Prácticas de
Excelencia
Dirección de
Desarrollo Organizacional MANUAL DEL
TUTOR Secretaría de
Gestión Humana y Desarrollo Organizacional
Prácticas de
Excelencia
Presentación El presente manual tiene por objeto establecer directrices e información para los tutores designados por los organismos y dependencias de la Gobernación de Antioquia en cada período de práctica, con el fin de estandarizar las diferentes actividades relacionadas con la gestión de los Practicantes de Excelencia.
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Para su elaboración se tuvo en cuenta las experiencias obtenidas en el programa desde su implementación en la entidad, las sugerencias obtenidas en diferentes actividades realizadas con los Practicantes de Excelencia, los tutores y las universidades. Se espera que esta herramienta contribuya a resolver las preguntas más frecuentes que se presentan por parte de los tutores con relación a los practicantes a su cargo y al mejoramiento continuo del programa de Prácticas de Excelencia.
Prácticas de
Excelencia
Contenido Presentación........................................................................................................................................................... 2 1.
Propósito. ....................................................................................................................................................... 4
2.
Contexto del programa de Prácticas de Excelencia. ...................................................................... 4 2.1 Objetivo del programa .......................................................................................................................... 5 2.2 Objetivos específicos ............................................................................................................................. 5 2.3 Requisitos de los estudiantes ............................................................................................................. 6
3.
Fases del Programa .................................................................................................................................... 7 3.1
Solicitud interna de practicantes y proceso de selección ................................................. 7
3.1.1
Comunicación interna de solicitud de practicantes ........................................................ 8
3.1.2
Solicitud interna de practicantes por parte de las dependencias de la
Administración Departamental ................................................................................................................ 8 3.1.3
Invitación a las Universidades y publicación de la convocatoria ............................. 11
3.1.4
Inscripción en línea por parte de los estudiantes .......................................................... 11
3.1.5
Validación del cumplimiento de requisitos por parte de los coordinadores de
las universidades .......................................................................................................................................... 12 3.1.6
Proceso de selección interna por parte de los tutores de los diferentes
organismos .................................................................................................................................................... 12 3.2
Incorporación y Gestión de los Practicantes de Excelencia. ........................................... 13
3.2.1
Formalización de contratos con las universidades ....................................................... 14
3.2.2 3.2.2.1 3.2.3
Inducción general y entrenamiento del puesto de trabajo ....................................... 14 Trámite de permisos y salidas de los practicantes ........................................................ 15 Suscripción de Actas de Compromiso .............................................................................. 17
3.2.4
Visitas personalizadas a los puestos de trabajo de los practicantes ..................... 17
3.2.5
Seguimientos y evaluaciones periódicas .......................................................................... 18
3.2.6 3.2.7 3.2.8
Evaluación final Practicantes de Excelencia ..................................................................... 18 Elaboración de relato de práctica ........................................................................................ 19 Encuentro compartiendo experiencias ............................................................................. 19
3.2.8
Certificación de practicantes ................................................................................................. 20
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Prácticas de
Excelencia
1. Propósito Establecer orientaciones y directrices a los tutores para la gestión de los Practicantes de Excelencia, en las diferentes fases del programa, con el fin de estandarizar las actividades que le son inherentes y garantizar altos niveles de satisfacción en los diferentes actores que participan en el proceso.
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2. Contexto del programa de Prácticas de Excelencia. El programa de “Prácticas Universitarias y Laborales”, se institucionalizó en la Gobernación de Antioquia a través de la Ordenanza 06 de 2011 y 10 de 2017, y se encuentra reglamentado por los Decretos 02670 de 2011 y 2018070000152 de 2018. Este programa ha permitido el intercambio de ideas, la renovación y oxigenación de procesos al interior de la institución, fortaleciendo al mismo tiempo la relación entre la academia y el Departamento, fomentando una mayor competitividad a nivel organizacional.
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2.1 Objetivo del programa: Permitir que los estudiantes de las instituciones de educación superior públicas y privadas y las instituciones de educación para el trabajo y el desarrollo humano de todo el Departamento, puedan complementar y afianzar su formación teórico – práctica, mediante el apoyo a los programas y proyectos de la administración departamental, bajo un modelo de formación integral para el futuro ejercicio profesional, fomentando en las nuevas generaciones la vocación por el servicio público y el compromiso social.
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2.2 Objetivos específicos: • Lograr que los proyectos y procesos se fortalezcan, mediante el apoyo de los practicantes. • Generar en los practicantes responsabilidad social desde su aporte profesional, fomentando en ellos el valor de lo público.
• Transformar la percepción de los jóvenes frente al Estado, logrando que se vinculen activamente con el desarrollo del Departamento. • Participar activamente en el fortalecimiento de la relación Departamento – Universidad.
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2.3 Requisitos de los estudiantes: • Pertenecer a una institución de educación superior pública o privada, o institución para el trabajo y el desarrollo humano, con presencia en el Departamento de Antioquia.
• Certificar un promedio acumulado igual o superior a 3,8. • Cumplir con el perfil solicitado en los proyectos a los que se desea aplicar. • Tener disponibilidad de tiempo completo durante el semestre de práctica. Período de Práctica:
meses
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• Estar cursando el semestre de práctica o los últimos semestres de la carrera profesional, tecnológica o técnica.
Bonificación: equivalente a
1,5 1
salarios mínimos legales mensuales vigentes para el caso de los estudiantes del nivel profesional y tecnológico. salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV) para los estudiantes del nivel técnico.
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3. Fases del Programa 3.1 Solicitud interna de practicantes y proceso de selección:
1
2 Solicitud interna de las
Comunicación Interna de solicitud de practicantes.
dependencias de la Administración Departamental.
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Invitación a las Universidades y publicación de la convocatoria.
5Validación de cumplimiento
de requisitos por parte de los coordinadores de prácticas de las universidades
3 Inscripción en línea por parte de los estudiantes.
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Proceso de selección interna por parte de los tutores de los diferentes organismos
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3.1.1 Comunicación interna de solicitud de practicantes: Para identificar los perfiles y la cantidad de practicantes requeridos, cada semestre la Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional comunica la apertura de la solicitud interna de practicantes, mediante oficio dirigido a los Secretarios, Gerentes o Directores de Departamento Administrativo de los diferentes organismos de la Administración Central, con el fin que definan la necesidad de contar con practicantes.
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3.1.2 Solicitud interna de practicantes por parte de las dependencias de la Administración Departamental: • El practicante debe ser solicitado para la realización de un proyecto específico: Práctica por Proyectos: Practicantes que emprendan y lideren proyectos específicos que partan de las necesidades y capacidades generadas para la ejecución del Plan de Desarrollo. • El perfil del estudiante solicitado debe estar acorde con las necesidades del proyecto. • La dependencia que solicita el practicante debe garantizar la disponibilidad de un puesto de trabajo adecuado y las herramientas necesarias para la realización de la práctica académica.
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• En dicha solicitud se debe garantizar que el estudiante contará con el acompañamiento permanente de un tutor, el cual es designado por el jefe del organismo en la misma solicitud. Al respecto, es necesario tener en cuenta que el tutor debe ser del nivel profesional y se sugiere que preferiblemente el tutor no pertenezca al nivel directivo, pues la tutoría implica la disponibilidad de tiempo para el acompañamiento y realimentación del practicante. De igual modo, se sugiere que el perfil del tutor sea acorde al área de conocimiento del practicante.
Solicitudes
Practicantes de Excelencia
• Con base en el consolidado de solicitudes, la coordinación de prácticas obtiene el inventario de perfiles, el cual es utilizado para la divulgación de la convocatoria externa de Practicantes de Excelencia en cada semestre.
A continuación se presenta el perfil de competencias que
deben tener los servidores
que sean designados como tutores:
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“Los tutores son el vivo reflejo de lo que los practicantes esperan de una práctica y la entidad en sí misma, para que su experiencia sea exitosa y altamente gratificante” Competencia
Descriptor comportamental
Liderazgo de Grupos de Trabajo: Asumir el rol de
Orienta y coordina el trabajo del grupo y de éste con otras áreas para la identificación de planes y actividades a seguir Escucha y tiene en cuenta las opiniones de los integrantes del grupo (Mente abierta, relación Gana/Gana) Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas. Establece objetivos claros, concisos, estructurados y coherentes con las metas organizacionales.
orientador y guía de un grupo o equipo de trabajo, utilizando la autoridad con arreglo a las normas y promoviendo la Efectividad en la consecución de objetivos y metas institucionales.
Planeación
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y
control:
Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas.
Dirección y Desarrollo de Personas: Favorecer el aprendizaje y desarrollo de sus colaboradores, articulando las potencialidades y necesidades individuales con las de la organización para optimizar la calidad de las contribuciones de los equipos de trabajo y de las personas, en el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales presentes y futuras.
Comunicación y Relaciones Interpersonales: Establecer y mantener relaciones de trabajo amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y fluida y en el respeto por los demás
Realiza seguimiento, control y realimentación de las actividades desarrolladas por las personas a su cargo, con base en los planes definidos. Hace uso de las habilidades y recursos de su grupo de trabajo para alcanzar las metas y los estándares de productividad. Delega de manera efectiva sabiendo cuándo intervenir y cuando no hacerlo (Empoderamiento) Establece espacios regulares de retroalimentación y reconocimiento del desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño. Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto, reconociendo la diversidad en todas sus formas. Aporta ideas desde su saber específico, contribuyendo con ello al aprendizaje y mejoramiento del desempeño de las personas a su cargo. Escucha con interés a las personas y capta las preocupaciones, intereses y necesidades de los demás. Transmite eficazmente las ideas, sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conflictos.
Adaptado a partir de las competencias comportamentales por nivel jerárquico para los servidores públicos (Decreto 1083 de 2015) y con base en las experiencias del programa de Prácticas de Excelencia.
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“La carga y la curva de aprendizaje en algunas dependencias trae un reto muy grande para los practicantes, pero ellos sobresalen y asimilan rápidamente las actividades y tareas”
3.1.3 Invitación a las Universidades y publicación de la convocatoria: Teniendo en cuenta que el programa de Prácticas de Excelencia tiene como objetivo incorporar los mejores estudiantes del Departamento, 11 una vez consolidada la información de solicitudes de practicantes, se realiza la Los estudiantes deben realizar la convocatoria pública, en la cual inscripción en línea y sólo se invita a las instituciones de pueden participar en el proceso educación superior e de selección quienes sean instituciones de educación para avalados por los coordinadores el trabajo y el desarrollo de prácticas de cada humano con presencia en el universidad. El link para la Departamento de Antioquia inscripción por el aplicativo para que los estudiantes que Gplus es: consideren que cumplen con los http://gplus.antioquia.gov.co/GPlus/practicantes requisitos puedan inscribirse.
3.1.4 Inscripción en línea por parte de los estudiantes:
El cual sólo aparece habilitado durante el período de la convocatoria respectiva.
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3.1.5 Validación del cumplimiento de requisitos por parte de los coordinadores de las universidades: Una vez finalizada la convocatoria, se habilita el aplicativo Gplus para que los coordinadores de las universidades validen el cumplimiento de requisitos por parte de los estudiantes inscritos. Dichos requisitos son los siguientes:
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• Promedio igual o superior a 3,8 acumulado en toda la carrera. • El aspirante debe estar habilitado para realizar la práctica académica en el semestre al cual se postula. • Cumplir los demás requisitos de tipo académico (créditos, entre otros). • Conservar la condición de estudiante durante el semestre al cual aplica.
3.1.6 Proceso de selección interna por parte de los tutores de los diferentes organismos: La selección de los practicantes corresponde a los tutores asignados a cada uno de los proyectos de práctica y debe hacerse a través de entrevistas que buscan identificar las competencias requeridas para el adecuado desempeño de los estudiantes que resulten seleccionados. Como herramientas para el proceso de selección se debe tener cuenta la “Guía de entrevistas por competencias” y el “Instructivo para el proceso de selección de Practicantes de Excelencia”, los cuales se presentan como anexos en este manual.
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3.2 Incorporaciรณn y Gestiรณn de los Practicantes de Excelencia
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2
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Formalizaciรณn de contratos con las Universidades
Inducciรณn general y entrenamiento del puesto de trabajo
Suscripciรณn de Actas de Compromiso
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Visitas personalizadas a los puestos de trabajo de los practicantes
5
4
Seguimientos y evaluaciones periรณdicas
Evaluaciรณn final Practicantes de Excelencia
7
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Elaboraciรณn de relato de prรกctica
Encuentro compartiendo experiencias
Certificaciรณn de practicantes.
Secretarรญa de
Gestiรณn Humana y Desarrollo Organizacional
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3.2.1 Formalización de contratos con las universidades: Finalizado el proceso de selección, se suscriben contratos de práctica con las universidades de las cuales resultan seleccionados los Practicantes de Excelencia. Esta información debe dársele a los estudiantes seleccionados, pues es una inquietud que se les presenta al momento de ser notificados.
3.2.2 Inducción general y entrenamiento del puesto de trabajo: 14
“Cuando el practicante llega a la Gobernación, sus expectativas son muy altas y las impresiones que reciban sobre el equipo de trabajo y el ambiente laboral son un referente importante en su futuro profesional” Con el fin de integrar a los practicantes a la Gobernación de Antioquia, desde la Coordinación del programa se lleva a cabo durante su primer día en la entidad una inducción general en la cual se les comparte a los practicantes información relacionada con el Plan Departamental de Desarrollo, el Sistema Integrado de Gestión, el programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, funcionamiento del programa de Prácticas de Excelencia, entre otros. Al finalizar la inducción general,
los practicantes son entregados a sus correspondientes tutores, quienes deben presentarlos a su equipo y realizar el entrenamiento en el puesto de trabajo, dejando el registro correspondiente en el formato FO-M6-P1-043 “Entrenamiento del puesto de trabajo Practicantes de Excelencia”, el cual se encuentra en el Aplicativo Gplus en el módulo “Gestión de Practicantes” al acceder con el usuario de tutor. Este formato no debe imprimirse, sólo diligenciarse en línea.
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3.2.2.1 Trámite de permisos y salidas de los practicantes: Como parte de su proceso académico, los practicantes deben asistir a sus correspondientes universidades con el fin de recibir asesoría y presentar informes periódicos del avance de su práctica; por lo cual, debe dárseles el permiso correspondiente. Si en el desarrollo de sus actividades el practicante debe desplazarse a un municipio por fuera del Área Metropolitana del Valle de Aburrá, éste debe gestionar el permiso correspondiente ante su universidad y entregarlo a la coordinación del programa de Prácticas de Excelencia antes de realizar el respectivo desplazamiento. De igual modo, se debe proceder cuando el practicante deba realizar una salida de tipo académico y que no tenga relación directa con la práctica. Los demás permisos relacionados con temas de carácter personal de los practicantes quedan a discreción del tutor concederlos.
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Recomendaciones para integrar al nuevo practicante en el equipo de trabajo y para un desarrollo exitoso de su proceso en la Gobernación de Antioquia:
Bienvenida:
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Es importante que el practicante sea presentado como nuevo integrante del equipo de trabajo y que perciba un ambiente acogedor, asignarle un puesto de trabajo adecuado y de manera oportuna, indicarle el horario, acuerdos de convivencia del equipo, entre otros.
Acompañamiento y seguimiento:
Establecer contacto con el asesor de práctica:
Teniendo en cuenta que los practicantes se encuentran en un proceso de formación, es fundamental que los tutores dispongan del tiempo necesario para aclarar las inquietudes que se presenten y hacer la realimentación requerida con relación al desempeño tanto en el desarrollo de las actividades concertadas como en los aspectos comportamentales.
Por regla general, la práctica académica se encuentra contemplada en el pénsum de los diferentes programas académicos, y las universidades les asignan asesores de práctica a sus estudiantes; por lo cual, se requiere que el tutor solicite al practicante la información sobre el contacto de su asesor y concertar con él la forma de realizar el seguimiento desde lo académico al desarrollo de la práctica.
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3.2.3 Suscripción Actas de Compromiso: Durante la primera semana de práctica, el tutor conjuntamente con el practicante debe elaborar el acta de compromiso en el formato FO-M6-P3 -033 “Acta de compromiso Practicantes de Excelencia” el cual se encuentra en el Aplicativo Gplus en el módulo “Gestión de Practicantes” al acceder con el usuario de tutor. Esta acta se deriva del contrato suscrito entre la Gobernación de Antioquia y la Universidad y en ella se concertan los objetivos de la práctica, incluyendo los entregables y fechas en las cuales se evidenciará su cumplimiento. Este formato no debe imprimirse, sólo diligenciarse en línea. Nota: ver el instructivo de creación o modificación de actas de compromiso que se presenta como anexo de este documento.
3.2.4 Visitas personalizadas a los puestos de trabajo de los practicantes: Durante el proceso de práctica, desde la coordinación del programa, se realizan visitas personalizadas a los practicantes, con el fin de verificar las condiciones de los puestos de trabajo, identificar su nivel de satisfacción e inquietudes.
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En el evento de presentarse inconformidades o inconsistencias con el proceso de práctica, la coordinación del programa podrá realizar el traslado de practicantes en los casos en que se considere necesario, conforme con lo establecido en el artículo 9 del Decreto 02670 de 2011 y el artículo 6 del Decreto 2018070000152 de 2018 "Por medio de los cuales se reglamenta el Programa de Prácticas Universitarias y Laborales en el Departamento de Antioquia".
3.2.5 Seguimientos y evaluaciones periódicas:
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Con el fin de verificar el cumplimiento de las actividades concertadas en el acta de compromiso, los Practicantes de Excelencia deben elaborar mensualmente un seguimiento a través del aplicativo Gplus en el formato FO-M6-P1-042 “Seguimiento mensual de Practicantes de Excelencia”, el cual debe ser revisado y aprobado por el tutor a través de un visto bueno en el mismo aplicativo, esta aprobación se requiere para autorizar a la universidad el pago de la bonificación al practicante.
3.2.6 Evaluación final Practicantes de Excelencia: La evaluación final del proceso de práctica debe ser realizada por los tutores en el formato FO-M6-P3-035 “Evaluación final Practicantes de Excelencia” a través del aplicativo Gplus. En dicho formato se evalúa tanto el cumplimiento de los objetivos concertados en el acta de compromiso de práctica, como las competencias comportamentales evidenciadas en el practicante.
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3.2.7 Elaboración de relato de práctica: El programa de Prácticas de Excelencia cuenta con un componente denominado “Semilleros del Conocimiento”, mediante el cual se identifican y registran las experiencias y aportes de los Practicantes de Excelencia en su paso por la Gobernación de Antioquia, con el fin de que dicho conocimiento no se pierda y pueda ser usado en beneficio de los nuevos practicantes y la entidad en sí misma. Dicho semillero, cuenta con un instrumento denominado relato de práctica, el cual debe ser elaborado por cada uno de los practicantes, quienes deben enviarlo por correo electrónico a la Coordinación de Prácticas conjuntamente con el acta de entrega firmada por el tutor antes de finalizar el período de práctica. Los relatos de práctica son alojados en la Red de Practicantes de Excelencia, con el fin de que puedan estar disponibles para su consulta por parte de los practicantes y servidores públicos de la entidad. Esta red, es un espacio virtual en el cual los practicantes pueden compartir sus experiencias a través de foros, fotos, relatos de práctica, entre otros, a la vez que pueden expresar sus inquietudes, contactarse con los demás practicantes y la coordinación del programa de Prácticas de Excelencia.
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3.2.8 Encuentro compartiendo experiencias: Con el fin de integrar a los Practicantes de Excelencia de cada cohorte y conocer acerca de sus experiencias en los diferentes proyectos y dependencias de la Gobernación de Antioquia, al finalizar el período de práctica se lleva a cabo un encuentro denominado “Compartiendo Experiencias”.
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Como producto de estos encuentros se identifican oportunidades de mejora para el programa de Prácticas de Excelencia y se obtiene información importante para la gestión del conocimiento en la entidad.
3.2.9 Certificación de practicantes: Una vez finalizado el período de práctica, se realiza la certificación de los Practicantes de Excelencia que cumplieron con los objetivos concertados en las actas de compromiso.