Prevent förmedlar kunskap om hur man genom ett hälsofrämjande arbetsmiljöarbete kan skapa framgångsrika företag där alla är säkra och mår bra. Prevent vill inspirera och stödja arbetsplatsernas arbetsmiljöarbete. Det gör vi genom att: • informera om arbetsmiljöfrågor • utbilda och genomföra seminarier runt om i landet • ta fram enkla och användbara produkter och metoder. Prevent är en ideell organisation som ägs av Svenskt Näringsliv, LO och PTK , det vill säga fack och arbetsgivare tillsammans. Besök www.prevent.se – kunskaper för en bättre arbetsdag!
© 2014
Prevent Arbetsmiljö i samverkan Svenskt Näringsliv, LO & PTK
Upplaga 1:1 Projektledare
Gunnar Lagerström
Text
Margareta Edling
Grafisk form
Anders Kretz
Tryck
Danagård LiTHO, Ödeshög, juni 2014
Distribution
Prevent, Box 20133, 104 60 Stockholm
Telefon
08-402 02 00
Fax
08-402 02 50
E-post info@prevent.se Webb www.prevent.se ISBN
978-91-7365-178-3
Art nr 645
Inledning Alla arbetsgivare ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete för att förebygga olycksfall och ohälsa och för att skapa en god arbetsmiljö. Det ska göras i samverkan med företrädare för arbetstagarna. För att detta ska fungera behövs i många fall bestämda rutiner, som talar om hur arbetsmiljöarbetet ska utföras i praktiken. I föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete ställs krav på rutiner och instruktioner, som i vissa fall ska vara skriftliga. Rutiner kan handla om många olika slags frågor, men har det gemensamt att de beskriver ett i förväg bestämt tillvägagångssätt – de ger besked om vad som ska göras i det systematiska arbetsmiljöarbetet, och även när, hur och av vem eller vilka. Instruktioner beskriver mer i detalj hur till exempel en viss uppgift ska utföras. Den här boken består av två delar. Den första beskriver vilken roll rutiner och instruktioner kan spela i arbetsmiljöarbetet. Vidare beskrivs hur man kan arbeta med att utforma, dokumentera, implementera och förbättra rutiner och instruktioner i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Den andra delen ger exempel på ett urval av viktiga rutiner/ instruktioner som ofta förekommer i systematiskt arbetsmiljöarbete. Det är dels övergripande, organisatoriska rutiner/instruktioner, dels sådana som berör särskilda risker. Kraven på olika rutiner för arbetsmiljöarbetet är rätt omfattande. För att få en samlad bild av, och hålla ihop, arbetsmiljöarbetet är det lämpligt att lagra dokumentationen i en arbetsmiljöhandbok eller ett ledningssystem. Ett förslag på innehållet i en arbetsmiljöhandbok ges i inledningen av del 2. Boken vänder sig till chefer, skyddsombud, arbetsmiljökonsulter, anställda i företagshälsovården med flera. Stockholm juni 2014
Innehåll Inledning .................................................................................................... 3 Del 1 Allmänt om rutiner och instruktioner .......................................... 7 Arbetsmiljöpolicy, rutiner och instruktioner .......................................... 9 Skillnaden mellan rutiner och processer ............................................... 11 Utforma och dokumentera ................................................................... 11 Implementera och förbättra .................................................................. 18 Del 2 Rutiner och instruktioner för bättre arbetsmiljö ....................... 19 Övergripande, organisatoriska rutiner ............................................ 21 Uppgiftsfördelning och arbetsmiljökunskaper ................................. 21 Riskbedömningar ............................................................................. 26 Ändringar i verksamheten ................................................................ 30 Arbetsskador och tillbud .................................................................. 33 Årlig uppföljning ............................................................................... 37 Företagshälsovård eller annan sakkunnig hjälp ............................... 40 Lagefterlevnad ................................................................................. 42 Introduktion av nyanställda ............................................................. 45 In- och uthyrd personal ................................................................... 49 Minderåriga i arbetslivet .................................................................. 52 Anteckningar om jourtid, övertid och mertid .................................. 55 Gravida och ammande arbetstagare ................................................ 58 Alkohol och droger .......................................................................... 61 Samordningsansvar på fast driftställe ............................................. 64 Första hjälpen ................................................................................... 67 Krishantering ................................................................................... 70 Rehabilitering .................................................................................. 73
Rutiner och instruktioner för särskilda risker ................................ 77 Allmänna ordnings- och skyddsinstruktioner ................................. 77 Kränkande särbehandling ............................................................... 80 Våld och hot .................................................................................... 83 Ensamarbete .................................................................................... 87 Arbetsbelastning .............................................................................. 90 Arbetsanpassning ............................................................................. 93 Datorer och bildskärmsarbete ......................................................... 96 Kemiska arbetsmiljörisker ............................................................... 99 Kyla och värme .............................................................................. 105 Maskiner och tekniska anordningar .............................................. 108 Truckar ........................................................................................... 113 Belastningsergonomi ...................................................................... 117 Buller .............................................................................................. 121 Personlig skyddsutrustning ............................................................ 125 Brandskydd .................................................................................... 130 Elsäkerhet ...................................................................................... 134 Bilaga: Sammanfattning av rutiner och instruktioner .................... 138 Övergripande, organisatoriska rutiner och instruktioner ............. 138 Rutiner och instruktioner för särskilda risker ............................... 146
Del 1: Allmänt om rutiner och instruktioner Alla företag har både uttalade och outtalade rutiner i sin verksamhet. De kan handla om många olika slags frågor. Det kan till exempel vara rutiner för hur företaget hanterar kundernas synpunkter på produkter eller för hur olycksfall på arbetsplatsen ska tas om hand. Kännetecknande för rutiner är att de beskriver ett i förväg bestämt tillvägagångssätt som ska vara så likformigt som möjligt, för att uppnå ett visst syfte. Rutinen redogör för en serie aktiviteter som ska genomföras i en viss ordning, talar om vad som ska göras och vem som har ansvar för det. Vissa rutiner på en arbetsplats kan ha vuxit fram stegvis, utan att avsikten från början egentligen var att skapa en rutin. Det har i praktiken visat sig att ett gemensamt arbetssätt i många fall gör arbetet enklare och säkrare. Rutinerna ökar alltså både effektiviteten och säkerheten i verksamheten. Andra rutiner har sitt ursprung i en insikt om att det behövs ett i förväg genomtänkt, gemensamt arbetssätt för att hantera vissa situationer. Det bästa är naturligtvis om rutinen är tydligt beskriven och om alla som berörs följer den. En instruktion är i allmänhet mer detaljerad och beskriver hur en eller flera aktiviteter ska utföras. Instruktioner kan förPrevent – Rutiner och instruktioner
7
Allmänt om rutiner och instruktioner
tydliga hur vissa arbetsuppgifter ska gå till, men de kan även handla om specifika frågor, exempelvis brandskydd eller första hjälpen. Syftet med såväl rutiner som instruktioner är att: • skapa kvalitet i arbetssätt, tjänster och produkter, vilket i sin tur bidrar till effektivitet och lönsamhet, • förebygga att oönskade händelser inträffar, • hantera oönskade händelser som inträffar. Om en rutin eller instruktion är skriftlig, ökar förutsättningarna för att uppgiften utförs på ett enhetligt sätt. Dokumenterade rutiner och instruktioner är också lättare att förbättra. I arbetsmiljön är detta dessutom ett måste. Arbetsmiljölagstiftningen, och även angränsande lagstiftning, ställer på flera områden krav på att arbetsgivaren skriftligen ska upprätta rutiner och instruktioner. Mer om detta senare i boken. Ytterligare ett syfte med rutiner och instruktioner kan därmed sägas vara att: • möta krav i gällande lagstiftning. Gränsen mellan rutiner och instruktioner är inte strikt. En instruktion förutsätter inte heller att det finns en rutin för den aktuella frågan. Instruktionen kan mycket väl vara helt fristående. Enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbetet ska instruktioner vara skriftliga om det finns allvarliga risker i arbetet. Arbetsmiljöverket lyfter i föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete fram behovet av systematik i arbetsmiljöarbetet. Rutiner beskrivs i föreskrifterna så här: »Rutiner, det vill säga i förväg bestämda tillvägagångssätt, syftar till att få systematik i arbetsmiljöarbetet. Detta kan förhindra felaktiga beslut. Rutinerna bör ge besked om när, hur och av vem det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras
8
Prevent – Rutiner och instruktioner
Allmänt om rutiner och instruktioner
samt vilka som ska medverka. Rutinerna behöver inte vara omfattande. I ett litet företag kan det räcka med att det finns en tydlig framförhållning när det gäller vad som ska göras i arbetsmiljöarbetet.«
Arbetsmiljöpolicy, rutiner och instruktioner Orden policy, rutin och instruktion används ibland lite överlappande och utan helt tydliga definitioner. Men det kan vara bra att ha skillnaden klar för sig och att ha en bild av hur de olika begreppen förhåller sig till varandra. Alla företag med anställda ska ha en arbetsmiljöpolicy, det kravet ställs i föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Policyn ska beskriva hur förhållandena i arbetsgivarens verksamhet ska vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet ska förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. En policy är ett principdokument. Den kan ses som ett åtagande, en avsiktsförklaring från högsta ledningen. Syftet är att styra beslut och uppnå önskade mål.
Vi inom företaget AB arbetar för en god och säker arbetsmiljö genom:
Arbetsmiljöpolicy
• en god handlingsberedskap vid olyckor, • ...
Rutiner
Instruktioner
...
Första hjälpen
Hjärt- och lungräddning
...
...
Sambandet mellan arbetsmiljöpolicy, rutiner och instruktioner.
Prevent – Rutiner och instruktioner
9
Allmänt om rutiner och instruktioner
Ibland används ordet policy lite slarvigt i arbetsmiljösammanhang, trots att det som avses snarare är en rutin. Begreppet rehabiliteringspolicy förekommer till exempel när det som beskrivs egentligen är en rutin för hur företaget ska bedriva sitt rehabiliteringsarbete. Detta har lett till att många arbetsplatser har flera policyer för sitt arbetsmiljöarbete – utöver själva arbetsmiljöpolicyn. Det är dock en fördel att beskriva företagets arbetsmiljöarbete genom en övergripande arbetsmiljöpolicy och underordnade arbetsmiljörutiner med mera, som är kopplade till policyn. I denna bok, och i standardiseringssammanhang, definieras begreppen policy, rutin och instruktion enligt nedanstående figur.
En avsiktsförklaring från högsta ledningen, vars
Arbetsmiljöpolicy
syfte är att styra beslut och uppnå önskade mål.
Ett i förväg bestämt tillvägagångssätt. En serie
Rutiner
av aktiviteter som genomförs i viss ordning och som beskriver vad som ska göras, när, var, hur och av vem. (ISO 9000 – »ett angivet sätt att utföra en aktivitet eller process«).
Instruktioner
En beskrivning vars syfte är att enkelt och tydligt tala om hur någonting ska utföras.
Definition av policy, rutiner och instruktioner.
10
Prevent – Rutiner och instruktioner
Allmänt om rutiner och instruktioner
Skillnaden mellan rutiner och processer Många företag i dag styr sin verksamhet genom ett system av samverkande processer i så kallade processbaserade ledningssystem. Det kan därför vara bra att ha skillnaden mellan rutiner och processer klar för sig. En process omvandlar, till skillnad från rutinen, de använda resurserna till praktiskt resultat. En process pågår kontinuerligt, repetitivt och skapar förändringar, medan en rutin kan tillämpas som en del av en process. Det kan bli aktuellt att använda en rutin som en del av en process, om det till exempel inträffar en oönskad händelse under processens gång. Huvudprocesserna, som även kallas kärnprocesser, är dessutom mer verksamhetsövergripande än rutinerna. En huvudprocess kan därmed beröra flera rutiner, som i sin tur kan kräva flera instruktioner. Begreppet rutiner förekommer ganska ofta i Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Samtidigt har de formella kraven på skriftligt dokumenterade rutiner minskat i standardiseringssammanhang. I de omarbetade ISO 9000-standarderna (ledningssystem i kvalitet), som kom ut år 2000, har kravet på dokumenterade rutiner ersatts med krav på beskrivning av verksamhetens processer. Sammanfattningsvis används alltså inte begreppen process och rutin helt konsekvent inom lagstiftning, standardisering och ute i verksamheter. Det kan vara värt att notera när man arbetar med att upprätta rutiner och instruktioner inom arbetsmiljöområdet.
Utforma och dokumentera Arbetet med att utforma och dokumentera rutiner och instruktioner startar i ledningsgruppen. Utgångspunkten bör vara den arbetsmiljöpolicy som ledningen har fattat beslut om, förhållandena i verksamheten och arbetsmiljölagstiftningen. Företagets ledning bestämmer vilka delar av verksamheten som ska beskrivas och dokumenteras. De som ska utföra uppPrevent – Rutiner och instruktioner
11