Etiska riktlinjer

Etiska riktlinjer

2 Etiska Riktlinjer

Etiska Riktlinjer 3

Innehåll

Bästa medarbetare

Bästa medarbetare

3

Hög etisk standard och en öppen företagskultur

4

Koncernens ansvar

7

Den enskildes ansvar

9

Säkerhet och kriminalitet Gåvor och andra förmåner Droger

9 9 10

Politik och religion

11

Straffbara handlingar

13

Intresse- och jävskonflikter

15

Kommunikation

16

Tystnadsplikten Att slå larm om missförhållanden

16 19

Brott mot etiska riktlinjer

20

Etiskt självtest

20

Hantering av missforhållanden

22

Vi lever av att leverera. För att kunna leverera måste vi ha kundernas förtroende samt motiverade medarbetare.

Två av koncernens värderingar är ärlighet och respekt.

Dessa är kärnvärden i förhållande till kundtillit och en bra arbetsmiljö. Dessa etiska riktlinjer bygger på koncernens värderingar och bildar en norm för vad som anses vara ett bra och ansvarsfullt uppträdande.

Riktlinjerna gäller alla anställda inom koncernen och beskriver vår kultur för hur vi samverkar med varandra och med omgivningen. Vi ska ha en öppen företagskultur som uppmuntrar till en diskussion av etiska frågor på arbetsplatsen.

Många har säkert upplevt att det inte alltid är så lätt att veta var gränsen går och vad som gäller i varje situation.

Dessa etiska riktlinjer ger inte heller svar på alla frågor, men är tänkta som en hjälp och en vägledning för att man tryggt ska kunna agera inom ramen för gällande lagar och regler.

Om du i någon situation skulle bli osäker på vad du bör göra, tycker jag att du ska prata med dina kolleger eller ta upp saken med din chef. Det etiska testet som finns längst bak i det här häftet kan också vara till hjälp.

Jag ber dig att noggrant sätta dig in i dessa etiska riktlinjer. Genom att följa riktlinjerna lägger vi grunden för en företagskultur som kan hjälpa oss att nå våra gemensamma mål.

Dag Mejdell Koncernchef

4 Etiska Riktlinjer

Etiska Riktlinjer 5

Koncernen ska kännetecknas av hög etisk standard och en öppen företagskultur Vad är etik och varför behöver vi etiska riktlinjer?

Etik handlar om vad som är rätt och fel och sätter gränser för vårt beteende. Etiken är förankrad i våra värderingar och är en förpliktelse som vi har mot oss själva, vår arbetsgivare och den gemenskap som vi är en del av. Vi har ett förhållande till våra etiska förpliktelser som grundar sig både på de gemensamma värderingarna i samhället och värderingarna som företaget står för.

Följande etiska riktlinjer bygger på koncernens värderingar. Genom att förankra vårt beteende i koncernens gemensamma värderingar och uppträda på ett sätt som beskrivs i dessa riktlinjer så kan vi bidra till en hög etisk standard inom alla delar av koncernen.

En hög etisk standard är en förutsättning för en god arbetsmiljö och en sund och öppen företagskultur.

Genom en hög etisk standard och stark intern kultur så kan vi skapa förtroende och ett gott anseende och visa våra kunder att vi är pålitliga.

Etiska riktlinjer skapar en norm för vad som anses vara ett bra och ansvarsfullt beteende inom vår koncern, men riktlinjerna täcker inte allt. De är också avsedda att fungera som ett stöd och rättesnöre för att tryggt kunna verka inom gällande lagar och regelverk.

Det individuella anställningsavtalet ger ytterligare vägledning och ställer krav på dig som medarbetare inom ditt arbetsområde.

Vilka omfattas av de Etiska riktlinjerna och vilket ansvar har du?

De här Etiska riktlinjerna gäller alla företag inom koncernen och alla medarbetare i koncernens företag.

Riktlinjerna gäller också för styrelsemedlemmar, anställda som är tjänstlediga, inhyrda konsulter, vikarier och andra som arbetar tillfälligt inom koncernen.

Som chef inom koncernen har du ansvar för att dina medarbetare får information om och förstår de Etiska riktlinjerna, att riktlinjerna följs och att avvikelser åtgärdas. I egenskap av chef har du dessutom större ansvar för att följa de Etiska riktlinjerna så att du genom ditt eget beteende kan framstå som en god förebild för etiskt beteende.

Som medarbetare i koncernen har du ansvar för att känna till de Etiska riktlinjerna och följa dem.

6 Etiska Riktlinjer

Etiska Riktlinjer 7

Koncernen ska vara en ansvarsfull arbetsgivare, samhällsaktör och samarbetspartner Koncernen ska vara en professionell arbetsgivare som respekterar grundläggande mänskliga rättigheter.

Inom vår koncern respekterar vi varandras olikheter och utnyttjar dem till förmån för alla. Vi accepterar inga former av trakasserier eller diskriminering på grund av ras, religion, nationalitet, sexuell läggning, kön eller liknande. Andra former av beteenden, som kollegor och affärskontakter kan uppfatta som hotfulla eller nedvärderande, är inte heller acceptabla.

I egenskap av arbetsgivare måste vi sörja för goda arbetsförhållanden och rättvis behandling av alla anställda. Objektiva kriterier ska ligga till grund för anställning, befordran och fastställande av löner.

Arbetstagarnas rättigheter ska respekteras med utgångspunkt från lagstiftning, kollektivavtal och internationella konventioner.

Koncernen ska vara ett föregångsföretag när det gäller att skapa en sund och hälsosam arbetsmiljö och målet är att ingen ska blir skadad eller sjuk på grund av sitt arbete. Den enskilde medarbetaren förväntas informera närmaste chef eller skyddsombud om eventuella brister eller fel som kan innebära fara för liv eller hälsa i arbetet.

Koncernen måste som ansvarig samhällsaktör uppfylla koncessionsvillkor och andra myndighetskrav. Koncernen ska aktivt arbeta för att minska utsläpp och föroreningar, spara energi och välja miljöeffektiva lösningar.

8 Etiska Riktlinjer

I sin roll som betrodd tredje part för både fysiska och elektroniska leveranser har koncernen ett stort ansvar gentemot sina kunder. Detta gäller både för pengar och post, gods, information och andra värden. Kunden måste kunna lita på att det som lämnas in till koncernen tryggt når fram inom fastställda tidsgränser.

Leverantörerna ska behandlas opartiskt och rättvist.

Koncernen får inte missbruka sin marknadsställning.

Vi förväntar oss att våra leverantörer och partners delar våra etiska värderingar.

Etiska Riktlinjer 9

Medarbetarnas personliga uppträdande ska vara ärligt och ansvarsfullt Som medarbetare i koncernen måste du följa alla lagar, regler och interna riktlinjer, visa ansvar och utföra ditt arbete på ett säkert och samvetsgrant sätt inom ramen för gällande fullmakter. Du måste uppträda ärligt och hederligt, behandla alla med respekt och ha ett gott bemötande av affärskontakter, kollegor och andra personer.

Säkerhet och kriminalitet Du måste bidra till att förhindra straffbara handlingar inom och mot koncernen och följa säkerhetsrutinerna.

Du måste behandla koncernens tillgångar, postförsändelser, gods, information och andra värden som hanteras för kunderna på ett uppmärksamt och hederligt sätt. Du ska också anmäla straffbara handlingar inom och mot koncernen.

Gåvor och andra förmåner Du får inte, vare sig för egen del eller för andra, ta emot gåvor, provision, tjänster eller andra förmåner som är ägnade, eller av givaren avsedda, att påverka dina handlingar i arbetet för koncernen. Du får inte heller överlämna eller erbjuda sådana förmåner. Med förmån avses i det här sammanhanget även inbjudan till arrangemang, resor eller liknande som inte bekostas av koncernen. Deltagande i sådana arrangemang måste godkännas av överordnad chef. En förutsättning för deltagande är att koncernen som minimikrav bekostar resor samt kost och logi. När du deltar i sådana här sammanhang så representerar du alltid koncernen och ditt uppträdande måste spegla detta.

10 Etiska Riktlinjer

Måttliga former av gästfrihet och social samvaro är normal och hör till god ton inom affärslivet. I samband med julhelger, större helgdagar eller vid andra särskilda tillfällen är det normalt acceptabelt att både ge och ta emot gåvor som inte är alltför exklusiva. Detta får dock inte få sådan omfattning att det påverkar beslutsprocesser eller ger andra intryck av att så sker. Om du tar emot en förmån som inte har obetydligt värde, eller får reda på att du kommer att erbjudas en sådan förmån, så måste du informera närmaste överordnad så att han eller hon kan ta ställning till om du får ta emot förmånen eller behålla den om du redan har tagit emot den. Det avgörande är om förmånen kan underminera din integritet, eller ge intryck av detta, till skada för dig eller för koncernen. Man måste vara särskilt försiktig om förmåner erbjuds i samband med förhandlingar eller dä vissa kontrakt eller ärenden behandlas.

Du får inte ta emot rabatter vid privata köp av varor och tjänster från koncernens affärsförbindelser, såvida det inte rör sig om ett rabattsystem som erbjuds en stor del av Koncernens anställda.

Köp av sexuella tjänster är oacceptabelt när du agerar som ombud för koncernen eller på annat sätt representerar koncernen.

Droger Koncernens arbetslokaler ska vara drogfria. Du får inte vara påverkad av alkohol eller andra droger i arbetet och du förväntas rapportera om du ser eller hör att någon av dina kollegor är eller har varit påverkad av alkohol eller droger i arbetet. Begränsade mängder alkohol får dock serveras om detta påkallas av lokala seder och bruk eller av särskild anledning, förutsatt att alkoholförtäringen inte sker i samband med arbete.

Etiska Riktlinjer 11

Politik och religion Dina politiska sympatier samt religiösa tillhörighet, medlemskap i grupper, sällskap, föreningar och liknande, är ovidkommande för koncernen. Men du måste framstå som opartisk när du representerar koncernen. Du förväntas också uppträda lojalt både i privatlivet och i ditt arbete och inte skada koncernens anseende.

12 Etiska Riktlinjer

Etiska Riktlinjer 13

Nolltolerans mot korruption och andra straffbara handlingar Koncernen tolererar inga former av korruption eller andra straffbara handlingar som begås i samband med arbete för koncernen.

Det innebär att det råder nolltolerans mot sådana handlingar och att de ska bemötas av stränga och konsekventa reaktioner i form av uppsägning eller avsked. Förhållanden som bedöms vara straffbara kommer som regel att polisanmälas.

Korruption omfattar bestickning och handel med inflytande. Korruption undergräver laglig affärsverksamhet, snedvrider konkurrensen, ödelägger förtroende och anseende och utsätter företag och enskilda personer för risker. Korruption och medverkan till korruption är inte bara etiskt oacceptabelt utan dessutom straffbart, oavsett om det handlar om mottagande av mutor eller bestickning av andra.

Straffbara handlingar som begås av koncernens anställda och drabbar kunderna bedöms som särskilt allvarliga och utgör försvårande omständigheter som medför skärpta påföljder. I likhet med korruption är sådana handlingar särskilt skadliga för förtroendet för koncernen och dess rykte. Dessutom försämrar sådant beteende arbetsmiljön.

14 Etiska Riktlinjer

Etiska Riktlinjer 15

Intressekonflikter och jäv måste undvikas

Som medarbetare i koncernen får du inte, vare sig för dig själv eller närstående, försöka uppnå fördelar som är olämpliga eller på annat sätt kan tänkas skada koncernens intressen. Det är inte tillåtet att ha avlönat arbete, ägarintressen eller möjligheter att påverka affärsverksamhet om detta kan tänkas underminera din lojalitet mot koncernen. Närmaste chef eller dennes överordnade måste godkänna styrelseuppdrag i andra företag som bedriver näringsverksamhet/affärsverksamhet.

Du får inte delta i eller försöka påverka ett beslut om det finns särskilda omständigheter som kan underminera förtroendet för din opartiskhet. En sådan särskild omständighet kan t.ex. vara ett personligt intresse i det aktuella ärendet, t.ex. pga släktskap, nära personliga relationer eller ekonomiska intressen, t.ex. ägarintressen eller styrelseuppdrag, i bolag eller förening, som ärendet rör.

Om du får kännedom om potentiella intressekonflikter så måste du snarast möjligt anmäla detta till din närmaste chef. Om jäv eller en situation som ger upphov till bristande förtroende för koncernen och/ eller koncernens beslutsprocesser kan konstateras, så måste du snarast avsäga dig vidare befattning med det aktuella ärendet.

16 Etiska Riktlinjer

Vår kommunikation ska vara öppen och sanningsenlig All kommunikation inom och från koncernen ska vara öppen och sanningsenlig. Kontakt med media ska ske i enlighet med koncernens policy för kommunikation.

Tystnadsplikten måste respekteras.

Du måste respektera den tystnadsplikt som gäller i samband med arbete eller uppdrag som utförs för koncernen. En viktig del av denna skyldighet är att bevara sekretess för information som är viktig av konkurrensskäl och som kan vara av intresse för kriminella grupper. Tystnadsplikten gäller även i förhållande till kollegor som inte har behov av informationen för sitt arbete.

Tystnadsplikten ska förhindra obehöriga från att få tillgång till information som kan skada koncernens kunder, verksamhet eller anseende. Tystnadsplikten ska också skydda den enskildes integritet och personuppgifter, både vad avser kunder och egna anställda.

Tystnadsplikten gäller även efter att det att ett anställningsförhållande har upphört eller ett uppdrag slutförts.

Etiska Riktlinjer 17

18 Etiska Riktlinjer

Etiska Riktlinjer 19

Bristfälliga förhållanden ska anmälas

Att rapportera straffbara och bristfälliga förhållanden ska anses som att bidra till en positiv utveckling för koncernen. Med bristfälliga förhållanden avses brott mot lagar eller regler, de här Etiska riktlinjerna och andra interna dokument som styr viktiga delar av koncernens verksamhet.

Aktuella interna anmälningskanaler är chefer, överordnade till chefer, förtroendemän och skyddsombud. Det är ett grundläggande mål att skapa förutsättningar för att lösa problem så snabbt som möjligt och så nära den plats där de uppstår som möjligt. Koncernledningen är skyldig att skapa förutsättningar för detta. Om det finns omständigheter som gör att du inte finner det naturligt att använda dig av de här kanalerna, så ska anmälan ske via varningskanalen. Det kan inte uteslutas att det i vissa fall kan finnas behov av att göra en extern anmälan. En sådan anmälan sker normalt till tillsynsmyndigheter eller polis.

Koncernen ska präglas av en öppen företagskultur med en villighet att ta upp problem och anmäla bristfälliga förhållanden. När du på ett legitimt sätt påtalar bristfälliga förhållanden så ska du uppleva att du blir tagen på allvar och att man lyssnar på dig och tar hänsyn till dina synpunkter. Du ska alltid informeras om hur ärendet handläggs. Du ska känna dig säker på att inte drabbas av negativa reaktioner eller repressalier om du tar upp bristfälliga förhållanden på ett försvarsbart sätt. Interna anmälningar är som utgångspunkt alltid förvarsbara.

20 Etiska Riktlinjer

Brott mot de Etiska riktlinjerna kan få konsekvenser Brott mot de Etiska riktlinjerna kan få konsekvenser för anställningsförhållandet i form av varning, uppsägning eller avsked.

Koncernens behandling av medarbetare som har brutit mot, eller misstänks ha brutit mot, de Etiska riktlinjerna ska hålla hög etisk standard. Gällande lagar och avtal ska följas. Alla krav på rättssäkerhet ska uppfyllas och normal mänsklig hänsyn ska visas. En medarbetare ska alltid behandlas med respekt oavsett vad han eller hon har g jort sig skyldig till.

Koncernens Etiska riktlinjer skapar inga rättigheter för kunder, leverantörer, konkurrenter, aktieägare, andra personer eller enheter.

Etiskt självtest Ställ dig följande frågor om du står inför ett etiskt dilemma: Är detta lagligt?

Känns det rätt?

Kan du berätta för din familj, en kollega eller en vän om det du gör?

Tål förhållandet offentlighetens ljus?

Rådgör med din närmaste chef om du fortfarande känner dig osäker.

Etiska Riktlinjer 21

22 Etiska Riktlinjer

Etiska Riktlinjer 23

Att slå larm om missförhållanden inom koncernen Det är ett grundläggande mål att missförhållanden ska tas upp och hanteras på ett så tidigt stadium som möjligt och i det sammanhang där de uppstår. Oftast kommer detta att handla om att man kontaktar närmaste chef eller chefens chef.

För att alla medarbetare i koncernen ska känna sig säkra och trygga med att slå larm om missförhållanden, för det fall man upplever det svårt att ta upp detta med sin chef, har det inrättats ett särskilt koncerngemensamt varningsinstitut som man kan kontakta.

Överträdelser av hälso-, miljö- och säkerhetsregler. Överträdelser av koncernens styrdokument, inklusive etiska riktlinjer.

Vad som inte omfattas (som inte kommer att tas upp av varningsinstitutet) Rena interna förhållanden som t.ex. personalkonflikter och liknande.

Sådant som man uppfattar som missförhållanden utifrån ens egen politiska eller etiska övertygelse.

Facklig tvist.

Hur man kontaktar koncernens varningsinstitut: Intranätet E-postadress: varsling@posten.no Telefon +47 23 14 99 40 Postadress: Posten Norge AS Konsernets Varslingsinstitutt Postboks 1500 sentrum 0001 Oslo NORWAY

Innan du slår larm om missförhållanden Innan du slår larm om missförhållanden bör du ha goda grunder för detta. Därför bör du fråga dig själv: Har jag grund för kritiken?

Hur bör jag gå till väga?

Vem bör jag kontakta?

Exempel på missförhållanden som man kan slå larm om Ekonomiska oegentligheter, förskingring, post- och godsstölder som drabbar antingen kunder eller verksamheter i koncernen.

Korruption.

Miljöbrott.

Oacceptabla förhållanden som inte anses straffbara, men som strider mot koncernens och/eller samhälets normer.

Medarbetarna i varningsinstitutet strävar efter en konfidentiell hantering av din kontakt. Du ska känna dig trygg i att din kontakt med varningsinstitutet inte medför några negativa konsekvenser.

Det förväntas att du uppger ditt namn när du tar kontakt med varningsinstitutet.

KK Design 046-2011

24 Etiska Riktlinjer