Open Recruitment PPIJ 2022/2023

Kata Pengantar

Bismillahirahmanirrohim

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, Salam sejahtera untuk kita semua, Shalom, Om Swastiastu, Namo Buddhaya, Salam Kebajikan, Salam Perhimpunan.

Segala puji terpanjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan limpahan rahmat yang diberikan kepada kita, sehingga kita mampu melanjutkan perjuangan kita sebagai pelajar di Negeri Sakura, juga dapat dengan bangga menjadi sejarah perputaran organisasi kita tercinta ini.

Persatuan Pelajar Indonesia di Jepang (PPI Jepang) mempunyai sejarah yang panjang dan mulai terbentuk pada 24 Juni 1953 dengan nama “Himpunan Mahasiswa Indonesia di Jepang”. Menuju 70 tahun terbentuknya PPI Jepang, demografi pelajar Indonesia di Jepang sendiri tentunya mengalami banyak perubahan yang terus diikuti dengan pembaharuan AD/ART (Anggaran Dasar/ Anggaran Rumah Tangga) PPI Jepang. Berdasarkan data Badan Pelayanan Imigrasi Jepang per Desember 2021, tercatat 4,686 orang Indonesia yang memiliki izin tinggal sebagai pelajar internasional di Jepang. Data tersebut belum termasuk anggota-anggota kita yang memiliki izin tinggal lain seperti izin tinggal dependent atau professor bagi anggota-anggota yang mengenyam pendidikan post-doctoral.

PPI Jepang berharap dapat memberikan wadah yang inklusif bagi pelajar-pelajar dari berbagai demografi dan dapat berkontribusi dalam mengembangkan anggota PPI Jepang untuk dapat menjadi insan yang unggul di bidang masing-masing, baik secara akademis maupun non-akademis. Demi mewujudkan hal tersebut, PPI Jepang berharap dapat bersinergi penuh dengan rekan-rekan di Komisariat, Koordinator Daerah, dan tentunya pelajar Indonesia secara individu demi mewujudkan PPI Jepang yang BERSATU: Berdikari, Resilien, Aktif, dan Unggul.

Maka dari itu, melalui buklet ini kami mengundang para putra dan putri terbaik bangsa untuk berkontribusi bagi pengembangan komunitas pelajar Indonesia di Jepang dengan bergabung dalam kepengurusan PPI Jepang 2022-2023. Diharapkan, PPI Jepang dapat menjadi sebuah sarana aktualisasi diri bagi para pelajar Indonesia di Jepang serta menebarkan manfaat kepada sesama, bangsa, dan negara.

Billahitaufiq wal hidayah Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh. Shalom, Om Swastiastu, Namo Buddhaya, Salam Kebajikan.

Kobe, 10 Oktober 2022 Salam Perhimpunan, Ketua PPI Jepang 2022-2023 Anastasya Wulandari Hasyim

KESEKRETARIATAN

Biro Kesekretariatan

Biro Kesekretariatan bertugas untuk mengurus kegiatan kesekretariatan PPI Jepang serta mendukung dan menjadi penyangga bagi seluruh kegiatan yang diselenggarakan oleh PPI Jepang.

Deskripsi Tugas

1. Mengelola dan mengarsip surat masuk dan keluar.

2. Mencatat notulensi dalam rapat-rapat yang dihadiri Ketua Umum, Sekretaris Jenderal, atau yang didelegasikan oleh Ketua Umum.

3. Melalukan koordinasi bersama kepengurusan Korda dan Komsat.

4. Bertanggung jawab atas pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ).

Persyaratan Khusus

1. Mempunyai keterampilan di bidang administrasi atau keterampilan lainnya.

2. Disiplin, bertanggung jawab, dan cekatan dalam melakukan pekerjaan yang ditugaskan.

3. Cepat dan tanggap dalam menanggapi permintaan suratmenyurat.

4. Menguasai kemampuan dasar Microsoft Office.

5. Dapat bekerja dalam tim.

6. Memiliki kemampuan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris formal.

7. Teliti dan rapi.

8. Mengetahui/sanggup mempelajari dasar-dasar pembuatan dan penomoran surat.

DEPARTEMEN PUSAT PERGERAKAN

Departemen Pusat Pergerakan atau yang dikenal dengan PUSGERAK hadir untuk membantu anggota PPI Jepang dengan melakukan advokasi bagi para mahasiswa dan menjadi wadah diskusi temanteman pelajar Indonesia di Jepang, baik dari tingkat Komisariat maupun Koordinator Daerah. PUSGERAK akan menjadi wadah untuk menampung aspirasi dan gagasan pelajar Indonesia di Jepang.

Biro Kajian Strategis

Deskripsi Tugas

1. Menjadi wadah diskusi dan memfasilitasi pembahasan ilmiah bagi kalangan pelajar Indonesia di Jepang.

2. Menyelenggarakan 6th Annual Scientific Symposium of Indonesian Collegians in Japan (ASSIGN 2023).

3. Mengkoordinasikan pembuatan dan pembahasan kajian mengenai perlindungan pelajar Indonesia di luar negeri.

Persyaratan Khusus

1. Memiliki keahlian di salah satu bidang kajian yaitu ilmu pengetahuan dan teknologi, kesehatan, dan ekonomi.

2. Memiliki ketertarikan pada isu investasi berkelanjutan, kebijakan publik, dan perlindungan pelajar.

3. Berpengalaman dalam salah satu kegiatan perlombaan yaitu karya ilmiah, diskusi publik, dan jajak pendapat.

4. Berpengalaman sebagai sekretaris dan atau kehumasan menjadi nilai tambah

Jumlah kebutuhan anggota 8 orang

Biro Aksi Sosial dan Advokasi

Deskripsi Tugas

1. Menyelenggarakan pembahasan dan diskusi mengenai isu-isu yang sering dihadapi pelajar Indonesia di Jepang.

2. Menampung dan menindaklanjuti keluh kesah dan masalahmasalah yang dihadapi pelajar Indonesia di Jepang.

3. Menyediakan bantuan masyarakat yang terdampak musibah atau bencana alam baik di Indonesia maupun di Jepang.

Persyaratan Khusus

1. Cepat, tanggap, dan fleksibel dalam merespons adanya informasi aksi sosial (pengumpulan donasi bencana kemanusian) dan keperluan terkait.

2. Sanggup dan siap berkomunikasi dengan organisasi sosial.

3. Memiliki ketertarikan dan kemauan untuk melayani dan memberikan bantuan advokasi bagi pelajar.

4. Tertarik dengan problem solving dan negosiasi.

Jumlah kebutuhan anggota 9 orang

Biro Dukungan Strategis Internal

Deskripsi Tugas

1. Mendukung Komisariat dan Koordinator Daerah dalam kegiatankegiatan forum bersama, workshop, dan acara apresiasi program kerja PPIJ Awards 2023.

2. Mendata organisasi eksternal di berbagai wilayah yang mendukung kehidupan pelajar Indonesia di Jepang

Persyaratan Khusus

1. Memiliki pengalaman/sedang menjabat dalam kepengurusan komsat/korda PPI Jepang.

2. Memiliki pengetahuan tentang organisasi eksternal (organisasi non-PPI) atau acara yang berkolaborasi dengan organisasi eksternal.

3. Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan banyak orang/ pihak.

Jumlah kebutuhan anggota 8 orang

DEPARTEMEN LUAR ORGANISASI

Departemen Luar Organisasi merupakan departemen dari PPI Jepang yang memiliki fokus khusus sebagai penghubung dan pintu masuk antara PPI Jepang dengan organisasi lain yang direalisasikan melalui penjalinan relasi antara PPI Jepang dengan pihak-pihak eksternal, melakukan usaha pencarian dana untuk menunjang pelaksanaan program-program PPI Jepang, dan pelaksanaan kegiatan kolaboratif dengan pihak-pihak eksternal. Departemen Luar Organisasi menjadi jantung penggerak aktivitas ini; membangun relasi yang baru dan merawat yang sudah ada, serta mengembangkan nilai tambah yang saling menguntungkan melalui hubungan kerja sama.

Biro Dana Usaha

Deskripsi Tugas

1. Melakukan usaha pencarian dana demi kelanjutan programprogram PPI Jepang.

2. Mengelola database sponsor.

3. Menjalin hubungan dengan para sponsor dan calon sponsor.

Persyaratan Khusus

1. Memiliki pengalaman/ memiliki keinginan untuk belajar melakukan negosiasi bisnis;

2. Mengetahui/sanggup mempelajari tata cara menulis business e-mail.

3. Mengetahui/sanggup mempelajari tata cara pembuatan dokumen Memorandum of Understanding;

4. Memiliki kemampuan minimal/ menengah untuk menulis surat dalam Bahasa Inggris dan Jepang.

5. Memiliki kemampuan/ sanggup belajar mencari network di berbagai perusahaan yang berpotensi menjadi calon sponsor.

Jumlah kebutuhan anggota 4 orang

Biro Event dan Kolaborasi

Deskripsi Tugas

1. Menjaga relasi dan komunikasi dengan perwakilan resmi pemerintah Indonesia di Jepang maupun pemerintah Jepang di Indonesia (Kedutaan Besar dan Konsulat).

2. Membangun komunikasi dengan pihak-pihak yang memiliki potensi kerja sama dengan PPI Jepang, termasuk dalam eksekusi penggarapan partnership dari Biro Dana Usaha.

Persyaratan Khusus

1. Memiliki kemampuan/keinginan belajar untuk menyelenggarakan acara daring maupun luring yang melibatkan mahasiswa Indonesia di Jepang.

2. Memiliki kemampuan public speaking.

3. Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan lancar dalam Bahasa Inggris.

4. Kefasihan dan kemampuan berkomunikasi dalam Bahasa Jepang secara baik menjadi nilai tambah.

5. Memiliki pengalaman/keinginan belajar menggunakan aplikasi video dan sound editing

6. Memiliki pengalaman/keinginan belajar menggunakan aplikasi broadcasting.

Jumlah kebutuhan anggota 12 orang

Biro Hubungan Masyarakat

Deskripsi Tugas

1. Menjaga relasi dan komunikasi dengan perwakilan resmi pemerintah Indonesia di Jepang maupun pemerintah Jepang di Indonesia (Kedutaan Besar dan Konsulat) dan Kedutaan Besar Jepang di Indonesia;

2. Membangun komunikasi dengan pihak-pihak yang memiliki potensi berkegiatan bersama PPIJ.

Persyaratan Khusus

1. Memiliki minat untuk membangun interaksi dengan individu maupun institusi.

2. Memiliki keterampilan berkomunikasi lisan maupun tulisan.

3. Memiliki keterampilan mumpuni dalam korespondensi berbahasa Inggris.

4. Kefasihan dalam korespondensi berbahasa Jepang menjadi nilai tambah.

Jumlah kebutuhan anggota 3-4 orang

DEPARTEMEN MEDIA

DAN PUBLIKASI

Departemen Media dan Publikasi bertugas untuk mendukung kegiatan-kegiatan PPI Jepang melalui dokumentasi, publikasi, dan diseminasi informasi terkait kegiatan-kegiatan PPI Jepang. Selain itu, Departemen Media dan Publikasi juga bertanggung jawab untuk membuat konten-konten terkait kehidupan dan kemahasiswaan di Jepang serta mengelola kanal-kanal media sosial dan laman PPI Jepang.

Biro Media Sosial

Deskripsi Tugas

1. Mengelola akun-akun media sosial PPI Jepang;

2. Menanggapi pesan-pesan yang masuk ke media sosial PPI Jepang;

3. Membuat konten-konten interaktif dalam kanal media sosial PPI Jepang;

Persyaratan Khusus

1. Memiliki keahlian dalam manajemen media sosial terutama Twitter, Facebook, dan Instagram;

2. Berpengalaman dalam membuat laporan performa akun media sosial seperti engagement rate dan net follower gain/loss;

3. Sanggup membuat konten-konten untuk menaikkan traffic dan follower pengunjung media sosial PPI Jepang seperti Instagram Reels, Instagram Takeover, dan lain-lain;

4. Cepat & tanggap dalam menanggapi pesan-pesan yang masuk ke dalam inbox media sosial PPI Jepang.

5. Sanggup menjaga konsistensi selama mengurus social media PPI Jepang

Jumlah kebutuhan anggota 6-8 orang

Biro Data dan Website

Deskripsi Tugas

1. Mengelola website PPI Jepang dan data mengenai kemahasiswaan.

2. Membantu pengelolaan dan pengunggahan konten pada website PPI Jepang.

Persyaratan Khusus

1. Memiliki wawasan dalam pengelolaan website.

2. Nilai plus jika memiliki pengetahuan dalam desain UI/UX dan/atau program database berbasis SQL.

Jumlah kebutuhan anggota 3-4 orang

Deskripsi Tugas

1. Menerbitkan Majalah Interaksi.

2. Membuat dan menghimpun artikel jurnalistik dan artikel ilmiah untuk dimuat di laman PPI Jepang atau media massa.

3. Meliput kegiatan-kegiatan PPI Jepang dan mendiseminasikan informasi terkait kemahasiswaan Indonesia di Jepang.

4. Membuat konten-konten terkait kemahasiswaan dan kebudayaan di media sosial PPI Jepang.

5. Memperkuat kerjasama dan menjalin relasi dengan media massa.

Persyaratan Khusus

1. Mempunyai portofolio atau pengalaman praktis yang mumpuni terkait dunia pers, media, dan publikasi (membuat press release, artikel kreatif, penulisan ilmiah).

2. Memiliki atau sanggup menjalin relasi di media massa/perusahaan penerbitan.

3. Memiliki kemampuan dan pengalaman dalam pengambilan dan pengeditan video serta dokumentasi merupakan nilai plus.

Jumlah kebutuhan anggota 6-8 orang

Biro Desain Kreatif

Deskripsi Tugas

1. Membuat desain poster/infografis/media visual lain untuk kegiatan PPI Jepang.

2. Membuat desain poster/selebaran untuk dibagikan di lingkungan Kedutaan Besar Jepang.

3. Membuat poster ucapan hari-hari penting untuk unggahan media sosial PPI Jepang.

4. Membuat desain Majalah Interaksi dan materi publikasi PPI Jepang lainnya.

Persyaratan Khusus

1. Memiliki kemampuan / ingin belajar menggunakan perangkat desain grafis (Illustrator, Photoshop, Indesign, Corel Draw, Figma, dsb).

2. Memiliki pengetahuan dasar mengenai desain visual.

3. Cepat, tanggap, dan berkomitmen dalam menjalani tugas-tugas desain PPI Jepang.

4. Memiliki portofolio hasil-hasil karya.

Jumlah kebutuhan anggota 3-4 orang

PENGEMBANGAN

SUMBER DAYA ANGGOTA

Departemen Pengembangan Sumber Data Anggota atau singkatnya PSDA adalah departemen yang dibuat untuk meningkatkan pemberdayaan anggota PPIJ dan Koordinator Daerah/Komisariat. Departemen ini menjadi penyalur talenta dan bakat anggota PPI di wilayah Jepang dan menjadi departemen yang dikembangkan khusus untuk masing-masing individu di ruang lingkup PPIJ.

Biro Minat dan Bakat

Deskripsi Tugas

1. Melakukan kegiatan perkumpulan yang mendorong minat dan bakat anggota PPI Jepang.

2. Mengadakan perlombaan antara anggota PPI Jepang di bidang minat dan bakat.

Persyaratan Khusus

1. Memiliki ketertarikan dan kesediaan mengembangkan minat dan bakat sesama.

2. Berpengalaman di bidang organisasi acara.

3. Mempunyai kreativitas dalam berkolaborasi dengan pihak ketiga.

Jumlah kebutuhan anggota 6 orang

Biro Kelanjutan Pendidikan dan Pengembangan Karier

Deskripsi Tugas

1. Melakukan kegiatan dukungan kelanjutan pendidikan untuk pelajar Indonesia

2. Melakukan kegiatan kolaboratif dengan pihak perusahaan di Jepang untuk mendukung karier pelajar Indonesia.

Persyaratan Khusus

1. Mau berkomitmen.

2. Punya ketertarikan mengenai karier yang berkaitan dengan Jepang.

3. Kefasihan dalam berbahasa Jepang menjadi nilai tambah.

Jumlah kebutuhan anggota 3-4 orang

Biro Riset dan Akademis

Deskripsi Tugas

1. Melakukan kegiatan dialog interaktif dengan mengundang anggota PPI Jepang dan akademisi di luar PPI Jepang dalam bidang riset tertentu.

2. Memberikan kegiatan dukungan dan apresiasi bagi anggota PPI Jepang di bidang riset akademis.

Persyaratan Khusus

1. Punya ketertarikan di bidang riset dan akademis.

2. Diutamakan yang sudah punya pengalaman mengikuti ゼミ (workshop for research).

3. Memiliki pengalaman riset dalam bidang sains, teknik, soshum, pendidikan, atau humaniora.

4. Poin plus bagi yang sedang S2 atau sudah masuk tahun terakhir S1.

Jumlah kebutuhan anggota 4-5 orang