Prevent förmedlar kunskap om hur man genom ett hälsofrämjande arbetsmiljöarbete kan skapa framgångsrika företag där alla är säkra och mår bra. Prevent vill inspirera och stödja arbetsplatsernas arbetsmiljöarbete. Det gör vi genom att: • informera om arbetsmiljöfrågor • utbilda och genomföra seminarier runt om i landet • ta fram enkla och användbara produkter och metoder. Prevent är en ideell organisation som ägs av Svenskt Näringsliv, LO och PTK , det vill säga fack och arbetsgivare tillsammans. Besök www.prevent.se – kunskaper för en bättre arbetsdag!
© 2014
Prevent Arbetsmiljö i samverkan Svenskt Näringsliv, LO & PTK
Upplaga 2:1 Projektledare
Gunnar Lagerström
Text
Helene Thornblad
Textbearbetning Sofia Thorsson Foto
Matton (omslag), Shutterstock (inlaga),
Mikael Öhman/Härnösandshus (sid 30)
Grafisk form
Sofia Thorsson
Tryck
Danagård LiTHO, Ödeshög, november 2014
Distribution
Prevent, Box 20133, 104 60 Stockholm
Telefon
08-402 02 00
Fax
08-402 02 50
E-post info@prevent.se Webb www.prevent.se ISBN 978-91-7365-179-0 Art nr 799
Innehåll Inledning................................................................................... 4 Arbetsmiljöpolicyns roll ��������������������������������������������������������� 7 Kännetecken för en bra arbetsmiljöpolicy ������������������������ 11 Aröds Mekaniska Verkstad ������������������������������������������������� 14 Utforma en arbetsmiljöpolicy ��������������������������������������������� 17 Exempelföretag A ����������������������������������������������������������������� 22 Exempelföretag B ����������������������������������������������������������������� 26 AB Härnösandshus ��������������������������������������������������������������� 29
Inledning »Visioner utan handling är drömmar. Handling utan visioner är ett tidsfördriv. Handling och vision tillsammans åstadkommer en positiv förändring.« Orden är sagda av den amerikanska framtidsforskaren Joel Barker och uttrycker mycket av vad den här skriften vill säga. Ordet vision kan beskrivas som en bild av ett önskat tillstånd. Genom sina visioner uttrycker människor och organisationer vad de vill uppnå. Arbetsmiljöpolicyn ska ge en sådan bild, men också uttrycka ett förhållningssätt till det som händer i nuet, riktlinjer för hur ett företag eller en person ska agera. En väl fungerande arbetsmiljöpolicy ger en bild av vart företaget vill nå med sitt arbetsmiljöarbete och hur detta arbete ska ske. Policyn är formulerad på ett sätt som ger en tillräckligt tydlig riktning för det dagliga arbetet. När arbetsmiljöpolicyn fungerar som bäst är den en del av företagets sammanhängande vision. Den uttrycker vad företaget vill vara och vill åstadkomma. Som andra visioner fungerar den också bäst om den delas av alla som verkar i företaget. Den måste vara levande i verksamheten. Den här skriften ger en övergripande bild av vad en arbetsmiljöpolicy är och hur den förhåller sig till andra riktlinjer, mål och visioner. Här finns också tips om hur en arbetsmiljöpolicy kan 4
Prevent – Arbetsmiljöpolicy
arbetas fram och hållas levande. Hur utformningen av arbetsmiljöpolicyn kan gå till illustreras genom två fiktiva exempel. Dessutom ges exempel på policyer från ett par verkliga företag. Skriften riktar sig till företagsledning och ansvariga chefer, men också till den eller de arbetstagare som har fått i uppgift att delta i framtagandet av arbetsmiljöpolicyn.
Prevent – Arbetsmiljöpolicy
5
Arbetsmiljöpolicyns roll För att effektivt åstadkomma en optimal arbetsmiljö krävs en viljeyttring från arbetsgivaren i form av en arbetsmiljöpolicy som alla på arbetsplatsen känner till. Arbetsmiljöpolicyn beskriver företagets vision av hur arbetsmiljöarbetet ska fungera för att verksamheten ska vara fri från olycksfall och ohälsa. Policyn innehåller riktlinjer som är vägledande för beslut i arbetsmiljöarbetet. För att förverkliga policyn behövs mål, rutiner, instruktioner och handlingsplaner för arbetsmiljöarbetet.
Arbetsmiljöpolicy
Rutiner
Instruktioner
Vi inom Företaget AB arbetar för en god och säker arbetsmiljö genom: • en god handlingsberedskap vid olyckor, •…
Första hjälpen
Hjärt- och lungräddning
…
…
…
Förhållandet mellan policy, rutiner och instruktioner. Prevent – Arbetsmiljöpolicy
7
Arbetsmiljöpolicyns roll
Om arbetsmiljöpolicyn uttrycker en nollvision för arbetsolycksfall kan ett naturligt nästa steg vara att sätta upp ett mål om att halvera antalet arbetsolyckor, exempelvis på ett år. Om arbetsmiljöpolicyn säger att skadlig stress ska motverkas, kan ett mål vara att under året genomlysa organisationen med hjälp av en rutin för riskbedömningsarbetet – det vill säga genom att undersöka, riskbedöma och åtgärda förhållanden som leder till stress. Även när arbetsmiljöarbetet följs upp och utvärderas är kopplingen till arbetsmiljöpolicyn naturlig. Den yttersta måttstocken på om de genomförda åtgärderna har lyckats är att de följer policyns riktlinjer och bidrar till att förverkliga visionerna.
Företagets affärsidé, vision och värderingar Visionerna bildar tillsammans med affärsidén och värderingar en helhet som ger företaget en tydlig riktning. Affärsidén är basen som förklarar varför företaget finns. Den säger vilka varor eller tjänster som företaget producerar, för vilken marknad och på vilket sätt företaget ska vara konkurrenskraftigt. Vår affärsidé är att hantverksmässigt tillverka ostar av hög kvalitet för den internationella marknaden.
Exempel
I företagets övergripande vision finns ofta en tydlig bild av vart företaget vill nå i förhållande till sin omvärld. Det kan vara att växa, att ta marknadsandelar för att bli störst inom ett visst geografiskt område eller att ligga längst fram i utvecklingen på sitt område. Exempel
Vår vision är att våra produkter ska uppskattas och omtalas över hela världen.
I alla företag finns också värderingar, såväl medvetna som omedvetna. Värderingarna påverkar företagets förmåga att nå sina mål. Stora företag arbetar ofta medvetet med kärnvärderingar och strävar efter att alla i företaget ska omfattas av dem. 8
Prevent – Arbetsmiljöpolicy
Arbetsmiljöpolicyns roll
Vi har kunder i fokus för att överträffa deras förväntningar. Vi strävar efter exceptionell kvalitet i allt vi gör. Dessa prestationer är möjliga genom att vi visar varandra respekt och hänsyn.
Exempel
Oavsett om företaget vill konkurrera genom kvalitet, kunskap, att vara innovativt eller genom att finnas nära kunden påverkar det arbetsmiljön och visionerna om hur den ska vara. En arbetsmiljöpolicy som inte är anpassad efter företagets mål och förutsättningar kommer inte att kunna fylla någon funktion. Att utforma policyer är ett sätt att tydligt uttala – eller förändra – företagets värderingar, mål och handlingar. Med klara riktlinjer skapas förutsättningar för att alla i företaget ska känna till vad som gäller och agera efter det. Arbetsmiljöpolicyn samspelar med andra policydokument och riktlinjer och kan samordnas med dem, till exempel vad gäller personalfrågor, företagets syn på jämställdhet, alkohol och droger eller mångfald. Kvalitetsarbete och kvalitetspolicy är också en del i dessa sammanhang. Alla policydokument är utmärkta verktyg för chefen. De ger både möjligheter att visa vägen: «så här gör vi på vårt företag« och att dra gränser: »så gör vi inte, det är emot vår policy«.
Arbetsmiljöpolicy och lagstiftning Kravet på att företag ska ha en arbetsmiljöpolicy finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter Systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1, 5 §. Paragrafen lyder: »Det skall finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet skall vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.« Föreskrifterna säger vidare att arbetsmiljöpolicyn ska vara skriftlig om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Arbetsgivaren har huvudansvaret för att utforma och utveckla arbetsmiljöpolicyn. Arbetstagarna och deras representanter, till Prevent – Arbetsmiljöpolicy
9
AFS 2001:1, 5 §
Arbetsmiljöpolicyns roll
exempel skyddsombud, ska däremot medverka vid utformningen. Deras kunskaper och erfarenheter om verksamheten är betydelsefulla. Därför är det viktigt att de får möjlighet att lämna synpunkter på policyn under arbetsprocessens gång. Företagets ledning beslutar alltid om den slutgiltiga formuleringen av policyn. Ledningen ser också till att göra den känd för alla på företaget. Om vd har delegerat uppgiften att ta fram ett förslag till någon annan i företaget måste arbetsprocessen och det dokument som gradvis växer fram vara förankrade i ledningen. Den som har fått uppgiften att utforma en arbetsmiljöpolicy ska ha tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för uppdraget, precis som vid all annan delegering av arbetsmiljöuppgifter.
www.swedac.se
Certifiering av ledningssystem för arbetsmiljö Alla arbetsgivare är skyldiga att ha ett systematiskt arbetsmiljöarbete, men det är frivilligt att certifiera det. En certifiering av det systematiska arbetsmiljöarbetet kan ske på två sätt, antingen enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1 eller enligt OHSAS 18001*. Se mer på www.swedac.se. För företag som vill certifiera sitt arbetsmiljöarbete ställs särskilda krav på att arbetsmiljöpolicyn är ett styrdokument för planering, rutiner och processer i arbetsmiljöarbetet. För att motsvara kraven i OHSAS 18001 ska policyn till exempel innehålla ett åtagande om ständiga förbättringar. Arbetsmiljöpolicyn måste också göras känd, inte bara inom företaget utan även för dess kunder och andra intressenter. Under certifieringsprocessen granskas arbetsmiljöpolicyn också för att se om policyn är anpassad till företaget och om verksamheten följer policyn. * OHSAS 18001 planeras att bli ersatt av ISO 45001 i slutet av 2016. Avsikten är att ISO 45001 ska följa samma struktur som ISO 9001 och ISO 14001.
10
Prevent – Arbetsmiljöpolicy