a direkt beszédmód használata. Negatív példa erre a következő: "A képzés hatásaként azt reméljük, hogy". Ez helytelen. Csak azt sejteti a pályáztató fele, hogy még mi sem vagyunk biztosak a dolgunkban. A direkt beszédmód határozottságot utal. Vigyázzunk azonban arra is, hogy a beképzeltség, túlzott magabiztosság érzését se keltsük a pályáztatóban. B) A pályázó bemutatása Ez a rész arra hívatott, hogy meggyőzze a támogatót: a szervezet tökéletesen alkalmas a program kivitelezésére. Itt szükséges említést tenni a hasonló jellegű programokról, amelyeket a szervezetünk sikeresen valósított meg. Kerüljön bemutatásra itt a személyes, illetve a szervezetünk tapasztalata ezen a területen, valamint az is, hogy milyen képzettségűek a program kivitelezői. Itt ne csak a programvezetőre hivatkozzunk, tegyünk említést lehetőleg minden szervezőről. (Öt embernél többet nem érdemes bemutatnunk, és mellékletként csatolnunk kell minden egyes bemutatott személy szakmai önéletrajzát). Azt is tárgyaljuk, hogy a program miképpen hat a szervezet küldetésének megvalósítása érdekében. C) A probléma / igény, amelyre a projekt megoldást, választ nyújt Ezen alpont célja, hogy a program fontosságát, szükségességét bizonyítsa. Az általunk bemutatott megoldás (azaz a program, amire támogatást pályázunk) egy valós igényre válaszol. Ezért érdemes a probléma okait, lehetséges hatásait ismertetnünk (amennyiben nem oldódik meg teljesen a kérdés, amire választ keresünk). Amennyiben erre lehetőség van, szolgáltassunk számszerű, konkrétan alátámasztott adatokat is a probléma nagyságára, jelentőségére vonatkozóan, és jelöljük meg adataink forrásait. D) A tevékenység bemutatása Az esetleges adományozó itt kaphat betekintést a tevékenység konkrét szerkezetébe. Ismertetnünk kell a helyszíneket, időpontokat, a meghirdetés módját (a reklámozásra érdemes külön hangsúlyt fektetni). Írjuk meg, milyen a tervezett résztvevők köre. S természetesen nem szabad kihagynunk magának a tevékenységnek a leírását sem. Próbáljunk megindokolni, ésszerű, érthető magyarázatot adni mindenre. Ha a projektünk al-programokra oszlik, mindegyik esetében külön-külön csoportosítva tűntessük fel az adatainkat.
PÁLYÁZATMENEDZSMENT
11
Konkrétumok Itt valós összefüggés mutatkozik egy pályázat megírása és egy előzetes, belső, szervezési könnyítés érdekében megírt projekt között. Egy jól megírt, reális és használható projekt jelentős mértékben megkönnyíti egy pályázat megírását, hiszen a pályázati kiírás is sok esetben egy projekttervet kér. A különbség csak a kiíró szervezet projektről kialakított felfogásában mutatkozhat, viszont az átírás nem nehéz. E) Ütemterv Táblázatba foglalva ismertessük a program ütemtervét. Ezt a tervet lehetőleg fel kell bontani három részre, amelyeket jól el vannak különítve egymástól. Ezek: előkészítés, lebonyolítás, kiértékelés. Használhatjuk a Gantt-diagrammot, illetve a Ki-mit-mikorra listát.
F) Életképesség Be kell bizonyítanunk, hogy a támogató finanszírozásának lejártával a program nem fog leállni. Ez sokszor fontos és meghatározó értékelési szempont a benyújtott pályázatoknál! G) Értékelési szempontok Fontos, hogy megadjuk programunk értékelésének szempontjait. Szükséges kitérnünk arra, hogy pontosan milyen eszközökkel, módszerrel mérjük majd le a program hatékonyságát. A pályáztató már jó előre látni akarja, hogy eredményes az ő befektetése. Szó kerülhet itt a konkrét, fizikai formában is megjelenő eredményekről (kiadott anyagok, esetleg egyéb tevékenységek, melyeket e program sikeres megvalósítása implikál). H) Költségvetés A különböző alapítványok igényei ezzel a pályázati résszel kapcsolatosan meglehetősen eltérőek. Általában minden alapítványnak megvan a saját követelménye a költségvetés struktúrájáról. Éppen ezért, amennyiben nem vagyunk tisztában a költségvetés megszerkesztési módjával, feltétlenül vegyük fel a kapcsolatot az adományozóval. (Az adományozó elvárja ezt, több esetben külön kiképzést is szervez a pályázat megírásának módjáról!) Amennyiben nem fértünk bele az űrlapban megszabott költségvetési keretbe, vagy úgy látjuk egyes kiadásainkat jobban, részletesebben is meg tudjuk indokolni, akkor mindenképpen csatoljunk egy részletes költségvetési mellékletet pályázatunkhoz. Kiadások Ha nincs külön igény erre, a kiadásoknál nem kötelező feltüntetni, hogy miből fedezzük a költségeket, mivel ezt a bevételi résznek úgyis tartalmaznia kell. A kiadási tételeket minél részletesebben írjuk le,
PÁLYÁZATMENEDZSMENT
12
(hacsak az alapítvány nem kéri explicit módon a rövid kiadási listát). Itt főleg arra kell vigyázni, hogy az általunk megszerkesztett kiadási lista rendszere könnyen átlátható legyen. Az adományozónak nincs kedve arra, hogy hosszú időt töltsön, csak a költségvetési szerkezetünk megértésével. Inkább elutasítja ezt. Nagyobb terjedelmű kiadáslista esetén mindenképpen készítsünk egy összegzőt is, amely a nagyobb tételek összköltségét tartalmazza. Itt is, ha tehetjül, el kell különítenünk az előkészítés, lebonyolítás, értékelés egységeit. Bevételek Ezt az alpontot is tagolnunk kell. A pályáztató mindenképpen tudni akarja, hogy nem csak a tőle származó támogatásra alapozunk, és hogy reálisan fel tudtuk mérni, a szervezéshez szükséges pénzt összegyűjtését. Pár alapvető bevételtípus létezik:
Biztos bevételi források (iskolai támogatás, ingyenes terembér, a szervezők saját munkája, ami szintén költség kellene legyen, de szervezetünk ingyen felvállalja) Már megérkezett alapok (szponzorok, pályázatok, amelyek kedvezően voltak elbírálva). Ezekről bizonylatokat kell mellékelnünk! Remélt és kért bevételek más forrásoktól (benyújtott, de még választ nem kapott pályázat, tervbe vett szponzorok) Kért összeg (itt is részletezzük, hogy konkrétan a költségvetés mely részeire igényelünk anyagi alapokat a pályáztatótól). Egyéb megjegyzések
Vigyázzunk mindig arra, hogy a bevétel összege legyen egyenlő a kiadással. Nem létezhet különbség, hiszen az azt jelentené, hogy nem mértük fel jól a helyzetet. Arra is figyeljünk, hogy elírások, összeghibák ne legyenek. Azt az érzést keltheti, hogy nem vagyunk elég megfontoltak a pénzügyi rész kezelésében. Konkrétumok:
A költségvetés esetében ajánlatos a Microsoft Excel program használata. Amennyiben a költségvetést ebben a programban készíti el, úgy megadódik a lehetőség az összegek számítógépes összeadására. Ezáltal pedig a hibaveszély majdnem teljesen kizáródik. A pályázat leíró részével kapcsolatosan annyit érdemes megjegyeznem, hogy ezeket a szempontokat legtöbb esetben magában a pályázati űrlapban kérik. Ez különböző formákban történhet. Az előbbi felsorolás egy általános képet kívánt nyújtani a pályázatok e fontos részéről.
NEGYEDIK LÉPÉS: A PÁLYÁZAT LEADÁSA ÉS NYOMONKÖVETÉSE PÁLYÁZATMENEDZSMENT
13
Határidő és beadás A pályázatot határidőre adjuk le, azonban határidőből is kétféle létezhet. Az első formája az, amikor a pályázat postai feladásra vonatkozik. Ilyenkor az a célunk, hogy a határidő napján záróra előtt elérjünk a postára, vagy, amennyiben gyorspostát választunk, aznap vegye el a csomagot a futárszolgálat. A határidő második formája a beérkezés pillanatához köti a pályázatok elfogadását. Ilyenkor azt kell biztosítsuk, hogy dokumentációnk ez előtt beérkezik a támogatóhoz. Itt figyelembe kell vennünk, hogy hány napig megy postán egy levél, hány órára vállalja a postaszolgálat a kézbesítést. Ebben az esetben semmilyen késést nem fogadnak el még akkor sem, amikor nyomós ok van. Egy harmadik eset újabban elektronikus leadásokra vonatkozik, ilyenkor a küldés és beérkezés pillanata gyakorlatilag azonos, mivel a pályázatot a támogató internet-honlapjára kell feltöltenünk. Amikor a végső feltöltő gombot megnyomjuk, azzal az időponttal regisztrálja a rendszer pályázatunkat. A leadástól az eredményhirdetésig - hiánypótlás Ne üljünk nyugton a leadás után sem. Sok esetben lehetőség van arra, hogy amennyiben hiányos egy dokumentáció, a támogató kiegészítő információkat, dokumentumokat kérjen be tőlünk. A hiánypótlás valószínűleg elektronikusan (e-mailen) érkezik az általunk megadott címre, és szoros határidőt kapunk arra, hogy meddig küldjük el a hiánypótlást. Az eredményhirdetésre is tudatosan figyeljünk. Vannak esetek, amikor a támogató azt is meghatározza, hogy meddig hirdet eredményt. Amennyiben mégsem, jogunk van érdeklődni az eredményekről. Ha nyert a pályázat Kössünk a támogatóval írásos szerződést (legtöbb esetben ezt a támogató is igényli). Bonyolítsuk le a programot a szerződésnek megfelelően. Ha változik valami a szervezésben, tájékoztassuk az adományozót. Ő is tisztában van azzal, hogy tökéletesen semmit sem lehet megtervezni, előre jelezni. Reklámozzuk támogatóinkat. Ha van mód rá, vonjuk be közvetlen módon is az adományozót a támogatott programba. A program lejártával minél részletesebb dokumentációt készítsünk, amelyben beszámolunk a programról, és részletesen kitérünk a pénzügyi elszámolásra (ugyanis itt mindenki a legtámadhatóbb). Ha a programról újságcikk jelenik meg, vagy fényképek készülnek, mellékeljük ezeket is beszámolónkhoz Ha nem nyert
PÁLYÁZATMENEDZSMENT
14
Érdeklődjük meg, miért és hogyan fejlesszük tovább a projektet illetve a mögötte húzódó gondolatot, hogy megfelelő (és főleg támogatásra érdemes) legyen. Amennyiben technikai-formai hibát követtünk el, érdeklődjük meg, mi volt hibás a pályázatban. Folyamatosan tájékoztassuk arról támogatókat, hogy milyen más programokat szervezünk. Érdeklődjünk az adományozó más pályáztatási lehetőségeiről.
ÖTÖDIK LÉPÉS: MEGVALÓSÍTÁS Szerződéskötés A szerződéskötés feltételeit a támogató határozza meg. Sok esetben a támogató már a pályázati felhívás megjelentetésénél vagy a részletes pályázati dokumentációban is szerződésmintát tesz közzé. Ez alapján a pályázó azt is eldöntheti, hogy majdan a szerződéskötés pillanatában teljesíteni tudja-e a feltételeket: Példa: Szülőföld Alap A Szülőföld Alap egy pályázat leadásához nem kér részletes dokumentációt és mellékleteket, azonban már a felhívás megjelentetésénél közzéteszi, miket fog kérni a szerződéskötéshez. Így hiába nyer egy szervezet támogatást, ha ezt követően nem képes szerződést kötni. A projekt pályázat szerinti megvalósítása A megvalósítás folyamatában a kulcskérdés abban rejlik, hogy a szervezet pénzügyileg képes-e lemenedzselni a pályázatot. Ez főképpen akkor fontos, amikor a támogatás vagy részben vagy akár teljes egészében a projekt lebonyolítása után kerül folyósításra. Abban az esetben, amikor utólagos a támogatás, a szervezet még a lebonyolítás előtt meg kell arról győződjön, hogy képes megelőlegezni az összegeket. Az is kulcsfontosságú, hogy az elszámolásba csak szerződéseket és számlákat, vagy kifizetési bizonylatokat (nyugtát, kasszabont, banki utalványt) is be kell-e mutatni. Ha nem, akkor lehetőség van arra, hogy egy-egy szolgáltatóval megegyezzünk, hogy kiállítja a számlát, azonban őt kifizetni csak akkor fogjuk, amikor elszámoltuk és megkaptuk a támogatást. A lebonyolítás folyamatában szintén fontos a lebonyolítás időtartamának betartása. Amennyiben a projekt lebonyolítását június 30-ig le kell zárjuk, ne próbálkozzunk júliusi vagy augusztusi számlákkal, mert azt a támogató várhatóan nem fogadja el. A projekt népszerűsítése Bár nem minden támogató ad kötelező utasításokat a támogató népszerűsítésére, ezt elvárja. Ezért bármilyen sajtóanyag, reklámtárgy, egyéb vizuális eszköz születik a projekthez kötődően, ezen
PÁLYÁZATMENEDZSMENT
15
tüntessük fel a támogató nevét és grafikus elemek esetében a támogató jelvényét. Amennyiben ezt a támogató nem teszi elérhetővé honlapján, ezt explicit módon kérhetjük tőle. Nagyobb értékű támogatásokat nyújtó pályázati rendszerek esetén a kiírás dokumentációjának részét képezheti egy külön népszerűsítési útmutató. Ebben az esetben az ott megfogalmazott előírásokat kötelező módon be kell tartanunk a teljes projekt folyamán. Ragadjunk meg minden lehetőséget arra, hogy kommunikáljunk saját projektünkről, és ebben a támogatónak is megjelenési felületet biztosítsunk.
HATODIK LÉPÉS: ÉRTÉKELÉS, ELSZÁMOLÁS, A SZERZŐDÉS LEZÁRÁSA Az elszámolásokról általában Az elszámolás tulajdonképpen a megvalósított projektről, rendezvényről készített tartalmi és pénzügyi beszámoló, amely azt támasztja alá, hogy a támogatótól, a támogatási szerződés feltételei megkapott (vagy utólag beérkező) támogatás miként volt felhasználva. A támogató az elszámolás függvényében ítéli meg, hogy a támogatás rendeltetésszerűen volt-e felhasználva, és ennek következményeként dönthet úgy, hogy a támogatási folyamatot az adott projekt kapcsán teljesen lezárja. Az elszámolás részei Minden elszámolás két alapvető részből tevődik össze: a tartalmi és pénzügyi beszámolóból. Az egyiknek vagy másiknak, elszámolásban betöltött súlya támogatónként változik. Például a Youth in Action Program „kispályázatainál” (9.000 euróig) csak tartalmilag kell beszámolni, ez viszont az eredeti pályázat szintjén kidolgozott modell szerint áll össze. Más esetben a tartalmi beszámoló gyakorlatilag lényegtelen (például DRI), ahol jóformán csakis a számlákat és bizonylatokat nézik. Mitől lehet hatékony egy elszámolás?
Könnyen áttekinthető: a bizonylatok sorszámozottak, akár tartalomjegyzék is kíséri őket. Minden bizonylatmásolat jól látszik, és pontosan érthető, mekkora összeg szerepel rajta. A számlákat elszámolási összesítőben táblázatosan is feltűntetjük. Részletes: ne sajnáljuk az oldalakat, ne próbáljunk zsúfolni, több számlát egy oldalra tenni. Érthető: a tartalmi beszámoló kövesse lehetőleg ez eredeti pályázat formáját. Ily módon az eredmények összehasonlíthatóak az eredeti tervvel.
A támogatás akkor tekinthető lezártnak, amikor a támogató elszámolásunkat elfogadta. Ezt többnyire írásos vagy szóbeli formában közli is velünk.
PÁLYÁZATMENEDZSMENT
16
PÁLYÁZATMENEDZSMENT
17