Konverentsieri

KONVERENTSIERI TEEMALEHT

20. SEPTEMBER 2011

KONVERENTS VIKING LINE’1 LAEVAL

3-TUNNINE KOOSOLEK MEREL

6-TUNNINE KOOSOLEK MEREL

KOOSOLEK MEREL JA PÄEV HELSINGIS

Pakett sisaldab: • reisijapiletit Tallinn – Helsingi suunal • konverentsiruumi kasutamist kuni kolm tundi • konverentsi standardvarustust • kohvi, teed, vett ja puuviljavalikut

Pakett sisaldab: • kruiisipiletit maaleminekuta Tallinn – Helsingi – Tallinn suunal • konverentsiruumi kasutamist kuni kuus tundi • konverentsi standardvarustust • kohvi, teed, vett ja puuviljavalikut • Bistro Buffet lõunasööki

Pakett sisaldab: • kruiisipiletit maaleminekuga Helsingis • konverentsiruumi kasutamist kuni kaks ja pool tundi suunal Tallinn – Helsingi • konverentsi standardvarustust • kohvi, teed, vett ja puuviljavalikut • Bistro Buffet õhtusööki Helsingi – Tallinn suunal

Lisainfo ja broneerimine Viking Line’i rühmaosakonna kaudu: E –R kell 09.00–18.00 ryhmad@vikingline.ee või telefon 666 3944.

www.vikingline.ee

KONVERENTSIERI

20. SEPTEMBER 2011

Ülla Mägi: vähem powerpoint’i, rohkem mõttevahetust INTERVJUU. Konverentsikliendid on kümne aasta jooksul muutunud teadlikumaks ja hindavad taas pakutavat sisu ning kvaliteeti, räägib kümme aastat konverentside ja koolituste turul edukalt püsinud Tallinna Konverentside asutaja ja juht Ülla Mägi.

RAIN UUSEN teemalehe toimetaja

Tallinna Konverentsid tähistab tänavu oma kümnendat tegutsemisaastat. Millised on olnud peamised või olulisemad arengud konverentsiturul selle põneva dekaadi jooksul?

Jah, alustasime 2001. aastal, kui turul olid juba varem tegutsenud kaks konkurenti juhtimis- ja turunduskonverentsidega. Ilmselgelt polnud meil mõtet hakata korraldama kolmanda ettevõttena samateemalisi üritusi, seetõttu keskendusime keskastmejuhtidele ja spetsialistidele mõeldud üritustele.

Vahepealsete aastate jooksul on turule tulnud ja siit ka lahkunud vähemalt kümmekond konverentsikorraldajat, sealhulgas meie algusaastate suurim konkurent Eesti Konverentsikeskus.

Kliendid on kümne aasta jooksul muutunud teadlikumaks ja nõudlikumaks ning koolituspakkumine on nüüd palju laiahaardelisem kui algusaastatel.

Kas konverentsi kui formaadi osas konverentsi tähenduses on ka selle aja jooksul muutusi toimunud?

Ikka on toimunud. Kui selle sajandi algusaastatel tuldi konverentsidele peamiselt tarkust taga nõudma ja uut infot saama, siis masueelsel ajal pandi rõhku pigem meelelahutusele ja ürituste välisele küljele.

Masu tegi siinkohal kiired korrektiivid, sest naljameeste ja hea lõunasöögi eest polnud klient enam nõus raha välja käima. Taas tõusis kesksele kohale ürituse sisu ja sealt saadav info.

Ka praegu müüvad peamiselt praktilist laadi üritused.

KONTAKTID Teemalehe toimetaja: Rain Uusen rain.uusen@postimees.ee tel 666 2194 Projektijuht: Eve Kruuse eve.kruuse@postimees.ee tel 666 2383 Küljendus: Andres Didrik Makett: Andrus Rebane Vastutav toimetaja: Kuldar Kullasepp kuldar.kullasepp@postimees.ee tel 666 2258 Väljaandja: AS Postimees Maakri 23a, Tallinn tel 666 2202 | faks 666 2301

Millest üks edukas konverents koosneb, mida sealt saadakse, millega ära minnakse?

Kordaläinud konverents annab nii uut teavet kui ka positiivse energiasüsti, võimaluse suhelda oma kolleegidega teistest ettevõtetest ja silmast silma ka lektoritega. Võimaldab küsida ja saada konkreetseid vastuseid.

Kindlasti on kümne aasta vältel olnud üllatavaid õnnestumisi ja ootamatuid ebaõnnestumisi ...

Konverents õnnestub siis, kui inimesed lahkuvad rahulolevate nägudega või tänavad sooja käepigistuse ja soojade sõnadega. Selliseid üritusi on olnud väga palju – enamik meie viiesajast toimunud koolituspäevast. Üldjuhul pole õnnestumistes midagi üllatavat, kõik tuleb tubli tööga.

Ebaõnnestumiste all tooksin välja varastatud ideed, mida juhtub koolitusturul üha enam.

Kõik korraldajad teevad samasisulisi konverentse ja lõppkokkuvõttes ei saa keegi vajalikku auditooriumit kokku.

Milliseid põhimõtteid järgides Tallinna Konverentsid oma konverentse ja koolitusi üles ehitab?

Meie põhimõte on valida päevakajaline teema ja hea programmiline ülesehitus, atraktiivsed lektorid ning väike üllatus.

Paku kliendile alati natuke rohkem, kui ta oodata oskas!

Enam ei pea istuma konverentsisaalis, vaid osaleda saab ka kodus või kontoris.

FOTO: ERAKOGU

2

Tallinna Konverentside asutaja ja juht Ülla Mägi teab, et naljameeste ja hea lõunasöögi eest pole konverentsikliendid enam nõus raha välja käima.

Kas olete pidanud aastate jooksul tegema neis põhimõtetes ka olulisi korrektiive?

Ei ole. Kvaliteetne sisu on algusaegadest olnud meie prioriteet number üks. Seda näitab ka klientidelt kogutud ja analüüsitud tagasiside.

Meie ürituste keskmine hind viie palli süsteemis on sisule 4,7 ja korraldusele 4,8. See on väga kõrge keskmine hinnang, arvestades, et eestlased on küllalt kriitilised ja hinnet viis antakse harva.

Mis on ühe eduka konverentsi südames, mis hoiab inimesi konverentsisaalis?

Mis neid ikka ja jälle tagasi toob?

Eks ikka teadmistejanu ja vajadus end aeg-ajalt tuulutada ning kolleegidega mõtteid vahetada ja suhelda.

Kas teemakonverentside populaarsust analüüsides võib teha ka järeldusi ühiskondlikest protsessidest, elust ja arengutest meie ümber?

Kindlasti. Meie koolitusjuhid jälgivad ja analüüsivad pidevalt arenguid meie ümber, sest need on aluseks teemakonverentside kavade kokkupanekul. Sisu koostamisel aitavad meid tihti asjaomase ala arva-

musliidrid, kelle ettepanekuid me aktsepteerime.

Millised on konverentsituru olulisemad märksõnad järgmisel kümnel aastal?

Esiteks loodan, et suund on sellele, et järjest vähem on konverentsisaalis powerpoint’i ja rohkem mõttevahetust, diskussioone ja arutelu.

Eesti inimene on kahjuks nii helendavas ekraanis kinni, et kui tuleb mõni innovaatilisem lektor, kes oma mõtteid ainult suuliselt väljendab, saab ta ikkagi halvema tagasiside osaliseks kui see, kes paberil kõik puust ja punaseks teeb.

Teiseks – tehnika areng ja videokonverentsid. Enam ei pea istuma konverentsisaalis, vaid osaleda saab ka kodus või kontoris.

Lõpuks sooviksin, et eestlane hakkaks ka ise mõtlema oma koolitusvajaduse ja arenguvõimaluste peale.

Ei tasu oodata, et üksnes tööandja töötajat kusagile koolitusele saadaks ja selle eest ka tasuks.

Seda muidugi siis, kui meie palgatase jõuab sinnani, et ka keskmise palgaga töötaja saab paar korda aastas endale hariva koolituse või konverentsikülastuse lubada.

KONVERENTSIERI

20. SEPTEMBER 2011

3

Hea konverentsi korraldamine pole raketiteadus KASU TEADUSKONVERENTSIST. Hea teaduskonverentsi korraldamine vajab loomingulisust ideede genereerimisel ning kõrget administratiivset võimekust.

Korraldamisega tuleb alustada varakult.

Tallinna Tehnikaülikooli administratsioonidirektor

Õ

nnestunud rahvusvahelise teaduskonverentsi korraldamisel on esmatähtis konverentsi sisu ehk siis teemavalik.

Idee peab olema ajakohane ning soovitavalt paar sammu teaduses toimuvast ettepoole vaatav, seda vähemalt tehnika-, täppis-, loodus-, tervise- ja sotsiaalteadustes.

Peaesineja võiks olla üks ideede genereerijaid. Hea, kui varuks on ka tagavarapeaesineja. Seda juhuks, kui plaanitud peaesinejal tekib ettenägematu takistus ning tal pole võimalik konverentsil osaleda.

Tänu info- ja kommunikatsioonitehnoloogilistele (IKT) vahenditele on võimalik peaesinejal saata oma ettekanne videopöördumisena, teha otseülekanne Skype’i või satelliidi abil. Äärmiselt oluline on konverentsi ajastatus – (tipp)teadlaste ajakava on sageli aastaks ette planeeritud ja sestap on hädavajalik, et konverentsi toimu-

mine oleks külalistele pikalt ette teada.

Näiteks selle aasta juunis Tallinna Tehnikaülikooli Biorobootika Keskuse korraldatud rahvusvahelise robootikakonverentsi ICARi ettevalmistused algasid 15 kuud enne konverentsi toimumist.

Miks korraldada konverentsi Eestis?

Kindlasti on üheks oluliseks argumendiks, et meie ITK vahendid on kõrgetasemelised ja teenused hästi kättesaadavad.

Usun, et meie sellealane võimekus teeb silmad ette nii mõnelegi teisele suuremale või väiksemale riigile.

Kindlasti on meie teadlased oma riigi patrioodid ning usun, et konverentsi korraldamist mõnes teises riigis ei otsustata just kergekäeliselt. Laiem ühiskondlik kasu tõuseb igast heast konverentsist – suure tõenäosusega laienevad diskussioonid ühiskonda ning ehk küll pisut populaarteaduslikumal moel saame kõik uut infot. Seda meedia lahkel toel.

Hoolimata meie elatustaseme üldisest tõusust on konve-

FOTO: SCANPIX/CORBIS

HEIKI LEMBA

Eestis sobib pidada ennekõike neid konverentse, kus meie tehnikateadlased kuuluvad maailma tippteadlaste hulka, ehk siis tehnika-, täppis-, loodus-, tervise- ja sotsiaalteadustes.

Konverentsi korraldamisel on võimalused oluliselt laienenud. Nii võib peaesineja osaleda konverentsil hoopis videoettekandega või pidada loengu otseülekandes Skype'i või satelliidi abil. rentsi kulud ehk madalamad kui teistes Euroopa suurlinnades (London, Pariis, Rooma) ning samas pole paljudel lääneriikide kodanikel vaja siiasõidul viisat.

Miks peaks teadlased osalema konverentsidel?

Kõige olulisemaks on erialane enesetäiendus, kontaktid teiste (ka oma eriala) teadlastega, uued ideed ja koostöövõimalused. Sageli on Eesti teadlased oma erialal ainsad siinmail ning tõsiselt süvitsi mineva kollegiaalse kontakti loomine ja hoidmine oma ametivendadega süvendab ekspertiisi.

Seega, konverentsidel saab

luua kontakte, algatada uusi projektimeeskondi ja pidada arutelusid sama eriala teadlastega mujalt maailmast. Samuti laiendab konverentsi korraldamine teadlase ettevõtlikkust – nii suhtlustasandil kui ka näiteks eelarvestamisel ja reklaamimisel.

Teaduskonverentsi korraldamisest Eestis tõuseb tulu nii meie teadlastele kui ka ühiskonnale laiemalt.

Kas Eesti on hea konverentsisihtmaa?

Eesti plussiks on väiksus – füüsilised vahemaad on lühemad, meil on hästi arenenud teedevõrk, konverentsipaikade olemasolu kogu Eestis – vastavalt ürituse suurusele ja eelarvele on võimalik leida sobivaid konverentsipaiku ning peatuspaiku.

Samuti on Eesti endiselt eksklusiivseks paigaks – tihti on siiatulnud teadlased Eestis esimest korda. Tallinna puhul on kindlasti erakordseks UNESCO maailmapärandisse kantud Tallinna vanalinn ning meie unikaalne loodus.

Milliseid arenguid loob Eestis toimuv teaduskonverents? Üks hea konverents annab nii Eestist pärit kui ka teistele konverentsikülalistele võimaluse end täiendada, arutleda oma eriala sõlmküsimusi tippteadlastega, tekitab küsimusi ja annab vastuseid, loob uut teadmist, ning mis kõige olulisem – genereerib uusi ideid.

Tallinna Tehnikaülikooli korraldatud konverentsidega oleme jõudnud rohkete uute ja huvitavate ideede, kontaktide, koostöö ja ühiste teadusprojektideni. Meie teadlased on täiendanud end erialaselt.

Konverentside äärmiselt oluliseks osaks on diskussioonid nii formaalsemas kui ka mitteformaalses suhtluses.

Konverentsid on taimelavaks doktorantidele, andes pinnase nende rahvusvahelisele arengule.

Kokkuvõttes – teaduskonverentsi korraldamisest Eestis tõuseb tulu nii meie teadlastele kui ka ühiskonnale laiemalt. Näiteks selle aasta suvel toimunud Tehnikaülikooli Arengukonverentsil algatati tõsine ühiskondlik diskussioon kõrghariduse tulevikust. Diskussioon, mis kestab siiani.

Otseülekanne laiendab konverentsi kuulajaskonda AIN REBAS ART Konverentsitehnika ekspert

K

onverentsi otseülekanded internetis on muutumas järjest populaarsemaks.

Vajadus korraldatav konverents internetis otse-videos üle kanda võib tekkida sellest, et suurem hulk inimesi, kes peaks osalema, viibivad konverentsi toimumispaigast eemal või siis on konverentsi teema selline, mis huvitab oluliselt rohkem inimesi kui mahutab konverentsiruum. Kindlasti on põhjuseid veelgi.

Kui konverentsi korraldajal on tekkinud idee teha konverentsi otseülekanne internetis,

peaks selle ettevalmistamisega alustama piisavalt vara. Üldiselt kehtib reegel, et mida varem, seda parem.

Kõigepealt tuleb leida teenusepakkuja, kes pakub serveriruumi – ette peab valmistama ülekande kanali.

Varakult tuleb mõelda ka sellele, millisel veebilehel teha ülekanne konverentsilt nähtavaks ja kas lisada ka kommenteerimise võimalus vaatajatelekuulajatele.

Konverentsi toimumispaigas tuleb üle kontrollida, kas olemasolev internetiühendus on korralik, vajadusel peab korraldaja tellima kiirema internetipaketi.

Konverentsisaali planeerin-

gus tuleb arvestada, et ettekandjatel oleks mikrofonid. Kui on ettekannete ajal või järel oodata saalist küsimusi, peab ka saali jaoks olema piisavalt mikrofone.

Esinemiskoht peaks olema piisavalt valgustatud, et kaamera saaks korraliku pildi edastada. Ülekandeks võiks olla vähemalt 2-3 kaamerat.

Vaatajad ja kuulajad peavad arvestama, et ülekande vaatamisel sõltub pildi ja heli kvaliteet paljuski ka nende andmesidepaketist. Eriti peaks sellega arvestama traadita interneti kasutajad.

Konverentsil osalejaid tuleb toimuvast otseülekandest kindlasti eelnevalt informeerida.

Tulemuslikud konverentsid Aqva Spaas Pärast pingsat seminaripäeva võid lõõgastuda meie kuues basseinis ja seitsmes erinevas saunas.

Küsi personaalset pakkumist konverentsile, seminarile või koolitusele müügiosakonnast sales@aqvahotels.ee või helista 3260005, 3260014.

Vaata lähemalt www.aqvahotels.ee Parkali 4, 44308 Rakvere

KONVERENTSIERI

4

20. SEPTEMBER 2011

AKTIIVÕPE. Eestis on täiskasvanutele suunatud avalikke koolitusi ja konverentse korraldatud juba aastakümneid. Uuendust vajavad aga info edastamise meetodid ja vahendid.

Kellele ?

Miks ?

Kus ?

Ragne Talv Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskuse tegevjuht Käsitletavate teemade aktuaalsus tagatakse turu- ja majandusolukorda analüüsides – seega on sisuline areng olnud pidev. Seni on olnud aga avalike koolituste ja konverentside puhul põhiliseks infovahetuseks loenguvorm, kus üks räägib ja huvigrupp kuulab ning kui ajaline maht võimaldab, saab ka mõne küsimuse esitada.

Praktika on näidanud, et aega küsimuste esitamiseks napib ning kui ettekannet on juba umbes tunni vältel vaikselt kuulatud, ei kipugi keskmine eestlane lõpus vabatahtlikult arvamust avaldama.

Interaktiivne suhtlemine Saar Polli 2009. aasta koolitusfirmade koolitusvajaduste uuringust selgus, et nii koolitajad kui ka koolitatavad on ühisel arusaamal, et koolitusmeetodid peavad muutuma aktiivsemaks – loeng kui klassikaline koolitusvorm on ennast ammendanud. Kuigi uuring viidi läbi kolm aastat tagasi, pole seni suuri muutusi toimunud.

Kasutusele tuleb võtta täiendavaid õppe- ja kommunikatsioonimeetodeid.

Oluline on interaktiivne suhtlemine kogu koolitus- või konverentsipäeva vältel.

Kui kuulajaskond kaasatakse infovahetusse kohe alguses/kestel, muutub passiivne kuulaja aktiivseks kaasamõtlejaks ning järgneva argumentatsiooni käigus omandatud info kinnistub efektiivsemalt.

Meelelahutust lisaks Selleks, et koolitused ja konverentsid saaksid uue elu, tuleb pingutada üheskoos nii korraldajal kui ka koolitajal. Mõlemad osapooled peavad tunnistama, et infovahetuses jääb vajaka publiku kaasatusest.

Rakendades rohkem aktiivõppe erinevaid meetodeid, saavutatakse sellele probleemile ka lahendus. Kui esinema tuleb aga arvamusliider või ekspert, on korraldaja kohustus juhtida eelnevalt tema tähelepanu auditooriumi ootustele.

Emotsioon tekib ühelt poolt interaktiivse suhtluse tulemusel – kui osaleja mõtleb ja arutleb kaasa ning hindab olukorra enda jaoks oluliseks. Teiselt poolt saab pakkuda elamust meelelahutuse näol – näiteks erinevad muusikalised etteasted, tantsukursused või moeetendus.

DIGITAALNE KONVERENTSIRUUM Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskus avab sügisel e-õppe keskkonna – digitaalse platvormi, mis on kasutajasõbralik nii osalejaile kui ka koolituse koostajale. Internetipõhised koolitused, kus saab osaleda näiteks kodust või kontorilaua tagant, tagavad siiski osalejate kaasatuse ja interaktiivsuse.

Mis on 3D online-koolituskeskkond?

• See on kasutajasõbralik, digitaalne e-õppe keskkond • Kasutajalt ega koolitajalt ei eeldata tehnilisi eriteadmisi • Puudub vajadus installeerida eriprogramme • Koolitusel on võimalik osaleda asukohast olenemata • Eelduseks on internetiühenduse olemasolu • Online-koolitus pakub moodsaid tehnilisi lahendusi, õppe- ja abivahenditeks on näiteks videod, slaidid ja jututoad/foorumid ning teadmiste testimise erisugused võimalused • Keskkond pakub võimalust koolitust ka kolleegidega jagada • Online-koolitustel on kliendisõbralikumad hinnad Allikas: conferencecenter.ee

FOTO: SCANPIX/CORBIS

Passiivne kuulaja muutub aktiivseks kaasamõtlejaks

Sõltuvalt koolituse sisust ja eesmärgist tuleb üritusele valida hoolega ka sobiv formaat ning läbiviimise koht, et osalejad end mugavalt ja kaasatuna tunneksid.

Sätime koolituse sisu ja vormi kooskõlla ÜRITUSE FORMAAT JA NIMETUS. Avan oma e-postkasti ja leian sealt tellimuse klienditeeninduse koolitusele. Kirjas on koolitatavate hulk, soovituslik toimumise aeg ja neli teemat, mida kuulda tahetakse. Kiri lõpeb küsimusega selle kohta, kas peaksime korraldama seminari, koolituse või kursuse?

KRISTINA PAAL Addenda OÜ koolitaja ja Koolitusfirmade Liidu juhatuse liige

H

mm… klienti huvitab koolitusvorm. Aga enne veel, kui selle üle juurdlema hakkan, haarab mind õhin saada teada ettevõtte profiil, samuti huvitab mind eesmärk – miks just seda koolitust vajatakse?

Täiskasvanud õppija ei õpi ju kunagi lihtsalt õppimise või teema läbivõtmise pärast. Tema eesmärk on saada uusi teadmisi, parandada oma erialaseid oskusi, arendada meeskonnatunnetust või saavutada muu soovitud tulemus.

SEOS IGAPÄEVATÖÖGA Tean, et tulemuslik koolitus saab alguse kliendi vajaduste väljaselgitamisest ja õpetatava üldteoreetilise tausta ning kasutatavate näidete kohaldamisest kliendi profiilile vastavaks.

Kuiva loengu, valdkonnakaugete näidete ja probleemila-

henduseks kasutatavate võimaluste esitamata jätmisega kvaliteetset koolitust ei saa. Alustan vastuskirja – võtmesõnaks on koostöö!

Klient defineerib probleemi ja sõnastab eesmärgi. Viimase võimalikult kiireks saavutamiseks või ka õige tee leidmiseks on koolitaja ülesanne valmistada ette koolitus n-ö kliendi keeles.

Inimesed õpivad paremini, kui käsitletav teema seondub tihedalt nende endaga, nende töö ja kogemustega. See tähendab, et koostöös selgitatakse välja probleemsed situatsioonid, millele praktilised näited üles ehitada.

Juhul kui osalejate õpimotivatsioon enne koolitust on madal, siis olukorras, kus arutluse all on kliendi enda probleemid ning juhtumid, on koolitatavate tähelepanu suure tõenäosusega köidetud.

Igaühel on oma kogemus, mida jagada. Koolitus on lihtsalt haaratav ning mis põhiline, osa-

lejal on võimalus saada tagasisidet endale ja oma tööle.

MÕISTETE SEGADUS Lisaks õpimotivatsioonile mängib täiskasvanute koolituse puhul olulist rolli õpetamise metoodika. Reegel ütleb, et mida aktiivsemalt täiskasvanu õppeprotsessis osaleb, seda paremini ta vajaliku omandab.

Siiski aitavad eri meetodid saavutada erinevaid eesmärke ning mitte sugugi kõik neist pole osalejat aktiivselt kaasavad – näiteks loeng, millega ei õpita uusi oskusi, küll aga saab nii edasi anda uut või muutunud informatsiooni.

Rollimänguga saab treenida sotsiaalseid oskusi, juhtumianalüüsiga vaadelda konkreetses ajas ja ruumis toimunut ning seega olla ettevalmistatud analoogseks olukorraks tulevikus.

Mõtlen küsitud klienditeeninduse koolitusele. Teen paar ettepanekut kasutatava metoodika osas ja meenub küsimus koolitusvormi kohta. Sellele olen koolitajana väga vähe tähelepanu pööranud, sest alati on rõhk sisul ja sisu kvaliteedil, mitte konkreetsel mõistel.

Niisiis, kuidas nimetada üht head klienditeeninduse koolitust?

KOOLITUS – SEMINARIST KONVERENTSINI Eesti Keele Instituudi seletavas sõnaraamatus on koolitus kui selline defineerimata, ent muule seonduvale leiab sealt järgmised tähendused: Seminar – loengul kuuldu, iseseisvalt loetu või muu ühine arutamine õppejõu juhendamisel. Õppepäev – mingi eriala, uute töövõtete või muu sellise tutvustamiseks korraldatud päev.

Teabepäev – ühepäevane ürituste sari, kus jagatakse teavet, infopäev.

Kursus – mingi õppeaine või selle tervikliku osa süstemaatiline, programmiga määratud materjalihulk (loengutena või trükitud väljaandena). Ka lühiajalised õpingud (loengute, õppetundide, harjutuste sarjana) mingil alal ettevalmistuse andmiseks, kvalifikatsiooni tõstmiseks jne.

Konverents – ulatuslikum teaduslik, metoodiline või muu nõupidamine ettekannete ja diskussioonidega. Ka ühiskondlike, riiklike vm organisatsioonide või riikide esindajate kokkutulek kindlaksmääratud teemade arutamiseks ja küsimuste lahendamiseks.

Allikas: Kristina Paal (Addenda OÜ) ja «Eesti keele seletav sõnaraamat»

KONVERENTSIERI

20. SEPTEMBER 2011

5

Eesti – põnev, tehnoloogiline ja soodne sihtpunkt KONVERENTSITURISM JA EESTI. Kui veel paar aastat tagasi arvati, et seoses tehnoloogia kiire arenguga kaob peatselt vajadus konverentside järele, siis tegelikkuses seda toimunud pole – maailmas on konverentside arv aasta-aastalt hoopis suurenenud.

Eesti Konverentsibüroo tegevjuht

E

ndiselt püsib vajadus silmast silma kohtumisteks, kontaktide sõlmimiseks, suhete arendamiseks, koolitusteks ja uute tehnoloogiatega tutvumiseks.

Eestis toimuvad enamasti kas siinse piirkonnaga seotud konverentsid või siis nende erialade sündmused, kus Eesti spetsialistid esirinnas on – IT, geenitehnoloogia ja meditsiin on vaid mõned näited.

Kõigile neile, kes osalevad tihti oma eriala konverentsidel ja seminaridel kogu maailmas ning mõtlevad, kas võiks järgmisel korral kolleegid hoopiski Eestisse külla kutsuda, võib vastata ühehäälselt ja enesekindlalt jaatavalt. Konkureerides erinevate maailmajagude, riikide ja linnadega on Eestil mitmeid argumente, mis just meie kasuks räägivad, et siia paarisaja kuni kahe tuhande osalejaga konverentse julgelt kutsuda.

Eesti on uus sihtkoht Paljud on juba käinud Viinis, Pariisis või teistes tuntud konverentsilinnades. Eesti on endiselt võrdlemisi uus ja avastamata sihtkoht mitmetele, mistõttu on siinne keskkond konverentsidelegaatidele eksootiline ja täis positiivseid üllatusi.

Külastajaid, kes on esimest korda Eestis, rabavad enamasti Eesti ajaloolised ja samas muljetavaldavalt modernsete kõrgtehnoloogiliste lahendustega linnad.

Segu vanast ja uuest muudab Eesti külastajaile eriliseks ning tänu sihtkoha uudsusele võib konverentsil osalejate arv olla tavapärasest palju suuremgi.

Eesti on kompaktne Suurte ürituste korraldamisel on väikesed vahemaad alati

väga olulised, et logistika oleks lihtne ja hoiaks eelarvekulud madalal. Seda saab Eesti pakkuda – pärast maandumist rahvusvahelises lennujaamas jõuavad delegaadid kesklinna kümne-kahekümne minutiga.

Peamised hotellid, konverentsikohad, vaatamisväärsused, restoranid ja kauplused asuvad üksteisest jalutuskäigu kaugusel ja kesklinna piires, mistõttu ei pea delegaadid kasutama ühistransporti või taksosid.

Eestis on unikaalsed ruumid Eestis on palju hea tasemega ning tänapäevase tehnoloogiaga varustatud konverentsiruume. Hotellide konverentsikeskused mahutavad mugavalt 200–500 osavõtjat ning Nokia Kontserdimaja saal saab võõrustada isegi kuni kahte tuhandet delegaati.

Samuti on Eestis võimalik kasutada konverentsideks ja ka vastuvõttudeks ning õhtusöökideks unikaalseid ajaloolisi ruume, millesarnastesse mujal maades üldiselt ligipääsu ei võimaldata.

Uued hotellid ja konkurentsivõimeline hinnatase Eesti suuremad hotellid ja konverentsikeskused on kõik kas hiljuti ehitatud või renoveeritud, seega modernsed ja kvaliteetsed. Majutuse hinnad on aga ühed soodsamad Euroopas, samas kui hotellitoad on suured ja värske väljanägemisega.

Euroopa tasemel oleme veel siiski soodsama hinnatasemega riik ning saame pakkuda konkureerivate sihtkohtadega võrreldes väga head hinna-kvaliteedi suhet ning professionaalset teenindust.

Tallinna rohkem kui 7500 hotellituba võimaldavad samaaegselt võõrustada päris suuri gruppe.

Miks riigid ja linnad konverentse oma sihtkohta tahavad ning korraldusõiguste taotlemisega vaeva näevad?

FOTO: MIHKEL MARIPUU

KADRI KARU

KONVERENTSIDEGA KAASNEVAD MAJANDUSLIKUD KASUD

Tallinna vanalinna ilu ja salapära nimetavad siia sattunud konverentsituristid alatasa positiivse üllatusena.

Eestis on tasuta wifi «inimõigus» Kui mujal maailmas peab internetiühenduse eest tihti maksma, siis Eestis on tasuta wifi saadaval pea igas hotellitoas ning konverentsiruumis, rääkimata lennujaamast, restoranidest ja kohvikutest. Eesti on infotehnoloogiliselt arenenumaid riike maailmas.

Eesti on looduslähedane 50 protsenti Eestimaast on kaetud metsadega ja 20 protsenti rabadega. Kesklinnast loodusesse jõudmiseks kulub kõigest 15 minutit ning metsades on võimalik ringi uidata kilomeetreid, ilma kedagi kohtamata. Paljudes maailma paikades on säärast looduslähedust raske leida, mistõttu on see külalistele unikaalne ning huvipakkuv.

Ainulaadsed vaatamisväärsused Tallinna vanalinn on üks Euroopa paremini säilinud keskaegseid vanalinnu, mis kantud ka UNESCO Maailmapärandi nimekirja. Eesti saared, Lahemaa mõisad ning rabad, Tartu vaim

Euroopa tasemel oleme veel siiski soodsa hinnatasemega riik ning saame pakkuda konkureerivate sihtkohtadega võrreldes väga head hinnakvaliteedi suhet ja professionaalset teenindust.

ja Pärnu rannajoon, põlevkivimuuseum ning Peipsiääre vanausuliste külad on vaid mõned paigad, mille vastu väliskülalised suurt huvi tunnevad.

Eesti on avatud ja turvaline Eesti on Euroopa Liidu, NATO ja Schengeni viisaruumi liige, mis teeb paljudele siia reisimise lihtsaks. Tänu eurole on rahvusvahelise sündmuse eelarve planeerimine mugav. Eesti inimesed on sõbralikud ja külalislahked ning oskavad võõrkeeli.

Eestil on soodne asukoht Eestisse jõudmine on lihtne.

Enamik suuremaid Euroopa linnu asuvad vähem kui kahe lennutunni kaugusel. Tallinnal on otselennuühendus ligikaudu 30 Euroopa linnaga. Meil on rahvuslik lennukompanii ning palju teisi lennufirmasid, kelle sihtkohtade valikusse Eesti kuulub.

Majanduslikumalt keerulistel aegadel otsivad paljud Euroopa konverentsikorraldajad «closer to home» sihtkohti ning uue konverentsipaigana Euroopas vastab Eesti nende vajadustele hästi.

Eestis on palju tunnustatud erialaspetsialiste Teaduskonverentsi sihtkoha valikul on kindlasti oluline ka teaduslik tase ning programmi tänapäevane ülesehitus. Eestis on palju rahvusvaheliselt tunnustatud oma ala aktiivseid spetsialiste ja teadlasi, kes võiksid oma eriala kolleegid kutsuda konverentsile just Eestisse.

Tarbitavate teenuste lai ring ja eksport Konverents on paljudest erinevatest lülidest koosnev (teenuste)ahel, mis annab tööd paljudele ettevõtjatele – hotellidele, konverentsikeskustele, toitlustajatele, konverentsiteenuse pakkujatele, aga ka transpordi- ja turismifirmadele, ajaveetmisvõimaluste pakkujatele ning kaupmeestele. Konverentside toimumisega kaasneb seega soodne mõju kogu ettevõtluskeskkonnale ning kohalikule tööhõivele.

Kuna konverentsituristid tarbivad laia ringi teenuseid, siis linnas/riigis toimuv konverents suurendab nii turismi- kui ka teiste ettevõtjate tulusid ning seeläbi avaliku sektori maksubaasi.

Rahvusvahelised konverentsid toetavad eksporti, st toovad väljastpoolt raha Eestisse, mis omakorda jõuab avaliku sektori poolt pakutavate teenuste näol ringiga ka siinsete tavakodanikeni.

Eestis kahjuks vastav statistika puudub, kuid Soomes tehtud uuringud näitavad, et konverentside majanduslik mõju 2010. aastal oli 72 miljonit eurot ning kongressid tõid kaasa tööhõivet 1202 inimaastat.

Konverentsituristide suurem tulusus võrreldes puhketuristidega Rahvusvahelised konverentsid kestavad tavaliselt rohkem kui ühe päeva ja sellele lisanduvad ekskursioonid pikendavad külastusaega veelgi, aidates viia raha ka keskustest väljapoole.

Tänu siinviibimise pikkusele ning erinevate teenuste kasutamisele suurendavad konverentsituristid selle aja jooksul nii turismi- kui teiste ettevõtjate tulu. See ei tähenda, et tegemist oleks rikkamate inimestega, kes oluliselt kallimaid teenuseid ostaksid – tänu sellele, et nad viibivad Eestis tavaturistidest kauem, kulutavad nad ka rohkem.

Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse kogutud statistika kohaselt oli puhketuristi külastuse kestus 2009. aastal 1,79 ööd.

Konverentsitööstuse rahvusvahelise katusorganisatsiooni «International Congress and Convention Association» (ICCA) statistika ütleb aga, et 2010. aastal oli konverentside keskmine pikkus 3,9 päeva.

ICCA statistika järgi kulutab keskmine konverentsiturist ühe konverentsi kohta umbes 2682 Ameerika dollarit ehk keskmiselt 759 dollarit päevas.

Tehes lihtsa arvutuse kolmepäevase, viiesaja osavõtjaga konverentsi kohta, näeme, et tegemist on märkimisväärse summaga, mis sellise sündmuse puhul Eestisse jõuaks.

Sesoonsuse vähenemine tänu konverentsidele Arvestades Eesti geograafilist asukohta ja turismisektori sesoonsuse probleemi, on konverentsikülalised eriti oodatud just madalhooajal.

Konverentsiturism pikendab hooaega ja aitab sesoonsuse probleemi vähendada, aga kindlasti ei tõsta ta näiteks püsivalt jaanuari täitumust linna hotellides 90 protsendi peale.

Ka siin näitab rahvusvaheline statistika, et põhilised konverentsikuud on aprill-juuni ning september-oktoober, aga sündmusi leiab aset ka märtsist novembrini.

Kuigi põhilised konverentsilinnad on suuremad keskused – Tallinn, Tartu ja Pärnu –, saab väiksema osalejate arvuga sündmusi väga kenasti läbi viia ka mujal Eestis. Seega on suurtest linnadest väljas asuvatel konverentsiruumide pakkujatel samuti potentsiaali ning ekskursiooniprogrammide näol on neil kasu ka mujal toimuvatest suurematest sündmustest.

Samavõrd tähtis on konverentsiäri prognoositavus – suurte teaduskonverentside puhul toimub korraldusõiguse taotlemine tihti mitmeid aastaid varem, tänu millele on ka teenusepakkujatele avanevad ärivõimalused pikemalt ette teada.

Lisaks positiivsele majanduslikule mõjule annavad konverentsid võimaluse sihtkohale tähelepanu tõmmata ning kasutada neid turunduslikel ja kommunikatiivsetel eesmärkidel. Konverentsid annavad võimaluse Eesti tutvustamiseks kogu maailmas.

Allikas: Eesti Konverentsibüroo

KONVERENTSIERI

6

20. SEPTEMBER 2011

Rahvusvahelise konverentsi edu tagab koostöö ÕPIME KOGEMUSTEST. Tänavu 25.–27. maini toimus Tallinnas Nokia kontserdimajas rahvusvaheline konverents «HIV in Europe – unity and diversity» ehk AIDS2011, millest võttis osa enam kui nelisada delegaati kogu Euroopast. Konverentsi korraldamises osalesid kümned rahvusvahelised ja kohalikud organisatsioonid ning vabatahtlikud.

Kuidas see kõik teoks sai ja mida kogemustest õppisime, räägib konverentsi Eestipoolne koordinaator Anne Rannaveski Tervise Arengu Instituudist. teemalehe toimetaja

Millal sai selgeks, et rahvusvaheline aidsiteemaline konverents toimub just Tallinnas?

Mõte aidsiteemalise rahvusvahelise konverentsi korraldamiseks Tallinnas oli Tervise Arengu Instituudi (TAI) töötajatel olemas juba mõnda aega, kuid otsiti võimalusi konverentsi rahastamiseks. Pikemat kaalumisaega vajas ka konverentsile õige fookuse valimine.

TAI esitas Euroopa Liidu Terviseagentuurile (Executive Agency for Health and Consumers ehk EAHC) taotluse konverentsi rahastamiseks 2010. aasta märtsis. Esimese positiivse vastuse saime juba augustis 2010, kuid ametlikult allkirjastati rahastamisleping alles detsembris. Siis saime alustada ka suuremate ettevalmistus- ja korraldustöödega.

Kindlasti aitas siinkohal kaasa ka fakt, et kaks aastat tagasi oli sarnane konverents toimunud Vilniuses ning Tallinn tundus uue asukohana ning oma uue kontserdimajaga atraktiivne.

Kuidas võib hinnata konverentsi kohalikku mõju?

Kuna konverents toimus maikuus, mis on Eestis kujunenud traditsiooniliselt just HIVtemaatikast rääkimise ajaks, sai konverentsi toimumine ka laiemat kõlapinda kui lihtsalt üks konverents paljude seast.

Majanduslikust aspektist vaadates tuli konverentsile üle neljasaja külalise (ennekõike väliskülalised), kes kõik vajasid majutust, transporti ja toitlustust. Lisaks tõi konverents kaasa tööd paljudele ettevõtjatele, kes olid seotud ettevalmistustöödega (toitlustamine, korralduslikud tugiteenused, konverentsimaterjalide tootmine, sümboolika kujundamine jms).

Tehes kokkuvõtteid konve-

rentsikülaliste täidetud tagasisideküsimustikest, jäi konverentsil jagatud info ja tehtud ettekannete kõrval boonusena kõlama just suhtevõrgustike arendamise võimalus, erinevate uute rahvusvaheliste või eri organisatsioonide vaheliste koostööprojektide algatused ning arutelud võimaluste üle tulevikus. Nii toimis see ka Eesti-poolsete osalejate arvates.

Eriti eredalt meenub sõltlaste rehabilitatsiooniga tegeleva organisatsiooni ühe kohaliku esindaja arvamus, et konverentsil peab osalema kas või seepärast, et uued ideed ja projektialgatused sünnivadki just sellistes olukordades.

Kaua kestsid ettevalmistustööd?

Kokku kestsid ettevalmistustööd ligi poolteist aastat – alates ideest ja võimalike rahastajate otsinguist kuni konverentsi toimumiseni välja.

Konverentsil peab osalema kas või seepärast, et uued ideed ja projektialgatused sünnivadki just sellistes olukordades.

Esimese etapina võib vaadelda rahataotluse kokkupanemist, mis kestis kolm kuud, sealt edasi toimusid läbirääkimised rahvusvaheliste korraldus- ja teaduskomiteede liikmetega ning erinevate ideede, programmi ja väljundite täpsustamised, loomulikult ka Tallinna kui asukoha tutvustamine.

Kuidas valisite konverentsi toimumiskoha?

Asukoha puhul sai määra-

vaks Tallinnas pakutavate võimaluste olemasolu. Kaalumisel oli veel Estonia kontserdimaja, kuid Nokia kontserdimaja oli oma uudsete lahenduste ning erinevate ruumide kasutamise võimalustega sobivaim.

Arutasime toimumiskohana ka Tartut, kuid see oleks nii suure väliskülaliste arvu juures osutunud logistiliselt keerukaks.

Lennujaama, sadama ja raudtee olemasolu Tallinnas said lõpuks määravaks. Tallinn on logistiliselt kompaktne linn – kesklinna piirkonnas on olemas kõik konverentsiks vajalik jalutuskäigu kaugusel.

Suuremates linnades toimuvate konverentside puhul on siiski suhteliselt haruldane, et igasuguse hinnaklassiga hotellidest saab konverentsi toimumispaika jalutada, ühistransporti kasutamata.

Mida toimunud konverentsist ja selle tööprotsessist õppisite?

Ennekõike õppisime seda, et nii suure ürituse ettevalmistamiseks, eriti konverentsi sisu ettevalmistamiseks, on vaja oluliselt pikemat ajaperioodi, kui meil kasutada oli.

Reaalselt saime ettevalmistustega alustada alles pärast rahastamislepingu allkirjastamist, mis jättis ettevalmistusperioodiks napid viis kuud.

Oluline on välja arendada koostööpartnerite toimiv võrgustik, üksinda pole võimalik nii suuri projekte kuidagi hallata.

Enne projektiga alustamist tasub kindlasti teha korralik turu-uuring ning eelkaalutluse faasis leida ka potentsiaalsed koostööpartnerid, kes saavad võrgustikus oma panuse anda.

Hakates partnereid valima alles organiseerimise faasis, võib see osutuda rohmakaks kiirustamiseks – potentsiaalsed partnerid tuleb kaasata juba eelplaneerimise faasis, seda nii konverentsi reaalse ajakava kui ka eelarve koostamiseks.

Peakorraldaja poolt ette antud töögraafik ja tingimused ei pruugi kõigile osapooltele sobida, mistõttu tuleb tööplaaniga tegeleda tunduvalt varem.

Ning kindlasti meeskond, meeskond ja veel kord meeskond. Kui mul poleks kõrval olnud niivõrd superhead tiimi ja asjalikke vabatahtlikke, oleks sellise suure ürituse teostus osutunud palju keerulisemaks.

Mis sai oluliseks rahvusvahelises koostöös? Korraldajad asusid ju eri riikides...

Konverentsi korraldas TAI koostöös Maailma Terviseorganisatsiooni (WHO), ÜRO Narkomaania ja Kuritegevuse Büroo (UNODC), ÜRO HIV- ja aidsivastase programmi (UNAIDS) ning teiste rahvusvaheliste organisatsioonidega.

Juhtiv ja koordineeriv roll oli meil, lisaks rahvusvahelistele organisatsioonidele olid suureks abiks ka rahvusvahelised komiteed, kes andsid paljuski konverentsile näo ja suuna – sellise, nagu see lõpuks välja paistis.

Ennekõike olid abiks teadusja korralduskomiteede inimesed, kelle kohta saab infot AIDS2011 kodulehelt, kus on liikmete nimekirjad endiselt üleval. Nagu näha, oli tegemist äärmiselt pädevate ja rohkete kogemustega inimestega, kes oskasid abistada abstraktide hindamisest kuni korralduslike näpunäideteni välja.

Suurem osa rahvusvahelisest koostööst toimus loomulikult elektroonselt, Skype’i ja elektronkirjade vahendusel. Tänavu jaanuaris oli Tallinnas ka rahvusvaheliste komiteede nõupidamine, mille tulemusena valmisid väga täpsed tegevuskavad järgmiseks neljaks kuuks.

Milliste kultuuriliste ja muude iseärasustega tuleb sedavõrd suure, rahvusvahelise ja multikultuurse konverentsi korraldamisel arvestada?

Konverentsi töökeel oli

Teie seminarideks oleme valmis seadnud kaks moodsa tehnikaga ruumi 60 ja 40 inimesele.

FOTO: TAI

RAIN UUSEN

Konverentsi korraldamiseks tuleb võtta aega, soovitab Tallinnas maikuus toimunud rahvusvahelise konverentsi AIDS2011 koordinaator Eestis Anne Rannaveski Tervise Arengu Instituudist. märksõnaks. Seoses Ida-Euroopast saabunud delegaatide suure osakaaluga pandi konverentsi töökeel ja kogu personali kakskeelsus proovile.

Arvestada tuli ka äärmiselt hõivatud osalejate ja esinejatega, kelle puhul tuli nende Eestis viibimise aega ja võimalusi tõesti tunni ja minuti täpsusega paika panna.

Palju probleeme ja küsimusi kerkis esile seoses viisadega, mistõttu tuleb nii endale kui külalistele teha väga üheselt selgeks kogu Eestisse reisimist puudutava dokumentatsiooni nõuded, aga ka töökorralduslikud eripärad saatkonniti.

Kuivõrd sujusid transpordi- ja majutuskorralduslikud protsessid?

AIDS2011 konverentsi puhul oli meil olemas hea koostööpartner GoTraveli näol.

Kuna korraldajatena tagasime nii esinejate kui ka stipendiaatide reisi- ja majutuskulud, pidime reisikorraldust kui sel-

list organiseerima pea 110 osalejale.

Aasta esimestel nädalatel oli veebis probleeme üritusele registreerumisega, seda ennekõike põhjusel, et korraldajate ajakava oli liiga tihe ning registreerimiskeskkonna testimiseks aega polnudki. Jällegi koht õppimiseks – kõigele tuleb anda ja võtta aega.

Mida soovitate neile, keda rahvusvahelise konverentsi võõrustamine ees ootab?

Võtke aega, leidke hea meeskond ja koostööpartnerid.

Kindlasti tasub panustada motiveeritud ja asjalikesse vabatahtlikesse – meie konverentsil andsid just nemad üritusele näo.

Professionaalsetele korraldajatele võib kogu jutt tunduda veidi lihtsa ABC-na, ent kui konverentsi korraldamine pole sinu põhitöö, tasub kindlasti leida kõrvale partner ja inimesed, kes sellega pidevalt leiba teenivad.

Usalda oma ala meistreid!

VICTORIA

VICTORIA hinnad alates 23 eurost/tund või 119 eurost/päev Varustus: TV, VHS/DVD, grafoprojektor, ekraan, pabertahvel, markerid, magnettahvel, dataprojektor.

Viiking Spa Hotel pakub võimalust ühendada töö tervisliku lõõgastusega.

CHRISTINA hinnad alates 16 eurost/tund või 80 eurost/päev Varustus: TV, VHS/DVD, grafoprojektor, ekraan, pabertahvel, markerid, magnettahvel.

Christina saalis on võimalik teisaldatava seinaga teha ruum pooleks, mis võimaldab edukalt teha rühmatööd. Dataprojektori rentimise võimalus.

CHRISTINA

Mõlemas saalis internetiühendus (sh WIFI).

Boonusena võimalik tellida tasuta kaks tundi sauna A-maja keldrikorrusel (kuni 12 inimest).

Tulemusliku päeva lõpuks võimalus nautida lõõgastavaid spaaprotseduure või kontrollida tervist erinevate uuringute abil.

Võimalus valida erinevate buffet-menüüde, grupimenüüde ja kohvipauside vahel.

Seminarikliendile on majutus -15% letihinnast.

Raviteenused -15% letihinnast, protseduurid ettetellimisel.

Lisainfo meie kodulehel www.viiking.ee või telefonil 449 0505.

Küsi personaalset pakkumist info@viiking.ee Viiking Spa Hotel, Sadama 15, Pärnu

KONVERENTSIERI

20. SEPTEMBER 2011

7

Kodulehekülg on osa efektiivsest konverentsiturundusest TURUNDUS. Efektiivne kodulehekülg aitab konverentsi sihtgruppe kõnetada ja informeerida ning toetab konverentsi tehnilisi protsesse. Kuidas seda aga saavutada?

Mikare Net’i tegevjuht

M

ainekas ja sisult oluline konverents kõnetab kohale saabuvate ekspertide ja esinema kutsutud lektorite kõrval ka avalikkust – nii tavakodanikke, lihtsalt uudishimulikke kui ka meediat. Hästi organiseeritud konverents tõstatab ühiskonnas olulisi küsimusi, julgustab diskussioone ja näitab kätte ühiskondlikke või teaduslikke arengutrende laiemalt.

Hästi planeeritud, praktiline ja tehniliselt kõrgel tasemel teostatud kodulehekülg kannab konverentsisõnumit laia maailma ning toetab korraldajaid tehnilistes küsimustes – registreerimisest otseülekannete ja hilisemate kontaktideni osalejatega.

KELLELE? Kui oled konverentse ka varem korraldanud, on sul olemas oma klientuur ning veebileht aitab edastada õiget sõnumit sinu sihtrühmale. Teades, milline on sinu klient (vanus, geograafiline asukoht, haridus, rahvus jne), saad hakata mõtlema veebilehe õigele sisulisele struktuurile.

Enamasti on sihtrühmad vä-

ga erinevad – proovi välja selgitada konkreetsed huvirühmad neile omaste tunnuste kaudu.

Klientide hulka ei kuulu ainult auditoorium, vaid ka ettekandeid esitavad lektorid. Veebilehe sisu ja välimuse puhul tuleb arvestada kõikide sihtrühmade eripäradega. Veebilehe toimivuse testimiseks koosta sihtrühma seast testgrupp. Nemad aitavad välja selgitada veebilehe kujunduse, navigatsiooniloogika ja sisu toimivuse. Tegelikult dikteeribki ju sihtrühm sulle vajaduse, mida pead neile ütlema, et saalid oleksid väljamüüdud.

MIDA? Kui vajadused on teada ja sisu samuti olemas, tuleb see loogiliselt liigendada nii, et kõikidel huvilistel tekiks soe äratundmine – see on just nagu minu jaoks kirjutatud.

Info jaotus menüüdes ja sisuliigendus peab olema kergesti leitav, arusaadav ja teemakohane.

Kujundus peaks olema vastavuses sihtrühma ootustega ning seda kergelt ületama. Tavapäraselt võiks see olla esteetiliselt korrektne, tekstivärv soovitavalt tumedam ja taust

FOTO: SCANPIX/CORBIS

MIKK ORGLAAN

heledam, et oleks mugav lugeda.

Millised täpsed detailid kus asuma hakkavad, on mõistlik jätta professionaalide hooleks.

Nad oskavad enamasti meeldivalt üllatada. Pigem tuleks hoiduda liigsest tehnoloogiaga koormatusest, sest paljud loevad veebi juba iPad’ide ja nutitelefonidega – sellega kaasnevad mõned tehnilised eripärad.

Registreerimisvormid olgu pigem lihtsad ja nende täitmisele ei tohiks kuluda palju aega. Lisa kontakt, kuhu pöörduda, kui registreerimine ei õnnestu. Küsida ei tohiks muud kui tõesti vajalikku infot. Anna registreerimisprotsessi edust või siis ebaedust ka tagasisidet.

Info programmi ja konverentsi toimumiskoha kohta ning korraldaja kontaktaadress

on elementaarviisakuse asi. Killuke eristuvust oma isikupära kaudu teeb ainult head.

Sisu poolelt peaks kaetud olema lektorid ja konverentsi/seminaride erinevad teemad.

Lektorid on edevad inimesed, neil on ilus pilt ja neil on sündmusi, mida välja tuua nende tutvustamiseks. Korraldaja varem toimunud üritused annavad portfooliona kindlalt kaalu juurde.

Osalejate nimekirjade avalik jagamine pole enam heaks ta-

Google aitab nii teenuse pakkujate kui ka erinevate konverentside kohta infot otsida.

vaks, kuna müügiinimestel on nii lihtne heauskseid osalejaid ahistada. Kontaktisikute esitlemine nimeliselt ja vähemasti näopiltidega on aga selgelt kliendisõbralikkuse ja usalduse tekkimisel olulised.

KUIDAS? Info saab sobivalt ära toimetada mis tahes veebilehe haldusliides, olgu selleks kodumaine Edicy, mõni täiesti tasuta keskkond, tasuta platvormid – WordPress, Joomla, Magento – või arendajate enda põhjad nagu Mikare, Saurus vms.

Et kõik osalised õigeaegselt konverentsile kohale tuleksid ja oskaksid ka oma toimetusi planeerida, on teavituste saatmisel mõistlik kasutada nii uudiskirju kui ka Facebooki või Twitteri võimalusi.

Sihtrühma ootused dikteerivad kirjade ja uudiste saatmise sageduse ja sisu, samuti visuaalse kujunduse. Uudised peavad olema sisult teemakohased ning kirjutatud piisavalt kompetentsete inimeste poolt.

KELLEGA? Veebilehe tellimisel tuleb arvestada asjaoluga, et seotakse

ennast teenust osutava firmaga pikaks ajaks ning seetõttu on mõistlik hoolikalt valida, kellega koostööd teha. Oluline polegi niivõrd see, mida on tehtud ja mida osatakse, kuivõrd see, mida ja kui kiiresti suudetakse ära õppida.

Alternatiiviks on valida kohe alguses vabavaraline platvorm, millele keegi kujunduse ja alguse ära teha aitab. Alustades kliendisuhet eesmärgiga partnerist lähemas perspektiivis vabaneda, pole vist kellelgi motivatsiooni koostööd teha.

Nagu abielus nii tulevad ka veebi tehes head ja vead välja ikka koostöös.

Tutvu kindlasti alternatiivsete teenusepakkujatega – siinkohal on väärt tegevus ka guugeldamine. Vanemad tegijad on ilmselt professionaalsemad ja pead ise vähem pingutama.

Uued tulijad pakuvad ekstreemsemaid lahendusi ning soodsamat hinda, ent sinu enda osatähtsus projekti õnnestumisel on selgelt suurem.

Põhjalik lähteülesanne kodulehe teostajale annab üldjuhul parema ja täpsema ettekujutuse tellija ootustest ning mõlemad osapooled on projekti lõpuks tunduvalt rahulolevamad.

Pea meeles, mida täpsema lähteülesande veebiehitajale ja/ või disainerile annad, seda kiiremini saab töö tehtud, sest pole vaja nii palju parandusi ja muudatusi teha. Ootamatuid takistusi võib nagunii ilmneda, seega varu aega.

KONVERENTSIERI

8

20. SEPTEMBER 2011

Buffet päeval, gurmee õhtul TOITUMINE KONVERENTSIL. Enamik koolitusi, seminare või konverentse toimub kohvipausidega, pikematel üritustel pakutakse lisaks lõuna- ja õhtusööki. Konverentsil veedetakse aega peamiselt istuvas asendis ja suurema osa ajast moodustab vaimne tegevus – seega on oluline, mida ja kuidas süüa, ütleb Ragmar Haabma.

RAIN UUSEN teemalehe toimetaja

«

Vaimse töö tegijaile on vajalikud erinevad toitained – neid saame näiteks aedviljadest, juurja puuviljadest, marjadest, teraviljadest, pähklitest, salatitaimedest, teetaimedest ja meest,» ütleb Meriton Grand Conference & Spa hotelli peakokk Ragmar Haabma. «Konverentsimenüüde tegemisel jälgin, et kõik need toiduained menüüs ka leiduksid.»

Lõuna kipub konverentsidel olema ajaliselt üsna piiratud, jäädes keskpäeva ja kella kolme vahele – lühikese aja jooksul peavad kõik külalised saama aga toitlustatud.

Tugevamaid toidukordi peaks päevas olema vähemalt kaks, koos suupistepausidega kolm kuni neli, soovitab peakokk Haabma. Konverentsipäeva soovitab ta alustada hommikuse kogunemise kõrvale pakutava värskelt pressitud mahla ja puuviljadega, kuigi tavapäraselt kiputakse päeva alustama tee ja kohvi ning sinna kõrvale pakutavate küpsiste või saiakestega.

«Need olgu siis ka värsked, äsja ahjust tulnud,» soovitab ta.

Et hommikueine enne pikka ja väsitavat konverentsipäeva asjatuks kugistamiseks ei kujuneks, on Haabma sõnul kasulik saabuda konverentsi- või koolituspaika piisavalt varakult ning võtta endale aega ka keskkonnaga harjumiseks.

KONVERENTSILÕUNAL ON OLULINE ROLL Konverentsil pakutava toidumenüü koostamisel on suur tähtsus pausi pikkusel, selgitab Haabma oma tööpõhimõtteid.

Kui pausiks ei jää eriti aega, võib tema sõnul serveerida otse nõupidamisteruumi näiteks salateid ja võileibu, kuid üldiselt soovitab ta lõuna serveerida siiski väljaspool nõupidamiste-

«Kui konverentsil osaleja ei pea koolituse ajal mõtlema tühjale kõhule, on ta kindlasti ka parem kuulaja ja õppija.» ruumi. «Keskkonnavahetus ja jalgade sirutamine muudab inimesed erksamaks,» tuletab Haabma meelde. Üks paremaid valikuid lõunaks on peakoka hinnangul buffet – nii on ka lihtsam tagada toitude mitmekesisust. Lisaks annab see võimaluse leida endale menüüst sobiv inimestel, kes mõningaid toiduaineid ei saa või ei soovi süüa.

Tähelepanu tuleb pöörata ka allergikutele. Järjest enam oskavad tellijad nõuda konverentside toitlustajatelt seda, et toitude juures oleks tähistatud laktoosija gluteenivabad tooted.

Kui valitakse lauateenindusega lõunasöök ja kogu seltskonnale tellitakse üks menüü, tuleb eri nõudmistest anda toitlustajale teada juba varakult, rõhutab Haabma.

PAKU KINDLASTI VETT Koolituspäeva pikkust arvestades tuleb silmas pidada, et kõik pausid oleksid toiduga kaetud (küpsised, pähklid, puuviljad, võileivad jms). Kohvipauside menüü võiks päeva jooksul siiski varieeruda, soovitab Haabma.

Kohvipausidel pakutakse tavaliselt teed ja kohvi, lisaks peaks aga alati olema saadaval ka mahlad ja vesi. «Vesi võiks olla kättesaadav kogu ürituse vältel, sest see tagab jääkainete ja mürkainete väljaviimise ning organismi normaalse funktsioneerimise,» ütleb Haabma. Vee või mineraalvee koguseks võiks jääda 1-1,5 liitrit päevas inimese kohta. «Kui konverentsil osaleja ei pea koolituse ajal mõtlema

tühjale kõhule, on ta kindlasti ka parem kuulaja ja õppija,» lisab mees.

Meeldiv viis ürituse lõpetamiseks on pidulik õhtusöök. Kui lõunapausi piiratud ajalimiit paneb peamiselt eelistama buffet’d, siis õhtusöögil on omal kohal lauateenindusega pidulik menüü.

Ka eksklusiivsem toiduvalik on siin omal kohal, premeerides oma panuse andnud osalejaid näiteks nelja-viiekäigulise rikkaliku õhtusöögiga. «Kuna gurmeetoit on lisaks kõhutäitmisele ka nautimiseks, võib siin toiduainetega olla julgem ja loomingulisem,» julgustab Haabma. «Samuti on portsu suurus õhtusöögil tavapärasest väiksem, sest käike on mitu ja kojuminekul ei tohiks olla tunnet, et miks küll nii palju sai söödud.»

NÄIDISMENÜÜ Suupisted tervitusjoogi juurde • Metsaseenesalat suitsutatud lihaga • Pardimaksa brülee ploomikastmega • Supp • Kreemjas jõevähikookospiimasupp basiilikuvahuga Eelroog • Röstitud kammkarbid röstitud rukkileiva, kalamarja ja ürdisidruni mousse’iga Pearoog • Portveiniga hautatud põdraliha rulaad köögivilja-seene gratääni ja põldmarja-rosmariini kastmega • Jõhvikasorbett värskete metsamarjadega Dessert • Vanillijäätis likööris marineeritud maasikatega • Šokolaaditrühvlid • Kohv/tee Allikas: Ragmar Haabma, Meriton Grand Conference & Spa

www.hansakonverentsid.ee hansa@hansakonverentsid.ee Tel. +372 682 5539

Hansa Konverentside uued, interaktiivsed ja põnevad koolitused just Sinule!

28. septembril „Tõhus ajakasutus – kuidas vähemaga saavutada rohkem?“ 13. oktoobril „ Avalik esinemine“ interaktiivne meistriklass 20. oktoobril „Tuleohutuse täiendkoolitus töökohal tuleohutuse paremaks korraldamiseks“ ldamiseks“ 26. oktoobril „Arvestuse Fööniks – Kontsern“ 3-osaline interaktiivne ja sülearvutipõhine töötuba 2. novembril „Kuidas ise mõjutada oma tulemuslikkust“ 8. novembril „Töölepinguseaduse rakendamine ja enam esinevad kitsaskohad töösuhetes“ 8. novembril „E-marketing: müügikirja koostamise põhitõed ja mõjuv pakkumine“ 16. novembril „Hea finantsjuhtimise tava“ 3-osaline täiendatud sülearvutipõhine kursus 16. novembril „Eestlane versus miljonäri mõtteviis“ seminar

Investeerides teadmistesse!

Laulasmaa Spa asub vaid 35 km ja 30 minuti autosõidu kaugusel Tallinna kesklinnast.

SEE ON ERILINE KOHT MERERANNAL, kus kaunis loodus ning rohkete võimalustega vee-, spaa-, hotelli- ja konverentsikeskus pakub parimaid lahendusi nii lõõgastavaks puhkuseks kui ka mõnusa tööatmosfääri loomiseks.

Laulasmaa Spa konverentsikeskus koosneb üheksast eri suurusega seminariruumist ja saalist ning on varustatud eduka seminari läbiviimiseks kõigi vajalike vahendite ja tehnikaga. Enamik saale on teisaldatavate vaheseintega, mis muudab mis tahes osavõtjate arvuga seminariruumi mugavaks ja kompaktseks. Suurim saal mahutab ühendatuna lobby’ga kuni 480 inimest. Konverentsikeskuse hooliv teenindus ja suur valik lisateenuseid loovad ideaalsed võimalused ühendada töö tervisliku lõõgastusega.

Alates Laulasmaa Spa taasavamisest juunis 2011 on meie rahulolevateks konverentsiklientideks olnud kümned era- ja avaliku sektori ettevõtted. Laulasmaa Spa tänab: SA Archimedes, REKK, EBS, Eesti Energia, Tallinna Kaubamaja, Elion, EAS, Euroapteek, Fazer Eesti, Gustavsberg Ab Estonia OÜ, SA Kutsekoda, Lääne-Eesti Päästekeskus, Nordea pank, Sanofi-Aventis, Saue Production OÜ, Seesam Kindlustus, Siseministeerium, SA Tiigrihüpe, UniCredit Bank, UNIT4 Eesti OÜ, Äripäeva koolituskeskus jpt.

Tere tulemast Laulasmaa Spasse!

Vaata lisa ja küsi personaalset pakkumist: www.laulasmaa.ee, tel 687 0800 või booking@laulasmaa.ee.