PENDAHULUAN STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) PERHIMPUNAN PELAJAR INDONESIA (PPI) TARBZON PERIODE 2014-2015
D. Fungsi Fungsi Standard Operational Procedure (SOP) adalah sebagai berikut : 1. Sebagai
A. Pendahuluan Perhimpunan Pelajar Indonesia (PPI) Trabzon dewasa ini menjadi
peraturan
alat dan
mekanisme
untuk
persyaratan
mengkomunikasikan
administratif,
kebijakan
organisatoris dan perencanaan strategis organisasi.
salah satu lembaga yang memiliki peranan penting dalam
2. Sebagai alternative cara untuk menghindari miskomunikasi,
pembentukan, pengembangan dan penyetakan pelajar-pelajar
konflik dan permasalahan lainnya yang timbul pada
Indonesia di luar negara yang berkarakter. [Dilanjutkan]
pelaksanaan tugas/kewajiban dalam kepengurusan. 3. Sebagai alat peningkat dan pengendalian pola kerja, tingkat
B. Pengertian Standard Operational Procedure (SOP) adalah seperangkat standar insturksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh PPI Trabzon untuk jangka waktu yang tidak ditentukan, yang ditujukan untuk terciptanya tertib organisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan dan profesional dalam menjalankan kepengurusan. Tujan C. Tujuan Tujuan ditetapkannya Standard Operational Procedure (SOP) adalah sebagai berikut : 1. Memberikan gambaran tugas dan petunjuk spesifikasi sesuai manajemen kepengurusan PPI Trabzon. 2. Mengawasi kinerja bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih dalam melaksanakan tugas kepengurusan. 3. Mempermudah pelaksanaan tugas kepengurusan.
dan hasil kinerja kepengurusan.
BAB I
Middle Level Management terdiri dari : Koordinator-koordinator
STANDARD OPEARTIONAL PROCEDURE
departemen dan badan-badan khusus.
SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI (c) First Line Management Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah
Fisrt Line Management berfungsi untuk memastikan strategi,
manajemen yang baik, dalam hal ini manajemen tersebut harus
kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle
memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri.
management telah dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil
Bicara mengenai manajemen tentu terdapat sumber daya yang
dan turut berpartisipasi dalam proses pengimplementasian strategi
mengatur
dan program kerja yang telah ditetapkan.
sedemikian
rupa
untuk
mengoptimalkan
kinerja
organisasi. Hal tersebut didefinisikan sebagai berikut : First Line Management di sini adalah Majelis Perwakilan Anggota (a) Top Level Management
(MPA).
Top level management di sini dapat diartikan dengan Pimpinan Eksekutif, yang merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi.
(d) Badan Pengurus Harian Badan Pengurus Harian terdiri dari : Ketua, Bendahara Umum, Sekretaris Umum serta semua koordinator departemen dan badan khusus.
Pimpinan Eksekutif terdiri dari : Ketua; Bendahara Umum; Sekretaris Umum
A. Sistem Koordinasi Internal 1. Pengantar
(b) Middle Level Managemet
Untuk menjalankan koordinasi, sinkronisasi, integrasi dan
Middle Level Management yang dimaksudkan di sini merupakan manajerial menengah yang berada diantara top level management dan
first
line
management.
Management
ini
bertugas
mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat program kerja.
evaluasi organisasi maka diperlukan sebuah sistem pengatur, baik di dalam top, middle dan low level management.
2. Jenis-jenis Rapat
b. Rapat Pimpinan
Jenis-jenis rapat yang akan dilaksanakan dapat diklasifikasikan
sebagai berikut :
dalam sebulan di awal bulan; Diikuti oleh Ketua,
a. Rapat Kerja
Pelaksanaan
Bendahara Umum dan Sekretaris Umum. :
Rapat
biasanya
Agenda :
dilaksanakan sebanyak 2 (dua) kali yaitu pada awal dan
(i)
Silaturrahim Pimpinan Eksekutif.
pertengahan
(ii) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan
periode
Kerja
dilaksanakan
kepengurusan.
Dapat
berubah
tergantung ketetapan dan kebutuhan organisasi.
Pelaksanaan : Rutin dilakukan minimal 1 (satu) kali
dilaksanakan.
Agenda :
(iii) Laporan dan analisis stabilitas organisasi.
1) Rapat Kerja I (i) Sosialisasi visi, misi dan tujuan organisasi oleh Ketua.
c. Rapat Badan Pengurus Harian (BPH)
Pelaksanaan : Rutin dilakukan minimal 1 (satu) kali
(ii) Penyampaian pola umum organisasi.
dalam sebulan di awal bulan; Diikuti oleh Ketua,
(iii) Penjelasan AD, ART, GBHO dan SOP.
Bendahara Umum, Sekretaris Umum dan Koordinator-
(iv) Pembagian keanggotaan departemen.
koordinator departemen dan badan khusus;
(v) Pembuatan,
pembahasan
dan
penetapan
Program Kerja.
digantikan oleh staf departemen.
(vi) Pembahasan Anggaran Keuangan. 2) Rapat Kerja II (i) Laporan
pengurus
Jika koordinator berhalangan hadir maka wajib
Agenda :
(i)
Silaturrahim Badan Pengurus Harian (BPH)
(ii) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan selama
setengah
kepengurusan.
masa
dilaksanakan. (iii) Penjadwalan aktivitas bulanan berikutnya.
(ii) Evaluasi program dan kinerja pengurus. (iii) Analisis dan pembahasan program. (iv) Reshuffle pengurus (apabila diperlukan).
d. Rapat Koordinasi
Pelaksanaan : Rutin dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan; Diikuti oleh Ketua,
Bendahara
Umum,
Sekretaris
Umum,
Majelis
Perwakilan Anggota dan Internal Control Officer.
Agenda :
(i)
Evaluasi program dan kinerja pengurus dan anggota.
g.
Rapat Majelis Perwakilan Anggota (MPA) Pelaksanaan : Rutin dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam
(ii) Pembahasan,
pengolahan
penyelesaian
permasalah
dan
sebulan di awal bulan; Diikuti oleh anggota Majelis
perumusan
dan
dinamika
kepengurusan. (iii) Laporan dan analisis stabilitas organisasi.
Perwakilan Anggota (MPA) PPI Trabzon. Agenda : (i)
Evaluasi program dan kinerja pengurus PPI Trabzon.
(ii) Pembahasan, pengolahan dan perumusan penyelesaian
(iv) Strategi pencapaian program.
permasalahan dan dinamika kepengurusan. (iii) Laporan dan analisis stabilitas organisasi.
e. Rapat Kepanitiaan
(iv) Rekomendasi MPA untuk BPH.
Pelaksanaan : Dilaksanakan secara insidental dan konsional; Diikuti oleh panitia OC, Steering Committee (SC) dan koordinator departemen yang bersangkutan.
h. Rapat Badan Semi Otonom Erzurum
Agenda :
dalam sebulan di awal bulan; Diikuti oleh anggota
(i)
Pembahasan rencana, persiapan dan pelaksanaan.
Badan
(ii) Penyampaian job description oleh Ketua panitia (iii) Pembahasan manajemen kegiatan.
Erzurum
dan
Evaluasi program dan kinerja pengurus dan anggota.
(ii) Pembahasan, pengolahan dan perumusan penyelesaian permasalah dan dinamika kepengurusan.
incidental; Diikuti oleh Ketua, Bendahara Umum,
(iii) Laporan dan analisis stabilitas organisasi.
Sekretaris Umum, semua Koordinator departemen dan
(iv) Strategi pencapaian program.
Agenda : Menetapkan keputusan dan kebijakan organisasi.
Koordinator
Agenda :
Pelaksanaan : Dilaksanakan secara kondisional dan
badan khusus.
Otonom
(Didik). (i)
Rapat Istimewa
Semi
Departemen Pendidikan, Kerohanian dan Kaderisasi
pelaksana atau Organizing Committee (OC).
f.
Pelaksanaan : Rutin dilakukan minimal 1 (satu) kali
i.
Rapat Umum 
Pelaksanaan : Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan; Diikuti oleh semua anggota PPI Trabzon dan MPA serta Badan Semi Otonom Erzurum.

Agenda :
(i)
Evaluasi program dan kinerja pengurus dan anggota.
(ii) Pembahasan, pengolahan dan perumusan penyelesaian permasalah dan dinamika kepengurusan. (iii) Laporan dan analisis stabilitas organisasi. (iv) Strategi pencapaian program. (v) Jaring Aspirasi Mahasiswa Luar Biasa (Asmara) B. Mekanisme Kinerja Organisasi 1. Pelaksanaan Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam Job Description yang disusun oleh Ketua PPI Trabzon periode 2014-2015. 2. Sturktur dan Hierarki Kepengurusan Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi. *) Catatan : Badan Semi Otonom Erzurum berada dibawah koordinasi Departemen Pendidikan, Kerohanian dan Kaderisasi (Didik) dan kontrol MPA.
3. Mekanisme Laporan
3) Tidak aktif dalam kepengurusan
a. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua PPI
4) Mencemarkan nama baik PPI Trabzon
Trabzon paling lambat 2 minggu setelah kegiatan, selanjutnya wajib melaporkan kegiatan tersebut juga kepada MPA paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan. b. Jika dalam waktu yang ditentukan tidak memberikan laporan maka MPA berhak mengajukan surat teguran.
5) Kebijakan organisasi b. Reshuffle kepengurusan hanya dilakukan maksimal 1 (satu) kali dalam kepengurusan. c. Reshuffle dapat dilakukan apabila memang dianggap penting, darurat dan mendesak serta atas kebijakan pimpinan organisasi.
4. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi a. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku di PPI Trabzon, maka akan diberikan sanksi pertama berupa teguran secara lisan. b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan peringatan kedua berupa surat teguran. c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 (dua) kali surat teguran diabaikan. d. Apabila surat teguran masih tidak diindahkan maka pengurus yang bersangkutan akan diberi surat keputusan berisikan sanksisanksi tegas oleh Ketua PPI Trabzon. e. Surat keputusan yang berisikan sanksi-sanksi tegas juga bisa dikeluarkan tanpa memperhatikan poin-poin sebelumnya, sesuai kebijakan pimpinan organisasi (situasional). 5. Mekanisme Reshuffle Pengurus a. Pengurus dapat direshuffle karena beberapa hal : 1) Memberhentikan diri 2) Meninggal dunia
BAB II
Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kegiatan
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)
yang akan digunakan, prosedur, proses atau teknis yang
PROSEDUR KEGIATAN
digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan. 8. Materi kegiatan
A. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan
Pada bagian ini dicantumkan isi kegiatan atau acara, tujuan dari
Dalam melakukan penyususunan dan perancangan kegiatan, diperlukan perencanaan dengan menentukan :
setiap bagian dari isi kegiatan. 9. Waktu dan tempat
1. Dasar penyelenggaraan
Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan
Pada bagian ini termaktub alasan perlunya diadakan kegiatan. 2. Indikator keberhasilan kegiatan
kegiatan, berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.
Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan.
10. Anggaran Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah dan alokasi
3. Tujuan kegiatan
serta sumber anggaran yang diusulkan secara terinci mengenai
Pada bagian ini diuraikan tentang tujuan diselenggaranya
penggunaan/pembelanjaan anggaran tersebut.
kegiatan. 4. Peserta kegiatan
B. Pembentukan Panitia Kegiatan
Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan
Langkah-langkah pembentukan kepanitiaan antara lain :
kewajiban peserta dan jumlah peserta (dapat berupa target atau
1. Pembentukan panitia SC oleh Ketua PPI Trabzon atau yang
perkiraan).
diberikan wewenang oleh Ketua PPI Trabzon.
5. Narasumber kegiatan Pada
bagian
ini
dicantumkan
2. Penunjukkan Ketua Pelaksana (Ketua OC) yang merupakan hasil nama
orang
yang
akan
memfasilitasi kegiatan dan kualifikasi termasuk lembaga asal narasumber. 6. Organisasi/kepanitiaan Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan dan keberhasilan kegiatan. 7. Strategi dan proses teknis kegiatan
musyawarah panitia SC dan Ketua PPI Trabzon ataupun yang diberikan wewenang oleh Ketua PPI Trabzon. 3. Pembentukan
panitia
OC
melalui
sistem
OPER
Recruitment) atau dengan metode lain yang disepakati.
(Open
C. Persiapan Kegiatan
2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain :
3. Menilai pencapaian tujuan dengan menbandingkan pelaksanaan
1. Penyusunan proposal
kegiatan dengan indikator keberhasilan yang telah ditetapkan
a. Peraturan penyusunan proposal kegiatan diatur lebih lanjut dalam SOP Administrasi Keuangan dan SOP Kesekretariatan. b. Perizinan tidak akan dapat diberikan apabila ada laporan
sebelumnya. 4. Memberi saran-saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang.
pertanggungjawaban kegiatan sebelumnya di bidang yang bersangkutan belum masuk ke dalam data Badan Khusus
F. Laporan Kegiatan
Kesekretariatan (Berkas).
1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan pertanggungjawaban dengan bantuan atau
2. Persiapan Teknis
konsultasi
a. Rapat panitia
Badan
Khusus
Kesekretariatan
(Berkas)
dan
Bendahara Umum.
b. Perencanaan waktu
2. Ketua Pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua PPI Trabzon
c. Pembagian tugas
melalui Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) dalam bentuk :
d. Koodinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar
a. Laporan yang sudah dicetak, disertai lampiran sebagai
yang terlibat
berikut :
e. Pemanfaatan lembar komunikasi untuk koordinasi
1) Susunan Kepanitiaan 2) Susunan Acara
D. Pelaksanaan Kegiatan
3) Realisasi Anggaran Biaya
1. Kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang sudah
4) Proposal Kegiatan
siap dilaksanakan. 2. Ketua
Departemen
5) Bukti Transaksi Pengeluaran yang
berhubungan
harus
memantau
jalannya kegiatan dan mencatat hal-hal yang dianggap penting.
6) Daftar Hadir peserta dan panitia 7) Administrasi dan arsip surat menyurat 8) Pamplet dan hasil dokumentasi
E. Evaluasi Kegiatan 1. Mengevaluasi pelaksanaan.
kegiatan
b. Laporan file dokumen di komputer dari
mulai
perencanaan
sampai
3. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara Umum.
4. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan. 5. Laporan kegiatan disusun rapid an dimuat dalam sebuah tempat (seperti map) disertai tulisan nama kegiatan, yang dialamatkan kepada Badan Khusus Kesekretariatan. G. Penyelenggaraan Kesekretariatan dan Keuangan Peraturan penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan diatur lebih lanjut dalam SOP Administrasi Keuangan dan SOP Kesekretariatan.
BAB III
ďƒ˜ Jaringan Komunikasi Dinamis (Tree Branch Network)
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE
Jaringan komunikasi dinamis adalah jaringan komunikasi
SISTEM KOMUNIKASI
di mana informasi yang disampaikan dari pihak yang berwenang diberikan kepada setiap penanggung jawab
A. Pengantar
di mana dalam hal ini memiliki kewajiban untuk
Dalam sebuah organisasi, sebuah informasi dinilai sangat penting bahkan dapat mempengaruhi kinerja organisasi. Untuk
melanjutkan/menyampaikan informasi kepada pihak yang dipimpinnya.
menciptakan kefesienan dan keefektifan penyampaian informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengatur dan mengelola informasi yang selanjutnya disebut dengan sistem
Sumber
Ketua
Penanggung Jawab
komunikasi. Sekretaris Umum
B. Alur Komunikasi
Bendahara Umum
Koordinator Departemen
Sistem komunikasi internal pengurus ini dalam pelaksanaannya dituangkan menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut :
Berkas
BKK
Staff Departemen
ďƒ˜ Jaringan Komunikasi Statis (One to All Network) Jaringan komunikasi statis bersifat langsung, maksudnya adalah
informasi
yang
disampaikan
dari
pihak
berwenang langsung atau Jarkom kepada target, tanpa
*) Catatan : Koordinator Departemen bersifat optional : Untuk Jarkom kepanitiaan disesuaikan
kewajiban target untuk meneruskan. C. Kode Pesan/Informasi
Sumber
Ketua
Jarkom
Target
Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima agar tidak terjadi tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana berikut :
*) Catatan : Target disesuaikan menurut kode
Kode di bawah ini resmi dikeluarkan oleh Jaringan Komunikasi
3. Salam/kata sapaan lainnya
atau pihak yang berwenang yang diberi mandate/izin oleh
4. Waktu (Hari, tanggal dan jam)
pimpinan :
5. Tempat
1. Kode Jaringan Statis (One to All Network)
6. Maksud : a. Rapat (Agenda dilampirkan)
Kode
Lingkup Pihak yang Menerima Pimpinan Eksekutif Pimpinan Eksekutif + Koordinator Dep. Seluruh Pengurus
JS1 JS2 JS3
3. Jaringan komunikasi internal menggunakan whatsapp atau sejenisnya, untuk memperjelas pihak yang menerima digunakan kode @nama pihak penerima. Misalkan : @MasTrabzon D. Isi Untuk mempermudah dan penyamarataan isi/konten, maka dibuatlah
standar
isi
dimana
hal
tersebut
tidak
terjadi
miskomunikasi dan ketidakefektifan pesan/informasi yang akan disampaikan. Berikut standar minimal yang harus ada dalam pesan/informasi dan sifatnya berurutan : 2. Kode pesan/informasi
E. Penutup dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Hal-hal yang
Batasan Pihak yang Menerima Koordinator Departemen/Badan Khusus Staff Departemen/Badan Khusus
JD1 JD2
c. Pemberitahuan
Demikian Standard Operational Procedure ini dibuat untuk
2. Kode Jaringan Dinamis (Tree Branch Network) Kode
b. Undangan (Wajib/biasa)
belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya.
BAB IV STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE
D. Pengelolaan Uang Kas
KEBENDAHARAAN DAN ADMINISTRASI KEUANGAN
1. Iuran Kas adalah iuran yang wajib dihimpun dari seluruh anggota PPI Trabzon oleh Bendahara Umum setiap bulannya
A. Pendahuluan
selama satu periode.
Demi kelancaran dan ketertiban pendokumentasian keuangan setiap kegiatan, mengatur pemasukan dan pengeluaran, serta
2. Pengumpulan uang kas sejumlah 5 TL perbulan akan dilakukan oleh Bendahara Umum.
mendisiplinkan proses pengajuan dan pencairan dana, maka kami selaku Badan Keuangan PPI Trabzon membuat ketentuan yang jelas
E. Dana dan Usaha Dana dan usaha merupakan skema startegis Badan Khusus
dan terstruktur mengenai keuangan PPI Trabzon.
Keuangan (BKK) dan adalah suatu usaha-usaha kreatif, inovatif dan halal serta tidak mengikat berupa usaha mandiri maupun
B. Administrasi Keuangan 1. Administrasi keuangan meliputi pencatatan dan pelaporan
sponsorship tanpa ada intervensi dan tidak merugikan yang
keuangan dari bendahara masing-masing departemen kepada
bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana dalam upaya
Bendahara Umum PPI Trabzon.
pemberdayaan dan pengembangan PPI Trabzon.
2. Dalam setiap aliran uang masuk dan keluar, pencatatan dilakukan
ke
dalam
jurnal
keuangan
di
samping
F. Mekanisme Pengajuan Dana 1. Setiap proposal kegiatan disertai surat pengajuan dana kegiatan
mendokumentasikan sumber asli dari transaksi terkait.
yang diajukan ke Ketua PPI Trabzon melalui Bendahara Umum. 2. Pengajuan dana harus tercantum pada program kerja dan
C. Kewenangan Bendahara Umum adalah koordinator Badan Khusus Keuangan (BKK)
yang
memiliki
wewenang
untuk
mengelola
dan
mengalokasikan dana untuk kegiatan pelaksanaan PPI Trabzon.
dilaksanakan pada awal bulan, sedangkan untuk pengajuan dana di luar program kerja memerlukan persetujuan dari Bendahara Umum.
Semua dana yang ada pada Bendahara Umum akan diberikan untuk
3. Pengajuan dana dalam jumlah besar, yang dalam hal ini tidak
kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan agenda
bisa ditangguhkan terlebih dahulu oleh pihak pribadi maupun
dan kegiatan PPI Trabzon. Di luar daripada itu, bukan merupakan
panitia, dapat dilakukan pengajuan dana ke Bendahara Umum
tanggung jawab dari Bendahara Umum.
oleh bendahara tiap-tiap departemen. Paling lambat diserahkan 3 (tiga) minggu sebelum waktu pelaksanaan kegiatan.
4. Pengajuan dana dalam jumlah kecil, yang dalam hal ini bisa
d. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja
ditangguhkan terlebih dahulu oleh pihak pribadi maupun
dalam jangka waktu 2 x 24 jam atau 1 x 24 jam serta
panitia paling lambat diserahkan 3 x 24 jam sebelum waktu
membutuhkan dana dalam waktu dekat, maka panitia
pelaksanaan kegiatan.
kegiatan yang bersangkutan diharapkan membawa surat
5. Pada setiap pengajuan dana baik besar maupun kecil akan dibuat
laporan
penerimaan
dana
oleh
Bendahara
permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua PPI Trabzon.
Departemen dan laporan pengeluaran dana oleh Bendahara Umum.
G. Mekanisme Pencairan Dana
6. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dan pada Bendahara Umum.
1. Dana dapat dicairkan apabila telah melengkapi persyaratan administrasi, baik itu proposal maupun surat menyurat. 2. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan
a. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal
sebelumnya belum diserahkan.
seusai dengan SOP kepada Bendahara Umum. b. Bendahara Umum berkoordinasi bersama Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) dalam pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang sudah ditentukan. c. Setelah
disetujui
atau kupon.
Umum
pengeluaran
dengan
3. Untuk alasan tertentu, apabila di tempat pembelian tidak
kwitansi 2 rangkap. Satu rangkap sebagai arsip untuk
memiliki nota atau kuitansi, maka sebagai bukti pembelanjaan,
bendahara kegiatan dan satu rangkap untuk arsip
dapat menggunakan kuitansi yang telah disediakan oleh
Bendahara Umum.
Bendahara Umum.
pencatatan
Ketua,
1. Untuk setiap pembelanjaan, harus disertai nota, kuitansi, tiket
Bendahara
melakukan
oleh
H. Mekanisme Pembelanjaan
bukti
*) Catatan : Seluruh anggaran yang diajukan dalam proposal belum tentu sepenuhnya dapat dicairkan, jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan Ketua bersama Bendahara Umum.
2. Nota dan kuitansi harus disertai tanggal pembelanjaan.
I.
Mekanisme Label
5. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan
Pada setiap penerimaan nota, akan diberikan label dengan format: <kode departemen>/<nomor urut>/<dd-mm-yy>
kembali kepada bendahara umum sebagai kas PPI Trabzon maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan. 6. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan
Kode Didik Dosen Detik Dewi Berkas BKK BPH MPA
Nama Departemen Departemen Pendidikan, Kerohanian dan Kaderisasi Departemen Olahraga, Sosial dan Seni Budaya Departemen Teknologi Informasi Komunikasi Departemen Kewanitaan Sekretaris Bendahara BPH Majelis Perwakilan Anggota
2.
Bendahara
kegiatan
wajib
membuat
laporan
Pertanggungjawaban
pada
Badan
Khusus
Kesekretariatan. 7. Apabila dalam menyerahkan Laporan Keuangan dan/atau Pertanggungjawaban
pada
Badan
Khusus
Kesekretariatan
melebihi batas waktu yang telah ditentukan oleh SOP. Departemen yang bersangkutan wajib membayar denda sebesar 50TL. K. Peraturan Tambahan 1. Jika
J. Laporan Keuangan 1. Setiap
Laporan
bendahara
tiap-tiap
departemen
berhalangan
untuk
menjalankan tugasnya, maka bendahara tiap-tiap departemen
keuangan sesuai format yang telah ditentukan (Lampiran A).
boleh digantikan oleh anggota departemen terkait, dengan
Data
syarat harus mengkonfirmasi kepada Bendahara Umum terlebih
pendukung
dilampirkan
sebagai
va liditas
laporan
keuangan yang disusun berdasarkan tanggal. 3. Dokumen pendukung yang dijadikan lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu :
dahulu. 2. Jika ada peraturan yang belum tercantum atau terdapat perubahan dalam SOP ini maka akan dirundingkan oleh
a. Bukti-bukti pemasukan dana
Bendahara
Umum
dan
Bendahara
b. Bukti-bukti pengeluaran dana
persetujuan Ketua PPI Trabzon.
departemen
dengan
4. Laporan keuangan dibuat da lam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
L. Loss Sharing 1. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil daripada pengeluarannya 2. Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut :
a. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H-1 sebelum kegiatan. b. Ketua PPI Trabzon berhak mengintervensi sampai ke konsep acara, yang ditujukan untuk menghindari Loss Sharing sebelum kegiatan terlaksana. c. Apabila Loss Sharing tidak dapat dihindarkan lagi, maka kekurangan dana akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran program kerja yang lain yang masih tersisa atau subsidi silang. M. Penutup Hal-hal
yang be lum diatur
dalam Standard Operational
Procedure Keuangan ini akan diatur dan ditetapkan oleh ketua PPI Trabzon bersama Bendahara Umum kemudian.
BAB V
d. Penyimpan berkas/dokumen/arsip
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE KESEKRETARIATAN
C. Pengelolaan Surat Berkas surat atau yang berhubungan dengan surat menyurat
A. Pendahuluan
disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang
Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris, baik itu Sekretaris Umum, Badan Khusus Kesekretariatan
ataupun
sekretaris
kegiatan.
mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. itu
kelancaran
administrasi
adalah anggota Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas).
Kesekretariatan
merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam Selain
bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengolahan berkas
merupakan
tolak
ukur
1. Surat Masuk a. Penerimaan Surat Surat yang diterima oleh Sekretaris Umum terlebih dahulu
keberhasilan organisasi. Kemampuan pengelolaan administrasi
disortir
sangat
pribadi/pengurus atau surat-surat lainnya. Surat organisasi
diperlukan
juga
dalam
perapian,
pengarsipan
dan
pengelolaan sejarah perjalanan sebuah organisasi. Administrasi sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran tugas. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan
yang
selanjutnya
merupakan
dibuka
dan
surat diproses.
organisasi, Sebaiknya
surat disortir
menggunakan pemilihan antara surat untuk Ketua, Sekretaris Umum, Bendahara Umum dan Departemen-departemen.
administrasi yang lemah dapat menurukan kinerja organisasi. b. Pencatatan dan Pengarsipan Surat B. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan 1. Sumber Daya Manusia (SDM) Personil yang terlibat dalam pengelolaan terdiri dari Sekretaris Umum dan Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas).
Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Berikut adalah poin-poin yang dapat dicantumkan : 1) Nomor urut 2) Tanggal masuk 3) Nomor surat
2. Peralatan/Perangkat Kesekretariatan
4) Asal surat (pengirim)
a. Peralatan kantor/alat tulis
5) Tujuan
b. Alat komunikasi
6) Perihal
c. Perangkat komputer dan printer; internet (dalam kondisi ideal)
7) Keterangan
Berikut adalah Format Buku Registrasi Surat Masuk
2. Surat Keluar a. Pembuatan Surat
No. Tanggal Masuk
Pengirim dan Alamat
Tanggal & No. Surat
Perihal
Tujuan
Lampiran
Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat
Ket.
balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Sekretaris Umum atas permohonan dari departemen atau yang berkepentingan. Jika diberikan kewenangan, maka departemen atau di luar Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) dapat membuat sendiri surat
c. Penyampaian Surat
keluar yang diperlukannya dengan tetap meminta persetujuan
Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk
Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) untuk meminta nomor
kemudian diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan.
surat.
Kemudian disampaikan kepada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti.
b. Pencatatan Surat Surat yang dibuat kemudian dicatat dalam buku registrasi surat
d. Penindaklanjutan Surat
keluar. Adapun poin-poin yang dapat dicantumkan adalah
Apabila departemen yang bersangkutan perlu membuat
sebagai berikut :
surat balasan, pihak tersebut harus memberitahu kepada
1) Nomor urut
anggota Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) untuk dibuatkan
surat
balasan.
Apabila
departemen
2) Tanggal keluar
yang
3) Nomor surat
bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat sendiri,
departemen/badan
tersebut
tetap
4) Asal surat (pengirim)
harus
5) Tujuan
melaporkan kepada Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas)
6) Perihal
untuk meminta nomor surat. e. Penyimpanan Surat Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas)
7) Keterangan Berikut adalah Format Buku Registrasi Surat Keluar No.
Tanggal Keluar
Tujuan
Tanggal dan Nomor Surat
Perihal
Lampiran
Ket.
D. Penomoran Surat
c. Lingkup Surat
1. Surat Umum
1. IN = Surat yang ditujukan untuk internal PPI Trabzon
Kode Penulisan Surat : A/B/C/D/E/F/G Contoh :
2. EKS = Surat yang ditujukan untuk organisasi atau lembaga eksternal PPI Trabzon
ď&#x192;&#x2DC; Internal
: 09/SPb/IN/A3/PPI-TRABZON/VII/2014
ď&#x192;&#x2DC; Eksternal
: 10/SU/EK/D4/PPI-TRABZON/X/2014
d. Pihak yang mengeluarkan Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai
a. Nomor Surat
berikut :
Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas). b. Kode Jenis Surat Jenis surat yang digunakan oleh pengurus PPI Trabzon adalah : Kode SB SM SR ST SU SKet SKp SKu SPb SPh SPj SPm SPn SPp
Jenis Surat Surat Balasan Surat Mandat Surat Rekomendasi Surat Tugas Surat Undangan Surat Keterangan Surat Ketetapan Surat Tugas Surat Pemberitahuan Surat Penghargaan Surat Perjanjian Surat Permohonan Surat Pernyataan Surat Peminjaman
Kode A1 A2 A3 B1 B2 B3 D1 D2 D3 D4
Jenis Pihak Ketua PPI Trabzon Sekretaris Umum Bendahara Umum Badan Khusus Kesekretariatan Badan Khusus Keuangan Badan Semi Otonom Erzurum Departemen Kewanitaan Departemen Teknologi, Informasi dan Komunikasi Departemen Pendidikan, Kerohanian dan Kaderisasi Departemen Olahraga, Sosial dan Seni Budaya
e. Kode Lembaga Kode lembaga adalah PPI-TRABZON f. Bulan Dikeluarkannya Surat Menggunakan huruf romawi g. Tahun Pembuatan Surat Menggunakan 4 (empat) digit angka 2. Surat Khusus
Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan.
A. Nomor Surat
Setiap surat keputusan yang dike luarkan oleh Ketua PPI Trabzon
B. Kode Jenis Surat
periode 2014-2015 memuat urutan-urutan sebagai berikut :
C. Lingkup Surat
a. Memperhatikan
D. Pihak yang Mengeluarkan
b. Menimbang
Panitia kegiatan
c. Mengingat
E. Bulan Dikeluarkannya Surat
d. Memutuskan
F. Tahun Pembuatan Surat
e. Menetapkan E. Wewenang Pembuatan Surat Kode Penulisan : A/B/C/D/E/F Contoh : Surat tentang pengangkatan kabinet PPI Trabzon periode 2014-2015 ď&#x192;&#x2DC; Nomor : 01/SKp/A1/PPI-TRABZON/III/2014
1. Pihak Pembuat Surat Surat umumnya dibuat oleh Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas). Tetapi bisa saja apabila departemen atau badan khusus membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu, meminta persetujuan dan nomor surat kepada Badan Khusus
A. Nomor Surat
Kesekretariatan. Pada intinya, setiap surat yang keluar harus
B. Kode Jenis Surat
diketahui dan di bawah komando Sekretaris Umum dan Badan
C. Pihak yang mengeluarkan
Khusus Kesekretariatan (Berkas).
D. Kode Lembaga
Dalam kondisi tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga
E. Bulan dikeluarkannya surat
memiliki sekretaris sendiri yang membuat surat yang berkaitan
F. Tahun pembuatan surat
dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) hanya bertanggung jawab untuk
3. Surat Kepanitiaan
mengontrol dan memberi bantuan yang diperlukan.
Kode Penulisan : A/B/C/D/E/F/G Contoh : Departemen Kewanitaan membuat surat permohonan untuk
2. Pihak Penandatangan Surat
menjadi pemateri kegiatan Hari Muslimah Dunia pada bulan desember.
Surat yang dibuat kemudian ditandatangani oleh pihak yang
ď&#x192;&#x2DC; Nomor : 12/SPm/D1/PPI-TRABZON/XII/2014
berwenang yaitu :
a. Surat Keputusan kabinet, ditandatangani oleh Ketua PPI Trabzon.
d.
Trabzon, 1 April 2014 CAP
Surat kepada pihak luar yang bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerjasama, ditandatangani oleh ketua/sekretaris, ketua pelaksana dan sekretaris kegiatan yang bersangkutan.
Ketua PPI Trabzon Nama Terang
b. Ucapan terimakasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor serta bantuan lain ditandatangani oleh Sekretaris Umum dan Ketua PPI Trabzon.
Trabzon, 1 April 2014 Ketua Kegiatan,
CAP
Sekretaris Kegiatan,
Nama Terang
Nama Terang Mengetahui,
Ketua PPI Trabzon Trabzon, 1 April 2014
CAP
Ketua PPI Trabzon,
Sekretaris Umum,
Nama Terang
Nama Terang
c. Surat kepada pihak luar organisasi yang bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat undangan) ditandangani oleh Ketua departemen dan Ketua PPI
Nama Terang e. Tanda tangan dilakukan oleh pihak yang bersangkutan. Jika pihak yang bersangkutan tidak ada, maka dapat diatasnamakan dengan langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang menggantikannya. Trabzon, 1 April 2014
Trabzon atau Sekretaris Umum dan Ketua PPI Trabzon atau Ketua Pelaksana kegiatan dan Ketua PPI Trabzon. Trabzon, 1 April 2014 CAP
Ketua PPI Trabzon,
Sekretaris Umum,
Nama Terang
Nama Terang
a.n. Ketua PPI Trabzon CAPSekretaris Umum Nama Terang
Sekretaris Kegiatan Nama Terang
F. Administrasi Departemen/Badan Khusus
(i)
Pendahuluan
1. Pendahuluan
(ii)
Laporan Perkembangan Departemen
(iii)
Kehadiran dan Kinerja anggota Departemen
(iv)
Laporan Keuangan
dan
(v)
Evaluasi
penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan
(vi)
Saran
bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi.
(vii)
Lampiran :
Menjaga ketertiban dan kerapian administrasi merupakan tugas Sekretaris departemen untuk pertanggungjawaban
organisasi
menjamin keselamatan bahan tentang
perencanaan
(1) Laporan 2. Petunjuk Administrasi Departemen/Badan Khusus Sekretaris
departemen
wajib
membuat
yang
telah
dilaksanakan
oleh
departemen
a. Berita Acara Rapat Departemen/Badan Khusus 1) Setiap
kegiatan
(2) Berita acara Rapat Departemen berita
acara/notulensi rapat departemen. 2) Sistematika berita acara/notulensi rapat departemen/badan khusus sesuai SOP Rapat PPI Trabzon.
3) Laporan Bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) dan untuk dipublikasikan ke pengurus PPI Trabzon lainnya. Laporan dikumpulkan dalam bentuk cetak dan file.
3) Berita acara rapat departemen disimpan oleh sekretaris departemen kemudian diserahkan kepada Sekretaris Umum atau Badan Khusus Kesekretariatan sebagai laporan bulanan tiap departemen.
c. Laporan Akhir Departemen Di akhir kepengurusan setiap departemen wajib membuat laporan akhir departemen secara tertulis. Laporan akhir setiap departemen diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai
b. Laporan Bulanan Departemen 1) Setiap Sekretaris departemen wajib membuat laporan bulanan secara tertulis, yang diserahkan kepada Sekretaris Umum atau
berikut : 1) Pendahuluan Pada bagian ini
Badan Khusus Kesekretariatan, pada saat Rapat BPH PPI
Departemen,
Trabzon.
dan
sebagai berikut :
latar belakang keberadaan
hal yang melandasi
segala hal
Departemen. 2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan
berisi
2) Deskripsi Tugas
yang
pelaksanaan
kegiatan
berhubungan dengan aktivitas
Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua
PPI Trabzon kepada
i.
Evaluasi dan Rekomendasi
Departemen dalam rangka
mendukung keberlangsungan organisasi.
6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta
3) Kondisi Objektif
evaluasi yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut
Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Departemen, biasanya
berhubungan
dengan
kinerja
untuk memperbaiki kondisi, fungsi dan peran
organisasi
khususnya sesuai Departemen garapannya.
Departemen, jumlah personil, kerja sama dan koordinasi anggota Departemen serta peran dan fungsi Departemen.
7) Saran dan Rekomendasi Berisi
4) Program Kerja
saran
dan
rekomendasi
bagi
kepengurusan
berikutnya mengenai segala hal yang dapat memperbaiki
Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh
kinerja pengurus dan organisasi.
Bidang pada saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode kepengurusan
8) Penutup Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan
5) Realisasi Program Kerja Merupakan program kerja yang
ucapan terima kasih. dapat dilaksanakan
selama periode kepengurusan oleh Bidang. Pada bagian
Laporan akhir departemen diserahkan kepada Sekretaris Umum 3
ini dicantumkan bagian-bagian berikut :
(tiga) minggu sebelum Musyawarah Tahunan (Musta) PPI Trabzon
a. Nama Kegiatan
dilaksanakan. Laporan dikumpulkan dalam bentuk cetak dan file.
b. Tujuan Kegiatan c. Waktu dan Tempat Kegiatan
H. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris
d. Peserta Kegiatan
1. Pendahuluan
e. Narasumber Kegiatan f.
Gambaran Kegiatan
Inverntarisasi adalah
salah
satu
hal
yang tidak
dapat
dilepaskan dalam kegiatan administrasi. Dengan menginventarisasi,
g. Alokasi Dana
dapat diketahui aset atau pun barang-barang yang dimiliki oleh
h. Hambatan-hambatan
suatu organisasi. Inventaris
yang ada haruslah
dijaga dan
dipelihara agar
tetap dalam kondisi yang baik. Oleh karena itu,
dalam peminjaman
dan penggunaannya harus ada aturan jelas
yang mengatur hal tersebut. Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan
oleh
seluruh
anggota Himpunan khususnya staff kesekretariatan. 2. Pentunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris a. Peminjamanan pihak
yang
inventaris dilakukan dengan sepengetahuan berwenang,
dalam
hal
ini
Badan
Khusus
Kesekretariatan (Berkas). b. Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam. c. Inventaris dikembalikan paling lambat 2 (dua) hari setelah berlangsungnya acara. d. Peminjam
harap
mengkonfirmasikan
kepada
pihak
kesekretariatan apabila inventaris sudah dikembalikan. e. Apabila terjadi kehilangan dan/atau kerusakan inventaris, maka peminjam wajib mengganti/memperbaiki inventaris tersebut.
BAB VI
7. Rapat Istimewa dipimpin oleh Ketua PPI Trabzon atau Sekretaris
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE
Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh Ketua PPI Trabzon.
RAPAT
8. Rapat Majelis Perwakilan Anggota (MPA) dipimpin oleh Presidium MPA atau pihak yang diberi wewenang oleh Presidium MPA.
A. Pendahuluan Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai salah satu sarana untuk mengukur dan mengevaluasi kemajuan kerja dan kinerja organisasi
9. Rapat Badan Semi Otonom Erzurum dipimpin oleh Koordinator Badan dan Koordinator Departemen Pendidikan, Kerohanian dan Kaderisasi (kondisional).
selama masa kepengurusan. Hasil-hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua
C. Udangan Rapat
pengurus PPI Trabzon dapat mengetahui hasil rapat tersebut.
1. Undangan Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh Ketua PPI Trabzon kemudian diberitahukan kepada seluruh
B. Pemimpin Rapat 1. Rapat Kerja dipimpin oleh Ketua PPI Trabzon atau Sekretaris Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh Ketua PPI Trabzon. 2. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua PPI Trabzon.
pengurus PPI Trabzon. 2. Undangan Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat dari ketua PPI Trabzon kemudian diberitahukan kepada Pimpinan Eksekutif lainnya.
3. Rapat Badan Pengurus Harian (BPH) dipimpin oleh Ketua PPI
3. Undangan Rapat Badan Pengurus Harian (BPH) dibuat oleh
Trabzon atau Sekretaris Umum atau pengurus harian yang
Sekretaris Umum atas mandat dari ketua HIMA kemudian
diberikan wewenang.
diberitahukan kepada Ketua Departemen.
4. Rapat Departemen dipimpin oleh Koordinator Departemen atau
4. Undangan
Rapat
Departemen
dibuat
oleh
Koordinator
Sekretaris Departemen atau anggota Bidang yang diberikan
Departemen/Sekretaris Departemen (kondisional) dan kemudian
wewenang.
diberitahukan kepada setiap anggota Departemen.
5. Rapat Koordinasi dipimpin oleh Ketua PPI Trabzon atau Sekretaris Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh ketua PPI Trabzon.
5. Undangan Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh Ketua PPI Trabzon.
6. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi
6. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan
oleh Panitia SC, Ketua Departemen dan Sekretaris Departemen
diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota
yang terkait.
panitia.
7. Undangan rapat Istimewa dibuat oleh Sekretaris Umum atas
Demikian Standard Operational Procedure (SOP) Perhimpunan
mandat dari ketua PPI Trabzon kemudian diberitahukan kepada
Pelajar Indonesia (PPI) Trabzon untuk selanjutnya dipahami dan
Pengurus Harian lainnya.
dilaksanakan dengan baik dan sebagaimana mestinya. Hal-hal yang
8. Undangan rapat Majelis Perwakilan Anggota (MPA) dibuat oleh MPA.
belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya.
9. Udangan rapat Badan Semi Otonom Erzurum dibuat oleh Sekretaris Badan kemudian diberitahukan kepada anggota badan.
Ditetapkan di : Trabzon, Turki Tanggal
D. Berita Acara Rapat 1. Berita Acara Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung oleh Ketua PPI Trabzon.
Mengetahui,
2. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum.
Ketua PPI Trabzon
3. Berita Acara Rapat Badan Pengurus Harian (BPH) dibuat oleh
Periode 2014-2015
Sekretaris Umum. 4. Berita Acara Rapat Departemen dibuat oleh Sekretaris Departemen. 5. Berita Acara Rapat Kepanitian dibuat oleh Sekretaris kegiatan. 6. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum. 7. Berita Acara Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung oleh Ketua PPI Trabzon. E. Format Berita Acara Rapat Diatur lebih lanjur dalam ketetapan Majelis Perwakilan Anggota (MPA) PPI Trabzon.
Fatchul Wachid
: 30 April 2014